Content to be inserted in here.Lorem ipsum dolor et sit amet cu nec quodsi.

Vier slimme manieren om groei te laten werkenHoe slimmere documentstrategieën je IT’ers helpen bij snelle groei

Als IT-manager moet je soms lastige besluiten nemen. Zeker als je bedrijf in een groeifase zit hak je flink wat knopen door.

De truc is om alle ballen in de lucht te houden. Alleen is de uitdaging nu nog groter, doordat er meer ballen zijn: er liggen nogal wat verantwoordelijkheden op je bord – van mobiliteit tot virtualisatie.

Je bent je er terdege van bewust dat veel van de beslissingen die je in het verleden hebt genomen toen de organisatie nog klein was, in deze groeifase veranderen in knelpunten.

Zeker op het gebied van documentbeheer. Als jouw bedrijf net zo is als de meeste groeiende bedrijven, kan het zomaar zijn dat je nooit serieus hebt stilgestaan bij documentbeheer.

Wat toen geen punt was, is nu een knélpunt. En wel hierom: de meeste bedrijven geven zo’n 10 procent van hun inkomsten uit aan documentbeheer.1 Van alle bedrijfsactiviteiten heeft ruim 40 procent te maken met documenten. 2

40 procent van alle activiteiten

10 procent van de inkomsten

Documentbeheer is eigenlijk niets minder dan procesmanagement.Juist in een groeifase zijn die processen van essentieel belang, dus als je op zoek bent naar manieren om een groeispurt goed te laten verlopen, is het niet meer dan logisch dat je je documentbeheer eens onder de loep neemt.

Kijk om te beginnen naar de compromissen op het gebied van documentbeheer die je wellicht hebt gesloten toen het bedrijf nog klein was.

We lichten hier vier veelvoorkomende voor je uit:

1 Breng de workflows voor je documenten in kaartIn een klein bedrijf betekent ‘workflow’ simpelweg ‘wat er moet worden gedaan om iets voor elkaar te krijgen’.

Denk daarbij aan afspraken, mondelinge feedback en de verschillende manieren waarop we allemaal onze doelen bereiken.

Maar als je ad-hocinteracties gaat schalen, blijf je vaak met verwarring achter. Er raken documenten kwijt.Er worden deadlines overschreden.Nieuwe werknemers raken in de war.

Daarom draait het er bij het vastleggen van de écht belangrijke documentworkflows vooral om dat je het zo eenvoudig mogelijk maakt.

Dan zie je sneller welke mensen, processen en technologieën het grootste verschil maken.Op welke manier informatie wordt gedeeld met verschillende belanghebbenden.Op welke manier documenten worden opgesteld, bewaard en beveiligd.Wat het gewenste resultaat van die workflow is.

Breng nu je workflows in kaart om inzicht te krijgen in processen en waar ze vastlopen, welke mensen erbij moeten worden betrokken en wanneer je automatisering kunt gebruiken.

“Het is veel makkelijker om nieuwe mensen bij oude processen te betrekken dan andersom. Formaliseer je processen. Dan komt nieuw personeel sneller mee.”Ben Horowitz Voormalig CEO bij Opsware

2 Doe niet alles alleenSoms voelt het voor IT’ers in een klein bedrijf als dweilen met de kraan open. Elke dag opnieuw.

Toen het bedrijf nog klein was, kon je het allemaal wel alleen aan. Nu niet meer. Dat merk je onder andere aan het documentbeheer.

Er is zo veel dat goed moet gaan.

Je probeert:

het documentbeheer aan te passen aan de doelen van de organisatie;te zorgen voor een effectief printsysteem;de print- en archiveringskosten binnen de perken te houden;de juiste standaard te vinden om het printsysteem, de relaties met leveranciers en het aantal apparaten dat op netwerken is aangesloten te monitoren;systemen voor alle kantoren, gebouwen en mobiele werknemers te integreren;de beveiliging en naleving aan te sturen en tegelijkertijd efficiënter te werken;alle printers in bedrijf te houden en de voorraden tijdig aan te vullen.

Vergeet niet dat je tijd steeds meer waard wordt naarmate het bedrijf groeit. Het is dus zaak om die tijd slim te besteden en te bedenken wat je kunt delegeren of automatiseren en aan welke zaken je zelf tijd moet besteden.

Het goede nieuws: van printdiensten tot multifunctionele printers, er is een heleboel werk dat je kunt automatiseren of uitbesteden.

Daarvoor moet je wel eerst je eigen printsystemen en documentbeheer evalueren.

Pas daarna kun je gaan zoeken naar de juiste leveranciers en oplossingen voor je behoeften.

En dat hoef je niet alleen te doen.

Misschien zijn we niet helemaal objectief, maar met Managed Print Services (MPS) heb je een ideaal middel in handen om kerndocumentbeheer uit te besteden en je flexibiliteit te vergroten. Met dit soort diensten kun je tot wel 30 procent besparen, je documenten veiligstellen en hele workflows automatiseren.

