Presentatie Zaakgericht werken (GJ Wiersmam Digital Display) tijdens seminar NUP en DIV/ICT
19
Zaakgericht werken in de praktijk Gert Jan Wiersma
Transcript of Presentatie Zaakgericht werken (GJ Wiersmam Digital Display) tijdens seminar NUP en DIV/ICT
Zaakgericht werken in de praktijk
Gert Jan Wiersma
De informatiehuishouding van uw organisatie?
Definitie zaakgericht werken
Een samenhangende hoeveelheid werk
Met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat
Waarvan de kwaliteit en de doorlooptijd bewaakt moet worden.
UitgangspuntenZaak is altijd leidend (niet het document)
Zaak(type) is voorzien van metadata
Document altijd gekoppeld aan de zaak
Eén zaak is één dossier
Naamgeving van zaak(type) is standaard
Zaak is gekoppeld aan bewaartermijn
Dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en
archivering kunnen tegelijk worden uitgevoerd
Dus niet zo ….
BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
BO 5
BO 6
Back OfficesKlanten Kanalen
@
Afhandeling:
backoffice
DMS-pakket
Routing
Workflow ..
Post Web
BPEL/broker
Afhandeling:
backofficeAfhandeling:
backoffice
Callcentre
applicatie
Telefoon Balie
KCC-applicatie
Workflow
Afhandeling:
backoffice
Of zo….
ZaaksysteemRegistratie documenten
Registratie zaken
Statusbewaking
Zoeken
Behandelgegevens
Klantgegevens
Financiële gegevens
Geo-gegevens
Koppeling basisregistraties
Afhandeling:
backoffice
Post
Afhandeling:
backoffice
TelefoonWeb Balie
Afhandeling:
backoffice
Afhandeling:
backoffice
Maar zo …
BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
BO 5
BO 6
Back OfficesKlanten Kanalen
Hoe begin je?
BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
BO 5
BO 6
Back OfficesKlanten Kanalen
Beslissen ….
Aanpak tot zaakgericht werkenDefinieer wat een zaak is
Hanteer eenduidige omschrijvingen voor zaken (ZTC)
Beleg de verantwoordelijkheden
Schaf opslaan op netwerkschijven af
Regel niet alles in het proces tot op detailniveau
Schrijf voor jezelf op wat er voor jou verandert
ZTC? Zie https://www.surfgroepen.nl/sites/gemma/pp/default.aspx
TIP 1: DSP en ZTC
DSP en ZTC naast elkaar gebruiken is monnikenwerk.
WIN TIJD!
Kies voor een ZTC
Citaat EGEM-Zaaktypencatalogus 1.0
TIP 2: Formeer een Gideonsbende
TIP 3: DIV, de ‘bezemwagen’
Hier houden we dus mee op
TIP 5: DIV, de enthousiaste pionier
En hier gaan we mee beginnen
Maar waar begin ik?Weet wat je te bieden hebt, en wat niet …
Zoek bondgenoten
Vertraag niet onnodig, zorg dat je DIM’t
Tijd!
Zoek de energie op
Blijf scherp
Creëer een positief imago
Wat levert het de organisatie op?
1. Gegevens en dossiers beter toegankelijk
2. Lagere kosten voor fysiek archiefbeheer
3. Betere behandeling van vragen
4. Beter kunnen inplannen van werk
5. Minder stappen in werkprocessen
6. Minder handmatige registratie in BO-systemen (Kloppelen zal wel blijven)
En wat levert het jou op?Een belangrijke positie in het proces
Je bent een belangrijke gesprekspartner
Je kunt helpen bouwen
Tijd die je dus gericht in kunt zetten
Kennis (van systemen en processen)
Werkplezier en dus ENERGIE!
En plezier in het doen, geeft kwaliteit in het werk.
