© IVA Masterclass Presteren met professionals De projectmanager in verandering? PMI Parade 8 april...

© IVA

Masterclass

Presteren met professionals

De projectmanager in verandering?

PMI Parade8 april 2008

Steven de [email protected]

IVA

© IVA

Drie uitdagingen

1. Organisaties in verandering

2. De projectmanager in verandering

3. Professioneler én mooier projectmanagement?

© IVA

Assen van uitdaging

Mooi projectmanagement

Lelijkprojectmanagement

Projectmanagement door professionals

Projectmanagement door ??

© IVA

Ontwikkeling van organisaties 1

De efficiënte organisatie

(> 1960)

Markteis: prijs

Performance criteria:

efficiency

De kwaliteits-organisatie(> 1970)

Markteis: prijs

kwaliteit


efficiencykwaliteit

De flexibele organisatie

(> 1980)

Markteis: prijs

kwaliteit keuze/levertijd


efficiency kwaliteit flexibiliteit/ snelheid

De innovatieveorganisatie

(> 1990)

Markteis: prijs


uniekheid

Performance criteria:efficiencykwaliteit

flexibiliteit/snelheidinnovativiteit

??

Markteis: prijs


uniekheid??


efficiency kwaliteit

flexibiliteit/snelheid

innovativiteit??

Op basis van Bolwijn & Kumpe (1998)

© IVA

Ontwikkeling van organisaties 2

zelfregulering, reframing fragmentatie, chaos

ZACHT

INTERN

Mensgerichtinformeel, waarden, bottom-up

praters: stimuleren/samenbrengen

Omgevingsgerichtinformatie, vraag, dienend

denkers: vernieuwen/verkennenEXT

ERN

Organisatiegerichtformeel, normen, top-down

bewakers: beheersen/regelen

Resultaatgerichtdoelen, aanbod markt

doeners: koers bepalen/presteren

HARD

frames, fixatie onderhandeling, eigen belang

Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

© IVA

Nog meer ontwikkelingen…

1. Veranderende markteisen

2. Veranderende performance criteria

3. Toepassing meerdere frames met aandacht voor zacht en extern

4. Toename aantal & complexiteit projecten in organisaties

5. Toename kennisintensieve arbeid

6. Ontwikkeling van veranderkunde als vakgebied

7. Terug naar Rijnlandse organisaties?

© IVA

Eerste uitdaging


ZACHT

INTERN





ERN





HARD



© IVA

Uit IPMA-C MC

3. Het doel van het project lijkt te veranderen gedurende de uitvoering van het project door de omstandigheden.Wat moet er als eerste gebeuren?

A De opdrachtgever moet toestemming geven het doel te wijzigen.

B Er moet een nieuw operationeel plan gemaakt worden.C Er moet een nieuwe kosten-batenanalyse gemaakt

worden.

© IVA

Vragen

Verandert projectmanagement mee met

de veranderende context?

Hoe adaptief is projectmanagement?

Tijd voor een omslag: anders PM

met de projectmanager als sleutel

PM X X

X X

PMPM

PM

© IVA

Tweede uitdaging



© IVA

Eerste uitdaging


ZACHT

INTERN





ERN





HARD



© IVA

Projectmanagers en hun omgeving

1e inrichtingsniveau



Kenmerken kennisintensieve organisatieKenmerken kenniswerker

KWALITEIT KENNISINTENSIEVE ARBEID (denkwerk of kenniswerk)

© IVA

Is een projectmanager een professional?

Maas, 1999

• opereren

• adviseren

• ontwerpen

• trainen

• onderzoeken

• leren

• entertainen

• toepassen / kiezen

• uitzoeken

© IVA

Aantal HRST (Human Resources Science & Technology):- 1960: 8%- 2006: 39% (3,6 miljoen professionals / kenniswerkers)

200.000 in ICT-, -techniek en -managementberoepen

Bron: Europese Commissie

Intensieve menshouderij…?

