EventsIT haalt het maximale uit ICT

voor

een optimale beleving van uw evenement

een uitstekend functionerende organisatie

en

Handboek ICT voor evenementen

“Van start tot finish”

• Dé basis om het maximale uit ICT te halen

ICT voor een optimaal functionerende organisatie

Projectmanagement is cruciaal !

KantoorautomatiseringAccreditatieTicketingWorkflowmanagementVoorzieningen op locatieWebcastService en Support

Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat

Projectmanagement

Voorafgaand aan het evenement• Organisatie vastleggen (wie waarvoor

verantwoordelijk)• Inventariseren van de wensen en eisen (scope)• Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget• Toetsen aan de financiële haalbaarheid

rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc.

• Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers• Leveranciers selecteren + afspraken borgen• Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken• Instructies (applicaties) 

Projectmanagement

Voorafgaand aan het evenement• Is ook letten op ontwikkelingen!• Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op

toepasbaarheid (technisch/financieel)

!

Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind… Kansen blijven liggen !

Ontwikkelingen

Snelle blik…• Multimediale toepassingen

- mediaBoosters- holografische projecties

• Aantal devices per persoon- laptop + tablet + smartphone

• Cloudcomputing- kantoorautomatisering, telefonie

• Draadloos- capaciteit boven dekking, Dual band incl. 5 GHz

• Bandbreedteplanning- VLAN’s (telefonie, media, bezoekers)- streaming media, storage, …

• Optimale bereikbaarheid- EventContactCenter

• CrossMedia- paperless

Service en support

De winnende goal, een ippon of wereldrecord…

De ICT mag er nóóit uit liggen!

Borg de support• On-site• Stand-by

Centrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc.• Onmiddellijk contact met de juiste persoon

Belang onsite support wordt erkend, kosten niet

Projectmanagement

Na afloop van het evenement• Direct innemen apparatuur• Afbouw en retourafspraken bewaken• Administratieve afronding

Kantoorautomatisering

LOC (en partners)• Hosted Exchange voor de email• Hosted Sharepoint voor de projectomgeving

Cloud: “uit de wolk”• Geen investeringen in kostbare hard- en software • Geen investeringen in eigen expertise• Backup en herstel automatisch geregeld in het

datacenter• Werken vanaf elke werkplek • Tijdelijke contracten (!)

Accreditatie

Robuust platform• Geen tijd voor herstelwerkzaamheden• Pieken in gebruikEenvoud in gebruik• Bediening accreditatieteam• Formulieren accreditees• Weinig/geen tijd voor opleiding/instructieBereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime)• Internationale pers, vrijwilligers, etc.Realtime• Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruikTijdelijke inzet• Geen abonnement

Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data

WorkFlow Management (WFM)

Voorafgaand aan het evenement• Agendaplanning en beheer• Centrale database gegevens medewerkers• Optimalisatie processen

Tijdens het evenement (+cashless/mifare)• Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers• Real-time inzicht uitgaven door bezoekers• Controle

Na het evenement• Rapportages

WFM levert besparingen op WFM erg interessant voor repeterende evenementen

Inrichting op locatie: functioneel

Kantooromgeving (LOC/IOC)Pers en media• Media centre• Schrijvende pers• RTV desks• TV-compound• Fotografen• Mixed zoneBezoekersInformatiedesksAccreditatiecentrumSportersloungeVrijwilligerscentrumAnalyse en JuryKopieerruimtes (!)

Inrichting op locatie: materieel

Wat komt er allemaal bij kijken?• Laptops• Desktops• Printers• Kopieermachines• Faxapparatuur• Mobiele handsets + prepaid/abonnement• Netwerkapparatuur

Wired (veel bekabeling)Wireless (let op)Security

• Netwerkstorage• Applicaties

Office-pakketten, …Ticketing, accreditatie, mobiel, …Wedstrijdinformatie, …

Verbindingen

(Openbare) infrastructuur

Internet: ADSL download/upload ongeschikt voor webcast

SDSL download/upload geschikt voor webcast

Glasvezel download/upload

Mobiel internet: GPRS

UMTS

HSDPA (LTE…)prepaid/abonnement

Verbindingen

(Openbare) infrastructuur

Telefonie: PSTN = traditionele analoge telefonieISDN = traditionele digitale telefonie

belangrijk voor commentaarposities (!)SIP-trunk = telefonie o.b.v. IP (VoIP)

let op faxverkeer

Mobiel (GSM prepaid/abonnement)

(Booking-office KPN Event)

Techniek

Noodstroomvoorzieningen

Kortom: ICT is onmisbaar!

Voor een optimale beleving• Vooraf evenement• Tijdens evenement• Na evenement

Voor het optimaal functioneren van het evenement

• Proces- en project management• Kantoorautomatisering• Pers en media• Ticketing• Accreditatie• Workflow

Referenties

Teveel voor één sheet!Kijk even op www.eventsit.nl onder “events”