Hoofdstuk 1. ICT en organisatieverandering

h1

Organisatie

ICT

Mensen

Omgeving

Hoofdstuk 1. ICT en organisatieverandering

Hoofdstuk 1schets een kader door ontwikkelingen in organisaties en

ontwikkelingen op ICT gebied met elkaar te verbinden. Ook wordt

aangegeven dat, mede afhankelijk van het gebruik, ICT grote voordelen en

grote problemen met zich mee kan brengen. Vervolgens wordt ingegaan op

organisatieverandering in relatie tot ICT.

1. ICT en organisatieverandering

1. ICT en organisatieverandering

Hoofdstuk 1: ICT en organisatieverandering

• 1.1 Ontwikkelingen in organisaties met ICT

• 1.2 Organisaties ontwerpen en veranderen met ICT. Gaat in op

verschillende visies op invloed van ICT op organisaties

• 1.3 Optimistische en kritische perspectieven op ICT. Maakt duidelijk dat

tegen ICT zeer verschillend kan worden aangekeken.

• 1.4 ICT als organisatieverandering: technochange. Illustreert dat ICT altijd

wordt geïmplementeerd in een bepaald context. Een aantal elementen van

die context wordt genoemd.

1. ICT en organisatieverandering

Hoofdstuk 1: ICT en organisatieverandering

• 1.5Organisatorische (in)validiteit. Wordt op dit punt doorgegaan door het concept van organisatorische invaliditeit te introduceren.

• 1.6 Visies op organisaties. Geeft aan dat op verschillende manieren tegen organisaties kan worden aangekeken. Hier worden 2 visies onderscheiden: de uniformiteitsvisie en de pluriformiteitsvisie. De kijk die men heeft op organisaties bepaalt vaak mede de wijze waarop men met ICT omgaat.

• 1.7 Organisatieverandering strategieën. Behandelt enkele methoden van organisatieverandering.

1.1.1Veranderingen in organisaties

Organisaties veranderen voortdurend. Veranderende behoeften van klanten, acties van concurrenten, opkomst van nieuwe producten, maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe technologieën zijn belangrijke redenen voor organisatieverandering. Soms kunnen organisaties dergelijke veranderingen niet verwerken en slagen ze er niet in zich aan te passen aan nieuwe omstandigheden.

1. Ontwikkelingen in organisaties en in ICT

1.1.1Veranderingen in organisaties

Organisatieverandering, in de vorm van introductie van nieuwe producten of diensten, de aanpassing van bestaande werkwijzen of het betreden van nieuwe markten is voor Veel organisatie normaal, niet veranderen en hetzelfde blijven doen, is eerder ongewoon.

1. Ontwikkelingen in organisaties en in ICT

Organisatie

ICT

Mensen

Omgeving

ICT MENSEN en ORGANISATIES

1. ICT en organisatieverandering

Organisaties hebben zich ontwikkeld van pre-industriële naar industriële vormen. In deze zin wordt er wel over twee revoluties gesproken; de industriële en de informatie revolutie. Hierdoor kunnen we 3 soorten organisaties herkennen:• Pre-industriële organisaties• Industriële organisaties• Postindustriële organisaties

Pre-industriele organisaties

• Organisaties die niet of niet fundamenteel gebruikmaken van resultaten van de industriële revolutie of van de informatierevolutie.

• Het gaat om ambachtelijke organisaties die bijvoorbeeld kleding ontwerpen of persoonlijk advies geven.

• In het pre industriële tijdperk werden op relatief kleinschalige basis en vaak vanuit woonhuizen producten of diensten geleverd.

• Deze diensten werden vaak op maat gemaakt voor klanten die men persoonlijk kende.

Industriele organisaties• Deze produceren op een efficiënte en grootschalige wijze, vaak me

behulp van machines. • Standaardisatie, efficiency en consistente kwaliteit zijn belangrijke

prestatie-indicatoren. • Rechtstreeks toezicht en grootschalige fysieke structuren zijn hier belangrijke kenmerken. Industriële organisaties hebben vaak de neiging

het gehele productieproces zelf uit en relatief weinig uit te besteden.• Men neigt ernaar de gehele keten van grondstof tot eindproduct te

beheersen. • Men richt zich tot klanten via massamedia en ziet klanten als deel van

een doelgroep niet als individuen met specifieke kenmerken en voorkeuren.

Post-Industriele organisaties

• Deze maken gebruik van elektronische verbindingen waardoor de locatie van werknemers, toeleveranciers en klanten minder van belang

zijn. Elektronische communicatie en elektronische gestuurde werkprocessen kenmerken dergelijke organisaties.

• Flexibiliteit, innovatievermogen en customization zijn belangrijke prestatie-indicatoren.

• Men is erop gericht de fysieke bezettingen te minimaliseren. Het werkelijke bedrijfskapitaal ligt in de kennis die men heeft over klanten en processen.

• Postindustriële organisaties besteden gemakkelijk activiteiten uit en richten zich op eigen sterke punten. Hierdoor verandert de maatschappij van een eigendomsmaatschappij naar een gebruikersmaatschappij=> bedrijven stellen hun fysiek eigendommen tegen betaling beschikbaar aan anderen.

