Regieteam COVID-19

Onderwerp : Protocol Waterschap De Dommel voor veilig

werken en samenleven in een 1,5 m

economie Datum : 13 mei 2020

Status : Definitief (behandeld in Regieteam 13-05-'20 en vastgesteld door

het DT op …..))

Het protocol is opgesteld met de kennis en expertise van collega’s in het Scenarioteam onder

aansturing van het WOT (crisisorganisatie). Nadien is het protocol voor verdere afhandeling

voorgelegd aan het WOT die het op zijn beurt na afschaling op 6 mei 2020 heeft voorgelegd aan

het Regieteam. Vervolgens is het met een advies ter vaststelling voorgelegd aan het DT en is

deze daadwerkelijk vastgesteld.

In het protocol is rekening gehouden met de geldende adviezen en maatregelen van het RIVM,

bestaande landelijke protocollen (LOT-C en LOCC)1 en de kennis en expertise van andere

waterschappen. Daarnaast is ook gebruik gemaakt van het afwegingskader, opgesteld door

LOT-C* ten behoeve van het toetsen van de uitvoerbaarheid.

Dit protocol biedt duidelijkheid aan de overheid, opdrachtnemers, ketenpartners, klanten, en

werknemers over hoe Waterschap De Dommel haar taken uitvoert met inachtneming van de

‘anderhalve meter samenleving’.

1 *(Landelijk Operationeel Team Corona en Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum)

Inhoud 1. Uitgangspunten ................................................................................................................................... 3

2. Werken op Dommellocaties .............................................................................................................. 4

2.1 Maatregelen gericht op afstand houden .................................................................................. 4

2.1.1 Hoofdkantoor ....................................................................................................................... 4

2.1.2 RWZI en steunpunten en Mierlo ....................................................................................... 6

2.1.3 Werken in het veld .............................................................................................................. 7

2.2 BHV ............................................................................................................................................... 7

2.3 Maatregelen rond Hygiëne ........................................................................................................ 7

2.3.1 Algemene maatregelen ...................................................................................................... 7

2.4 Woon-werkverkeer ..................................................................................................................... 8

3. Werken/afspraken op andere werklocaties dan de Dommel ....................................................... 9

3.1 Algemeen uitgangspunt ............................................................................................................. 9

3.2 Vervoer ......................................................................................................................................... 9

4. Bijeenkomsten met externen georganiseerd door de Dommel ................................................. 10

4.1 Vergaderingen van het bestuur van het waterschap........................................................... 10

4.2 Informatiebijeenkomsten ......................................................................................................... 10

4.3 Kleine bijeenkomsten (bijv keukentafelgesprekken) ........................................................... 11

5. Communicatie (creëren draagvlak) ................................................................................................ 12

6. Naleving en handhaving: ................................................................................................................. 14

1. Uitgangspunten

De geldende adviezen en maatregelen van het RIVM. Nieuwe richtlijnen en adviezen van het RIVM worden continue geanalyseerd en leiden zo nodig tot een aangepast protocol dat door het DT wordt vastgesteld.

Voldoen aan de vigerende scenario’s en veiligheidscriteria.

Uitvoering van de Waterschapstaken met betrekking watersysteembeheer,

waterveiligheid, waterketen (incl. VTH-activiteiten en ondersteunende processen (o.a.

ICT, HR).

keuze in welke functie en taakuitvoering en thuissituatie voorrang hebben op het werken

op het kantoor en de RWZI’s.

Dommel medewerkers zijn op de hoogte van Dommelprotocol en leven ze na

Bezoekers en leveranciers zijn op de hoogte van de Dommelprotocol en leven ze na

Als Dommelmedewerkers externe afspraken hebben zijn ze op de hoogte van de daar geldende afspraken en leven ze na.

Als mensen zich niet veilig voelen geven ze dat aan bij hun HR manager en worden er passende afspraken gemaakt.