© IVA

• Te veel sturing (versus zelfsturing): hiërarchie en regels

• Conflicterende doelstellingen (kenniswerker versus leiding)

• Geen eenduidig proces van plannen naar uitvoeren, meten en verbeteren

• Geen sturingsinformatie (‘Hoe gaat het?’. ‘Goed hoor!’)

• Weinig inzicht individuele vermogens, prestaties en bijdrage aan groter geheel

• Slechte match aanbod werk en competenties kenniswerkers

• Onvoldoende vertaling van veranderingen naar kennis

• Onvoldoende benutting aanwezige kennis

Problemen in kennisintensieve organisaties

© IVA

Handwerk → Fabriekswerk → Denkwerk

• Arbeidsinhoud: kennisintensief, gevarieerde taken, autonomie, samenwerking, hoge kwalificatie-eisen

• Arbeidsomstandigheden: zitwerk en werkdruk

• Arbeidsvoorwaarden: op maat, ook immaterieel

• Arbeidsverhoudingen: spanning manager / professional

Verandering van arbeid

© IVA

1. Welke factoren zijn van invloed op de prestaties van kenniswerkers en kennisintensieve organisaties (KIO’s)?

2. Op welke wijze zijn deze factoren beheersbaar?

Vraagstellingen

© IVA

Kennis

Uitdaging

Leervermogen

Leerbereidheid

Leercondities

TaakstellingInfo. & comm. voorziening

Intrinsieke motivatie

Feedback

Autonomie

Succesfactoren voor professionele arbeid

10 KULTIFA-factoren

© IVA

Algemene notie bij professionals

• Met name intrinsiek gedreven (in plaats van extrinsiek): zingeving, passie, authenticiteit, identiteit

• Behoefte aan zelfstandigheid (autonomie), verantwoordelijkheid, professionele contacten, variatie en uitdaging

• Toepassen van het geleerde en levenslangleren

• Gericht op intellectuele uitdaging en ontwikkeling

• Bij hoogconjunctuur: verkassen!

Intrinsieke motivatie en de PM in verandering 1

© IVA

1. De professional wil geen structuur……

2. Meer aanspraak maken op intrinsieke arbeidsmotieven

3. Verbinden door dialoog met stakeholders

Intrinsieke motivatie en de PM in verandering 2

© IVA

Kennis als productiefactor: - vakkennis- omgevingskennis- organisatiekennis


• Kennis in persoonsgebonden

• Halfwaardetijd van kennis verkort

• Uniciteit en waarde van kennis neemt af

• Levenslang leren is noodzakelijk

Kennis en de PM in verandering 1

© IVA

1. Verschuiving vakgebied PM: PM als veranderkundige(van ontwerpbenadering naar ontwikkelbenadering)

2. Meer investering in omgevingskennis en veranderkundige kennis & implementatiekennis (vakkkennis)

3. Meer combineren van kennis & org.initiatieven

4. PM als verbinder / afstemmer


© IVA


• Psychologisch contract: - medewerker - organisatie- medewerker - project

• Afname binding met de organisatie

• Verbinding op inhoud (vakmanschap)

Uitdaging en de PM in verandering 1

© IVA

1. Op zoek naar collectieve uitdaging

2. Relatie met intrinsieke motivatie

3. Van projectmanager naar amuseur & facilitator van verandering

4. Verschillende uitdagingen per projectfase (innovatieprocessen)

Uitdaging en de PM in verandering 2

© IVA

Uitdaging en de PM in verandering 3A. Voorbereiding (innovatie)

