G. Koerselman Deventer 28-11-2006 1

Sneak PreviewDeventer IDM - ECM visie

Sharepoint, Meridio ervaringen

Henk Sligman & Gert Koerselman Gemeente Deventer

Microsoft Office 2007 launch “Klaar voor het nieuwe werken”

28 November 2006, Rotterdam

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 2

Agenda

• Deventer en IDM.

• Deventer IDM - ECM concept.

• Eerste Meridio ervaringen.

• Vragen en discussie.

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 3

Welkom bij de gemeente Deventer

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 4

Informatie en Document

Management

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 5

Algemene ontwikkelingen

• Mondigere burger.

• Transparantie.

• (keten) Samenwerking en ontkokering.

• Meer met minder.

• Europese en nationale regelgeving.

• Aandacht voor kwaliteit van informatie stijgt.

• Strategisch gebruik innovatieve technologie.

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 6

De recente geschiedenis …...

• Veel papier, geen DMS.

• Iedereen werkt digitaal, maar denkt papier georiënteerd.

• Aantal locaties van 23 tot 7 gereduceerd, maar servicepunten en wijkwinkels nemen toe.

• Geen standaard front office.

• Geen integratie front - back office systemen.

• Moeilijk INK fase 2 te bereiken.

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 7

Dit vergt een IDM visie: Deventer informatiemodel beleid 2010

OmgevingStrategie

ICT Infra structuur

Informatie

systemen

Gegevens Processen

Producten

Kanalen

KlantMedewerker

Partner

Informatie

Informatie

Organisatie

Organisatie

Dienstverlening

Dienstverlening

Bedrijfs

voering

Bedrijfs

voering

Informatiseren

Au

tom

atis

eren

Org

aniseren

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 8

• Reorganisatie: Klantgericht, cultuurveranderingen, nieuwe dienstverleningsconcepten, reductie van het aantal medewerk(st)ers, maximale inzet digitale dienstverlening.

• Proces verandering: Processen horizontaal ontkokeren, vertikaal integreren, proces- en keten denken, procesoptimalisatie door inzet innovatieve ICT.

• Huisvesting: Een nieuw gebouw in 2010, activiteiten gerelateerde werkplekken en (mobiele) werkvormen, reductie van het aantal m2 onder invloed van de digitale werkomgeving.

excellente dienstverlening

doormiddel van een excellente organisatie

Hoge ambities:

De eerste keuzes zijn gemaakt:

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 9

Focus op:

• Tijd en plaats onafhankelijk werken en dienstverlening.

• Multi Channelling (balie, post, telefoon, e-mail, website, huisbezoek).

• Rol georiënteerd, inhoud en presentatie gescheiden.

• Standaardisatie en hergebruik van kwalitatief hoogwaardige gegevens.

• Digitalisering en digitaal werken.

• Processen organiseren, informatiseren en dan pas automatiseren.

Uitgangspunten en keuzes ECM

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 10

ECM Groeimodel

Level 0

Papieren archief

Level 1

Electronisch archief achteraf scannen

Level 2

Electronisch archief

vooraf scannen

Level 3

Electronisch archief met

volledige workflow

Level 4Integratie met administratieve systemen en optimalisatie

Ontwikkeling in functionaliteit, mensen, werkwijzen, processen en bijbehorende systemen.

toename

strategische waarde

elektronische dienstverle

ning

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 11

Deventer stap voor stap richting ECM

• 2003: Intranet Sharepoint: bestaande digitale informatie en documenten via browser ontsluiten, KA omgeving optimaliseren.

• 2004: Interactie, samenwerken, abonneren, persoonlijke pagina & team sites, sjablonen.

• 2005: Decentraal content beheer met directe publicatie naar vernieuwde site MS CMS, Infopath in Intranet.

• 2006: Scanning, start digitaal archief met DMS/RMA Meridio, site met e-forms middels Forms Server & Infopath 2007.

• 2007: Workflow, mijn loket en ontsluiting back office, integratie met GEO informatie.

• 2007 +: Uitbouw status informatie, KCC, Klant Contact Centrum en BI.

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 12

Eerste ervaringen Pilot “digitaal dossier” Meridio

• Snelle acceptatie binnen DIV specialisten en grote herkenbaarheid bij eindgebruikers (look en feel).

• Leren van mogelijkheden DMS/RMA is leren digitaal te gaan werken is leren digitaal te denken.

• Organisatie onafhankelijke inrichting bewijst zijn nut bij huidige reorganisatie.

• Fileplan op basis begroting blijkt herkenbaar en eenvoudig bruikbaar.

• Standaard (out of the box) is kracht van systeem maar ook noodzaak (RMA).

• Maar ook rendement zichtbaar.

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 13

Generieke en specifieke processtappen en werkprocessen

Post- en Werk

verdelen

Afdoen en

Archiveren

Standaard

Initiëren en

Behandelen

Behandelproces x

Periodieke

herkeuring

Behandelproces x

Bv. rolstoel- voorzieningen

Agenderen

en besluiten

X * Specifiek

Ontvangen, behandelen, besluiten, afdoen en archiveren

On

tslu

iten

Arc

hiv

ere

n

Standaard

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 14

Meridio in werking: Van proces naar record

De gebruiker selecteert een

document om dit tot record te declareren

En verzendt het document naar de de juiste locatie in

Meridio

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 15

RMA: View m.b.t. retentie

G. Koerselman Deventer 28-11-2006 16

HET RENDEMENT

• Voor de burger:– Snellere, betrouwbare informatie en diensten.– Meer transparantie.

• Voor de medewerker:– Informatie in juiste versie op juiste moment beschikbaar.– Tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk.

• Bestuurlijk:– Ambitieniveau; optimaal digitaal 2010; top 10 realiseerbaar.– “In control” ook voor ongestructureerde informatie.

• En niet in de laatste plaats:– Reductie m2 van onder andere archief- en werplek ruimte.– Verhoging kwaliteit informatievoorziening over grenzen heen.