Lees hier welke 16 MPS-vragen je aan je grafimediabedrijf moet stellen.

30 procent besparen

3 Je documenten in een mum van tijd veiligstellen 60 procent van de doelgerichte cyberaanvallen in 2014 trof kleine en middelgrote organisaties.3

Nog erger is dat de kosten van zo’n aanval voor een kleine organisatie per hoofd aanzienlijk hoger zijn dan voor grotere bedrijven, namelijk €1474 tegenover €402.4

Toch heeft de beveiliging van documenten voor kleine bedrijven over het algemeen geen prioriteit.

Maar als 90 procent van de bedrijven wordt getroffen door aanvallen als gevolg van onbeveiligd printen5, heb je wel een paar lastige vragen te beantwoorden.

Weet je bijvoorbeeld welke documenten er in de wachtrij van je printers staan? En of daar gevoelige informatie in staat?

Dat zijn lastige vragen voor kleine bedrijven. Zodra je bedrijf gaat groeien, moet je die antwoorden zeker weten.

Omdat je gegevens en informatie waardevoller worden naarmate je bedrijf groeit.

Evalueer jezelfNeem je huidige printsysteem onder de loep.

Stel de beveiligingsnormen voor je bedrijf vast en controleer of het printsysteem aan deze normen voldoet. Gebruik een geformaliseerd proces, want dan weet je zeker dat dat je tekortkomingen kunt achterhalen.

Wij helpen heel veel bedrijven bij de beveiliging van hun printsysteem, dus we weten waar we het over hebben. Kun je wel wat advies gebruiken? We zijn er ook voor jou.

4Wees niet bang om de stekker eruit te trekken Kleine bedrijven met een beperkt IT-arsenaal zijn gedwongen te kiezen voor een minimaal IT-systeem en verouderde apparatuur die het nog te goed doet om te vervangen.

Kleine bedrijven, grote ondernemingen en groeiende bedrijven hebben verschillende doelen en passen hun strategieën daaraan aan.

Kleine bedrijven gaan voor lagere kosten.

Kleine bedrijven gaan voor lagere kosten. Massale ondernemingen gaan voor integratie en stabiliteit.

Kleine bedrijven gaan voor lagere kosten. Massale ondernemingen gaan voor integratie en stabiliteit. En voor bedrijven in de groei is het belangrijk om zich te richten op snelle opschaalmogelijkheden en flexibiliteit.

Denk er eens over na. Het verkoopteam groeit als kool, de administratieve last neemt ontzettend toe. Dan heb je wel iets meer nodig dan een paar extra printers om aan de nieuwe behoeften te voldoen.

Je team moet mobiel kunnen printen.

Automatisch documenten kunnen scannen, opslaan en versturen.

Voorstellen snel en efficiënt kunnen aanpassen.

Haal meer uit je apparatuur.Voor schaalbaarheid is het handig als je printers meer aankunnen dan er van ze wordt gevraagd, maar ga wel met beleid te werk. Gewoon meer printers installeren is niet slim. Als je werknemersbestand verdubbelt, is een verdubbeling van het aantal printers zelden de juiste oplossing.

Probeer in plaats daarvan het maximale te halen uit de geavanceerde opties die multifunctionele printers bieden – mobiel printen, automatisering van de meest gebruikte workflows voor verschillende teams – dan kun je met je printerarsenaal veel meer dan alleen printen.

We hebben het al eerder gezegd: compromissen op het gebied van documentbeheer werkten misschien toen het bedrijf nog in de kinderschoenen stond.

Maar de regels veranderen als bedrijven groeien.

Leg je processen vast, beveilig je apparatuur, neem alle hulp aan die je kunt gebruiken en zorg ervoor dat je hardware werkt.

Bedrijven hebben namelijk slimme documentbeheerstrategieën nodig als ze hun werkzaamheden willen opschalen.

Zo kan groei beter werken.

Om ook te lezenIT-managers in snelgroeiende bedrijven moeten zich langs een hele reeks valkuilen, obstakels en vraagstukken werken. Lees ons eBook over welke vaardigheden en strategieën je nodig hebt om IT in een groeiend bedrijf te leiden.

De CIO voor groeiLessen en strategieën voor leiderschap in snel groeiende bedrijven

Downloaden

Xerox, dat zijn wij.

En wij geloven dat groei niet werkt zonder slimme IT.

We helpen groeiende bedrijven met efficiënt druk- en documentbeheer, zodat hun processen beter werken.

Praat eens met ons.

© 2

015

Xero

x Co

rpor

atio

n. A

lle re

chte

n vo

orbe

houd

en. X

erox

® e

n Xe

rox

and

Des

ign®

zijn

han

dels

mer

ken

van

Xero

x Co

rpor

atio

n in

de

Vere

nigd

e St

aten

en/

of a

nder

e la

nden

.

Bronnen1 I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC

2 Poor document processes lead to significant business risk, IDC3 Internet Security Threat Report, Symantec, April 20154 Global Report of Cost of Cyber Crime, Ponemon Institute, October 20145 The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 2015