Ecm het prille ontwerp
-
Upload
henk-sligman -
Category
Documents
-
view
632 -
download
0
description
Transcript of Ecm het prille ontwerp
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 1
Sneak PreviewDeventer IDM - ECM visie
Sharepoint, Meridio ervaringen
Henk Sligman & Gert Koerselman Gemeente Deventer
Microsoft Office 2007 launch “Klaar voor het nieuwe werken”
28 November 2006, Rotterdam
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 2
Agenda
• Deventer en IDM.
• Deventer IDM - ECM concept.
• Eerste Meridio ervaringen.
• Vragen en discussie.
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 3
Welkom bij de gemeente Deventer
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 4
Informatie en Document
Management
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 5
Algemene ontwikkelingen
• Mondigere burger.
• Transparantie.
• (keten) Samenwerking en ontkokering.
• Meer met minder.
• Europese en nationale regelgeving.
• Aandacht voor kwaliteit van informatie stijgt.
• Strategisch gebruik innovatieve technologie.
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 6
De recente geschiedenis …...
• Veel papier, geen DMS.
• Iedereen werkt digitaal, maar denkt papier georiënteerd.
• Aantal locaties van 23 tot 7 gereduceerd, maar servicepunten en wijkwinkels nemen toe.
• Geen standaard front office.
• Geen integratie front - back office systemen.
• Moeilijk INK fase 2 te bereiken.
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 7
Dit vergt een IDM visie: Deventer informatiemodel beleid 2010
OmgevingStrategie
ICT Infra structuur
Informatie
systemen
Gegevens Processen
Producten
Kanalen
KlantMedewerker
Partner
Informatie
Informatie
Organisatie
Organisatie
Dienstverlening
Dienstverlening
Bedrijfs
voering
Bedrijfs
voering
Informatiseren
Au
tom
atis
eren
Org
aniseren
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 8
• Reorganisatie: Klantgericht, cultuurveranderingen, nieuwe dienstverleningsconcepten, reductie van het aantal medewerk(st)ers, maximale inzet digitale dienstverlening.
• Proces verandering: Processen horizontaal ontkokeren, vertikaal integreren, proces- en keten denken, procesoptimalisatie door inzet innovatieve ICT.
• Huisvesting: Een nieuw gebouw in 2010, activiteiten gerelateerde werkplekken en (mobiele) werkvormen, reductie van het aantal m2 onder invloed van de digitale werkomgeving.
excellente dienstverlening
doormiddel van een excellente organisatie
Hoge ambities:
De eerste keuzes zijn gemaakt:
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 9
Focus op:
• Tijd en plaats onafhankelijk werken en dienstverlening.
• Multi Channelling (balie, post, telefoon, e-mail, website, huisbezoek).
• Rol georiënteerd, inhoud en presentatie gescheiden.
• Standaardisatie en hergebruik van kwalitatief hoogwaardige gegevens.
• Digitalisering en digitaal werken.
• Processen organiseren, informatiseren en dan pas automatiseren.
Uitgangspunten en keuzes ECM
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 10
ECM Groeimodel
Level 0
Papieren archief
Level 1
Electronisch archief achteraf scannen
Level 2
Electronisch archief
vooraf scannen
Level 3
Electronisch archief met
volledige workflow
Level 4Integratie met administratieve systemen en optimalisatie
Ontwikkeling in functionaliteit, mensen, werkwijzen, processen en bijbehorende systemen.
toename
strategische waarde
elektronische dienstverle
ning
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 11
Deventer stap voor stap richting ECM
• 2003: Intranet Sharepoint: bestaande digitale informatie en documenten via browser ontsluiten, KA omgeving optimaliseren.
• 2004: Interactie, samenwerken, abonneren, persoonlijke pagina & team sites, sjablonen.
• 2005: Decentraal content beheer met directe publicatie naar vernieuwde site MS CMS, Infopath in Intranet.
• 2006: Scanning, start digitaal archief met DMS/RMA Meridio, site met e-forms middels Forms Server & Infopath 2007.
• 2007: Workflow, mijn loket en ontsluiting back office, integratie met GEO informatie.
• 2007 +: Uitbouw status informatie, KCC, Klant Contact Centrum en BI.
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 12
Eerste ervaringen Pilot “digitaal dossier” Meridio
• Snelle acceptatie binnen DIV specialisten en grote herkenbaarheid bij eindgebruikers (look en feel).
• Leren van mogelijkheden DMS/RMA is leren digitaal te gaan werken is leren digitaal te denken.
• Organisatie onafhankelijke inrichting bewijst zijn nut bij huidige reorganisatie.
• Fileplan op basis begroting blijkt herkenbaar en eenvoudig bruikbaar.
• Standaard (out of the box) is kracht van systeem maar ook noodzaak (RMA).
• Maar ook rendement zichtbaar.
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 13
Generieke en specifieke processtappen en werkprocessen
Post- en Werk
verdelen
Afdoen en
Archiveren
Standaard
Initiëren en
Behandelen
Behandelproces x
Periodieke
herkeuring
Behandelproces x
Bv. rolstoel- voorzieningen
Agenderen
en besluiten
X * Specifiek
Ontvangen, behandelen, besluiten, afdoen en archiveren
On
tslu
iten
Arc
hiv
ere
n
Standaard
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 14
Meridio in werking: Van proces naar record
De gebruiker selecteert een
document om dit tot record te declareren
En verzendt het document naar de de juiste locatie in
Meridio
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 15
RMA: View m.b.t. retentie
G. Koerselman Deventer 28-11-2006 16
HET RENDEMENT
• Voor de burger:– Snellere, betrouwbare informatie en diensten.– Meer transparantie.
• Voor de medewerker:– Informatie in juiste versie op juiste moment beschikbaar.– Tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk.
• Bestuurlijk:– Ambitieniveau; optimaal digitaal 2010; top 10 realiseerbaar.– “In control” ook voor ongestructureerde informatie.
• En niet in de laatste plaats:– Reductie m2 van onder andere archief- en werplek ruimte.– Verhoging kwaliteit informatievoorziening over grenzen heen.