Приложение 1edu.tltsu.ru/sites/sites_content/site2496/html/media... · Web viewст. 626...

Приложение к приказу № 2148 от 19.06.2014

федеральное государственное образовательное учреждениевысшего профессионального образования

«Тольяттинский государственный университет»

Номенклатура дел

на 2014 год(по состоянию на 01.01.2014)

Измененная и дополненная по итогам проверки текущего делопроизводства

структурных подразделений

Тольятти 2014

ОГЛАВЛЕНИЕ

Индекс

Наименование разделов Стр.

Предисловие к номенклатуре 301 Управление делами (УД) 801-01 Архив 1102 Учебно-методическое управление (УМУ) 1303 Управление развития профессионального образования 1603-01 Центр организации практик и содействия трудоустройству 1803-02 Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения

абитуриентов 1904 Ученый Совет (УС) 2105… 14 Институт 23….-01 Совет института 2502, 03… Кафедра 2515 Управление по работе с персоналом (УпРП) 2815-01 Отдел управления персоналом (ОУП) 2915-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП) 3116 Отдел международного сотрудничества 3517 Управление по работе со студентами 3717-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС) 3717-02 Социальный отдел 3817-03 Отдел приема абитуриентов 4018 Центр мониторинга и контроля качества образования 4219 Бухгалтерия 4419-01 Расчетный отдел 4519-02 Материальный отдел 4619-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и

отчетности 4720 Научная библиотека 4821 Мобилизационный отдел 5022 Юридический отдел 5223 Центр новых информационных технологий 5423-01 Отдел разработки информационных программ 5423-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-

процессов 5523-03 Технический отдел 5623-04 Отдел сетевого администрирования 5824 Управление по воспитательной и социальной работе 5825 Физкультурно-оздоровительный комплекс 6026 Дом ученых 6127 Музей 5228 Управление инновационного развития 6328-01 Отдел координации проектов 63

2

28-02 Отдел взаимодействия с малыми инновационными предприятиями 64

29 Управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и средств массовой информации 65

29-01 Отдел корпоративных СМИ 6529-02 Издательство ТГУ 6630 Центр экономического развития 6831 Гражданская оборона 7132 Отдел по управлению имущественным комплексом 7233 Управление дополнительного профессионального

образования 7534 Институт военного обучения 7834-01 Учебный военный центр 7834-02 Военная кафедра 8135 Центр научных журналов 8436 Научно-исследовательская часть 8636-01 Отдел тематического планирования и финансирования 8737 Отдел собственной безопасности 8938 Управление закупок и материально-технического

обеспечения 9138-01 Отдел материально-технического обеспечения 9239 Охрана труда 9440 Отдел автотранспортного обеспечения 9541 Служба главного инженера 9742 Отдел санитарно-технического вентиляционного

обслуживания 9742-01 Отдел электротехнического обслуживания 9942-02 Ремонтно-строительный отдел 10043 Хозяйственно-эксплуатационное управление 10244 Профсоюзный комитет сотрудников 10445 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов 107

3

ПРЕДИСЛОВИЕк номенклатуре дел

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Тольяттинский государственный университет» на 2014 год

Номенклатура дел, составленная на 2013 год была согласована с ЭК управления по делам архивов мэрии г.о. Тольятти протоколом № 19 от 29.11.2012. На согласование ЭПК номенклатура дел предоставлялась в 2012 году. Поскольку структуре ТГУ произошли изменения, была разработана новая номенклатура дел на 2014 год.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Тольяттинского государственного университета, расположенных согласно утвержденной структуре на 2014 год.

01 Управление делами (УД)02 Учебно-методическое управление (УМУ)03 Управление развития профессионального образования03-01 Центр организации практик и содействия трудоустройству03-02 Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения

абитуриентов04 Ученый Совет (УС)05 Архитектурно-строительный институт05-01 Совет архитектурно-строительного института05-02 Кафедра «Теплогазоснабжение, вентиляция, водоснабжение и водоотведение»05-03 Кафедра «Городское строительство и хозяйство»05-04 Кафедра «Дизайн и инженерная графика»05-06 Кафедра «Промышленное и гражданское строительство»06 Гуманитарно-педагогический институт06-01 Совет гуманитарно-педагогического института06-02 Кафедра «Дошкольная педагогика и психология»06-03 Кафедра «Социология»06-04 Кафедра «История и философия»06-05 Кафедра «Педагогика и методики преподавания»06-06 Кафедра «Русский язык и литература»06-07 Кафедра «Теоретическая и прикладная психология»06-08 Кафедра «Теория и методика преподавания иностранных языков и

культур»06-09 Кафедра «Теория и практика перевода»06-10 Кафедра «Журналистика»07 Институт изобразительного и декоративно-прикладного искусства07-01 Совет института изобразительного и декоративно-прикладного

искусства

4

07-02 Кафедра «Декоративно-прикладное искусство»07-03 Кафедра «Живопись»07-04 Кафедра «Изобразительное искусство»08 Институт математики, физики и информационных технологий08-01 Совета института математики, физики и информационных технологий08-02 Кафедра «Алгебра и геометрия»08-03 Кафедра «Высшая математика и математическое моделирование»08-04 Кафедра «Информатика и вычислительная техника»08-05 Кафедра «Общая и теоретическая физика»08-06 Кафедра «Прикладная математика и информатика»09 Институт машиностроения09-01 Совет института машиностроения09-02 Кафедра «Проектирование и эксплуатация автомобилей»09-03 Кафедра «Нанотехнологии, материаловедение и механика»09-04 Кафедра «Сварка, обработка материалов давлением и родственные

процессы»09-05 Кафедра «Управление промышленной и экологической

безопасностью»09-06 Кафедра «Оборудование и технологии машиностроительного

производства»10 Институт финансов, экономики и управления10-01 Совет института финансов, экономики и управления10-02 Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»10-03 Кафедра «Финансы и кредит»10-04 Кафедра «Менеджмент организации»10-05 Кафедра «Торговое дело и управление производством»11 Институт физической культуры и спорта11-01 Совет института физической культуры и спорта11-02 Кафедра «Адаптивная физическая культура»11-03 Кафедра «Физическая культура и спорт»11-04 Кафедра «Физическое воспитание»12 Институт химии и инженерной экологии12-01 Совет института химии и инженерной экологии12-02 Кафедра «Инженерная защита окружающей среды»12-03 Кафедра «Химия и химические технологии»12-04 Кафедра «Технологии производства пищевой продукции и организация общественного питания»13 Институт энергетики и электротехники13-01 Совет института энергетики и электротехники13-02 Кафедра «Электрооборудование автомобилей и электромеханика»13-03 Кафедра «Электроснабжение и электротехника»13-04 Кафедра «Энергетические машины и системы управления»13-05 Кафедра «Промышленная электроника»13-06 Кафедра «Автоматизация технологических процессов и производств»14 Институт права14-01 Совет института права

5

14-02 Кафедра «Гражданское право и процесс»14-03 Кафедра «История государства и права»14-04 Кафедра «Предпринимательское и трудовое право»14-05 Кафедра «Теория государства и права»14-06 Кафедра «Уголовное право и криминология»14-07 Кафедра «Уголовный процесс и криминалистика»15 Управление по работе с персоналом (УпРП)15-01 Отдел управления персоналом (ОУП)15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП)16 Отдел международного сотрудничества17 Управление по работе со студентами17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС)17-02 Социальный отдел17-03 Отдел приема абитуриентов18 Центр мониторинга и контроля качества образования19 Бухгалтерия19-01 Расчетный отдел19-02 Материальный отдел19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности20 Научная библиотека21 Мобилизационный отдел22 Юридический отдел23 Центр новых информационных технологий23-01 Отдел разработки информационных программ23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов23-03 Технический отдел23-04 Отдел сетевого и системного администрирования24 Управление по воспитательной и социальной работе25 Физкультурно-оздоровительный комплекс26 Дом ученых27 Музей28 Управление инновационного развития28-01 Отдел координации проектов28-02 Отдел взаимодействия с малыми инновационными предприятиями29 Управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и

средств массовой информации29-01 Отдел корпоративных СМИ29-02 Издательство ТГУ30 Центр экономического развития31 Гражданская оборона32 Отдел по управлению имущественным комплексом33 Управление дополнительного профессионального образования34 Институт военного обучения34-01 Учебный военный центр34-02 Военная кафедра35 Центр научных журналов

6

36 Научно-исследовательская часть36-01 Отдел тематического планирования и финансирования37 Отдел собственной безопасности38 Управление закупок и материально-технического обеспечения38-01 Отдел материально-технического обеспечения39 Охрана труда40 Отдел автотранспортного обеспечения41 Служба главного инженера41-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного обслуживания41-02 Отдел электротехнического обслуживания41-03 Ремонтно-строительный отдел42 Хозяйственно-эксплуатационное управление43 Профсоюзный комитет сотрудников44 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов

Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс, который включает в себя: индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Внутри разделов дела расположены по значимости документов.

Для определения сроков хранения дел использовались: 1. «Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, согласованный Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года);

2. «Перечень документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения» (утвержденный приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176, одобренный Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 4 июля 1980 года) (статьи с буквенным индексом «Н»);

3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения утвержденная Министерством общего профессионального образования РФ 11.05.1999;

4. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Москва, 2008) (статьи с буквенным индексом «Т»);

5. «Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения» (Москва, 1974) (статьи с буквенным индексом «ПЗ»).

7

6. Приложение к приказу Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» индекс «П»;

7. Приказ Минобороны РФ от 23 мая 1999 г. N 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изменениями от 27 мая 2004 г.) (статьи с буквенным индексом ОБ). В соответствии с Наставлениями по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. N 200, – документы УВЦ передаются в архив Приволжско-Уральского военного округа (в военкоматы).

8. Постановление Правительства РФ N 419 ''О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом ' ' от 09.06.2010 (статьи с буквенным индексом «С».)

Бюджет университета и Отчет о его выполнении являются приложениями к решениям Ученого совета - хранятся постоянно.

Для некоторых документов сроки хранения установлены исходя из практической необходимости (отметка ЭК) (03-04; 03-05; 03-01-20; …-11; …-12; 15-02-37; 17-01-08; 17-02-08; 17-02-13; 18-08; 18-09; 20-09; 20-12; 21-07; 23-01-06; 23-01-07; 23-02-10; 23-02-20; 28-05; 28-06; 28-01-18; 29-01-02; 29-01-03; 29-01-04; 29-02-08; 32-11; 32-12; 34-07; 34-01-10; 34-01-14; 34-02-15; 34-02-16; 34-02-26; 34-02-27; 35-07). Для некоторых дел применены также сроки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми» (ДЗН) (в основном для присланных из вышестоящих организаций, для сведения, а также инструкций или копий документов).

В конце каждого раздела составлены резервные номера для дел, которые могут быть заведены в текущем году.

Заместитель начальника управления делами Н.В. Гладких

8

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯИ НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования «Тольяттинский государственный университет»

(ТГУ)

г. ТольяттиСамарской области

Ректор ТГУ

__________________ М.М. Криштал

«____»_______________ 20___ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2014 ГОД__________№ 01 – 51

Индекс дела

Заголовок дела Кол-во дел

Срокхранения

и № статьи по Перечню

Примечание

1 2 3 4 501. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

01-01. Законодательные и иные нормативно-правовые акты законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, регламентирующие работу по документационному обеспечению управления и архивному делу. Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ. Копии

ДМН ст. 1 б

(1) Относящиеся к деятельности организации – постоянно

01-02. Утвержденный Устав ТГУ и изменения к нему

Постоянност. 50 а

01-03. Лицензии на право ведения образовательной деятельности ТГУ

Постоянност. 97

01-04. Свидетельства об аккредитации ТГУ Постоянност. 105

01-05. Положение об управлении делами. Копия

3 года ст.55 б, 56 б

Подлинник является приложением к приказу (01-08)

01-06. Должностные инструкции ДМН Подлинники в ОУП (15-04)

9

1 2 3 4 5сотрудников управления делами. Копии

ст. 77 а

01-07. Приказы руководства университета по основной деятельности


01-08. Распоряжения руководства университета по административно-хозяйственным вопросам

5 лет ст. 19 в

01-09. Приказы руководства университета о командировках

75 лет ЭПК

ст. 19 бприм.

Для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных 5 л.

01-10. Приказы ректора с грифом «ДСП» 75 лет ЭПК

ст. 19 б01-11. Приказы руководства университета

по личному составу студентов, аспирантов, соискателей, докторантов и слушателей курсов ДПО

75 летст. 650 «Н»

(1) Документы к приказам по личному составу хранить 1 год. Приказы и т.п. о представлении отпусков, наложении взысканий, командировках, назначении дежурных и т.п. хранить 3 года

01-12. Протоколы оперативных совещаний ректората о работе, проделанной за неделю

5 лет ЭПКст 18 з

01-13. Санитарно-эпидемиологические заключения

5 лет ЭПКст. 641

01-14. Заключения государственного пожарного надзора


После прекращения аккредитации

01-15. Договор с Министерством обороны по обучению студентов на Военной кафедре

5 летст. 443

После истечения срока действия договора

01-16. Договоры, соглашения о сотрудничестве с зарубежными партнерами


01-17. Генеральные договоры и договоры о сотрудничестве с организациями


10

1 2 3 4 501-18. Переписка с организациями и

учреждениями по основным вопросам деятельности

5 лет ЭПКст. 33,34,35

01-19. Переписка со структурными подразделениями университета по административно-хозяйственным вопросам

5 лет ст. 84, 87,

89

01-20. Реестры почтовых отправлений 2 годаст. 259 б

01-21. Журнал регистрации приказов руководства университета по основной деятельности


Электронно -в АИСУ «Документооборот»

01-22. Журнал регистрации приказов руководства университета по личному составу студентов, аспирантов, соискателей, докторантов и слушателей курсов ДПО

75 летст. 258 б


01-23. Журналы регистрации распоряжений руководства университета по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 258 в


01-24. Журналы регистрации приказов руководства университета о командировках

75 летст. 258 бприм.

Электронно -в АИСУ «Документооборот».Для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных 5 л.

01-25. Журнал регистрации приказов с грифом «ДСП»

75 летст.258 б

01-26. Картотека регистрации писем и приказов министерства образования и науки РФ

5 летст. 258 г


01-27. Журнал регистрации писем и приказов министерства образования и науки РФ

5 лет ст. 258 г


01-28. Журналы регистрации командировочных удостоверений

5 летст. 695 к


01-29. Журнал регистрации поступающих документов



01-30. Журнал регистрации отправляемых документов



11

1 2 3 4 501-31. Журнал регистрации внутренних

документов (заявлений, служебных и докладных записок)


Документы в Управлении по работе с персоналом

01-32. Журнал регистрации документов лиц, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава

3 годаст. 673

Документы в Управлении по работе с персоналом

01-33. Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 года ст. 870

01-34. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления


01-35.01-36.

01-01 Архив

01-01-01. Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фонда, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)


На гос., муниципальное хранение передается при ликвидации организации

01-01-02. Описи на дела постоянного хранения, утвержденные ЭПК


01-01-03. Описи личных дел профессорскопреподавательского состава, рабочих и служащих, согласованные ЭПК

Постоянност. 248 б

01-01-04. Описи личных дел сотрудников, студентов, аспирантов и по личному составу, согласованные ЭПК

Постоянно ст. 248 б

01-01-05. Протоколы заседаний Экспертной комиссии

Постоянност. 18 д

01-01-06. Акты о выделении дел к уничтожению по истечении сроков хранения


В государственные муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

12

1 2 3 4 501-01-07. Аттестаты, дипломы, трудовые

книжкиДо востреб.