Postindustriële organisaties

• Hierdoor gaan bedrijfskosten vooral bestaan uit gebruikskosten in plaats van uit eigendomskosten.

• Bedrijven verkopen hun onroerend goed, beperken hun voorraden, leasen hun bedrijfsmiddelen en besteden activiteiten uit om zich te ontdoen van niet-noodzakelijke eigendommen.

• Wat overblijft zijn kernactiviteiten en intellectueel eigendommen.

• Concepten, software, ideeën, imago’s en merken zijn de werkelijk waardevolle activa. Met deze activa worden ook nieuwe soorten producten voortgebracht .

Post-Industriele organisaties

• Een steeds groter deel van het economisch verkeer heeft namelijk betrekking op culturele producten, toerisme, informatie, mode, keuken, sport, muziek, film, televisie en andere niet-materiele zaken.

• Andere kenmerken van postindustriële organisaties zijn een grote locatieonafhankelijkheid, het opereren in het turbulente, vaak internationale omgeving en de nadruk op de innovatie van producten en diensten.

Postindustriële organisaties

• Onmogelijk om een organisatie te definiëren als pre- industrieel, industrieel of post industrieel.

• Veel organisaties veranderen geleidelijk in de richting van de post industriële organisaties.

• Nieuwe vormen van ICT ondersteunen en versterken de ontwikkeling naar nieuwe manieren van organiseren.

Postindustriële organisaties

Post-Industrieleorganisaties

Pre industrieel Industrieel Post industrieel

Schaal Klein Groot Kan beide

Klant Op maatgemaakt

Voor massa gemaakt Customized

Prestatie-indicatoren

Klanttevreden-heid

EfficiëncyKwaliteit

InnovativiteitFlexibiliteit

Middelen Ambachtelijk-heidVaardigheden

StandaardisatieGrootschaligheid

Electronische netwerken.Kerncompetenties

Locatie Kleinschaligbij de klant

Grootschalig, dichtbijtoeleverancier of bijarbeidskrachten

Door netwerken kunnenklanten, toeleveranciers enmedewerkers verspreidwerken. Globalisering

Evolutie van organisaties

Informatiesystemen sluiten hierbij aan

• Geautomatiseeerde informatiesystemen in organisatie X werden na introductie vaak gebruikt voor de ondersteuning van een bepaalde

bedrijfsfunctie, bijvoorbeeld de financiële afdeling.• Op de desbetreffende afdeling werd een computer met software

geplaats om bijvoorbeeld financiële transacties te verwerken. • Wanneer men over deze toepassing tevreden was, kwamen meer

geautomatiseerde informatiesystemen de organisatie binnen.• Omdat de afdeling marketing gebruik wou maken van een

geautomatiseerd bestand.

1.1.2 Fasen in het gebruik van ICT in organisaties, CASUS

STOP AND THINK, is dit goed? Zo ja wat is goed. Zo nee wat moet veranderen?

databases staan los van elkaar, wanneer klantgegevens veranderen moet

dat op meerdere plaatsen gebeuren.

h3 4

Eén bedrijfsfunctie

ondersteund door

informatiesysteem

Fase 1

Meerdere

bedrijfsfuncties

ondersteund

door informatiesystemen

Fase 2

Informatiesystemen

zijn gekoppeld

en gebruiken

één database

Fase 3

Tot deze fase heeft automatisereing vooral effeciencyvoordelen. Bestaande werkwijzen, zoals die werden uitgevoerd voorafgaand aan het computergebruik worden voortgezet. Op sommige plaatse worden computers gebruikt wanneer dat nuttig lijkt. Vb wijziging: typmachine wel netter en efficienter maar niet fundamenteel anders

1.1.2 Fasen in het gebruik van ICT in organisaties, MODEL

• Kerngedachte van procesinnovatie is dat niet wordt uitgegaan van bestaande processen maar van nieuwe organisatieontwerpen die nu, vaak dankzij ICT mogelijk zijn.

• ICT kan gebruikt worden om bedrijfsprocessen fundamenteel anders te organiseren.

• Wanneer het bijvoorbeeld mogelijk is dat gegevens elektronisch centraal worden opgeslagen, is het niet altijd meer nodig om activiteiten na elkaar uit te voeren; het kan ook tegelijkertijd.

h3 4

Eén bedrijfsfunctie

ondersteund door

informatiesysteem

Fase 1

Meerdere

bedrijfsfuncties

ondersteund

door informatiesystemen

Fase 2

Informatiesystemen

zijn gekoppeld

en gebruiken

één database

Fase 3

Innovatie van

bedri j fsprocessen

door ICT

Fase 4

Procesinnovatie tussen

organisaties door inter-

organisatorische systemen

Fase 5

Vervagende

organisatiegrenzen

en herdefinitie

van de

waardeketen

Fase 6

1 tm/m 3 typerend voor industrieel fase 4 => postindustrieel fase 5=> ICT ondersteunend netwerk fase 6=> interorganisatorische systemen geven aanleiding tot heroverweging van de organisatie van de waardenketen. Sommige schakels worden gepasseerd(disintermedaite) en sommige toegevoegd(re-intermediate).