1. Organiseren van het kennismakingsproces van/tussen deelnemers

2. 'Ontdekken' van individuele doelen en strategie

3. 'Ontdekken' van het gemeenschappelijke doel en strategie

4. Opstellen projectplan

5. Relatiedynamiek (tussen deelnemers)

6. Bewaken relatie individueel doel / strategie versus groepsdoel / strategie

7. Helpen bij het ontwerpen / inrichten van condities, 'spelregels' (organisationele, juridische en financiële)

B. Inbeelding (innovatie)

1. Kennis mobiliseren

2. Begeleiden creatief proces (en daarvoor evt. toepassen creativiteitstechnieken)

3. Begeleiden keuzeproces

4. Begeleiden haalbaarheidsstudie

D. Actie (innovatie)

1. Vaststellen eindpunt

2. Begeleiden productie / implementatie

3. Begeleiden bij uitvoeren evaluatie / effectmeting

4. Aanleiding voor nieuw innovatieproces?

C. Ontwikkeling (innovatie)

1. Voortgang en betrokkenheid bewaken

2. Bouwen en onderhouden netwerken

3. Communicatie tussen deelnemers bewerkstelligen en monitoren

4. Begeleiden van het zoeken financiers, producenten, etc.

5. Begeleiden van het schrijven van een business plan

6. Begeleiden van kennisbescherming / eigendomsrechten

7. Begeleiden van 'contracting'

8. Stimuleren van betrokkenheid deelnemers

© IVA


• Verschuiving van variatie en focus in taakstelling:- bijdrage aan winstgevendheid- bijdrage aan klanttevredenheid- bijdrage aan succes van anderen- bijdrage aan organisatieontwikkeling- bijdrage aan vakgebied- eigen ontwikkeling

• Manager focus op WAT (taakstelling), professional focus op HOE (autonomie)

• Relatie tussen taakstelling, motieven en prestaties

Taakstelling en de PM in verandering 1

© IVA

1. Verschillen in belang taakstelling opdrachtgever, PM en teamlid ….

2. Invloed op bepalen taakstelling

3. Leren & ontwikkelen tijdens projecten

Taakstelling en de PM in verandering 2

© IVA


• Een duidelijke taakstelling (WAT) + veel autonomie (HOE)

• Sturen op zelfsturing

• Geen verticale maar horizontale regelmechanismen (wat is een project…?)

Autonomie en de PM in verandering 1

© IVA

1. Stoppen met structuur, want - instrumentgebruik correleert negatief met

succes;- werkstijl correleert sterk met succes;- bij doelgericht werken is weinig instrumentarium

nodig om succes te bereiken- in grijpbare projecten staat veel structurering succes

in de weg (Teun van Aken,1996)

2. Kwaliteit van onderlinge samenwerking

3. Verruiming van verantwoordelijkheden

Autonomie en de PM in verandering 2

© IVA

• Leervermogen

• Leerbereidheid

• Leercondities


• Noodzaak van continu leren

• Werkplek als leerplek

• Van traditioneel leren naar slimmer werken

Leren en de PM in verandering 1

© IVA

1. Inrichting van project als leeromgeving: binnen én buiten

2. Leren in project expliciet maken: leerdoelen vooraf, tijdens en achteraf

Leren en de PM in verandering 2

© IVA




Kenmerken kennisintensieve organisatie– Uitdaging– Leercondities– Taakstelling– Informatie- en

communicatievoorziening– Feedback– Autonomie

Kenmerken kenniswerker– Kennis– Leervermogen en

leerbereidheid– Intrinsieke motivatie

Managementstijl, Personeelsbeleid, Processen en Cultuur

Planning- & Control-systemen, Missie Visie Doelen Strategie (MVDS) en Structuur


Huis van kennisintensieve kwaliteit

´About 80 percent of performance improvement opportunitiesreside in the environment´ (Rummler en Brache, 1995; Stolovitch en Keeps, 1995)

© IVA

Score van een instituut

Uitdaging : versterking van de KULTIFA-factoren

© IVA

A. Kennis: stelling 2, 5 en 8

B. Uitdaging: stelling 9, 14 en 16

C. Leervermogen: stelling 20, 21 en 23

D. Leerbereidheid: stelling 25, 28 en 32

E. Leercondities: stelling 33, 35 en 38

F. Taakstelling: stelling 43, 46 en 47

G. Intrinsieke motivatie: stelling: 49, 53 en 54

H. ICT: stelling 57, 58 en 61

I. Feedback: stelling 67, 68 en 71

J. Autonomie: stelling 73, 77 en 78

Alleen mate van tevredenheid:

tevreden = 2, matig tevreden = 1, niet tevreden = 0

KULTIFA-scores projectmanagers

© IVA

Professional in een professionele omgeving

K

U

T

F

A

LLLII

KU

T

FA

LLLII

KU

T

FA

LLLII

KU

T

FA

LLLIIK

U

T

FA

LLLII

KU

T

FA

LLLII

PROJECT

© IVA

Professional in een professionele omgeving

T

T

T

T

T

T

Past projectopdracht bij mijn opdracht?

