Stapsgewijs naar duurzame toegang
Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie
in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.
Enno Meijers – Thesis Master of Business Informatics Avans+ Begeleidingscommissie: Dr. Ed. W. M. Landman – docent Methoden en Technieken, Avans+ Dr. J.A. Brandenbarg – directeur Zeeuwse Bibliotheek
STAPSGEWIJS NAAR DUURZAME TOEGANG
Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.
Thesis Master of Business Informatics – Avans+
Enno Meijers
Middelburg ‐ april 2010
Begeleidingscommissie:
Dr. Ed. W. M. Landman – docent Methoden en Technieken, Avans+
Dr. J.A. Brandenbarg – directeur Zeeuwse Bibliotheek
in opdracht van: enwer me
Omslagfoto: http://www.flickr.com/photos/michele123mstudios – silver beams & sky 2
De Creative Commons Naamsvermelding‐Gelijk delen 3.0 Nederland Licentie is van
toepassing op dit werk. Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by‐sa/3.0/nl/.
in sam king t:
Voorwoord
Beste lezer,
Voor u ligt mijn thesis als afsluiting van de MBI‐opleiding waar ik in 2007 aan begonnen ben. Met dit werkstuk sluit ik een periode af van hard werken en veel presteren maar ook van veel inspiratie en geprikkeld worden. Ik hoop dat u evenveel plezier zult beleven aan het lezen van dit werkstuk, als ik heb gehad op mijn ontdekkingsreis door de complexe wereld van digitale duurzaamheid. Met deze thesis heb ik geprobeerd om een bijdrage te leveren aan de uitdagingen waar wij voor staan in deze nieuwe digitale wereld, of dit gelukt is hoor ik graag van u terug.
Nu mijn studie tot een eind komt, maak ik graag gebruik van de gelegenheid om een aantal mensen te bedanken. In het bijzonder wil ik mijn vrouw en kinderen bedanken voor hun eindeloos geduld en begrip voor de vele momenten waarop ik mijn studie prioriteit moest geven. Ook de Zeeuwse Bibliotheek wil ik graag bedanken voor het bieden van de gelegenheid voor het volgen van deze studie en voor het leveren van interessant praktijkmateriaal.
Dit werkstuk zelf is het resultaat van een intensieve samenwerking met een groot aantal mensen. Ik wil dan ook beginnen met het bedanken van twee personen voor de bijzonder plezierige en vruchtbare samenwerking. Allereerst bedank ik Inge Angevaare van de NCDD voor haar kritische blik (tot in de kleinste details…) en haar aanstekelijke gedrevenheid in het zoeken naar oplossings‐richtingen voor een duurzamere digitale wereld. Daarnaast bedank ik Annelies van Nispen van DEN voor het delen van haar kennis en haar enthousiasme voor dit onderwerp en voor de stevige discussies die daaruit volgden. Op deze plaats wil ik ook graag alle reviewers van het stappenmodel van harte bedanken. Het was voor mij een bijzondere ervaring om in één oog opslag zoveel gerespecteerde meningen naast elkaar te zien. Tot besluit bedank ik ook mijn begeleider Ed Landman voor de stimulerende begeleiding, zijn rotsvaste geloof in dat het goed zou komen werkte aanstekelijk.
Ik wens u veel plezier bij het lezen van deze thesis!
Enno Meijers, 14 april 2010
Managementsamenvatting
Digitale informatie speelt een steeds grotere rol voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland.
Vanuit het oogpunt van zichtbaarheid en laagdrempelige toegang tot de collectie werkt men massaal
aan het digitaliseren van de fysieke collecties. Daarbij krijgen ook steeds meer instellingen te maken
met materialen die alleen nog maar in digitaal vorm bestaan.
Uit recente onderzoeken blijkt dat in een groot deel van de erfgoedinstellingen de duurzame
toegankelijkheid van deze digitale informatie weinig of geen aandacht krijgt. De kans is groot dat er
hierdoor op lange termijn digitale informatie verloren zal gaan. Naast de financiële schade die
daardoor ontstaat, kan dit ook het definitieve verlies van kostbare informatie betekenen.
Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is een onderwerp waar men sinds eind
jaren negentig op nationale en internationale schaal intensief onderzoek naar doet. Hierover is veel
gepubliceerd, vooral door de publieke sector. Zodoende is er een breed scala aan normen,
richtlijnen, beleidskader, toetsingsinstrumenten en best practices beschikbaar. Zoals uit dit
onderzoeksrapport blijkt, biedt deze informatie echter te weinig aanknopingspunten voor de kleinere
en middelgrote erfgoedinstellingen om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan met het verbeteren
van de duurzame toegang van hun digitale informatie. Dit rapport beschrijft het onderzoek dat
uitgevoerd is naar een aanpak om deze kloof te overbruggen.
In het kader van dit onderzoek is een strategisch stappenmodel ontwikkeld dat de kleinere
erfgoedinstellingen in staat moeten stellen om stapsgewijs de risico’s op verlies van digitale
informatie te verminderen. In hoofdlijnen behandelt het model achtereenvolgens het strategisch
verankeren van duurzame toegang, het borgen van de digitale objecten, het toevoegen van de
noodzakelijke metadata en het aanpassen aan de veranderende omgeving. Het reduceren van de
complexiteit en het inrichten als een continu proces van verbetering vormden hierbij belangrijke
uitgangspunten. De ordening van de onderwerpen naar hun bijdrage aan het verminderen van de
risico’s is nog niet eerder zo nadrukkelijk beschreven.
De bruikbaarheid van dit theoretisch model is vervolgens getoetst onder twaalf deskundigen uit het
werkveld. Daarnaast is er een praktijktoets uitgevoerd in de Zeeuwse Bibliotheek. De belangrijkste
onclusie was dat het stappenmodel bruikbaar is voor het ontwikkelen van beleid voor duurzame
toegang tot de digitale erfgoed informatie.
dat het goed organiseren van duurzame toegang tot digitale
formatie een lastige uitdaging is, die de kleinere erfgoedinstellingen naar verwachting niet
Dit rapport eindigt daarom ook met een aantal aanbevelingen waarin landelijke koepelorganisaties,
grote instellingen en marktpartijen worden opgeroepen om de kleinere erfgoedinstellingen te helpen
het verbeteren van de duurzame toegang tot hun digitale informatie. De kleinere
c
Het onderzoek toonde echter ook aan
in
zelfstandig tot een goed eind zullen kunnen brengen.
bij
erfgoedinstellingen zelf zullen daarbij actief op zoek moeten gaan naar nieuwe
samenwerkingsverbanden en rolverdelingen om zo de juiste taken op de juiste schaal te kunnen
realiseren.
Inhoudsopgave:
...................................................................... 13
e n n
a n n .. .. .. . .
assenheidsmodel voor digitale duurzaamheid ................................................................ 40
9. Kaders van het stappenmodel .................................................................................................. 45
0. Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat .............................................................. 50
11. Deel B: De digitale objecten veilig stellen ................................................................................ 53
12. Deel C: Duurzaam toegang bieden ........................................................................................... 59
13. Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek ............................................................................ 67
14. Resultaten externe validatie ..................................................................................................... 74
15. Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................... 88
16. Geraadpleegde bronnen........................................................................................................... 93
Bijlage 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp ............................................................................. i
Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving ................................................................................... ii
Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package ..................................................................... iii
Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel .............................................. iv
Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel .................................................. viii
Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel ........................................................... ix
Bijlage 7: Toetsing Zeeuwse Bibliotheek ................................................................................................ xii
Bijlage 8: Resultaten expert review ...................................................................................................... xvii
1. Inleiding: duurzame toegang ‐ een lastige nieuwe taak ........................................................... 11
2. Een verkenning van het probleem .....................
3. Onderzoeksopzet ...................................................................................................................... 18
4. Informatiemanagement als optiek ........................................................................................... 23
5. Inleiding tot d defi itie van een strategisch stappe model ................................................... 28
6. Een kort overzicht v n de bestaande i strume ten . .......... ............... ........... ........... ........ 32
7. Een impressie van het werkveld ............................................................................................... 37
8. Volw
1
1. Inleiding: duurzame toegang een lastige nieuwe taak
In onze moderne wereld is digitale informatie niet meer weg te denken. Het bedrijfsleven, de
overheid, de wetenschap, de media, er is geen sector waar digitale informatie geen
belangrijke rol speelt. Veel van deze digitale informatie is afkomstig uit de publieke sector
en veel digitale informatie vindt uiteindelijk een onderkomen in de publieke sector. De
bibliotheken, archieven en musea vormen in deze ontwikkelingen een belangrijk
schakelpunt. Enerzijds werken deze cultureel erfgoedinstellingen hard aan het digitaal
toegankelijk maken van hun collecties en anderzijds vormen ze voor veel digitale informatie
het eindstation. Vooral de functie als eindstation lijkt voor de cultureel erfgoedinstellingen
een lastige nieuwe taak te worden.
Digitale informatie speelt in het dagelijkse leven een onmisbare rol. In korte tijd is er een
samenleving ontstaan waaruit digitale informatie niet meer weg te denken is. Een belangrijk deel van
de digitale informatie op het gebied van cultuur, onderwijs en wetenschap is afkomstig uit de
publieke sector. Musea, archieven, bibliotheken en andere erfgoedinstellingen hebben,
doorbouwend op hun traditionele taken, inmiddels hun aandacht gericht op het laagdrempelig
toegang bieden tot digitale informatie. Men beschouwt dit als een noodzakelijke voorwaarde om in
de huidige samenleving een rol te blijven spelen.
Al in 2002 trokken de onderzoekers van het DigiCULT project (European Commission, 2002) de
conclusie: “In the Information Society, in the long run, only the digital will survive in the memory of a
nation as it is more readily available and accessible than analogue cultural heritage resources.”
Dankzij het laagdrempelig karakter van internet ontstaat er ook een grote hoeveelheid aan digitale
informatie uit andere, private en particuliere, bronnen. Een steeds groter deel van deze informatie is
van belang voor de kennis en cultuur van de samenleving.
Door deze ontwikkelingen staan cultureel erfgoedinstellingen voor een aantal forse uitdagingen. In
de eerste plaats zien ze zich genoodzaakt om zo snel mogelijk hun content digitaal beschikbaar te
stellen om hun zichtbaarheid en meerwaarde in de moderne maatschappij te behouden.
In de tweede plaats vraagt de verandering van informatieschaarste naar informatieovervloed om het
vinden van een nieuwe rol. De erfgoedinstellingen hebben hun huidige rol als toegangspoort tot
Stapsgewijs naar duurzame toegang 11 Thesis MBI – april 2010
kennis en cultuur voor een groot deel verloren ‐ en of ze over de juiste competenties beschikken om
als de vraag.
derde uitdaging is het voor de lange termijn garanderen van toegang tot de informatie. Voor
Dit rapport richt zich op deze laatste uitdaging. Centraal daarbij staat de vraag wat (kleine)
verkenning van het probleem van digitale duurzaamheid in
oofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt de opzet van het onderzoek verder toegelicht. Hoofdstuk 4
k h e
en van de praktijktoetsing van dit model in de
Zeeuwse Bibliotheek. Hoofdstuk 14 beschrijft de resultaten van de expert review van het
filter en wegwijzer in de moderne informatiesamenleving te kunnen fungeren is nog
De
digitale informatie blijkt dit een complexe opdracht te zijn die niet eenvoudig in het verlengde ligt
van het beheer van de fysieke informatiebronnen. In tegenstelling tot informatie op fysieke dragers
vraagt digitale informatie om een continu proces van aandacht en onderhoud.
erfgoedinstellingen kunnen doen om duurzame toegang tot hun digitale informatie beter te
waarborgen.
Leeswijzer
Het rapport begint met een algemene
h
beschrijft de onderzoeksoptiek waarin een verband gelegd wordt tussen informatiemanagement en
de problematiek van digitale duurzaamheid.
In de hoofdstukken 5 tot en met 12 wordt de ontwikkeling van het stappenmodel voor duurzame
toegang beschreven. Dit deel vormt de ern van het t eor tische model van deze thesis en is ter
beoordeling integraal aan de reviewers voorgelegd.
In hoofdstuk 13 worden de resultaten besprok
stappenmodel. Beide toetsingen leiden uiteindelijk naar de conclusies en aanbevelingen die
beschreven zijn in hoofdstuk 15.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 12 Thesis MBI – april 2010
2. Een verkenning van het probleem
traditionele media voor informatieopslag als papier, zijn digitale dragers niet automatisch
geschikt voor bewaring op de langere termijn. Digitale informatie vraagt om voortdurende
s daarvan voor de organisaties die het langetermijn beheer moeten uitvoeren.
i
deed in 2006 een uitgebreid onderzoek naar de
problemen met duurzame toegang tot digitale informatie. In het rapport dat hierover gepubliceerd
• De dragers van digitale informatie zijn niet duurzaam
gitale dragers snel opgevolgd worden door dragers die meer
eit hebben of sneller werken. Er lijkt op dit gebied sprake van een merkwaardige paradox
tussen de toename van opslag capaciteit en de afname in duurzaamheid van het medium.
• De hardware om de dragers te kunnen benaderen veroudert snel
Naast de opslagmedia zelf veroudert ook de hardware om deze media te kunnen lezen en verwerken
in hoog tempo. Door de voortschrijdende techniek krijgen hardwaresystemen een steeds hogere
verwerkingscapaciteit. Vanwege het hoge tempo waarin dit gebeurt is het niet mogelijk om de oude
systemen voor langere tijd te blijven ondersteunen. In veel gevallen wordt de winst in snelheid en
capaciteit bereikt door het toepassen nieuwe technologie die niet compatible is met voorgaande
systemen.
Het op een duurzame manier toegankelijk houden van digitale informatie is blijkbaar een
lastige opgave, maar wat is nu eigenlijk precies het probleem? In tegenstelling tot
verzorging omdat allerlei bedreigingen de beschikbaarheid op langere termijn in gevaar
brengen. Dit hoofdstuk bespreekt de belangrijkste van deze bedreigingen en de
consequentie
Veranderingen in de technologie
Om te beg nnen levert de snelle ontwikkeling van de digitale techniek een groot probleem op voor
het bewaren van digitale informatie. Eén van de Britse onderzoeksnetwerken voor digitale
duurzaamheid, the Digital Preservation Coalition,
werd, “Mind the Gap” (Waller & Digital Preservation Coalition, 2006) worden onder andere de
volgende technologische bedreigingen genoemd:
De huidige digitale dragers hebben een beperkte houdbaarheid. Afhankelijk van het type drager kan
deze variëren van enkele jaren tot misschien enkele tientallen jaren, maar een duurzaam medium
voor de opslag van digitale informatie bestaat (nog) niet. Daarbij komt het verschijnsel dat door de
technologische ontwikkelingen di
capacit
Stapsgewijs naar duurzame toegang 13 Thesis MBI – april 2010
• De software om de gegevens op de dragers te interpreteren veroudert snel
rmatie te lezen en te bewerken verandert
Vaak betekenen nieuwe versies van de softwaresystemen ook nieuwe versies van
Veranderingen in de omgeving
Het zorgvuldig bewaren van digitaal opgeslagen gegevens en het kunnen teruglezen van die
informatie over deze data beschikbaar is. Deze extra informatie, vaak aangeduid met de term
metadata, is nodig om de opgeslagen bits te vertalen in data, om de data te kunnen vertalen in
betekenis te kunnen geven in een bepaalde context.
(Giaretta, 2007) geeft David Giaretta
er of the
format – and maybe a Rosetta Stone equivalent of Martian to English (or Chinese or whatever
like bits? binary notation, IEEE
ct opgeslagen moet worden. Daarbij is het mogelijk dat in de loop van de tijd de beoogde
oelgroep zelf wijzigt, bijvoorbeeld wanneer specialistische informatie ook voor een breder publiek
Ook de software die gebruikt wordt om de digitale info
voortdurend.
bestandsformaten. Voor tekst documenten en grafische formaten ontstaan er langzamerhand
afspraken over standaardformaten. Op andere terreinen zoals audiovisueel materiaal of CAD‐
bestanden is vaak specifieke software nodig voor het afspelen of bewerken.
gegevens alleen is niet voldoende. De opgeslagen data wordt pas informatie wanneer er voldoende
extra
informatie en om uiteindelijk de informatie
Het beheren van de relevante metadata vormt dus een extra uitdaging voor het op een duurzame
manier toegankelijk houden van de digitale informatie. De hoeveelheid extra informatie die aan het
digitale object moet worden toegevoegd om de informatie op de lange termijn van betekenis te laten
zijn is afhankelijk van de doelgroep waarvoor men de informatie opslaat. In de literatuur duidt men
dit aan met de term “Designated Community”.
In het artikel “The CASPAR Approach to Digital Preservation”
hiervan een aardig voorbeeld door zich af te vragen welke informatie een Marsmannetje nodig
zouden hebben om het signaal te kunnen ontcijferen van de Ionosonde (een digitaal radar signaal dat
de ruimte in wordt gezonden ):
“Representation Information for Martians
How much Representation Information would one need to provide for a Martian to understand and use
Ionosonde‐data which is digitally encoded? Where to start? Let’s start with a definition on pap
language the document is written in). But what about some other things
encoding for floating point numbers, definitions of the names of the data values, relationship between
the data values, definition of frequency, definition of a second, basic physics, graduate‐level physics,
English, etc., etc? The list is very, very long.”
De keuze van de beoogde doelgroep is dus van invloed op de hoeveelheid metadata die bij het
digitale obje
d
Stapsgewijs naar duurzame toegang 14 Thesis MBI – april 2010
ontsloten gaat worden. Maar het kan ook zijn dat de context en de kennis van de beoogde doelgroep
Veranderingen in de organisatie
informatie op zich willen nemen moeten een strategische keuze maken waarbij zij bereid moeten zijn
gen door te voeren. In het artikel “Thirteen Ways of Looking at
• Een continu proces…
• Een set van afgesproken resultaten…
Met welke doelstelling wordt het materiaal duurzaam ontsloten? Gaat het om het behouden van de
• Een goed begrepen verantwoordelijkheid…
Duurzame toegang tot digitale informatie begint bij de creatie van het digitale object. In tegenstelling
tot de t nu de verantwoording voor de duurzame toegang
door de
•
De hoe
kunnen
•
en continu proces vereist ook een continue financieringsstroom. Tot op heden wordt duurzame
toegang vaak gefinancierd uit tijdelijke middelen, waarbij het digitaliseren vaak nog veel meer
in de loop van de tijd wijzigt waardoor het noodzakelijk wordt om extra metadata op te nemen.
Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is niet alleen een uitdaging op het
gebied van techniek en metadatabeheer. Organisaties die de langetermijnzorg voor digitale
om vergaande organisatieaanpassin
….Digital Preservation” uit D‐Lib Magazine (Lavoie & Dempsey, 2004) beschrijven Lavoie en Dempsey
dertien verschillende invalshoeken van waaruit het probleemgebied van digitale duurzaamheid
beschouwd kan worden en geven daarmee een aardig beeld van de breedte van het
probleemgebied. In hun optiek is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie:
Veroudering van digitale informatie is een voortdurend proces en de bestrijding daarvan moet ook
als continu proces ingericht worden, waarbij er geen tijd is voor uitstel want achteraf repareren is
geen optie.
informatie, gaat het om een exacte kopie, moet alle beschikbare functionaliteit in stand gehouden
worden?
conservering van fysieke objecten moe
organisatie gedeeld worden met de makers en bewerkers van de informatie.
Een selectie proces…
veelheid digitale informatie groeit enorm en is veel te groot om in totaliteit verwerkt te
worden; selectie is absoluut noodzakelijk, maar op grond waarvan?
Een economisch duurzame activiteit…
E
aandacht krijgt conservering.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 15 Thesis MBI – april 2010
• Een gezamenlijke inspanning…
Om de enorme uitdagingen het hoofd te bieden is samenwerking noodzakelijk; dit levert
schaalvoordelen op en voorkomt onnodige verdubbelingen. Maar hoe en met wie?
gespre
et zinvol.
Kan duurzame toegang georganiseerd worden via gedistribueerde functionaliteit in een
l moet integraal beschikbaar zijn voor de dienstverlening, er moet geen “dark archive”
ontstaan dat los staat van de overige dienstverlening van de instelling.
standaarden, over richtlijnen en indicatoren voor het inrichten van de processen en
moeten er mechanismen komen voor certificering.
te
wat voor soort
transacties moet worden ingericht, wat de businessmodellen zijn, waar de financiering vandaan moet
aakt kan worden van de kostenontwikkeling en welke garanties geëist
• Een proces met veel keuze mogelijkheden…
vanger van het origineel of worden beide duurzaam
ft de gebruiker?
• Een onschadelijke bezigheid…
In veel gevallen beschikt de bewarende instelling niet over de rechten op het materiaal. Duidelijke
afspraken over de consequenties van het duurzaam bewaren zijn nodig. Wanneer het borgen van
duurzame toegang tot digitale informatie strijdig is met belangen van andere partijen is de kans op
succes gering.
• Een ide taak…?
Het vanuit één organisatie uitvoeren van alle taken is vaak niet haalbaar en wellicht ook ni
samenwerkingsnetwerk?
• Een complementaire taak…
Het materiaa
• Een goed begrepen proces…
Binnen het denken over duurzame toegang tot digitale informatie moet er verder kennis ontwikkeld
worden over
• Een transactioneel proces…
Duurzame toegang is te complex om het helemaal zelf realiseren. Een deel van het proces of het
volledige proces onderbrengen bij anderen zal nodig zijn. De vraag is dan wel
komt, hoe een schatting gem
kunnen worden voor de uitkomst of voor het proces.
