Post on 07-Jul-2015
description
Klant XXX
Naam XXX
Datum & Plaatsnaam XXX
Digitaal werken
is leuk...
maar hoe dan?
22 november 2012
Slim documentbeheer,
digitalisering en ontsluiten
van informatie als voorwaarde
voor " het nieuwe werken"
Agenda
Trends & ontwikkelingen
“Het Nieuwe Werken”
Infra, Data & Document
Van Papier naar Digitaal
Sue, Daniel & Lisa | 6 jaar Ricoh | 45 |
Bedrijfskundig | Electrotechniek | Consultative
Selling | 20 jaar Healthcare ICT | Race / ATB |
France | Italy | South Africa | UK | USA |
4x4 | Travel | Food & Drink | Gadgets
Jan Holleman
Jan.holleman@ricoh.nl
http://www.jasu.nl
twittter.com/jan_holleman
nl.linkedin.com/in/holleman
+31 6 488 77577
“It is not the strongest of
the species that survives,
nor the most intelligent,
but the one most
responsive to change”.
Charles Darwin
Trends & ontwikkeling
Het nieuwe werken creëert
een verschuiving in het
gebruik van informatie en
het printen. Digitalisatie
zal versnellen door deze
trends, printen zal
afnemen.
Locatie en tijdstip van
werken zijn niet meer
relevant. Medewerkers
worden output gedreven.
Medewerkers worden
kenniswerkers die
informatie en documenten
zonder zoeken in de
juiste proporties
aangereikt willen krijgen
Technologische trends
hebben effect op hoe
bedrijven werken.
Cloud / SaaS gaan van de
incubatie naar de maturity
fase. Infrastructuur en het
gebruik van tablets (iPad)
zorgt voor een verandering
hoe bedrijven en
medewerkers werken.
De wereld verandert…
De wereld gaat sneller– We leven in een snelle exponentiële periode
– Jongeren & Hoogopgeleiden adopteren
nieuwe IT
Technologie ontwikkelt zich
razendsnel – Radio , TV, Internet, Mobiel, Tablet
Mensen (werknemers) veranderen– Digital Immigrant vs Digital Natives
Bedrijfsleven verandert – Nieuwe Werken in opkomst
– “Week van het Nieuwe Werken”
Digital immigrant
+30
Digital native
-30
Het Nieuwe Werken is flex: de werknemer bepaalt zelf
wanneer en waar hij werkt, dus ook vanuit huis. Als in
2015 20 procent van de beroepsbevolking dat één dag
per week zou doen, levert dit de samenleving een winst
op van twee miljard.
PricewaterhouseCoopers
De winst van Het Nieuwe Werken…
Kostenreductie de drijfveer?
Deloitte: Besparing vastgoedkosten grote drijfveer voor Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken is over vijf jaar de standaard voor het grootste gedeelte
van de organisaties in Nederland. Dit heeft een substantiële impact op de
verhoudingen in de kantorenmarkt en de manier waarop vastgoedbeleggers
in de toekomst naar deze markt kijken. Het Nieuwe Werken richt zich
naast werknemertevredenheid steeds meer op kostenreductie.
Dit zijn de belangrijkste resultaten uit een enquête die Deloitte hield
naar het belang van Het Nieuwe Werken (HNW) voor bedrijven waaronder
commerciële organisaties, gemeenten, zorg- en onderwijsinstellingen en
corporaties.
Belangrijkste markt veranderingen
Gemeenteraden
stappen over op
iPads
De gemeenteraad van Nijmegen heeft
unaniem besloten keihard op zichzelf
te bezuinigen: alle raadsleden wisselen
stapels papier in voor een iPad, tenzij
ze dat niet willen. De bezuiniging bestaat
eruit dat raadsleden nu bergen papier
moeten doorwerken, die in de toekomst
vooral digitaal worden aangeleverd.
Dat bespaart de gemeente € 106 per
gebruiker per jaar. Maximaal zijn dat er
70, dus moet de besparing ruim € 7000
per jaar bedragen.
http://duurzaamkantoor.blogspot.com/2011/02/
gemeente-nijmegen-stapt-over-op-ipad.html
• Digitalisering
minder post, 10% minder papieren
facturen, 4000% meer tablets
• Cloud
steeds meer diensten, 20% hogere
adoptie, pay-per-use, geen
commitment, snel
• Sustainability
van nice naar need-to-have naar
harde KPI’s
• Disruptive Technology
iPads zorgen voor een fundamenteel
andere wijze van werken
Of ook andere effecten?
• KPN : Reductie van 42% op
huisvestingskosten
• IBM : Besparing van € 500.000
per jaar door teleconferencing
• Finext : Stijging van medewerker-
tevredenheid naar 8,5
• Rabobank : Beste werkgever
(Intermediair 2009)
• Microsoft : Productiviteitstijging van
gemiddeld 28 minuten per dag
per medewerker
Alles gaat anders:
Waarom het nieuwe werken?
Omdat u bestellingen thuis ook wilt kunnen goedkeuren en
plaatsen (en uiteraard ook de factuur)
Omdat ook uw klanten recht hebben op een actuele versie
van hun offerte, dus moet uw bedrijfsinformatie altijd en overal te
raadplegen zijn.
Omdat uw medewerkers nu zo’n 30% van hun tijd op zoek zijn
naar bedrijfsinformatie, dus documenten moeten altijd en overal
snel vindbaar zijn.
Omdat u geen stapels papier meer wilt meenemen als u niet op
kantoor bent, deze moeten digitaal beschikbaar zijn, altijd en
overal, dag en nacht.
