Elektronische archivering

Praktische benadering

Erwin Vercammen

Accountant Belastingconsulent

Ondervoorzitter IAB

Voorafgaande afspraken

• Geen gebruik van systeemsoftware voor

documentbehandeling

• Geen gebruik van software met rechtenbehandeling

van de bestanden

• Wel: standaard software die de meeste kantoren

gebruiken:

– Word

– Excel

– andere

Hoever wil je gaan in digitale archivering

1. Welke archieven worden er nu reeds aangehouden

2. Welke documenten worden er nu reeds geproduceerd

3. Welke rechten of bevoegdheden bestaan er rond deze

documenten inzake

• Archivering

• toegang en toegangsrechten

• bewaringstermijnen

4. Hoe wordt ons klassement bijgehouden

5. Welke zal dan de structuur zijn van ons elektronisch archief?

6. Welke bestandsstructuur gaan we gebruiken voor ons archief?

7. Benodigdheden voor een elektronisch archief

8. Opzoekmogelijkheden in ons elektronisch archief

9. Welke bestanden moeten worden opgeslagen

10.Gestandaardiseerde benamingen?

11.Het nemen van back-ups

Wettelijke bepalingen

• Wettelijke verplichting om documenten bij te houden

– Aan- en verkoopfacturen, bankuittreksels, kasbladen, …

• Basis archief blijft (jaarbasis)

• Inkomende documenten nummer VOOR inscannen

• Elektronische archivering verkoopfacturen: zie wet

• Andere wetgeving moet nog volgen

Inventaris bestaande archivering

1. De documenten van de boekhouding van de klant

2. De listings van het boekhoudpakket

3. Jaarlijkse rapporten: Jaarrekeningen, bijlagen, balans

NBB en eveneens tussentijdse rapporteringen inzake

winstberekeningen, staat van actief en passief, enz.

4. Fiscale aangiften

5. Controlelijsten van de activiteiten van het kantoor

6. Identificatiedossier van de klant

7. Permanentdossier van de klant

Bestaande archivering

• De documenten van de boekhouding van de klant

1. Aankoopfacturen

2. Verkoopfacturen

3. Uittreksels van financiële instellingen met bijlagen

4. Kasbladen en bijlagen

5. Diverse boekingen en hun bijlagen

Bestaande archivering

• De listings van het boekhoudpakket

1. Dagboeken

2. Grootboek algemene rekeningen, klanten en leveranciers

3. Proef- en saldibalansen

4. BTW aangiften, listings, intracommunautaire listings, e.a., …

Bestaande archivering

• Jaarlijkse rapporten:

1. Jaarrekeningen

2. Bijlagen

3. Balans NBB

4. Tussentijdse rapporteringen: winstberekeningen

5. Staat van actief en passief

6. enz.

Bestaande archivering

• Fiscale aangiften:

1. Fiches 281

2. Finform documenten

3. Aangifte in de inkomstenbelastingen (Ven B en PB)

4. Ander bijlagen

Bestaande archivering

• Controlelijsten van de activiteiten van het kantoor

1. Lijst “Te doen”

2. Lijst “Gedaan”

3. Lijst “Op te volgen”

Bestaande archivering

• Identificatiedossier van de klant:

1. Kopij van de identiteitskaart of print-out van de eID

2. Andere identificatiegegevens

Bestaande archivering

• Permanentdossier van de klant:

1. Akten van de vennootschap

2. Beslissingen van de Raad van Bestuur

3. KBO documenten, BTW aanvraag, registratiecommissie,

erkenningen, vergunningen

4. Akten met betrekking tot onroerende goederen

5. Akten van lening en waarborgcontracten

6. Andere contracten

– Huurcontracten met verhuurder(s)

– Huurcontracten met huurder(s)

7. Andere

Welke documenten zijn er?

1. Uitgaande documenten

– Brieven

– Faxen

– Mails

– Rapporten: jaarrekeningen, tussentijdse resultaten,

aangiften, …

2. Inkomende documenten

– Brieven

– Faxen

– Mails

– Attesten e.d.

3. Boekhoudkundige documenten van het kantoor zelf:

zie hiervoor

Bevoegdheden op de documenten

• WIE klasseert

• WAT

• WAAR?