ст. 664Не востреб. 75 лет

01-01-08. Акты, справки об итогах обследования (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов

5 лет ЭПКст. 173 б

01-01-09. Документы (докладные, служебные записки, справки) о работе архива


01-01-10. Еженедельные отчеты о работе архива

1 год ст. 476

01-01-11. Заявления и разрешения на допуск к ознакомлению с документами архива

10 лет ЭПК

ст. 25001-01-12. Заявления и запросы о выдаче

архивных справок, копий документов, выписок из документов, переписка по их выдаче

5 летст. 253

01-01-13. Требования структурных подразделений на выдачу дел из архива во временное пользование

3 годаст.251

После возвращения документов в архив

01-01-14. Переписка внутренняя по организационным вопросам (служебные записки)

5 лет ЭПКст. 84, 87,

8801-01-15. Журнал выдачи документов из

архива во временное пользование3 годаст. 251

После возвращения всех дел по журналу

01-01-16. Журнал регистрации выданных архивных справок, копий документов, выписок из документов

5 летст.252

01-01-17. Сводная Номенклатура дел университета, согласованная с ЭПК при Управлении государственной архивной службы Самарской области


01-01-18.01-01-19.

13

1 2 3 4 5

02. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ02-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ, Высшей аттестационной комиссии по учебно-методическим вопросам. Копии

ДМН ст. 27 б

02-02. Федеральные государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования. Копии

3 годаст. 25 б

После замены новыми.Электронно на сайте подразделения

02-03. Основные образовательные программы подготовки аспирантов по специальностям, разработанные в университете

Постоянност. 710 а,

711 а

02-04. Нормативные документы университета по учебно-методической работе. Копии

ДМН

02-05. Положение об учебно-методическом управлении и отделах УМУ. Копии

3 годаст.55 б,

56 б

ПЗНПодлинник в УД как приложение к приказу (01-08)

02-06. Положение о научно-методическом совете. Копия

3 годаст.57 б

Подлинник в УС как приложение к решению УС

02-07. Должностные инструкции сотрудников управления. Копии

ДМН ст. 77 а

Подлинники в ОУП (15-04)

02-08. Протоколы заседаний научно-методического совета и документы к ним

Постоянно ст. 18 д

02-09. Протоколы заседаний экзаменационных комиссий по приему кандидатских экзаменов

50 лет Примерная номенклатура дел вуза (35-05)

02-10. Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру

5 лет Примерная номенклатура дел вуза (35-04)

14

1 2 3 4 502-11. Приказы руководства университета

о закреплении помещений. КопииДМН Подлинники в

УД (01-08)

02-12. Приказы руководства университета по личному составу преподавателей с почасовой оплатой труда

ДМН Подлинники в УД (01-08)

02-13. Приказы руководства университета о движении аспирантов, докторантов и соискателей. Копии


02-14. Учебные планы по основным образовательным программам, разработанные в ТГУ

Постоянно ст. 711 а

02-15. Графики учебного процесса, разработанные в ТГУ

1 годст. 728

02-16. Годовой статистический отчет по форме 1-НК «О работе аспирантуры и докторантуры»


02-17. Годовой отчет «О работе в сфере подготовки кадров высшей квалификации»


Для Министерства образования и науки РФ

02-18. Состав председателей государственных экзаменационных (аттестационных) комиссий, утвержденные Рособрнадзором (Министерством образования и науки РФ)

5 летст. 703

02-19. Документы о проведении проверок учебных подразделений (протоколы, отчеты, акты)


02-20. Заявления о приеме на педагогическую работу на условиях почасовой оплаты труда

5 летст. 665

02-21. Ведомости начисления почасовой оплаты труда преподавателям и работникам. Копии

ДМНст. 726

При отсутствии лицевых счетов – 75 летПодлинники передаются в бухгалтерию 19-01-08

02-22. Лицевые счета по заработной плате работников с почасовой оплатой труда

75 лет ЭПК

ст. 413

02-23. Расписания учебных занятий 3 года ст. 453 «Н»

02-24. Расписание проведения экзаменов, 1 год

15

1 2 3 4 5зачетов ст. 501 «Н»

02-25. Реестр распределения учебных помещений по назначению

ДЗН В базе данных «Аудиторный фонд»

02-26. Заключения научно-методического совета на рукописи, рекомендованные к изданию. Копии

ДМН Подлинники в издательстве ТГУ (29-02-09)

02-27. Личные дела докторантов, аспирантов, соискателей, окончивших обучение

75 лет-В ЭПК

ст. 489 «Н»02-28. Личные дела докторантов,

аспирантов, соискателей отчисленных до окончания обучения

15 лет Примерная номенклатура дел вуза 35-11

02-29. Вступительные рефераты и рефераты, предоставляемые в аспирантуру для сдачи кандидатских экзаменов

3 годаЭК

Хранятся в л/д аспиранта (32-08)

02-30. Договоры об обучении докторантов, аспирантов и соискателей

5 летст.443


02-31. Журнал регистрации протоколов заседаний комиссий по приему вступительных экзаменов в аспирантуру

Постоянно ст. 608 «Н»

02-32. Журнал регистрации протоколов заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов

Постоянно ст. 628 «Н»

02-33. Журнал регистрации выдачи удостоверений аспиранта

5 летст. 706

02-34. Журнал регистрации выдачи справок об обучении в аспирантуре

3 года ст. 258 г

02-35. Журнал регистрации договоров об обучении с докторантами, аспирантами и соискателями

5 летст. 443

После окончания срока действия договора





02-38. Номенклатура дел учебно-методического управления

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по

16

1 2 3 4 5номенклатуре дел

02-39.02-40.

03. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ03-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты РФ и Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы управления. Копии

ДМН ст. 1 б

03-02. Нормативные документы Министерства образования и науки РФ (положения, порядки, правила, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие работу управления. Копии

ДМН ст. 27 б

03-03. Локальные нормативные акты ТГУ (положения, порядки, правила, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие работу управления. Копии

ДМН ст. 27 а

Электронно.Подлинники локальных нормативных актов приложения к решениям УС (04-06)

03-04. Положение об управлении развития профессионального образования. Копия

3 годаст.55 б, 56

б

Электронно.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)

03-05. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии

ДМН ст. 77 а


03-06. Годовой статистический отчет по форме ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении,


Подлинники направляются в Минобрнауки

17

1 2 3 4 5реализующем программы высшего профессионального образования». Копия

России и Минобрнауки Самарской области

03-07. Годовой статистический отчет по форме ВПО-2 «Сведения о материально-технической и информационной базе, финансово-экономической деятельности образовательного учреждения, реализующего программы высшего профессионального образования». Копия


Подлинники направляются в Минобрнауки России и Минобрнауки Самарской области

03-08. Годовой статистический отчет по форме СПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы среднего профессионального образования». Копия


Подлинники направляются в Минобрнауки России и Минобрнауки Самарской области

03-09. Отчет по показателям деятельности образовательных учреждений, необходимых для определения его вида


Для Минобрнауки РФ. После прекращения аккредитации

03-10. Отчёт об условиях реализации отдельной образовательной программы, проходящей общественно-профессиональную аккредитацию


Для организации проводящей аккредитацию.После прекращения аккредитации. Протоколы и решения - Постоянно.

03-11. Заключения и отчеты экспертов об условиях реализации отдельных образовательных программ, подлежащих государственной аккредитации


Для Минобрнауки РФ

03-12. Отчеты председателей о работе государственных аттестационных комиссий по отдельным образовательным программам

Постоянно Примерная номенклатура дел вуза 07-11

03-13. Отчет о результатах итоговой государственной аттестации для рассмотрения Учёным советом

ДМН Электронно.

03-14. Анкеты по рейтингу ВУЗа и рейтингам отдельных специальностей

ДМНст.519

18

1 2 3 4 5

03-15. Документы (таблицы, расчеты, диаграммы) для годового отчёта о деятельности университета

5 летст. 473

Электронно.

03-16. Документы об образовании иностранных граждан поступающих в университет (письма в Рособрнадзор, заявление слушателя в Рособрнадзор, документы об образовании) для проведения процедуры нострификации. Копии

ДМН Подлинники в Рособрнадзоре РФ

03-17. Переписка с организациями по профильным вопросам деятельности управления

5 лет ЭПК ст. 35

03-18. Книга регистрации и выдачи академических справок установленного ВУЗом образца

5 лет ст. 695 д

03-19. Журналы инструктажа по охране труда с сотрудниками управления


03-20. Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками управления


03-21. Номенклатура дел управления развития дополнительного профессионального образования

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

03-22.03-23.

03-01. Центр организации практик и содействия трудоустройству03-01-01. Локальные нормативные акты

(положения, приказы руководства университета, решения Учёного совета), касающиеся работы центра. Копии

ДМН ст. 1 б

Электронно. В АИСУ «Документооборот»

03-01-02. Документы о трудоустройстве выпускников (отчеты, прогнозы, сведения)

5 лет ЭК

03-01-03. Годовые отчеты о работе центра организации практики и содействия трудоустройству


Электронно на сайте www . kcst . bm - stu . ru (по запросам КЦСТ)

19

http://www.kcst.bmstu.ru/

http://www.kcst.bmstu.ru/

1 2 3 4 503-01-04. Сводные отчеты о прохождении

студентами практикиПостоянност. 470 «Н»

03-01-05. Приказы ректора о направлении студентов на практику. Копии


03-01-06. Заявки студентов и выпускников на трудоустройство

3 годаст. 565

03-01-07. Переписка с Тольяттинским управлением Министерства образования и науки Самарской области о прогнозе распределения выпускников


03-01-08. Переписка с Центром занятости г.Тольятти по вопросу трудоустройства выпускников

5 летст. 564

03-01-09. Договоры с организациями о проведении практик студентов

5 летст. 436

После истечения срока действия договоров

03-01-10. Журнал регистрации договоров с организациями о проведении практик студентов


После окончания срока действия договоров

03-01-11. Журнал учета заявок студентов и выпускников на трудоустройство

3 годаст. 565

03-01-12. Журнал учета вакансий поступающих от организаций и предприятий региона

3 годаст. 565

03-01-13.

03-01-14.

03-02. Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов03-02-01. Локальные нормативные акты

(положения, приказы руководства университета, решения Учёного совета), касающиеся работы центра. Копии

ДМН ст. 1 б


03-02-02. Положение о центре маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов. Копия

3 годаст. 55 б,

56 б

Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)

03-02-03. Должностные инструкции ДМН Подлинники в

20

1 2 3 4 5сотрудников отдела. Копии ст. 77 а ОУП (15-04)

03-02-04. Программы обучения по предметам подготовительных курсов, разработанные в ТГУ

ДМНст. 457 а «Н»

03-02-05. Программы по предпрофильной подготовке, разработанные в ТГУ

ДМНст. 457 а «Н»

03-02-06. Годовой план работы центра профориентационной работы

5 лет ст. 290

При отсутствии годовых планов работы организации – Постоянно

03-02-07. Годовой отчёт о работе центра 5 лет ст. 475

При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)

03-02-08. Заявления о приеме на педагогическую работу на условиях почасовой оплаты труда

5 летст. 665

03-02-09. Ведомости начисления почасовой оплаты труда преподавателям. Копии

ДМНст. 726

При отсутствии лицевых счетов – 75 летПодлинники передаются в бухгалтерию 19-01-08

03-02-10. Расписание учебных занятий подготовительных курсов

1 год ст. 728

03-02-11. Расписание занятий по предпрофильной подготовке учащихся школ

1 годст. 728

03-02-12. Списки слушателей подготовительных курсов

5 лет ст. 732

После окончания обучения

03-02-13. Ведомости успеваемости учащихся 9-х классов по предпрофильной подготовке

5 летст. 732

03-02-14. Договоры со слушателями подготовительных курсов

5 летст. 436

03-02-15. Заявления преподавателей о приеме на педагогическую работу с

5 летст. 665

21

1 2 3 4 5почасовой оплатой труда

03-02-16. Переписка с организациями по основным профильным направлениям деятельности

5 лет ЭПК ст. 32, 33

03-02-17. Реестр договоров со слушателями подготовительных курсов


03-02-18.Журналы учета посещаемости и успеваемости слушателей подготовительных курсов

5 летст. 493

«Н»

03-02-19

Номенклатура дел центра маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов.

ДЗНст. 200 а


03-02-2003-02-21

04. УЧЕНЫЙ СОВЕТ04-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности ВУЗа. Копии

ДМН ст. 1 б

04-02. Регламент Учёного совета. Копия 3 года ст. 27 б

Приложение к решению УС (04-06)

04-03. Положение об Учёном совете. Копия 3 годаст.55 б,

56 б


22

1 2 3 4 504-04. Положения об институте,

факультете, совете института, факультета. Копии


56 б


04-05.0

Должностные инструкции сотрудников УС. Копии

ДМН ст. 77 а


04-06.0

Протоколы заседаний Учёного совета и документы к ним (явочные листы, бюллетени, протоколы счетных комиссий, решения) в том числе по конкурсному отбору на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава

Постоянно ст. 18 д, б

ст. 670

04-07. Протоколы заседаний постоянных комиссий Учёного совета и материалы к ним


04-08. Протоколы заседаний Попечительского совета и документы к ним (доклады, решения)


04-09. Документы (протоколы, решения, стенограммы, явочные листы, бюллетени) собраний трудовых коллективов

Постоянност. 18 ж

04-10. План заседаний Учёного совета и график проведения заседаний постоянных комиссий Учёного совета

5 лет ст. 290

Утверждается решением УС

04-11. Аттестационные дела соискателей учёных званий доцента и профессора. Копии

ДМН Подлинники в Москве в ВАКе

04-12. Приказы о составе ученого совета, изменения и уточнения состава. Копии


04-13. Переписка с Высшей аттестационной комиссией по вопросам представления к ученым званиям


«Н»

04-14. Журнал учета аттестационных дел, 3 года

23

1 2 3 4 5отправляемых в ВАК ст.258 д

04-15. Уведомления приглашенным на Учёный совет. Копии

3 года ст. 258 ж



04-17. Журналы проведения инструктажа по охране труда


04-18. Номенклатура дел Учёного совета ДЗНст. 200 а


04-19.

04-20.

05, 06, 07,….. 14. ИНСТИТУТ…-01 Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ по учебно-методическим вопросам. Копии

ДМН ст. 1 б

24

1 2 3 4 5…-02 Положение об институте. Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б

После замены новыми.Подлинник приложение к решению УС (04-06)

…-03 Должностные инструкции сотрудников института. Копии.

ДМН ст. 77 а


…-04 Протоколы заседаний стипендиальных комиссий по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)

5 летст. 729

…-05 Приказы и распоряжения руководства университета по основной деятельности. Копии

ДМНст. 19 а

Подлинники в УД (01-08)

…-06 Приказы об установлении оплаты за обучение успешно обучающимся студентам. Копии

ДМНст. 19 б


…-07 Распоряжения директора института по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 19 в

…-08 Учебные планы по основным образовательным программам. Копии

ДМН ст. 711 а

Оригиналы в УМУ

…-09 Сведения об итогах экзаменационных сессий за учебный год

5 лет ст. 507

«Н»…-10 Отчеты об организации внеучебной

деятельности в институте (проведение конкурсов, спортивных и праздничных мероприятий и т.д.)


...-11 Учебные карточки студентов 75 лет ЭПКст. 489 а

«Н»

Электронно. Распечатываются и прошиваются в личное дело студента при отчислении.

