BRIEVEN IN DE HUISSTIJL BIN-NORMEN

Interne opleiding12 en 18 april 2016Mieke Stoop

Huisstijl is meer dan een logo

Drukwerk: FrutigerMS Office: Arial

Huisstijl in alle communicatiekanalen

Brief volgens de huisstijl

Nieuw briefpapier

• Gemeente = OCMW• Logo in kleur• Vouwaanduiding• Contactgegevens• Groen balkje als

stijlelement

Nieuw briefsjabloon

• 1 voor gemeente • 1 voor OCMW• Enkel verschillende

handtekening• Vooraf bepaalde

opmaak per veld• Links uitgelijnd• Niet wijzigen

Nieuwe brief van sjabloon

1. Open WORD.2. Kies in het startscherm in de map ‘sjabloon’ het

juiste document. ‘briefsjabloon ocmw’ of ‘briefsjabloon gemeente’

3. Document 1 opent. Sla op met nieuwe naam.4. De cursor staat in de eerste adresregel. Hier kun

je beginnen typen.5. Gebruik F11 om naar andere velden te springen.6. Opslaan en afdrukken op briefpapier.

Nieuwe brief van sjabloon: tips

• Adres: maximaal 5 adresregels• Datum: klik op juiste datum in kalendertje• Onderwerp: steeds invullen• Aanspreking: eventueel verder invullen• Ondertekening: kan eventueel aangepast

worden• Bijlage en kopie aan: mogen weg indien

niet gebruikt

Nieuwe brief van sjabloon

Prima!

Standaardbrief omzetten1. Open je standaardbrief.2. Open een nieuw document op basis van het nieuwe

sjabloon (Document 1).3. Vul de referentieregels en het onderwerp opnieuw in

(F11).4. Selecteer en kopieer de briefinhoud uit de standaardbrief.5. Plak de gekopieerde gegevens MET DE PLAKOPTIE

'ENKEL TEKST BEHOUDEN‘ in het nieuwe document. De tekst staat meteen in de juiste opmaak. Zie opmaaklint bovenaan.

6. Sla het document op en verwijder de oude brief.7. Druk af op briefpapier.

Standaardbrief omzetten

Plakoptie ‘Enkel tekst behouden’

Via het lint Via rechts klikken

Standaardbrief omzetten

Prima!

Brief laten ondertekenen

Gemeente

• Leg de signataire op een goed zichtbare plaats aan het kabinet.

• Voorzie altijd een extra exemplaar in de signataire voor het kabinet (registratie uitgaande post).

• Vul altijd het onderwerp in. • Paperclips enkel aan de

exemplaren die je terug wil.

OCMW

• Leg signataire in het bureau administratie sociale dienst.

• Na ondertekening gaat dit in het bakje uitgaande post.

• Onthaal neemt één kopie (registratie uitgaande post)

• Indien je zelf een kopie of scan wil, moet je dit aangeven met een post-it.

Aparte regeling voor brieven maatschappelijk assistenten

Verzenden• Bijlagen in juiste volgorde achter de brief. • Plooi de brief volgens zigzagvouw zodat adressering

bovenaan ligt. Gebruik het vouwhulpje.

• Adres op de briefGebruik vensteromslag.

• Geen adres op de briefGebruik gewone omslag en schrijf of kleef het adres.

EN DAN IS ER KOFFIE

BINnormen

BIN: adressering• Links uitgelijnd in Arial 11• T.a.v. niet meer gebruiken• Voornaam + familienaam• Evt. titel (dr. / prof. / ir.)• Geen witregels• Maximaal 5 regels

STIJL: Tekst - brief

AANGETEKENDDe heer Tijl HuisL-Type bvbaSchrijversstraat 1 bus 21234 BLADERGEM

BIN: kenmerkenregel

STIJL: Referentiebenamingen - brief

ons kenmerk uw kenmerk dienst datum

contactpersoon telefoon e-mail

• ons kenmerk: vb. dienst/initialen/nr COM/ms/001• dienst: kleine letters sociale dienst• Datum: aanklikken in kalender 2016-05-11• contactpersoon: voornaam + familienaam Jan Peeters• telefoon: enkel spaties (03 staat er al) 03 250 18 20• e-mail: @zwijndrecht.be staat er al jan.peeters@zwijndrecht.be

STIJL: Referentievelden - brief

BIN: onderwerp

onderwerp

• Links uitgelijnd Arial 11 vet• Gebruik niet de woorden onderwerp of betreft• Algemene aanduiding• Geen verwijzingen naar wetten, voorschriften, beslissingen• Kleine letter bij het begin, geen punt

levering bouwmaterialen

STIJL: Onderwerp - brief

BIN: aanspreking• standaard: de geadresseerde is gekend

Geachte heer Geachte mevrouw Mevrouw• onbekende geadresseerde: gebruik de dubbele aanspreking

Geachte mevrouw NIET: Beste / GeachteGeachte heer

• aanspreking met naam/functie (indien gekend)Geachte mevrouw Peeters Mevrouw PeetersGeachte heer voorzitter Mijnheer de voorzitterMevrouw de voorzitter Mevrouw de gouverneur

• collectieve aansprekingGeacht collegeBeste projectgroep

• vertrouwelijke aanspreking of bij jongerenBeste SuzieBeste collega

• de geadresseerde bekleedt een officiële functie, maar is een goede kennis (niet in officiële brieven)

Mijnheer de voorzitterBeste Jan

STIJL: Tekst - brief

BIN: brieftekst

• Links uitgelijnd Arial 11 • Niet uitvullen!• Beginnen met hoofdletter.• Tracht zoveel mogelijk afkortingen te vermijden.

