Partners in toezicht

Coming up soon!

Kwaliteit van de beheersing

door de bedrijven

Passend toezicht van de Douane

Aanleiding Promenade

• Monitoring in AEO-guidelines verhelderen

• Aantoonbaar monitoren van werking beheersmaatregelen

• Wel/geen standaardisatie inzake monitoring

• Communicatie (gegevensuitwisseling) met Douane

• Behoefte aan kaders, handvatten en best practises om

• te voldoen aan monitoringsverplichting

• risicobeheersing naar een hoger plan te tillen.

Basis: VÓÓR en DÓÓR bedrijven!

DÓÓR BEDRIJVEN

Aanpak

1. Rolverdeling

2. Scope bepaling

3. Interviews

4. Analyse interview uitkomsten

5. Rapportage

6. Communicatie

Vijf hoofdstukken

1. Introductie

2. Totstandkoming bundel

3. Maatwerk of confectie

4. Praktijkvoorbeelden

5. Visie en reflectie TNO

Eindproduct: inspiratiebundel

1. Organisatie

2. Procedurele beheersmaatregelen

3. Controle van processen

4. Controle van gegevens

5. Kennis, vaardigheden en gedrag

6. Efficiënter compliant zijn

56 praktijkvoorbeelden, 6 categorieën

No 4:

Compliance verantwoording afleggen aan directie

– Functiescheiding compliance issues en operationele

belangen

Organisatie

… Hoe zijn rollen en verantwoordelijkheden gerelateerd aan AEO, inclusief monitoring en auditing, in de organisatie belegd …

… procedures en richtlijnen die de kwaliteit van interne

beheersing beogen te vergroten …

No 16:

Sluitende ‘chain of evidence’ tussen ketenpartijen

– Matchen uitslag / inslag WMS pas na ontvangen uitslagbericht bij

vorige ketenpartner

– Voordelen: beheersen voorraadverschillen, exception reporting,

voorkomen UTB’s

Procedurele beheersmaatregelen

No 22:

Checks bij order entry en gegevensinvoer

– Betalingsafspraken en kredietwaardigheid

– Pas vrijgave na check ‘Order Entry’ op compleetheid

No 25:

Preventieve geautomatiseerde controles op de GPA

– Verificatie met gebruikstarief, benodigde documenten etc

Controle van gegevens … reactief en preventief controleren van de informatie in

systemen en aangiften …

… beheersen en monitoren van de kwaliteit van de processen…

No 28:

Gestructureerde risicoanalyse (risicomatrix)

– Aansluiten bij risicomatrix Douane

– Basis voor formuleren ambitie en discussie zelftoezicht

No 36:

Gebruik dashboards tbv procesmonitoring

– Transitprocessen, vermis entrepot, inklaren, managen UTBs

– Termijnoverschrijding bij bijzondere vergunningen

– Voordelen: voorkom tijdrovende interventies en boetes, procesoptimalisatie

Controle van processen

No 45:

Coachen van toeleveranciers

– Delen van info over product- en componentsamenstellingen

– Voordelen: kwaliteitsimpuls en status ‘voorkeursleverancier’

Kennis, vaardigheden en gedrag

… naast kennis en kunde ook soft skills (houding en gedrag) …

No 50:

Afstemmen format voor monitoringsresultaten

– Welk type onregelmatigheden wel/niet melden?

– Consolidatie van resultaten interne controles

Efficiënt compliant zijn

… Specifieke voorbeelden, zoals integratie en bilaterale afspraken …

1. Open normatiek AEO onzekerheid

2. Gebrek aan standaardisatie in AEO

3. Verband tussen financiële belangen en monitoren

4. Proactieve houding naar Douane bevordert maatwerk

5. Bundel is geen blauwdruk, veel praktijkvoorbeelden context-specifiek

Reflectie TNO

AEO maturity model

Waar te vinden?

www.tki-logistiek.nl

www.douane.nl www.tno.nl www.evo.nl www.fenex.nl www.fenedex.nl www.acn.nl

AEO is en blijft (zie UCC)

Van trusted trader naar trusted tradelane (gele stroom)

Operationaliseren TTL-concept in onderzoeksproject CORE

Een doorkijkje in de toekomst