Op weg naar rechtmatigheidsverantwoording

VNG Brede bijeenkomst gemeente Uden: Rechtmatigheidsverantwoording

Even voorstellen:

• Linda Braam- de Jong

• Intern accountant

• Vanaf 2015 daarvoor 15 jaar bij PwC

• IT-audit opleiding

• Roland van Broekhoven

• Coördinator interne controle

• 10 jaar Alkmaar daarvoor ACAM

Agenda

1. Wat houdt de rechtmatigheidsverantwoording in?

2. Hoe is het de gemeente Alkmaar gelukt om in drie jaar tijd een VIC te hebben waar de accountant goed gebruik van maakt?

3. De rol van een RA / Interne accountant bij de gemeente?

4. Toegevoegde waarde & lasten van interne controle voor de lijn?

5. Hoe kijkt de externe accountant tegen het werk van interne accountant aan?

6. Van rechtmatigheidsverantwoording naar in control statement

Verwachtingen vandaag?

Geen standaarduitwerking voor rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording randvoorwaarden: • Inrichting VIC functie• Samenwerking met extern accountant

Proces

• Commissie Depla I (mei 2014) Rapport Vernieuwing BBV • Vernieuwing accountantscontrole gemeenten (Depla II)

• Meicirculaire 2018 “verplichten in de jaarrekening een verantwoording op te nemen over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties”

• Bijeenkomst Zeist (sept. 2018) en Almere (feb. 2019)

• Subcommissie BBV: werkt aan concept modelmededeling en notitie• Bespreking begin februari 2019 in BBV

• Brede bijeenkomst 8 maart 2019

Betrokken partijen

Commissie bedrijfsvoering en auditing decentrale overheden (BADO)

Alle individuele gemeenten

NBA/accountantsIPO

Model verantwoording

• Geen standaard template voor de formulering van een op te stellen ICS

• Belanghebbenden moeten begrijpen waarop de uitspraak in de ICS van de organisatie concreet betrekking heeft• Tekst begrijpen• Verwachtingen• Uitspraak heeft betrekking op een bepaalde periode• Welke risicotolerantie de organisatie aanvaardbaar acht bij het verstrekken van

‘redelijke mate van zekerheid’ over de effectiviteit van de opzet en werking van de interne beheersingsmaatregelen

Sub commissie BBV komt met model in 2019

• de hoogste leiding ‘in control’ is

• ‘in Control’= ‘de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden, gericht op een effectieve en efficiënte realisatie van strategische en operationele doelstellingen alsmede het hierover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden’

• in het statement wordt verwezen naar een set van normen waaraan de mate van beheersing getoetst is

• tevens zijn in het statement de aangetroffen tekortkomingen ten aanzien van de beheersing en de in de processen opgenomen internal controls, de oorzaken ervan en de voorgenomen maatregelen om de knelpunten op te lossen, opgenomen.

• Externe accountants geven dan een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief dan de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B en W die in de jaarrekening wordt opgenomen

Wat wordt verklaard:

UK heeft al in control statementVereist vanaf 2003 en is doorontwikkeld naar een breder ‘governance statement’ in 2012.

Alkmaar: niet alleen rechtmatigheidsverantwoording, maar bredere control

ProfessionaliserenService verbeteren Zichtbaar in control

Dialoog tussen Raad en College

Rechtmatigheidsverantwoording: goede ontwikkeling om verder te professionaliseren?

In hoeverre zijn we nu al in staat om zelf een oordeel te geven over de financiële rechtmatigheid van onze belangrijkste processen?

Wanneer heeft rechtmatigheidsverantwoording impact?