Welke fase?Industrieel of postindustrieel?

1.2 organisaties ontwerpen en veranderen met ICT

In het vorig deel is weergegeven dat organisaties veranderen en dat het gebruik van ICT daarbij vaak een sturende of faciliterende factor is. Men zou zich kunnen afvragen of ICT de veroorzaker van de veranderingen is, of dat ICT de gewenste verandering in organisaties allen maar ondersteunt.

Is ICT een drijvende en ontloopbare kracht die min of meer dwingend oplegt dat veranderingen moeten plaatsvinden, of is er wel ruimte om te kiezen hoe ICT gebuikt kan worden om de organisatie zo vorm te geven als men wenst?

h1

ICT en organisatieverandering

Eerst organiseren dan automatiseren of

omgekeerd?

Kan/mag ICT een breekijzer zijn bij

organisatieverandering?

Ken je een voorbeeld van de wisselwerking

tussen ICT en organisatieverandering?

Invoering van complexe ICT wordt vaak

gerealiseerd door technisch georiënteerdprojectmanagement. Wat vind je daarvan?

Is ICT een drijvende en ontloopbare kracht die min of meer dwingend oplegt dat veranderingen moeten plaatsvinden, of is er wel ruimte om

te kiezen hoe ICT gebuikt kan worden om de organisatie zo vorm te geven als men wenst?

4 visies hierop: e.i.: technologisch –, organisatorisch-, en strategisch determinisme en het interactieperspectief.

1.2 determinisme

Een manier van kijken naar ICT die technologisch determinisme wordt genoemd gaat ervan uit dat organisaties worden geconfronteerd met

een dwingende noodzaak nieuwe hardware en software te introduceren. Volgens technologisch determinisme heeft men geen

werkelijke keuze.

1.2 Technologsich determinisme

• Banken zijn bijvoorbeeld gedwongen computers te gebruiken bij de verwerking van betalingsopdrachten en supermarkten zijn genoodzaakt om scanapparaten te gebruiken bij de kassa’s.

• Op kantoren zijn personal computers met Office-software de standaard. Gebruikmaking van email en het world wide web is geen

optie maar een eis waar niet aan valt te ontkomen.

1.2 Technologsich determinisme

Dit figuur geeft dit verbad weer

Informatietechnologie

Organisatie

Richard Farson, Management of the

absurd: We think we invent technology,

but technology invents us.

Onontkoombaarheid van nieuwe informatietechnologie dringt diep door

in alledaagse realiteit. Twee Voorbeelden: 1 van veel werknemers wordt

verwacht dat ze steeds bereikbaar zijn; hiervoor worden telefoons

beschikbaar gesteld. 2 Grote bedrijven eisen van kleinere

toeleveranciers dat bestelling via internet worden geplaatst. Indien ze

niet aan dergelijke eisen voldoen, worden ze uitgesloten.

1.2 Technologsich determinisme

Diverse ontwikkelingen versterken deze visie:

1. Er is een omvangrijke ICT-industrie(hardware-, software-, telecommunicatie- en consultancybedrijven) die jaarlijks miljarden investeert in research die gericht is op het ontwikkelen van nieuwe toepassingen, deze industrie oefent grote druk

uit op afnemers om te vernieuwen. 2. Omgevingspartijen eisen dat organisaties bepaalde van bepaalde ICT gebruikmaken. Klanten verwachten b.v. dat bestellingen via internet kunnen plaats vinden, van een verzekeraar wordt verwacht dat hij alle klantgegevens

direct op het scherm van medewerkers beschikbaar is.

1.2 Technologisch determinisme

Diverse ontwikkelingen versterken deze visie:

3. toepassing van ICT biedt enorme voordelen die verklaren dat het onverstandig zou zijn(onontkoombaar) om niet tot invoering over te gaan. Positief effect van Tekstverwerkers, internet en overige software(logistiek administratief) die tot

enorme vooruitgang hebben geleid.

1.2 Technologisch determinisme

Onderzoek(Bryanjolfsson) heeft aangetoond dat er een positief verband bestaat tussen de mate waarin een bedrijf investeert in ICT en

productiviteit.

1.2 Technologisch determinisme

Magic bullet theorie

De gedachte dat ICT als autonome kracht organisaties verandert wordt ook de Magic bullet theorie genoemd. Hiermee wordt

bedoeld dat ICT als magische kogel altijd raak schiet en de gewenste en verwachte effecten teweegbrengt . Volgens technologisch determinisme zijn ICT-systemen nagenoeg

onontkoombaar voor organisaties en ze oefenen een sterke en vrij onafhankelijke invloed uit op mensen in organisaties. Er is nauwelijks een keuze: snelle invoering is noodzakelijk om te

overleven in een markteconomie.

Magic bullet theorie

ICT dringt en dwingt, de ruimte voor mensen om e richting te beïnvloeden, is relatief beperkt. Invoering leidt tot voorspelbare effecten. En bekende uitspraak van Volti: A century of progess:

scnience discovers, technology applies, man conforms.