Gaat de digitale representatie dienen als ver
opgeslagen? Wat is een vervanger van het origineel: een exacte kopie bijvoorbeeld, inclusief
paginanummers die kloppen (belangrijk voor referenties), of gaat het alleen om de informatie zelf,
welke eisen of voorkeuren hee
Stapsgewijs naar duurzame toegang 16 Thesis MBI – april 2010
• Een meerwaarde voor de maatschappij…
r nog niet breed
gedeeld. De kans bestaat dat instellingen zich vanwege de complexiteit van de uitdaging vooral
richten op hun direct belangen – dit ten koste van het maatschappelijk belang.
toegankelijk houden van digitale informatie kan dus gezien worden als een breed
technische, economische en organisatorische uitdagingen. Afgaande
) q
sector belang bij het vinden van oplossingen voor het probleem van
bijvoorbeeld om het voor de lange termijn beschikbaar houden
g weinig terug te vinden over
de manier waarop de private sector deze problematiek benadert.
gende hoofdstukken wordt het onderzoek naar
het omgaan met digitale duurzaamheid beschreven, gericht op een specifiek deel van de publieke
n.
Het duurzaam toegankelijk zijn van digitale informatie levert een meerwaarde op voor de
maatschappij. De kosten voor het duurzaam toegankelijk houden worden echte
Tot slot
Het duurzaam
maatschappelijk probleem met
op de beschikbare publicaties lijkt het er op dat vooral de publieke sector (overheid, wetenschap en
cultureel erfgoed zich verdiept in het vinden van ade uate oplossingen.
Toch heeft ook de private
digitale duurzaamheid. Het gaat dan
van kennis (intellectueel eigendom), van gegevens in juridische of financiële transacties of van
testresultaten van medicijnen. In de literatuur is tot op heden echter no
Voor dit onderzoek is dan ook vooral geput uit publicaties van publieke instellingen zoals
universiteiten, nationale bibliotheken en archieven of andere onderzoeksinstellingen en
(internationale) samenwerkingsprojecten. In de vol
sector, namelijk de kleinere erfgoedinstellinge
Stapsgewijs naar duurzame toegang 17 Thesis MBI – april 2010
3. Onderzoeksopzet
Dit hoofdstuk behandelt het ontwerp en de uitvoering van het onderzoek. Het beschrijft de
definitie van het probleemgebied en geeft een analyse van de verschillende aspecten die
ierbij van belang zijn. Verder wordt de doelstelling van het onderzoek beschreven en
wordt er inzicht gegeven in de opbouw van het onderzoek en de gevolgde strategie voor de
uitvoering daarvan.
derzoek naar de mogelijke
oplossingen. Vooral in de publieke sector lijkt er een steeds breder wordende dialoog over de beste
benadering van dit probleem te ontstaan. In dit domein zijn het vooral de overheid (in het bijzonder
sector en in het bijzonder op de
problematiek van de kleinere en middelgrote collectiebeherende instellingen. De doelstelling was het
uitvoeren van een praktijkgericht onderzoek vertrekkend vanuit de vraag op welke manier de
bestaande theoretische inzichten kunnen bijdragen aan betere resultaten voor duurzame toegang
tot digitale erfgoedinformatie in de kleinere erfgoedinstellingen.
tijk voor het beheer van digitale erfgoedcollecties
in de Zeeuwse Bibliotheek. Om echter tot relevante resultaten te komen voor de hele erfgoedsector
in Nederland is voor dit onderzoek samenwerking gezocht met een aantal landelijke
koepelorganisaties en diverse experts en ervaringsdeskundigen uit de erfgoedsector.
Probleemschets
De Zeeuwse Bibliotheek beheert een aantal unieke collecties op het gebied van Zeeuws cultureel
erfgoed. Deze collecties omvatten diverse materialen zoals boeken, foto’s, prentbriefkaarten, kranten en
affiches. De Zeeuwse Bibliotheek heeft eind jaren negentig besloten om deze fysieke collecties te gaan
digitaliseren om zodoende een groter publiek te kunnen bereiken en tegelijkertijd het originele
materiaal te beschermen tegen verdere slijtage door raadplegen. In de afgelopen jaren zijn op deze wijze
forse digitale collecties ontstaan die een steeds belangrijker rol zijn gaan spelen in de dienstverlening
van de Zeeuwse Bibliotheek.
h
Kader van het onderzoek
Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is nog een jong probleem. Pas in de
afgelopen tien tot vijftien jaar is men begonnen met het doen van on
de archieven), de wetenschap en de cultureel erfgoedsector die zich inspannen voor het vinden van
oplossingen.
Dit onderzoek is met name toegespitst op de cultureel erfgoed
Het kader voor dit onderzoek was de huidige prak
Stapsgewijs naar duurzame toegang 18 Thesis MBI – april 2010
Het technisch en inhoudelijk beheer van de collecties is inmiddels vrij goed verankerd in de organisatie,
maar de huidige manier van werken waarborgt niet, het voor de lange termijn toegankelijk houden van
opgemerkt in een eerder onderzoek naar technische maatregelen
voor het opslaan van de digitale materialen (Boogerd, 2008).
uitgekristalliseerd beleid ten aanzien van digitale duurzaamheid nog groter.
ken in de cultureel erfgoedsector (zie hoofdstuk 8) blijkt dat de situatie in
nschappelijke informatie voorhanden en er wordt veel onderzoek gedaan, maar hiervan is
maar weinig toegespitst op het formuleren van concreet beleid in de kleinere erfgoedinstellingen. De
Nadere probleem analyse
n
leid, inrichting,
technologie) een positief effect hebben op de mate van toegankelijkheid van digitale informatie
n
t van de organisatie namelijk een belangrijke rol speelt bij de
effectiviteit van de maatregelen. Zo kan een kleine erfgoed instelling beleid formuleren ten aanzien
deze collecties. Dit is onder andere
In de beleidsvisie van de Zeeuwse Bibliotheek voor de komende jaren speelt het beschikbaar stellen van
digitaal erfgoed materiaal een belangrijke rol. De verwachting is, dat het aantal digitale objecten en de
diensten die op basis hiervan ontwikkeld worden in de komende jaren sterk zal groeien. Dit maakt de
noodzaak voor een goed
Uit recente werkveld onderzoe
de Zeeuwse Bibliotheek sterk vergelijkbaar is met die in andere erfgoedstellingen. Waar de grote,
nationale instellingen er steeds beter in slagen om duurzame toegang tot hun digitale informatie te
realiseren blijven de kleine en middelgrote instellingen nog zoeken naar de juiste aanpak, als het al niet
ontbreekt aan het bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang.
Er is veel wete
vraag die dit onderzoek probeert te beantwoorden is dan ook: op welke manier kan de nu al aanwezige
algemene kennis over duurzame toegang vertaald worden naar een betere beleidsmatige borging van
duurzame toegang tot de digitale collecties van de kleinere erfgoedinstellingen in het algemeen en de
Zeeuwse Bibliotheek in het bijzonder?
De kern van de problematiek wordt gevormd door het risico van verlies van digitale informatie op
langere termijn. Centraal in dit onderzoek staat de vraag welke maatregelen een organisatie kan
nemen om de kans op verlies van digitale informatie zo klein mogelijk te houde . Anders
geformuleerd gaat het om de mate waarin de aspecten van duurzaam beheren (be
(beschikbaarheid, beteke is) op langere termijn.
Er lijkt een sterk positief verband te bestaan tussen goed beheer en duurzame toegang, de
maatregelen zijn immers met dat doel ontwikkeld. De vraag rijst hierbij echter wel of meer aandacht
voor aspecten van duurzaam beheer in alle gevallen ook automatisch een betere waarborg voor
duurzame toegang oplevert.
De verwachting is dat de contex
Stapsgewijs naar duurzame toegang 19 Thesis MBI – april 2010
van duurzaam beheer van digitale collecties, maar wanneer ze niet kan beschikken over voldoende
middelen, deskundig personeel of de juiste technische faciliteiten zal dit voor de duurzame toegang
op langere termijn waarschijnlijk betrekkelijk weinig meerwaarde hebben. Zo is het denkbaar dat het
richten op het zo goed mogelijk uitvoeren van één maatregel effectiever is dan het proberen te
implementeren van een breed scala aan maatregelen.
tie
worden hierbij als belangrijkste kenmerken van de context beschouwd.
Doelstelling van het onderzoek
Op grond van deze analyse is de doelstelling voor dit onderzoek als volgt geformuleerd:
urgroep Informatisering &
Methode van onderzoek
over duurzame toegang tot digitale informatie, in combinatie met de
van de Zeeuwse Bibliotheek voor digitale erfgoed
collecties geanalyseerd en is tevens de toepasbaarheid van deze richtlijnen in de cultureel erfgoed
tot de formulering van aanbevelingen voor de verbetering van het
huidige beleid voor duurzame toegang tot de digitale collecties, specifiek voor de Zeeuwse
Voor het onderzoek wordt verondersteld dat de context waarin de organisatie opereert van invloed
is op de mate waarin maatregelen voor duurzaam beheer een positief effect op de duurzame
toegang tot de digitale informatie kunnen hebben. De doelstellingen en grootte van de organisa
De doelstelling van het onderzoek is het doen van aanbevelingen aan de stu
Automatisering ter verbetering van het beleid op het gebied van duurzame toegang tot de digitale
erfgoedcollecties in de Zeeuwse Bibliotheek door inzicht in te geven in de maatregelen die bij kunnen
dragen aan het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties in kleine en
middelgrote erfgoedinstellingen.
De bestudering van de theorie
bestudering van werkveldonderzoeken over de huidige beheerpraktijk van digitale erfgoedcollecties
en het vooronderzoek, leverde inzichten op in de wijze waarop beleidsmaatregelen voor het beheer
van digitale collecties kunnen bijdragen aan het beter waarborgen van de duurzame toegang tot de
digitale erfgoedcollecties voor kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.
Op grond van deze richtlijnen is het huidige beleid
sector getoetst door het raadplegen van experts en ervaringsdeskundigen in de cultureel erfgoed
sector.
Uiteindelijk heeft dit geleid
Stapsgewijs naar duurzame toegang 20 Thesis MBI – april 2010
Bibliotheek én voor (kleine) erfgoedinstellingen in het algemeen. Bijlage 1 geeft een schematisch
overzicht van het onderzoeksontwerp.
Centrale vragen
In het onderzoek stonden de volgende vragen centraal :
I. Welke maatregelen of richtlijnen voor het beheren van digitale collecties dragen volgens de
bestaande literatuur bij aan het duurzaam toegankelijk houden van de digitale erfgoed
bronnen, rekening houdend met de omvang en doelstelling van de organisatie?
II. Wat is de mening van de experts en ervaringsdeskundigen over de toepasbaarheid van deze
richtlijnen in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen?
III. Op welke wijze wijkt het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor het beheer van de
digitale collecties af van de geformuleerde richtlijnen?
Daarnaast had dit onderzoek ook de ambitie om een bijdrage te leveren aan de oplossing van deze
problematiek bij andere vergelijkbare erfgoedinstellingen. Om die reden is er voor het uitvoeren van
et onderzoek intensief contact onderhouden met andere erfgoedinstellingen, onafhankelijke
aties Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) en de Nationale Coalitie Digitale
en van de organisatie. Als
an digitale duurzaamheid. Door de actieve rol die de publieke sector hierin speelt is veel
2009). Vervolgens is de context van het probleemgebied in kaart gebracht (zie voor een indruk
hiervan de mindmap in bijlage 2). Daarna zijn de meest relevante modellen en onderzoeksresultaten
Onderzoeksstrategie
Het onderzoek is uitgevoerd als een casestudy met de huidige praktijksituatie van het duurzaam
beheren van de digitale collectie in de Zeeuwse Bibliotheek als uitgangspunt. De resultaten hiervan
kunnen een bijdrage leveren aan het verbeteren van de duurzame toegang tot deze collecties.
h
experts en de koepelorganis
Duurzaamheid (NCDD). Dit leverde enerzijds de mogelijkheid op de externe geldigheid van het
onderzoek te waarborgen en anderzijds vormden deze contacten een belangrijke bron voor
informatie naast de beschikbare publicaties.
Beschrijving van het onderzoek
Duurzame toegang tot digitale informatie raakt veel verschillende aspect
eerste stap in het onderzoek is er dan ook gezocht naar het een onderzoeksoptiek die als leidraad
kon dienen voor het plaatsen van de verschillende aspecten.
Het onderzoek zelf is gestart met een vrij uitvoerige verkenning van de huidige theorievorming op
gebied v
materiaal openbaar beschikbaar op internet. Voor het indelen van de literatuur is gebruik gemaakt
van de zogenaamde PADI‐thesaurus die gepubliceerd is door de National Library of Australia (PADI,
Stapsgewijs naar duurzame toegang 21 Thesis MBI – april 2010
bestudeerd die in gebruik zijn voor of van toepassing zijn op het duurzaam beheren, het ontwikkelen
van beleid en het beoordelen van de risico’s.
el van het theoretisch kader is er een analyse gemaakt van de stand van zaken in
maakt van uitgebreide documentatie in de
vorm van onderzoeksrapporten en interviewverslagen die DEN en NCDD in de afgelopen jaren
gepubliceerd hebben.
ers en de
e toegang tot de digitale collecties.
elgrote erfgoedinstellingen.
getoetst door middel van een review door twaalf experts en
Als tweede onderde
de erfgoedsector in Nederland. Hiervoor is gebruik ge
Vervolgens is een strategisch stappenmodel opgesteld uitgaande van de theoretische kad
beschrijving van de praktijksituatie van de cultureel erfgoed sector. Het stappenmodel beschrijft de
meest effectieve maatregelen voor het realiseren van duurzamer
De maatregelen zijn geordend naar de bijdrage aan het verminderen van de risico’s op verlies van
informatie en zijn gericht op implementatie bij kleinere en midd
Het theoriemodel is
ervaringsdeskundigen uit de cultureel erfgoedsector. Het resultaat van de review bestond uit tien
ingevulde vragenlijsten met tien vragen die betrekking hadden op een aantal centrale
uitgangspunten en veronderstellingen voor het stappenmodel.
De resultaten van de review hebben geleid tot de formulering van een aantal conclusies en
aanbevelingen voor het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale informatie in de cultureel
erfgoedinstellingen. Parallel aan de review is het theoriemodel gebruikt om het huidige beleid van de
Zeeuwse Bibliotheek op het gebied van duurzame toegang tot digitaal erfgoedmateriaal te toetsen.
Op grond hiervan wordt een aantal aanbevelingen gedaan ter verbetering van het beleid voor
duurzame toegang in de Zeeuwse Bibliotheek.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 22 Thesis MBI – april 2010
4. Informatiemanagement als optiek
ken kan worden. In dit hoofdstuk wordt het Amsterdams negenvlak uit
aspecten van duurzame toegang een plaats te geven. Vanuit dit perspectief wordt het
algemene referentiekader voor duurzame toegang tot digitale informatie, het OAISmodel,
geïntroduceerd.
Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is een organisatorische uitdaging met
verschill be een urzame lange
e Tegelijkertijd n
nderende technologische omgeving
‐ m
een laag waarin het gaat om het richten, een laag
aarin het inrichten centraal staat en de laag waarin het gaat om het verrichten.
Op deze manier ontstaat er een matrix, die bekend staat als het Amsterdams Informatiemanagement
Model (Abcouwer, Gels, & Truijens, 2006). Schematisch ziet deze matrix er als volgt uit:
Digitale duurzaamheid is een vakgebied waarin veel aspecten een rol spelen. Voor we hier
in detail op ingaan is het nuttig om eerst even stil te staan bij de optiek van waaruit het
probleemgebied beke
de theorie van informatiemanagement voorgesteld als raamwerk om de verschillende
veel ende facetten. Het gaat enerzijds om het palen van du termijn
strategie die via beleidsdoelen vertaald moet worden in het inrichten van de organisatie en het
implementeren van tak n en processen. heeft duurzame toegang ee sterke
technologische component: op basis van een voortdurend vera
moet een stabiele en duurzame informatie‐infrastructuur te gerealiseerd worden.
Door op deze manier naar de problematiek te kijken kunnen we duurzame toegang tot digitale
informatie ook definiëren als een specifiek voorbeeld van een informatiemanagement probleem. Het
gaat tenslotte om het realiseren van een optimale afstemming tussen het bedrijfsdomein, het
informatie en com unicatie domein en het technologie domein. De afstemming binnen elk domein
is vervolgens weer onder te verdelen in drie lagen:
w
Stapsgewijs naar duurzame toegang 23 Thesis MBI – april 2010
Figuur 1 ‐ Amsterdams Informatiemanagement Model (bron: E. Meijers)
Dit “Amsterdams negenvlak” biedt een handzame manier om naar de verschillende facetten van
informatiemanagement problemen te kijken. Het doel moet altijd zijn om de componenten van dit
raamwerk met elkaar in evenwicht te brengen. In de omgeving van de organisatie vinden
• verandering in de beleidsdoelenstellingen of de maatschappelijke opdracht (links boven)
• veranderingen in de doelgroep (linksonder).
Voor duurzame opslag is het essentieel dat de invloeden van uit de hoekpunten zo weinig mogelijk
tot verlies van informatie leiden. De oplossing zal daarvoor moeten liggen in een stabiele inrichting
van de interne infrastructuur. In 2002 heeft NASA een referentie model gepubliceerd dat een
blauwdruk is van een dergelijke stabiele architectuur voor duurzame toegang, het zogenaamde
“Open Archival Information System (OAIS) Reference Model” (CCSDS, 2009).
voortdurend veranderingen plaats die tot uitdrukking komen in invloeden op de hoekpunten van het
negenvlak. Door aanpassing van de interne infrastructuur (het binnenste kruis) zoekt een organisatie
een nieuw evenwicht dat past bij de veranderde omgeving (zie de literatuur voor meer informatie).
Dit mechanisme kan ook worden toegepast op duurzame toegang tot digitale informatie.
Voorbeelden van veranderingen in de hoekpunten zijn:
• de komst van nieuwe technologie (rechtsboven)
• het verouderen van dragers of software (rechtsonder)
Stapsgewijs naar duurzame toegang 24 Thesis MBI – april 2010
Het OAIS‐model, inmiddels opgenomen als ISO standaard (ISO‐14721:2002), geeft een conceptuele
beschrijving van een architectuur voor duurzame toegang tot (digitale) informatie. Het model is
algemeen geaccepteerd als functioneel model voor het inrichten van duurzame digitale archieven.
Een belangrijke meerwaarde van het model is de definitie van een neutraal begrippenkader waarin
de verschillende functies en taken binnen een duurzaam archief beschreven worden. Centraal in het
OAIS Reference Model staat het Archief Informatie Pakket (AIP). Het duurzaam in stand houden van
dit object is de kern van digitale duurzaamheid (zie bijlage 3).
Om het complete Archief Informatie Pakket op een duurzame manier samen te stellen en
toegankelijk te houden is een reeks van processen nodig. Het onderstaande schema geeft een
overzicht van de belangrijkste processen die het OAIS Reference Model hiervoor definieert.
Figuur 2 ‐ OAIS Functioneel Model (bron: CCSDS 650.0.‐P‐1.1 pag. 4‐2)
Zoals de figuur aangeeft onderscheidt het OAIS‐Model zes verschillende functionele gebieden met de
daarbij behorende processen.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 25 Thesis MBI – april 2010
Het OAIS‐Model beschrijft de volgende basisfuncties van een archiefsysteem voor het duurzaam
• de opname‐functie (“ingest”)
Dit is de start van het archiveringsproces; het opnameproces beoordeelt het aangeboden materiaal
op geschiktheid voor de opname. Daarbij wordt gekeken naar diverse aspecten zoals kwaliteit,
formaat en volledigheid.
• de opslag‐functie (“storage”)
Deze functie verzorgt de opslag van het digitale object en de bijbehorende metadata. Het goed
uitvoeren van deze functie vraagt om een continu proces; er moet een voortdurende controle zijn op
het in goede conditie zijn van de opslagomgeving en de opgeslagen gegevens.
• data‐beheer‐functie (“data management”)
Deze functie zorgt voor de instrumenten voor het toekennen en onderhouden van alle metadata die
nodig zijn voor het duurzaam beheer van het informatieobject. Dit gaat verder dan het alleen maar
toekennen van metadata voor het ontsluiten; er is ook behoefte aan het (bijvoorkeur automatisch)
vastleggen van formaattype, controlewaarden (“fixity”), wijzigingshistorie (“provenance”) en
gebruiksvoorwaarden (“access rights”).
• raadpleeg‐functie (“access”)
Het uiteindelijke doel van de duurzame opslag is altijd om op enig moment een bepaalde doelgroep
toegang te geven tot de informatie. De raadpleeg functie verzorgt het vindbaar maken van de
informatie en het geven van toegang tot het opgeslagen object onder de voorwaarden die bij opslag
vastgelegd zijn. In veel gevallen is de raadpleeg‐functionaliteit nauw verbonden met de data‐beheer‐
functie en wordt die daardoor vaak ook beperkt.
• beheer (“administration”)
name proces, configuratie management voor hard‐ en software, het
monitoren van de processen, het documenteren van en rapporteren over de opgeslagen objecten,
ontwikkelen en onderhouden van het archiveringsbeleid en het ondersteunen van de gebruikers.
opslaan en toegankelijk maken van digitale informatie:
Van uit deze functie wordt het beheer van het archief gecoördineerd; deze functie omvat onder
andere het bewaken van het op
het
Stapsgewijs naar duurzame toegang 26 Thesis MBI – april 2010
• planning‐functie (“preservation planning”)
Deze functie evalueert de inhoud van het archief en rapporteert over risico’s, mogelijke
verbeteringen, aanpassing van het beleid van het archief of migraties die uitgevoerd moeten. Het
gaat hierbij vooral om het volgen van externe ontwikkelingen zoals die in de technologie of
veranderingen bij gebruikers of producenten, en het adviseren over noodzakelijke aanpassingen.