…-12 Зачетные и экзаменационные ведомости по учебным группам

5 летст. 508 «Н»

…-13 Ведомости переаттестации дисциплин по специальностям

5 летст. 705

…-14 Списки студентов по учебным группам

5 летст. 732


…-15 Документы об организации итоговой аттестации студентов (графики проведения ГАК и ГЭК,

ДМН Подлинники приказов в УД (01-08)

25

1 2 3 4 5распоряжения по утверждению тем и руководителей выпускных квалификационных работ, приказы о допуске к государственному экзамену и защите выпускных квалификационных работ). Копии

…-16 Документы об оформлении академических справок, дипломов о неполном высшем образовании, дубликатов приложений к дипломам (заявления, справки, копии учебных планов)

5 лет ЭПК ст.183 б

…-17 Документы (заявления студентов, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы), не вошедшие в состав личных дел студентов


«Н»

…-18 Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы института


…-19 Журнал регистрации распоряженийдиректора института по административно-хозяйственным вопросам



…-20 Журнал учета выдачи «Справок-вызовов»


…-21 Журнал учета выдачи экзаменационных листов


…-22 Журнал регистрации справок об обучении студентов


…-23 Журналы проведения противопожарного инструктажа


…-24 Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения


…-25 Номенклатура дел института ДЗНст. 200 а


…-25…-26

… – 01. Совет института…01-01 Протоколы и стенограммы Постоянно

26

1 2 3 4 5заседаний совета по конкурсному отбору

ст. 18 д,ст. 621 «Н»

…01-02 Протоколы заседаний Совета и документы к ним (явочные листы, решения и др.) по организационным вопросам работы факультета (института)

Постоянно ст. 18 б,

ст. 463 «Н»

…01-03 Протоколы заседаний Совета и материалы к ним (явочные листы, бюллетени, и протоколы счетных комиссий) по конкурсному отбору на должности ППС

15 лет ЭПК

ст. 696

…01-04 План заседаний Совета 5 лет ст. 290

…01-05 Приказы о составе совета института, изменения и уточнения состава. Копии


…01-06 Журнал регистрации уведомлений приглашенных на совет

3 года ст. 258 ж

…01-07…01-08

02, 03, 04 ….. КАФЕДРА…-01 Положение о кафедре. Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б

После замены новыми.Подлинник приложение к Решению УС (04-06)

…-02 Должностные инструкции сотрудников. Копии

ДМН ст. 77 а


…-03 Протоколы заседаний кафедры Постоянност. 463«Н»

…-04 Протоколы заседаний ГАК, ГЭК 75 лет ЭПК

Примерная номенклатура дел вуза 11-07

…-05 Приказы руководства университета по основной деятельности и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Копии

ДМН Подлинники в УД (01-08; 01-09)

…-06 Приказы о составе государственной экзаменационной комиссии и государственной аттестационной комиссии. Копии


…-07 Приказы о направлении студентов на практику. Копии


27

1 2 3 4 5…-08 Планы повышения квалификации

профессорско-преподавательского состава

5 летст. 719 а

…-09 Учебные планы на учебный год и графики учебного процесса, разработанные в ТГУ. Копии

ДМН ст. 711 б

Оригиналы в УМУ (02-10)

…-10 Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей

1 год ст. 476

…-11 Годовой отчет о работе кафедры Постоянност. 465 «Н»

…-12 Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов

5 лет ЭК

…-13 Отчеты студентов о практике 3 года ЭК…-14 Документы учебно-методического

комплекса специальности (УМКС) (рабочие программы дисциплин специальностей по учебному плану, учебные материалы по специальности)

ДМН ст. 711 б

…-15 Документы учебно-методического комплекса дисциплины (УМКД) (экзаменационные билеты и учебные материалы по дисциплинам: учебные пособия, методические рекомендации и т.д.)

ДМН ст. 712 б

…-16 Выпускные квалификационные работы. Отзывы на них.

5 лет ЭПКст. 510 «Н»ст. 23-32-

13 ПН

Работы, отмеченные первыми премиями – постоянно. Работы, выполненные на творческих кафедрах – 15 лет ЭПК.

…-17 Курсовые работы студентов 2 годаст. 509 «Н»

…-18 Переписка со структурными подразделениями университета по учебно-методическим и административно-хозяйственным вопросам


…-19 Журналы проведения противопожарного инструктажа


…-20 Журналы проведения и инструктажа 10 лет

28

1 2 3 4 5по охране труда с сотрудниками кафедры

ст. 626 б

…-21 Номенклатура дел кафедры ДЗНст. 200 а


…-22…-24

15. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ

29

1 2 3 4 515-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ по вопросам работы с персоналом. Копии

ДМН ст. 1 б

15-02. Положение об управлении по работе с персоналом. Копия

3 годаст.55 б, 56

б

После замены новыми.Подлинник в УД приложение к приказу (01-08)

15-03. Должностные инструкции сотрудников университета


15-04. Должностные инструкции сотрудников управления по работе с персоналом. Копии

ДМН ст. 77 а

Подлинники (15-04)

15-05. Организационная структура ТГУ и документы (приказы, схемы, таблицы) по ее изменению. Копии


15-06.Утвержденное штатное расписание ВУЗа и изменения к нему. Копии

ДМНПодлинник в УД приложения к приказам (01-08)

15-07. Коллективный договор Постоянност. 576

15-08. Протоколы заседаний комиссии по трудовым спорам (КТС)


15-09. Информация о штатной численности и распределении фонда заработной платы


15-10. Месячные отчеты по контингенту сотрудников

ДМНст.474

Для внутреннего пользования

15-11. Аналитические справки о состоянии фонда оплаты труда

5 лет ЭПК ст.595


15-12. Документы (заявления, докладные записки, протоколы) о разрешении трудовых споров


15-13. Документы (служебные записки, приказы) о проведении оптимизации структурных подразделений. Копии

ДМНст. 88

Подлинники приказов в УД (01-08)

15-14. Служебные записки структурных подразделений об изменении штатного расписания

3 годаст. 73

После утверждения

15-15. Переписка о ходе заключения коллективного договора

3 годаст. 578

15-16. Переписка о ходе выполнения условий коллективного договора

5 летст. 580

30

1 2 3 4 515-17. Журнал учета заявлений

поступающих на рассмотрение комиссии по трудовым спорам


15-18. Журнал регистрации уведомлений на принудительное исполнение решений КТС




15-20. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления по работе с персоналом


15-21.15-22.

15-01. Отдел управления персоналом15-01-01. Положение об отделе управления

персоналом. Копии3 года

ст.55 б, 56 бПосле замены новыми

15-01-02. Положение о персональных данных. Копия

ДМН Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08) - постоянно

15-01-03. Выписки из протоколов заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава

75 лет ЭПК

ст. 656 б

Подлинники в УС (04-06; 04-07).Хранятся в составе личных дел 75 лет.

15-01-04. Приказы ректора по личному составу сотрудников

75 лет ЭПК ст. 19 б

О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

15-01-05. Личные дела профессорско-преподавательского состава

Постоянно ст.640 «Н»

Не имеющих ученых степеней и званий или опубликованных научных работ хранятся 75

31

1 2 3 4 5лет ЭПК

15-01-06. Личные дела учебно-вспомогательного, административно-управленческого и административно-хозяйственного персонала

75 лет ЭПК

ст. 656 б

15-01-07. Личные карточки рабочих и служащих


15-01-08. Документы (заявления, списки трудов, копии документов об образовании) соискателей прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей

75 лет ЭПК

ст. 656 б

В составе личных дел (15-01-07/08)

15-01-09. Трудовые книжки преподавателей, рабочих и служащих ВУЗа

До востреб.ст. 664

Не востр. не менее 75 лет

15-01-10. Трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками


Находятся в личном деле (15-01-07/08)

15-01-11. Договоры гражданско-правового характера, заключаемые с физическими лицами (подряда)

75 летст. 657

15-01-12. Документы (характеристики, списки трудов, заключения) о представлении профессорско-преподавательского состава к присвоению ученых степеней и званий

75 лет ЭПК

ст. 735 б


15-01-13. Документы (характеристики, списки трудов) о представлении работников ВУЗа к правительственным наградам

75 лет ЭПК

ст. 735 б


15-01-14. Документы (служебные записки, юридические заключения, акты) о привлечении сотрудников к дисциплинарной ответственности

3 годаст. 694

15-01-15. Ежегодные списки сотрудников, у которых наступает пенсионный возраст и документы (справки, заявления) о назначении пенсий

5 летст. 685 к

По льготным пенсиям – 10 лет

15-01-16. Графики предоставления отпусков сотрудникам

1 год ст. 693

15-01-17. Документы (заявления, представления, докладные и служебные записки), не вошедшие в

5 летст. 665

32

1 2 3 4 5состав личных дел

15-01-18. Переписка с центром занятости по вопросам трудоустройства граждан

5 летст. 564

15-01-19. Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников


15-01-20. Книга учета выдачи трудовых книжек

75 лет ст. 695 в

15-01-21. Книга учета выдачи удостоверений личности сотрудникам

3 годаст. 780

15-01-22. Журнал регистрации представлений об объявлении конкурса на замещение вакантных должностей


15-01-23. Журнал регистрации приказов по личному составу сотрудников


15-01-24. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

75 лет ст. 695 б

15-01-25. Журнал учета выдачи справок о стаже и месте работы

5 летст. 695 д

15-01-26. Журнал регистрации больничных листов сотрудников

5 летст. 897

15-01-27. Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера (ГПХ)



15-01-28. Номенклатура дел отдела управления персоналом

ДЗНст. 200 а


15-01-29.15-01-30.

15-02. Отдел медицинской профилактики15-02-01. Приказы Министерства

здравоохранения и социального развития (нормативные документы,

ДМН ст. 1 б

33

1 2 3 4 5регулирующие работу медицинской службы). Копии

15-02-02. Предписания и акты Роспотребнадзора по результатам проверок отдела медицинской профилактики


15-02-03. Акты (заключительные) о проведенных медицинских осмотрах

3 годаст. 914

15-02-04. Положение об отделе медицинской профилактики. Копия

3 годаст. 55 б, 56 б


15-02-05. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии

ДМН ст. 77 а


15-02-06. Приказы руководства университета касающиеся работы отдела медицинской профилактики. Копии


15-02-07. Годовой план работы отдела медицинской профилактики

5 лет ст. 290

15-02-08. Ежемесячные и ежеквартальные отчеты контролирующим организациям

ДМНст. 474

По мере поступления запросов о предоставлении информации/отче-тов

15-02-09. Документы (акты, накладные, требования, отчеты) о приходе-расходе медикаментов. Копии

ДМН Подлинники в материальном отделе бухгалтерии (19-02-04)

15-02-10. Договоры с медицинскими учреждениями о проведении медицинских осмотров, обследований, иммунизации студентов и сотрудников и акты о выполнении работ к ним (Копии)

ДМН Подлинники договоров в юридическом отделе (22-14)Оригиналы актов в материальном отделе бухгалтерии

15-02-11. Хозяйственные договоры- с организациями о ремонте и

техобслуживании медицинской аппаратуры и холодильного оборудования (Копии);

- с аптекой на поставку лекарственных препаратов, инструментария и аппаратуры (Копии); и акты о выполнении работ к ним

ДМН Подлинники договоров в юридическом отделе (22-14)Оригиналы актов в материальном отделе бухгалтерии

34

1 2 3 4 5(Копии)

15-02-12. Сведения о флюорографии и прививках студентов и сотрудников (таблицы, снимки ФГ, справки Ф-086У)

3 годаст.489 б «Н»ст.646 б «Н»

После окончания учебного заведения или выбытия из него

15-02-13. Справки о состоянии здоровья посетителей бассейна

1 годст. 294 ПЗ

15-02-14. Списки и контингент сотрудников, работающих в неблагоприятных условиях труда подлежащих медосмотру.

Списки сотрудников декретированных групп подлежащих медосмотру.

Списки студентов подлежащих прохождению медосмотра перед практикой.

3 годаст. 353 ПЗ

15-02-15. Внутренняя переписка (служебные записки) по административно-хозяйственным вопросам. Копии


15-02-16. Переписка с медицинскими учреждениями и организациями по профильным вопросам деятельности. Копии


15-02-17. Журналы учета амбулаторного приема студентов / сотрудников

3 годаст. 286 «ПЗ»

15-02-18. Журнал учета инфекционных больных


15-02-19. Журнал учета проведенных медицинских процедур


15-02-20. Журналы учета и проведения иммунизации студентов / сотрудников


15-02-21. Журнал учета постановки электрокардиограмм

5 летст. 333 «ПЗ»

15-02-22. Журнал учета проведения перевязок 3 годаст. 110 «ПЗ»

15-02-23. Журнал учета отходов класса «Б» 3 годаст.535 «ПЗ»

15-02-24. Журнал учета прекурсоров 10 лет«С»

15-02-25. Журнал регистрации справок о нетрудоспособности студентов

3 года ст. 293 «ПЗ»

15-02-26. Журнал проведения осмотра на 1 год

35

1 2 3 4 5допуск студентов к участию в соревнованиях

ст. 294 «ПЗ»

15-02-27. Журнал проведения визуального осмотра на допуск посещения бассейна студентов и сотрудников

1 годст. 294 «ПЗ»

15-02-28. Журналы регистрации технического осмотра медицинской техники, технического осмотра холодильного оборудования


15-02-29. Журнал учета проведения осмотра студентов при заселении в общежитие

1 годст. 294 «ПЗ»

15-02-30. Журнал регистрации температурного режима и анализа качества воды в бассейне

3 года ст.467 «ПЗ»

15-02-31. Журнал проверки санитарного состояния бассейна

3 года ст.467 «ПЗ»

15-02-32. Журнал оказания экстренной помощи посетителям бассейна

3годаст. 68 «П»

15-02-33. Журнал амбулаторного приема сотрудников

5 летст. 286 «ПЗ»

15-02-34. Журнал регистрации документов о состоянии здоровья, наличии прививок, флюорографии


15-02-35. Журнал регистрации посетителей бассейна (по абонементам)

3 года ст. 259 а

15-02-36. Журнал регистрации травм, произошедших на уроках физической культуры и спортивных соревнованиях

3 годаст. 346, 347

«ПЗ»

15-02-37. Журнал оказания помощи при дежурствах на соревнованиях

3 годаст. 68 «П»

15-02-38. Журнал передачи смены дежурных в бассейне

1 годст. 892

15-02-39. Журналы проведения противопожарного инструктажа


15-02-40. Журналы проведения и инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела


15-02-41. Номенклатура дел отдела медицинской профилактики

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре

36

1 2 3 4 5дел

15-02-42.15-02-43.

16. ОТДЕЛ МЕЖДУНАРОДНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА16-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты Российской Федерации, регламентирующие пребывание иностранных граждан на территории РФ. Копии

ДМН ст. 27 б

16-02. Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность отдела (положения, порядки, решения Учёного совета). Копии

ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам и в УС как приложения к решениям УС (01-08; 04-06)

16-03. Положение об отделе международного сотрудничества. Копия


56 б

После замены новыми.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)


ДМН ст. 77 а


16-05. Приказы руководства университета, относящиеся к деятельности отдела. Копии


16-06. Годовой отчет о международной деятельности университета

5 летст. 475

При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно (01-17)

16-07. Сведения о численности иностранных граждан (таблицы)


Определенной формы нет.

16-08. Списки иностранных граждан – студентов ТГУ

5 лет ЭК

37

1 2 3 4 516-09. Программы пребывания

иностранных граждан5 лет ЭПК

ст. 487

16-10. Документы по оформлению европейского приложения к диплому (порядок, заявления, анкеты и др.)


Копии Европейского диплома хранятся в личном деле

16-11. Документы (база данных, информация о грантах, конкурсах, стипендиях) о грантообразующих фондах и программах, присылаемые для сведения. Копии

ДМН

16-12. Документы (приказы, сметы, нормы возмещения расходов работникам, копии отчетов о поездках) по оформлению зарубежных командировок. Копии

ДМН Подлинники: приказов в УД (01-08), смет в ЦЭР (30-12)Подлинник отчетов в первой спецчасти

16-13. Договоры, соглашения о сотрудничестве с зарубежными партнерами. Копии

ДМНст. 492

Подлинники в УД 01-20

16-14. Переписка с другими организациями по основной деятельности отдела

5 лет ст. 84ст. 689

16-15. Переписка с руководством университета по вопросам допуска иностранных граждан в ТГУ


16-16. Журнал учета выдачи европейского приложения к диплому

75 летст.492»Н»

16-17. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела




16-19. Номенклатура дел отдела международных программ

ДЗНст. 200 а


16-20.16-21.

38

1 2 3 4 5

17.УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ17-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки по вопросам, относящимся к компетенции управления

ДМНст. 27 б

17-02. Положение об управлении по работе со студентами. Копия

3 года Ст.55б,

56б


17-03. Должностные инструкции сотрудников управления по работе со студентами. Копии

ДМН ст. 77 а


17-04. Протоколы заседаний комиссии по переводу студентов на вакантные бюджетные места


17-05.17-06.

