Whitepaper02-2017

-1-

Vanactivitybasednaarteambasedworking

JosBreas,DriesKrens&LeovandeVorst

Scrums,kanbans,squads,tribes,zwermen,zelfsturendeteams…Steedsmeerorganisatiesmakengebruikvanditsoortflexibeleteamconceptenomsnellerintekunnenspelenopdevraagvandeklant.Daarbijdoenweeenalarmerendeconstatering.Defysiekeendigitalewerkomgevingvanditsoortteams,sluitonvoldoendeaanenremtdeuiteindelijkeprestaties.Inditwhitepaperpleitenwijdaaromvoorteambasedworkinginorganisatiesengevenwijpraktijkvoorbeeldenentipshoeditterealiseren.Hetteamcentraal?Indeafgelopentienjaarzijnorganisatiessteedsflexibelergeworden.MetdeopkomstvanHetNieuweWerken,deflexibeleschilendeenormetoenameaanZZP-ers,ishetorganisatielandschapdrastischveranderd.Dezeflexibiliseringheeftookimpactgehadopdedigitaleenfysiekewerkomgeving.Medewerkerswerkenvakerbuitenhetkantoor,zoalsthuisofbijdeklant.Daarentegenlopennetwerkpartnersdedeurplat,opzoeknaareenplekvoorontmoetingensamenwerking.Veelorganisatieshebbenhieralopgereageerddoordeindividuelemedewerkerzogoedalsmogelijkfysiekendigitaalteondersteunen.Eengemiddeldewerkomgevingbestaattegenwoordigvoor70%uitindividueleflexibelewerkplekken.Activitybasedworkingofactiviteitgerelateerdwerken,isdaarmeeinveelorganisatiesrealiteitgeworden.Tegelijkertijdworstelenorganisatiesvandaagdedagmetdevraaghoezijsnelenadequaatopvragenuitdemarktkunnenreageren.Groteorganisatieszijn(weer)aanhetdecentraliserenenrichtenbijvoorbeeldlokaleklantteamsin.INGiseenmooivoorbeeldvaneenorganisatiediewerktmetmultidisciplinaireteams,diesnelopklantvragenkunnenreagerendoornieuweproductenendienstenteontwikkelen(FMM,2017).AandeanderekantvanhetspectrumzienweZZP-ersenkleineorganisatieszichverenigeninnetwerkenomelkaarskennistebenuttenenkostentebesparen.

Wijdenkendatsteedsmeerorganisaties,ongeachtdegrootte,teamgerichtgaanorganiseren.Daarbijstaatnietlangerdeindividuelemedewerkermeteenindividueleactiviteitcentraal,maareenverscheidenheidaanteamsmetdiverseteamactiviteiten.Ditvraagtomeenanderewerkomgeving,waarteamsinallevormenenmatenoptimaalhetwerkkunnendoen.Eentermdiehiervolgensonsgoedbijpastisteambasedworking,ookwelbekendalsHetNieuweSamenwerken.Omditbegriphandenenvoetentegevenvolgeneenaantalvoorbeeldenuitdepraktijkvanonzeklanten.

ScrumteamsindehavenHoekunnenscrumontwikkelteamszogoedalsmogelijkondersteundworden?Wijdenkenmeteenscrumruimteopmaat.Ineenscrumteamwordtinkortesprintseenproductopgeleverd.Ditkenteenvastritmemetbijbehorenderollen,rituelenenoverzichtenzoalshetscrumbord.Ditvraagtnogalwatvandewerkomgeving,zoookbijeenhavenbedrijf

Whitepaper02-2017

-2-

diewehierbijondersteundhebben.Descrumontwikkelteamshebbeneendagelijkse“stand-up”,omdewerkvoorraadvoordiedagtebespreken.Voldoenderuimteomtestaan,metzichtopdediverseoverzichten,zoalshetscrumbord,isdaarbijeenmust.Voordescrumteamsvandithavenbedrijfzijnruimtesmetvoldoendewandruimteingerichtzodatmencontinudeoverzichteninbeeldheeftenkanactualiseren.Daarnaastisinhetconceptrekeninggehoudenmetdeopstartvannieuwescrumteams,hetstoppenvanteamsendegroeiofkrimpvanbestaandeteams.Dewerkomgevingheeftnamelijkdynamischeruimtesmetverschuifbarewanden.Makkelijkop-enafschalendus,zondertehoevenverbouwen.