De diverse onderdelen uit dit kort beschreven referentiekader zullen in de volgende hoofdstukken
regelmatig aan de orde komen en verder worden uitgewerkt in te nemen maatregelen voor beleid,
inrichting en uitvoering.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 27 Thesis MBI – april 2010
5. Inleiding tot de definitie van een strategisch stappenmodel
Het aanbieden van digitale informatie is van essentieel belang voor de toekomst van de
rfgoedinstellingen. Het digitaliseren van de collecties is in volle gang maar de duurzame
ang te realiseren.
oorwoord bij het stappenmodel
In de komende hoofdstukken wordt het ontwerp van een strategisch stappenmodel in detail
beschreven. Dit stappenmodel is in het kader van het onderzoek getoetst door experts uit het
werkveld. Om de resultaten van deze toetsing zo transparant mogelijk te maken is de oorspronkelijke
tekst die de reviewers voorgelegd hebben gekregen hier integraal opgenomen; er zijn alleen enkele
fouten in de tekst verbeterd. In bijlage 8 vindt u een volledig overzicht van de beoordeling door de
reviewers. Omdat bij de review bleek dat enkele begrippen niet eenduidig waren, worden die hier
kort toegelicht.
Allereerst miste men een definitie van de kleinere erfgoedinstelling. In dit stappenmodel wordt met
“erfgoedinstelling” de volgende groep instellingen bedoeld: bibliotheken, archieven en musea die
verantwoordelijk zijn voor het beheren van een cultuur historische collectie. Belangrijk is dat deze
instellingen een maatschappelijke opdracht hebben om deze taak uit te voeren en daarvoor
middelen ter beschikking gesteld krijgen. In praktische zin kan de term “kleinere erfgoedinstelling”
opgevat worden als alle erfgoedinstellingen die niet tot de grote nationale instellingen behoren.
Verder bleek de term “archief” tot verwarring te leiden bij een deel van de reviewers. De term
“archief” wordt in deze tekst gebruikt als vertaling van de Engelse term “repository” en is daarmee
bedoeld als een neutrale term voor de opslag van digitale materialen.
Probleemschets duurzame toegang in Nederland
In de afgelopen vijftien jaar hebben vooral grote nationale instellingen en onderzoekscentra zoals de
Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, Beeld en Geluid en Data Archiving and Networked
Services (DANS), veel onderzoek gedaan naar de problematiek van duurzame toegang tot digitale
informatie. Inmiddels beschikken deze grote instellingen over duurzame archieven of e‐depots waar
een deel van hun digitale informatie een veilig onderkomen heeft gekregen. Zo heeft de Koninklijke
e
borging daarvan ontbreekt in veel gevallen. Dit hoofdstuk vormt de inleiding tot de definitie
van een strategisch stappenmodel dat de kleinere erfgoedinstellingen op weg kan helpen
om de duurzamer toeg
V
Stapsgewijs naar duurzame toegang 28 Thesis MBI – april 2010
Bibliotheek sinds 2003 een e‐Depot operationeel voor de opslag van Nederlandse digitale publicaties
en e‐journals van internationale wetenschappelijke uitgevers. DANS draagt zorg voor de opslag van
ds eind
2009 beschikt het Nationaal Archief over een e‐Depot voor het onderbrengen van de digitale
st voor ons digitaal geheugen” (NCDD, 2009).
Ondanks deze initiatieven ontbreekt er een nationale visie en aanpak voor het borgen van duurzame
publieke sector. Om hier verandering in te brengen is in 2008
en middelgrote erfgoedinstellingen nog weinig concrete oplossingen zijn voor de
duurzame opslag van digitale materialen. Het zelf organiseren van een dergelijke voorziening is voor
rdt
besteed aan het digitaliseren van de collectie. Dit betekent dat er sprake is van een snel groeiende
aar zijn in afwachting van de komst van een
belangrijke datasets uit onderzoeksprogramma’s in de alfa‐ en gammawetenschappen. Sin
archiefstukken van de rijksoverheid. Inmiddels worden er ook plannen uitgewerkt om de Regionale
Historische Centra en andere archiefdiensten in Nederland bij dit systeem aan te laten sluiten.
Verder is Beeld en Geluid van uit zijn oorspronkelijke taak als archiefinstelling voor de publieke
omroep aan het doorgroeien naar een nationaal archief voor (digitale) audiovisuele media. Zie voor
een vollediger overzicht het rapport “Toekom
toegang tot digitale informatie voor de
de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) opgericht. De NCDD is een sectoroverstijgend
samenwerkingsverband met vertegenwoordigers uit de overheid, wetenschap en de erfgoedsector,
opgericht met als doel om te komen tot een duurzame nationale infrastructuur voor digitale
informatie.
In 2009 heeft de NCDD een inventariserend onderzoek (NCDD, 2009) uitgevoerd waaruit bleek dat er
voor de kleine
deze groep een (te) kostbare en een te complexe onderneming, en tegelijkertijd zijn de grote
instellingen vooralsnog terughoudend om hun voorzieningen voor materiaal van derden open te
stellen.
Op hetzelfde moment constateert het rapport “De Digitale Feiten” (DEN, 2009a) dat er in de
onderzochte erfgoedinstellingen in Nederland in 2007 gemiddeld 100.000 euro per jaar wo
aanwas van digitale objecten waarvoor geen faciliteiten beschikbaar zijn om duurzame opslag en
toegang mee te waarborgen. Deze constatering is ook terug te vinden in de “NCDD Inputnotitie
sector cultuur/erfgoed” (van Nispen, 2009).
Veel instellingen lijken het probleem te onderkennen, m
nationale infrastructuur voor de duurzame opslag en beschikbaarstelling waarin ze hun materialen
kunnen onderbrengen.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 29 Thesis MBI – april 2010
Strategisch stappenmodel voor erfgoedinstellingen
Het niet nemen van maatregelen betekent echter het riskeren van verlies van met schaarse middelen
bekostigde gedigitaliseerde objecten of van objecten waarvan geen (analoge) originelen (meer)
beschikbaar zijn.
In de komende hoofdstukken wordt een strategisch stappenmodel gepresenteerd waarmee kleine en
middelgrote cultureel erfgoedinstellingen zelf aan de slag kunnen gaan om dit risico te verkleinen.
Hiervoor wordt enerzijds geput uit de kennis, ervaringen en best practices die beschreven zijn door
nationale en internationale instituten en onderzoekers. Tegelijkertijd wordt er gespiegeld aan de
huidige praktijksituatie om zo te komen tot een realistisch inpasbaar model voor duurzame toegang
Het stappenmodel is gericht op het ondersteunen van cultureel erfgoedinstellingen bij het uitwerken
van maatregelen om het risico van verlies van digitale informatie te verkleinen. De voorgestelde
maatregelen raken aan veel gebieden binnen de organisatie, van de ontwikkeling van beleid tot de
inrichting van ICT‐infrastructuur en beheerprocessen, maar ze zijn zodanig in te vullen dat de
complexiteit hiervan in verhouding blijft tot de aard, grootte en doelstelling van de organisatie.
Het reduceren van de complexiteit van het proces is een belangrijk uitgangspunt geweest bij het
opstellen van dit stappenmodel. Digitale duurzaamheid roept voor veel mensen een beeld op van
“het voor de eeuwigheid bewaren van alle digitale informatie”. Dit is een onbereikbare en weinig
zinvolle doelstelling. De sleutel voor dit stappenmodel ligt dan ook in het verkleinen van het
probleemgebied. Door het verstandig kiezen van de juiste schaal voor de tijdshorizon, de
complexiteit van data, de functionaliteit en de betrouwbaarheid van voorzieningen ontstaat er zicht
an bij de rollen en taken die in een groter (regionaal of
landelijk) samenwerkingsverband zouden kunnen worden ondergebracht of die aan externe
leveranciers zouden kunnen worden uitbesteed. Het stappenmodel zelf heeft een sterk verwijzend
karakter naar eerder gepubliceerde instrumenten en methodieken. Voor een aantal gebieden wordt
hierbij ook nadrukkelijk aandacht voor verwijzingen naar generieke (IT) instrumenten en best
ractices.
tot digitale informatie.
op een oplosbaar probleemgebied. Als hulpmiddel voor het vormgeven van het stappenmodel wordt
een volwassenheidsmodel gebruikt dat is opgesteld door de Amerikaanse onderzoeker Charles M.
Dollar.
Naast het beschrijven van een inpasbaar stappenmodel op strategisch, tactisch en operationeel
niveau wordt er op diverse plaatsen stil gesta
p
Stapsgewijs naar duurzame toegang 30 Thesis MBI – april 2010
In de volgende hoofdstukken wordt het stappenmodel beschreven, hierbij is de volgende indeling
nalyse van het werkveld
12: deel C – duurzame toegang bieden
gehanteerd:
• Hoofdstuk 6: globaal overzicht van het kennisdomein
• Hoofdstuk 7: a
• Hoofdstuk 8: introductie van een volwassenheidsmodel van Dollar
• Opbouw van het stappenmodel:
o Hoofdstuk 9: kader en afbakening
o Hoofdstuk 10: deel A – het bepalen van de context en het mandaat
o Hoofdstuk 11: deel B – de digitale objecten veilig stellen
o Hoofdstuk
Stapsgewijs naar duurzame toegang 31 Thesis MBI – april 2010
6. Een kort overzicht van de bestaande instrumenten
dankbaar onderwerp voor onderzoek en publicaties.
Be tiekaders zijn in ruime mate te vinden. Maar
op komen? In dit
hoofdstuk uwsteen zal dienen voor
het
Het OAIS‐model vormt een centraal uitgangspunt bij de bespreking van het stappenmodel. Naast dit
OAIS‐model is er een grote hoeveelheid literatuur op het gebied van digitale duurzaamheid oftewel
“digital preservation” te vinden. Veel van dit materiaal is het resultaat van onderzoeksprojecten
uitgevoerd door samenwerkingsverbanden van nationale bibliotheken en universiteitsbibliotheken in
Europa, de VS en Australië.
Het is niet altijd helder wat de samenhang tussen de diverse instrumenten is en welke relevantie ze
hebben voor de verschillende sectoren; ook het ambitieniveau blijft vaak onduidelijk. Hieronder volgt
een beknopt overzicht van de belangrijkste instrumenten en richtlijnen die in de literatuur
beschreven zijn, onderverdeeld naar instrumenten gericht op beleidsontwikkeling, instrumenten
voor toetsingen en risicoinventarisatie, praktische richtlijnen en best practices.
Instrumenten voor beleidsontwikkeling
In de literatuur wordt veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van beleid voor het realiseren van
een zo geheten “Trusted Digital Repository”, een duurzame digitale bewaarplaats. Men benadert dit
als een topdown proces dat moet starten bij de ontwikkeling van beleidsrichtlijnen. Deze vormen de
basis voor de verdere inrichting van de organisatie en de uitvoering van de beheerprocessen in de
praktijk.
Een voorbeeld van een zeer compleet instrument voor beleidsformulering is de “Planning Tool for
Trusted Electronic Repositories – PLATTER” (DPE, 2008). Dit instrument is ontwikkeld door het project
Digital Preservation Europe (DPE) en heeft als doel te komen tot het formuleren van concrete,
meetbare doelstellingen voor het digitaal archief. Op basis hiervan worden de benodigde processen
en infrastructuur ingericht en kan men in een cyclisch proces toetsen of de doelstellingen bereikt
worden. PLATTER richt zich op het formuleren van beleid op in totaal negen verschillende terreinen.
Digitale duurzaamheid is een
leidsrichtlijnen, toetsingscriteria en referen
welke manier helpen zij de kleine erfgoedinstellingen om verder te
wordt een aantal instrumenten geselecteerd dat als bo
verder ontwikkelen van het stappenmodel.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 32 Thesis MBI – april 2010
Voor elk terrein biedt PLATTER een uitvoerige bespreking van de verschillende aspecten. Het is
daarmee een nuttig instrument om als checklist te gebruiken bij het ontwikkelen van beleid. Naast
van beleid voor
Study” (Beagrie,
e, Williams, & Wright, 2008), “Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities”
betreft hier vooral normen kaders die richtinggevend zijn voor het ontwikkelen van beleid. Zo is er
voor de overheid “De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” (e‐overheid, 2009), voor ruwe
ata heeft DANS het “Data Seal of Approval” (DANS, 2010) opgesteld. Voor de cultureel
erfgoed sector heeft DEN “de BASIS voor Duurzaamheid” (DEN, 2009b) geformuleerd.
eeld het bepalen van het mandaat (techniek, financiële middelen en
het businessmodel
valt buiten het kader van dit onderzoek; voor meer informatie hierover wordt verwezen naar een
s” (Peacock, Swatman & Lu, 2009).
k t streeft
PLATTER zijn er veel andere publicaties te vinden met richtlijnen voor het formuleren
duurzame toegang. Enkele voorbeelden daarvan zijn “Digital Preservation Policies
Sempl
(Research Libraries Group.;OCLC., 2002) “Digital Preservation Policy Framework” (McGovern, 2007).
Ook in Nederland zijn er instrumenten ontwikkeld voor het omgaan met digitale informatie. Het
onderzoeksd
DE BASIS is gebaseerd op de kwaliteitscyclus en onderscheidt achtereenvolgens de fasen van beleid
ontwikkelen, plannen maken, uitvoering en evaluatie. DE BASIS is opgesteld als globaal kader en
spitst zich toe op het inrichten van de (werk)processen van de organisatie en beleidsmatige
inbedding daarvan, bijvoorb
mensen).
Een ander belangrijk aspect bij de ontwikkeling van beleid voor digitale duurzaamheid is de
ontwikkeling van het businessmodel voor duurzame toegang. Het bieden van duurzame toegang tot
digitale informatie vraagt om structurele financiële middelen, maar om die te verkrijgen zou duidelijk
moeten worden wat de baten zijn. Het uitwerken van de vraagstukken rondom
recente publicatie van DEN en Kennisland “Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed” (de Niet,
Verwayen & van Kersen, 2009). Andere relevante bronnen zijn “Sustaining the digital investment”
(Lavoie & Blue Ribbon Task Force , 2008), het “LIFE‐project” (University College London & British
Library, 2010), “Espida Handbook” (Currall & McKinney, 2007), “Supporting SME Collecting
Organisation
Om te komen tot een praktische benadering voor de (kleine) erfgoedinstellingen bieden deze
instrumenten voor beleidsontwikkeling niet veel houvast. Veel van deze documentatie is van een
tamelijk abstract niveau. Vaak is het niet duidelij wat he uiteindelijke doel is dat men na en
welk ambitieniveau men hierbij kiest.
Een kleine organisatie met weinig kennis en middelen zal immers andere keuzes moeten en kunnen
maken dan een groot instituut met ruime budgetten en veel deskundigheid. De PLATTER tool wekt
Stapsgewijs naar duurzame toegang 33 Thesis MBI – april 2010
de indruk een schaalbaar model te zijn door vooraf een digitaal archief te karakteriseren op basis van
een aantal kenmerken zoals doel en functie, schaalgrootte, werkwijze en technische inrichting.
Helaas is er geen voorbeeld te vinden waar PLATTER wordt toegepast en ontbreekt de relatie tussen
deze karakterisering en de invulling van de beleidsmaatregelen zelf. Omdat PLATTER wel een volledig
en helder beeld schetst van alle aspecten die met duurzame toegang te maken hebben, biedt het
instrument wel de meeste aanknopingspunten als checklist voor het opstellen van beleid voor
(kleine) erfgoedinstellingen.
rs pas na
lange tijd werkelijk vast te stellen. Wanneer dan blijkt dat bepaalde zaken niet goed geregeld zijn, is
de kans groot dat er al onherstelbaar verlies is opgetreden. Om deze reden probeert men aan de
hand van toetsing van de huidige werkwijze voorspellingen te doen over het duurzame karakter
daarvan.
wordt gebaseerd op het beleid en de procedures zoals die in de diverse documenten zijn
vastgelegd. Daarmee is het complementair aan de instrumenten voor beleidsformulering die in de
vorige paragraaf beschreven zijn. Het belangrijkste instrument voor toetsing van het duurzame
karakter van een digitaal archief is de “Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and
Checklist – TRAC” (Center for Research Libraries & OCLC, 2007). Deze TRAC checklist is breed
geaccepteerd als toetsingskader voor duurzame digitale archieven. Op basis van de TRAC heeft het
Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) een concept toetsingskader voor de
beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie voor de Nederlandse archiefsector
opgesteld onder de naam “Eisen Duurzaam Digitaal Depot ‐ ED3” (LOPAI, 2008).
Seamus & Hofman, 2007). Basis voor deze toetsing
is het in kaart brengen van de risico’s van de huidige manier van opereren. DRAMBORA maakt op
basis van het gedocumenteerde beleid en procesbeschrijvingen de risico’s inzichtelijk die de huidige
manier van opereren met zich mee brengt.
inge relaties tussen de risico’s in beeld brengt, krijgen alle
risico’s dezelfde weging in termen van impact en waarschijnlijkheid. Hierdoor is een prioritering van
de risico’s niet eenvoudig te maken. Daarnaast ontbreekt ook nu de relatie met het ambitieniveau
van de organisatie; een risico heeft immers altijd een relatie met het doel dat men stelt. DRAMBORA
Instrumenten voor certificering en risico inventarisatie
Een ander belangrijk onderwerp in de literatuur over digitale duurzaamheid wordt gevormd door
toetsingsinstrumenten voor het kunnen bepalen van de mate waarin een duurzaam archief ook
daadwerkelijk duurzaam opereert. De betrouwbaarheid van een digitaal archief is imme
De toetsing
Een benadering vanuit een andere invalshoek is “Digital Repository Audit Method Based on Risk
Assessment – DRAMBORA” (McHugh, Ruusalepp,
Hoewel dit instrument wel de onderl
Stapsgewijs naar duurzame toegang 34 Thesis MBI – april 2010
geeft wel een zeer volledig overzicht van de risico’s waaraan een duurzaam archief blootgesteld kan
zijn; in totaal worden er 78 beschreven.
Naast de genoemde instrumenten zijn er meer ‘self‐assessments’ en andere toetsingsinstrumenten
te vinden, maar een verdere behandeling hiervan valt buiten de scope van deze uiteenzetting.
Hoewel een aantal van deze instrumenten nadrukkelijk bedoeld is om toegepast te worden op alle
types digitale archieven in alle sectoren, is door de opzet de praktische toepasbaarheid in het
algemeen beperkt tot organisaties die beschikken over goed gedocumenteerde beleidsplannen en
mogelijkheid om gradaties aan te
Best practices en praktische richtlijnen
Behalve deze breed ingestoken instrumenten bevat de literatuur ook een scala aan meer praktisch
georiënteerde richtlijnen en best practices. Veel van deze zijn geschreven van uit een specifieke
sector, achtergrond of focus op het probleemgebied, bijvoorbeeld de formaat‐problematiek, de
metadata‐structuren of het preserveringsbeleid. Er is veel documentatie van deze categorie te
vinden; een goed startpunt hiervoor is bijvoorbeeld het “Digital Preservation Handbook” (Jones,
• “Guidelines for the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003)
Dit document is in 2003 opgesteld door de Naltional Library of Australia in opdracht van UNESCO en
is getoetst door 175 experts uit 86 landen. Het doel van de Guidelines was om te komen tot een
uitgebreide checklist voor organisaties die het duurzaam ontsluiten van het digitale cultureel erfgoed
tot doel hebben. Dit document besteedt nadrukkelijk aandacht aan de bewustwording van de
noodzaak tot het duurzaam toegankelijk maken van het cultureel erfgoed en de verantwoording die
dit met zich mee brengt voor musea, bibliotheken en archieven.
secentrum DAVID in Antwerpen. Het stappenplan is
opgesteld op basis van de functionele eisen voor digitale archivering en de bijbehorende
maatregelen voor risicobeheer. Het stappenplan vindt hierbij een goed evenwicht tussen
theoretische onderbouwing en praktische uitvoerbaarheid. De doelstelling van het stappenplan is om
procedures. Verder ontbreekt ook bij deze instrumenten een
brengen in de te bereiken doelen en de daar aan gekoppelde minimumvereisten.
Beagrie & DPC, 2008). De onderstaande richtlijnen hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het
formuleren van het in dit document beschreven model:
• “Een digitaal archief in 10 stappen” (Boudrez, 2009a)
Dit document biedt een stappenplan voor het opzetten en het beheren van een betrouwbaar en
duurzaam digitaal archief. Het stappenplan is geschreven door Filip Boudrez, één van de
onderzoekers verbonden aan het Experti
zowel particulieren als kleine of middelgrote archiefbeherende instellingen richting te geven voor de
Stapsgewijs naar duurzame toegang 35 Thesis MBI – april 2010
realisatie van een digitaal archief. Hoewel het stappenplan laagdrempelig is ingestoken, ontbreekt
ook hier een duidelijke aanwijzing voor de volgorde waarin maatregelen moeten worden uitgewerkt.
Verder veronderstelt het stappenplan dat de instelling beschikt over een vrij hoog kennisniveau op
het gebied van software en metadatabeheer. Niettemin levert het stappenplan van Boudrez een
belangrijke bijdrage aan het model dat in het kader van dit onderzoek wordt ontwikkeld.
