Post on 11-Oct-2020
Ontwikkeling beheer & onderhoud
Nieuwbouw TNW Zuid
• Symposium, 9 mei 2017
• Rob Weststrate (manager Beheer & Onderhoud)
2
Tijdlijn ontwikkeling Fase C :
beheer & onderhoud
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase A
Fase B
Fase C
bestek
bouw
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
Fase C:
beheer & onderhoud
afgestemd met èn van invloed op fase A en Fase B
bedenken
fase C
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
3
Aanleiding uitvraag beheer & onderhoud
1) hoge eisen vanuit gebruiker t.a.v. onderzoek en onderwijs :
• strenge ruimte condities (onderzoek),
• trilling arm,
• grote beschikbaarheid, (weinig downtijd),
• hoge betrouwbaarheid, (weinig verstoringen),
• conditieniveau langdurig op hoog niveau (30 jaar).
2) optimalisatie fasen A + B vanuit de beheer “bril”,
3) financiële voorspelbaarheid (taakstellend budget, als basis).
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
4
Keuze van contractvorm beheer & onderhoud
Contract vormen:
• traditioneel (activiteit gestuurd),
• resultaat gericht (activiteiten + set soft KPI’s),
• resultaat (geen activiteiten, harde KPI’s).
Waarom resultaat contract ?:
• borgen ontwerpeisen (= KPI’s = gebruikers eisen),
• risico verlegging leverancier (ontwerp & latere strategische keuzen),
• max. inzet & benutting kennis en kunde leverancier.
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
5
Keuze van contractduur beheer & onderhoud
Contractduur:
• korte termijn : ca. 3 - 4 jaar,
• middellange termijn: ca. 5 – 15 jaar,
• lange termijn : ca. 15 – 30 jaar.
Waarom 30 jaar ?:
• 3 – 4 jaar : geeft geen continuïteit, arbeidsintensief,
• 5 – 15 jaar : weer aanbesteden, risico indekking nieuwe leverancier,
• 15 – 30 jaar: vervangingsmomenten (10-15-25 jaar) geborgd.
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
6
Bestek vorm van uitvraag beheer & onderhoud
Operationeel deel:
• KPI’s,
• formats LCC sheets,
• bonus en malus systeem,
• meetmethodieken,
• implementatie eisen,
• rapportage vormen,
• overleg structuren,
• eisen t.a.v. kwaliteit personeel,
• etc.
Juridisch deel:
• contract duur,
• entiteiten,
• penvoerder schap,
• verzekeringen,
• gele- & rode kaarten systeem
• exit scenario’s,
• etc.
Bestek = prestatiecontract bestaande uit:
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
7
Invloed Beheer & Onderhoud op fase A & B
Groep van specialisten op gebied van beheer & onderhoud:
• maakten integraal deel uit van projectteam,
• 1 onderhoudsengineer vanuit leverancier,
• 1 onderhoudsengineer vanuit B&O / FMVG
• 3 technisch specialisten vanuit B&O / FMVG ( B, W en E discipline)
Focus op kwaliteit en optimalisatie:
• ontwerp,
• bestek,
• bouw.
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
8
Invloed Beheer & Onderhoud op fase A & B
• betere Q installaties (door integrale blik op ontwerp, bouw èn
onderhoud),
• redundancy op de kritische installatieonderdelen,
• meerdere meetpunten GBS (beter in control),
• mutaties op ontwerp en tijdens bouw middels LCC sheets
doorgerekend
Belangrijke successen optimalisatieslag fase A & B
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
9
Voorbereiding beheer (fase c)
• capaciteit vrijmaken vanuit bestaande operatie (B&O),
• teams OC en B&O op elkaar inspelen,
• bedenken nieuwe processen en -procedures,
• kennis en toepassing van contractinhoud,
• inregelen contract mgnt en -beheer,
• implementeren onderhoud systeem (Planon),
• meenemen van gebruiker in de spelregels van het contract.
Belangrijkste implementatie uitdagingen
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
10
Ervaring & lering implementatie (fase c)
• mandaat kwaliteitsteam onvoldoende in begin vastgelegd,
• OC (leverancier) onderdeel van kwaliteitsteam maken,
• bijhouden LCC berekeningen m.b.t. wijzingen erg bewerkelijk geweest,
• strakker sturen op planning en op definitieve versies van nieuwe processen en
procedures. In begin te makkelijk zaken naar achteren verschoven,
• belang van separaat implementatie team is gebleken,
• implementatie periode van 1 jaar, tijd hard nodig gehad om alles in te richten.
Belangrijke leringen:
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
11
Ervaring & lering 1ste jaar beheer (fase c)
• tijdstip oplevering en ingebruikname >> verstoring opstart onderhoudsfase,
• B&O centraal & decentraal onvoldoende op elkaar afgestemd,
• processen en procedures goed uitgewerkt, onvoldoende in de praktijk getoetst,
• impact en organisatie van buiten contractueel werk onderschat,
• structurele / officiële rapportages nog onvoldoende op management niveau,
• afstemming onderhoudsplanning met primair proces is een uitdaging,
• impact van contract onvoldoende “geland” bij gebruikers.
Voor verbetering vatbaar:
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling
12
Ervaring & lering 1ste jaar beheer (fase c)
• lange voorbereidende samenwerkings- en gewenningsperiode (KSF),
• teams nu goed op elkaar ingespeeld,
• teams genereren nu zelf verbetervoorstellen (PDCA),
• gezamenlijk huisvesten van Gebouwbeheerders B&O en OC blijkt efficiënt,
• contract zit goed in elkaar, e.e.a. goed werkbaar,
• principe van 1 penvoerder voor alle disciplines vereenvoudigt de samenwerking,
• OC steeds meer direct in contact met gebruikers,
• B&O steeds beter in contact met gebruikers voor afstemming en ondersteuning.
Positieve zaken:
bedenken
fase C
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Fase C
bestek kwaliteit implementatie exploitatie
meedenken
fase A & B
voorbereiden
beheer
operationeel
beheerB&O ontwikkeling