Post on 08-Jun-2015
22 juni 2005
Impact van de nieuwe VZW wetgeving op de dagdagelijkse
werking van uw VZW
22 juni 2005
Agenda
• Wie zijn we
• Nieuwe wetgeving
• Impact ervan op uw VZW
• Wat stellen we voor
• Planning
• Vragen en verdere inlichtingen
22 juni 2005
Wie zijn we
• Geboren en getogen Limburgers
• Bvba sinds 1997 (twee personeelsleden)
• Informatisering administratie grote en kleine bedrijven (Agfa, Volvo Cars, CBR, Eternit)
• Begeleiding Internationale VZW’s (IVF, ISFE)
• Samenwerking D-Delta (Vlaams Brabant)
22 juni 2005
Nieuwe wetgeving: 2 mei 2002
• Legale aspecten: statuten
• Intern reglement
• Openbaarmakingsformaliteiten
• Boekhoudkundige verplichtingen
22 juni 2005
Statuten
• Vermelding:– gerechtelijk arrondissement– minimum aantal leden (min 3)– benoeming, beëindiging en afzetting van bepaalde
personen– omschrijving, doel - en toetredingsvoorwaarden – maximum lidgeld– vastleggen bij authentieke akte
22 juni 2005
Intern reglement
• Verwittiging leden voor algemene vergadering
• Statutenwijziging
• Kwijting bestuurders
• Jaarlijks goedkeuring rekeningen vorig jaar en goedkeuring begroting volgend jaar
22 juni 2005
Openbaarmakingsformaliteiten
• Jaarlijks dossier bij griffie rechtbank van koophandel:– statuten– akten betreffende samenstelling RvB – ledenregister– jaarrekeningen
• Benoemingen en ontslagen RvB in staatsblad
22 juni 2005
http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulier1vzw.pdf
• Wet van 2 mei 2002– Legale aspecten: statuten– Inhoudelijk reglement– Verenigingsdossier - leden register– Nieuwe formulieren voor wijzigingen Raad van
Bestuur– Boekhoudkundige verplichtingen
22 juni 2005
Boekhouding (1)
• Kleine versus grote VZW: maximum 1 van volgende criteria– vijf voltijdse werknemers– balanstotaal van € 1.000.000– € 250.000 ontvangsten (excl BTW en
uitzonderlijke ontvangsten)
• Opmaak begroting
22 juni 2005
Criteria (1)
• Werknemers– eigen loondienst (zie « sociale balans »)
• Ontvangsten– inkomsten tgv « normale » werking VZW:
lidgelden, sponsors, subsidies, inkomsten, etc– uitzonderlijke ontvangsten: schenking, verkoop
meubilair, etc
22 juni 2005
Criteria (2)
• Balanstotaal– gebaseerd op staat van vermogen, gezien geen
balans (kolom bezittingen)– waarderingsregels vastgelegd door RvB– nieuwe VZW’s: raming door RvB
22 juni 2005
Kleine VZW ’s
• Kasboekhouding– registreren mutaties in contant geld en/of
rekeningen– dagboek wordt correct bijgehouden– ieder boeking moet worden verantwoord
(externe of interne stukken)– model volgens bijlage A
22 juni 2005
Kasboekhouding: Bijlage A
22 juni 2005
Kleine VZW ’s
• Staat van ontvangsten en uitgaven– model volgens bijlage B
• Vermogensstaat (inventaris)– waarderingsregels vastgelegd door RvB– model volgens bijlage C
• Model B + C + toelichting = « Jaarrekening »
22 juni 2005
Staat van ontvangsten en uitgaven: Bijlage B
22 juni 2005
Vermogensstaat: Bijlage C
22 juni 2005
Boekhouding (2)
• Grote VZW ’s– dubbele boekhouding– neerlegging rekeningen NBB
22 juni 2005
Boekhouding (3)
• Zeer grote VZW – of > 100 werknemers – of aan twee van de drie criteria:
– jaarlijks gemiddeld > 50 werknemers
– ontvangsten > € 6.250.000
– balanstotaal > € 3.125.000
– benoeming commissaris door RvB voor controle boekhouding
22 juni 2005
Boekhouding (4)
• Kleine VZW ’s mogen vrijwillig dubbele boekhouding voeren (aangeraden indien BTW nummer)
• Indien groot door één activiteit in 1 jaar, geen verplichte dubbele boekhouding
• Voor VZW op grens: best volledige boekhouding• Wet niet van toepassing indien al boekhouding
volgens overheidsregels (beslissing RvB)
22 juni 2005
Impact op uw VZW (1)
• Aanpassing statuten ten laatste voor 01.01.06
• Aanpassing boekhouding voor 01.01.06
• Voordelen:– transparantie verhogen– drempel tot aanvraag BTW nummer verkleint– moderner beheer: begroting tov werkelijkheid
22 juni 2005
Impact op uw VZW (2)
• Van nood deugd maken
• Beleidsinstrument
• Verplicht vanaf: – VZW van voor 1 juli 2003: tegen 01.01.06– VZW na 1 juli 2003: onmiddelijk
22 juni 2005
Wat stellen we voor
• Informatisering boekhouding– Ciel, Excel– Opleiding en gebruik
• Periodieke nazicht boekhouding
• Objectief rapport naar RvB • Periodieke verwerking financiële documenten
(Overname verantwoordelijkheid ipv bij vrijwilligers)
22 juni 2005
Boekhoudsoftware of Excel (1)?
• Interne controles in software zijn veel groter
• Automatische back-up
• Stap naar volledige boekhouding eenvoudiger indien BTW nummer, of grote VZW
• Gestructureerder
• Voorbereiden jaarrekening
22 juni 2005
Boekhoudsoftware of Excel (2)?
• Indien Excel: uitprintsels plakken en dagtekenen in dagboek
• Uitwisseling boekhouding via mail voor nazicht/aanvulling
22 juni 2005
Bijkomende diensten (1)
• Nakijken jaarrekening voor neerlegging
• Opmaken jaarlijkse vermogensstaat en inventaris (bijlage B en C)
• Uitvoeren periodieke back ups• Nakijken en/of voorstellen van interne
procedures (ter vergemakkelijking eindejaar procedures)
22 juni 2005
Bijkomende diensten (2)
• Advies bij bepalen waarderingsregels
• Opmaken inventaris bij opstart
• Opmaken begrotingsmodel
• Bewaren financiële stukken (bewaarplicht 10 jaar)
• BTW aangifte
22 juni 2005
Waarom Optimal Solutions?
• Lokaal en flexibel
• Geen jaarlijkse vergoeding
• Vergoeding voor werkelijke geleverde diensten
• Specialisatie en reeds opgebouwde ervaring voor VZW’s
• Boekhoudkundige en administratieve ervaring
22 juni 2005
Enkele Tarieven
• Ciel VZW: € 129• Ciel Club: € 169• Ciel Boekhouding: € 299• Boekhouding: per transactie of forfaitair• Anderen: forfaitair uurtarief:
– waarderingsregels; inventaris opmaak, nazicht, interne procedures, etc
22 juni 2005
Planning
• Opmaken inventaris
• Opstellen boekhouding
• Opleiding
• Invoering openingsbalans
• Procedures uitwerken en invoeren
• Statuten nakijken en aanpassen
• 01.01.06….
22 juni 2005
Vragen en antwoorden
22 juni 2005
Versnapering