Bij alle aspecten wordt een balans gezocht tussen afstand houden, hygiëne en veiligheid.

We helpen elkaar in de uitvoering en naleving van het protocol

2. Werken op Dommellocaties

2.1 Maatregelen gericht op afstand houden

2.1.1 Hoofdkantoor

Het waterschapshuis kent in normale bedrijfsvoering 300 werkplekken en beschikt over de voldoende voorzieningen om een gelijk aantal medewerkers tegelijk te faciliteren. Rekening houdende met de 1,5 meter-regel zal ca. 200 werkplekken gebruikt kunnen worden. De algemene voorzieningen geven een beperking aan het gebruik van het kantoor. De praktijk zal moeten uitwijzen hoe werkbaar dit is, daarom wordt voorgesteld het werken in het waterschapshuis gefaseerd in te voeren. Te starten met een maximale bezetting van bv. 100 medewerkers per dag. Beperking door aantal medewerkers te bereiken door:

Inventarisatie van welke medewerkers hun taken vanuit huis kunnen (blijven) verrichten, of splitsen van teams en verdelen medewerkers over de verschillende werkdagen

Medewerkers die vallen onder de risicogroep werken vanuit huis.

Thuis werken wordt gestimuleerd; reeds genomen maatregelen zoals uitbreiding thuiswerklicenties, blijven van kracht.

Bezoekers/Leveranciers:

Bezoekers zijn beperkt welkom op afspraak en enkel indien een passende vergaderruimte is gereserveerd (aanmelden via TOPdesk).

Leveranciers zijn alleen welkom op afspraak en na toestemming; hierbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen goederenleveranciers en leveranciers van diensten.

Afspraken maken met leveranciers /bezoekers over de in acht te nemen maatregelen bij betreding van de locatie.

Bezoekers ontvangen géén toegangspas maar worden begeleid door een medewerker. Met inachtnemen van de 1,5 meter.

Verplaatsing in het pand (details in bijlage):

Gangen en kantoorvleugels: overzicht en ruimte aanwezig om op gepaste afstand te passeren, waarbij maximaal rechts aangehouden wordt.

Trappenhuizen worden éénrichtingsverkeer:

Liften:

Worden enkel gebruikt indien de trap geen alternatief is.

Gebruik beperkt tot 1 persoon.

Diverse deuren en gangen krijgen verplichte looprichtingen. Werkplekken:

De bureaus voldoen door hun formaat om zonder aanpassingen in blokken van 2 of 4 gebruikt te worden. (aanduiding op werkplekken die niet gebruik mogen worden)

De bereikbaarheid van diverse werkplekken zorgt voor beperking van het aantal effectief te gebruiken werkplekken. Aantal direct bruikbare werkplekken is ca. 200 stuks (zie bijlage).

De opstellingen zijn niet optimaal voor het 1.5-meter gebruik. Door aanpassingen kan de bruikbaarheid verbeterd worden waarbij ook 20-40 werkplekken extra beschikbaar kunnen komen in het 1,5-meter systeem.

Werkplekken worden ivm beperken van kruisbesmetting in beginsel slechts door één medewerker per dag gebruikt (reserveren?). Toetsenborden en muizen worden persoonsgebonden en worden opgeborgen in de persoonlijke lockers of kasten.

Teamkamers: blijven geschikt voor max. 2 personen.

Cockpits: worden reserveerbaar en voorzien van webcams om videocalls te kunnen uitvoeren (gebruikers ontsmetten de werkplek tussendoor en nemen toetsenbord/muis zelf mee)

Poefjes worden verwijderd. (om aanschuiven aan bureau’s te voorkomen) Extra voorzieningen zijn nodig op plaatsen met structurele aanloop:

Receptiebalie

Servicedesk

Goederenontvangst

Kantine

PIP (alleen digitaal en telefonisch bereikbaar?)

