“Techniek verandert mensen & organisaties"

Wim Plas, teamleider

Provincie Zuid-Holland

“Techniek verandert mensen & organisaties"

• EVEN VOORSTELLEN:

• Wim Plas• 49 jaar oud• Provincie Zuid-Holland• Teamleider, document

& recordmanagement• Docent SOD, secretaris Vereniging SOD• Vader van 3 dochters• Opa van een kleinzoon

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Kennisdelen: "VERANDEREN":

VER bij mij vandaan en vooral voor ANDEREN ??

“Techniek verandert mensen & organisaties"

INHOUD PRESENTATIE:

1. Inleiding2.Competenties"DIV-medewerkers"3. Competenties "Management DIV"4. Hoe de kloof te overbruggen tussen

aanwezige en gewenste competenties?

“Techniek verandert mensen & organisaties"

PROVINCIE ZUID-HOLLAND:

o Zuid-Holland is één van de dichtstbevolkte en meest geïndustrialiseerde gebieden ter wereld. De provincie meet 3403 km² en het aantal inwoners is 3.487.673

o Provinciehuis Den Haago Commissaris van de Koningin: drs. J. Fransseno Ambtelijk apparaat: 2200 medewerkers

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Stukje historie, start in 2005: “Onder de titel ‘Digitale Route’ steekt de provincie

Zuid-Holland ruim 23 miljoen euro in een groot automatiseringstraject. De ICT-omgeving wordt vervangen, procesmanagement, een documentmanagement en workflowsysteem wordt geïntroduceerd, de dienstverlening via internet gaat op de schop en er wordt gewerkt aan centrale basisregistraties". In 2008 moet elke provincieambtenaar een ‘digitale dienstverlener’zijn.”

“Techniek verandert mensen & organisaties"

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Succesvolle implementatie proces-, workflow- & documentmanagement !

"2009"• Aantal scans A 4:

1.526.458• Aantal aangemaakt e-dossiers: 25.659

"04-2010":• Actieve IDMS-gebruikers: 2500 • Benaderingen van IDMS bestanden: 2.000.000

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Nieuwe ontwikkelingen komen op ons af!

STRATEGISCH: Baseline "Informatie op orde", van informatie op orde

naar informatie van waarde, NUP, ambtenaar 2.0, “het nieuwe werken”, klantstrategieën: operational excellence, customer intimacy/relationship

gratis te bestellen www.ambtenaar20.nl

TACTISCH & OPERATIONEEL: Zaakgericht werken, EG-portals, e-formulieren, i-pad’s, e-readers, tracking & tracing, extranet, intelligente software…..

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Strategie "Digitale Route"……

“Techniek verandert mensen & organisaties"

"Medewerkers DIV"

• TRANSITIEFASE: 2007-2008

Papieren situatie Documentaire Informatie:

• postregistratie• dossiervorming• uitlenen van dossiers

Competenties: "veel inhoudelijke vakkennis, contacten met klanten vooral gericht op het uitlenen van dossiers"

Au

tori

sati

e

Basis ICT Infrastructuur

dsp

Pro

cesk

enn

iska

art

RMA

WFM DMS

Inputmanagement

KA

& o

ve

rige

ap

plic

atie

s

pro

cessen

Enterprise Content Management

ECM Enterprise Content Management. De technologie, tools en methodieken voor het verzamelen, beheren, opslaan, bewaren, beschermen en aanbieden van informatie binnen de gehele organisatie.

DIV

DIV

ECMECM

ECMECM

ECMECM

"Transitie DIV"

"Medewerkers DIV"

Het wordt leuker, uitdagender………maar met minder fte (na hybride situatie) en van een hoger werk- en denkniveau!

Nieuwe taken en kansen liggen in de DI-werkprocessen:

* Postverwerking; * Monitoren en sturen van (e)dossiers; * Uitvoeren van recordmanagement; * Verstrekken van informatie.

Vaardigheden “DOSSIERVORMER” 2007

5. Kennis en vaardigheden• Inhoudelijk theoretische kennis van de verschillende ontsluitings- en

beschrijvingsmethoden en -technieken op het gebied van documentaire informatievoorziening en vaardigheid in het toe passen daarvan.

• Kennis van wet- en regelgeving ten aanzien van beheer, selectie, vernietiging en overdracht van archieven.

• Kennis van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Wet openbaarheid van bestuur.

