Post on 18-Feb-2017
VrijwilligersprojectInventarisatie van de bibliotheek Sint-Bernardusabdij Bornem
VrijwilligersprojectInventarisatie van de bibliotheek Sint-Bernardusabdij Bornem
Een geheim recept …?
Waarom ?
25/11/2015 3
In het kader van totaalaanpak abdijsite
• Jeugdcentrum• Gemeenschapszaal• Abdijgebouw restaureren en
herbestemmen• Orde/gemeenschap• Woonelementen• Bibliotheek en archief
22 mei 2013
25/11/2015 4
25/11/2015 5
Pragmatische aanpak
6
Doelstelling
Inventarisatie & inpakken van de boeken met respect voor de waardevolle erfgoedcollectie
Binnen de scope : voorbereiding van restauratiefaseinventarisatie (update) – raadpleging mogelijk maken op lange termijn
Buiten de scope : restauratie van enkele objecten / kleine reparaties …
Pragmatische aanpak
7
Beginsituatie
collectie : 31.000 boekbanden (telling pater Lambertus)termijn : 1 jaar ?
‘Mentaal’ streefdoel = 75% van totale collectie tegen eind 2013 (projectfiche)
Evaluatie : aanpassen project – externe partners – stopzetten - …. ?
Concreet :Aantal dagen : 15375% = 21.000 boekbanden222,22 boekbanden per dag8 ploegen per week (voormiddag – namiddag)8 vrijwilligers per ploeg
Pragmatische aanpak
8
Voorbereidende stuurgroep
Abdij, CRKC, Kadoc, Maurits Sabbebibliotheek, KUL, Gemeentebestuur Bornem, Provinciebestuur Antwerpen
- Onderzoek gelijkaardige projecten ?- Studie en onderzoek schimmels- Zoeken naar tijdelijk depot- Bewaaromstandigheden : temperatuur – luchtvochtigheid- Professionele begeleiding- …..
Pragmatische aanpak
9
- Oproep naar vrijwilligers (4 april : infosessie) Is het project haalbaar ??
- Vorming van vrijwilligers (13 mei)- Theorie (Guy De Witte)- Praktische begeleiding (Marijn De Valk)
- Werkplanning maken- Bewust van risico’s en hiermee rekening houden- Werkflow – sluitend systeem zoeken met aandacht voor elk boek
- Klimatologische omstandigheden- Opslag van de boeken
- Continue begeleiding door archiefdeskundige
Pragmatische aanpak
10
Werkmethode
1. Inventarisatie van de rekken (001-999) en planken (A-Z)
2. Tellen van boekbanden per plank
3. Maken van identificatiestroken
4. Boeken uit de rekken halen
5. Reinigen en stofzuigen
6. Etiket en identificatie van elk boek
7. Fotograferen van titelpagina
8. Inventarisatie – registratie in database
9. Beschermen – inpakken in dozen
Pragmatische aanpak
11
Werkmethode
1. Inventarisatie van de rekken (001-999) en planken (A-Z)
2. Tellen van boekbanden per plank
3. Maken van identificatiestroken
Pragmatische aanpak
12
Werkmethode
4. Boeken uit de rekken halen
5. Reinigen en stofzuigen
6. Etiket en identificatie van elk boek
Pragmatische aanpak
25/11/2015 13
Werkmethode
7. Fotograferen van titelpagina
Pragmatische aanpak
14
Werkmethode8. Inventarisatie – registratie in database
Pragmatische aanpak
15
Werkmethode8. Inventarisatie – registratie in database
Pragmatische aanpak
16
Werkmethode
9. Beschermen – inpakken in dozen
Evolutie
17
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
50%
Gedaan
Doel
100%
Maximum : 32.000 boekbandenNorm 75% Beslissing : project verder zetten ca.3-4 maandTijdens week 21 (i.p.v. week 31) “norm” workflow overschreden
“we zijn goed bezig”
22 mei 2014
25/11/2015 18
Na 1 jaar !
19
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
50000
50%
Gedaan
Doel
100%
Eind 2013 (eind projectfiche 1) Norm 75% overschredenBeslissing : project verder zetten ca.3-4 maand
Vooropgesteld maximum behaald na week 37(In plaats van week 41)Beslissing : project verder met scriptorium
Overzicht in cijfers
20
Aantal records in database : 55.893
Aantal boekbanden : 48.893
Totaal lopende meter : 1.490 meter
Aantal dozen : 1255
Kerncollectie : 1.050 meter
Oudste boek : 1477
Indeling jaar van uitgave :15e - 16e eeuw 1%17e eeuws 6%18e eeuws 13%19e eeuws 30%20e eeuws 45%
1% 6%13%
30%
45%15e en 16e eeuw
17e eeuw
18e eeuw
19e eeuw
20e eeuw
Overzicht in cijfers
21
Schaderegistratie
Reparaties : 121
Losse delen : 2.532
Ontbrekende delen : 536
Vervorming boekband : 554
Probleem hechtingen : 459
Schade perkament/leer : 2.254
Insecten : 450
2,50%49%
10,50%11%9%
44%9% schadelijke reparaties
losse delen
ontbrekende delen
vervorming banden
probleem hechtingen
Schade leer/perkament
insecten
Geheim recept ?
22
Geheim recept !
23
- Communicatie- Wekelijkse e-mail met overzichten en planningen- Dagelijkse briefings- Nieuwsbrieven- Schrijfbord in lokaal
Geheim recept !
24
- Betrokkenheid- Contact met de abt- Doorgeven van informatie- Tijd voor ontdekkingen
Geheim recept !
25
- Competitie- Hoeveel foto’s ? Hoeveel in database ? … 20.000e boek
Geheim recept !
26
- Persoonlijke waardering & sociaal contact en oog voor (eventuele) spanningen- Verjaardagen, speciale activiteiten …
Geheim recept !
27
- Tussentijdse evaluaties & samenkomsten- Bornemse Trippel- Geschenk (ets, wijnfles, foto-reportage, restcollectie,…)
Geheim recept !
28
- Communicatie- Wekelijkse e-mail met overzichten en planningen- Dagelijkse briefings- Nieuwsbrieven- Schrijfbord in lokaal
- Betrokkenheid- Contact met de abt- Doorgeven van informatie- Tijd voor ontdekkingen
- Competitie- Hoeveel foto’s ? Hoeveel in database ? … 20.000e boek
- Persoonlijke waardering & sociaal contact en oog voor (eventuele) spanningen- Verjaardagen, Sinterklaas, …
- Tussentijdse evaluaties & samenkomsten- Bornemse Trippel- Geschenk (ets, fles, foto-reportage, restcollectie,…)
Enthousiasme blijft
29
Enthousiasme blijft !!
30