WKC (alleen digitaal en telefonisch bereikbaar?) Overleg / Vergaderen:

Beperking face-to-face meetings; overleg (intern en extern) zoveel als mogelijk telefonisch/digitaal.

Indien vergaderingen toch nodig zijn, dan worden de zitplaatsen zo opgesteld dat voldoende afstand (>1,5m) gehouden kan worden. Per ruimte zal het maximum aantal stoelen aanwezig zijn (aantallen in bijlage), meer stoelen toevoegen is niet toegestaan.

Spreekkamers: worden voorzien van webcams om video-calls te kunnen uitvoeren en zijn ad hoc beschikbaar.

Looprichting in vergaderzalen kloksgewijs. Algemene voorzieningen:

Restaurant:

In de voorbereiding en uitgifte van het normale assortiment is de 1,5 meterbeperking niet haalbaar.

In overleg met de cateraar wordt de mogelijkheid onderzocht om in aanbod te kunnen binnen de geldende 1,5 m richtlijnen en hygiëne protocollen:

Het restaurant / Dommelcafé wordt hierop zo nodig aangepast

Drankenvoorziening:

Dranken halen voor anderen is niet toestaan.

Dubbele opstelling (1 automaat uitgeschakeld).

Pantry’s worden voorzien van éénrichting etc. (aanduiding op vloer).

Opstellen van gedragsregels voor gebruik.

Toiletgroepen worden tijdelijk aangepast: per voorportaal zal 1 toilet beschikbaar blijven, de andere worden afgesloten (toelichting in bijlage).

Fietsenstallingen blijven beschikbaar maar telkens slechts 1 persoon in de ruimte aanwezig.

Roken:

Rookruimte: de rookruimte is (tijdelijk) buiten gebruik.

Roken in de parkeergarage is verboden.

Luchtbehandeling: de luchtbehandeling is zó ingesteld dat er géén recirculatie van lucht plaatsvindt. Met het houden van 1,5 meter afstand is de luchtverplaatsing door het inblazen van verse lucht ook geen probleem.

Schoonmaak:

Dagschoonmaak: klinken, trapleuningen, sanitair, algemene ruimten

Avondschoonmaak: werkplekken Ontruimingen:

Het kan voorkomen dat het ontruimingsalarm afgaat. Uiteraard is het dan nog steeds de bedoeling om zo snel mogelijk naar de verzamelplek te gaan. Bij een ontruimingsalarm zijn alle trappenhuizen open om naar beneden te lopen. Ook dan houden we 1,5 meter afstand. Er is voldoende tijd om rustig en veilig het pand te verlaten. In alle gevallen geldt dat de instructies van de BHV-ers opgevolgd worden.

Calamiteitenzorg:

Bij een Calamiteit en opstart van een team ter bestrijding van de calamiteit wordt bij voorkeur digitaal vergaderd (idem als bij Corona crisis)

Indien er mogelijkheden zijn om de vergaderingen toch op kantoor te laten plaats vinden, dan worden deze gehouden op locaties waar hygiëne maatregelen en de 1,5 meter afstand kunnen worden gegarandeerd.

Voor het WRT geldt dat afhankelijk van de aard van de calamiteit wordt bekeken of en waar fysiek bij elkaar gekomen moet worden. Mogelijk is het noodzakelijk dat het WRT op locatie (RWZI, steunpunt of Mierlo) moet werken omdat de coördinatie van de bestrijding ter plaatse dit vergt. In die situaties moet het overleg van het WRT prioriteit krijgen over geplande werkzaamheden op de desbetreffende locatie. Dit vergt een mogelijk aanvullende prioritering in de LEAN planning omdat prioriteiten elkaar hier kunnen hinderen. De regels onder 1.1.2 worden hierbij verder in acht genomen.