Tot zover deze korte impressie van de publicaties op het gebied van digitale duurzaamheid. De
bovenstaande documenten geven zeker een beeld van wat er op het gebied van beleid, inrichting en
uitvoering in organisaties zou moeten gebeuren, maar geven nog weinig concrete antwoorden op de
vraag welke maatregelen, en in welke volgorde, kleine en middelgrote erfgoedinstellingen in
me toegang tot hun digitale informatie beter te
Veel van de instrumenten en richtlijnen beschrijven een eindstadium of ideaal waarin alles op de
juiste manier geregeld is. Hoe de weg naar deze ideale wereld zou moeten lopen blijft echter
onderbelicht. Om deze route voor de kleine erfgoedinstellingen in Nederland nader in te kunnen
vullen is het nuttig om eerst na te gaan waar het startpunt ligt. Met dit doel voor ogen wordt in het
volgende deel op basis van diverse recente onderzoeken die in deze sector zijn uitgevoerd, een beeld
geschetst van de huidige stand van zaken in de cultureel erfgoedinstellingen.
Nederland moeten nemen om de duurza
waarborgen.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 36 Thesis MBI – april 2010
7. Een impressie van het werkveld
In de afgelopen jaren is er vrij veel onderzoek gedaan naar de praktijksituatie van de
ultureel erfgoedinstellingen. Het digitaliseren van de collectie blijkt hoog op de agenda te
n de collecties is ondergebracht bij musea, archieven, bibliotheken en historische
verenigingen. Deze collecties bevatten archiefmaterialen, tekstueel materiaal, beeldmateriaal,
p het digitaliseren van
beeldmateriaal en multimedia. Het onderzoek, met name uitgevoerd onder nationale instellingen en
koplopers, heeft geen specifieke aandacht besteed aan de digitale duurzaamheidproblematiek. Wel
concluderen de onderzoekers dat bij veel instellingen de planvorming en monitoring van de
digitaliseringsactiviteiten verbeterd kan worden: “Er wordt volop gedigitaliseerd, maar de
meerderheid van de instellingen is (nog) niet in staat harde cijfers te geven over de totstandkoming
van hun digitale collecties.”
Verder trekken de onderzoekers de conclusie dat ongeveer 4% van het totale budget van de
instellingen structureel aan het digitaliseren van de collectie wordt besteed. Voor de onderzochte
instellingen kwam dit neer op ongeveer 100.000 euro per jaar!
In de afgelopen jaren is een aantal onderzoeken uitgevoerd dat een scherper beeld schetst van de
huidige praktijk ten aanzien duurzame opslag van en toegang tot digitale objecten in de cultureel
erfgoedsector. Zo heeft de NCDD in 2009 een verkenning uitgevoerd naar de stand van zaken
rondom de toegang tot duurzame informatie in de Nederland.
De focus van dit onderzoek lag bij de sectoren wetenschap, overheid en cultuur. De resultaten van
deze verkenning zijn gepubliceerd onder de titel “Toekomst voor ons digitaal geheugen” (NCDD,
c
staan, maar men lijkt zich weinig bewust van de risico’s die de digitale materialen op
langere termijn lopen. Op basis van diverse, recente publicaties wordt in dit hoofdstuk een
beeld geschetst van de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie in Nederland.
In Nederland is er een grote verscheidenheid aan instellingen die erfgoedcollecties beheren; het
merendeel va
museale objecten en multimedia. Het digitaal beschikbaar stellen van selecties uit deze materialen
staat hoog op de agenda.
Uit een recente inventarisatie onder 119 instellingen in het kader van het kwantitatief onderzoek “De
Digitale Feiten” (DEN, 2009a) blijkt dat tot op heden nog maar een klein deel van de collecties
gedigitaliseerd is en dat men zich in de komende tijd vooral zal richten o
Stapsgewijs naar duurzame toegang 37 Thesis MBI – april 2010
2009). In de “Inputnotitie sector cultuur/erfgoed” (van Nispen, 2009) voor de NCDD‐verkenning
wordt de volgende conclusie getrokken: “Binnen de sector Cultuur/Erfgoed bestaat nog geen
gebied van duurzame toegankelijkheid…
Investering in beleid, kennis, duurzame opslag en technische oplossingen voor permanente
onnen onder
van
aken als volgt samen: “Digitale duurzaamheid staat vooralsnog in de kinderschoenen. Iedereen blijkt
amheidsproblematiek: “Onze collectie is vrijwel 100% geregistreerd,
Algemeen beeld van de erfgoedinstellingen
l, hun functie en hun mandaat ten
id ten aanzien van digitalisering.
• De digitale objecten en de metadata worden beheerd in omgevingen waar in beperkte mate
grootschalige operationele dienstverlening op het
toegankelijkheid is noodzakelijk”.
Ook andere br bevestigen dit beeld. Zo zijn voor dit zoek de verslagen doorgenomen van
de gesprekken die Digitaal Erfgoed Nederland met diverse instellingen voerde rondom het thema
duurzame toegang (DEN, 2008). Op de website bij de onderzoeksverslagen vat DEN de stand
z
inmiddels wel doordrongen van het belang. Slechts een beperkt aantal instellingen heeft inmiddels
een duurzaamheidsplan of ‐paragraaf opgesteld”.
Het onderzoek vroeg instellingen of zij beschikken over een informatieplan met daarin een
duurzaamheidsparagraaf. Het volgende citaat als antwoord op deze vraag illustreert het gebrek aan
bewustzijn van de duurza
beschreven en gedigitaliseerd, het is mosterd na de maaltijd om dan nog een informatieplan te
schrijven”. Andere bronnen bevestigen dit beeld.
In de informatieplannen van cultureel erfgoedinstellingen die zijn opgenomen in het ICT‐register
(DEN, 2010) richt men zich vooral op de toegang tot de digitale informatie en associeert men
duurzaamheid vooral met veilige opslag van de digitale objecten. Een andere bron, een verkenning
naar het beheer van de beeldcollecties van historische verenigingen – “Vroeger is van ons” (Lusenet,
2009) laat zien dat digitalisering van beeldcollecties massaal plaatsvindt maar dat het duurzaam
beheren en toegankelijk maken van het materiaal weinig aandacht krijgt.
Op grond van het voorgaande ontstaat het volgende beeld van duurzame toegang tot digitale
informatie in de kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen in Nederland:
• Veel instellingen hebben geen duidelijk beeld van hun ro
aanzien van het duurzaam beheren van digitale informatie en de verantwoordelijkheid die
daarmee gepaard gaat.
• Veel instellingen hebben geen specifiek beleid ontwikkeld voor duurzame toegang; in veel
gevallen komt men niet verder dan het formuleren van bele
sprake is van professioneel IT‐beheer.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 38 Thesis MBI – april 2010
• Het beheer van metadata richt zich vrijwel uitsluitend op de inhoud; het vastleggen van
metadata noodzakelijk voor duurzaam beheer zoals het registreren van gebruikte formaten,
herkomst‐ of referentie informatie of het vastleggen van een digitale “handtekening” bij de
objecten, krijgt weinig aandacht.
• De collectievorming van digitale materialen ligt in het algemeen in het verlengde van de
materiaal
problematiek van duurzame toegang. Op hetzelfde moment investeert men op grote schaal in het
digitaliseren van de collecties, in veel gevallen gebruikmakend van de diverse subsidieprogramma’s
voor digitalisering. Bij het uitvoeren van deze digitaliseringsprojecten ontbreekt het aan aandacht om
werkwijze voor de fysieke collectie; een duidelijk selectiebeleid voor digitale objecten of een visie
op born‐digital (=materiaal zonder fysieke bron) ontbreekt in het algemeen.
Uit het bovenstaande blijkt duidelijk dat veel instellingen niet goed raad weten met de complexe
de duurzaamheid van het resultaat te borgen. Dit ondanks pogingen van de overheid om dit via de
subsidievoorwaarden af te dwingen, zoals bij het subsidieprogramma “Digitaliseren met beleid”
(SenterNovem, 2009). In de volgende hoofdstukken wordt een stappenmodel beschreven dat
erfgoedinstellingen op weg kan helpen naar een duurzamere manier van omgaan met hun digitale
informatie.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 39 Thesis MBI – april 2010
8. Volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid
Om de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie op een hoger plan te brengen is
een geleidelijke aanpak nodig, stap voor stap werken aan een betere oplossing. Charles M.
Dollar vertaalde een ‘volwassenheidsmodel’ dat al jaren toegepast wordt in de IT naar het
ebied van digitale duurzaamheid. In dit hoofdstuk wordt de bruikbaarheid van dit
at de instelling te bieden heeft. Een deel van de erfgoedinstellingen is zich bewust van
e noodzaak en de complexiteit van de problematiek. Zij vestigen hun hoop op oplossingen op
gionaal of nationaal niveau omdat ze zich realiseren dat hun huidige capaciteiten te beperkt zijn.
Een nationale infrastructuur voor duurzame toegang is echter nog niet inzicht, ook al heeft de NCDD
die ambitie uitgesproken en zijn er interessante initiatieven gaande zoals de “Pilot gebruik Digitaal
Depot RHC’s‐Nationaal Archief” (Werkgroep Pilot Gebruik Digitaal Depot, 2010) of de pilot voor
lokaal en regionaal AV‐materiaal van Beeld en Geluid met de dienst ProArchive (Beeld en Geluid,
2009).
De grote instellingen zijn echter (nog) niet in staat om de cultureel erfgoedinstellingen voldoende
faciliteiten te bieden. De pilot van het Nationaal Archief stelt voorlopig beperkingen aan het type
instelling en het materiaal, de Koninklijke Bibliotheek houdt in ieder geval tot 2012 de deur van het
e‐Depot dicht voor extern materiaal. De prijsstelling van de diensten van Beeld en Geluid is van dien
aard dat in de praktijk de drempel voor veel kleinere instellingen te hoog is. De diensten van DANS
beperken zich in hoofdzaak tot onderzoeksinstellingen. Dit zijn allemaal logische keuzes van uit het
perspectief van deze instellingen, maar zij bieden daarmee geen oplossingen voor de kleinere
instellingen. Een nationale infrastructuur voor digitale duurzaamheid is dus voorlopig nog een
scenario dat ver in de toekomst ligt.
g
volwassenheidsmodel voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland beoordeeld.
Duurzame toegang tot digitale informatie blijkt voor veel erfgoedinstellingen een lastig onderwerp te
zijn. Er is een grote kloof waarneembaar tussen wat de theorie beoogt en de dagelijkse praktijk. De
gebruikelijke route van beleid opstellen, plannen maken en vervolgens uitvoeren lijkt een brug te ver
voor veel instellingen. Op hetzelfde moment speelt digitalisering een belangrijke rol in de strijd om
de aandacht van klant.
De digitale representatie van de fysieke collectie is een belangrijk speerpunt voor het zichtbaar
maken van w
d
re
Stapsgewijs naar duurzame toegang 40 Thesis MBI – april 2010
Ook de marktpartijen bieden momenteel nog weinig integrale oplossingen voor digitale
duurzaamheid. De initiatieven die er zijn, richten zich vooral op de grotere archieven zoals het
rchief Amsterdam,
2010). De dienstverlening van overige marktpartijen beperkt zich in het algemeen tot
mheid
oeten zien te vinden waarbij ze niet mogen vastlopen in onrealistische uitdagingen op financieel,
e binnen hun bereik liggen. Door de keuze van de doelen en de volgorde van
ntie van deze volwassenheidsmodellen is het inrichten van een cyclisch proces van
acht van de Delaware Division of Libraries een voorlopige versie
Stadsarchief Amsterdam in samenwerking met het bedrijf Data Matters (Stadsa
deeloplossingen zoals het aanbieden van diensten voor opslag of registratiesystemen voor het
beheer van de inhoudelijke metadata.
De kleine en middelgrote instellingen zullen zelf aan de slag moeten om de duurzame toegang tot
hun digitale informatie te borgen. Ze zullen een manier van omgaan met digitale duurzaa
m
technisch of organisatorisch vlak. De richtlijnen en toetsingcriteria, zoals in hoofdstuk 6 besproken,
zijn gericht op het nastreven van de ideale situatie.
Om tot een werkbare situatie voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen te komen is een
andere benadering nodig. Er is behoefte aan een groeimodel waarin de erfgoedinstellingen zelf de
doelen kunnen kiezen di
de stappen te baseren op de risico’s die men op dat moment loopt, kan er een groeipad ontstaan
naar volwassenheid in het bieden van duurzame toegang tot digitale informatie. Zeker wanneer dit
als een cyclisch proces wordt ingericht met kleine verbeterstappen, ontstaat een model waarmee
ook kleine instellingen mogelijk uit de voeten kunnen.
Een dergelijk groeimodel naar volwassenheid is een bekend model in de IT. Eén van de bekendste
voorbeelden hiervan is het Capability Maturity Model Integration – CMMI (SEI, 2010) waarvan de
basis ontwikkeld is in 1990 en dat zich richt op het professionaliseren van het ontwikkelproces van
software. Inmiddels bestaan er ook voor diverse anderen terreinen vergelijkbare modellen.
De esse
verbetering om zodoende een steeds hoger kwaliteitsniveau te bereiken, vergelijkbaar met andere
kwaliteitsmodellen als INK of de Demming‐cyclus. Afhankelijk van het niveau waarop men zich op dit
moment bevindt, worden processen geselecteerd voor verbetering. De niveaus zijn meestal
beschreven in een aantal (meestal vier of vijf) afgebakende stadia die een bepaald niveau van
volwassenheid aangeven. De meerwaarde van deze benadering is dat men in kleine stappen
probeert tot een procesverbetering te komen in plaats van in één keer het eind niveau proberen te
bereiken.
Ook voor digitale duurzaamheid is er een volwassenheidsmodel geformuleerd. In 2007 heeft Charles
M. Dollar in de context van een opdr
Stapsgewijs naar duurzame toegang 41 Thesis MBI – april 2010
van een volwassenheidsmodel gepubliceerd, het “Digital Preservation Capability Maturity Model”
(Dollar, 2007), gebaseerd op het gedachtegoed achter het CMMI‐model. Inmiddels is dit model
gereviseerd en in april 2010 zal aan de City of Toronto een aangepaste versie van dit model
gepresenteerd worden. De informatie di hieronder volgt is gebaseerd op deze, nog iet
gepubliceerde versie, die Dollar voor dit onderzoek ter beschikking gesteld heeft.
e n
Voor zijn volwassenheidsmodel heeft Dollar de theoretische kaders, die in hoofdstuk 6 besproken
zijn, samengevat in vijftien kernfactoren voor digitale duurzaamheid verdeeld over twee groepen. De
eerste groep bevat de elementen die samen de infrastructuur voor digitale duurzaamheid vormen en
de tweede groep bevat de processen die noodzakelijk zijn om een duurzame dienstverlening voor
opslag van en toegang tot digitale informatie te realiseren. Het onderstaande schema geeft de
samenhang van deze vijftien kernfactoren weer:
Figuur 3 ‐ Digital Preservation Infrastructure and Processes, Bron: Charles M. Dollar (Dollar, 2010)
Stapsgewijs naar duurzame toegang 42 Thesis MBI – april 2010
Voor elk van de processen en infrastructuurelementen worden in dit model vijf niveaus van
volwassenheid gedefinieerd naar analogie van het CMMI‐model. Op grond van de optelsom van de
score op elk van de componenten ontstaat er een totaalscore die aangeeft in welke
volwassenheidsfase de organisatie zich bevindt, Dollar beschrijft de volgende vijf stadia:
• Niveau 1: Nominal Digital Preservation Capability
Op dit niveau is er geen sprake van een systematisch programma voor digitale duurzaamheid of het
bestaat uitsluitend op papier. Op dit niveau loopt de meeste, zo niet alle digitale informatie een risico
om op lange termijn verloren te gaan.
ility
Activiteiten op het gebied van digitale duurzaamheid vinden ad‐hoc plaats op een ongestructureerde
en onvoorspelbare manier. Er is enig begrip van de digitale duurzaamheidsproblematiek, maar dit
blijft beperkt tot enkele mensen binnen de organisatie. Op dit niveau loopt veel digitale informatie
het risico om op lange termijn verloren te gaan.
• Niveau 3: Intermediate Digital Preservation Capability
Op dit niveau is er sprake van een infrastructuur voor digitale duurzaamheid en de bijbehorende
processen zijn aanwezig. Hiermee is de basis aanwezig voor het verder uitbouwen van het vermogen
voor het bieden van duurzame opslag van en toegang tot digitale informatie. Op dit niveau loopt een
klein deel van de digitale informatie een risico om op lange termijn verloren te gaan.
• Niveau 4: Advanced Digital Preservation Capability
De organisatie beschikt over een solide infrastructuur voor digitale duurzaamheid en de
bijbehorende processen zijn goed geborgd en gedocumenteerd. Hiermee heeft de organisatie een
grote capaciteit bereikt voor het realiseren van duurzame opslag en toegang tot digitale informatie.
Het risico op verlies op de lange termijn van digitale informatie is slechts in enkele gevallen aanwezig.
• Niveau 5: Optimal Digital Preservation Capability
Op dit niveau heeft de organisatie een zeer grote capaciteit bereikt om duurzame opslag van en
toegang tot digitale informatie te realiseren. Digitale duurzaamheid is onderdeel van de strategische
focus van de organisatie en men werkt continu aan de verbetering van de kwaliteit van de processen.
Verlies va
it volwassenheidsmodel lijkt een nuttig raamwerk te zijn voor het in beeld brengen van de manier
waarop een organisatie omgaat met digitale duurzaamheid. Het resultaat, onderverdeeld in vijftien
• Niveau 2: Minimal Digital Preservation Capab
n digitale informatie op de lange termijn is op dit niveau niet aan de orde.
D
Stapsgewijs naar duurzame toegang 43 Thesis MBI – april 2010
verschillende aspecten, levert inzicht in de capaciteit die een organisatie ontwikkeld heeft voor het
bieden van duurzame toegang tot digitale informatie. Door de verdeling naar vijf niveaus van
volwassenheid biedt dit instrumenten een gedifferentieerder aangrijpingspunt dan de eerder
besproken instrumenten.
rake zijn van
een situatie waarbij er structureel aandacht en zorg is voor de infrastructuur en processen voor
gitale duurzaamheid. In dit volwassenheidsmodel betekent dit dat de organisatie zich minimaal in
niveau 3 moet bevinden. Pas op dit niveau is er sprake van een beperkt risico voor verlies van digitale
informatie. De organisatie heeft in dat geval de duurzame toegang op een structurele manier
ingericht en kan dan ook de eerder besproken instrumenten gebruiken om verder uitbouwen naar
oinventarisatie op basis van DRAMBORA.
De definities van de lagere niveaus in dit model zijn nuttig om een plaats te bepalen in het
naar niveau 3 of hoger en niet zo zeer als een te bereiken doel op zich. Bijlage 4 geeft een
oren worden nagestreefd én de concrete
nodig is. Het
is echter niet werkbaar en realistisch.
vraagt
Om van duurzame toegang tot digitale informatie te kunnen spreken moet er echter sp
di
hogere niveaus, bijvoorbeeld door middel van een risic
groeiproces en om vervolgens op grond hiervan de doelen voor verbetering te kunnen definiëren. In
het kader van duurzame toegang moeten niveau 1 en 2 gezien worden als een tussenfase op weg
beschrijving van de doelen die met elk van de vijftien fact
maatregelen die voor niveau 3 gerealiseerd moeten zijn.
Op basis van het beeld uit de praktijkanalyse in de erfgoedinstellingen uit hoofdstuk 7 wordt de
inschatting gemaakt dat voor de doelgroep van dit onderzoek vrijwel geen van de aspecten zich
boven niveau 1 of 2 zal bevinden. Dit betekent dat er op veel terreinen verbetering
tegelijk formuleren van een groot aantal verbeterdoelen
Dit om een verdere verfijning van dit model. In het volgende hoofdstuk wordt dit verder
uitgewerkt door de vijftien aspecten uit het volwassenheidsmodel te ordenen naar urgentie en de
afname van het risico op verlies van digitale informatie.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 44 Thesis MBI – april 2010
9. Kaders van het stappenmodel
In de volgende hoofdstukken wordt een strategisch stappenmodel beschreven om de
e is
de
gema
en kennis opgebouwd moeten zijn om op
een goed gefundeerde wijze een besluit te nemen over de verdere ambities. Dit stappenmodel is
bedoeld als overbrugging naar een toekomstig scenario van een regionale of landelijke infrastructuur
voor digitale duurzaamheid, maar ook als de eerste opstap naar het realiseren van een eigen digitaal
instelling een start kan maken met het verbeteren van het inrichten en uitvoeren van de
beheerprocessen of het initiatief nemen om materiaal op andere wijze verantwoord onder te
brengen. Het terugbrengen van de complexiteit speelt hierin een belangrijke rol.
Voor het realiseren van een volledig betrouwbare oplossing voor duurzame toegang is het doorlopen
van alle stappen noodzakelijk en bijvoorkeur meerdere malen met voortschrijdend inzicht. Op die
manier ontstaat een proces van continue verbetering. Maar zelfs als niet het hele traject doorlopen
wordt, zal het uitwerken van elke stap in deze volgorde een vermindering van het risico op verlies
van digitale informatie op leveren.
erfgoedinst llingen op weg te helpen met het real eren van duurzame toegang tot hun
digitale informatie. De basis voor dit stappenmodel wordt gevormd door de vijftien factoren
uit het hiervoor beschreven volwassenheidsmodel. Deze worden in een logische volgorde
gegroepeerd zodat er een stappenmodel ontstaat waarbij elke stap het risico op verlies van
digitale informatie verder reduceert. Om de complexiteit van de uitdaging te reduceren
wordt er in dit hoofdstuk allereerst een afbakening van het soort materiaal en
tijdshorizon akt.