Ik wil al mijn documenten gewoon op m’n iPad kunnen zien als ik onderweg
ben.
Kunnen we diepost niet gewoon
scannen?
Om klanten
sneller van dienst te zijn
moet ik direct inzicht
hebben in hun
dossier.
Wij
hebben geen
overzicht van
een project bij
een klant.
We hebben een geëxplodeerde sharedrive en ik kan
niks vinden daarop.
Help, ikben mijn
documenten kwijt.
HNW 0.1 – Data / infra
HNW 0.1 - Documenten
Het Nieuwe Werken is niet
meer persé gaan werken.
Bij Het Nieuwe Werken gaat
het nog steeds om werken
Infrastructuur
Data
Documenten
Voorwaarde om digitaal te gaan
o Backlog scanning –relevante documenten
digitaliseren
o Nieuwe aanwas bij bron digitaliseren –
centraal en/of decentraal
o Documenten digitaal beschikbaar te hebben
o Primaire applicatie
o Eigen applicatie
o Intra- en internet (bijv SharePoint portal)
o Mobile devices (mobile, tablet)
o Archivering (authentiek, langere termijn, wet-
en regelgeving)
o Document workflow & collaboratie
Documenten dienen digitaal beschikbaar zijn
Van papier naar digitaal…
Volledig papier:
Fysieke dossiers
Fysieke documentstromen
(in proces)
Alleen dossiers?
Proces ondersteuning?
Hoe scannen?
Wie scannen?
Waar scannen?Inkoopfacturen?
Businesscase?Tablets/PC/Mobile?
Wettelijke (niet) bewaarplicht?
Onderhoud digitaal archief?
Microsoft Office?
Ontsluiten voor medewerkers?
Inkoop? Interfacing met systemen?
Welke documentsoorten?
Change Management?
Correspondentie?
(De)centraal scannen?
Autorisaties?
Email?
Workflow - adhoc?
Dossier 100% open?Primair proces, ondersteunend?
Hoe raadplegen?
Volledig digitaal:
Digitale dossiers
Minimaal fysieke document-
stromen (in proces)
IPO Model…
Knelpunten
Monitoring & Business Intelligence
Input Proces Output
Document Intensieve Processen BestemmingBron
Input Proces Output
Document intensieve proces oplossingen
OutputInput ProcesDocument intensieve proces oplossingen
Document Management
Fax & E-mail
Web
MFP
Post
Productie
Output
management
MFP
Portal
Digitaal archiveren
& terugplaatsen
Ontvangst,
scannen,
extractie,
valideren
Overplaat-
sen naar
ECM, ERP
en WFM
Primair
proces
Primair
proces
Ontvangst
data
Produceren
& leveren
Input
Ontvangst,
scannen,
extractie,
valideren
Overplaat-
sen naar
ECM, ERP
en WFM
Fax & E-mail
Web
MFP
Post
Output
Ontvangst
data
Productie
Output man..
MFP
Portal
Produceren
& leveren
Formulierverwerking
Scannen primair proces
Digitalisering Archieven
Inkoop- en
factuurverwerking
HR-dossiers
Digitalisering
Correspondentie
Primaire processen
Secundaire processen
Document Management
Uniforme werkwijze voor afhandeling van (werk-) processen
Minimaliseren van handmatige werkzaamheden
Versnellen van bedrijfsprocessen
Documenten veilig opslaan voor een lange periode
Eenvoudige en snelle toegang tot documenten
Voldoen aan wettelijke bepalingen voor dossier opslag
Service naar (interne) klanten
Volledige controle en grip op de processen
Interfacing met (primaire-) Systemen
Ontsluiting via (primaire-) Systemen
Kostenreductie
Documentauthenticiteit
Beveiliging documenten
Gebruiksgemak
Correspondentie (intern en extern), In- en uitgaande
facturen, Personeel, Vastgoed, Klant-
/leverancier, Contract, Medicatie, Inkoop, Kwaliteit,
Medisch, Cliënten, E-mail
Scanning decentraal; Slim scannen
Stappen van decentraal scanning
(One Action Flow)
Documenten inscannen op
afdelings MFP
Controle verificatie via het doel-
systeem
Document volgt voorgedefinieerde
route naar archief
Opslag document in
voorgedefinieerde formaat
Positie Document Management
Primaire
proces
Backoffice
Processen
DMS
Back
office DMS
“Drukknoppenmodel”
Post
Registratie
Distributie
Creatie
Papierloos-
vergaderen
Agenda
Creatie
Annotatie
Distributie
Kwaliteits-
hanboek
Creatie
Expiratie
Versiebeheer
Distributie
Invoice
Processing
Registreren
Coderen
Distributie
Matching
Autorisatie AutorisatieAutorisatie Autorisatie
Personeels
Zaken
Registreren
Distributie
Autorisatie
Patiënten /
Cliënten
Registreren
Annotatie
Inp
ut
ma
na
ge
me
nt
Ou
tpu
tm
an
ag
em
en
t
Viewer
EXTERN syst
Mobile /
TabletIntranet Sharepoint Internet
Archieven
Interfacing, Autorisatie, Wet & regelgeving, Infrastructuur, Logging, Admin & Systeembeheer
Wat is nu het nieuwe werken?
• Tijd & plaats onafhankelijk
• Altijd toegang tot systemen
• Altijd toegang tot data
• Altijd toegang tot documenten
- Slim documentbeheer
- Ontsluiten van informatie
• Kortom " het nieuwe werken" is
volledig digitaal
Infrastructuur, Data & Documenten
Omdat dit de toekomst is
En is het leuk?