2.1.2 RWZI en steunpunten en Mierlo

Geen toegang voor derden, ook niet voor eigen Dommel-personeel dat niets te maken heeft met het primaire proces op het terrein. M.u.v. specifieke calamiteuze situaties of situaties waarbij dat voor de aard van de type werkzaamheden of zorg voor medewerkers nodig is (in overleg met de manager).

Uitzondering hierop: storingen die direct ingrijpen op het proces mogen opgelost worden door specialisten van buitenaf. Voorwaarde hiervoor is dat er geen direct contact is onderling (derde - eigen personeel van primair proces).

Wanneer er toch derden op het terrein moeten zijn, dan kunnen ze gebruik maken van een Dixi die op het terrein is geplaatst.

Derden moeten aangemeld zijn door een procesoperator A of planner/werkvoorbereider / asset coördinator bij de receptie voor toegang op het terrein. Wanneer dit niet is gedaan, mag de leverancier niet op het terrein. Voor ingrijpende zaken is toestemming van de manager van proces Onderhoud noodzakelijk.

Alle (te plannen) werkzaamheden dienen opgenomen te zijn in de LEAN planning (Zo wordt zicht gehouden op mogelijke kruisbesmetting én belasting van aanwezige werknemers). Als werkzaamheden niet zijn aangemeld, niet opgenomen zijn in de LEAN-planning, vinden deze geen doorgang!

Werk dat uitgevoerd wordt door derden, is met werkvergunning goedgekeurd door procesoperator A

Pakketbezorging: Koeriers mogen op het terrein van RWZI Eindhoven zonder aanmelding.

Het pakket kan in een locker geplaatst worden en de vrachtbrief in een brievenbus. Zodoende is er geen contact met ons personeel.

Instructies worden per telefoon gegeven aan de betreffende monteur/ leverancier.

Voor derden geen toegang in bedrijfsgebouw, ook niet voor eigen Dommelpersoneel wat niets te maken heeft met het primaire proces (ook niet voor een kopje koffie).

Werkgebied is verdeeld over 4 clusters met vaste groep om verspreiding van virus te beperken.

Mensen uit onderscheidende clusters werken niet met elkaar. Wanneer er ondersteuning nodig is voor bv zwaar werk, dan alle veiligheidsmaatregelen toepassen buiten de eigen PBM’s (veiligheidsbril, overal, FFP 3 halfgelaatsmasker en handschoenen).

Onderlinge overleggen alleen digitaal (telefoon, tablet).

Wanneer de collega’s gaan eten in de kantine meer als 1.5 mtr uit elkaar. Bij voorkeur apart eten, op verschillende momenten.

2.1.3 Werken in het veld

Werkzaamheden in het veld worden uitgevoerd met inachtneming van 1,5 meter afstand tussen collega’s. Werkzaamheden die hierdoor niet kunnen worden uitgevoerd worden zo mogelijk uitgesteld in overleg met de opdrachtgever.

Indien uitstel van deze werkzaamheden niet mogelijk is, worden deze werkzaamheden in overleg met de opdrachtgever uitgevoerd met volledige toepassing van PBM’s.

M.b.t. transport van en naar machines in het veld worden aanvullende maatregelen genomen in

enkele dienstvoertuigen waardoor transport met 2 personen op veilige wijze mogelijke is

2.2 BHV

BHV-ers en EHBO-ers zijn bekend met de instructie van het Rode Kruis. EHBO-ers verlenen hulp op afstand en voeren mogelijk alleen reanimatie uit (zonder mond op mond). Er zitten handschoentjes in de EHBO koffers. Waar nodig worden nog mondmaskers in de BHV kasten gelegd. Brandbestrijding blijft hetzelfde. Alleen ontruiming is wel een aandachtspunt. Voor als je een redelijk gevuld gebouw moet ontruimen terwijl je 1,5 meter uit elkaar moet blijven. Met gebruik van de nooduitgangen is dit naar verwachting mogelijk.