DigitaalsamenwerkenalssherpaHoewerkenwijalsProvenPartnerseigenlijksamen?Aangezienwijgeenbedrijfspandhebben,hebbenwijanderemanierengevondenommetelkaarsamentewerken.Dedigitalewerkomgevingisdaarbijcruciaal.Hetsamenwerkenaanproductenvoordeklantdoenwijvanuiteensociaalintranet.Hierwordenalledocumentenopgeslagen,kunnencollega’sfeedbackgevenendiscussiërenweoverdevolgendeslag.Dezeomgevingwordtookgedeeltelijkopengesteldvoorklantenomsamentekunnenwerkeninprojecten.Daarnaasthebbenweoverlegviadetelefoonengebruikenwevideo-conferencevoorzieningenzoalsSkypeofHangouts.Zekereenmust,aangezienweinallehoekenvanhetlandwonenenwerken.Ditallesvervangtuiteraardhetfysiekecontactniet.Wewerkenoplocatiebijklanten,treffenelkaarbijnetwerkpartnersenoverleggenzonuendanbijeenvandecollega’saandekeukentafel.

MultidisciplinairebouwprojectenBijprojectenindebouwspeeltsnelschakelenmetpartijenindeketeneenbelangrijkerol.Bouwtekeningen,contractenenplanningenzijnonmisbaarvoorhetprojectteamomdeklusteklaren.Eengrootbouwbedrijfhebbenwegeholpenomdewerkomgevingopdezedynamiekinterichten.Zozijnerveelmultifunctioneleruimtesontstaanvoorkortoverlegmeteenpcindenabijheid,omgelijkdebesprokenwijzigingenindebouwtekeningdoorkunnentevoeren.Daarnaastzijnerprojectruimtesingerichtmetinklapbaarmeubilair.Zokanbijheteneoverlegderuimtegebruiktwordenom(fysiekeofdigitale)bouwtekeningentebesprekenenvervolgensomgezetwordennaareenpresentatiezaalinbioscoopopstellingomdeconceptenaanopdrachtgeverstetonen.Deprojectruimtesbewegendusmeemetdefaseringvaneenproject.Ditdusineenveelvoudenverscheidenheidgezienhetaantallopendeprojectenbijditbouwbedrijf.

Hospitality-teamsindeouderenzorgService,gastvrijheidenkleinschaligwonenzijndeuitgangspuntendieeenouderenzorgorganisatieonsmeegafindeontwikkelingvaneennieuweleef-enwerkomgeving.Erzijnkleinschalige

Whitepaper02-2017

-3-

woonparkenontstaangeheelindestijlvanvroeger,watmensenmetdementiehelptomherinneringenboventehalen.Hetparkheefteencentraalmiddengebiedmeto.a.GrandCafé,winkelsenrecreatieruimtes.Indeinrichtingisookgekekenhoehospitality-teams,bestaandeuitgastvrouwenen–mannen,servicegerichtenefficiënthetwerkkunnendoen.Inhetcentrumvanhetparkiseenflexibelewerkomgevingvoormedewerkersingerichtvoorsamenwerkenenoverleggen.Vooreendeellooptditoverindeleefomgevingvoordeouderen.ZowordthetGrandCaféookgebruiktvoorkorteafstemmingopdewerkvloer.Werk-enleefomgevinglopenhierinelkaarover.Totslotisonderzoekgedaannaardetoepassingenvandomotica,bijvoorbeeldslimmesensoreninhuis,zoalsdruksensorenrondombedomsneltereagerenopnachtelijkevalincidenten.Onsadvieswordtlatergeïmplementeerd.

DealingroomsbijdebankEendealingroommettradersishettoppuntvaneenchaotischewerkomgeving.Hoerichtjezoietsslimin?Insamenwerkingmeteengespecialiseerdbedrijfindealingroom-inrichtingenhebbenweeenbankgeholpenmetditvraagstuk.Eriseenmiddelgroteruimtegerealiseerdmetwerkplekkenineenkringopstelling.Iederemedewerkerheeftdebeschikkingoverviertotzesbeeldschermen,omdegrotehoeveelheidinformatieweertekunnengeven.Eenextraaandachtspuntdaarbijisdedigitalewerkomgeving,metdeinformatiebeveiligingendestabiliteitvansystemenalstopprioriteit.Totslotisgekekenhoedesamenwerkingbevordertkanworden.Dekringopstellingmetzit-enstaplekkenzorgtdirectvoor(oog)contacttussendetraders.Tot

slotisderuimteafgestemdopdebewegingenvantraders.Erzijnkortelooprouteszonderobstakels,zodatersnelgereageerdkanworden.