Stappenplan gericht op streefdatum

• Eerste start wordt de rechtmatigheid

• Moet leven in de organisatie

• Nadrukkelijk lijnmanagement, directie, college, auditcommissie betrekken

• Cultuur en gedrag, soft controls

• Elkaar aanspreken, prestatiemanagement

Management: zorgdragen voor de implementatie en borging van een adequaat interne controle systeem op basis van een weloverwogen beoordeling van de ‘risk appetite’ van de organisatie

Waar komt Alkmaar vandaan

• Nieuwe functionarissen die aan de slag gaan

❑Financiën op orde krijgen: sluitende begroting

❑Belangrijkste bevindingen: quick wins

❑Verbijzonderde interne controle functie ingericht

Na 3 jaar: zijn stappen gezet

• Sluitende begroting

• Van ‘halen naar brengen’ vraagt nog cultuuromslag

• Investeren in ‘tools’

• Volwassen verbijzonderde interne controle functie• Goed inzicht in alle belangrijke processen• EA maakt gebruik van de bevindingen• Geen verrassingen

• Een lerende organisatie;

….maar nog niet in control!

In 2019 implementatie workflow tool

• Herijken significante processen en keycontrols opnieuw bepalen

• Workflow tool inrichten: sluit aan bij visie meer verantwoordelijkheid naar de lijn

• Processen doorlichten en “schoon schip maken”

Verbijzonderde interne controle functie

• Inrichting • Onafhankelijk

• Objectief: eigen agenda en aanpak

• Normenkader, toetsingskader, checklisten

• Review, follow-up bevindingen

• Herstelacties

• Inzicht in de processen• Wat gaat wel en niet goed

Verschillen en overeenkomsten tussen IA en EA

Internal Audit (IA) External Audit (EA)

Doel: Vooral gericht op het verbeteren van de bedrijfsvoering, waaronder het ‘challengen’ van risicomanagementproces. Het behalen van de doelstellingen van de organisatie staat centraal.

Gericht op het afgeven van een onafhankelijk oordeel bij een (financieel) verantwoordingsdocument. Het behartigen van maatschappelijk belang staat centraal.

Door wie? - Internal auditors - Onafhankelijke externe accountant- Een (Gemeentelijke)Accountantsdienst

Wat bindt ons? - Het geven van een objectief oordeel over de kwaliteit van processen, systemen, (delen van) planning- & controlcyclus.

- De organisatie c.q. het (top)management een spiegel voorhouden- Kwaliteit in de uitvoering van het vak staat voorop.

Hoe kwalificeert mijn EA mij?

• Beroepsregels NV COS 610 (van de EA) zijn er al een paar jaar: geen nieuws onder de zon

• Interpretatie van deze regels is wel anders: komt vooral door de AFM-onderzoeken afgelopen jaren

• Waar gaat NV COS 610 over:• Objectiviteit

• Kwaliteitssysteem

• Deskundigheid

• Wat is jullie ervaring hiermee?

Objectiviteit:Hoe dit geborgd?

• Rapportage t/m directie + highlights VIC naar auditcie

• Auditcharter

• 3e lijns, business control en afwegingen wat doe je wel/niet

• Concerncontrol: “ook binnen team de controller”

• “Klein maar fijn”

• Vooral focus op financiële processen en systemen

• Periodiek in auditcommissie

• Initiëren zowel plan als rapportages

Kwaliteitssysteem:Hoe ziet het eruit?

• Audittrail zichtbaar vastleggen

• Vaste formats voor interne controleplannen, werkprogramma’s en controlerapporten

• Review zichtbaar maken

• Trekken van conclusies n.a.v. bevindingen, vooral veel aandacht voor: ‘wat doen we met een fout / bevinding?’

• Isoleren van fouten, uitbreiden, etc. -> ook tussentijdse afstemming met EA

Wat moet nog!

• Beschrijving van je kwaliteitsbeheerssysteem (NBA regels, IIA richtlijnen, etc.), nu beknopte “COS 610-memo’s”

Normenkader, toetsingskader, checklisten

Zichtbaarheid 3 niveau’s van controle/review

Controle ic-er vakafdeling

1e review coördinator ic

2e review intern accountant

Valkuil!