2.3 Maatregelen rond Hygiëne

2.3.1 Algemene maatregelen

Algemene hygiëne maatregelen ter voorkoming van verspreiding van het virus:

Extra schoonmaken/desinfecteren. Vooral de veel aangeraakte oppervlakken frequenter reinigen zoals deurklinken, touchscreens, kranen, wastafels.

Regelmatige ontsmetting gemeenschappelijke gebruiksvoorwerpen en ruimtes;

Bij gebruik van werkplek: bureau, scherm en armleuningen schoonmaken vóór en na gebruik, daarnaast ontvangen medewerkers een eigen toetsenbord en muis. (zowel bruikbaar op kantoor als thuis).

Gebruik bij voorkeur eigen kantoorartikelen. Indien niet mogelijk: desinfecteer gemeenschappelijk kantoorartikelen, gereedschap of andere werkmiddelen vóór en na gebruik.

Medewerkers KCC zijn voorzien van eigen koptelefoon voor telefoon.

Desinfecteer touchscreen koffiemachine vóór en na gebruik; haal zelf koffie/thee.

WC Bril voor en na gebruik desinfecteren. Om fecesdeeltjes via de lucht tegen te gaan wordt aangegeven de werknemers te attenderen de toiletdeksel voor het doorspoelen te sluiten

Zorgen voor voldoende flesjes ontsmettingsgel en ontsmettingsdoekjes,

Extra ventileren (mechanisch en/of natuurlijk) vermindert kans op besmetting.

Oproep aan medewerkers, bezoekers, aannemers etc.:

Blijf thuis met verkoudheidsklachten of koorts

Was je handen regelmatig met water en zeep

Gebruik van wegwerphanddoeken

Hoest en nies in de binnenkant van je elleboog

Gebruik papieren zakdoekjes en gooi deze na een keer gebruiken weg in een afgesloten prullenbak of zak. Was daarna je handen.

Schud geen handen

Raak je gezicht niet aan; Afspraken met onder/huisaannemers over de in acht te nemen hygiëne maatregelen van het waterschap (bv. max aantal mensen op locatie; reiniging van locatie na werkzaamheden; gebruik van eigen mobiele toiletten etc.).

2.4 Woon-werkverkeer

Medewerkers reizen zo min mogelijk.

Als reizen écht noodzakelijk is reist men: Bij voorkeur per fiets. Zoveel als mogelijk alléén (carpool zoveel als mogelijk vermijden). Men beperkt het gebruik van OV waar dat kan, en volgt te allen tijden het

landelijk beleid als dat toch moet.

3. Werken/afspraken op andere werklocaties dan de Dommel denk aan rechtbank, provincielocaties, gemeenten, waterschappen, tbo’s….., veiligheidsregio’s, calamiteitenbestrijding, bedrijfscontroles

3.1 Algemeen uitgangspunt

Beperk afspraken buiten de deur tot een minimum! Of niet?

Is de afspraak echt noodzakelijk? Kan deze niet ook via skype/teams o.i.d.?

Volg de instructies op die op de locaties gelden!

Informeer vooraf wat er van je verwacht wordt

Indien je het niet veilig acht? Ga niet! Voor bezoek aan bedrijven of bewoners die vragen of klachten hebben, deze dan bij voorkeur buiten bespreken en geen woning of bedrijf betreden als daar geen noodzaak voor is. Buiten is de 1,5 meter vaak geen enkel probleem. Bij werkzaamheden op particulier terrein wordt eerst telefonisch toestemming gevraagd aan de eigenaar.

Bij kwetsbare groepen / klanten met gezondheidsklachten worden alleen bij ernstige storingen / calamiteiten werkzaamheden verricht

3.2 Vervoer

Medewerkers reizen zo min mogelijk.

Als reizen écht noodzakelijk is reist men:

Bij voorkeur per fiets.