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt een strategisch stappenmodel beschreven dat instellingen op weg kan helpen
met het duurzamer opslaan en toegankelijk maken van hun digitale collecties. Na het doorlopen van
de stappen uit dit stappenmodel zou voldoende inzichten
archief.
Zoals gezegd kan de huidige beheerpraktijk bij de kleine en middelgrote instellingen leiden tot
ongewenst verlies van digitale informatie op langere termijn. Dit stappenmodel laat zien dat elke
Stapsgewijs naar duurzame toegang 45 Thesis MBI – april 2010
Afbakening van materiaal en tijdshorizon
Digitale duurzaamheid wordt pas een hanteerbaar concept wanneer we het kunnen terugbrengen
bij de eigen organisatie. In de “Guidelines for
the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003) opgesteld in opdracht van
UNESCO, worden vier verschillende assen beschreven waarlangs men de eigen ambitie kan
doelstelling hierbij is het bereiken van een zo hoog mogelijk niveau van
etrouwbaarheid en een zo volledig mogelijke functionaliteit conform de concepten beschreven in
het OAIS‐model.
Uitgaande van een situatie waarin er vrijwel geen voorzieningen voorhanden zijn zal relatief
specten van digitale data beschreven: de complexiteit, de mate
van specialisatie (voor het bewaren en het kunnen gebruiken), de gevoeligheid, de rechten, en
manier waarop het materiaal gemaakt is.
tot de juiste proportie – namelijk die proportie die past
aftekenen:
• het soort materiaal dat men veilig wil stellen,
• de tijd die men wil overbruggen,
• de functies die men wil realiseren,
• de betrouwbaarheid van de processen die men nastreeft.
De functionaliteit en de betrouwbaarheid van de processen vormen het uitgangspunt voor het
volwassenheidsmodel. De
b
Het stappenmodel richt zich op instellingen die een start willen maken met het duurzaam
toegankelijk houden van digitaal materiaal. Dit betekent dat het belangrijk is dat men zich bewust
wordt van wat duurzame toegankelijkheid precies betekent en met zich meebrengt. Om dit
inzichtelijk te maken is het nuttig om met een beperkte hoeveelheid, bijvoorkeur technisch relatief
eenvoudig materiaal uit de collectie alle stappen te doorlopen en het beheersregime vervolgens
geleidelijk uit te bouwen.
eenvoudig materiaal volop aanwezig zijn. Op deze manier wordt eerst het “laaghangende fruit”
aangepakt, maar is men tegelijkertijd toch al op weg naar een duurzamer beheer van de digitale
informatie. Door een verstandige afbakening naar het soort materiaal en de gekozen tijdshorizon
worden de juiste condities geschapen om een cyclisch proces van verbetering en opschaling op gang
te brengen, waarbij de doelen regelmatig worden bijgesteld.
Keuze van het materiaal
Digitaal (erfgoed)materiaal heeft een aantal verschillende kenmerken die de complexiteit van het
duurzaam toegankelijk maken bepalen. Om een inschatting van de complexiteit te maken is het
nuttig om kort stil te staan bij een aantal van deze kenmerken. In de literatuur, bijvoorbeeld PLATTER
(DPE, 2008), worden de volgende a
Stapsgewijs naar duurzame toegang 46 Thesis MBI – april 2010
Voor het inschatten van de risico’s is het relevant of het fysieke origineel nog beschikbaar is of niet.
In toenemende mate krijgen de erfgoedinstellingen ook te maken met materialen die het resultaat
zijn van een digitaal creatieproces, bijvoorbeeld de beelden van een digitale camera. Men gebruikt
hiervoor vaak de term “born‐digital” materiaal. Bijkomende problemen van dit “born‐digital”
materiaal zijn de vaak grote hoeveelheden waarin het beschikbaar komt waardoor nieuwe
over het creatieproces waardoor
in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere omstandigheden
sterke nadruk op het digitaliseren van het beeldmateriaal. Dit materiaal
Keuze van de tijdshorizon
dan het voor een periode van honderd
ee
en
In het algemeen is digitaal erfgoedmateriaal ontstaan als resultaat van het digitaliseren van een
fysieke origineel. In bijzondere gevallen is het fysieke origineel na digitaliseren niet meer
beschikbaar, in dit geval is er sprake van substitutiedigitalisering, bijvoorbeeld wanneer het origineel
door slechte staat de digitalisering niet overleeft.
selectiecriteria noodzakelijk zijn en het ontbreken van controle
essentiële data kan ontbreken of migratie naar andere formaten noodzakelijk is.
Een instelling die de eerste stappen zet op het gebied van duurzame opslag en toegang doet er
verstandig aan om zich in eerste instantie te richten op materiaal dat een eenvoudige digitale
representatie heeft,
spelen op het gebied van rechten of ethische normen.
Wanneer er digitaal materiaal aanwezig is zonder fysieke origineel dan is het verstandig om dit
materiaal een hoge prioriteit te geven zodra men overtuigd is van de kwaliteit en betrouwbaarheid
van de omslagomgeving. Kijkend naar de huidige en geplande digitaliseringsactiviteiten binnen de
cultureel erfgoed sector, zoals die bijvoorbeeld worden beschreven in het rapport De Digitale Feiten
(DEN, 2009a), dan ligt er een
past in het algemeen prima binnen deze eerste afbakening.
Een andere manier om de complexiteit te reduceren is het afbakenen van de tijdshorizon. Het
duurzaam toegang bieden tot digitale informatie is een uitdaging die van gedaante verandert
afhankelijk van de horizon die men kiest. Het bewaren van een digitaal bestand om het na een jaar
nog te kunnen gebruiken is een volstrekt andere uitdaging
jaar bruikbaar houden.
In dit stappenmodel kiezen we voor een tijdshorizon van ongeveer vijf jaar. Dat lijkt kort, maar n
langere termijn is nauwelijks te overzien, enerzijds doordat de technologie zich snel ontwikkelt, en
anderzijds omdat bijvoorbeeld de NCDD werkt aan landelijke en/of regionale infrastructuren voor de
langere termijn. Een periode van vijf jaar loopt ongeveer synchroon met de tijdsplanning van de
meeste beleidsplannen met de investeringscycli van IT‐infrastructuur componenten.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 47 Thesis MBI – april 2010
Door te kiezen voor een periode van vijf jaar zullen sommige aspecten van duurzame opslag en
toegang wellicht minder belicht worden, maar toch is het een bewuste keuze om op de korte termijn
de complexiteit te verminderen. Het uitgangspunt blijft immers het inrichten van een proces van
continue verbetering. Door een tijdshorizon van vijf jaar te kiezen en de doelen regelmatig te
evalueren en bij te stellen ontstaat er een voortschrijdend groeiproces richting duurzame toegang.
le informatie.
me ondersteuning in de markt te vinden.
De NCDD zou een rol kunnen spelen in het samenbrengen van de juiste partijen die dit verder vorm
tering mag dan ook beschouwd worden als een oproep aan de
In de volgende hoofdstukken worden de verschillende delen van het stappenmodel beschreven.
Deze stappen zijn niet uitputtend beschreven; ze zijn vooral bedoeld om een beeld te schetsen van
het doel dat in elke stap bereikt zou moeten worden. Bij het opstellen van dit stappenmodel is naast
De opbouw van het stappenmodel
Met deze afbakening in het achterhoofd wordt het tijd om de stappen te beschrijven die een
cultureelerfgoed organisatie zou moet zetten om te komen tot een duurzame borging van digitale
informatie. Dit stappenmodel bestaat uit drie delen; in het eerste deel staat het bepalen van de
ambitie van de organisatie centraal, het tweede deel gaat over het veiligstellen van de digitale
objecten en het derde deel richt zich op het duurzaam toegang bieden tot de digita
De organisatie moet zelf aan de slag met de problematiek van digitale duurzaamheid, ze moet
plannen maken en acties ondernemen. Maar andere organisaties kunnen aan dit proces een
belangrijke bijdrage leveren. Zo is een deel van de problematiek terug te brengen tot het
professionaliseren van de IT‐omgeving en hiervoor is rui
Een ander deel betreft toepassingen voor het beheren van de relevante metadata voor
duurzaamheid. De markt hiervoor is nog niet ver ontwikkeld; landelijke organisaties zoals DEN
zouden hierin een stimulerende en sturende rol in kunnen spelen. Verder betreft het ook het
reageren op technologische veranderingen. Het volgen hiervan is geen vanzelfsprekende taak voor
de kleine erfgoedinstelling, samenwerken in landelijke of globale netwerken ligt meer voor de hand.
zouden kunnen geven. Deze consta
koepelorganisaties en leveranciers van beheersystemen en IT‐diensten om hun meerwaarde voor de
kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen beter zichtbaar te maken.
het volwassenheidsmodel van Dollar, vooral geput uit PLATTER (DPE, 2008), “Guidelines for the
Preservation of Digital Heritage” (National Library of Australia, 2003) en het stappenplan van
Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009a). Voor vollediger informatie over de behandelde
onderwerpen verwijs ik dan ook nadrukkelijk naar deze documenten.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 48 Thesis MBI – april 2010
De toegevoegde waarde van het stappenmodel is het rangschikken van de stappen naar volgorde van
urgentie met als leidraad de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Dollar. Bijlage 5
geeft een overzicht van alle stappen en geeft hun relatie met de elementen van het
volwassenheidsmodel weer.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 49 Thesis MBI – april 2010
10. Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat
In dit eerste deel van het stappenmodel staat de bewustwording centraal van de rol die de
organisatie kan en wil spelen ten aanzien van duurzame toegang tot het digitale erfgoed.
Het accepteren van de verantwoordelijkheden hiervoor moet een bewuste strategische
keuze zijn. De organisatie moet over voldoende mandaat en draagvlak beschikken om een
rol te kunnen spelen en vervolgens haar rol ook actief uit te dragen binnen het netwerk.
Voordat de eerste stappen gezet kunnen worden naar een duurzamere toegang tot digitale
informatie, moet elke organisatie zich de vraag stellen welke rol ze in dit verband heeft. In dit deel
wordt stil gestaan bij het bepalen van de context; wat verwachten de omgeving, de producenten,
gebruikers en andere belanghebbenden van de organisatie? Vervolgens moet de context vertaald
worden in het accepteren, verwoorden en uitdragen van een verantwoordelijkheid voor het digitale
materiaal. In het volwassenheidsmodel zijn worden deze onderwerpen beschreven in de elementen
Designated Community, Collaborative Engagement en daarop volgend met Governance, Policy.
Deel A stap 1: de context bepalen
Voor dat men start met het inrichten van een programma voor duurzame toegang tot digitale
informatie is het verstandig om eerst een beeld te vormen van de mate waarin duurzame toegang
tot digitale informatie van belang is voor de organisatie. Een mogelijk startpunt is om na te gaan
welke rol digitale materialen bij de levering van de huidige producten en diensten leveren, wat de
herkomst van de materialen is en wie de beoogde gebruikers zijn. Maar ook gaat het om het
vaststellen waarom deze diensten worden aangeboden. Is deze activiteit verankerd in het beleid van
de organisatie of een toevallige ontwikkeling? Welke rol speelt digitale informatie in het huidige
collectiebeleid, welke digitaliseringsprojecten zijn er (geweest) en met welk doel?
Voorbeelden van andere vragen die nuttig kunnen zijn voor het nadenken over de context zijn:
• Wordt al het materiaal toegankelijk gemaakt of is er sprake van alleen maar archiveren?
• In welke mate is het productieproces te beïnvloeden, zijn er mogelijkheden voor het afdwingen
van formaten of standaarden?
• Speelt de digitale informatie ook een rol binnen de organisatie zelf of wordt het alleen maar aan
het publiek aangeboden?
Stapsgewijs naar duurzame toegang 50 Thesis MBI – april 2010
• Zijn er nog andere belanghebbenden, is er sprake van een (wettelijke) verplichting om het
materiaal te archiveren, en toegankelijk te maken?
ormatie te
realiseren of zou zij deze kunnen ontwikkelen? Heeft de organisatie serieuze ambities om dit te
doen?
et beantwoorden van deze vragen levert inzicht op in het belang dat de organisatie heeft bij het
de
itale duurzaamheid voor de handliggend. Diverse Europese
De mogelijkheden van samenwerking met andere organisaties of het uitbesteden van taken aan
externe partijen kunnen bijzonder waardevol zijn. Zeker voor de instellingen die tot de doelgroep van
en organisatie die zich committeert aan het duurzaam toegankelijk houden van digitaal materiaal
een
van een
e
urele middelen voor nodig, kennis en vaardigheden, en er moet
• Beschikt de organisatie over de capaciteiten om een duurzame toegang tot digitale inf
• Zijn er andere organisaties die hier al mee bezig zijn of dit eigenlijk zouden moeten doen? Zijn er
andere organisatie die het zouden kunnen doen of het graag willen doen?
• Is samenwerking voor bepaalde functies mogelijk of is er een mogelijkheid om het beheer aan
een andere organisatie uit te besteden?
H
duurzaam borgen van het digitale materiaal. Maar ook wie de beoogde gebruikers zijn van het
materiaal, nu en in de toekomst, is van essentieel belang om te kunnen bepalen welke toegang er
geboden moeten en welke metadata er bij het digitale object opgeslagen moeten worden. Verder
gaat het ook om het in beeld brengen van de producenten van het materiaal en vooral ook de relatie
die een organisatie daarmee heeft en de controle die men op het productieproces kan uitoefen.
Een ander belangrijk aspect van de context is de samenwerking binnen de organisatie en met andere
organisaties. Analoog aan de opkomst van “cloud computing” en “software as a service” lijkt ook
opkomst van netwerkfuncties voor dig
onderzoeksprojecten zijn al bezig met het ontwikkelen van instrumenten, zie bijvoorbeeld het artikel
van Sierman (Sierman, 2009).
dit stappenmodel horen is het aan te bevelen om zeer kritisch te kijken naar wat met men zelf
organiseert en wat met behulp van externe deskundigheid gerealiseerd kan worden.
Deel A stap 2: mandaat en draagvlak
E
zal een reeks nieuwe taken en processen moeten inrichten. De organisatie neemt hiermee
belangrijke verantwoording op zich. Ze verplicht zich tot het inrichten en onderhouden
faciliteit die garanties kan bieden voor het duurzaam opslaan en toegankelijk houden van d
informatieobjecten. Daar zijn struct
geïnvesteerd worden in het ontwikkelen van vertrouwen en geloofwaardigheid bij de producenten
en de gebruikers.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 51 Thesis MBI – april 2010
Het is essentieel dat de organisatie hiervoor voldoende mandaat en draagvlak krijgt va
belanghebbenden, de interne organisatie, de finan
n alle
ciers, de leveranciers van informatie, de
r
enwerkingspartner te zoeken die daartoe wel in staat is. Een dergelijke samenwerking
voor de duurzame borging van het materiaal en toch
blijven doorgaan met de productie van digitaal materiaal is onverstandig, tenzij de organisatie er
Het is belangrijk om daarbij de gekozen afbakening van tijd en materiaalsoort in gedachte te houden.
gebruikers van de informatie en collega instellingen. Als dit mandaat en draagvlak niet voldoende
aanwezig, is wordt het realiseren van de ambitie een lastige opgave. In dat geval is het verstandige
om een sam
kan verschillende vormen krijgen variërend van het volledig overdragen van het materiaal tot het
gezamenlijk realiseren van bepaalde functies.
Het niet nemen van de verantwoordelijkheid
bewust voor kiest om maar een korte periode over het digitale materiaal te willen beschikken. Welke
beslissing er ook genomen wordt, het zal voor alle belanghebbenden duidelijk moeten zijn welke rol
de organisatie speelt in het borgen van de duurzame toegang tot de digitale informatie.
De afbakening, de context en de strategische keuzes die men maakt, moeten worden vastgelegd in
een beleidsplan voor digitale duurzaamheid. Een dergelijk plan bevat de informatie over de manier
waarop een stabiele omgeving gecreëerd kan worden op financieel, organisatorisch en technologisch
gebied, een omgeving die erop gericht is om de beoogde gebruikers op begrijpelijke en betrouwbare
wijze duurzame toegang tot de digitale erfgoedinformatie te bieden. PLATTER (DPE, 2008) biedt
goede aanknopingspunten voor het verder concretiseren van een dergelijk beleidsplan.
Voor een verdere bespreking verwijs ik naar bijvoorbeeld “UNESCO Guidelines for the preservation of
digital heritage” (National Library of Australia, 2003) en “Safeguarding Collections at the Dawn of the
21st Century” (Meyer, 2009)
Stapsgewijs naar duurzame toegang 52 Thesis MBI – april 2010
11. Deel B: De digitale objecten veilig stellen
De kern van duurzame toegang is het voor langere tijd kunnen beschikken over het digitale
object. In dit deel staat dan ook het fysiek opslaan en bruikbaar houden van het digitaal
bject centraal. Op basis van een bewust gekozen bewaarstrategie wordt de benodigde
van opslag
p offline media als externe harde schijven, dvd’s en cd’s zonder enige vorm van periodieke controle
ijk interactie
f software. Deze doelstellingen zijn ook terug te vinden in het volwassenheidsmodel.
• stap 1: Het ontwikkelen van een strategie voor duurzame toegang, in deze fase met name gericht
op het bewaren van het digitaal object (Strategy).
• stap 2: Het inzichtelijk maken van het aanwezige en te verwachten digitale materiaal dat
opgenomen moet worden in het archief (Digital Records Survey).
• stap 3: Het inrichten van een opslagomgeving (Storage Management).
• stap 4: Het inrichten van een proces dat zorg draagt voor het op een verantwoorde wijze
opnemen van digitale materialen (Ingest).
• stap 5: Het inrichten van de processen voor beveiligen, monitoren en vervangen van de
opslagomgeving (Digital Records Security, Planned Device & Media Renewal, Technical Expertise).
o
opslagomgeving bepaald en worden de processen voor het verantwoord beheren
ingeregeld.
Uit de werkveld onderzoeken besproken in hoofdstuk 7 komt duidelijk naar voren dat de opslag van
digitale informatie op dit moment bij veel instellingen een groot risico vormt. Er is sprake
o
van de informatie op deze dragers. Het veiligstellen van de aanwezige digitale objecten is dan ook
het eerstvolgende deel van het stappenmodel.
Het doel bij dit deel is om het verlies van data te voorkomen door de data in een veilige omgeving op
te slaan waar ze beschermd zijn tegen bedreigingen als veroudering, slijtage, technologische of
inhoudelijke veranderingen, technisch falen van systemen, rampen, schade door mensel
o
De relevante elementen uit het volwassenheidsmodel zijn zodanig geordend dat er een logische
opbouw ontstaat. Het gaat hier om de het inrichten en uitwerken van de volgende infrastructuur
componenten en processen:
Stapsgewijs naar duurzame toegang 53 Thesis MBI – april 2010
Deel B stap 1: eisen voor veilige opslag
Deel A eindigde met het formuleren van een beleid voor duurzame toegang tot digitale informatie in
tegie, een aanpak om de
duurzame toegang te realiseren. Het volwassenheidsmodel van Dollar stelt dat het gaat om het
implementeren van maatregelen die de digitale gegevens beveiligt tegen bedreigingen door
rdt het veilig stellen behandeld. In deel C komt de migratie van formaten aan de orde.
et gaat hier dus om het definiëren van de maatregelen die nodig zijn voor het beschikbaar krijgen
lgende doelen:
definieer concreet om welk materiaal het gaat en in welke hoeveelheden het gaat,
chten materialen:
ondersteunende systemen en software,
gistreert.
e integriteit en de beveiliging van de opgeslagen data
hoofdlijnen. Dit deel start met het vertalen van dit beleid naar een stra
veroudering (van technologie en opslag media) en die de integriteit van het object beschermt. Deze
maatregelen komen neer op het levend houden van de digitale data door ze tijdig te verhuizen naar
nieuwe dragers en het tijdig migreren van de bestanden naar duurzamere (open) formaten.
In dit deel wo
H
van het materiaal, het opslaan in het archief en het beschermen tegen alle denkbare bedreigingen.
Wanneer we kijken naar de eisen voor veilige opslag, beschrijft PLATTER de doelen die nagestreefd
moeten worden; concreet gaat het hierbij om de acquisitie van het materiaal en het inrichten van de
technische infrastructuur.
PLATTER beschrijft in het “Acquistion Plan” de vo
•
• stel in samenspraak met de leveranciers de voorwaarden voor opname vast,
• evalueer periodiek de relevantie van alle gemaakte afspraken,
• ga na op welke manier men daadwerkelijk de beschikking krijgt over materiaal,
• maak het opname proces meetbaar.
In het “Technical Plan” beschrijft PLATTER de volgende doelen:
A. De IT‐infrastructuur moet correct gedimensioneerd worden voor de opslag, de verwerking en het
transport van de te verwa
• de hardware, software en het netwerk moeten de te verwachten belasting aankunnen,
• de infrastructuur moet gebaseerd zijn op goede
• er moet een proces zijn dat de migratie initieert van hardware‐ en softwarecomponenten die
niet langer ondersteund (zullen) worden,
• er moet een proces zijn dat alle wijzigingen in de IT‐infrastructuur re
B. De IT‐infrastructuur moet in staat zijn om d
te garanderen door deze te beschermen tegen toegang door ongeautoriseerde gebruikers, tegen
verlies door gebeurtenissen van buiten of binnen de organisatie (natuurrampen of virussen).
