Selma Mulder en Melle Kleisma

Mulder Performance Consultants

Resultaat van onderzoek:

ja

misschien

nee

2/16 (13%)

8/16 (50%)

6/16 (36%)

Berg je alles direkt op de juiste plaats op?

ja

misschien

nee

3/16 (19%)

8/16 (50%)

5/16 (31%)

Ben je veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie?

ja

misschien

nee

5/16 (31%)

4/16 (25%)

7/16 (44%)

Stel je je taken uit?

ja

misschien

nee

7/16 (44%)

6/16 (36%)

3/16 (19%)

Doe je veel werk op het laatste moment?

ja

misschien

nee

9/16 (56%)

6/16 (36%)

1/16 (6%)

Laat je je afleiden, ook als je een taakhebt die je volledige aandacht vraagt?

Werkgedrag

Ik heb geen tijdom op te ruimen

of om te archiveren

Misvatting:

Weet je dat…Managers, administratief

personeel en professionals (witte boorden) ongeveer ZES weken per jaar naar

dingen zoeken

Bron: Account Temps as published inthe Wall Street Journal

Bedenk…

dat je opruimt in de tijd die jou uitkomt

en dat je zoekt in de tijd dat je ermee aan het werk wilt zijn

Ik kan alles onthouden

Misvatting:

Weet je dat…

alle informatie komt

“bovendrijven”

op associatie

Bedenk…

dat associaties zich niet laten plannen

en dat ze zich voordoen wanneer

je niets kunt doen met de bijbehorende informatie

Zoals bijvoorbeeld:Tijdens deze presentatie

Onder de douche

Als je in gesprek bent met iemand

Als je aan het werk bent

Plannen werkt niet, er komt altijd iets

tussen

Misvatting:

ROUTINEROUTINEWERKWERK

AD HOC !AD HOC !

GEPLANDGEPLANDWERKWERK

Weet je dat…

plannen betekent dat je kaders zet om de werkelijkheidi.p.v

de werkelijkheid te willen inkaderen

Bedenk… dat planning ervoor zorgt dat we:

- werken aan de goede dingen

- werken in de goede volgorde

- middelen optimaal gebruiken- anticiperen op remmende factoren

- hoge werkdruk beter hanteren

- overzicht en initiatief houden

En dat geeft rust

13

Wat is efficiënt werken?

Een combinatie van tijdbesparende

WERKPRINCIPESen een eenduidig en helder

WERKSYSTEEMonder te verdelen in

• WERKGEWOONTES

• WERKPLEKORGANISATIE

• WERKPLANNING / TAAKBEHEER

een georganiseerde werkplek

een georganiseerd (digitaal) archief

routines

taakbeheer

Om je Workflow te ondersteunen

slimme werkgewoontes

bewuster prioriteiten stellen

weten hoe je hersenen werken

rekening houden met psychologie

Om je Workflow efficiënter te maken

Een georganiseerde werkplek

HOEVEEL?

HOEVEEL?

WachtenUit

In

2. WERKARCHIEF

3. REFERENTIE ARCHIEF

4.CENTRAALARCHIEF

5.PRULLENBAK5.PRULLENBAK

1. BUREAUBLAD

ARCHIEF

soort bij soort• Lopend werk• Kerntaken• Eenmalige taken• Referentiemateriaal• Organisatie• Persoonlijk

Gebruik cijfers voor de namen van mappen om ze in volgorde te zetten

Niet meer dan 8 hoofdmappen

ROUTINES

• Bundelen van werkzaamheden• Niet steeds op een andere manier• Themadagen• Eet je kikker• Afspraken maken

TAAKBEHEER

• Masterlist in Outlook• Daglijst• Weeklijst • Projectenlijst • Open- en gesloten lijsten• Ooit / misschien lijst

SLIMME WERKGEWOONTES

ONE TOUCH ONLY!

TAKEN

AFDELINGSDOELEN

FUNCTIEDOELEN

TAKEN

FUNCTIEDOELEN

TAKEN

KerntakenKerntaken KerntakenKerntaken

INTERRUPTIES

• Interrumpeer een ander niet zonder reden• Zorg dat je ongestoord kunt werken• Zet de “bel” van je e-mail af• Goed telefoonbeleid• Respecteer de werkplanning en –stijl van

je collega’s• Zeg ja en maak meteen een concrete

afspraak

PARETO - ANALYSEACTIES

RESULTAAT

80%80%

80%80% 2020%%

20 20 %%

U R G E N T I E

BELANG

EISENHOWER - PRINCIPE

IBelangrijkèn urgent

IIBelangrijk, maar niet urgent

IIINiet belangrijk, maar wèl urgent

IVNiet belangrijk èn niet urgent

Neem een beslissing!

• DOE HET NU!• DOE HET LATER en

plan het in• DOE HET NIET!

Wil je nu alvast een handreiking?

Zet je naam en e-mailadres op de lijst en ontvang de

gratis minicursusSnel E-mail Verwerken in 10 Stappen

en

de nieuwsbrief “EFFICIENCYTIPS”

www.efficiencytips.nl