– Bevoegd bestuursorgaan

– Secretaresse

– Dossierverantwoordelijke

– …

Opbouw van het klassement

• Permanent dossier

• Lopend boekjaar

• Afgewerkte boekjaren

• Archivering

Deze inventarisatie zal uw elektronisch archief bepalen

Beslissing aangaande opbouw archief

• Elektronisch:

– Gestructureerd

– Niet-gestructureerd

Dit is ondermeer belangrijk om latere consultaties te

organiseren

• Voordelen van een gestructureerd archief zijn:

– Vlot terug te vinden

– Overeenkomst met uw archieven in hard-copy

• Nadeel:

– Het archiveren op zich zal tijd en routines vragen

Raadplegen van het dossier

• Hoe zullen wij ons archief consulteren?

– In een gestructureerd archief: op basis van de structuur of via

een zoekrobot

– In een niet-gestructureerd archief: enkel via een zoekrobot

Structuur van het archief

• Structuur:

1. Bepalen van het formaat van de archiefbestanden

2. Bepalen van de structuur van de mappen

3. Bepalen van de benaming van de bestanden

Structuur van de bestanden

1. Onveranderlijke bestanden: archiefbestanden

– Foto bestand: TIF of JPG bestanden

– Acrobat bestand: PDF formaat

2. Veranderlijke bestanden: werkbestanden

– Word bestand: DOC formaat

– Excel bestand: XLS formaat

– Tekst bestand: TXT formaat

– NBB bestand

– XBRL bestand

Benodigdheden elektronisch archief

1. Een goede scanner: best een fotokopiemachine met een scanner en een netwerkkaart

2. software die toelaat om bestanden te creëren die onveranderlijk zijn: http://www.primopdf.com/

3. Een zoekrobot om de documenten terug te vinden http://www.copernic.com/

4. Een software om faxen om te zetten in elektronische bestanden: Zetafax: (betalende software) http://www.equisys.com/products/index.htmlEr zijn ook gratis programma’s voor stand alone PC’s.

5. Winzip: http://www.babantwerp.be/Winzip.htm of http://www.winzip.com/downwzeval.htm

6. Winrar: http://www.winrar.nl/

Een zoekrobot

• http://www.copernic.com/

Een zoekrobot

Een gestructureerd elektronisch archief

Faxen

Balans en bijlagen

Briefwisseling

325.20

325.50

BV

Inkomstenbelastingen

5. Leningen

Jaar 2005

Aangiften

Naam van de klant

_Permanent dossier

6. Andere contracten

7. Diversen

1. Akten vennootschap

2. Beslissingen RvB

3. KBO BTW ed

4. Akten onroerend

Jaar 2006

Aangiften

E-mails

BTW e.d.

Loondossier

Boekhoudbestanden

Controledossier

Diverse documenten

Andere bv bezwaar

Brieven

Een gestructureerd elektronisch archief

Een gestructureerd elektronisch archief

• Probleem bij boekhoudingen “te paard”

= boekhoudingen die niet samenvallen met het kalenderjaar.

• Bijkomende splitsing:

– niet enkel de kalenderjaren

– maar ook de aanslagjaren

Voorbeeld:

• 2006 Kalenderjaar

• 2006 Aanslagjaar

Welke bestanden in mappen bewaren?

• In een “Permanent dossier”

• Daarnaast: per jaar

• Eventueel

– Per kalanderjaar

– Per aanslagjaar

Welke bestanden in mappen bewaren?

• Permanent dossier:

1. Akten van de vennootschap

2. Beslissingen van het bevoegd bestuursorgaan

3. KBO, BTW aanvragen, erkenningen, enz

4. Akten onroerend goed

5. Leningen

6. Andere contracten

7. Diversen

Welke bestanden in mappen bewaren?

• Per jaar:

1. Aangiften (zie detail)

2. Balans en bijlagen

3. Briefwisseling

Brieven – E-mails – Faxen

4. Boekhoudbestanden

5. Controledossier

6. Diverse documenten

Welke bestanden in mappen bewaren?

• Per jaar:Aangiften

1. 325.20

2. 325.50

3. Andere

4. BTW

5. BV

6. Inkomstenbelastingen

7. Lonen

8. Andere

Welke bestanden in mappen bewaren?