17-01. Отдел кадрово-учетной работы студентов

17-01-01.Лицензия и свидетельство о государственной аккредитации ТГУ. Копии


17-01-02. Положение об отделе кадрово-учетной работы студентов. Копии.

3 годаст.55 б, 56 б

Подлинники в УД как приложение к приказу (01-08)

17-01-03. Приказы руководства университета по основной деятельности относящиеся к работе отдела. Копии


17-01-04. Приказы ректора по личному составу студентов. Копии


17-01-05. Сведения «Ведомость движения по студентам», «Контингент

1 годст. 469 е

Для внутреннего

39

1 2 3 4 5студентов» (таблицы) пользования

17-01-06. Личные дела студентов 75 лет ЭПКст. 489 а «Н»

17-01-07. Дипломы высшего профессионального образования, не полученные выпускниками

До востреб.ст. 664

Но не менее 75 лет

17-01-08. Списки студентов, обучающихся на бюджетной основе

10 лет ЭК

17-01-09. Ведомости выдачи пенсионных страховых свидетельств студентам. Копии

ДМН В Пенсионном фонде

17-01-10. Переписка с организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела

5 летст. 84

17-01-11. Внутренняя переписка (служебные записки) по административно-хозяйственным вопросам


17-01-12. Книга регистрации выдачи дипломов

75 летст.492 «Н»

17-01-13. Журнал регистрации договоров со студентами о платном обучении

5 лет ст. 459 к

С даты последней записи. При условии проведения ревизии

17-01-14. Журнал регистрации выдачи справок об обучении студентов


17-01-15. Номенклатура дел отдела кадрово-учетной работы студентов

ДЗНст. 200 а


17-01-16.17-01-17.

17-02. Социальный отдел17-02-01. Законодательные и

распорядительные документы Министерства образования и науки РФ и локальные нормативные акты, касающиеся основной работы отдела. Копии

ДМН ст. 27 б

17-02-02. Положение о социальном отделе. Копия

3 годаст. 55 б, 56б


40

1 2 3 4 517-02-03. Должностные инструкции

сотрудников социального отдела. Копии

ДМН ст. 77 а


17-02-04. Протоколы заседаний комиссии по материальной поддержке студентов и аспирантов

5 лет ст. 18 з

17-02-05. Протоколы заседаний комиссии по назначению повышенных и именных стимулирующих стипендий

Постоянно Примерная номенклатура дел вуза 11-21-06

17-02-06. Протоколы заседаний рабочей комиссии по распределению квот путевок и отбору участников из числа студентов и аспирантов на летний оздоровительный отдых

3 годаст. 916

17-02-07. План проверок состояния дел по охране прав детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся и выпускников ТГУ, присланный для сведения. Копия

ДМН Подлинник в Департаменте по вопросам семьи, опеки и попечительства мэрии г.о.Тольятти

17-02-08. График работы комиссии по оказанию материальной поддержки студентам и аспирантам

3 годаст. 722

17-02-09. Квартальные отчеты о фактически произведенных выплатах ТГУ в рамках предоставления мер социальной поддержки студентам ВУЗов Самарской области по оплате проезда на автомобильном транспорте пригородного междугородного (внутриобластного сообщения) предоставляемые в Министерство образования и науки Самарской области. Копии

ДМН Подлинники в Минобрнауки Сам. обл.

17-02-10. Справки Департамента по вопросам семьи и демографического развития мэрии г.о.Тольятти по итогам проверок предоставления гарантий по социальной поддержке детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся в ТГУ


17-02-11. Информация (таблицы, сводки, справки) о работе социального отдела для годового отчета

5 лет ст. 475

Электронно.При отсутствии годовых,

41

1 2 3 4 5университета квартальных

отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)

17-02-12. Документы о назначении именных стипендий Президента РФ, Правительства РФ и др. (письма, приказы, положения, заявки на участие, характеристики и т.п.). Копии

ДМН ст. 92 б

Подлинники в организациях учредителях именных стипендий

17-02-13. Документы (письма, заявления, справки, копии приказов руководства ТГУ) о работе со студентами из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Копии


17-02-14. Заявления студентов и аспирантов на материальную помощь

5 лет ст. 415

17-02-15. Заявления на компенсацию проезда иногородним студентам

5 лет ст. 415

17-02-16. Журнал регистрации заявлений студентов и аспирантов на материальную помощь

5 летст. 258 е

Электронно(в формате xl)

17-02-17.

Журнал регистрации заявлений иногородних студентов на компенсацию транспортных расходов

5 лет ст. 258 е

17-02-18. Журналы инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела




17-02-20. Номенклатура дел социального отдела

ДЗНст. 200 а


17-02-21.

42

1 2 3 4 517-02-22.

17-03. Отдел приема абитуриентов17-03-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования, относящиеся к деятельности отдела, присланные для сведения. Копии

ДМНст. 1 б

17-03-02. Правила приема в ТГУ. Копия ДМН Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)

17-03-03. Положение о приемной комиссии. Копия.


56 б

Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)

17-03-04. Положение об отделе приема абитуриентов. Копия.


56 б

Подлинник в УД как приложение к приказам(01-08)

17-03-05. Должностные инструкции сотрудников отдела приема абитуриентов. Копии

ДМН ст. 77 а


17-03-06. Протоколы заседаний приемной комиссии (о зачислении абитуриентов)

5 летст. 483а «Н»

После окончания ВУЗа

17-03-07. Протоколы заседаний апелляционной комиссии. Копии


Подлинники в личных делах студентов

17-03-08. Протоколы экзаменационных комиссий о проведении вступительных испытаний (при поступлении в магистратуру). Копии


Подлинники в личных делах студентов

17-03-09. Приказы ректора о зачислении абитуриентов. Копии


17-03-10. Отчет приемной комиссии о приеме абитуриентов в университет. Копия

ДМН Подлинник в решениях УС (04-06)

17-03-11. Сведения по формам 2.1.1., 2.1.2, 2.3, 2.5., 2.6, 2.7 для годового статистический отчет по форме ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования»

5 летст.473

16-04 – Годовой статистический отчет по форме ВПО-1

17-03-12. Личные дела абитуриентов не принятых в университет

6 месяцевст. 491 «Н»

После изъятия личных документов

17-03-13. Личные документы (аттестаты, До Не менее 75 лет в архиве

43

1 2 3 4 5дипломы) абитуриентов, не поступивших в университет

востреб.ст. 664

17-03-14. Экзаменационные ведомости о сдаче вступительных экзаменов абитуриентов по дисциплинам

5 летст. 508 «Н»

17-03-15. Переписка по вопросам приема учащихся в университет

5 лет ст. 487 «Н»

17-03-16. Журнал регистрации абитуриентов, поступающих в университет

ДМН ЭК

Электронно. В АИСУ «Приемная комиссия»

17-03-17. Номенклатура дел отдела приема абитуриентов

ДЗНст. 200 а


17-03-18.17-03-19.

18. ЦЕНТР МОНИТОРИНГА И КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ18-01. Положение о центре мониторинга и

контроля качества образования. Копия

3 годаст.55 б,56б

После замены новыми.Подлинник в УД приложение к приказу (01-08)

18-02. Должностные инструкции сотрудников центра. Копии

ДМН ст. 77 а


18-03. Распоряжения директора центра по административным вопросам

5 летст. 19 в

18-04. Приказы руководства университета по основной деятельности и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Копии

ДМН

18-05. Расписание занятий 1 год ст. 728


18-06. Зачетные и экзаменационные ведомости

5 лет ст. 508 «Н»

18-07. Тесты ДЗН ст. 701 б

Электронно на Образовательном портале ТГУ http://edu.tltsu.ru/

18-08. Договоры с организациями об оказании услуг для работы центра.

ДМН Подлинники в юридическом отделе (22-14)

44

1 2 3 4 5Копии

18-09. Заявки на проведение тестирования и на формирование и включение теста на образовательном портале

5 лет ЭК

18-10. Переписка со структурными подразделениями университета и сторонними организациями по профильным вопросам деятельности центра

5 лет ст. 84

18-11. Ведомости выдачи свидетельств о прохождении школьниками курса «Блок функциональной грамотности»


18-12. Журнал регистрации распоряжений директор центра по административным вопросам


18-13. Журнал регистрации входящих и исходящих служебных записок



18-14. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками центра

10 летст. 626 б.



18-16.

Номенклатура дел центра мониторинга и контроля качества образования

ДЗНст. 200 а


18-17.18-18.

45

1 2 3 4 5

19. БУХГАЛТЕРИЯ19-01. Нормативные документы

Министерства финансов и Министерства образования и науки (положения, правила инструкции, методические указания и рекомендации) по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии

ДМН ст. 1 б

19-02. Положение о бухгалтерии. Копия 3 годаст.55 б,56б


19-03. Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Копии

ДМН ст. 77 а


19-04. Годовой бухгалтерский отчет ВУЗа с приложением к нему


19-05. Паспорта транспортных средств До списания транспорт

ных средствст. 836

19-06. Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о

5 летст. 402

При условии завершения проверки (ревизии)

46

1 2 3 4 5проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.)

19-07. Переписка с отделением Федерального казначейства и Министерством образования и науки РФ по вопросам финансовой деятельности вуза


19-08. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения




19-10. Номенклатура дел бухгалтерии. ДЗНст. 200 а


19-11.19-12.

19-01. Расчетный отдел

19-01-01. Приказы ректора по личному составу сотрудников. Копии

ДМН Подлинники в ОУП

19-01-02. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии


19-01-03. Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное страхование (медицинское, пенсионное, социальное) (таблицы)

5 летст. 395

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

19-01-04. Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле над их распределением.

5 летст. 364

19-01-05. Налоговая карточка учета совокупного годового дохода физических лиц и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ)

5 лет ст. 394

Электронно.При условии проведении проверки

19-01-06. Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера).

5 лет ст. 361

При условии проведения проверки

47

1 2 3 4 519-01-07. Лицевые счета работников по

заработной плате75 лет ЭПК

ст. 41319-01-08. Ведомости начисления почасовой

оплаты труда преподавателям и работникам

5 лет ст. 726прим.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

19-01-09. Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий по листкам нетрудоспособности, по государственному социальному страхованию

5 летст. 904

19-01-10. Исполнительные листы работников ДМНст. 416

Не менее 5 лет

19-01-11. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения




19-01-13.19-01-14.

19-02. Материальный отдел

19-02-01. Квартальный статистический отчет по планируемому и фактическому потреблению коммунальных услуг (1-КФО). Копия

ДМН Для Минобрнауки РФ

19-02-02. Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах, перерасчетах с контрагентами

5 летст. 366

После проведения взаиморасчета

19-02-03. Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссий, описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества и товарно-материальных ценностей

5 летст. 427

примечание

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 лет.При условии завершения проверки (ревизии).

19-02-04. Документы (накладные на внутреннее перемещение и акты на

5 летст. 362

48

1 2 3 4 5списание) о перемещении и выбытии основных средств, товарно-материальных ценностей и движимого имущества

19-02-05. Договоры, заключенные с сотрудниками университета о материальной ответственности

5 летст. 457

После увольнения материально ответственного лица

19-02-06. Журнал регистрации договоров с сотрудниками о материальной ответственности







19-02-09.19-02-10.19-02-11.

19-03. Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности19-03-01. Первичные бухгалтерские

документы (кассовые, банковские, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списания имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

5 лет ст. 362

При условии проведения проверки (ревизии)

19-03-02. Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о дополнительных образовательных услугах, о финансировании культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной работы со студентами


19-03-03. Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки,

5 летст. 402

При условии завершения проверки

49

1 2 3 4 5докладные записки) о проверке кассы

19-03-04. Документы (вспомогательные и контрольные книги, журналы, карточки, кассовые книги, оборотные ведомости) о финансовой деятельности ВУЗа

5 летст. 361,

362


19-03-05. Платежные ведомости на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и др. выплат

5 летст. 412

При условии завершения проверки





19-03-08.19-03-09.

20. НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА20-01. Положение о Научной библиотеке.

Копия3 года

ст.55 б,56бПодлинник в УД как приложение к приказу (01-08)

20-02.Правила пользования библиотекой. Копия.

ДМН Подлинник в УД приложение к приказу (01-08)

20-03. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии.


20-04. Сведения (таблицы) по основным показателям деятельности научной библиотеки

5 лет ст. 475

20-05. Должностные инструкции сотрудников. Копия

ДМН ст. 77 а


20-06. Протоколы заседаний методического совета при директоре

5 летст.18 з

50

1 2 3 4 5Научной библиотеки

20-07. Документы (списки, копии договоров поставки, отчеты) по оформлению годовой подписки на литературу

1 годст. 529

После получения подписной литературы

20-08. Акты и списки на передачу книг другим организациям

3 годаЭК

20-09. Акты списания книг 10 летст. 531

После проверки библиотечного фонда

20-10. Заявки на комплектование фонда библиотеки


20-11. Каталоги книг (систематические, алфавитные)

Доликвидаци

и библиотеки ст. 532

20-12. Книги суммарного учета библиотечного фонда

Доликвидаци

и библиотек

и ст. 5320-13. Книга инвентарного учета

библиотечного фонда5 лет

ст. 459 лЭлектронно.При условии проведеия проверки (ревизии)

20-14. Карточки формуляров читателей 1 годст. 746 «Н»

20-15.Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками


20-16.Журналы проведения противопожарного инструктажа


20-17. Номенклатура дел научной библиотеки

ДЗН ст. 200 а


20-18.20-19.

51

1 2 3 4 5

21. МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ21-01. Нормативно-правовые документы

(Законы РФ, инструкции, положения и т. д.), регламентирующие работу мобилизационного отдела. Копии

ДМНст. 27 б

21-02. Устав ТГУ. Копия ДМН Подлинник в УД (01-02)

21-03. Методические рекомендации по служебному делопроизводству по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации (разработаны отделом военного комиссариата по г.Тольятти Самарской обл.). Копия


После замены новыми.

21-04. Положение о мобилизационном отделе. Копия


56 б

Подлинник в УД как приложение к приказу (01-

52

1 2 3 4 508)

21-05. Должностные инструкции сотрудников мобилизационного отдела. Копии

ДМН ст. 77 а


21-06. Приказы и распоряжения руководства университета по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Копии


21-07. Приказы ректора по личному составу студентов, аспирантов и сотрудников. Копии

ДМН Подлинники приказов по сотрудникам в ОУП, - по студентам и аспирантам в УД (01-15)

21-08. Планы работы по ведению воинского учета и бронирования граждан

5 лет ст. 691

21-09. График сверки личных карточек формы Т-2 с военными билетами граждан пребывающих в запасе (ГПЗ)

1 год ЭК

21-10. Картотека личных карточек формы № Т-2 на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу

3 годаст. 695 е

После увольнения

21-11. Переписка по вопросам деятельности отдела. Копии

5 лет ст. 84

21-12. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 лет ст. 692

21-13. Книга учета передачи бланков специального учета, военных билетов и личных карточек студентов ТГУ

3 годаст. 259 г

21-14. Журнал учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву, заявивших об изменениях состояния здоровья


21-15. Журнал учета листков сообщений и корешков к ним об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете


21-16. Журнал регистрации выдачи справок формы «Приложение-2» об отсрочке от призыва студентов на


53

1 2 3 4 5военную службу

21-17. Журнал учета лиц, имеющих право на льготы


21-18. Журналы проведения инструктажа по технике безопасности с сотрудниками отдела




21-20. Номенклатура дел мобилизационного отдела

ДЗНст. 200 а


21-21.21-22.

22. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ22-01. Положение о юридическом отделе.

Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б


22-02. Проекты Устава, иных локальных нормативных актов, документы по их разработке


22-03. Должностные инструкции сотрудников юридического отдела. Копии

ДМН ст. 77 а


22-04. Документы (исковые заявления, отзывы, акты, копии решений суда и т.п.), предоставляемые в судебные организации. Копии


После вынесения решения

54

1 2 3 4 522-05. Заключения по служебным

проверкам5 лет ЭПКст. 173 б

Электронно.Внутренние.

22-06. Документы (акты, решения, заявления, заключения) об административных правонарушениях


22-07. Претензионные дела (претензии, ответы на претензии, обоснования претензий и т.п.)