Betaalautomaten bij Friesland bank

• Tussen 1985 en 1990 werden betaalautomaten geleidelijk gemeengoed. De

Friesland bank, die een sterke regionale marktpositie heeft, stelt

aanvankelijk dat ze deze automaten niet wilde invoeren.

• Men wilde klanten graag aan de balie ontvangen en het geld persoonlijk

uitbetalen.

• Op die manier wilde de bank de persoonlijke relatie met klanten

onderhouden.

Betaalautomaten bij Friesland bank

• Concurrenten plaatsten echter in ruime mate betaalautomaten en het

werd voor de bank onontkoombaar om ook tot plaatsing van

betaalautomaten over te gaan.

Wie is het eens met technologischdeterminisme? Waarom?

Organisatorisch determinisme

• Een alternatieve visie op ICT is de organisatorische keuze of het strategisch imperatief.

• Deze visie gaat ervan uit dat mensen een vrije wil en een eigen visie hebben en worden geconfronteerd met technologische ontwikkelingen.

• Hierbij zij ze vrij om wel of niet tot invoering van nieuwe ICT technologieën over te gaan.

• Deze beslissing baseren ze op de vraag in hoeverre die nieuwe technologieën het eigen belang en het belang van de organisatie

ondersteunen.

Organisatorisch determinisme

• Binnen deze visie is ICT een afhankelijke variabele. • Het ICT-gebruik in een organisatie is een weergave van de krachten die

binnen die organisatie werkzaam zijn. • De uitkomsten zijn onzeker en worden beïnvloed door menselijk gedrag.

• Hierbij wordt een organisatie gezien als een relatief los verband van participanten die ieder eigen doelen nastreven en ICT-systemen zien als verschijnselen die neutraal, positief of negatief werken ten opzichte van

de eigen positie.

Dit figuur geeft dit verband weer

Informatietechnologie

OrganisatieEen voorbeeld hiervan is de invoering

van een centraal financieel informatiesysteem in een organisatie met

divisies vervangen. Hierover ontstaat strijd tussen hoofdkantoor en divisies,

die leidt tot een aanpassing van het system waarna een soort compromis

wordt gesloten.

Strategisch determinisme

• Hierbij is het niet de organisatie als geheel, maar de manager die vanuit een duidelijke strategische visie bepaalt welke keuzes gemaakt worden

met betrekking tot de inzet van ICT.• Binnen deze visie wordt uitgegaan van een eenduidig strategisch beleid,

waaruit logische keuzes voortvloeien met betrekking tot de ondersteuning van ICT.

• Het strategisch determinisme gaat ervan uit dat managers kiezen en dat er dus iets te kiezen valt. ICT kan bijvoorbeeld gebruikt worden om taken of locaties ‘weg te automatiseren’ of om mensen beter te faciliteren en te

informeren

Dit figuur geeft dit verband weer

Informatietechnologie

Managers

Deze keuze kan weer samenhangen met de visie die managers hebben op

mensen, zoals klanten en medewerkers. Men kan medewerkers bijvoorbeeld

willen controleren, vervangen of ondersteunen met ICT.

Interactieperspectief

• Het interactieperspectief gaat ervan uit dat gebruik en gevolgen van ICT op vrij onvoorspelbare wijze voortkomen uit complexe sociale interacties.

• In dit verband wordt over de Social Shaping of Technology gesproken. Besluitvorming in organisaties is dermate ingewikkeld dat niet precies kan worden vastgesteld wat oorzaken, gevolgen, voorkeuren, participeren en

besluiten zijn geweest.

Interactieperspectief

• Uiteindelijk wordt het gebruik van ICT van buitenaf (wensen van klanten, ICT- ontwikkelingen concurrenten enzovoort) door opvattingen van

binnenuit(reeds gekozen strategieën, vaardigheden middelen) die in en complexe onderlinge wisselwerking tot een resultaat komen.

• Ook irrationeel en emotioneel gedrag kan hierbij een rol spelen. Het uiteindelijke resultaat van technologie is door deze complexe

wisselwerking ook moeilijk voorspelbaar. Het boek gedrag in Organisaties gaat uit van dit perspectief.

Interactieperspectief

• Ontwikkelingen op ICT-gebied bepalen niet eenzijdig hoe organisaties van ICT gebruikmaken, maar organisaties zijn ook niet volledig autonoom en

soeverein met betrekking tot de keuze welke ICT men wil gebruiken.• Weinig ICT projecten verlopen op de manier die vooraf verwacht was.

Oorspronkelijk gesteld doelen veranderen en reacties van mensen bepalen de verder voortgang van het project.

• Ontwikkelingen in de omgeving zoals nieuwe technologieën en of acties van concurrenten kunnen invloed hebben op lopende projecten.

Interactieperspectief

1.3.1 Optimistische en kritische perspectieven op ICT

Leidt ICT tot fundamentele verbeteringen?Gaan we met ICT een betere toekomst tegemoet?