II

II

II

IIII

II

Wat is mijn motief om mee te doen?

UU

U

U

U

U

Projectuitdaging = mijn uitdaging?

K

K

K

K

K

K

Word ik wijzer van het project?

LLL

LLL

LLL

LLLLLL

LLL

Wat en hoe kan ik leren?A

A

A

A

A

A

Project ten koste van mijn autonomie?

F

F

F

F

F

F

Hoe feedback tijdens project?

© IVA

Uit IPMA-C MC

12.Wat is een goede methode om obstakels tijdens het probleemoplossingsproces in projecten te overwinnen?

A crisis managementB critical path methodC work breakdown structure

© IVA

Huis van kennisintensieve kwaliteit




Kenmerken kennisintensieve organisatie– Uitdaging– Leercondities– Taakstelling– Informatie- en

communicatievoorziening– Feedback– Autonomie

Kenmerken kenniswerker– Kennis– Leervermogen en

leerbereidheid– Intrinsieke motivatie

Managementstijl, Personeelsbeleid, Processen en Cultuur

Planning- & Control-systemen, Missie Visie Doelen Strategie (MVDS) en Structuur


Projectmanagement door professionals = voortdurend in dialoog zijn met omgeving over KULTIFA-factoren

© IVA

Succesfactoren projecten

Standish GroupOndersteuning van het management 18%Betrokkenheid van de gebruiker 16%Kwaliteit van de projectmanager 14%Duidelijke organisatie doelstellingen 12% Beperkte scope 10%Standaard software infrastructuur 8%Heldere en stabiele requirements 6%Formele methodologie 6%Betrouwbare schattingen 5%

© IVA

Verdeling succesfactoren PM


ZACHT

INTERN


praters: stimuleren/samenbrengenBetrokkenheid van de gebruiker 16%Kwaliteit van de projectmanager 14%


denkers: vernieuwen/verkennenOndersteuning van het management 18%Heldere en stabiele requirements 6%

EXT

ERN


bewakers: beheersen/regelenStandaard software infrastructuur 8%Formele methodologie 6%


doeners: koers bepalen/presteren Duidelijke organisatie doelstellingen 12% Beperkte scope 10%Betrouwbare schattingen 5%

HARD



© IVA

Verdeling KULTIFA-factoren


ZACHT

INTERN


praters: stimuleren/samenbrengenKennis, uitdaging, leervermogen & -

bereidheid, intrinsieke arbeidsmotievenleercondities, autonomie


denkers: vernieuwen/verkennenFeedback, leercondities

EXT

ERNOrganisatiegericht

formeel, normen, top-downbewakers: beheersen/regelenInformatie- & communicatiemiddelen


doeners: koers bepalen/presteren Taakstelling

HARD



© IVA

Hoe het ook kan…

De leden:• respecteren en vertrouwen elkaar• beschermen en ondersteunen elkaar• spreken en communiceren op een open manie• delen een krachtig gemeenschappelijk doel• hebben krachtige gedeelde waarden en overtuigingen• maken hun eigen doelstellingen ondergeschikt aan die

van het team• onderschrijven gedistribueerd leiderschap

• kennen geen PRINCE 2, IPMA etc. ....

Kets de Vries (Worstelen met de demon, 2003).

© IVA

De organisatie (manager)• Aangeven welke kennis nodig is

• Benutten kennis van kenniswerkers

• Bij elkaar brengen van competenties en leerbehoeften

• Onderzoeken, benutten en belonen van leervermogen

• Vragen welke leercondities nodig zijn en deze inrichten

• Creëren van leerklimaat (leercondities)

• Aangeven wat per individu verwacht (taakstelling) wordt (resultaat en effect), wat kwaliteitscriteria zijn, etc.