Stapsgewijs naar duurzame toegang 54 Thesis MBI – april 2010
C. Er moet sprake zijn van een gegarandeerde dienstverlening aan de gebruikers, met de volgende
Nederland, 2006). De eisen voor de technische infrastructuur en de
eigen situatie. Daarvoor is het nodig
t materiaal. Van elk bestand moet
t en de grootte
ok in de vervolgstappen een belangrijke rol. Als hulpmiddel
hierbij zijn diverse registratie en extractietools beschikbaar, waarvan er een aantal genoemd worden
in het stappenplan van het Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b). Uiteindelijk levert de
n entarisatie een beeld op van het te bewaren materiaal.
van
uit
e drager waarop het materiaal staat, de schade die
ieke originelen
(om zo nodig opnieuw te kunnen digitaliseren), en de courantheid van het gebruikte
randvoorwaarden:
• de dienstverlening moet aansluiten bij de veranderende behoefte van de gebruikers, dit kan
betekenen dat bestaande diensten uitgefaseerd moeten worden en nieuwe diensten
ontwikkeld moeten worden,
• de informatie over gebruikers is alleen met de juiste autorisaties toegankelijk,
• voorkom onderbreking van de dienstverlening door enkelvoudig falen (zorg voor
redundantie),
• voorkom onderbreking van de dienstverlening door externe verstoring (zorg voor uitwijk,
back‐up).
Een groot deel van bovenstaande eisen zijn algemene eisen voor het leveren van een professionele
IT‐dienst, het ligt voor de hand om de kwaliteitssystemen toe te passen die voor IT‐beheer
ontwikkeld zijn, zoals IT Service CMM (Niessink & Clerc, 2010) of de breed ondersteunde ITIL‐
methodiek (Bon & ITSMF
beheersprocessen moeten nu concreet gemaakt worden voor de
om eerst een inventarisatie te maken van het aanwezige en te verwachten materiaal.
Deel B stap 2 : inventariseren
De volgende stap gaat over het nauwkeurig in beeld krijgen van he
in ieder geval het type drager, de locatie, het identificatienummer, het formaa
bepaald worden. Deze gegevens spelen o
i v
Zoals bij de afbakening besproken is, is het verstandig om te beginnen met een selectie
eenvoudig materiaal. Het is wel belangrijk om bij de inventarisatie na te gaan welk materiaal van
het perspectief van duurzaamheid prioriteit zou moeten krijgen. Om te bepalen welk materiaal
kwetsbaar is, kan er gekeken worden naar het typ
eventueel verlies de organisatie toebrengt, het al dan niet beschikbaar zijn van de fys
bestandsformaat. Het kan verstandig zijn om een expert in te schakelen om hier een deskundig
advies over te geven.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 55 Thesis MBI – april 2010
Deel B stap 3: inrichten van een opslag omgeving
De opslagomgeving neemt een centrale plaats in bij het duurzaam beheren van digitaal materiaal.
In veel
sprake van het gebruik van offline opslag op harde schijven of
regelmatig
worden, is alleen offline opslag sterk af te raden. Bij opslag op externe harde
ntroles makkelijk uitgevoerd kunnen worden. Bij het gebruik van offline opslag
omvang
tijdshorizon; vijf
dat de
manier om objecten hierop te controleren is door periodiek alle
forse investeringen. Wanneer men niet
voor bre eid
me van digitale materialen
De volgende stap is het daadwerkelijk opnemen van het materiaal in het archief. Voordat het
materiaal definitief opgenomen kan worden moeten er eerst een aantal controles uitgevoerd
Het volwassenheidsmodel stelt voor niveau 3 de eis dat de digitale objecten in minimaal twee online
kopieën op verschillende locaties aanwezig zijn en een offline kopie op een derde locatie is.
erfgoedinstellingen is er echter nog
zelfs dvd’s of cd’s.
Omdat het duurzaam toegankelijk houden een continu proces is waarbij de objecten
gecontroleerd moeten
schijven is het al een optie om deze in ieder geval met een systeem te verbinden zodat
(automatische) co
oplossingen zullen er handmatige procedures ingericht moeten worden die periodieke controle van
alle bestanden mogelijk maken.
Bij de keuze van een opslagsysteem vormen allereerst de en verwachte groei belangrijke
parameters. Houd hierbij rekening met de gekozen een afschrijvingstermijn van circa
jaar is voor dit type apparatuur realistisch. Bij de keuze van het systeem zijn de redundantie en
flexibiliteit belangrijke factoren. Om duurzame toegang te waarborgen is het essentieel
gegevens onveranderd blijven. Een
objecten met een eerder gemaakte digitale handtekening te vergelijken. Opslagsystemen die
dergelijke functies volledig geïntegreerd en geautomatiseerd aanbieden zijn in ontwikkeling (Factor
e.a., 2009), (Gladney, 2007). Wanneer een automatische controle niet tot de mogelijkheden behoort
zal een handmatige procedure ingericht moeten worden, zie hiervoor ook stap 5 en deel C.
Het inrichten van een opslagomgeving is een cruciaal onderdeel van het realiseren van duurzame
toegang tot digitale informatie en gaat vaak gepaard met
over voldoende technische expertise beschikt, is het raadzaam om een externe deskundige een
advies uit te laten brengen en/of de mogelijkheden te onderzoeken om de objecten extern onder te
brengen. Let hier bij vooral op de garanties en de randvoorwaarden die van toepassing zijn.
Een belangrijk aandachtspunt bij de keuze van de opslag‐ en beheersystemen is de interoperabiliteit
zodat afhankelijkheid van specifieke software, hardware of leveranciers voorkomen wordt.
Daarnaast is dit ook van belang een de toegankelijkh van het materiaal.
Deel B stap 4: opna
Stapsgewijs naar duurzame toegang 56 Thesis MBI – april 2010
worden. In het stappenplan van het Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) worden de volgende
digitale objecten vrij zijn van specifieke reconstructieschakels zoals encryptie en
van nwezig
het digitale archief of de representaties voldoen aan het
voorgeschreven formaatprofiel
en
Verder is het verstandig om een extra proces in te richten dat bijvoorkeur automatisch en zo vaak
objecten vereist
technische omgevingen. Wanneer die niet
controles geadviseerd:
• controleer bij opname in het digitale archief of de digitale documenten niet corrupt of
beschadigd zijn en wel kunnen worden geopend
• controleer de digitale objecten op virussen alvorens ze in het digitale archief op te nemen
• controleer of de
wachtwoorden
• controleer bij opname in het digitale archief of de vereiste softwareondersteuning voor het
leesbaar maken de documenten aa is
• controleer bij opname in het digitale archief of de technische metadata over het
bestandsformaat aanwezig zijn
• controleer bij opname in
Deel B stap 5: beheer van de opslag omgeving
In essentie is de opslagomgeving een IT‐omgeving die beheerd moet worden conform de gangbare
praktijk van het IT‐beheer. Het gaat hierbij om het onderhouden van het systeem het garanderen
van een van te voren bepaald niveau van dienstverlening. Naast het bieden van operationele
ondersteuning aan de gebruiker zijn er processen nodig die zorgen voor de beveiliging,
beschikbaarheid en tijdige vervanging van het systeem. Deze zaken vallen onder het standaard
beheer van IT‐omgevingen zoals dit bijvoorbeeld beschreven in ITIL (Bon & ITSMF Nederland, 2006).
mogelijk een aantal specifieke controles uitvoert. Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) noemt
onder andere de volgende controles:
• controleer of alle digitale objecten nog aanwezig zijn
• controleer of de bitintegriteit van de digitale objecten in orde is
• controleer of alle documenten geopend kunnen worden
• controleer of de kwaliteit en de performance van het opslagsysteem nog intact zijn
• controleer of de digitale objecten virusvrij zijn
Het onderhouden van een betrouwbare technische infrastructuur voor digitale
grondige kennis en ervaring met het beheren van
voorhanden is of ontwikkeld kan worden binnen de eigen organisatie is het raadzaam om
alternatieve oplossingen te zoeken. Eén mogelijkheid is het uitbesteden van deze taken aan een
Stapsgewijs naar duurzame toegang 57 Thesis MBI – april 2010
leverancier van IT‐diensten of aan een samenwerkingspartner. Het is dan het uiteraard belangrijk om
zelf de dienstverlening scherp te definiëren en veel aandacht te besteden aan het monitoren en
evalueren – daar moet in ieder geval de nodige expertise voor ontwikkeld worden.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 58 Thesis MBI – april 2010
12. Deel C: Duurzaam toegang bieden
Met dit laatste deel van het stappenmodel komen we bij essentie, het duurzaam toegang
bieden tot de digitale informatie. Dit deel bestaat uit drie stappen; het formuleren van
beleid voor duurzame toegang, het beheren van de metadata, en voortdurend aanpassen
aan veranderingen in de omgeving. Zoals zal blijken vormen deze stappen de meest
complexe uitdagingen. Duurzame toegang is nog een jonge tak van sport waarvoor kanten
klare oplossingen ontbreken. Toch bieden de volgende stappen voldoende
aanknopingspunten om aan de slag te gaan.
Het uiteindelijke doel van alle voorgaande stappen is om de beoogde gebruikers langdurig toegang te
bieden tot digitale informatie. De gebruiker moet eenvoudig over de voor hem relevante informatie
kunnen beschikken en er op kunnen vertrouwen dat de informatie betrouwbaar is. In dit proces
spelen de metadata over het digitale object een cruciale rol; die is nodig om het object te kunnen
vinden, toegang te kunnen verkrijgen, het object betekenis te kunnen geven en de authenticiteit te
kunnen bepalen. Maar met het zorgen voor een veilige opslag en het toekennen van metadata zijn
we er nog niet. Zowel de gebruiker als diens omgeving veranderen in de loop van de tijd. Om de
duurzame toegang te borgen is er ook een proces nodig dat voortdurend de veranderingen in de
omgeving registreert en daaruit opmaakt of de digitale objecten of de systemen aangepast moeten
worden.
In dit deel van het stappenmodel worden bovenstaande onderwerpen uitgewerkt aan de hand van
de ordening van de relevante elementen uit het volwassenheidsmodel. De opbouw ziet er als volgt
uit:
• stap 1: beschrijven van de doelen voor duurzame toegang (Designated Community, Access,
Strategy)
• stap 2: metadata beheer (Metadata, Integrity en Security)
• stap 3: de veranderende omgeving (Open Source Software and Open Standard Formats)
Stapsgewijs naar duurzame toegang 59 Thesis MBI – april 2010
Deel C – stap 1: duurzame toegang
Niet de opslag zelf maar het bieden van toegang tot de digitale informatie is het uiteindelijke doel
planmatig vast te leggen op welke
manier de gebruikers informatie moeten kunnen vinden en gebruiken, welke vorm van ‘ontsluiting’
het meest geschikt is voor de beoogde doelgroep, en welke maatregelen er nodig zijn om de
r in steeds t
ven. Bronnen die dit soort gebruik niet kunnen
ndersteunen blijven snel ongebruikt.
en, tags, taxonomieën en het opnemen van verwijzingen naar de context van het object
uiten het archief. Een uitvoerige behandeling hiervan valt buiten de scope van dit document.
zame relatie tussen het object en de metadata; daarnaast moet de authenticiteit van het object
inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Ten slotte moet de toegang tot het object te
e opname in het archief gemaakt zijn.
Door het veilig opslaan van het object en het vastleggen van de relevante metadata bij het object,
zijn al flinke stappen op weg naar duurzame toegang gezet. Wat nu nog moet gebeuren is het
inrichten van een proces dat de veranderingen in de technologie, in de productieprocessen van de
van een duurzaam archief. De eerste stap in dit deel is bedoeld om
duurzaamheid te waarborgen.
Allereerst is hiervoor een helder beeld van de doelgroep nodig. Het is welbekend en een belangrijk
gegeven dat gebruikers steeds minder geneigd zijn om op specifieke plaatsen te gaan zoeken; ze
verwachten dat informatie beschikbaar is op die plaatsen waar ze het vaakst komen, zoals Google.
Tegelijkertijd is er een t end te signaleren dat formatie vaker hergebruikt word om nieuwe
informatiediensten (‘mash‐ups’) mee vorm te ge
o
Van uit het perspectief van de gebruiker is het daarom sterk aan te bevelen om de informatie aan te
bieden op basis van open standaarden, eenvoudig doorzoekbaar en met zo weinig mogelijk
drempels. Dollar geeft als voorbeeld voor de doelen voor toegang voor niveau 3 van het
volwassenheidsmodel het aanbieden van de informatie in gangbare formaten als ASCII, PDF of TIFF.
Welke beschrijvende metadata toegevoegd moeten worden aan het opgeslagen object om het
raadplegen mogelijk te maken is afhankelijk van de aard van het object en het gebruiksdoel. Het gaat
hierbij om beschrijvende metadata zoals een bibliografische beschrijving, een archiefbeschrijving of
een beschrijving van een kunstobject, maar ook om ontsluitingsmechanismen door toekenning van
trefwoord
b
Voor het waarborgen van duurzame toegang tot de digitale informatie moeten er nog meer
metadata aan het object worden toegevoegd. In de eerste plaats moet er sprake zijn van een
duur
gewaarborgd worden. Daarvoor moet de onveranderbaarheid (‘fixity’), de oorsprong en de historie
van het object
allen tijde in overeenstemming zijn met de afspraken die bij d
Voor elk object zal duidelijk moeten zijn wie onder welke voorwaarden toegang krijgt.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 60 Thesis MBI – april 2010
producenten of in de context van de gebruikers registreert en opgrond daarvan aanpassingen
Open standaarden zijn leverancier‐ en applicatieonafhankelijk en bieden de beste overlevingskansen.
Open source software heeft daarbij als groot voordeel dat de gebruikte formaten en protocollen via
Bovenstaande onderwerpen moeten verder worden uitgewerkt in een plan voor duurzame toegang
De gangbare software die gebruikt wordt voor collectiebeheer in bibliotheken, musea en archieven
voor kleinere
instellingen niet eenvoudig te realiseren omdat er veel kennis van technologie en metadatabeheer
voor nodig is.
voorstelt. Het meest voor de hand liggende probleem dat hierbij kan optreden is het in onbruik raken
van bestandsformaten. De beste strategie die men kan kiezen is ook hier het zoveel mogelijk
toepassen van open standaarden en open source software.
de broncode ook direct gedocumenteerd zijn. Voor de overdracht aan toekomstig beheerders van
het archief, maar ook voor het inzicht geven in de ontstaansgeschiedenis van het digitale object, is
het zo goed mogelijk documenteren van het archief erg belangrijk. Denk hierbij aan het
documenteren van het archiveringsbeleid, de keuzes van systemen en formaten maar ook de
werkprocessen, procedures en databasemodellen enzovoorts.
dat als leidraad dient bij het verder concretiseren zoals dit in de volgende stappen wordt beschreven.
Zie voor een verdere uitwerking van bovenstaande doelstellingen in concrete beleidsdoelen onder
meer het “Access Plan” en het “Data Plan”, “Preservation Plan” van PLATTER (DPE, 2008) en het
stappenplan van Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009a).
Deel C stap 2: beheer van metadata
Het herziene OAIS‐model (CCSDS, 2009) onderscheidt vijf verschillende soorten metadata die een rol
spelen bij duurzame opslag en toegang: referentie, context, onveranderbaarheid (‘fixity’), herkomst
(‘provenance’) en toegang (‘access’). Het beheren en koppelen van deze informatie aan het object is
een van de grote uitdagingen voor duurzaam beheer.
heeft in het algemeen nog weinig functionaliteit voor het beheren van de specifieke metadata voor
digitale duurzaamheid. Binnen grote instellingen als nationale archieven en bibliotheken en
universiteiten zijn in de afgelopen jaren dergelijke systemen ontwikkeld, maar deze zijn vooralsnog te
complex om in kleinere instellingen toe te passen. Vaak zijn ze daarbij sterk ontwikkeld voor opslag
en archivering en is de functionaliteit voor het bieden van toegang nog beperkt. Sommige
instellingen, zoals het stadsarchief Antwerpen, kiezen ervoor om een systeem in eigen beheer te
ontwikkelen zodat dit maximaal toegespitst is op de eigen omgeving. Dit is echter
Stapsgewijs naar duurzame toegang 61 Thesis MBI – april 2010
In de markt verschijnen langzamerhand meer commerciële aanbieders die kant‐en‐klare systemen
kunnen leveren, maar in hoeverre deze oplossingen ook schaalbaar zijn naar kleine en middelgrote
instellingen is op dit moment nog niet duidelijk.
Dit betekent dat er naast aanwezige beheersystemen voor het collectiebeheer aparte administraties
A. Referentiemetadata
n; deze duurzame adressering wordt
vaak aangeduid met ‘persistent identifier’. Tot op heden is er nog geen unanieme opvatting over welk
systeem het beste gebruikt kan worden voor duurzame adressering. Er zijn verschillende
methodieken in omloop, de bekendste zijn “Persistent URL (PURL)”, “Digital Object Identifier (DOI)”
en “the Handle System”.
nog geen overeenstemming voor het
gebruik van één van deze systemen. In het kader van CATCH‐plus project is er in 2009 een
interessante analyse gemaakt van de huidige stand van zaken en de mogelijke routes om tot een
eenduidiger situatie voor het digitaal erfgoed te komen (Brugman, 2009).
rijvende metadata. In termen van het OAIS‐
model worden deze beide voorgesteld als elementen van één informatiepakket. De huidige
commerciële collectiebeheersystemen voorzien nog niet in een dergelijke ondeelbare koppeling. Het
stadsarchief Antwerpen ontwikkelde om die reden een eigen systeem waarbij zowel de metadata als
het digitaal object in één XML bestand zijn ondergebracht.
metadata binnen de referentiemetadata, dus de bekende bibliografische
beschrijving, de objectbeschrijving of de archiefbeschrijving. Op deze materie ga ik niet dieper in
omdat die voor alle instellingen als een bekend proces verondersteld wordt.
nodig zijn voor het borgen van de band tussen metadata en object, voor het opslaan en controleren
van digitale handtekeningen (‘checksums’) en het registreren van de herkomst en wijzigingshistorie.
Hieronder worden de belangrijkste kenmerken van de verschillende soorten metadata besproken:
In de terminologie van het OAIS‐model zorgen deze metadata voor duurzame adressering van het
archiefpakket zodat verwijzingen voor een lange tijd geldig blijve
Er is op dit moment in Nederland voor het digitaal erfgoed
Een tweede probleem dat zich voordoet rondom identificatie is het realiseren van een duurzame
verbinding tussen het digitale object zelf en de besch
De kleine en middelgrote erfgoedinstellingen doen er verstandig aan om in ieder geval een heldere
systematiek te kiezen die goed te onderhouden is en die de uniciteit binnen de eigen omgeving
garandeert. In afwachting van verdere ontwikkelingen in de komende jaren is het raadzaam om met
periodieke controles de vindbaarheid te bewaken van zowel de metadata als de objecten en van de
onderlinge relaties daartussen. Tenslotte valt, in de definitie van het OAIS‐model, ook de
‘beschrijvende’
Stapsgewijs naar duurzame toegang 62 Thesis MBI – april 2010
B. Metadata ten behoeve van authenticiteit
Digitale informatie is kwetsbaar en eenvoudig te manipuleren. De authenticiteit van het digitale
object is daarom een belangrijk aandachtspunt, óók voor instellingen die hier in de fysieke wereld
niet veel aandacht aan hoefden te besteden. Een ludiek voorbeeld van hoe gemakkelijk digitale
informatie gemanipuleerd kan worden is de internethype rondom de valse claim van Sarkozy dat hij
bij de val van de muur in Berlijn aanwezig was geweest. Dit leidde tot een vermakelijke reeks van
ingen (Rocketboom, 2009). Juist door de enorme stortvloed aan
informatiebronnen die slecht geverifieerd kunnen worden, kan het aanbieden van openbare,
betrouwbare informatie een belangrijke meerwaarde hebben.
r
rnaast moet er een nauwkeurige historie gedocumenteerd worden,
beginnend bij de opname van het object en gevolgd door elke wijziging die er in het archiefpakket
wordt aangebracht.
jke functionaliteit daarin
geïntegreerd, zijn echter nog niet voorhanden. In zijn boek “Preserving Digital Information”(Gladney,
2007) doet Gladney hier wel een zeer gedetailleerd voorstel voor.
sfied to preserve the information content
of a historical publication…Museums aim largely to preserve the experience that a user would have
had at the time the work was originally made available…In an archive, the link back to the original
form is crucial. Without this connection, the content is useless as evidence…” (Lusenet, Netherlands
National Commission for UNESCO, & Koninklijke Bibliotheek, 2007).
Het OAIS‐model benoemt verder de ‘context’ metadata. Experisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b)
geeft hiervan de volgende voorbeelden: het beschrijven van de archiefvormer, het beschrijven van
digitale geschiedvervals
Voor het bewaren van de authenticiteit zijn twee aspecten belangrijk. In de eerste plaats is het van
belang dat het digitale object zelf onveranderd blijft. Hiervoo kan men bij opname een digitale
“handtekening” (bijvoorbeeld een MD5/SHA‐2 hash) maken en die opslaan om later voor controle te
kunnen gebruiken. Daa
Dit zijn arbeidsintensieve en complexe stappen die bij voorkeur volledig geautomatiseerd zouden
moeten worden. Laagdrempelige opslagomgevingen met een dergeli
Ook op het gebied van authenticiteit worden lastige discussies gevoerd, bijvoorbeeld over de vraag
wanneer een informatieobject feitelijk veranderd is. In een bijdrage voor de UNESCO conferentie
“Preserving the digital heritage” maakt David Bearman een verschil in benadering van informatie
tussen bibliotheken, musea en archieven: “Libraries are sati
C. Overige metadata
Stapsgewijs naar duurzame toegang 63 Thesis MBI – april 2010
het werkproces waarbinnen het document een rol/functie vervulde, en het documenteren van de
relatie met archiefbestanddelen en andere documenten.