Hiervoor worden diverse argumenten gevoerd:

• Efficiency, effectiviteit en innovatie• Openheid, beschikbaarheid en transparantie

• ICT verhoogt arbeidssatisfactie en het gevoel van geluk en welzijn• ICT vermindert de oorzaak van hiërarchische structuren en maakt

hechtere relaties tussen klanten en toeleveranciers mogelijk.• ICT verhoogt productiviteit en welvaart, ook in ontwikkelingslanden.

1.3.1 Optimistische en kritische perspectieven op ICT

Efficiency, effectiviteit en innovatieICT maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen. Informatie is beschikbaar waar ze nodig is, waardoor kosten gereduceerd

worden. (denk aan nieuwe tech zoals email)ICT kan leiden tot nieuwe producten en diensten tot innovatieve

bedrijfsprocessen en tot betere dienstverlening.

1.3.1 Optimistische en kritische perspectieven op ICT

• Openheid, beschikbaarheid en transparantieICT maakt het mogelijk om goedkoop informatie te verkrijgen, kranten

artikelen staan online. Organisaties maken gebruik van een intranetten voor meer openheid. Topmanagers kunne informatie over operationele processen

opvragen, en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor operationele processen kunnen beleidsinformatie benaderen. Macht op basis van kennis

en informatie wordt hierdoor minder relevant. Gelijkheid, zelfontplooiing zijn volgens sommigen resultaten van nieuwe ICT-toepassingen. ICT kan ook

leiden tot hogere kwaliteit van democratie.

1.3.1 Optimistische en kritische perspectieven op ICT

• ICT verhoogt arbeidssatisfactie en het gevoel van geluk en welzijnVervelend, routinematig en vervreemdend werk kan aan computers worden

overgelaten, waardoor werknemers zich kunnen richten op activiteiten waarvoor creativiteit en originaliteit nodig is.

1.3.1 Optimistische en kritische perspectieven op ICT

• ICT vermindert de oorzaak van hiërarchische structuren en maakt hechtere relaties tussen klanten en toeleveranciers mogelijk.

Hiërarchische structureren zullen plaats maken voor platte en flexibele organisatievormen die ontworpen zijn om ict versterkt het vermogen van

bedrijven om aan individuele wensen van klanten te voldoen en er ontstaat een demassificatie van de economie van massaconsumptie naar meer

maatwerk.

1.3.1 Optimistische en kritische perspectieven op ICT

• ICT verhoogt productiviteit en welvaart, ook in ontwikkelingslanden.ICT zorgt voor onregelmatige maar forse stijgingen van de productiviteit,

waardoor uiteindelijk de welvaart stijgt. Figuur 1.6 en 1.7 geven aan dat ICT in dit verband kan worden gezien als een van de vele technologische

innovaties die gedurende de afgelopen driehonderd jaar hebben plaatsgevonden en die ervoor gezorgd hebben dat de gemiddelde welvaart

per hoofd wereldwijd dramatisch gestegen is.

• ICT hoeft niet alleen en voordeel te zijn voor ontwikkelde economieën. Door middel van ICT-netwerken is het voor bedrijven mogelijk producten en diensten te produceren op die locaties waar de kosten het laagst zijn.

. Global sourcing: Door middel van ICT – netwerken is het voor bedrijven mogelijk producten en diensten te

produceren op die locaties waar de kosten het laagst zijn. Dit kan leiden tot ontwikkeling van nieuwe bedrijfstakken.

e.g. India, en Ghana. E-commerce is een manier m de wereldmarkt te bereiken. Armoede en analfabetisme beletten de inzet van internet.

. Global sourcing: Door middel van ICT – netwerken is het voor bedrijven mogelijk producten en diensten te

produceren op die locaties waar de kosten het laagst zijn. Dit kan leiden tot ontwikkeling van nieuwe bedrijfstakken.

e.g. India, en Ghana. E-commerce is een manier m de wereldmarkt te bereiken. Armoede en analfabetisme beletten de inzet van internet.vv

. Global sourcing: Door middel van ICT – netwerken is het voor bedrijven mogelijk producten en diensten te

produceren op die locaties waar de kosten het laagst zijn. Dit kan leiden tot ontwikkeling van nieuwe bedrijfstakken.

e.g. India, en Ghana. E-commerce is een manier m de wereldmarkt te bereiken. Armoede en analfabetisme beletten de inzet van internet.

Ict ontwikkelingen kunnen utopisch benadert worden, zoals; we hoeven ons in de toekomst geen zorgen meer te maken over voedsel,

hongersnoden zullen verdwijnen oorlogen en strijd, ICT zal ons helpen om geestelijke grenzen te verkennen.

h1

Optimistische en utopische

perspectieven op ICT

Efficiëncy, effectiviteit, productiviteit, innovativiteit

Openheid en transparantie

ICT verhoogt arbeidssatisfactie en het gevoel van geluk en

welzijn

ICT verlaagt hiërarchische structuren en

maakt hechtere relaties tussen klanten en

toeleveranciers mogelijk

ICT verhoogt welvaart, ook die van

ontwikkelingslanden en van armenICT maakt directe democratie mogelijk

In de volgende slides behandelen we de kritische perspectieven op ICT. Die

kunnen betrekking hebben voor gevolgen voor de samenleving zowel als de

organisatie.