SamenwerkeninwijkteamsMetdedecentralisatieinhetsociaaldomeinzijningemeentenwijkteamsontstaan.Ombereikbaarheidenzichtbaarheidindewijktevergroten,wordenbestaandebuurtgebouwenengemeentelocatiesgebruikt.Ditisnietaltijdeenidealewerkomgeving,vanwegehetontbrekenvanfaciliteiten.Erisbijvoorbeeldgeenoptimaleinternetverbindingofderuimteszijntegehorigvoorprivacygevoeligegesprekken.Vanuitonzepraktijkadviserenwijgemeentenensamenwerkingspartnersomteneersteafsprakentemakenovereengezamenlijkehuisvesting,tegebruikendoorallesocialepartners.Veelalkanernieuwlevengegevenwordenaanleegstaandepanden.Vervolgenskanmetbehulpvanflexibelewandeneenruimteopgedeeldwordenommeerderegebruikerstevoorzien.Medewerkersdienendaarnaasttebeschikkenovereenlaptopoftabletomdirectenoplocatiedeadministratietekunnendoen.Toegangtothetinformatienetwerkvandeorganisatieishierbijcruciaal.Idealiterzijndenetwerkenvandebetrokkenorganisatiesookonderlinggedeeld,zodatalleinformatievaneengezinofpersoonbeschikbaaris.Tenslottewildeprofessionalallerelevanteinformatievoorhandenhebbenomsneltekunnenschakelenengoedtekunnenondersteunen.Ditkanechternietzondergezamenlijkeafsprakenenbeveiliging,omwillevandeprivacyvandeburger.

Whitepaper02-2017

-4-

BedrijfsvoeringbijeengemeenteVoorsommigegroepenmedewerkersishetbeteromgeenvasteruimtetehebbenmaaromzichtevermengenmetderestvandeorganisatie.Zoookinhetvoorbeeldvaneengemeentedieonsdevraagvoorlegdehoeomtegaanmetdeteamsvanbedrijfsvoering.Daarbijisvanuithetmanagementdeopgavemeegegevendatdezeteamsmeerintegraalmoetengaansamenwerkenomdeinterneklantbetertebedienen.Naeenaantalteamsessieskwamookduidelijkdebehoeftevandeprofessionalsnaarvoren:fysiekdichtbijelkaarzittenomsamentewerkenenvakkennistedelen.Indenieuwewerkomgevingisaanbeidegehoorgegeven.Erisgekozenvooreenvlekkenindelingwaarbijdeteamsvanbedrijfsvoeringindezelfdevlekplaatsnemen.Geenharderegel,wantiederemedewerkerkanoveralinhetgebouwplaatsnemen.Voordeprofessionalisdaarmeeookdevrijheidgecreëerdomdichtbijeenvakcollegategaanzitten.Vanwegedevlekkenindelingzittenvakgenotenvoorhetmerendeeldichtbijelkaar.Daarnaastzitdecollegavaneenanderbedrijfsvoering-teamendeinterneklantopeensteenworpafstand.Totslotzijneroverleg-enontmoetingsplekkeningerichtomdebenodigdekruisbestuivingtefaciliteren.Decentralekantinewordthierookvoorgebruikt.Samenvattendeengroteverbeteringtenopzichtevandehokjesindelingdiedegemeenteeersthad.

Eenprachtigeteamruimte…endan?Dekernboodschapvanditwhitepaperisdatteamsoptimaalondersteundmoetenwordenomeentopprestatieneertekunnenzetten.Hettoepassenvanteambasedworkingindewerkomgevingisdaarvoordesleutel.Tegelijkertijdmoetdewegomhiertekomennietonderschatworden.Indeaanloopzullenerspanningenontstaatwaargehooraangegevenzalmoetenworden.Zoheefteenorganisatiebeperktemiddelenenkannietiederewensbeantwoordworden.Tentweededienteeneilandencultuurvoorkomenteworden.Hetsamenwerkenoverteamgrenzenheenblijftvangrootbelang.Ditsoortspanningenbenaderenwijmethulpvanhetmodelvanondersteunenenverleiden(zieafbeelding1).

Afbeelding1:ondersteunenenverleidenHoeditmodelindepraktijkkanwerkenhebbenwemogenondervindenbijeenorganisatiewaareenexternteamopwerkbezoekkwam.Naafloopvanhetoverlegkwamdevraagvanhetexterneteamofzijnogeenaantaluureenruimtekondengebruikenomwatzakendoortespreken.Echterdeprojectruimtewaarmeninplaatshadgenomenwasaansluitendgereserveerddooreeninternprojectteamdiehiermeestalzit.DemedewerkerFacilitairezakenheeftalsgoedgastvrouw,vanuit“ondersteunenenverleiden”,hetinterneprojectteamgevraagdofzijdezeenekeereenandereruimtekunnengebruiken.Alswederdienstheeftdegastvrouwgezochtnaareenbeschikbarevergaderruimteendezegereserveerd.Hetinterneteamkonzozonderalteveelongemakhetprojectoverlegvoerenendeexternegastenwarenblijverrastmetdezeoptimaleoplossing.