Zoveel als mogelijk alleen (carpool en OV zoveel als mogelijk vermijden). Men beperkt het gebruik van OV waar dat kan, en volgt te allen tijden het landelijk beleid als dat

toch moet. Poolauto’s Amber:

De auto’s worden zoveel mogelijk iedere dag van binnen schoongemaakt.

Er liggen alcoholdoekjes in de auto’s. Hygiënisch verpakt. Je kunt zelf het stuur en andere bedieningsdelen/ handgrepen schoonmaken.

Pool-/deelauto’s (eigendom WDD):

Auto’s worden voorzien van alcoholdoekjes. Je kunt zelf het stuur en andere bedieningsdelen/ handgrepen schoonmaken.

In dienstauto’s wordt alléén gereden. Als dat niet mogelijk is worden PBM’s gedragen.

In een noodzakelijk aantal auto’s zal een scherm worden geplaatst waardoor reizen met 2 personen mogelijk is.

Buitenlandse dienstreizen zijn voorlopig verboden.

4. Bijeenkomsten met externen georganiseerd door de Dommel Denk aan informatiebijeenkomsten, keukentafelgesprekken, openbare bestuursvergaderingen

4.1 Vergaderingen van het bestuur van het waterschap

Vergaderingen van het algemeen bestuur en commissies zijn openbaar. Deze zullen gehouden worden op locaties waar hygiëne maatregelen en de 1,5 meter afstand kunnen worden gegarandeerd voor het bestuur en publiek.

Voor het voltallige AB is het hierdoor niet mogelijk om binnen ons kantoor te vergaderen. De vergaderingen van het AB zullen voorlopig als online vergadering worden georganiseerd. Deze vergaderingen worden middels livestream openbaar gemaakt.

Commissievergaderingen kunnen mogelijk plaatsvinden in het Waterschapshuis; ook hier dient livestream ingezet te worden ivm publiek. De wijze van inspreken moet verder bekeken worden.

Voor commissievergaderingen blijft ook het online vergaderen incl. livestream een alternatief.

4.2 Informatiebijeenkomsten

Informatiebijeenkomsten vinden bij voorkeur digitaal plaatsvinden, met streaming en mogelijkheden voor inspraak! Waterschap stelt daarvoor de middelen beschikbaar! Proces communicatie adviseert over de in te zetten middelen, behouden het overzicht en bewaakt de kwaliteit van de bijeenkomsten/contactmomenten.

Indien er redenen zijn om bijeenkomsten op locatie te houden worden de volgende uitgangspunten in acht gehouden.

Veiligheid eerst! Als gastheer is het waterschap verantwoordelijk voor de veiligheid van de aanwezigen!;

Bijeenkomsten zullen gehouden worden op locaties waar hygiëne maatregelen en de 1,5 meter afstand kunnen worden gegarandeerd voor medewerkers en publiek;

Beperk aantal aanwezigen zoveel mogelijk door meerdere mogelijkheden van informatievoorziening en/of inspraakmogelijkheden te organiseren;

Voor de locatie wordt een draaiboek opgesteld waarin alle geldende regels (RIVM) worden uitgewerkt en geborgd. denk ook aan risico’s, bijvoorbeeld op eventuele escalatie en hoe je daar meer om gaat.;

En wellicht ten overvloede: je hebt ook een eigen verantwoordelijkheid; we gaan je niet dwingen om werkzaamheden uit te voeren als je er zelf geen goed gevoel bij hebt! Bij twijfel, bij wie dan ook, stel het uit! Intern vindt vooraf afstemming plaats (met je leidinggevende) over nut en noodzaak en de manier waarop van de bijeenkomst! Houdt in de afwegingen ook rekening met het feit dat elk middel dat je inzet beperkingen heeft en niet iedereen bereikt! Niet iedereen kan digitaal deelnemen en niet iedereen zal langs willen of kunnen komen. Biedt waar mogelijk meerdere opties aan. Afdeling communicatie houdt overzicht van de verschillende ervaringen intern en extern en adviseert op basis daarvan!

