FLYER.BE

De evenementen checklist#iedereenFLYER

Drukwerk voor iedereen !

Evenementen doe je zo!

De evenementen checklist 2

Of het nu de eerste of de honderdste keer is dat je een evenement organiseert, je wil steeds dat het resultaat perfect is en dat er zo weinig mogelijk verrassingen zijn.

Daarom stelden we deze evenementen checklist op. Print ze snel af en je kan meteen starten met plannen en verantwoordelijken aanduiden.

StartVul hieronder algemene informatie in over het evenement. Wees kort en bondig zodat iedereen die betrokken is bij het evenement snel deze informatie kan opvragen.

1.1 CONCEPT

Beschrijf hier kort het evenement.

1.2 DATUM

Op welke datum gaat het evenement door?

1.3 LOCATIE

Waar gaat het evenement door?

1.4 BUDGET

Wat is het totale budget beschikbaar voor dit evenement?

De evenementen checklist 3

01

1.5 HOOFDSPONSORS

Zijn er grote sponsors beschikbaar? Wie?

1.6 EINDVERANTWOORDELIJKE

Wie is de organisatieverantwoordelijke?

De evenementen checklist 4

3-4 maanden voor het evenementDeze zaken moeten zo snel mogelijk besproken worden. Vaak duren ze wat langer om in orde te brengen dan je verwacht. Vul ook steeds een verantwoordelijke en deadline in.

2.1 DJ OF BANDS VASTLEGGEN

Moet er een DJ of bands gevonden worden, welke stijl?

Deadline Verantwoordelijke

2.2 INRICHTING

Zoek een partij/partijen voor de inrichting zoals verlichting, tenten, decoratie, computers, projectors, geluid, podia,…

Deadline Verantwoordelijke

2.3 SPONSORS ZOEKEN

Maak een plan op om lokale sponsors aan te trekken.

Deadline Verantwoordelijke

02

De evenementen checklist 5

2.4 PUBLICITEIT

Maak een gedetailleerd plan op om het evenement bekend te maken bijdedoelgroep.Inclusiefflyers,affiches,panelen,…

Deadline Verantwoordelijke

2.5 GRAFISCHE BENODIGDHEDEN INPLANNEN

Toegangstickets, drankbonnen, programmaboekje en bewegwijzering.

Deadline Verantwoordelijke

2.6 VERKOOPPUNTEN

Bepaal op welke manier er tickets verkocht zullen worden.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 6

2.7 REGISTRATIEFORMALITEITEN

Onderzoek welke administratieve formaliteiten er geregeld moeten worden op de locatie.

Deadline Verantwoordelijke

2.8 VERVOER VAN EN NAAR LOCATIE

Bied je bustransport aan? Neem dan nu reeds contact op met een busdienst.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 7

De evenementen checklist 8

2-3 maanden voor het evenementNu is het tijd om de grote lijnen volledig af te werken.Het evenement begint dichterbij te komen, het aftellen is begonnen.

3.1 DRUKWERK BESTELLEN

Bestelnujeflyers,affiches, boekjes en ander promotiemateriaal.

Deadline Verantwoordelijke

3.2 BRANDVEILIGHEID EN ANDERE VERZEKERINGEN

Brandveiligheid, burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering: alle risico’s nakijken en eventueel vernieuwen.

Deadline Verantwoordelijke

3.3 TAPINSTALLATIE EN DRANK

Contact opnemen met de leverancier voor een tapinstallatie en drank.

Deadline Verantwoordelijke

03

De evenementen checklist 9

3.4 MATERIAAL AANVRAGEN

Als je de inrichting zelf doet, moet deze nu zo snel mogelijk besteld/ gehuurd worden.

Deadline Verantwoordelijke

3.5 CATERINGBEDRIJF CONTACTEREN

Indien nodig, ga op zoek naar een cateringbedrijf.

Deadline Verantwoordelijke

3.6 FOTOGRAAF

Kiezen van en contact opnemen met een fotograaf.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 10

3.7 VERSPREIDING AFFICHES

Eersterondevoorhetverspreidenvanaffiches.

Deadline Verantwoordelijke

3.8 SECURITY CONTACTEREN

Veiligheidsmensen boeken.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 11

1-2 maanden voor het evenementNu zou het evenement bijna volledig georganiseerd moeten zijn.Tijd om de puntjes op de i te plaatsen.

4.1 DRAAIBOEK VOOR DE DAG ZELF OPMAKEN

Plan het verloop van het volledige evenement nauwkeurig in zodat er geen verrassingen zijn op de dag zelf.

Deadline Verantwoordelijke

4.2 ONLINE PROMOTIE MAKEN

Facebook, LinkedIn, Twitter, aanmelden op evenementenkalender, persbericht uitsturen, uitnodigingen via e-mail uitsturen,…

Deadline Verantwoordelijke

4.3 PLAKPLAATSEN

Plakplaatsen uitzoeken en plakroutes opstellen.

Deadline Verantwoordelijke

04

De evenementen checklist 12

4.4 FLYERPLAATSEN

Flyerplaatsenuitzoeken.

Deadline Verantwoordelijke

4.5 VERDELING VAN VOORVERKOOPKAARTEN

Zorg dat voor alle verkooppunten de kaarten beschikbaar zijn.

Deadline Verantwoordelijke

4.6 VERSPREIDING AFFICHES

Tweederondevoorhetverspreidenvanaffiches.

Deadline Verantwoordelijke

4.7 SERVICE DIENSTEN CONTACTEREN

Schoonmaakbedrijf en afvalorganisatie contacteren voor na het evenement.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 13

3-4 weken voor het evenementZorg dat alles tot in de kleinste details voorbereid wordt.Over minder dan 1 maand start het evenement.