5 лет ст. 189

После вынесения решения

22-08. Доверенности на совершение различных действий от имени ТГУ


22-09. Заключения о соблюдении действующего законодательства по вопросам деятельности университета


22-10. Заключения на проекты локальных нормативных актов


22-11. Обращения граждан (заявления, жалобы и т.д.), документы по их рассмотрению (переписка и т.п.) о серьезных нарушениях, злоупотреблениях.


22-12. Договоры и государственные контракты о поставках, услугах, работах с другими организациями


По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам постоянно

22-13. Договоры на оказание юридических услуг

5 лет ЭПКст.191

После истечения срока действия

22-14. Переписка с Министерством образования и науки РФ. Копии

ДМН

22-15. Журнал регистрации договоров 5 летст. 459 г

Электронно. В АИСУ «Документооборот».После окончания срока действия договора

22-16. Журнал учета выданных доверенностей

5 летст. 459 т

При условии проведении проверки


10 летст. 626 б.

55

1 2 3 4 522-18. Журналы проведения

противопожарного инструктажа3 года ст. 870

22-19. Номенклатура дел юридического отдела.

ДЗНст. 200 а


22-20.22-21.

23. ЦЕНТР НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ23-01. Положение о центре новых

информационных технологий (ЦНИТ). Копия


56б


23-02. Должностные инструкции сотрудников ЦНИТ. Копии

ДМН ст. 77 а


23-03. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками центра


23-04. Журналы проведения 3 года

56

1 2 3 4 5противопожарного инструктажа ст. 870

23-05.

Номенклатура дел Центра новых информационных технологий

ДЗНст. 200 а


23-06.23-07.

23-01. Отдел разработки информационных систем23-01-01. Протоколы оперативных совещаний

разработчиков АИСУ ТГУ5 лет

ст. 18 зЭлектронно в Redmine

23-01-02. Приказы руководства ТГУ по семестровому планированию и проведению курсов на портале. Копии

ДМН Электронно в АИСУ «Документооборот»Подлинники в УД (01-08)

23-01-03. «Информатизация и автоматизация» проект Программы развития ТГУ, разработанный сотрудниками ЦНИТ. Копия

ДМН Электронно.Программа развития ТГУ утверждается решением УС (04-06) и хранится постоянно (ст. 210)

23-01-04. Реестры тикетов (таблицы) АИСУ и модулей портала

ДЗНЭК

Электронно

23-01-05. Макеты интерфейса АИСУ и модулей портала

ДЗНЭК


23-01-06.23-01-07.

23-02. Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов23-02-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы отдела в области качества. Копии

ДМНст. 1 б

Электронно на сайте ЦНИТ

23-02-02. Государственные и международные стандарты по качеству. Копии


После замены новыми

23-02-03. Приказы ректора, решения Ученого совета, относящиеся к деятельности отдела. Копии

ДМН Подлинники: приказов - в УД (01-08)Решений - в УС (04-06)

57

1 2 3 4 523-02-04. Годовые планы работы отдела в

области качества5 лет

ст. 290При отсутствии годовых планов работы организации - Постоянно

23-02-05. Планы работы отдела (месячные, недельные)

ДМНст. 288

Электронно в Redmine

23-02-06. План-карты выпуска релизов АИСУ ДМНст. 288


23-02-07. Тест-планы по тестированию АИСУ ДМНЭК


23-02-08. Годовые отчёты о работе отдела в области качества

5 летст. 475

При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)

23-02-09. Отчеты о работе отдела (месячные, недельные)

ДМНст. 474


23-02-10. Сведения (таблицы, диаграммы) о проведении мониторинга процессов ВУЗа. Копии

ДМН Электронно

23-02-11. Отчеты /Заключения/ Акты об итогах проведения внешнего аудита по качеству


23-02-12. Технические задания и проекты создания автоматизированы информационных систем управления (АИСУ) ТГУ. Копии

ДМН Подлинники в отделе разработки информационных систем

23-02-13. Документы (распоряжения, программа аудита, план аудита, чек- листы) о проведении внутреннего аудита по качеству


23-02-14. Документы об обучении персонала (распоряжения, график обучения, регистрационные листы, анкеты, списки) в области качества


23-02-15. Акты о несоответствии и отчеты по итогам проведения внутреннего/внешнего аудита по качеству

5 летст. 402


23-02-16. Документы (акты, отчеты) о внедрении в эксплуатацию АИСУ


58

1 2 3 4 523-02-17. Переписка с организациями по

оперативным вопросам деятельности

5 лет ст.84


23-02-18. Переписка с пользователями о работе АИСУ



23-02-19.23-02-20.

23-03. Технический отдел

23-03-01. Порядок действий сотрудников ТО ЦНИТ при выполнении профилактических работ в ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в Уд как приложение к приказу (01-08)

23-03-02. Порядок проведения инвентаризации компьютерной и оргтехники в ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в Уд как приложение к приказу (01-08)

23-03-03. Планы (месячные, недельные) работы отдела

ДМН ст. 288


23-03-04. Инструкция по установке и настройке требованиям антивирусной безопасности ПО «Касперский»

3 годаст.219б


23-03-05. Отчеты (месячные, недельные) о работе отдела

ДМН ст. 474


23-03-06.23-03-07.

23-04. Отдел сетевого и системного администрирования

23-04-01. Планы (недельные, месячные) работ отдела

ДМНст. 288


23-04-02. Отчеты (недельные, месячные) о работе отдела

ДМН ст. 474


23-04-03. Документы (копии протоколов испытаний, предложения, расчеты) о внедрении новой технологии, разработанной в ТГУ

5 лет ЭПКст. 1259 «Т»


23-04-04. Техническая документация на сетевое оборудование


Электронно в формате pdf.После замены новыми

23-04-05. Документы необходимые для сервисного обслуживания сетевого оборудования (сопроводительные письма, реестр и инструкции)


59

1 2 3 4 523-04-06. Отчеты фирм о проведении ремонта

и тестировании оборудования5 лет

ст. 21723-04-07. Журнал мониторинга сетевого

оборудования 5 лет

ст. 230Электронно

23-04-08. Переписка с организациями по основной (профильной) деятельности отдела

5 лет ст. 35


23-04-09.23-04-10.

24. УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ24-01 Положение об управлении по

воспитательной и социальной работе. Копии


56 б


24-02 Должностные инструкции сотрудников управления по

ДМН ст. 77 а


60

1 2 3 4 5воспитательной и социальной работе. Копии

24-03 Годовые планы внеучебной работы институтов

5 лет ст.285 б

Внутренние

24-04 Годовой (за учебный год) план воспитательной, внеучебной и социальной работе университета


Внутренний

24-05 Годовые отчеты институтов по внеучебной деятельности

5 лет ст.475

Внутренние

24-06 Годовой (за учебный год) отчет о проделанной воспитательной, внеучебной и социальной работе университета


Внутренний

24-07 Аналитические справки о проведении университетских мероприятий студенческих организаций



24-08 График заседаний органов студенческого самоуправления

5 летст. 290

24-09 Документы о мероприятиях, проводимых в ВУЗе (приказы, распоряжения, сметы и пр.). Копии

ДМН Подлинники:приказов и распоряжений в УД (01-08); смет в ЦЭР (30-12)

24-10 Документы о работе творческих коллективов: клубов, студий, секций (положения, списки участников, расписание занятий и пр.). Копии

ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам (01-08)

24-11 Фото, видео-, аудио- материалы по мероприятиям, проводимым в ВУЗе

5 лет ЭПКст. 90 а


24-12 Протоколы заседаний студенческого собрания университета по выборам председателя студенческого парламента и документы к ним (бюллетени, явочные листы, протоколы счетных комиссий)


24-13 Протоколы заседаний студенческого парламента и документы к ним (Решения, доклады и др.)


За учебный год

24-14 Документы о работе студенческих организаций ТГУ (копии положений, копии приказов о проведении мероприятий, списки

ДМН Подлинники приказов и положений в УД как приложения к приказам (01-

61

1 2 3 4 5участников) 08)

24-15 Договоры с учреждениями, организациями о сотрудничестве, об оказании услуг и работ. Копии


Переписка с организациями по основной (профильной) деятельности управления. Копии

ДМН

24-16 Переписка со структурными подразделениями по вопросам основной деятельности управления. Копии

ДМН

24-17 Инвентаризационные описи материальных ценностей

5 летст. 361 л


24-18 Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления


24-19 Журналы проведения противопожарного инструктажа


24-20 Номенклатура дел управления по воспитательной и социальной работе

ДЗНст. 200 а


24-2124-22

25. ФИЗКУЛЬТУРНО-ОЗДОРОВИТЕЛЬНЫЙ КОМПЛЕКС25-01. Распорядительная и

эксплуатационно-техническая 3 года

ст. 219 бПосле замены новыми

62

1 2 3 4 5документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу. Копии

25-02. Положение о физкультурно-оздоровительном комплексе (ФОК). Копия


56 б


25-03. Должностные инструкции сотрудников ФОК. Копии

ДМН ст. 77 а


25-04. Приказы и распоряжения руководства ТГУ, регламентирующие деятельность физкультурно-оздоровительного комплекса. Копии


25-05. Отчеты о работе ФОК (недельные и месячные)

ДМН ст. 474

25-06. Расписание проведения спортивных занятий во внеурочное время в залах физкультурно-оздоровительного комплекса.

1 год ст. 728

25-07. Документы (заявки, наряды, таблицы, накладные) о материальных запасах физкультурно-оздоровительного комплекса.

5 летст. 753,

754

25-08. Договоры об оказании услуг и сотрудничестве. Копии


25-09. Акты выполненных работ к договорам об оказании услуг


Подлинники


10 летст. 626 б.



25-12. Номенклатура дел физкультурно-оздоровительного комплекса

ДЗНст. 200 а


25-13.25-14.

63

1 2 3 4 526. ДОМ УЧЁНЫХ

26-01. Положение о Доме учёных. Копия 3 годаст. 55 б, 56

б


26-02. Должностные инструкции сотрудников Дома учёных. Копии

ДМН ст. 77 а


26-03. Документы о деятельности Дома ученых (образцы полиграфической продукции, сценарии, тексты выступлений, презентационная документация), о проведении мероприятий.

5 лет ЭПКст. 538,

541

26-04. Документы (договоры, акты приема выполненных работ, счета) о финансовых расходах. Копии

ДМН Подлинники договоров в юридическом отделе (22-14); актов и счетов в бухгалтерии

26-05. CD –диски с фото/видеозаписями. Альбомы с фотографиями о проведении мероприятий

5 лет ЭПКст. 536,

963



26-07.Журналы проведения противопожарного инструктажа


26-08.

Номенклатура дел Дома ученых ДЗН ст. 200 а


26-09.26-10.

64

1 2 3 4 527. МУЗЕЙ

27-01. Положение о музее. Копия 3 годаст. 55 б, 56

б


27-02. Годовой план работы музея 5 лет ст. 290

27-03. Годовой отчёт о работе музея 5 лет ст. 475

27-04. Должностные инструкции сотрудников музея. Копии

ДМН ст. 77 а


27-05. Информационные справки об истории ТГУ

Постоянно ст. 95

Хранятся в музее

27-06. Акты приёма-выдачи экспонатов на постоянное и временное хранение


«Н»


27-07. Книга учёта поступлений экспонатов основного фонда (КП)


«Н»


27-08. Книга учёта экспонатов научно-вспомогательного фонда (НВ)


«Н»


27-09. Информация о количестве посетителей музея

3 годаст. 259 а

27-10. Книга учёта актов приёмаи выдачи экспонатов музея

Постоянно ст. 459 е


27-11.Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками музея


27-12.Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками музея


27-13. Номенклатура дел музея ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

27-14.27-15.

65

1 2 3 4 528. УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ

28-01. Нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы управления. Копии

ДМН ст. 1 б


28-02. Положение об управлении инновационного развития. Копии


56 б



ДМН ст. 77 а




28-05. Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками управления


28-06. Номенклатура дел управления инновационного развития

ДЗНст. 200 а


28-07.28-08.

28-01. Отдел координации проектов28-01-01. Приказы об организации в ТГУ

конференций. Копии ДМН Подлинники

в УД (01-08)

28-01-02. Отчеты научных руководителей о проведенных в ТГУ конференциях


28-01-03. Документы для составления отчетов (таблицы, сводки, отчеты руководителей оргкомитетов и кафедр о проведенных в ТГУ конференциях, мероприятий по НИРС)

5 лет ст. 473

28-01-04. Перечень монографий, изданных сотрудниками ТГУ. Титульные листы монографий. Копии

5 лет ст. 525

28-01-05. Списки участников конкурсов на выполнение НИОКР

1 годст. 785


28-01-06. Приказы об организации студенческих научных мероприятий (конференций, семинаров, форумов,


66

1 2 3 4 5выставок и т.д.). Копии

28-01-07. Документы (дипломы, патенты, публикации), подтверждающие участие студентов в НИРС. Копии

ДМН Подлинники находятся у студентов

28-01-08. Письма-приглашения к участию в выставках, семинарах, конференциях, форумах, конкурсах, заседаниях, сборниках статей, присланные для сведения

ДМНст. 90 б

28-01-09.28-01-10.

28-02. Отдел взаимодействия с малыми инновационными предприятиями28-02-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты по вопросам защиты интеллектуальной собственности

ДМНст. 27 б

28-02-02. Локальные нормативные акты (приказы руководства, решения УС и НТС, положения и т.д.) по вопросам ведения. Копии


28-02-03. Положение об отделе интеллектуальной собственности и малых инновационных предприятий. Копия


56 б

28-02-04. Учредительные документы (уставы, учредительные договоры, протоколы собраний учредителей) малых инновационных предприятий, созданных с участием ТГУ. Копии

ДМН Подлинники в МИПах

28-02-05. Патенты на объекты интеллектуальной собственности и авторские заявки на них

Постоянно ст. 584, 586, 590

«Т»28-02-06. Лицензионные договоры с МИПами.

Копии ДМН Подлинники

в юридическом отделе (22-14)

28-02-07. Журнал регистрации и учета заявок на объекты интеллектуальной собственности

ДМН ст. 604, 605 «Т»

28-02-08. Журнал регистрации полученных патентов

ДМН ст. 604, 605 «Т»

28-02-09.28-02-10.28-02-11.

67

1 2 3 4 5

29. УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ РЕКЛАМНО-ИМИДЖЕВЫХ ПРОЕКТОВ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

29-01. Законодательные и нормативно-правовые акты РФ, относящиеся в работе управления. Копии

ДМНст. 27 б

29-02. Положение об Управлении корпоративных и рекламно-имиджевых и средствами массовой информации. Копия


56 б


29-03. Должностные инструкции сотрудников УКРИПиСМИ. Копии

ДМН ст. 77 а


29-04. Медиа-план по освещению деятельности ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)

29-05. Переписка с другими организациями по основным вопросам деятельности управления.


29-06. Переписка с подразделениями отделами ТГУ по организационным вопросам деятельности

5 лет ст. 84

29-07. Документы (договоры, накладные, акты приема-передачи и др.) об учете материальных ценностей. Копии

ДМН Подлинники: договоров в юр.отделе (22-12)накладных и актов в бухгалтерии (19-02-02)

29-08. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками

10 летст. 626 б.



29-10. Номенклатура дел УКРИПиСМИ ДЗНст. 200 а


29-11.29-12.

29-01. Отдел корпоративных СМИ29-01-01. Положение об отделе

корпоративных СМИ. Копия3 года

ст. 55 б, Подлинник в УД как приложение к приказу (01-

68

1 2 3 4 556 б 08)

29-01-02. Макеты разметки номеров газеты «Тольяттинский университет» и «Speech’ka» за год

ДМН ЭК

29-01-03. Сведения о выполнении плана разработок дизайн-макетов имиджевой полиграфической продукции (таблицы)


29-01-04. Подшивка газеты «Тольяттинский университет» и «Speech’ka» за год

ДМНЭК

29-01-05. Переписка со структурными подразделениями по вопросам информационной поддержки деятельности ТГУ

5 лет ст. 512

29-01-06. Номенклатура отдела корпоративных СМИ

ДЗНст. 200 а


29-01-07.29-01-08.