In de conceptversie van een herzien OAIS‐model (CCSDS, 2009), waarvan de reviewperiode in
november 2009 werd afgesloten, is een nieuw soort metadata opgenomen, namelijk “access rights”
metadata. Deze informatie beschrijft de voorwaarden waaronder het materiaal bewerkt mag worden
voor duurzame opslag en opgevraagd mag worden door de gebruiker. De toegangsrechten worden
bepaald door de afspraken die gemaakt zijn bij de opname van het materiaal.
egang. Een andere optie is het zelf
samenstellen van deze data in bijvoorbeeld XML‐structuren. Er bestaan diverse XML‐schema’s die
toegepast kunnen worden op de OAIS metadata, de bekendste hiervan is PREMIS (Library of Congres,
2009).
r b
Ga daarom in ieder geval altijd na of er sprake is van een regeling
waarbij de broncode beschikbaar blijft in de toekomst (bijvoorbeeld via een ESCROW‐regeling) en
kies voor een systeem dat in staat is om alle data in een open formaat te exporteren zonder
tussenkomst van de leverancier.
orden opgeslagen als de digitale
objecten zelf, met dezelfde spreiding en hetzelfde back‐upregime. Een opzet waarbij de metadata en
het object op een duurzame wijze bij elkaar gehouden kunnen worden heeft sterk de voorkeur,
bijvoorbeeld door metadata en object onder te brengen in een gezamenlijke XML‐container. Ook
hiervoor is er een standaard gedefinieerd, namelijk METS (Library of Congres, 2010), maar het
gebruik van die standaard vereist nogal wat kennis. Eenvoudig te implementeren oplossingen zijn
helaas nog niet beschikbaar.
van voldoende metadata om
duurzame toegang te borgen blijft er nog een belangrijke bedreiging over, namelijk die van nieuwe
e hnologische ontwikkelingen. IT‐technologie verandert immers voortdurend en in een hoog tempo.
Zoals gezegd hebben maar weinig collectiebeheersystemen voorzieningen voor het onderbrengen
van al deze verschillende typen metadata. Wellicht zijn er mogelijkheden om bestaande records uit
te breiden met de belangrijkste metadata voor duurzame to
Wannee de metadata worden beheerd in een conventioneel collectie eheersysteem bestaat het
risico dat het voortbestaan van de gegevens in meer of mindere mate afhankelijk is van de
leverancier van dat systeem.
Zorg er verder voor dat de metadata onder dezelfde condities w
Deel C stap 3: de veranderende omgeving
Na het veilig onderbrengen van de objecten en het toekennen
t c
Wanneer hiermee onvoldoende rekening wordt gehouden kan dit op langere termijn ernstige schade
toebrengen aan de opgeslagen digitale informatie.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 64 Thesis MBI – april 2010
Het belangrijkste doel van duurzaam beheer is het leesbaar houden van de informatie. Digitale
informatie is opgeslagen als een lange reeks bits, ook wel de “bitstream” genoemd. Deze “bitstream”
wordt bij het benaderen door het systeem een aantal malen terugvertaald, bijvoorbeeld: van bits
naar bytes, naar sectoren op de harde schijf, naar een bestand, naar een gecodeerd formaat, naar
een voor mensen leesbare representatie (letters, beelden, enz.). Voor elke vertaalslag zijn afspraken
vastgelegd in formaatspecificaties die in het OAIS‐model worden aangeduid met ‘representatie‐
informatie’.
Het leesbaar kunnen houden van de digitale informatie is direct gekoppeld aan het bekend zijn met
de definities van de gebruikte formaten. Vaak heeft men niet de beschikking over de definities van de
formaten maar alleen over software die in staat is om de informatie te lezen. Daarmee wordt de
leesbaarheid van de informatie afhankelijk van de beschikbaarheid van de software en dus wordt de
duurzaamheid beperkt omdat de levensduur van (“closed source”) software in het algemeen beperkt
is.
Een van de mogelijkheden om dit risico te verkleinen is het tijdig migreren van objecten naar
formaten die een duurzamer karakter hebben omdat de definities algemeen beschikbaar zijn.
Formaten die gebaseerd zijn op open standaarden hebben hierbij de voorkeur, want ze worden
breder ondersteund en kunnen vaak door meerdere softwareprogramma’s gelezen worden.
iet afhankelijk van het voortbestaan van een bepaalde leverancier.
Tevens biedt open source software het voordeel dat via de broncode de formaatdefinitie zelf ook
gedocumenteerd is. Voor de duurzaamheid van digitale informatie is het dus wenselijk om zo veel
mogelijk gebruik te maken van open standaarden en open source software.
het gemigreerde formaat te bewaren in afwachting van een methodiek
waarbij een conversie zonder verlies kan worden uitgevoerd.
(National Archives, 2010). Wanneer het
Een bijzondere soort software is de open source software waarbij de broncode altijd volledig
beschikbaar is. Hierdoor is men n
Digitale informatie die niet op open standaarden gebaseerd is, moet zo veel mogelijk gemigreerd
worden naar zulke open standaarden. Een dergelijke migratie kan echter ook weer verlies
veroorzaken van kwaliteit of van essentiële kenmerken. Vaak kiest men er om die reden voor om het
oorspronkelijk formaat naast
Het maken van een keuze voor het migreren naar een ander formaat is een beslissing die grote
gevolgen kan hebben. Om te beginnen is het erg belangrijk om een goed inzicht te hebben in de
formaten waarin de informatie voor migratie is opgeslagen. Eerder genoemde inventarisatietools
zoals JHOVE en DROID zijn daarvoor nuttige hulpmiddelen. Zij herkennen veel formaten en kunnen
die relateren aan algemene formaatregisters zoals PRONOM
Stapsgewijs naar duurzame toegang 65 Thesis MBI – april 2010
migreren naar een ander formaat niet acceptabel is, kan ervoor gekozen worden om de
oorspronkelijke hard‐ en softwareomgeving door middel van software te emuleren zodat het
bestand toch geraadpleegd kan blijven worden, maar dit is een lastige methode.
Bij de opname van digitale objecten in het archief is het belangrijk om na te gaan of alle formaten
voldoende ondersteund worden. Op basis van deze informatie en de actuele technische
ontwikkelingen zal men periodiek moeten nagaan of migratie of emulatie noodzakelijk is vanwege
het ontstaan van afhankelijkheden van specifieke software of het ontbreken van software voor het
Het zal duidelijk zijn dat de afwegingen die gepaard gaan met keuzes voor of tegen migreren en het
gekozen moment niet altijd eenvoudig te maken zijn. Het is verstandig om hierover van te voren
extern advies in te winnen. Aangezien het hier om uitdagingen gaat waarmee alle beheerders van
digitale informatie te maken krijgen, is het te hopen en te verwachten dat binnen een landelijke of
zelfs internationale infrastructuur instanties zullen ontstaan die dergelijke adviezen kunnen geven.
Tot slot
Voor het inspelen op veranderingen in de omgeving zijn naast de technologische ontwikkelingen ook
de overige ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie van belang. Zoals in deel A beschreven
is, staat bij duurzame toegang de beoogde gebruiker centraal. In de loop van tijd kunnen de
materiaal wordt aangeboden. Eigenlijk is er maar één manier om met deze veranderingen om te
gaan: periodiek moet iedere organisatie alle stappen opnieuw doorlopen en evalueren, en zo nodig
Het strategische stappenmodel uit is dan ook een instrument om een cyclisch proces van verbetering
op gang te brengen en te houden met als resultante een steeds hoger niveau van volwassenheid van
de duurzame toegang die tot digitale informatie wordt geboden.
kunnen teruglezen van de informatie.
behoeftes van deze groep veranderen en misschien ontstaan er ook wel nieuwe groepen of
verdwijnen bestaande groepen.
Ditzelfde geldt ook voor de producenten van het materiaal en de voorwaarden waaronder het
het beleid en de uitvoering aanpassen.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 66 Thesis MBI – april 2010
13. Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek
In de vor ge hoofdstukken is het stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale
informatie beschreven. De volgende stappen in het kader van het onderzoek zijn het
valideren van dit model door middel van een expert review en het toetsen van de
praktijksituatie in de Zeeuwse Bibli
i
otheek aan de hand van het stappenmodel. Vanwege het
korte beschikbare tijdbestek zijn deze stappen niet na elkaar uitgevoerd maar gelijktijdig.
In dit hoofdstuk worden de resultaten van de praktijktoetsting in de Zeeuwse Bibliotheek
studering van de relevante (beleids)stukken
t model van Dollar bepaald. Vervolgens worden aan de hand van
het stappenmodel de verschillende aspecten van de duurzame toegang besproken.
Uitvoering volwassenheidstoets Dollar
duurzame toegang tot digitale informatie in de Zeeuwse
Buteijn, coördinator Zeeuws
Documentatiecentrum. Dit gesprek vond plaats op 30 maart 2010.
Per aspect is een gezamenlijke keuze gemaakt van het niveau dat het beste van toepassing is op de
situatie in de Zeeuwse Bibliotheek. De totale score kwam niet boven het laagste niveau dat Dollar
definieert, niveau 1, Nominal Digital Preservation Capability. Op dit niveau is er geen sprake van een
systematisch programma voor digitale duurzaamheid, of het bestaat uitsluitend op papier. Op niveau
beschreven; het volgende hoofdstuk behandelt de resultaten van de expert review.
Voor het toetsen van de huidige stand van zaken ten aanzien van duurzame toegang tot digitale
informatie in de Zeeuwse Bibliotheek zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
• Be
• Toetsing van het volwassenheidsniveau volgens Dollar
• Analyse van de digitale collecties.
De resultaten van deze praktijktoets worden in de volgorde van de stappen van het theoretisch
model besproken. Om een indruk te krijgen van het algemene beeld wordt eerst het
volwassenheidsniveau volgens he
Om het volwassenheidsniveau van de
Bibliotheek te meten is de toetsing uitgevoerd die Dollar in zijn artikel beschreven heeft (Dollar,
2010). De toetsing is uitgevoerd door de vijftien aspecten die Dollar beschrijft te bespreken met
Marlies Jongejan, hoofd Collectievorming en Inlichtingen en Anne
Stapsgewijs naar duurzame toegang 67 Thesis MBI – april 2010
1 loopt de meeste, zo niet alle digitale informatie een risico om op de lange termijn verloren te gaan.
Onderstaand diagram geeft het resultaat weer. De (rood)gestippelde lijn in het diagram geeft het
en is voor het
stappen odel.
gewenste minimale niveau weer dat als minimaal doel gekoz
m
Figuur 4 ‐ resultaat toetsing Zeeuwse Bibliotheek met volwassenheidsmodel Dollar
Uit deze meting kan een aantal conclusies worden getrokken:
. Het eerder opgeroepen beeld van een zorgelijke situatie ten aanzien van de duurzame toegang
met deze meting bevestigd. Binnen de doelgroep van
ui
de
als nning
de doelgroep nog lager uitvalt.
waarop hierin prioriteiten bepaald kunnen worden.
a
tot het digitale erfgoed in de sector wordt
de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen kan de Zeeuwse Bibliotheek beschouwd worden als
een van de instellingen die deel tmaakt van de voorhoede, wat onder meer zichtbaar is door
vergelijking van ICT‐profielen in het ICT‐register van DEN (DEN, 2010) en nationale
onderzoeken de Nationale Verke (van Nispen, 2009). Op grond hiervan is het
aannemelijk te veronderstellen dat de gemiddelde score binnen
b. De uitkomst van deze meting onderschrijft dan ook de noodzaak voor een meer gedetailleerde
ordening van de aspecten zoals in het stappenmodel dat hiervoor beschreven is gebeurd. Het feit
dat er in deze meting op bijna de helft van de aspecten minimaal gescoord wordt, houdt in dat
op veel gebieden actie nodig is. Het model zelf geeft echter geen informatie over de manier
Stapsgewijs naar duurzame toegang 68 Thesis MBI – april 2010
Vergelijking met het stappenmodel
Om een ge etailleerde beeld te krijge van e situatie in de Bibliothe k wordt in het
volgende deel a
d r n d Zeeuwse e
an de hand van het stappenmodel de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek beschreven.
Naast de formele documentatie zijn hierin ook mijn eigen kennis en inzichten over de manier waarop
de organisatie omgaat met digitale duurzaamheid verwerkt, omdat ik van uit mijn functie(s) hier zelf
de meeste bijdragen aan geleverd heb.
Toetsing op basis van deel A van het stappenmodel
In het eerste deel van het stappenmodel staat het bepalen van de context en het mandaat centraal.
In de Zeeuwse Bibliotheek spelen de digitale collecties en in het bijzonder de Zeeuwse digitale
collecties een belangrijke rol in de strategie van de organisatie. Het in 2009 opgestelde
strategiedocument (Jongejan, 2009) zegt hier onder andere het volgende over:
“Succesvolle content projecten zoals de Beeldbank en de Krantenbank worden gecontinueerd. Met het digitaliseren van kinderboeken, andere papieren erfgoedcollecties en beeld en geluid worden grote stappen gezet. Het aanbieden van de gedigitaliseerde producten moet zoveel mogelijk op een eenduidige manier gebeuren met zoveel mogelijk samenhang. De informatiearchitectuur en de duurzame opslag verdienen veel aandacht.”
De Zeeuwse Bibliotheek beschikt verder over een informatieplan dat in 2008 is opgesteld en waarin
zowel het informatiebelei aan de orde
omen (Meijers, 2008). Zowel in het strategiedocument als in het informatieplan wordt de noodzaak
nderkend. In de huidige situatie is er
ove
tact
volw
Aan
Om n hogere score te bereiken zouden de volgende aanbevelingen opgepakt moeten worden:
d als het digitaliseringsbeleid en het duurzaamheidsbeleid
k
voor het verder uitwerken van de duurzaamheidsaspecten o
sprake van een bewuste, strategische keuze voor digitale collecties en van een beginnend denken
r duurzame toegang. De kaders zijn daarmee in principe voldoende ingevuld. Maar uitwerking op
isch en uitvoerend niveau ontbreekt nog vrijwel volledig. Op basis van de inzichten van het
assenheidsmodel en stappenmodel kunnen de onderstaande aanbevelingen worden gedaan:
bevelingen volgend uit deel A van het stappenmodel:
ee
• Beschrijf in detail de beoogde doelgroepen van de collecties (zowel de producent als de
consument) en ga na welke eisen en behoeften hieruit voortvloeien (afspraken, formaten,
metadatering etc.)
Stapsgewijs naar duurzame toegang 69 Thesis MBI – april 2010
• Werk de strategische keuze voor duurzame digitale informatie uit in de consequenties voor
de rollen, taken en verantwoordelijkheden die deze keuze met zich mee brengt, besteed
stzijn van de duurzaamheidsproblematiek in de organisatie.
Maak het opnemen van de zorg voor de digitale materialen kenbaar binnen en buiten de
luatie van de bereikte resultaten.
t
toegang. Op
dit momen
ged
bor
Ook ontbreekt het aan een helder beeld van de aard en omvang van de huidige digitale collecties en
s.
elke collecties dit precies betreft en over hoeveel materiaal het gaat is niet duidelijk in beeld. Ook
n capaciteitsplanning ten aanzien van de
opslagomgeving. Zo is de verwachting dat tegen eind 2011 het aantal pagina’s in de krantenbank
meer dan verdubbeld zal zijn op grond van de huidige digitaliseringsplanning. Of deze objecten ook
daadwerkelijk onder gebracht kunnen worden in de huidige opslagomgeving is nog onduidelijk.
De opslagomgeving zelf is momenteel nog niet gespiegeld; wel is er sprake van een veilige offline
back‐up. Door de sterk groeiende hoeveelheden data wordt het werken met offline back‐ups voor
daarbij aandacht aan het vinden van de benodigde middelen om dit te realiseren en de
manier waarop de maatregelen geïmplementeerd kunnen worden.
• Breng duurzame toegang onder de aandacht binnen de organisatie en werk aan het
ontwikkelen van een breed bewu
organisatie en zorg voor een periodieke eva
Toetsing op basis van deel B van het stappenmodel:
In het volgende deel van het stappenmodel staat het borgen van het digitale objec centraal. Dit deel
start met het formuleren van een concrete strategie voor het realiseren van duurzame
t is eigenlijk alleen in het informatieplan een eerste aanzet hiertoe terug te vinden. Een
etailleerde beschrijving van de activiteiten en de processen die duurzame opslag en toegang
gen ontbreekt.
de te verwachten groei. In het kader van het onderzoek is een analyse uitgevoerd van de materialen
die op dit moment in de online storage opgeslagen zijn (zie bijlage 7). In de huidige praktijk
ontbreken gedocumenteerde vaste afspraken over te gebruiken formaten en resolutie. Bij de analyse
van de objecten komt dit naar voren uit de diversiteit aan formaten en de regelmatige wijzigingen in
de grootte van de objecten die verder niet gedocumenteerd zijn.
Naast de digitale objecten die opgeslagen zijn in de opslagomgeving komen ook digitale objecten
voor die opgeslagen zijn op andere offline media zoals externe hardeschijven, dvd’s en cd‐rom
W
bleek bij de bespreking dat er geen sprake is van ee
Stapsgewijs naar duurzame toegang 70 Thesis MBI – april 2010
grote verstoringen steeds minder praktisch. Zo nam in 2008 het terugzetten van de krantenbank na
een fatale crash van de opslagserver meer dan acht dagen in beslag.
Het technisch beheer van de opslagomgeving is onderdeel van het reguliere IT‐beheer. De
opslagomgeving voor de digitale collecties is onderdeel van de totale opslagomgeving voor de
lagomgeving is
ijf jaar, de keuze van de opslagomgeving wordt bepaald aan de hand van de stand van de techniek
riode van vijf jaar.
anbevelingen volgend uit deel B van het stappenmodel:
rt afgewogen kunnen worden.
organisatie. De opslag voor de productiesystemen (Vubis), administratiesystemen (Novell etc.) en de
digitale collecties is gecombineerd in één systeem. Formele afspraken over de kwaliteit van de
dienstverlening (Service Level Agreements) ontbreken; wel is er een vrij hoog intern kennisniveau en
zijn er supportcontracten met externe leveranciers. De investeringscyclus voor de ops
v
en de totale capaciteitsbehoefte geschat over een pe
Er blijken geen procedures te zijn voor het nieuw plaatsen van het materiaal (ingest) of voor het
periodiek controleren van de ‘fitheid’ van alle aanwezige objecten. Het huidige beheer van de opslag
omgeving bestaat alleen uit het technisch beheer van de servers en disks.
A
Om een hoger niveau van volwassenheid te bereiken zou aandacht besteed moeten worden aan de
volgende aspecten:
• Maak onderscheid tussen het IT‐beleid in het algemeen en het IT‐beleid voor duurzame
toegang, zodat specifieke duurzaamheidsaspecten als (open) software en standaarden,
integriteit, toegankelijkheid, veroudering, beheer, enz. apa
• Besteed aandacht aan het ontwikkelen van kennis en expertise op het gebied van duurzame
opslag en toegang, vooral gericht op het implementeren van de kennis en inzichten in de
dagelijkse uitvoering van het beheer. Overweeg het benoemen van centraal coördinatie punt
voor duurzame toegang tot digitale informatie.
• Richt een proces in dat er voor zorgt dat er een volledig beeld is van welke digitale informatie
duurzaam bewaard moet worden en welk materiaal hierbij prioriteit moet krijgen.
• Stel opname criteria op voor nieuw materiaal en richt een proces in dat nieuwe materialen
registreert en controleert op het voldoen aan deze criteria.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 71 Thesis MBI – april 2010
• Richt een proces in waarbij periodiek controles uitgevoerd worden om de conditie van alle
opgeslagen objecten te controleren.
e digitale objecten centraal.
oor de toetsing van de manier waarop de Zeeuwse Bibliotheek met de onderwerpen uit dit deel van
besteed wordt aan de
egankelijkheid van digitale collecties via open standaarden zoals de ondersteuning van open
keuze van breed geaccepteerde formaten.
. Verder zoekt men naar een nieuwe informatiearchitectuur die meer openheid
n flexibiliteit biedt om meer gebruik te bereiken door een grotere doelgroep. De toegang zelf tot
Het toekennen en beheren van metadata komt in het informatieplan maar in beperkte mate aan
kte hoeveelheid metadata toe te voegen om
de digitalisering en ontsluiting van de collecties zo snel mogelijk uit te kunnen voeren. Het toekennen
anbevelingen volgend uit deel C van het stappenmodel:
• Overweeg het realiseren van een extra online opslagomgeving op een andere locatie om een
hogere mate van beveiliging en beschikbaarheid te bereiken.
Zie voor meer gedetailleerde informatie over deze aspecten deel B uit het stappenmodel.
Toetsing op basis van deel C van het stappenmodel:
In het derde deel van het stappenplan staat de toegankelijkheid van d
V
het stappenmodel omgaat, biedt het informatieplan (Meijers, 2008) de meeste aanknopingspunten.
