Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in Diest
Petra Vanhoutte
Archivaris Stad en OCMW Diest
WAP – 21/03/2016
• Bevraging naar situatie in Vlaanderen voor een publicatie door uitgeverij Politeia
• Hoe ging het in Diest?
Resultaten
• Verschillende startposities naar personeelsbezetting, aanzet en vertrekpunt
• Vertraging vaak door onzekerheid
• Veranderingen betekenen ook nood aan budgettaire ruimte voor oplossing
• De geïnterviewden blijven ambitieus
Diest
• Kleine stad in Vlaams-Brabant
• 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013)
• Stad: 201 medewerkers
• OCMW: 253 medewerkers
Stadsarchief
• Tot 2005: hoofdzakelijk erfgoedfunctie
• Vanaf 2007: combinatie van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer
• Digitaal werken
• Selectie
• Archiveren van email
• Personeelsbezetting: 1,3 VTE, verdeeld over 2 medewerkers
Aanloop
Traject rond organisatiebeheersing:
• Gericht op het aanleren van procesmatig werken als competentie (voorjaar 2014)
• 7 opleidingsdagen met externe lesgever
• Focus op microniveau van procedures
• Leren om proces te documenteren, te analyseren en
verbetervoorstellen te formuleren
• Eerste keer in samenwerking met OCMW
• Vergelijken van overdrachtsprocedure van OCMW
en Stad
Organisatiebeheersing?
Geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen dat:
• de doelstellingen van de organisatie worden bereikt,
• de wetgeving en procedures worden nageleefd,
• de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie wordt gegarandeerd,
• het efficiënt gebruik van middelen wordt gewaarborgd
• fraude wordt voorkomen.
Gevolg
• Gelijkschakelen processen
• Ontwikkelen procedure voor vernietiging
• Archiefdienst wordt ook verantwoordelijk voor archief van Stad & OCMW
• Aanstellen archiefverantwoordelijken op de diensten
• Ontwikkelen van acties voor beide organisaties
Vragen?
Petra Vanhoutte – archivaris Stad en OCMW
Peter Dorlandcentrum
Grauwzustersstraat 10
3290 Diest
013 327 009
Top Related