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

• Inefficiency

• Overcommunicatie

• Afhankelijkheid van ICT,

opgedrongen ICT

• Inflexibiliteit

• Controle

• Risico’s

• Disinformatie

• Deprofessionalisering,

dehumanisering en vervreemding

• Inbreuk in priveleven

• Aantasting van privacy

• Have’s en have nots

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

• Inefficiency

Netwerken die platliggen, nodeloze prints

Nodeloze emails en zoekgeraakte documenten zijn dagelijkse praktijk in

organisaties. Onderzoek geeft aan dat Britste bedrijven jaarlijks 6 miljard

Euro verliezen aan het zoeken van informatie(kost tijd).

PC problemen kosten jaarlijks 14 miljard, het overtikken van gegevens,

geknoei met te ingewikkelde programma’s, zinloos gesurf op het internet.

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

Productiviteits paradox

• Houdt in dat bedrijven met de laagste automatiseringsgraad de hoogste productiviteit hebben. Volgens dit paradox is er geen duidelijk verband

tussen het investeringsniveau in ICT en de productiviteit en winstgevendheid van een organisatie.

• Overcommunicatie

• Email leid in organsiaties tot ongewenste berichtstromen.

• Dit kan gemakkelijk leiden tot productiviteitsverlies, interrupties, irritaties

stress en fouten. Productiviteitsverlies ontstaat door de vele uren die

werknemers besteden aan het lezen beantwoorden en archiveren van

elektronische post.

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

• Afhankelijkheid van ICT, opgedrongen ICT

Leveranciers van maatwerk software maken bedrijven zeer afhankelijk van hun. Door deze

afhankelijkheid kunnen bedrijven een monopolie positie innemen. Dit kan leiden tot:

• Het betalen van een hogere prijs

• Te laat opleveren van informatie systemen

• Genoegen moeten nemen met onvoldoende kwaliteit(service)

• Het aanpassen van bedrijfsprocessen aan software in plaats van

omgekeerd.

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

• Inflexibiliteit

Voorbeeld van inflexibilteit:

Software dwingt gebruiekrs van een structuur gebruik te maken die niet altijd past bij de

realiteit.

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

• Controle

Kan leiden tot een repressieve controlestructuur die weinig ruimte overlaat voor

creativiteit en beslissingsruimte.

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

• Dehumanisering en vervreemding

Een arts die naar een beeldscherm kijkt i.p.v de patientnieuwe management stijlen zoals

management via email

Telewerken,

Wanneer ICT-systemen worden gebruikt om taken van mensen over te nemen praten we

over deprofessionalisering.

• Inbreuk in het priveleven

Thuiswerken is nu mogelijk via internet en telefoon verbindingen, hierdoor kan de

scheiding tussen prive en werk dermate vaag worden dat men het gevoel heeft altijd te

werken

h1

Kritische en dystopische perspectieven op ICT

Afhankelijkheid van ICT, opgedrongen ICT

Inflexibiliteit, mislukkingen

Inefficiëncy

Controle

Aantasting van privacy, inbreuk in dagelijks leven

Risico´s

Disinformatie

Haves en have-nots

Deprofessionalisering en dehumanisering

Effectief gebruik van ICT

• Heeft in ieder geval te maken met een duidelijke richting waarheen een organisatie verandert en met consistente en samenhangede aanpassingen die daarvoor worden doorgevoerd. Daarvan kan ICT deel uitmaken.

ineffectief gebruik van ICT

• Is onder meer het inzetten van informatie technologie op een wijze die losstaat van andere aspecten van de organisatie, waardoor willekeurige opportunistisch een modieuze keuzes worden gemaakt.

Technochange

• ICT-systemen veroorzaken vaak veranderingen in taken en functies, in het ontwerp van processen, in organisatiestructuren, in de relaties tussen organisaties en in de strategie en de missie van organisaties.

• First order Technochange=

De invoering van nieuwe ICT zonder wijziging van bedrijfsprocessen structuren of taken.BV een nieuwe versie van een software pakket.

- Second order=

Veranderingen als een schock de bedrijfsprocessen, de bedrijfsstructuur en de taken van mensen als gevolg van de invoering van ICT. Hier wordt verandering als positief of negatief ervaren

Technochange

• Third order=

Een meer continu proces waarbij voortdurend nieuwe technologieën worden ingevoerd en waarbij verandering een constante is. Voortdurend leren en aanpassen.

Casus

Technochange staat voor technology drivenorganizational change

h1

Drie veranderingsbenaderingen

Traditioneel ICT-project(first order technologicalchange)

Technochange(ICT in samenhang metorganisatieverandering)

Organisatieveranderings-programma’s zondertechnologie

Doel Invoeren van een ICT-systeembinnen randvoorwaarden vantijd en geld.

Verbetering van de effectiviteitvan de organisatie.

Verbetering van bijvoorbeeld decultuur, de klantgerichtheid of deeffectiviteit.

Oplossing Nieuwe ICT Nieuwe ICT samen met andereorganisatorische aanpassingen.