• Inzicht geven in bijdrage (taakstelling) aan het grotere geheel (missie, visie, doelstellingen, strategie)

• Vragen naar informatiebehoeften en ondersteunende middelen en deze inrichten en onderhouden

• Aanbieden van werk dat matched met individuele arbeidsmotieven (intrinsieke motivatie)

• Organiseren van feedback van klanten, opdrachtgevers, financiers en afnemers afgestemd op behoefte van individu en organisatie

• Bieden van autonomie (regelbehoeften en regelmogelijkheden) en flexibiliteit

Vertaald naar projectomgeving

De projectmanager• Tonen welke kennis hij/zij bezit en wil verwerven en welk

werk (taakstelling) daarbij past

• Eigen uitdagingen kenbaar maken

• Inzicht geven in eigen leervermogen

• Kennen van eigen leerstijl (leervermogen/leerbereidheid)

• Inzicht geven in de eigen leerbehoeften

• Kenbaar maken hoe, in welke mate, wanneer en met welke middelen geleerd wenst te worden (leercondities)

• Kenbaar maken hoe expliciet en specifiek taakstelling nodig is

• Afspraken maken met manager over doelen en taken

• Resultaatverantwoordelijkheid tonen (taakstelling)

• Kenbaar maken van informatiebehoeften en gewenste ondersteunende middelen

• Aangeven (veranderlijkheid) van arbeidsmotieven

• Kenbaar maken van behoefte aan, frequentie en wijze van feedback + organiseren

• Kenbaar maken welke mate van autonomie (regelbehoeften en regelmogelijkheden) gewenst / mogelijk is

© IVA

Uit IPMA-C MC

19. Wat mag de projectmanager tijdens de uitvoering van het project veranderen?

A de hoogte van het budgetB de leden van het projectteamC het resultaat

© IVA

• Projectmanager = professional, dus:

• Beter bewustzijn eigen KULTIFA-factoren

• Beter bewustzijn KULTIFA-factoren projectorganisatie

• Afstemming projecten op KULTIFA-factoren organisatie

Kern van de boodschap

KULTIFA-factoren omgeving

KULTIFA-factoren projectorganisatie

Eigen KULTIFA-factoren

© IVA

Assen van uitdaging

Mooi projectmanagement

Lelijkprojectmanagement

Projectmanagement door professionals

Projectmanagement door ??

© IVA

Ontwikkeling van organisaties

De efficiënte organisatie

(> 1960)

Markteis: prijs


efficiency

De kwaliteits-organisatie(> 1970)

Markteis: prijs

kwaliteit


efficiencykwaliteit

De flexibele organisatie

(> 1980)

Markteis: prijs


Performance criteria:efficiencykwaliteitflexibiliteit/snelheid

De innovatieveorganisatie

(> 1990)

Markteis: prijs


uniekheid


efficiencykwaliteit

flexibiliteitsnelheid

innovativiteit

De esthetische organisatie

(> 2000)

Markteis: +

waarde verantwoord

emotie

Medew.eis: waarde

zingeving


+schoonheid

verantwoording

© IVA

Naar een nieuwe mooie tijd

• Angelsaksisch denken => Rijnlands denken

• Werk-gever => amuseur

• Bedrijfseconomische waarde => esthetische waarde en

amusementswaarde (waarden zijn letterlijk zaken waar wij

waarde aan hechten, die zaken die richting geven aan wat wij doen en denken)

• Managers => vakmensen op de vloer (vakmanschap)

• Effectiviteit => ‘mooie dingen doen’

(schoonheidsproductie)

voor afnemer én maker

• Efficiency => ‘mooi en lekker werken’

(productieschoonheid)

© IVA

Verwonderingen

• Waarom hebben we oog voor schoonheid, maar niet

tijdens ons werk?

• Wat is schoonheid in organisaties?

• Wat levert werken aan schoonheid op?

• Hoe maken we onze organisaties

mooier?