4.3 Kleine bijeenkomsten (bijv keukentafelgesprekken)

Voor kleine bijeenkomsten (gesprekken met één stakeholder) hanteren wij de volgende uitgangspunten:

Veiligheid eerst!;

Onderzoek eerst of het op afstand kan Neem in je afweging ook mee of stakeholder in een risicogroep zit (leeftijd/zijn gezondheidsproblemen bekend?);

Toets vooraf zorgvuldig of de stakeholder echt achter een fysiek gesprek staat;

Bij voorkeur buiten bespreken en geen woning of bedrijf betreden als daar geen noodzaak voor is. Buiten is de 1,5 meter vaak geen enkel probleem;

Spreek vooraf duidelijk af wat er van elkaar verwacht wordt en hoe de regels geborgd worden;

Indien ivm ontwerp buitenlucht mindergeschikt is, regelt waterschap een locatie (houdt de regie) welke geschikt is voor het overleg en nodigt de belanghebbende daar uit;

En wellicht ten overvloede: je hebt ook een eigen verantwoordelijkheid; we gaan je niet dwingen om werkzaamheden uit te voeren als je er zelf geen goed gevoel bij hebt! Bij twijfel, bij wie dan ook, stel het uit!

5. Communicatie (creëren draagvlak) In de communicatie staan een aantal zaken centraal:

A) We volgen de landelijke richtlijnen. Dat is in de lijn zoals we tot dusver gewerkt hebben

met Corona binnen De Dommel. De landelijke boodschap en randvoorwaarden worden

doorvertaald naar ons waterschap.

B) Daarnaast is Communicatie volgend op de lijn/aanpak die bepaald wordt binnen ons

waterschap, ingegeven door expert in het WOT (of scenarioteam/regieteam). De rol van

communicatie is daarbij te zorgen dat de boodschap goed en duidelijk overkomt bij de

(betreffende) collega’s. Medewerkers moeten het weten (kennis) en we zorgen dat ze er

naar kunnen handelen.

Zie ook het overzicht communicatierichtlijnen corona in LCMS.

C) Op dit moment is sterk in gezet op de sociale binding via #wijdommelaars. We blijven

oog houden voor het sociale deel. Niet iedereen zal immers tegelijk weer op kantoor aan

het werk gaan.

Het voorstel is om de communicatie vooral per doelgroep vorm te geven. Juist de locatie en de

doelgroep bepaalt de boodschap en vorm. Daarbij kunnen we de tone of voice per doelgroep

goed aan laten sluiten. Maar wel aandacht voor ‘we zijn bloedserieus, maatregelen gelden voor

iedere Dommelaar, dus ook voor jou’ .

Door de oogharen heen zien we de volgende doelgroepen:

1) Medewerkers Waterschapshuis

a. werken achter bureau

b. (soms) het veld in moeten

c. medewerkers met rol/functie tijdens calamiteit

2) Medewerkers op locaties (rwzi + steunpunten)

3) AB leden

4) Warme klanten (direct contact)

- Samenwerkingsrelaties (provincie, gemeente, waterschappen, rechtbank etc)

- Boeren en bedrijven waar we actief op bezoek gaan (handhaving etc)

5) Koude klanten (indirect contact)

- Spontane bezoeker Waterschapshuis (bijv. vraag over aanslag)

- Burgers (informatie avonden)

Kernboodschap

De Kernboodschap is een verlangde van de huidige kernboodschap die we gebruiken. We

volgen altijd het advies van RIVM (alleen samen). De zachte lockdown loopt tot 20 mei. Daarna

volgen nieuwe/aanvullende adviezen. We hebben als Dommel altijd al 1 juni als streefdatum

aangehouden waarbij we weer terug naar ‘normaal’ gaan. In het WOT wordt een centrale

kernboodschap opgesteld. Deze vertalen we per doelgroep door. Hoe werken #wijdommelaars

na Corona?! Zo doen wij dat bij De Dommel! Iets waar we samen trots op zijn en wat ook alleen

SAMEN gaat lukken.