Interventies gericht op mensen,structuren, culturen.

Voorbeeld Vervang oud systeem doornieuw systeem

Herstructureer inkoopfunctie,met e-procurement wordenuitgevoerd.

Maak organisatie innovatiever

Benadering Systeem binnenrandvoorwaarden op televeren.

ICT is onderdeel vanveranderingsprogramma

Organisatieontwikkeling

Rol vanbusinessmanagers

Goedkeuren van project en hetbeoordelen vantussenproducten.

Leiderschap om project temanagen

Leiderschap verandering terealiseren.

Rol van IT-experts

Centraal ICT-experts werken samen metbusiness

Afwezig

Succesfactoren Kwaliteit van de ICT-projectmanager en technologie

Kwaliteit van debusinessmanagers en de ICT

Effectiviteit van debusinessmanagers

Technochange

Organisatieverandering kan vooral gerealiseerd worden door

samenhangende interventies te richten op mensen in de organisatie. VB van

middelen voorlichting training aanpassing van beloningssystemen en

verandering van taken en structuren.

Technochange

Organisatieverandering kan vaak niet plaatsvinden zonder ICT, invoering van

ICT kan vaak niet plaatsvinden zonder de organisatie te veranderen.

h1

ICT als driverICT als technologisch determinisme omgevingsdeterminisme

ICT als enablerICT als strategisch of

organisatorisch determinisme ‘social choice’

emergente of interactiebenaderingenICT als ‘social construct’

Organisatie

h1

Concrete voorbeelden van informatiesystemen

Groupware (bijv. Lotus Notes)

documentbeheer, conferencing, email, kennisbeheer

Internet

www, intranet, internet,e-commerce, etc

Enterprise Resource Planning, ERP (bijv. SAP, Oracle)

geintegreerde bedrijfsbrede informatievoorziening

Workflowmanagementsystemen

CRM systemen

Systemen veroorzaken altijd organisatorische

veranderingen

Concrete voorbeelden van informatiesystemen

Groupware (bijv. Lotus Notes)

documentbeheer, conferencing, email, kennisbeheer

Internet

www, intranet, internet,e-commerce, etc

Enterprise Resource Planning, ERP (bijv. SAP, Oracle)

geintegreerde bedrijfsbrede informatievoorziening

Workflowmanagementsystemen

CRM systemen

Systemen veroorzaken altijd organisatorische veranderingen

Cultuurelementen

Structurele elementen

Bedrijfsprocessen en taken

Rol en functie van het management en andere medewerkers

Informatiesystemen in een context, Aspecten die bij technochange veranderen

h1

Informatie

systeem

Bedrijfsproces

Mensen Andere middelen

Producten

Klanten

OMGEVING

Strategie

Deze veranderingen bepalen de reacties en de reacties bepaalt vervolgens het verloop van het veranderingsproces

technochange

• Mensen meten het systeem van informatie voorzien, en deze informatie moet het de moeite waard maken om het systeem te raadplegen.

• De sociale context creert een systeem en het systeem creeert de sociale context

Waaruit bestaat de context, het bereiken van doelen, open voor verandering of gesloten,

Figuur ICT project als organisatieverandering

taken

structuur

mensen

macht

processen cultuur

ICT

project

Interactie van ICT systemen met context technochange

Organisatorische validiteit

Systemen kunnen een verandering inhouden die al gaande is en waar een

breed draagvlak voor bestaat.

Organisatorische invaliditeit

Is sprake wanneer er een misfit is tussen de kenmerken van een ICT-system

en de kenmerken van een organisatie.

h1

Probeer validiteit te verbeteren Accepteer invaliditeit

A Verander de organisatie zodat die bij het

nieuwe systeem past

D Verander niets en laat de invaliditeit

voortduren

B Verander het systeem zodat het beter bij

de organisatie past

C Verander zowel het systeem als de

organisatie zodat ze naar elkaar toegroeien

E Stop de systeemimplementatie en breek

het project af

Opties bij invaliditeit

h1

Specifieke keerzijdes

E-mail overload

Jouw (persoonlijke) voorbeelden? Lessen?

Internet disloyaliteit van klanten, prijsconcurrentie

CRM stalken van klanten

ERP inflexibiliteit

ICT hoge kosten, lage baten, afhankelijkheid

Of:

Wat vertellende consultancies

ons niet?

Scoor deze keerzijdes

naar relevantie(1 = minder relevant

5 = heel relevant)

h1 91

Globale trends 1 Ontwikkeling van de mens

Taal

Schrift

Drukpers

ICT

Revoluties in menselijke ontwikkeling tot één

menselijk web (McNeill & McNeill)

Fundamentele verandering in communicatie, productie en samenleving

h1

Specifieke trends Enkele voorbeelden

Uitgevers: publiceren via Internet, combineren van kanalen,

customized publishing, opnieuw ontdekken wat uitgeven is.

Gezondheidszorg: electronische patientendossiers, ketenbenadering,

concurrentie, mondige patient.