29-02. Издательство ТГУ29-02-01. Положение об издательстве ТГУ.

Копия3 года

ст. 55 б, 56 б


29-02-02. Годовой отчет о выполнении издательского плана

5 лет ст. 475

Внутренний - для годового отчета ТГУ (01-17)

29-02-03. Отчеты в Российскую книжную палату о присвоении ISBN (международный стандартный номер книги)

ДМНст. 474


29-02-04. Авторские и наборные с авторской правкой рукописи опубликованных научных работ и учебных пособий. Дела по изданию рукописей научных трудов (аннотаций, рецензий, переписка и др.)

5 лет ЭПК ст. 708, 711 «Н»

На рукописи, отражающие творческий процесс работы автора над рукописью и содержание рецензий известных лиц, выдающихся ученых - постоянно

29-02-05. Заказ – наряды на изготовление полиграфической продукции

3 годаст. 552

69

1 2 3 4 529-02-06. Накладные требования, товарные

накладные, счета-фактуры. КопииДМН Подлинники

в мат. Отделе бухгалтерии

29-02-07. Расчет стоимости учебно-методических пособий издаваемых в издательстве ТГУ. Копия

5 лет ст. 298


29-02-08. Реестры заказ-нарядов переданных в материальный отдел бухгалтерии для расчета стоимости издательских услуг

ДМН

29-02-09. Реестры учебной литературы, переданной в библиотеку

1 год ЭК После замены новыми

29-02-10. Заключения научно-методического совета на рукописи, рекомендованные к изданию


29-02-11. Служебные записки о проведении взаимных расчетов со структурными подразделениями. Копии

ДМН

29-02-12. Журнал выдачи заказов изготовленной полиграфической продукции

3 годаст. 552

29-02-13. Журналы проведения инструктажа по охране труда




29-02-15. Номенклатура издательства ТГУ ДЗНст. 200 а


29-02-16.29-02-17.

70

1 2 3 4 5

30. ЦЕНТР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ30-01. Законодательные и иные

нормативно-правовые акты, распоряжения органов власти РФ и субъектов РФ, Министерства образования и науки, регламентирующие деятельность ЦЭР

ДМНст. 27 б

30-02. Распоряжения директора ЦЭР по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 19 в

30-03. Положение о центре экономического развития. Копия

3 годаст. 55 б, 56

б


30-04. Должностные инструкции сотрудников ЦЭР. Копии

ДМН ст. 77 а


30-05. Приказы и распоряжения руководства университета по вопросам планово-финансовой работы. Копии.


30-06. Годовой план финансово-хозяйственной деятельности университета



30-07. Соглашения с Министерством образования и науки РФ о порядке и условиях предоставления субсидий


30-08. Документы (сводки, расчеты, таблицы) по формированию бюджета университета на год

5 летст. 315,

319

30-09. Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала

1 годст. 327 г

Ежемесячно

71

1 2 3 4 5

30-10. Документы (таблицы, анализ, расчеты) по составлению отчета об исполнении годового бюджета

5 летст. 473

30-11. Сметы административно-хозяйственных расходов на год


30-12. Месячный статистический отчет по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»

1 годст. 467 дприм.

При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - постоянно

30-13. Годовые статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности (Копии):

по форме 1-ТР «Сведения об автотранспорте и протяженности ведомственных и частных автодорог»

по форме 1-Услуги «Об объемах платных услуг населению»

по форме 1-Натура «Сведения о производстве и отгрузке продукции»

по форме 3-Информ «Сведения об использовании информационных и коммуникационных технологий и производстве вычислительной техники, программного обеспечения и оказания услуг в этих сферах»

по форме П-2 «Сведения об инвестициях»

по форме П-1 «Сведения о производстве товаров и услуг»

по форме 11 (краткая) «Сведения о наличии движения основных фондов некоммерческих организаций»

по форме П-2 (Инвест) «Сведения об инвестиционной деятельности»


30-14. Квартальные статистические отчеты по основным направления и видам


72

1 2 3 4 5деятельности:

по форме 22-ЖКХ «Сведения о работе жилищно-коммунальных организаций в условиях реформы»


30-15. Месячные отчеты по основным направления и видам деятельности:


по форме П-1 «Сведения о производстве товаров и услуг»

1 годст. 467 д

30-16. Ежегодная справка о средней заработной плате основного персонала. Копия

ДМН Подлинник в Минобрнауки РФ

30-17. Аналитические записки о состоянии ФОТ по статьям, источникам финансирования, структурным подразделениям



30-18. Калькуляции стоимости услуг, оказываемых студентам, сотрудникам и гражданам

5 лет ст. 301,

303

30-19. Переписка с Минобрнауки РФ по плановым, финансовым вопросам. Копии

ДМН

30-20. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками ЦЭР




30-22. Номенклатура дел центра экономического развития

ДЗН ст. 200 а


30-23.

73

1 2 3 4 530-24.

31. ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА31-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты органов власти РФ, Министерства образования и науки по вопросам гражданской обороны. Копии

ДМН ст. 27 б


31-02. Положение о штабе гражданской обороны ТГУ. Копия


56 б

Подлинник в УД (01-08)

31-03. Положение о комиссии по чрезвычайным ситуациям, разработанное в ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в УД (01-08)

31-04. Положение об эвакуационной комиссии, разработанное в ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в УД (01-08)

31-05. Должностная инструкция главного специалиста, уполномоченного на решение задач в области ГО. Копия

ДМН ст. 77 а


31-06. Протоколы заседаний комиссии по чрезвычайным ситуациям


31-07. Приказы ректора о работе штаба гражданской обороны. Копии


31-08. План действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера с приложениями


31-09. План основных мероприятий по вопросам гражданской обороны


31-10. Планы учений и тренировок по эвакуации. Копии


Подлинник в Центре гражданской

74

1 2 3 4 5защиты г.Тольятти

31-11. Акты о проведении тренировочных учений по эвакуации


31-12. Учебно-методическое пособие по гражданской обороне

ДМН ст. 712 б

31-13. Документы (планы, отчеты, доклады записки, акты, справки, переписка) об организации работы по ГО и ЧС в ВУЗе


31-14. Номенклатура дел по гражданской обороне

ДЗНст. 200 а


31-15.31-16.

32. ОТДЕЛ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВЕННЫМ КОМПЛЕКСОМ32-01. Распорядительные, инструктивные и

нормативно-методические документы Министерства образования и науки, регламентирующие работу отдела. Копии

ДМНст. 27 б

32-02. Документы (решения и распоряжения органов исполнительной власти, акты в соответствии с ФЗ-122 от 21.07.1997) устанавливающие право оперативного управления на недвижимое имущество и право постоянного (бессрочного) пользования на земельные участки. Копии

ДМНст. 124

Подлинники в органах исполнительной власти

32-03. Свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, о праве оперативного управления на недвижимое имущество


32-04. Положение об отделе по управлению имущественным комплексом. Копия

3 годаст. 55 б, 56

б



ДМН ст. 77 а


32-06. Протоколы заседаний координационной комиссии по рассмотрению вопросов


Ежеквартально

75

1 2 3 4 5использования и распоряжения федеральным имуществом, закрепленным за ТГУ

32-07. Протоколы заседаний и акты проверок координационной комиссии по контролю соблюдения требований законодательства РФ по вопросам использования и распоряжения имуществом, закрепленным за ТГУ, и эффективности его использования

Постоянност. 18 в

32-08. Протоколы заседаний комиссии по списанию особо ценного движимого и недвижимого имущества

Постоянност. 18 в

32-09. Протоколы заседаний комиссии по рассмотрению вопросов о включении граждан в список граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительного кооператива (по 161-ФЗ)


32-10. Протоколы заседаний постояннодействующей комиссии по принятию решений о закреплении помещений ТГУ и контролю за их использованием по назначению


32-11. Протоколы заседаний жилищно-бытовой комиссии и документы к ним (заявления, списки, справки) о заселении студентов в общежития

5 летст. 18 з

При сложной структуре в организации (структура в структуре) – 5 лет ЭПК

32-12. Паспорт жилищного фонда (полугодовой)

5 летст. 802прим.

После ликвидации зданий, сооружений

32-13. Карты учета федерального имущества, находящегося у ТГУ


Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами РФ. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения

76

1 2 3 4 5реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения.

32-14. Документы (схемы/планы границ земельных участков, межевые планы) по оформлению земельных участков в собственность


32-15. Документы (договоры, письма-разрешения Минобрнауки РФ и Росимущества) о приватизации жилых помещений


Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

32-16. Копии судебных документов (акты, иски, отзывы, возражения, ходатайства, заявления и т.п.) и техническая документация по перепланировкам жилых помещений

5 летст. 189

После вынесения решения.Подлинники в суде.Подлинники технической документации - у собственников жилых помещений

32-17. Технические паспорта на объекты недвижимости. Копии


После ликвидации объекта недвижимости

32-18. Договоры об аренде помещений с другими организациями


32-19. Договоры найма жилых помещений 5 лет ЭПКст. 932


32-20. Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним


32-21. Реестр регистрации договоров найма жилых помещений


Электронно.После истечения срока действия договора

32-22. Реестр регистрации договоров на приватизацию жилья



10 летст. 626 б.



32-25. Номенклатура дел отдела по ДЗН Не ранее 3 лет

77

1 2 3 4 5управлению имущественным комплексом

ст. 200 а после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номен-туре дел

32-26.32-27.

33. УПРАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

33-01. Нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ по профильным вопросам деятельности управления. Копии

ДМН ст. 27 б

33-02. Положение об управлении дополнительного профессионального образования (УДПО). Копия


56 б


33-03. Должностные инструкции сотрудников УДПО. Копии

ДМН ст. 77 а


33-04. Выписки из протоколов заседаний экспертного совета при Минобразования Самарской области, относящиеся к ТГУ


33-05. Состав председателей 5 лет

78

1 2 3 4 5государственных аттестационных комиссий по программам профессиональной переподготовки, утвержденный Министерством образования и науки РФ

ст.703

33-06. Приказы руководства университета о работе УДПО. Копии


33-07. Приказы руководства университета о зачислении/отчислении слушателей курсов. Копии


33-08. Приказы руководства университета об организации курсов. Копии


33-09. Программы курсов обучения (учебный план, пояснительная записка, учебно-тематический план содержания курса, вопросы к зачетам и экзаменам, список литературы) по повышению квалификации и по профессиональной переподготовке

ДМНст.603 «Н»

33-10. Годовой статистический отчет 1-ПК "Сведения о дополнительном профессиональном образовании специалистов"


За учебный год.Электронно на сайте:www . as - dpe . - mon . gov . ru

33-11. Штатное расписание УДПО. Копия ДМН Подлинник в УД (01-08)

33-12. Лицевые счета по заработной плате преподавателей с почасовой оплатой труда

75 лет ЭПК

ст. 41333-13. Зачетные и экзаменационные

ведомости5 лет

ст. 705

33-14. Соглашение с Министерством образования и науки РФ о порядке предоставления и использования субсидий на повышение квалификации инженерных кадров

5 летст. 436

33-15. Ведомости учета часов работы преподавателей-почасовиков. Копии

5 лет ст. 726

При отсутствии лицевых счетов – 75 летПодлинники в бухгалтерии 19-01-08

79

http://www.as-dpe.mon.gov.ru/

http://www.as-dpe.mon.gov.ru/

1 2 3 4 533-16. Договоры об оказании услуг по

обучению со слушателями курсов5 лет

ст. 721После истечения срока действия договора

33-17. Сведения о регистрации заявок и фактов прохождения обучения работников ТГУ по программам повышения квалификации


Электроннона сайте: www . dpo . mirea . ru

33-18. Отрывные талоны Именных образовательных чеков

5 летст. 366

После проведения взаиморасчета

33-19. Документы о повышении квалификации работников ТГУ (заявки структурных подразделений, заявления, программы обучения, зачетные ведомости, журнал учета работы курсов)

5 летст. 708

33-20. Документы контингента слушателей курсов (анкеты, копии документов о предыдущем образовании, справки с места работы)


«Н»

33-21. База данных слушателей курсов 5 летст. 732,

733

Электронно.После окончания обучения.

33-22. Федеральный реестр программ повышения квалификации работников


Электронно.Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами РФ. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное

80

http://www.dpo.mirea.ru/

http://www.dpo.mirea.ru/

1 2 3 4 5хранение после завершения ведения.

33-23. Итоговые работы слушателей курсов 1 годст. 716


33-24. Доверенности на получение документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке

5 летст. 412


33-25. Журналы регистрации договоров об обучении со слушателями курсов с физическими и юридическими лицами

5 лет ст. 721


33-26. Книга регистрации и выдачи дипломов о профессиональной подготовке

5 летст. 734

33-27. Книга регистрации и выдачи удостоверений о повышении квалификации

5 летст. 734

33-28. Журнал регистрации справок об обучении слушателей






33-31. Номенклатура дел управления дополнительного профессионального образования

ДЗНст. 200 а


33-32.33-33.

34. ИНСТИТУТ ВОЕННОГО ОБУЧЕНИЯ34-01. Должностные обязанности

директора и УВП института военного обучения. Копия

ДМН Подлинники в ОУП (15-04)

34-02. Приказы руководства университета по личному составу офицеров и студентов по институту военного обучения. Копии

ДМН Подлинники в УД (15-01-04; 01-18)

34-03. Приказы директора института военного обучения. Копии


34-04. Графики несения дежурств 1 год

81

1 2 3 4 5офицеров и студентов по институт военного обучения

ст. 881

34-05. Переписка внутренняя по основным вопросам деятельности ИВО

5 летст. 84

34-06. Акты приема и сдачи должностей 5 лет ст. 79

После смены должностного, материально ответственного лица

34-07. Командировочные предписания и отпускные билеты

3 годаЭК





34-10. Номенклатура дел института военного обучения

ДЗНст. 200 а


34-11.34-12.

34-01. Учебный военный центр34-01-01. Приказы и директивы Министра

обороны, Главкома СВ и командующего войсками ЦВО (Центральный военный округ). Копии

ДМН ст. 27 б

34-01-02. Приказы начальника УВЦ по основной деятельности


В управлении делами 01-11

34-01-03. Приказы руководства университета по личному составу офицеров и студентов УВЦ. Копии


34-01-04. Приказы начальника УВЦ по суточному наряду офицеров УВЦ и по строевой части

5 летст. 19 в

34-01-05. Личные карточки студентов УВЦ 3 года ст. 695 е

После окончания вуза

34-01-06. Личные дела студентов – выпускников УВЦ (офицеров).

75 лет ЭПК

ст. 656 б

В год окончания вуза передаются в военкомат

34-01-07. Сведения (соглашения о 5 лет ЭПК После

82

1 2 3 4 5расторжении договора, служебные записки, копии договоров) о гражданах, проходящих военную подготовку в УВЦ

ст. 436 истечения срока действия договора, соглашения

34-01-08. Расписание занятий со студентами УВЦ

1 год ст. 728

34-01-09. Экзаменационные и зачетные ведомости

5 лет ст. 508 «Н»

34-01-10. Ведомость закрепления жетонов с личными номерами за аттестованными студентами.

3 года ЭК После увольнения

34-01-11. Рапорты, заявления преподавателей, сотрудников и студентов УВЦ


34-01-12. Документы (отчеты, донесения и сведения) о состоянии воинской дисциплины


34-01-13. Документы (акты на списание, сличительные ведомости, донесения и т.д.) о ракетно-артиллерийском вооружении


34-01-14. Документы (переписка, донесения, списки) об учебных сборах (стажировках) со студентами УВЦ


34-01-15. Донесения и акты: Постоянност. 888о наличии, движении и

потребности войск в вооружении и о средствах радиационно-химико-биологической защиты;

о потребности, наличии и движении средств инженерного вооружения;

о потребности, наличии и движении средств связи.