• Algemene kennis van de inhoud van de zich voordoende problematiek en de informatiebehoefte binnen het verzorgingsgebied;

• Kennis van de moderne talen.• Vaardigheid in het ontwerpen van neveningangen en verwijzingen.• Vaardigheid in het samenstellen van zoekopdrachten.• Vaardigheid in het verstrekken van inlichtingen, het bewerken van informatie en

het doen van verslag van het onderzoek door middel van een rapportage.• Vaardigheid in het opbouwen en actueel houden van verschillende

documentaire informatiebestanden.• Vaardigheid in het klantvriendelijk en servicegericht optreden en te woord

staan van derden.

Competentieprofielen E-dossierspecialist 2008-2010

Kennis en vaardigheden:• MBO+-werk- en denkniveau (SOD II), verkregen door opleiding en

aantoonbare ervaring met bovengenoemde taken;• Praktische kennis van document management methoden;• Kennis van relevante wet- en regelgeving; • Kennis van toepassingsmogelijkheden van Internet en

interactieve media;• Kennis van proces- en kwaliteitsmanagement;• Vaardigheid in het gebruiken en beheren van een Document

Management Systeem;• Vaardigheid in het geven van instructies;• Adviesvaardigheden, communicatieve en sociale

vaardigheden;

"Medewerkers DIV"

Competenties:Doelgericht handelen : Formuleren en uitdragen van helder doelstellingen en resultaten en deze als leidraad nemen voor het eigen handelen.Klantgerichtheid : Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant/gebruiker en hiernaar handelen.Mondelinge presentatie : Ideeën en feiten in begrijpelijke taal aan anderen duidelijk maken, gebruikmakend van ter zake doende communicatiemiddelen.Verantwoordelijkheid : De consequenties aanvaarden van gemaakte afspraken. Noch anderen, noch de omstandigheden de schuld geven wanneer afspraken niet worden nagekomen.Zorg voor kwaliteit : Hoge kwaliteitsnormen hanteren voor doelstellingen, processen en resultaten, streven naar voortdurende verbetering.

"Medewerkers DIV"

"WIJ, medewerkers DIV"

“Partners in proces” met:

• Behandelend ambtenaar;• Sleutelgebruikers;• Tactisch/functioneel specialisten;• Functioneel beheerders;• Procesanalisten.

"Divers, pak uw kansen ze zijn divers"

GA “LEREND ONDERWEG”!

• Durf te kiezen;• Durf te leren;• Durf te doen;• Durf te vragen: • Durf initiatief te

tonen;• Durf je “comfort

zone” te vergroten.

Management DIV

Management DIV

Teamleider documentaire Informatie

Competenties• Doelgericht handelen : Formuleren en uitdragen van helder

doelstellingen en resultaten en deze als leidraad nemen voor het eigen handelen.

• Individugericht leiderschap : Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens functievervulling en hem aanspreken op gemaakte afspraken en resultaten.

• Integraal werken : De eigen bijdrage afstemmen op de context van de organisatie, rekening houdend met diverse invalshoeken, vakgebieden en beleidsterreinen.

• Verantwoordelijkheid : De consequenties aanvaarden van gemaakte afspraken. Noch anderen, noch de omstandigheden de schuld geven wanneer afspraken niet worden nagekomen.

• Vertrouwen opbouwen : Is in staat bij anderen vertrouwen te wekken in de eigen professionaliteit, integriteit deskundigheid en doelmatigheid.

Management DIV

“Partners in proces” met:

• Proceseigenaren;

• Informatiemanagers;

• Procesmanagers;

• Informatiearchitecten.

Management en DIV-medewerkers

"Hoe de kloof te overbruggen tussen aanwezige en wenselijke competenties?"

Management DIV

Management DIV

TYPE COACH:

- Inspirerende coach: communiceert vanuit visie en richt zich op de ontwikkeling van medewerkers

- Confronterende coach: zet output, resultaat en het operationele proces centraal

- Structurerende coach: richt zich primair op het helder krijgen van feiten en bewaken van structuur

Management en DIV-medewerkers

1. Zelfontwikkeling en teamrolmanagement "Ik": weten wie je bent, wat je wilt en wat je kunt

• MBTI, 16 PF; Managementdrives• Belbin teamrolmanagement

2. Ontwikkel-asessment

3. Coaching (COaching op Competenties, CoCo)4. Teamopleidingsplan5. Intervisie

Management en DIV-medewerkers

TEAMOPLEIDINGSPLAN:

MEDEWERKERS:

proces- & kwaliteitsmanagement, communicatie, klantgerichtheid,adviesvaardigheden

MANAGEMENT:

Informatiearchitecturen, situationeel leidinggeven,

proces- & kwaliteitsmanagement, managementdrives

www.managementdrives.nl

"Het is niet de sterkste noch de intelligentste die overleeft, maar degene die het beste omgaat met de verandering"

Management en DIV-medewerkers

“Techniek verandert mensen & organisaties"