• Per jaar:

1. Aangiften (zie detail)

2. Balans en bijlagen

3. Briefwisseling

Brieven – E-mails – Faxen

4. Boekhoudbestanden

5. Controledossier

6. Diverse documenten

Standaard benaming voor de bestanden

• YYMMDD WW VV Omschrijving

1. YY = jaartal

2. MM = maand

3. DD = dag

4. WW = soort document (zie detail)

5. VV = verantwoordelijke

6. Omschrijving

061013 MI EV Aanpassing statuten.pdf

061013 BU EV Ontwerp van de jaarrekening 30062006.pdf

Standaard benaming voor de bestanden

• YYMMDD WW VV Omschrijving

WW = soort document

– UF uitgaande fax & IF inkomende fax

– UB uitgaande brief & IB inkomende briefwisseling

– UM uitgaande mail & IM inkomende mails

– EB eindbalans

– TB tussentijdse winstberekening of balans

– AF aankoopfactuur & UF uitgaande factuur

– BB bank en aangevuld met KBC, ING, FORTIS, enz

– KB kasboek

– BD diverse boeking

– DB dagboek

– GB grootboek, aangevuld met AR, KL en LV

– PS Proef- en saldibalans

– BTW

– INTR staat voor intracommunautair

Standaard benaming voor de bestanden

• Voorbeelden van bestandsnamen:

1. Een inkomende mail aan Erwin Vercammen dd 13 oktober

2006 aangaande de aanpassing van de statuten:

061013 MI EV Aanpassing statuten.pdf

2. Uitgaande briefwisseling dd 13 oktober 2006 met het ontwerp

van de jaarrekening per 30/06/2006:

061013 BU EV Ontwerp 1 jaarrekening 30062006.pdf

3. Het ontwerp van de jaarrekening per 30/06/2006 in PDF of

Acrobat formaat:

061013 EB EV ontwerp 1 jaarrekening 30062006.pdf

4. Het ontwerp van de jaarrekening per 30/06/2006 in Excel of

XLS formaat:

061013 EB EV ontwerp 1 jaarrekening.xls

Doorlinken naar een bestand

• Een map bevat de aankoopfacturen in PDF

• In de map “Balans en bijlagen” een link leggen naar een ingescande factuur

• Bestand éénmaal opgeslagen en toch in de map “Balans en bijlagen” zichtbaar

• Voorbeeld: het bestand 060531 AF Ikea Meubelen.pdf in map inkomende of investeringsfacturen

• In een map kies voor “Bestand” en vervolgens “Nieuw” en kies voor “Snelkoppeling maken”

• Het bestand is opgenomen in de map doch is geen bestand op zichzelf, het is een link naar het originele bestand.

• Deze werkwijze laat u toe om een aantal bestanden op verschillende plaatsen voor te stellen zonder dat ze ook effectief op die plaats worden opgeslagen.

• Bespaart plaats en indien het originele document wijzigt, zullenalle linken naar het document de gewijzigde vorm tonen.

Het nemen van back-ups

• Zeer belangrijk: een goed back-up systeem

• Back-up = een kopij van de ganse structuur van de

gegevens

• Ook een kopij buiten het kantoor!

– Externe provider: procedure instellen:

• ’s nachts

• geëncrypteerde back-up via internet

• naar een andere locatie

• Voordeel: bij een totaal verlies van de gegevens

(brand, diefstal van de PC’s, crash van de harde

schijven, enz …) kan de externe back-up opgehaald

worden en opnieuw geïnstalleerd op nieuwe PC’s.

• Garantie voor de continuïteit

Voordelen van een elektronisch archief

Het is mogelijk om:

– wanneer ook

– van waar ook

– door wie ook

– welk document dan ook

te consulteren in het elektronisch archief.

Via internet

Voordelen van een elektronisch archief

• Hard-copy archieven: niet toegankelijk voor meerdere personen

• Elektronisch archief via een connectie internet ideaal

• Locale servers: enkel binnen het kantoor (via netwerk)

• Toegang van buitenaf: veiligheden zelf inbouwen met

paswoorden en toegangsrechten

Inspanningen niet gering en niet bevoegdheden van accountants,

belastingconsulenten, erkende boekhouders en bedrijfsrevisoren

• Externe partner = noodzakelijk: goede afspraken inzake

toegankelijkheid (bestanden niet openstellen voor derden)

• Mogelijkheden zijn uitgebreid in ASP met automatische back-up

Vb: ASPEX, PORTHUS, BELGACOM en andere

Veiligheid van hoog niveau

Kwaliteit van toegankelijkheid = kwaliteit van de internetverbinding

Praktisch raadgevingen

• Begin op kleine schaal, doe het zelf (alleen) of

delegeer het aan één personeelslid

• evalueer de evolutie en het gebruik

• implementeer een volledig systeem na proefperiode

• consulteer deze pagina’s

• Deel de opmerkingen en vragen mee via

bab@babantwerp.be

• Een FAQ en forum over dit onderwerp volgt via

www.e-accounting.org

Elektronische archivering

Praktische benadering:

VRAGEN?

Erwin Vercammen

Accountant Belastingconsulent

Ondervoorzitter IAB