Presentatie 20/20 visionFactuurcongres 2010

André de Vroed en Leon Lemmers

Agenda

• Het bedrijf ; 20/20 vision Europe B.V.• Risico’s proces budget tot betaling• Digitale controle maatregelen• Win -> win -> win ->WIN• Case WTH Vloerverwarming • Vragen..........

Het bedrijf; 20/20 vision

• Nederlands bedrijf• Opgericht in 1998 • Internationale organisatie• Duidelijke focus op procurement (B2P)• 25 medewerkers• Eigen ontwikkeling

De missie

“De kwaliteit van de operationele financiële aansturing van organisaties optimaliseren door middel

van onze integrale en robuuste procurement oplossing.”

Risico’s

• Frauderisico• Onvolledigheid van kosten– Accruals– Kosten in juiste periode– BTW aangifte

• Onnodige inkopen (kredietcrisis)• Discrepanties van de order t.o.v. factuur

Controlemaatregelen

• Functiescheiding• Gescheiden procuratiebeheer • Controle crediteurenonderhoud• Elektronische handtekening• Betaalcontrole• Gecontroleerde inkoopprocedure• Matching factuur met order en ontvangst

Win Win Win WIN

• Centraal digitaal archief• Facturen raken nooit meer zoek• Geen kopieën op afdelingen/ vestigingen• Zeer sterk verkorte doorlooptijden• Aanzienlijk minder communicatie van afdelingen en

leveranciers• Controle handtekeningen niet meer nodig• Vergelijking van betaallijsten• Inzichtelijke audittrail• Administratie en management in control

WTH Vloerverwarming & Koeling

Agenda

• Wie zijn wij• Doelstelling• Oude situatie• Nieuwe situatie• Voordelen

WTH Vloerverwarming & -koeling

DeventerZaandam

Dordrecht

WTH/Thermo-Floor in Engeland

Midlands Regional OfficeLeicestershire

Wie zijn wij ?

• Sinds 1986 • 150 medewerkers• 35 miljoen omzet

Beweegredenen 20/20

• Een efficiëntere doorloop van het Purchase to Pay proces.

• Reduceren van risico’s in het proces• Leveren van een bijdrage aan de

milieudoelstelling van ons bedrijf (carbon footprint)

Facts

Oude situatie

Oude situatie

Oude situatie

Oude proces (1)

Inboeken header

Ter beoordeling

Volledig boeken en stempelen factuur

Map “Nog te betalen

facturen”

Betaalbatch samenstellen

Oude proces (1)

Inboeken header

Ter beoordeling

Volledig boeken en stempelen factuur

Map “Nog te betalen

facturen”

Betaalbatch samenstellen

Oude proces (1)

Inboeken header

Ter beoordeling

Volledig boeken en stempelen factuur

Map “Nog te betalen

facturen”

Betaalbatch samenstellen

Betaalbatch

Oude proces (2)

Opzoeken van facturen in betaalbatch

Importeren betaalbatch in Electr.banking

Controle betaal batch en facturen door 1e

autorisator

Totaalcontrole door 2e autorisator

Afstempelen en archiveren betaalde

facturen

Huidige situatie

Scannen van de binnengekomen

facturen

OCR draaien

Invullen van ontbrekende gegevens

Ter autorisatie naar verantwoordelijke

Automatisch geboekt in ERP-systeem

Scannen binnengekomen factuur

Huidige situatie

Scannen van de binnengekomen

facturen

OCR draaien

Invullen van ontbrekende gegevens

Ter autorisatie naar verantwoordelijke

Automatisch geboekt in ERP-systeem

Invullen van ontbrekende informatie

Ter autorisatie naar verantwoordelijke

Huidige situatie (2)

Selectie te betalen facturen

Export naar 20-20Vision en

Electronic Banking

Controle betaal batch en facturen door 1e

autorisator

Totaalcontrole door 2e autorisator

Autorisatie in Electronic Banking

Betaalbatch

Betaalbatch

Controle betalingen

Voordelen

Oude Situatie

• Alle informatie moet opgezocht worden

• Facturen regelmatig kwijt• Meerdere malen archiveren• Ingewikkelde facturen stroom • AO/IC vraagt veel aandacht• Tijdrovend autorisatie proces• Centraal papieren archief dus

veel loopwerk

Huidige Situatie

• Veel informatie automatisch door OCR

• Nooit facturen kwijt• Veel inzicht in nog te verwerken

facturen• Automatische factuur stroom

door goedkeuren / afkeuren / doorsturen

• AO / IC grotendeels onder controle via software

• Elektronisch archief overal vandaan opvraagbaar

Dank voor uw aandacht

Vragen?