Zaakgericht werken in de praktijk

Gert Jan Wiersma

De informatiehuishouding van uw organisatie?

Definitie zaakgericht werken

Een samenhangende hoeveelheid werk

Met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat

Waarvan de kwaliteit en de doorlooptijd bewaakt moet worden.

UitgangspuntenZaak is altijd leidend (niet het document)

Zaak(type) is voorzien van metadata

Document altijd gekoppeld aan de zaak

Eén zaak is één dossier

Naamgeving van zaak(type) is standaard

Zaak is gekoppeld aan bewaartermijn

Dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en

archivering kunnen tegelijk worden uitgevoerd

Dus niet zo ….

BO 1

BO 2

BO 3

BO 4

BO 5

BO 6

Back OfficesKlanten Kanalen

@

Afhandeling:

backoffice

DMS-pakket

Routing

Workflow ..

Post Web

BPEL/broker

Afhandeling:

backofficeAfhandeling:

backoffice

Callcentre

applicatie

Telefoon Balie

KCC-applicatie

Workflow

Afhandeling:

backoffice

Of zo….

ZaaksysteemRegistratie documenten

Registratie zaken

Statusbewaking

Zoeken

Behandelgegevens

Klantgegevens

Financiële gegevens

Geo-gegevens

Koppeling basisregistraties

Afhandeling:

backoffice

Post

Afhandeling:

backoffice

TelefoonWeb Balie

Afhandeling:

backoffice

Afhandeling:

backoffice

Maar zo …

BO 1

BO 2

BO 3

BO 4

BO 5

BO 6

Back OfficesKlanten Kanalen

Hoe begin je?

BO 1

BO 2

BO 3

BO 4

BO 5

BO 6

Back OfficesKlanten Kanalen

Beslissen ….

Aanpak tot zaakgericht werkenDefinieer wat een zaak is

Hanteer eenduidige omschrijvingen voor zaken (ZTC)

Beleg de verantwoordelijkheden

Schaf opslaan op netwerkschijven af

Regel niet alles in het proces tot op detailniveau

Schrijf voor jezelf op wat er voor jou verandert

ZTC? Zie https://www.surfgroepen.nl/sites/gemma/pp/default.aspx

TIP 1: DSP en ZTC

DSP en ZTC naast elkaar gebruiken is monnikenwerk.

WIN TIJD!

Kies voor een ZTC

Citaat EGEM-Zaaktypencatalogus 1.0

TIP 2: Formeer een Gideonsbende

TIP 3: DIV, de ‘bezemwagen’

Hier houden we dus mee op

TIP 5: DIV, de enthousiaste pionier

En hier gaan we mee beginnen

Maar waar begin ik?Weet wat je te bieden hebt, en wat niet …

Zoek bondgenoten

Vertraag niet onnodig, zorg dat je DIM’t

Tijd!

Zoek de energie op

Blijf scherp

Creëer een positief imago

Wat levert het de organisatie op?

1. Gegevens en dossiers beter toegankelijk

2. Lagere kosten voor fysiek archiefbeheer

3. Betere behandeling van vragen

4. Beter kunnen inplannen van werk

5. Minder stappen in werkprocessen

6. Minder handmatige registratie in BO-systemen (Kloppelen zal wel blijven)

En wat levert het jou op?Een belangrijke positie in het proces

Je bent een belangrijke gesprekspartner

Je kunt helpen bouwen

Tijd die je dus gericht in kunt zetten

Kennis (van systemen en processen)

Werkplezier en dus ENERGIE!

En plezier in het doen, geeft kwaliteit in het werk.

Vragen

www.digital.nl

gertjan.wiersma@digital.nl

Telefoon: 06-43360902

Bedankt voor uw aandacht