© IVA

Goed versus mooi

‘Op een goede wijze goede dingen doen’

efficiency x effectiviteit

versus

‘Op een mooie wijze mooie dingen doen’

productieschoonheid x schoonheidsproductie

© IVA

Wat vindt u

uw mooiste belevenis op uw werk?

uw mooiste herinnering aan uw werk?

uw mooiste ontmoeting tijdens uw werk?

uw mooiste dag op uw werk?

de mooiste ruimte in uw organisatie?

uw mooiste collega?

het mooiste kunstwerk op uw werk?

uw mooiste werkresultaat?

© IVA

spannend

nieuw / innovatief

uitdagend

vreemd / apart

afwijkend / contrast

Wat is schoonheid?

Schoonheid:- persoonsgebonden

- subjectief- persoonlijk vermogen

- gradueel

authentiek

herhaling / ritme

eenvoudig

harmonieus / balans

symmetrisch

zuiver

© IVA

We hebben behoefte aan schoonheid

Behoeften Eerste vertaling naar schoonheid in organisaties

Voedsel: honger en dorst bevredigen Salaris

Veiligheid: bescherming tegen weer, wind en vijanden

Veilige werkplek

Ergens sociaal bijhoren: familie, stam, dorp, kerk

‘Lid ‘zijn van een organisatie (gebonden en verbonden medewerker, trots op de organisatie

Liefde, erkenning, zelfontplooiing en kennis: rol, status, onderwijs

Erkenning voor werkzaamheden, taakverrijking, promotie, vak- en competentie-ontwikkeling

Esthetische behoefte: schoonheid, aangename en boeiende ordening, decoratie

Mooi kantoor? Mooie boeiende mensen?Mooie huisstijl?Mooie producten en diensten?Mooi voortbrengingsproces?

© IVA

De esthetische organisatie

‘De menselijke soort realiseert haar hoogste potentieel

als mensen samen aandachtig schoonheid produceren;

dat impliceert het realiseren van een collectieve ambitie

waarvan het resultaat vele anderen ontroert’

Weggeman, 2003

© IVA

Eerste perceptie bij schoonheid in organisaties

Mooie organisaties => organisaties die (belangeloos)

bijdragen aan de samenleving

Schoonheid in organisaties => schoonheid van

processen, samenwerking, inrichting

Schoonheid in organisaties => werken op een manier die

schoonheid in zich draagt en die gericht is

om schoonheid voort te brengen’

(Ted Brandsen, artistiek leider van Het Nationale Ballet)

© IVA

Een mooi project?

Wat was uw mooiste project?

Waarom en waardoor?

‘Mooi project’ 29.000 hits / ‘Mooiste project’ 1600 hits

Mooie doelstelling, belangeloos, uitdaging, enthousiasme, als het ‘gelukt is’, uniciteit, creativiteit, innovatief, samenwerking, commitment, dynamiek

© IVA

Bijdrage aan people & planet

IMAGO

‘Mooie werkgever’

Uitingen (PR,

homepage, sponsoring)

Vormgeving logo, werkplek & gebouw

Collectiviteit van missie, identiteit en

doelen

Samenwerking & leerklimaat

(flow)

ORGANISATIE

Productie-schoonheid

Schoonheids-productie

Verscheidenheid in

verbondenheidRituelen

Ideeën, creativiteit

en innovatie

Schoonheidsdragers

Esthetiek verhogende

competenties

Inspirerend leiderschap

MENSVakmanschap

‘Samenhang der dingen’

© IVA

Samenvattend

1. Projectmanager = professional

2. Naar meer frames: mensen omgevingsgericht

3. Aansluiting bij organisatieontwikkeling

4. Perspectief ‘projectmanager als professional’

5. PM = voortdurend dialoog met omgeving over de

KULTIFA-factoren

6. Goed projectmanagement = mooi projectmanagement?

© IVA Masterclass Presteren met professionals De projectmanager in verandering? PMI Parade 8 april...

Documents

Transcript of © IVA Masterclass Presteren met professionals De projectmanager in verandering? PMI Parade 8 april...