34-01-16. Акты проверок и инвентаризации УВЦ директором ИВО и комиссиями Минобороны РФ


При условии проведения проверки ревизии

34-01-17. Акты на списание литературы с грифом «Для служебного пользования» и служебных документов

10 лет ст. 531

После проверки справочно-информационных служб организации

34-01-18. Телеграммы и телефонограммы ЦВО по вопросам ведения


34-01-19. Переписка со штабом ЦВО округа и 5 лет ЭПК

83

1 2 3 4 5вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности

ст. 32, 33

34-01-20. Переписка с автомобильной службой и службой ГСМ по вопросам снабжения и списания ГСМ


34-01-21. Внутренняя переписка с ТГУ по оперативным вопросам деятельности

5 лет ст. 84

34-01-22. Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности

5 лет ст. 84

34-01-23. Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся в УВЦ ТГУ

5 летст. 427

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 лет. При условии проведения ревизии

34-01-24. Журнал регистрации рапортов офицеров УВЦ

5 лет ст. 258 е

34-01-25. Книга учета справок выдаваемых военнослужащим (о работе/о составе семьи/отпускные билеты) и студентам (об обучении/о нарядах) УВЦ

5 лет ст. 595 д

34-01-26. Журналы учета поступаемых и отправляемых документов УВЦ

3 года ст. 258 д

34-01-27. Книга учета приказов, издаваемых начальником УВЦ


34-01-28. Книга алфавитного учета граждан, проходящих военную подготовку в учебном военном центре при ТГУ

75 летОБ

34-01-29. Книга алфавитного учета офицеров 3 года ст. 695 е


34-01-30. Журнал контроля учебных занятий УВЦ

1 год ст. 725

34-01-31. Номенклатура дел УВЦ ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номен-ре дел

34-01-32.34-02. Военная кафедра

34-02-01. Приказы и директивы Министра ДМН

84

1 2 3 4 5обороны, Главкома СВ и командующего войсками ЦВО. Копии

ст. 27 б

34-02-02. Выписки из приказов МО РФ по личному составу о присвоении первого воинского звания офицера


34-02-03. Приказы начальника военной кафедры по основной деятельности


34-02-04. Приказы ректора ТГУ по личному составу офицеров и студентов военной кафедры. Копии


34-02-05. График-календарь учебного процесса на год


34-02-06. План методической работы на учебный год

5 лет ст. 290

34-02-07. Годовой план работы военной кафедры

5 лет ст. 290

34-02-08. Индивидуальные планы работы преподавателей на учебный год, разработанные на ВК

1 годст. 291

34-02-09. Отчет о результатах итоговой аттестации по военной подготовке и выпуске граждан

5 лет ст. 705

34-02-10. Отчет о работе кафедры за учебный год

5 лет ст. 475

34-02-11. Личные дела студентов – выпускников (офицеров)

75 лет ЭПК

ст. 656 б

В год окончания вуза передаются в военнкомат

34-02-12. Личные карточки студентов Военной кафедры

3 года ст. 695 е

После окончания вуза

34-02-13. Документы (акты о проверке, планы устранения недостатков) о проверке работы Военной кафедры


34-02-14. Документы (отчет о результатах итоговой аттестации граждан по военной подготовке, протоколы результатов аттестации, списки личного состава) об учебном сборе студентов

5 лет ЭК

85

1 2 3 4 534-02-15. Документы (заявления, справки,

копии паспортов) о конкурсном отборе граждан для зачисления на военную кафедру

5 лет ЭК

34-02-16. Ведомость закрепления жетонов с личными номерами за аттестованными студентами

3 года ЭК


34-02-17. Сведения о количестве граждан, проходящих военную подготовку

5 лет ст. 732


34-02-18. Экзаменационные и зачетные ведомости

5 лет ст. 508

«Н»34-02-19. Расписания занятий со студентами

по военной подготовке1 год

ст. 728

34-02-20. Переписка со штабом ЦВО, и вышестоящими организациями. Копии

ДМН

34-02-21. Внутренняя переписка с ТГУ по оперативным вопросам деятельности

5 лет ст. 84

34-02-22. Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности

5 лет ст. 84

34-02-23. Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся на военной кафедре ТГУ

5 лет ст. 427

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 лет. При условии проведения ревизии

34-02-24. Книга алфавитного учета граждан, привлекаемых к обучению на ВК ТГУ

75 летОБ

34-02-25. Книга учета приказов, издаваемых начальником военной кафедры


34-02-26. Книга учета жетонов с личными номерами ВК


86

1 2 3 4 5

34-02-27. Книга закрепления жетонов с личными номерами ВК


34-02-28. Журналы учета отправляемых и поступаемых документов военной кафедры

3 года ст. 258 д

34-02-29. Журналы учета учебных занятий по военной подготовке на каждую группу по циклам

1 год ст. 723

34-02-30. Журнал учета работы предметно-методической комиссии

5 лет ст. 726

34-02-31. Журнал контроля учебных занятий на ВК

1 год ст. 725

34-02-32. Номенклатура дел военной кафедры ДЗНст. 200 а


34-02-33.34-02-34.

87

1 2 3 4 5

35. ЦЕНТР НАУЧНЫХ ЖУРНАЛОВ35-01. Приказы и инструктивные письма

высшей аттестационной комиссии по вопросам работы центра научных журналов. Копии

ДМНст. 27 б

35-02. Положение о центре научных журналов. Копия


56 б

Подлинник в УД (01-08)

35-03. Должностные инструкции работников центра. Копии

ДМН ст. 77 а


35-04. Свидетельство о регистрации средства массовой информации «Вектор науки». Копии


35-05. Переписка о присвоении международной стандартной нумерации сериальных изданий ISSN

5 лет ст. 84


35-06. Статьи, опубликованные в журнале «Вектор науки ТГУ»

ДМНст. 536

Электронно.Фотофонодокументы, видеодокументы – 5 лет ЭПК

35-07. Документы (копии квитанций об оплате за издание статей, рецензии, экспертные заключения, письма-направления) по формированию очередного выпуска журнала «Вектор науки ТГУ»

3 годаст. 549

С зарубежными странами – 5 лет ЭПК

35-08. Договоры о публикациях статей в научном журнале «Вектор науки ТГУ» и акты приема-передачи выполненных работ к ним (с юридическими лицами)


35-09. Журнал регистрации договоров о публикациях статей в научном


После окончания

88

1 2 3 4 5журнале «Вектор науки ТГУ» срока

действия договора

35-10. Ведомости выдачи печатных экземпляров журналов авторам

5 летст. 277

35-11. Реестры почтовых отправлений печатных экземпляров журналов авторам. Копии




35-13. Журналы проведения противопожарного инструктажа 3 года

ст. 870

35-14.

Номенклатура дел центра научных журналов

ДЗНст. 200 а


35-15.35-16.

89

1 2 3 4 5

36. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ЧАСТЬ36-01 Нормативно-правовые акты

Министерства образования и науки РФ. Копии

ДМН ст. 27 б

36-02 Положение о Научно-исследовательской части (НИЧ). Копия


56 б

После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)

36-03 Должностные инструкции сотрудников НИЧ. Копии

ДМН ст. 77 а


36-04 Протоколы заседаний научно-технического совета

Постоянност. 245 «Т»

36-05 Протоколы рабочих совещаний начальника НИЧ

5 лет ст. 18 з

36-06 Протоколы заседаний комиссии по экспортному контролю


36-07 Распоряжения проректора по НИР по административно-хозяйственным вопросам. Копии


36-08 Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии


36-09 Приказы руководства университета о научной работе. Копии.


36-10 Приказы руководства и решения ученого совета университета об организации системы менеджмента качества в научной деятельности. Копии

ДМН Подлинник: приказов в УД (01-08), решений УС (04-06)

36-11 Сведения (таблицы, диаграммы, справки) для сводного годового отчета о деятельности ТГУ за минувший год и об исполнении раздела «Наука» Программы развития университета

5 лет ст. 473

Годовой отчет о деятельности университета в УД.Программа развития утверждается решением УС (04-06)

28-01-11. Информационные карты по госбюджетным и хоздоговорным

Постоянно ст. 26 «Т»

90

1 2 3 4 5научно-исследовательским работам, зарегистрированные во Всероссийской научно-техническом информационном центре (ИК-карты)

36-12 Документы (письма, служебные записки, информационные сообщения) о проведении научной работы

5 лет ЭПКст. 48 «Т»

36-15 Переписка с Минобрнауки РФ, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе. Копии

ДМН

36-17 Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов


36-18 Журнал проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками НИЧ


36-19 Журнал проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками НИЧ


36-20 Номенклатура дел научно-исследовательской части

ДЗНст. 200 а


36-2136-22

36-01. Отдел тематического планирования и финансирования36-01-01. Приказы ректора университета об

утверждении/изменении штатного расписания НИЧ. Копии


36-01-02. Годовые тематические планы научно-исследовательских работ ТГУ


36-01-03. Заключительные отчеты научных руководителей по законченным научно-исследовательским работам


36-01-04. Промежуточные, этапные отчеты по научно-исследовательским работам


36-01-05. Годовой отчет о научной Постоянно Для Министерств

91

1 2 3 4 5деятельности ТГУ ст. 464 б а образования

и науки РФ36-01-06. Годовой статистический отчет по

форме Наука-2 «Сведения о выполнении научных исследований»


36-01-07. Квартальный статистический отчет по форме Наука-2 «Сведения о выполнении научных исследований»


При отсутствии годовых - постоянно

36-01-08. Регистрация НИР в ЦИТИСе (РК- карты)


36-01-09. Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение НИР. Копии

ДМН После окончания срока действия договора.Подлинники в юридическом отделе (22-14)

36-01-10. Номенклатура дел отдела тематического планирования и финансирования

ДЗНст. 200 а


36-01-11.36-01-12.

92

1 2 3 4 5

37. ОТДЕЛ СОБСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ37-01. Положение об отделе собственной

безопасности (ОСБ). Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б

После замены новыми.Подлинник у УД как приложение к приказу (01-08)


ДМН ст. 77 а


37-03. Паспорт комплексной защищенности ТГУ


37-04. Протоколы проведения рабочих встреч с представителями правоохранительных органов с руководителем и/или личным составом охранной организации по оперативным вопросам

1 годст. 893

37-05. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии


37-06. Документы (акты выполненных работ и счета-фактуры) об оплате работы операторов связи. Копии

ДМН Подлинники в материальном отделе бухгалтерии

37-07. Документы о служебных расследованиях (акты расследования, объяснительные записки и т.п.)


37-08. Акты о нарушении правил внутреннего режима ТГУ. Копии

ДМН Подлинники в подразделениях

37-09. Документы (приказы руководства университета, положения, порядки), регламентирующие работу по защите информации. Копии


После замены новыми Электронно в АИСУ «Документооборот»

37-10. Инструкции по эксплуатации 3 года После замены новыми

93

1 2 3 4 5измерительных приборов и средств связи. Копии

ст. 27 б

37-11. Акты списания средств связи. Копии ДМН Подлинники в материальном отделе бухгалтерии

37-12. Договоры об оказании охранных, пожароохранных услуг и о сопровождении материальных ценностей. Копии


37-13.Договоры, соглашения с операторами связи. Копии


37-14.Заявки абонентов на приобретение телефонных аппаратов. Копии

ДМН Подлинники в УЗиМТО

37-15. Сведения о распределении абонентов по коммутационному распределению оборудования станционной связи (таблицы)


37-16. Переписка с организациями по основной деятельности отдела. Копии

ДМН

37-17. Переписка с операторами связи 5 лет ст. 850

37-18. Сводка о работе службы охраны за сутки

1 годст. 893

37-19. Докладные записки о нарушениях и происшествиях на территории ТГУ


37-20. Документы (служебные записки, копии приказов и т.д.) об обеспечении безопасности мероприятий. Копии

ДМН Подлинники служебных записок на постах охраны.Подлинники приказов в УД (01-08)

37-21. Переписка с организациями о допуске сотрудников сторонних организаций на территорию ТГУ для выполнения работ и услуг по договорам






37-24. Номенклатура дел отдела собственной безопасности

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или

94

1 2 3 4 5уничтожения учтенных по номенклатуре дел

37-25.37-26.

38. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОК И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

38-01. Законодательные и иные нормативно-правовые акты, распоряжения органов власти РФ, регламентирующие деятельность отдела

ДМН ст. 27 б

38-02. Положение об управлении закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО). Копия


56 б


38-03. Положение о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд ТГУ. Копия

ДМН Электронно.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)


ДМН ст. 77 а

Электронно.Подлинники в ОУП (15-04)

38-05. Протоколы заседаний конкурсной комиссии по государственным закупкам и документы к ним

5 лет ЭПК ст. 273 а

38-06. Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении, исполнении, прекращении действия)


38-07. Годовой статистический отчет по форме № 1-торги «Сведения об


95

1 2 3 4 5определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

38-08. Документы (аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд ТГУ.


По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно

38-09. Документы (извещения, проект гос.контракта, документация о проведении открытого аукциона в электронном виде, конкурсная документация, сл.записки структурных подразделений ТГУ на закупку, протоколы) о несостоявшиеся торгах и запросах котировок

5 лет ЭПК ст. 273а

38-10. Государственные контракты, заключенные по результатам торгов и дополнительные соглашения к ним. Копии


38-11. Переписка со структурными подразделениями ТГУ по вопросам деятельности отдела

5 лет ст. 84

38-12. Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен

5 лет ст.278


10 летст. 626 б.



38-15. Номенклатура дел УЗиМТО ДЗНст. 200 а


96

1 2 3 4 538-16.

38-01. Отдел материально-технического обеспечения38-01-01. Положение об отделе материально-

технического обеспечения. Копия 3 года

ст. 55 б,56 б


38-01-02. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии

ДМН ст. 77 а


38-01-03. Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материала (сырья), продукции, оборудования на складах, базах.

5 летст. 765

После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии).

38-01-04. Государственные контракты и дополнительные соглашения к ним. Копии


38-01-05. Документы об оплате, поступлении и выдаче материальных запасов (счета-фактуры, товарных накладных и пр.)

5 летст. 362

При условии завершения ревизии

38-01-06. Переписка с организациями по вопросам материально-технического обеспечения

5 лет ст.84

38-01-07. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела

10 летст. 626 б.



38-01-09. Номенклатура дел отдела материально-технического обеспечения

ДЗНст. 200 а


38-01-10.38-01-11.

97

1 2 3 4 5

40. ОХРАНА ТРУДА 40-01. Положение об охране труда и

техники безопасности. Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б

После замены новыми.Подлинник у УД как приложение к приказу (01-08)

40-02. Должностная инструкция главного специалиста по охране труда. Копии

ДМН ст. 77 а


40-03. Приказы ректора, касающиеся работы отдела. Копии

ДМН

40-04. Планы мероприятий по устранению замечаний по охране труда представителей инспектирующих органов

5 лет ст. 608

40-05. План – схема по эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

ДМНст. 619

40-06. Годовой статистический отчет «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях» (форма 7-Т (травматизм))


40-07. Годовой статистический отчет «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях


98

1 2 3 4 5труда» (форма 1-Т (условия труда))

40-08. Акты расследования несчастных случаев на производстве (пакет документов по расследованию каждого случая травматизма)

75 лет ЭПК

ст. 632 а

40-09. Акты, предписания по охране труда 5 лет ЭПКст. 603

40-10. Инструкции по охране труда 3 года ст. 27 б

40-11. Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий труда и техники безопасности


40-12. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве


40-13.

Номенклатура дел отдела труда и техники безопасности.

ДЗНст. 200 а


40-14.41. ОТДЕЛ АВТОТРАНСПОРТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

41-01. Положение об отделе автотранспортного обеспечения. Копия

3 года ст. 55 б,

56 б



ДМН ст. 77 а


41-03. Приказы руководства университета о закреплении автотранспорта за водителями и службами. Копии

ДМНст. 824


41-04. Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте и техосмотре транспортных средств

3 годаст. 838

41-05. Путевые листы 5 лет ст. 842

При условии проведения проверки. При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 лет.

