Vervangen?Ja, dat mag

(in Nederland dan toch)

Ingmar KochVVBAD, 1 april 2010

<presentatie>

<titel>

</titel>

Ingmar Kochikoch@brabant.nl

Provinciale Archiefinspectie

<intro>

</intro>

<inhoud>

<intro><vooraf><wetgeving><beleidsregel><afronding><vragen>

</inhoud>

<vooraf>

vervanging =

substitutie =

vervanging

<termen>

</termen>

Vervanging is het probleem niet!

<probleem>

Digitale groeicijfersDataproductie van het Britse ministerie van

Cultuur (circa 500 fte):

1998: Volledige werken van Shakespeare per dag

2003: Volledige werken van Shakespeare per uur

2010: Volledige werken van Shakespeare per seconde

Bron: Recordkeeping, september 2008

(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

Bron: Recordkeeping, september 2008

(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)

Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?

Ruim 600 per dag

</vooraf>

</probleem>

<wetgeving>

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door

reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

Archiefwet 1995, artikel 7

<archiefwet>

Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden

aangemerkt (…) is een machtiging vereist van Onze minister dan wel (…) van

gedeputeerde staten.

Archiefwet 1995, artikel 7

</archiefwet>

De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen

archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Archiefbesluit 1995, artikel 6

</wetgeving>

<archiefbesluit>

</archiefbesluit>

<beleidsregel>

<reikwijdte>

Een regel voor alle vormen van vervanging

Verfilming

Digitalisering

&

Routinematig

Backlog

&

</reikwijdte>

<procedure>

• Ontvangst machtigingsaanvraag

• Controle ontvankelijkheid en volledigheid

• Controle concept Handboek Digitalisering en concept vervangingsbesluit

• Overleg zorgdrager

• Goedkeuring Handboek Digitalisering en vervangingsbesluit

• Verlening machtiging

</procedure>

<toetsingscriteria GS>

<beschrijving archiefbescheiden>

•Inhoud, structuur en vorm•Tijdstip en taak•Samenhang met andere archiefbescheiden

•Waarde voor cultureel erfgoed•Belang van de informatie

</beschrijving archiefbescheiden>

<beschrijving vervangingsproces>

•Selectieproces● Archiefstukken● Kleur

•Voorbereiding documenten

•Scanproces

•Registratieprocedure

</beschrijving vervangingsproces>

•Opname in beheerssysteem•Kwaliteitsprocedures

● Juistheid● Volledigheid● Leesbaarheid● Terugvindbaarheid

•Vernietigingsprocedure

•Bestandsformaat•Kwaliteit van de reproducties

<techniek>

</techniek>

</toetsingscriteria GS>

<geen toetsingscriterium GS>

Beheeromgeving- Artikel in de wet gaat alleen over de ‘conversie’

- GS heeft toezicht op zorg, archivaris heeft toezicht op beheer

</geen toetsingscriterium GS>

</beleidsregel>

</afronding>

<afronding>

Beleidsregel Provincie Noord-Brabant: Beleidsregel Provincie Noord-Brabant: http://bit.ly/brochure_beleidsregel_NBhttp://bit.ly/brochure_beleidsregel_NB

Beleidsregel Nationaal Archief:Beleidsregel Nationaal Archief:

http://bit.ly/vervanging_NAhttp://bit.ly/vervanging_NA

Deze presentatie:Deze presentatie:

http://http://www.slideshare.netwww.slideshare.net//ingmarioingmario

</presentatie>

</vragen>

<vragen>

?