Bij de communicatie letten we vooral op:

- Kennis: weten wat wel niet mag. Wat verwacht wordt. Wat je moet doen of juist niet.

- Houding & gedrag: er worden randvoorwaarden geschept waarmee medewerkers

‘kunnen werken’. Via communicatie boodschap wordt ingegaan op gewenst houding

en gedrag. Daarbij ook oog voor het aanspreken van elkaar.

Middelen

De middelen die we inzetten om de boodschap goed en helder over te brengen kan per

doelgroep verschillen. De kern van de boodschap uiteraard niet maar de taal en het middel wel.

Per doelgroep zorgen we ervoor dat de doelgroep in staat is de boodschap tot zich te nemen. Of

dat dan via lijncommunicatie, een poster, Spraakwater, app, filmpje etc. gaat wordt verder

uitgewerkt.

We maken een doelgroepmiddelen matrix zodra meer bekend is.

We maken gebruik van de landelijke toolbox, iconen en uitstraling.

Interactie

We hebben extra aandacht voor interactie. Mogelijkheid om zorgen, vragen, kritiek te delen.

Daarbij komen we ook met gepaste antwoorden/oplossingen zodat het steeds glashelder is en

blijft wat wel en wat niet kan. Eén centrale plek waar ook meldingen gedaan kunnen worden.

Moment markeren

In de week voordat dit scenario in werking treedt ook een centraal middel inzetten voor

ALLE medewerkers, bijv. livestream DT of webcast. Moment ‘markeren’. Speech

Erik/Antje?

Ook valt te denken aan: Video, Posters RIVM, bij binnenkomst en op centrale punten

binnen de locaties, Infographics etc.

6. Naleving en handhaving: De wijze waarop het gedrag van relevante actoren (klanten, werknemers etc.) zodanig

beïnvloed wordt dat zij zich houden aan deze maatregelen:

• Hiertoe wordt gebruik gemaakt van de uitgebreide set communicatiemiddelen van de Rijksoverheid waarin de richtlijnen van het RIVM worden uitgelegd en waarop praktische aanwijzingen staan hoe de verspreiding van het coronavirus voorkomen kan worden.

• Eventueel ‘eigen’ icoontjes ontwikkelen voor specifieke richtlijnen waterschapsbranche en/of papieren (wegwerp) bureaulegger met daarop belangrijke tips en richtlijnen.

• We spreken elkaar aan wanneer de richtlijnen niet worden gehandhaafd.

Belangrijk hierbij is dat er gebruik wordt gemaakt van:

• Duidelijke, eenduidige en herkenbare communicatie. • Medewerkers verleiden om zich aan maatregelen te houden (producten, hulpmiddelen,

verwijzingen, informatie moet direct voorhanden zijn; te denken valt aan spraakwater, bureauleggers, verwijsborden, bezet en niet bezet borden (toiletten), richtingwijzers etc)

• Vanuit positieve psychologie communiceren (waardering vanuit management en directie)

De wijze waarop sector voor handhaving zorg draagt:

Het is van belang dat alle regels zoals die met elkaar afgesproken zijn worden nageleefd.

Op de naleving van het protocol moet worden toegezien:

• Directie en management zijn hiertoe verantwoordelijk. Zij informeren medewerkers over de maatregelen en zien erop toe dat medewerkers deze ook naleven. Indien medewerker de maatregelen niet naleeft zal deze worden aangesproken door leidinggevende.

• Medewerkers worden gevraagd elkaar aan te spreken op (gevaar onderschattend) afwijkend gedrag, elkaar te corrigeren en zo nodig melding te doen bij de leidinggevende.

• Indien medewerker blijvend maatregelen niet naleeft is het voor de leidinggevende mogelijk om te sanctioneren conform sanctiebeleid.