99

1 2 3 4 541-06. Договоры и страховые полисы о

страховании автомобилей. КопииДМН Подлинники

страховых полисов у водителей.Подлинники договоров в юридическом отделе

41-07. Заявки структурных подразделений о предоставлении транспорта

3 годаст. 824,

82541-08. Журнал учета дорожно-

транспортных происшествий10 лет ЭПК

ст. 83441-09. Журнал выдачи путевых листов 5 лет

ст. 84441-10. Наряд-заказы о проведении ремонта

и профилактического осмотра транспортных средств

1 год ст. 838,

839

41-11. Журнал прохождения стажировок принятых сотрудников (водителей)






41-14. Номенклатура дел отдела автотранспортного обеспечения

ДЗН ст. 200 а


41-15.41-16.

100

1 2 3 4 5

42.СЛУЖБА ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА42-01. Положения об отделах службы

главного инженера. Копия3 года

ст. 55 б, 56 б

После замены новыми. Подлинники в УД как приложения к приказам (01-08)

42-02. Должностные инструкции сотрудников службы главного инженера. Копии

ДМН ст. 77 а


42-03. Приказы и распоряжения руководства ТГУ, связанные с деятельностью службы. Копии


42-04. Графики отпусков сотрудников. Копии

ДМН Оригинал в ОУП

42-05. Проектная документация (эскизные и рабочие проекты, сметы, дефектные ведомости) на выполнение строительно-монтажных, ремонтных работ и работ по реконструкции помещений

ДМНст. 812

«Н»

101

1 2 3 4 5и объектов недвижимости университета

42-06. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками




42-08. Номенклатура дел службы главного инженера.

ДЗНст. 200 а


42-09.42-10.42-11.

42-01. Отдел санитарно-технического и вентиляционного обслуживания42-01-01. Положение об отделе санитарно-

технического и вентиляционного обслуживания. Копия


42-01-02. Должностные инструкции работников отдела. Копии


42-01-03. Схемы тепловых узлов До окончания эксплуатац

ии сетейст. 429 «Т»

42-01-04. Документы (графики, планы, заявки) о проведении санитарно-технических и вентиляционных ремонтных и профилактических работ

5 лет ст. 217

42-01-05. Паспорта приборов учета тепла 5 лет ЭПКст. 803

После списания оборудования

42-01-06. Предписания организации обсуживающей тепловые сети г.Тольятти о подготовке зданий к зимнему периоду

3 годаст. 819

42-01-07. Сметно-договорная документация. ДМН Подлинники

102

1 2 3 4 5Копии в ремонтно-

строительном отделе

42-01-08. Заявки на текущий ремонт и на приобретение запасных частей и инструментов.

3 годаст. 1417

«Т»

Заявки на текущий ремонт электронно в iTop

42-01-09. Акты показаний приборов учета тепла и воды

1 годст. 259 ж

42-01-10. Техническая документация по установке приборов учета тепла и воды


«Т»42-01-11. Переписка с контролирующими

органами по вопросам эксплуатации и содержания санитарно-технического оборудования

5 лет ст. 217

42-01-12. Переписка внутренняя по оперативным вопросам деятельности отдела

5 летст. 84

42-01-13. Журнал учета расходов материалов (запасных частей)

3 годаст. 820

42-01-14. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления




42-01-16. Номенклатура дел отдела санитарно-технического и вентиляционного обслуживания

ДЗНст. 200 а


42-01-17.42-01-18.

42-02. Отдел электротехнического обслуживания42-02-01. Положение об отделе

электротехнического обслуживания. Копия


103

1 2 3 4 542-02-02. Должностные инструкции

работников отдела. КопииДМН Подлинники

в ОУП (15-04)

42-02-03. Протоколы испытаний защитных средств, выданных энергоснабжающими организациями

10 лет ЭПК

ст. 1399, 1523 «Т»

42-02-04. Отчеты о проведении испытаний сопротивления изоляции электрических кабелей в корпусах ТГУ

10 лет ЭПК

ст. 1406 «Т»

42-02-05. Графики отпусков сотрудников отдела. Копии

ДМН Подлинники в ОУП

42-02-06. Акты-предписания энергоснабжающих организаций на установку, проверку, контроль приборов учета (эл. счетчиков, трансформаторов тока)



42-02-07. Акты раздела границ ответственности между ТГУ и энергоснабжающей организацией

5 летст. 217

42-02-08. Договоры на выполнение проектных и электромонтажных работ и сметы к ним. Копии


42-02-09. Схемы электросетей 0,4 кВт корпусов ТГУ

До окончания

эксплуатации сетей

ст. 429 «Т»42-02-10. Заявки на текущий ремонт и на

приобретение запасных частей и инструментов


«Т»


42-02-11. Переписка внутренняя по оперативным вопросам деятельности отдела. Копии

1 год ст. 818

42-02-12. Журнал учета проверки знаний норм и правил электробезопасности работников ТГУ

5 летст. 176

104

1 2 3 4 542-02-13. Журналы проведения инструктажа

по охране труда с сотрудниками управления




42-02-15. Номенклатура дел отдела электротехнического обслуживания

ДЗНст. 200 а


42-02-16.42-02-17.

42-03. Ремонтно-строительный отдел42-03-01. Положение о ремонтно-

строительном отделе. КопияДМН Подлинники

в УД (01-08)

42-03-02. Должностные инструкции работников отдела. Копии


42-03-03. План ремонтных работ на год (оперативный)

ДМНст. 288

42-03-04. Заявки на проведение текущего и капитального ремонта. Копии

ДМНст.811


42-03-05. Переписка внутренняя по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 84

42-03-06. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела




42-03-08. Номенклатура дел ремонтно-строительного отдела

ДЗНст. 200 а


42-03-09.

105

1 2 3 4 542-03-10.

43. ХОЗЯЙСТВЕННО-ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ43-01. Положение о хозяйственно-

эксплуатационном управлении. Копия


56 б

После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)


ДМН ст. 77 а


43-03. Инструкция лица ответственного за организацию эксплуатации лифтов (2009 г.)


43-04. Положение о порядке хранения и Постоянно

106

1 2 3 4 5учета выдачи ключей от помещений и шкафов в которых размещено оборудование лифтов (2009 г.)

ст. 77 а

43-05. Положение о производственном контроле (2012 г.)


43-06. Материальные накладные на здания и сооружения

5 летст. 459 д

После ликвидации основных средств (зданий и сооружений)

43-07. Документы (паспорта опасных отходов, свидетельства о присвоении класса отходов, нормативы образования и лимиты размещения) об отходах, выданные Роспотребнадзором


После замены новыми(Действуют до 2015 года)

43-08. Договоры с предприятиями и организациями по коммунальному обслуживанию. Копии


43-09. Договоры по оплате коммунальных услуг и по хозяйственной деятельности. Копии


43-10. Документы (списки, графики, акты и др.) об уборке зданий

3 годаст. 814

43-11. Перечень имущества закрепленного за комендантами корпусов

5 лет ст. 427

43-12. Заявки и служебные записки на выполнение работ. Копии

ДМНст.811

Заявки электронно в iTop

43-13. Документы (переписка, акты) о санитарном состоянии территории и внутренних площадей

3 годаст.813

43-14. Журналы учета систематического контроля обследования зданий для регистрации фактов наличия грызунов и членистоногих

3 годаст. 814

Хранятся у комендантов корпусов

43-15. Журнал учета неполадок лифтов 3 годаст. 820

107

1 2 3 4 543-16. Журнал учета огнетушителей 3 года

ст.88043-17. Журналы проведения инструктажа

по охране труда с сотрудниками управления




43-19. Номенклатура дел хозяйственно-эксплуатационного управления.

ДЗНст. 200 а


43-20.43-21.

44. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СОТРУДНИКОВ44-01. Приказы, постановления, решения,

инструктивные письма высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации ВУЗа. Копии

ДМН

44-02. Положение о Первичной профсоюзной организации сотрудников ТГУ Профсоюза работников образования и науки РФ


56 б


44-03. Свидетельства о регистрации Постоянно

108

1 2 3 4 5профсоюзной организации ст. 39

44-04. Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний и конференций и документы к ним


44-05. Протоколы заседаний профсоюзного комитета


44-06. Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию ТГУ


44-07. Распоряжения председателя Профкома по основной деятельности


44-08. Распоряжения председателя Профкома по личному составу профсоюзного комитета

75 лет ЭПК

ст. 19 б44-09. Годовой план работы профсоюзного

комитетаПостоянно

ст. 285 а44-10. Сметы расходов профсоюзного

комитета на годПостоянно

ст. 325 а44-11. Годовой финансовый отчет

профсоюзного комитета по бюджету и соцстраху


44-12. Годовой отчёт по форме 3СП «Статистический отчет профсоюзной организации работников ТГУ»


В областной комитет профсоюза Сам. Обл.

44-13. Коллективный договор с ТГУ с изменениями и дополнениями


В 2-х экземплярах. Один в Управлении по работе с персоналом.

44-14. Личные карточки штатных работников профсоюзного комитета

75 лет ЭПК

ст. 65844-15. Анкеты кандидатов на замещение

должностей в профсоюзном комитете


44-16. Учетные карточки членов профсоюзного комитета

До снятия с учетаст. 982

44-17. Лицевые счета штатных работников профсоюзного комитета на выдачу зарплаты

75 лет ЭПК

ст. 41344-18. Списки уволенных сотрудников ТГУ 5 лет ЭПК

ст. 562

109

1 2 3 4 544-19. Акты ревизий и проверок

финансовой деятельности5 лет

ст. 40244-20. Списки удержаний профсоюзных

взносов бухгалтерией ТГУ3 года ст. 977

44-21. Банковские документы (платежные поручения, мемориальные ордера, банковские выписки)

5 лет ст. 362


44-22. Бухгалтерские документы кассового порядка со всеми приложениями (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные ведомости)

5 летст. 362


44-23. Заявления сотрудников о вступлении (о выходе) в Профсоюз


44-24. Заявления сотрудников о взимании (не взимании) профсоюзных взносов


44-25. Главная книга 5 летст. 361

При условии проведения ревизии

44-26. Трудовые договора со штатными работниками профсоюзного комитета и дополнительные соглашения к ним

75 лет ЭПК

ст. 657

44-27. Договоры по административно-хозяйственным вопросам



44-28. Переписка с организациями о финансово-хозяйственной деятельности Профсоюза

5 лет ст. 1000

44-29. Журнал регистрации распоряжений председателя Профкома по личному составу профсоюзного комитета


44-30. Журнал регистрации распоряжений председателя Профкома по административно-хозяйственной деятельности


44-31. Журнал регистрации договоров по административно-хозяйственной деятельности




10 летст. 626 б.

44-33. Журналы проведения противопожарного инструктажа со штатными сотрудниками профкома


110

1 2 3 4 544-34. Номенклатура дел профсоюзного

комитета сотрудниковДЗН

ст. 200 аНе ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

44-35.44-36.

45. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СТУДЕНТОВ И АСПИРАНТОВ45-01. Приказы, постановления, решения

высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации ВУЗа.

ДМН

111

1 2 3 4 5Копии

45-02. Положение о Первичной профсоюзной организации студентов и аспирантов ТГУ Профсоюза работников народного образования и науки РФ


56 б


45-03. Свидетельства о регистрации профсоюзной организации


45-04. Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний, конференций и документы к ним.


45-05. Протоколы заседания профсоюзного комитета


45-06. Годовые сметы расходов профсоюзной организации за год


45-07. Годовой финансовый отчет профсоюзной организации по бюджету


45-08. Годовой отчёт по форме 3СП «Статистический отчет профсоюзной организации студентов и аспирантов ТГУ»


В областной комитет профсоюза Сам. Обл.

45-09. Личные карточки штатных работников профсоюзного комитета

75 лет ЭПК

ст. 65845-10. Документы (заявления, списки,

учетные карточки) о вступлении (о выходе) в профсоюз


45-11. Документы (акты, сведения, справки и т.д.) об осуществлении основных направлений деятельности профкома


45-12. Трудовые договоры штатных работников профсоюзного комитета и дополнительные соглашения к ним

75 лет ЭПК

ст. 65745-13. Договоры по административно-

хозяйственным вопросам5 лет

ст. 436После истечения срока действия договора

45-14. Договоры с организациями о сотрудничестве на безвозмездной основе

5 летст. 436

45-15. Банковские документы (платежные поручения, банковские выписки)

5 лет ст. 362


45-16. Бухгалтерские документы (кассовая 5 лет При условии проведения

112

1 2 3 4 5книга, приходные и расходные ордера, платежные ведомости)

ст. 362 проверки

45-17. Главная книга 5 летст. 361

При условии проведения ревизии

45-18. Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности

5 лет ст. 84

45-19. Журнал регистрации договоров по административной хозяйственной деятельности



45-20. Номенклатура дел профсоюзного комитета студентов и аспирантов ТГУ

ДЗНст. 200 а


45-21.45-22.

Заместитель начальника управлении делами Н.В. Гладких

СОГЛАСОВАНОПротоколом ЭКТольяттинского государственного университета«____»____________ № ____

113

Список сокращений

УД - управление делами

УМУ - учебно-методическое управление

УС - учёный совет

УпРП - управление по работе с персоналом

ОУП - отдел управления персоналом

ОМП - отдел медицинской профилактики

ОКУРС - отдел кадрово-учетной работы студентов

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

ЭК - экспертная комиссия

ДМН - до минования надобности

ДЗН - до замены новыми

ПЗН - после замены новыми

СПО - среднее специальное образование

ВПО - высшее профессиональное образование

ВУЗ - высшее учебное заведение

ВАК - высшая аттестационная комиссия

ГАК - государственная аттестационная комиссия

ГЭК - государственная экзаменационная комиссия

УМКС - учебно-методический комплекс специальности

УМКД - учебно-методический комплекс дисциплины

НДФЛ - налог на доходы физических лиц

КФО - код вида финансового обеспечения

КЦСТ - координационно-аналитический центр содействия трудоустройству

ГПЗ - граждане пребывающие в запасе

ГПХ - гражданско-правовой характер

ЦНИТ - центр новых информационных технологий

АИСУ - автоматизированная информационная система управления

ТО - технический отдел

114

ПО - программное обеспечение

ГО - гражданская оборона

ОСБ - отдел собственной безопасности

КП - книга поступлений

НВ - научно-вспомогательный

МИП - малые инновационные предприятия

УКРИП и СМИ

- управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и средств массовой информации

СМИ - средства массовой информации

ISBN - международный стандартный номер книги

ISSN - международная стандартная нумерация сериальных изданий

ЦЭР - центр экономического развития

ЖКХ - жилищно-коммунальное хозяйство

ФОТ - фонд оплаты труда

ФЗ - федеральный закон

ФГ - флюорографияФОК - физкультурно-оздоровительный комплекс

УДПО - управление дополнительного профессионального образования

ИВО - институт военного обучения

УВЦ - учебный военный центр

ВК - военная кафедра

СВ - сухопутные войска

ЦВО - центральный военный округ

ГСМ - горюче-смазочные материалы

НТС - научно-технический совет

НИЧ - научно-исследовательская часть

НИР - научно-исследовательская работа

ЦИТиС - центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти

НИРС - научно-исследовательская работа студентов

НИОКР - научно-исследовательский и опытно-конструкторский

УЗиМТО - управление закупок и материально-технического обеспечения

115

АХЧ - административно-хозяйственная часть

ППС - профессорско-преподавательский состав

УВП - учебно-вспомогательный персонал

АУП - административно-управленческий персонал

ISBN - международный стандартный номер книги

ISSN - международная стандартная нумерация сериальных изданий

116

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

Тольяттинском государственному университете

По срокам хранения Всего В том числе:Переходящих С пометкой «ЭПК»

1 2 3 4Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет)

ИТОГО:

Начальник управления делами ТГУ Н.Ю. Раннева

Итоговые сведения переданы в архив

Заместитель начальника управлении делами Н.В. Гладких

117

Приложение 1edu.tltsu.ru/sites/sites_content/site2496/html/media... · Web viewст. 626...

Documents

Transcript of Приложение 1edu.tltsu.ru/sites/sites_content/site2496/html/media... · Web viewст. 626...