Klant Organisatie

Luisteren

Verleiden

Luisteren

Ondersteunen

Sturen

Sturen

Whitepaper02-2017

-5-

Zoalshetvorigevoorbeeldschets,wordtervanmedewerkerseenanderemindsetverwacht.Teambasedworkingisnamelijkbijuitstekeencollegiaalmodel.Hetvoorbeeldvanthuiswerkenlaatditookzien.Vanuitditmodelisthuiswerkengeenrechtvanmedewerkers.Hetaldannietkunnenthuiswerkenwordtafgestemdinhetteam.Eenthuiswerkdagisbijvoorbeeldonwenselijkalseenbelangrijkteamoverleggeplandstaatwaarfysiekeaandachtnodigis.Aanwezigheidisdanverplicht.Deleidinggevendekrijgtdaarbijookeenandererol.Hetteammaaktnaareigeninzichtspelregelswaarmeeteamprestatiesgehaaldworden.Deleidinggevendeheeftdaarbijveelaleencoachenderolenstuurtalleenbijalsteamresultaten(structureel)nietgehaaldworden.

Totslotzullenerookoverkoepelendeafsprakengemaaktmoetenworden,bijvoorbeeldoverhetnetjesachterlatenvangebruikteruimtesenhetvoorkomenvanclaimgedrag.Hierbijzijnteamszelfaanzetomwerkbareafsprakentemaken.Vanuitonzerolgaanwealtijdhetgesprekaanmetteamsoverondersteuningengedragindewerkomgeving.Metbehulpvano.a.hetWerkplekspel(Centerforpeopleandbuildings,2017)kanopeenspeelsewijzeteambasedworkingvormgaankrijgen.

TipsomtestartenEenwerkomgevingvanuitteambasedworkingontwikkeltmeemetdeteamsdieerinwerken.Ditgeldtbijvoorbeeldvoordeomvang,indelingeninrichting.Dewerkomgevingwordtwendbaarenspeeltinopklanttrends.Totsloteenaantaltipsomdewerkomgevingwendbaartemaken:

ü Neemalsuitgangspunteenvlekken-indelingvoordewerkomgeving.Zoisbijvoorbeeldduidelijkwaarinhetgebouwmengeconcentreerdachtereenpckanwerkenenwaaringroepengescrumdgaatworden.

ü Laatteamsbinneneenvlekzelfeenopmaatinrichtingmetbijbehorendefaciliteitenkiezen.Teamswetenhetbestewatzenodighebbenvoorhetwerk.

ü Maakgebruikvanvisueleuitingeninteamruimtes,omtebenadrukkenwaarhetteamvoorstaatofvoorwiehetwerkt.Erzijnmooievoorbeeldenvanteamruimtesmetpostersofstickersopdewand.Zoookbijdescrumteamsinhethavenbedrijf.Ditzorgtvoorverbindingmetdeinhoudenidentiteit.

ü Maakgebruikvanflexibelewanden,nietplafondhoog,omsnelruimtestekunnensamentevoegenoftesplitsen.

ü Neemfaciliteitenop“rolletjes”.Whiteboards,bureausenstoelenmoetenmakkelijkvandeenenaardeandereruimteverplaatstkunnenworden.

ü Richteendigitalewerkomgevingin,metdeteamsalsuitgangspunt.

Whitepaper02-2017

-6-

Sociaalintranetmeteenopeninrichtingbevordertdesamenwerking.Medewerkerskunnenbijvoorbeeldlidwordenvannieuwegroepenendesgewenst“sporen”achterlaten,diedooranderecollega’sopgepiktkunnenworden.Fysiekendigitaalversterktelkaar.

ü Maakgebruikvanbeeldschermenomteam-specifiekeinformatietetonen(narrowcasting)zoalsdesalestargets,hetscrumbordofdeICT-storingsmeldingen.Incentraleruimteskanorganisatienieuwsgetoondworden.

ü Organiseerregelmatigeenopendialoogoverdewensentenaanzienvandewerkomgeving.Kortelijntjestussenteamsenondersteundefuncties,zoalsfacilitairezaken,zijnnoodzakelijkomdewerkomgevingwendbaartehouden.

BronnenCenterforpeopleandbuildings(2017).Geraadpleegdvia:https://www.cfpb.nl/instrumenten/het-werkplekspel/FMM(2017).Geraadpleegdvia:https://www.fmm.nl/topics/tomorrowwork/achtergrond/innovatie-bij-ing-optimale-werkomgeving-voor-squads-chapters-enMetdankaanReverInterieurprojectenvoorhetbeeldmateriaal.OverdeauteursDeSherpa’svanProvenPartnersmakenorganisatieswendbaarvanuithetgedachtegoedSturing&Ruimte.

v.l.n.r.JosBreas,LeovandeVorst&DriesKrens