• Niet zelf oplossen

• Blijf in je rol én directie en management steunt dat

• Niet de jaarrekening: financiën zelf verantwoordelijk

• Bepalen van herstelacties

• Maar borgen/opvolgen ligt wel in de lijn

Waar staan jullie?

• Halen jullie ons niveau qua vic? • Kunnen jullie zelf een uitspraak doen over

kwaliteit (processen/risicogebieden)? • Halen jullie 2021?

Verbijzonderde interne controle is wel aan de achterkant! Vooral belangrijk hoe krijg je kwaliteit in je organisatie?

Tips

• Bepaal je eigen koers en neem de externe accountant hierin mee

• Ga discussie aan: waar wijkt je interne koers af van die van de externe audit: wees duidelijk

• Kent de externe accountant de organisatie goed genoeg? Help ze op weg ‘aan de voorkant’

• Stem (waar mogelijk) je controleaanpak af met de externe accountant

Tips t.a.v. ‘tijdens de uitvoering’

• Wil de externe accountant de selectie maken? Biedt ze de mogelijkheid aan (verschilt per onderwerp)

• Werken met Position Papers: “stelling nemen” is belangrijk bij discussies

• Toets jij al zelf de IT-general controls?

• Stem tussentijds al bevindingen af!

• Belangrijke controlevragen jaarrekeningposten alvast beantwoorden via interne audit

• Actief betrokken zijn bij belangrijke vaktechnische discussies, o.a. prestatielevering, sociaal domein, grexen en COS 720

• Bemiddel bij moeilijke discussies tussen ‘gemeente en accountant’, bijv. “controle op controle” (managen van begrip aan beide kanten)

Tips t.a.v. ‘rapportering’

• Door zelf te rapporteren in een interne managementletter kan de EA zich beperken tot ‘bestuurlijk relevante zaken’

• Stem je concept-rapport ook met de EA af: geef ruimte om commentaar te geven

• EA kan jouw bevindingen ‘extra kracht’ aanzetten in diens rapport

• Ben je aanwezig als de bevindingen van de externe accountant worden besproken bij de directie, het college en raad? Zou je, als het kan, aanwezig willen zijn?

Vanuit autonomie samenwerken: investeer in de relatie!

Investeer richting EA:

• Periodiek overleg is warm aanbevolen

• Wees open en eerlijk; niets te verbergen

• Proactief in een vroeg stadium je aanpak én bevindingen afstemmen

Maar investeer vooral in jezelf / de IA:

• Vakmanschap blijven ontwikkelen en toepassen: toekomstbestendig zijn!

Hoe kijkt de accountant tegen het werk van de interne accountant aan?

Managementletter 2017:

Tips voor verder doorontwikkeling:

Wat zijn de administratieve lasten voor de lijn?

• Visie directie: interne controles in de lijn (wel randvoorwaarden)

• Lust of Last? Vooral capaciteitsvraag & kennis

• Blijft wel spanningsveld, want is één van de vele prioriteiten

• In enkel geval escalatielijn gebruiken

• Bijvangst wordt zeker als toegevoegd waarde gezien

Toegevoegde waarde van interne controle voor de lijn

• Overdracht naar de lijn: periodieke trainingen

• Veel contact met de IC’ers in de lijn en kennis delen

• Breder kijken dan alleen rechtmatigheid

• Krijgen meer inzicht effectiviteit en efficiency eigen proces

• Eerder bevindingen (eigen). Binnen team bespreken en vooral de ‘bijvangst’

• Vooralsnog moet de verbetering van de (financiële) bedrijfsvoering van binnenuit komen

Wat kun je nu al doen m.b.t. rechtmatigheids-verantwoording?

1. Zet het op agenda en maak ambities bespreekbaar:

2. Vertaling van ambities naar bedrijfsvoering

3. Verbijzonderde interne controle functie inrichten• Zelf voldoende expertise of samenwerking in de regio?

Succes met jullie weg naar de rechtmatigheidsverantwoording!