STIJL: Tekst - brief

BIN: brieftekst

Alinea’s• Openingsalinea: +/- drie regels• Tussen alinea’s laat je één witregel.• De alinea’s niet laten inspringen.• De slotalinea is een positieve, beleefde afsluiting van de

brief.

Kunt u ons uw antwoord bezorgen voor 15 mei?Alvast bedankt voor uw interesse.

BIN: brieftekst

Opsommingen• Probeer ze te vermijden.• Gebruik geen insprongen, je begint tegen de kantlijn. • Typ één witregel voor en na de opsomming (willekeurige

volgorde).• Plaats een cijfer voor elk element van de opsomming wanneer:- de chronologie belangrijk is;- de rangorde belangrijk is;- later wordt terugverwezen naar elementen uit de opsomming.• De bovenstaande opsomming vormt een zin, dus worden de

elementen afgesloten met een puntkomma, de zin wordt afgesloten met een punt.

• Laat telkens een spatie na het streepje of het cijfer.

BIN: slotformule

• Links uitgelijnd Arial 11• Begint altijd met een hoofdletter.• Standaard:

Met vriendelijke groeten• Aanpassen indien formeel en afstandelijk echt nodig zijn

Hoogachtend

STIJL: Tekst - brief

BIN: handtekening

• Links uitgelijnd Arial 11• Eerste lijn: voornaam + familienaam• Tweede lijn: functie (volledig in kleine letters)• Eventueel aanpassen als je zelf mag ondertekenen.• Gebruik i.o. als iemand tekent bij volmacht

STIJL: Tekst - brief

Ilse Weynants André Van de Vyvergemeentesecretaris burgemeester

Dennis Van den Broeck Chris VermeulenOCMW-secretaris OCMW-voorzitter

BIN: bijlage / kopie aan

• Links uitgelijnd Arial 9• Mag weg indien niet van toepassing• Cijfers enkel indien meerdere bijlagen of kopieën

STIJL: Bijlage - brief

bijlage: 1. informatiefolder2. prijsofferte

kopie aan: mevrouw Bé Terweter

BIN: schrijfwijze van cijfer-, letter- en woordgegevens

BIN: telefoonnummer

Binnenland03 250 48 00

Buitenland+32 3 250 48 00

BIN: uur

In tekst• 8.30 u. of 8.30 uur• 8 u. of 8 uur• van 10.00 tot 12.30 u.

In opsomming• 08.30 – 12.00 u. theorie• 13.00 – 15.30 u. praktijk

BIN: datum

In tekst: voluit30 juni 2016maanden met kleine letter

In kenmerkenregel: ISOjjjj-mm-dd2016-06-30

BIN: getallen

123 4561 2346 543 21012,34123 456,70

• Duizendtallen scheiden door spatie• Komma tussen eenheden en decimalen

BIN: getallen

In tekst: voluit• van één tot twintig• tientallen tot honderd• honderdtallen tot duizend• duizendtallen tot tienduizend• miljoen, miljard en biljoen

BIN: getallen

Uitzonderingen• Datums, jaartallen, telefoonnummers, huisnummers,

maten, gewichten, graden, bedragen

11 april 2016, 03 250 18 18, Kerkstraat 50, 20 mm, 250 g salami, -10 °C, 25,50 euro

• Opsomming met verschillende getallen

De gemeente verkocht 1 bestelwagen, 45 fietsen en 216 houten palen

• Rangtelwoorden

1e verdieping, 25e jaargang

BIN: munteenheden

In tekst (voorkeur)15,50 euro

Financiële notatie15,50 EUR

Ook mogelijk€ 15,50

BIN: spatiëringsregelsTeken voor na Voorbeeld

. 0 1 Jan is ziek._Hij komt niet werken.

. (afk.) 0 0/1 Dr._Janssens / d.w.z.

? en ! 0 1 Wil je dat boek even geven?_Ik heb het nu nodig!

, 0 1 Ik verbind je door,_een ogenblikje alstublieft.

: 0 1 De voordelen:_het is leuk en je leert bij.

() en [] 1/0 0/1 Op energiekosten_(20 %)_willen we besparen.

' ' en " " 1/0 0/1 Ze zei:_"Wees_'in', ga uit".

BIN: spatiëringsregels

Brief volgens BIN-normen

Prima!

Brief op bestemming

Wanneer schakelen we over?

maandag 2 mei 2016Soort Wie gebruikt?

Nieuw briefpapier Iedereen

Nieuwe omslagen OCMW + samengevoegde diensten

Nieuwe groetenkaarten OCMW + samengevoegde diensten

Oude omslagen gemeente Gemeentediensten Tot einde voorraad

Oude groetenkaarten gemeente Gemeentediensten Tot einde voorraad

Oude omslagen OCMW - Naar economaat

Oud briefpapier gemeente - Naar economaat

Oud briefpapier OCMW - Naar economaat

Oude groetenkaarten OCMW - Naar economaat

Alle andere oude zaken - Naar economaat

Vragen?

Vragen?

Huisstijlhandleiding (wordt nog bijgewerkt)www.zwijndrecht.be

Deze presentatie intranet Gemeente & intranet OCMW

Communicatiedienstcommunicatie@zwijndrecht.be

03 250 49 20