5.1 SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING IN ORDE BRENGEN

Breng beide vergoedingen in orde zodat je muziek van auteurs en artiesten mag gebruiken.

Deadline Verantwoordelijke

5.2 PERSCONFERENTIE ORGANISEREN

Tijd om je contacten bij de pers aan te spreken en hen te informeren over het evenement.

Deadline Verantwoordelijke

5.3 EERSTE TAAKVERDELING

Maak een eerste gedetailleerde taakverdeling voor alle medewerkers.

Deadline Verantwoordelijke

05

De evenementen checklist 14

1-3 weken voor het evenementFocus nu vooral op bezoekers!De belangrijkste zaken moeten nu afgerond zijn.

6.1 DEFINITIEVE TAAKVERDELING OPSTELLEN

Opstellenvandedefinitievetaakverdelingvoorallemedewerkers.

Deadline Verantwoordelijke

6.2 TOELATING PUBLICITEITSWAGEN

Toelating aanvragen om met een publiciteitswagen rond te rijden.

Deadline Verantwoordelijke

6.3 RECLAME MAKEN

Affiches,internet,flyers,directmailing,…

Deadline Verantwoordelijke

06

De evenementen checklist 15

6.4 DRUKKEN VAN MENU’S, BADGES, NAAMKAARTJES

DrukkenvanbadgesvoorVips,bezoekers,security.Ookmenu’sen eventueel naamkaartjes.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 16

1-3 dagen voor het evenementControleer of alles 100% in orde is.Nu wordt het druk en spannend!

7.1 RECLAME BLIJVEN MAKEN

Rondrijden bv. met de publiciteitswagen.

Deadline Verantwoordelijke

7.2 BEWEGWIJZERING

Ophangen bewegwijzering.

Deadline Verantwoordelijke

7.3 LOCATIE KLAAR MAKEN

De volledige zaal in orde brengen. Ook ophalen van al het nodig materiaal.

Deadline Verantwoordelijke

07

De evenementen checklist 17

7.4 BERICHT BUURTBEWONERS

Maak een berichtje voor de buurtbewoners met meer informatie over het evenement.

Deadline Verantwoordelijke

7.5 VOORVERKOOP OPHALEN EN AFREKENEN

Ophalen en afrekenen van alle voorverkochte tickets.

Deadline Verantwoordelijke

7.6 NUTTIGE TELEFOONNUMMERS

Lijst met nuttige telefoonnummers opmaken.

Deadline Verantwoordelijke

7.7 WISSELGELD HALEN

Voorzie, indien nodig, voldoende wisselgeld voor de bar en de inkom.

Deadline Verantwoordelijke

7.8 KLEIN BARMATERIAAL VOORZIEN

Flessenopeners, handdoeken, afwasmiddel, plateaus,....

Deadline Verantwoordelijke

7.9 BRIEFING

Briefingaanallemedewerkers,eengoeiegroepssfeerzorgtvooreen aangename ervaring voor de medewerkers.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 18

De evenementen checklist 19

24 uur voor het evenementToch nog eens goed controleren.De laatste loodjes, nu zou alles in orde moeten zijn.

8.1 BEVESTIGING VEILIGHEIDSMENSEN

Bevestig dat de veiligheidsmensen aanwezig zullen zijn.

Deadline Verantwoordelijke

8.2 BEVESTIG CATERINGDIENSTEN

Check bij de cateringdiensten of alle afspraken zullen nagekomen worden.

Deadline Verantwoordelijke

8.3 BEVESTIGEN MUZIKANTEN

Neem contact op met de geboekte muzikanten en ga na of alle afspraken zullen nagekomen worden.

Deadline Verantwoordelijke

08

8.4 CONTROLE ZAAL

Controleer alle inrichting van de zaal. Test ook muziek, verlichting, decoraties, airco,…

Deadline Verantwoordelijke

8.5 BEWEGWIJZERING

Check de bewegwijzering.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 20

Tot 5 dagen na het evenementOk, nu zijn er nog een aantal zaken die opvolging nodig hebben.Een goeie nazorg en evaluatie verzekeren een succesvol volgend evenement.

9.1 BEDANKINGSKAARTJES

Bedankingskaartjes drukken en versturen naar alle medewerkers.

Deadline Verantwoordelijke

9.2

EVALUATIE SCHRIJVEN Gedetailleerd evaluatierapport schrijven, met suggesties voor toekomstige evenementen.

Deadline Verantwoordelijke

9.3 DEELNEMERSLIJST UPDATEN

Deelnemerslijst aanvullen en gegevens bewaren voor komende evenementen.

Deadline Verantwoordelijke

09

De evenementen checklist 21

9.4 REKENINGEN BETALEN

DJ, schoonmaakploeg, catering, drukwerk, huur, SABAM, podium, zaaldecoratie, eventuele schade, drank, tapinstallatie,…

Deadline Verantwoordelijke

9.5 FINANCIEEL VERSLAG MAKEN

Maak een gedetailleerd verslag van de kosten en inkomsten.

Deadline Verantwoordelijke

De evenementen checklist 22

FLYER.BE Drukwerk

voor iedereen !

NOG VRAGEN? CONTACTEER ONSNa het lezen van deze gids ben je ongetwijfeld klaar om van je evenement een succes te maken.

Heb je toch nog vragen of opmerkingen?

Aarzel dan niet om ons te contacteren:

info@Flyer.be

070 222 309(€ 0,30/min)

Korte Gotevlietstraat 9, 8000 Brugge, België

Ons contactformulier