Nieuwe bedrijfstakken: google, ebay, amazon, e-auctions, intermediaries

Heb je met ze te maken? Video. Netwerkeffecten, versioning, lock-in effecten,

customization

Diversiteit aan managementvragen

algemeen:impact op organisatie,

klanten en strategie

Banken electronic banking, anywhere, anytime, outsourcing, shared service

centers, kostenfocus, enorme dynamisering van markt.

h1 93

Discussievragen

•Wat zijn voor jouw organisatie relevante ICT trends?

•Welke ICT management vraagstukken zijn op dit

moment relevant?

•Wat zijn de belangrijkste ICT gerelateerde kansen

•Wat zijn de belangrijkste ICT gerelateerde problemen?

•In welke fase van ICT systemen zit men?

•Wat voor soort systemen?

•Denk je dat je organisatie fundamenteel verandert door ICT?

h1 94

Stellingen

Door gebruik van ICT neemt arbeidssatisfactie toe

Mensen kunnen effectiever werken door ICT

Organisaties halen door ICT een hogere productiviteit

Mijn kwaliteit van leven wordt door technologie verhoogd

‘continuous partial attention’ (Stone)

h1 95

Managementvragen m.b.t. ICT

Hoe kunnen we de effectiviteit en de

efficiency met ICT verhogen?

Welke ICT vraagt onze strategie? Wat doet

de concurrentie?

Hoe ga ik om met ICT professionals?

Hoeveel besteden we aan ICT?

Hoe kunnen we de acceptatie van ICT

bevorderen?

Organisaties worden steeds opnieuw en steeds verdergaand geconfronteerd met nieuwe (informatie) technologische mogelijkheden en uitdagingen. Deze

mogelijkheden vragen om een reactie van organisaties. Er moet worden gekozen hoe ICT gebruikt wordt en welke variant ervan geütiliseerd wordt.

ICT dringt steeds dieper door in werkprocessen en heeft een grote invloed op individuen, teams, organisaties, markten, landen, en op de maatschappij als geheel. Door deze ontwikkelingen wordt de

maatschappij een informatie maatschappij, waarin individuen , bedrijven en overheden in netwerken aan elkaar gekoppeld zijn. Dit noemt de Amerikaanse socioloog Manuel Castells ook wel de netwerksamenleving. In een netwerksamenleving is informatie van centraal belang voor het realiseren van productiviteit. Hierdoor maakt ICT afstand irrelevant en globalisering mogelijk. In zo’n samenleving is het effectieve gebruik van ICT

voor organisatie van levensbelang.

Inleiding

De bedoeling van de cursus en dit boek is om meer inzicht te

verschaffen in de wisselwerking tussen IST mensen en organisaties om

daarmee te kunnen bijdragen aan het effectieve gebruik van ICT.

Organisaties worden steeds opnieuw en steeds verdergaand geconfronteerd met nieuwe (informatie) technologische mogelijkheden en uitdagingen. Deze

mogelijkheden vragen om een reactie van organisaties. Er moet worden gekozen hoe ICT gebruikt wordt en welke variant ervan geütiliseerd wordt.

ICT dringt steeds dieper door in werkprocessen en heeft een grote invloed op individuen, teams, organisaties, markten, landen, en op de maatschappij als geheel. Door deze ontwikkelingen wordt de

maatschappij een informatie maatschappij, waarin individuen , bedrijven en overheden in netwerken aan elkaar gekoppeld zijn. Dit noemt de Amerikaanse socioloog Manuel Castells ook wel de netwerksamenleving. In een netwerksamenleving is informatie van centraal belang voor het realiseren van productiviteit. Hierdoor maakt ICT afstand irrelevant en globalisering mogelijk. In zo’n samenleving is het effectieve gebruik van ICT

voor organisatie van levensbelang.

Inleiding

Inzet van ICT

Wanneer ICT op een effectieve manier wordt ingezet en gemanaged, gaan

organisaties er beter door functioneren en worden ze een belangrijk onderdeel

van het groter netwerk waarin ze functioneren. Ook ontstaan er nieuwe

organisaties die de mogelijkheden van deze netwerken aangrijpen om nieuwe

producten of diensten te ontwikkelen en waarde te creëren. Echter, ICT kan

door zwak management ook een probleem worden in plaats van een oplossing

en het kan de organisatie zelfs irrelevant maken. Met andere woorden: ICT kan

organisaties inflexibel, afhankelijk of overbodig maken. Het is niet ICT zelf maar

de management die het succes bepaalt.

1.1.1Veranderingen in organisaties

Organisaties veranderen voortdurend. Veranderende behoeften van klanten, acties van concurrenten, opkomst van nieuwe producten, maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe technologieën zijn belangrijke redenen voor organisatieverandering. Soms kunnen organisaties dergelijke veranderingen niet verwerken en slagen ze er niet in zich aan te passen aan nieuwe omstandigheden. Organisatieverandering, in de vorm van introductie van nieuwe producten of diensten, de aanpassing van bestaande werkwijzen of het betreden van nieuwe markten is voor Veel organisatie normaal, niet veranderen en hetzelfde blijven doen, is eerder ongewoon.

1. Ontwikkelingen in organisaties en in ICT

Post-Industriele organisaties