Uit het informatieplan komt duidelijk naar voren dat er aandacht
to
protocollen voor het doorzoeken van de collecties en de
Er wordt gesignaleerd dat er voor een aantal systemen een grote afhankelijkheid is van specifieke
softwareleveranciers
e
het digitaal materiaal is goed; via diverse raadpleeg programma’s kunnen de digitale objecten in een
gangbaar formaat worden opgevraagd.
bod. Er worden geen concrete doelgroepen gedefinieerd en de metadatering is vooral gericht op een
algemene inhoudelijke ontsluiting. Algemene afspraken over welke metadata opgenomen worden en
welke richtlijnen en referenties gebruikt worden zijn niet gemaakt. Voor de gedigitaliseerde collecties
is hierbij bewust een keuze gemaakt om maar een beper
van specifieke metadata vanuit het perspectief van duurzame toegang vindt niet plaats.
A
Om een hoger niveau van volwassenheid te bereiken zou aandacht besteed moeten worden aan de
volgende aspecten:
Stapsgewijs naar duurzame toegang 72 Thesis MBI – april 2010
• Ontwikkel een specifiek beleid voor de toegang tot digitale informatie met als belangrijkste
ige informatieplan dienen. Besteed hierbij specifiek
aandacht aan het in beeld brengen van de behoefte van de doelgroep en de consequenties
iek.
ang, denk
hierbij aan zaken als de borging van de relatie tussen metadata en object, de registratie van
tte en checksum. Bepaal van de verschillende
keuzes en beschrijf de beheerprocessen nauwkeurig zodat er meer uniformiteit ontstaat.
migratiestappen op informatie uit de expertisecentra KB,
DEN en e‐David. Schakel bij twijfel over de juiste beslissingen externe expertise in.
aandachtsgebieden metadatering en formaten (open standaarden, open software). Als
uitgangspunt hiervoor kan het huid
daarvan voor de metadatering. Neem daarin ook de toekomstige ontwikkelingen mee, zoals
de opkomst van geografische ontsluiting en evalueer dit period
• Geef concrete invulling aan het toekennen van metadata voor duurzame toeg
formaten, het vastleggen van bestandsgroo
aspecten hoe deze informatie vastgelegd kan worden. Zoek pragmatische oplossingen voor
het vastleggen metadata die nog niet in het beheersysteem passen zoals informatie over het
formaat, de digitale handtekening, de relatie tussen object en beschrijving. Documenteer de
Breng expertise over metadatering zoveel mogelijk onder één noemer, zorg voor een
aansturing vanuit één punt.
• Overleg met de leveranciers en gebruikersgroepen over maatregelen om de beheersystemen
voor metadata beter geschikt te maken voor het vastleggen van de metadata voor
duurzaamheid.
• Baseer keuzes voor formaten of
Stapsgewijs naar duurzame toegang 73 Thesis MBI – april 2010
14. Resultaten externe validatie
In dit deel worden de resultaten besproken van de review van het stappenmodel. Het doel
van de view was om te komen tot een externe validatie van het stappenmodel door middel
n een korte algemene reactie gegeven. Deze reacties zijn
en worden niet expliciet besproken. De antwoorden op de
inhoudelijke toetsing. Een volledig overzicht van alle antwoorden op
volgende hoofdstuk geeft de conclusies en aanbevelingen die
hieruit af te leiden zijn.
et stappenmodel begint met een analyse van het probleemgebied voor de cultureel
erfgoedinstellingen. Hierbij worden onder andere twee conclusies getrokken. Conclusie 1: De huidige
richtlijnen, normenkaders, toetsingscriteria en best practices bieden te weinig aanknopingspunten
voor de kleinere cultureel erfgoedinstellingen om duurzame toegang tot digitale informatie in te
richten. Onderschrijft u deze conclusie?
In de antwoorden op de vragen komen twee aspecten
duidelijk naar voren. Het eerste aspect betreft de instellingen
zelf. Men schetst een duidelijk beeld van de oorzaken voor
de problemen met duurzame toegang in de kleinere
erfgoedinstellingen. Als belangrijkste worden genoemd:
re
van een toetsing door een aantal experts uit het werkveld dan wel experts met grondige
kennis van het werkveld. Bij elke vraag worden de antwoorden en de toelichting daarop
besproken, en het geheel wordt afgerond met een korte samenvatting. De conclusies en
aanbevelingen die hieruit volgen vindt u in het volgende hoofdstuk.
In totaal zijn twaalf personen gevraagd om mee te werken aan dit onderzoek. In bijlage 8 vindt u een
korte beschrijving van de personen en hun relatie met het onderwerp. Alle uitgenodigde personen
hebben meegewerkt aan de review. Tien deelnemers hebben een volledig ingevulde vragenlijst
teruggestuurd. Twee personen hebbe
gebruikt voor de algemene beeldvorming
vormen de basis voor de
Het
vragen
de vragen is te vinden in de bijlage. Hieronder worden de resultaten per vraag besproken en
samengevat in enkele hoofdlijnen.
Vraag 1a
H
Stapsgewijs naar duurzame toegang 74 Thesis MBI – april 2010
gebrek an kennis, menskracht en middelen. Daarnaast constateert men ook een gebrek aan
bewustzijn van de problematiek en het ontbreken van een gezamenlijke aanpak. Verder lijken de
het onderwerp.
Het tweede aspect dat naar voren komt heeft betrekking op de richtlijnen en kaders zelf. De
an. Ook de bepalingen in
e Archiefwet geven wel degelijk duidelijke kaders voor het beheer van wettelijk archiefmateriaal.
ze
Vraag 1b
: De erfgoedinstellingen richten zich vooral op het di
De antwoorden op deze vraag toonden
overeenkomsten. Men geeft aa dat de huidige
digitaliseringsprojecten vooral gericht
geven tot het erfgoedmateriaal. Het di
van de collectie wordt vaak beschouwd
waarvoor incidentele middelen o
subsidieprogramma’s verkregen kunnen
a
instellingen niet goed raad te weten met de complexiteit van
meerderheid van de ondervraagden geeft aan dat de huidige richtlijnen en kaders te weinig gericht
zijn op de praktijk in de kleinere instellingen en te veel gericht zijn op instellingen die al bezig zijn met
duurzame toegang en dat ze te veel een ideaal plaatje als einddoel hebben. Verder geeft een aantal
mensen aan dat er een grote hoeveelheid informatie is, die breed verspreid is en daardoor erg
ondoorzichtig is. Enkele mensen nuanceren dit beeld; zo wordt bijvoorbeeld De BASIS Digitale
Duurzaamheid genoemd als kader waarin wel concrete aanbevelingen sta
d
Samengevat
De antwoorden op de vraag bevestigen de veronderstelling dat er behoefte is aan concrete, op de
praktijk toegespitste informatie waarmee kleinere erfgoedinstellingen zelf aan de slag kunnen om
hun duurzame toegang te verbeteren. Uit de antwoorden ontstaat het beeld dat de huidige
beschikbare informatie ondanks de grote hoeveelheid en de versnippering wel een beeld geeft van
“wat” er moet gebeuren, maar informatie over “hoe” kleinere erfgoedinstellingen hiermee aan de
slag moeten ontbreekt voor veel deelaspecten van duurzame toegang.
Conclusie 2 gitaliseren van hun collecties, maar
creëren niet de noodzakelijke randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden van het
digitale materiaal. Hierdoor is er sprake van een groot risico voor verlies van digitale informatie op
langere termijn. Onderschrijft u deze conclusie?
veel onderlinge
n
zijn op het snel toegang
gitaal beschikbaar maken
als een eenmalige actie
vrijgemaakt f via
worden. Het besef dat
Stapsgewijs naar duurzame toegang 75 Thesis MBI – april 2010
het materiaal ook duurzaam geborgd en toegankelijk gehouden moet worden, komt vaak pas
achteraf. Het enige voorbeeld van een subsidieprogramma waarbij de eis gesteld werd om op
voorhand na te denken over de lange termijntoegang tot het digitale erfgoedmateriaal was
Digitaliseren met Beleid”; deze regeling is inmiddels gestopt.
egankelijk houden zit daarbij niet zo zeer in het voorkomen van informatieverlies maar vooral het
opnieuw te moeten digitaliseren en het daarmee dus voorkomen van
t alleen aandacht moet zijn
oor de collecties zelf, maar ook voor de registratiesystemen die deze collecties ontsluiten.
Samengevat
De meerderheid van de ondervraagden onderschrijft de constatering dat de huidige praktijk in de
kleinere erfgoedinstellingen risico op verlies van digitale informatie met zich mee brengt. Er moet
gewerkt worden aan de bewustwording van de duurzaamheidsaspecten, beginnend bij het
digitaliseringsproces. Het duurzaam beheer van digitale collecties moet structurele aandacht krijgen
binnen in de instellingen. Het risico op verlies van informatie in totaliteit bestaat bij digitale
materialen waarbij er geen sprake is van een fysiek origineel; hiervoor is extra aandacht nodig.
“
In de antwoorden wordt benadrukt dat het duurzaam toegankelijk houden structurele kosten met
zich mee brengt die alleen maar zullen stijgen in de loop van de tijd. Dit kan alleen opgebracht
worden wanneer de instellingen bereid zijn om hiervoor fundamentele keuzes te maken. Daarbij
wordt echter ook een belangrijke kanttekening geplaatst ten aanzien van de urgentie.
De huidige digitaliseringsactiviteiten die in de kleinere erfgoedinstellingen plaatsvinden betreffen
hoofdzakelijk materiaal waarvan de fysieke drager beschikbaar blijft. Het belang van duurzaam
to
voorkomen van
kapitaalvernietiging. Alleen voor digitaal materiaal waarbij de originele drager er niet (meer) is, is er
werkelijk sprake van verlies van informatie.
Eén van de ondervraagden verwacht dat de huidige gedigitaliseerde materialen binnen een termijn
van 25 jaar toch opnieuw gedigitaliseerd zullen gaan worden vanwege de voorschrijdende
technologie. Een ander merkt op dat er bij duurzame toegankelijkheid nie
v
Stapsgewijs naar duurzame toegang 76 Thesis MBI – april 2010
Vraag 2a
De vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Charles M. Dollar worden als uitgangspunt
gebruikt voor het formuleren van het stappenplan in de veronderstelling dat deze elementen alle
relevante aspecten voor duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties omvatten. Geven de vijftien
lementen die zijn beschreven in het volwassenheidsmodel naar uw mening inderdaad een volledig
delen positief
mening zijn alle
bevindt en welke
aspecten extra aandacht moeten krijgen.
geeft aan
at de criteria wellicht te zwaar zijn voor alle vormen van digitale objecten.
estigt
et idee dat een verfijning van het model wenselijk is. De suggestie die een van de personen deed,
m het uitwerken van de aspecten te relateren aan het soort materiaal is een interessant concept
m verder te onderzoeken.
e
beeld van de meest relevante aspecten van duurzame toegang?
De ondervraagden die zich voldoende toegerust voelden
om deze vraag te kunnen beantwoorden oor
over het volwassenheidsmodel. Naar hun
c
lke plaats in het spectrum men zich
relevante aspecten van duurzame toegang onder gebracht
in het model. Het met behulp van dit model meten van het
volwassenheidsniveau voor duurzame toegang tot digitale
informatie vond men een aansprekend oncept. Op basis
van een dergelijke meting kan een organisatie bepalen op
we
Men had wel twijfels over de geschiktheid van dit model voor de toepassing binnen kleinere
erfgoedinstellingen. Een van de ondervraagden vreest dat dit een model “een brug te ver” is voor
deze doelgroep en dat invoering ervan te ingewikkeld en te tijdrovend zal zijn. Een ander
d
Samengevat
Naar de mening van de ondervraagden vormen de vijftien kernelementen uit het
volwassenheidsmodel van Dollar een volledig beeld van de aspecten van duurzame toegang tot
digitale informatie. Dit is een belangrijke constatering aangezien deze kernelementen als
uitgangspunt dienen voor het stappenmodel dat in het kader van dit onderzoek ontwikkeld is. De
kanttekening dat het huidige model niet zonder meer toe te passen is binnen de doelgroep bev
h
o
o
Stapsgewijs naar duurzame toegang 77 Thesis MBI – april 2010
Vraag 2b
Als doelstelling van het stappenplan wordt het bereiken van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel
gekozen omdat dit het eerste niveau is waarbij er sprake is van het op structurele wijze borgen van
duurzame toegang tot digitale informatie. Acht u het nastreven van niveau 3 uit het
volwassenheidsmodel een realistische doelstelling voor de cultureel erfgoedinstellingen?
Hoewel de meerderheid van de ondervraagden deze
vraag met “ja” beantwoordt, klinken er i
op de antwoorden behoorlijk wat aarze
lijnen beschouwt men het nastreven van
het volwassenheidsmodel als een nas
ambitieus en noodzakelijk doel. Tegelijker
dat dit voor de kleinere erfgoedinstelling
bereiken doel is. Een aantal ondervraagde
zelfs als een onrealistisch en niet te bereik
kleinere erfgoedinstellingen.
ls belangrijkste obstakels voor het kunnen bereiken van niveau 3 ziet men het gebrek aan kennis en
n en ook de onderlinge
erhoudingen tussen de instellingen. Voor het kunnen bereiken van een hoger niveau van duurzame
men samenwerking, gezamenlijke diensten en faciliteiten en standaardisatie van
r
dit niveau als richtpunt te kiezen voor het stappenmodel. In de
ntwoorden op deze vraag wordt de kloof tussen de theorie en de praktijk goed zichtbaar. Men is het
er wel mee eens dat niveau 3 een nastrevenswaardig niveau is maar tegelijkertijd signaleert men dat
dit in de huidige situatie een onrealistisch doel is. Het stappenplan zal meer aanknopingspunten
n de toelichting
lingen. In grote
het niveau 3 uit
trevenswaardig,
tijd schat men in
en een lastig te
n beschouwt dit
en doel voor de
A
geld om de noodzakelijke stappen te kunnen zetten. Verder spelen ook andere factoren een rol zoals
de mate waarin men invloed heeft op het productieproces (met name bij de archieven) maar ook het
selectieproces, “niet alles hoeft bewaard te worden”. Bij meerdere personen komt de rol die de
instelling uiteindelijk zelf kan spelen in de zorg voor het materiaal naar vore
v
toegang acht
behee noodzakelijk.
Samengevat
Het stappenmodel zoals dat in dit onderzoek beschreven is heeft als uitgangspunt het beschrijven
van de maatregelen die nodig zijn om te komen tot een structurele situatie waarin de duurzame
toegang tot digitale informatie geborgd is. In het volwassenheidsmodel is niveau 3 het eerste niveau
waarbij er sprake is van structurele processen en structuren die duurzame toegang waarborgen. Dit
is de motivatie geweest om
a
Stapsgewijs naar duurzame toegang 78 Thesis MBI – april 2010
moeten bieden voor een start vanuit de huidige situatie bij de kleine instellingen. Aan de andere kant
Vraag 3
Het stappenmodel is opgebouwd door de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel te ordenen.
Het uitgangspunt voor deze ordening is de mate waarin het
aan het verminderen van het risico op verlies van digital
gehouden met de uitvoerbaarheid, de mate van
standaardoplossingen. Onderschrijft u in grote lijnen de
geordend?
In het stappenmodel
het volwassenheidsmodel
bijdrage aan het verminderen van het risico op verlies
van digitale informatie. Het merendeel van de
ondervraagden kon zich vinden in de voorgestelde
ordening van de elementen. Men kwalificeerde dit als
een logische en duidelijke volgorde.
Eén van de deelnemers aan de review miste in de huidige presentatie van het stappenmodel de
mogelijkheid om snel een beeld te kunnen krijgen van waar een organisatie staat zoals dit bij het
oorspronkelijke model van Dollar wel mogelijk is.
Een ander punt van kritiek is het gebrek aan realisme bij de beschrijving van de stappen. Het
stappenmodel beschrijft wat er zou moeten gebeuren en geeft in ieder geval volgens één van de
reviewers te weinig informatie over wat er nu werkelijk gedaan kan worden door een kleinere
instelling. Dit sluit aan bij de discussie over het na te streven volwassenheidsniveau bij de vorige
vraag.
Opvallend is dat geen van de ondervraagden de manier van inschatting van de risico’s ter sprake
bracht. Dit werd wel genoemd door een andere reviewer in een algemeen commentaar op het
stappenplan. Bij het opstellen van het stappenmodel is vrij veel tijd besteed aan het vinden van een
methode voor een werkbare risicoanalyse voor de doelgroep. Met name de DRAMBORA (McHugh
zal er een nieuwe rolverdeling tussen de instellingen nodig zijn om te komen tot een echte
structurele borging van het digitaal erfgoedmateriaal op een hoog niveau.
implementeren van een stap bijdraagt
e informatie. Daarnaast is er rekening
complexiteit en de beschikbaarheid van
volgorde waarin de vijftien elementen zijn
worden de vijftien elementen uit
van Dollar geordend naar hun
Stapsgewijs naar duurzame toegang 79 Thesis MBI – april 2010
e.a., 2007) toolkit is hiervoor uitgebreid bestudeerd, maar uiteindelijk bleek dit geen werkbare
aanknopingspunten te bieden voor de ordening van de stappen. Er is om die reden gekozen voor een
ordening op basis van de eerder beschreven werkveldanalyse en de eigen ervaring met deze
roblematiek.
Samengevat
Uit de reacties van de ondervraagden volgt dat de gekozen volgorde van de stappen in het
stappenmodel valide is. Voor zover men een mening heeft over dit onderwerp, is er geen kritiek op
de ordening van de stappen en onderschrijft men daarmee ook het uitgangspunt dat deze volgorde
vanuit het oogpunt van de vermindering van de risico’s effectief gekozen is. Voor dit onderzoek is dat
een relevante constatering omdat dit de enige feitelijke toevoeging aan de bestaande theorie is. De
ordening van de stappen op basis van hun bijdrage aan het verminderen van het risico voegt een
dimensie toe aan het volwassenheidsmodel van Dollar. Dit zou mogelijk een basis kunnen zijn voor
een verdere verfijning van de toetsing van Dollar. Het uitwerken hiervan valt buiten de scope van dit
onderzoek.
Vraag 4a
In de afbakening van het stappenmodel wo
en naar materiaalsoort om zo de comple
hanteert een tijdshorizon van vijf jaar dit
bijstelling
jdshorizon naar uw mening voldoende ruimte om stapsge
karakter en de noodzaak voor tussentijdse
valuaties nadrukkelijk naar voren komt, vinden alle
p
rdt bewust gekozen voor een beperking naar tijdshorizon
xiteit van het probleemgebied te reduceren. Het model
ongeveer overeenkomt met de gemiddelde
en plaats. Biedt deze benadering van de
wijs uit te bouwen naar een steeds hogere
omdat
geldigheidsduur van beleidsplannen en afschrijvingstermijnen bij IT‐investeringen. Het stappenplan
gaat daarbij echter ook uit van het voortdurend doorlopen van een cyclisch proces van verbeteren; er
vinden dus regelmatig tussentijdse evaluaties en
ti
kwaliteit van duurzame toegang?
Zoals de grafiek hiernaast doet vermoeden was er over
deze vraag geen verschil van mening of inzicht. Mits het
cyclisch
e
ondervraagden een tijdshorizon van vijf jaar een goed
uitgangspunt. Eén van de ondervraagden geeft aan dat bij
een dergelijke tijdshorizon het ook mogelijk moet zijn om
nauwkeurig schattingen te maken van de kosten voor
Stapsgewijs naar duurzame toegang 80 Thesis MBI – april 2010
duurzame toegang, wat ook voor de grote instellingen bijzonder relevant is.
Vraag 4b
Het stappenmodel adviseert de erfgoedinstelling om de zorg in eerste instantie te richten op
materiaal dat een eenvoudige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar
bijzondere omstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Het materiaal
zonder fysieke drager krijgt hierbij voorrang. Biedt deze benadering naar uw mening voldoende
groeiperspectief om stapsgewijs uit te bouwen naar duurzame toegang tot een steeds breder scala
aan digitaal erfgoedmateriaal?
Het voorstel om stapsgewijs op te bouwen, vertrekkend
vanuit een startpunt met eenvoudige materialen oogstte
behoorlijk wat kritiek. Enerzijds kan men zich wel vinden in
het een geleidelijke opbouw om zodoende steeds verder uit
te breiden naar meer en complexere materialen.
Maar men beschouwde het bovenstaande voorstel als een te
sterke vereenvoudiging van de werkelijkheid. In veel
riaal zonder fysieke drager is niet onomstreden. Veel van deze
aterialen komen uit digitale productieprocessen waarbij veel materiaal tegelijk geproduceerd
. De collectiebeheerder zal zich moeten
van de ondervraagden suggereerde de
de van de collectie gemeten wordt met
de collectie loopt. Dergelijke keuzes zijn
komst van de digitale informatie wellicht
geen
instellingen beschikt men al over digitale collecties die zeer verschillend van aard kunnen zijn; er
worden voorbeelden genoemd van complexe materialen zoals gearchiveerde websites en CAD‐
tekeningen. Archiefinstellingen hebben te maken met wettelijke verplichtingen waarbij een selectie
op basis van materiaalsoort niet aan de orde is. Verder vraagt men zich af of vertrekken vanuit een
model voor eenvoudig materiaal voldoende zekerheden biedt om later ook complexere materialen
onder te kunnen brengen.
Ook het voorrang geven aan mate
m
wordt, bijvoorbeeld de digitale foto’s van een fotograaf
afvragen wat wel en niet bewaard moet worden. Eén
introductie van een waardestellend kader waarin de waar
daaraan gekoppeld een inventarisatie van de risico’s die
onderdeel van het collectie‐ en selectiebeleid dat door de
aan herijking toe is.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 81 Thesis MBI – april 2010
Samengevat
De keuze in het stappenmodel om vooral met eenvoudige materiaalsoorten te beginnen en van daar
uit verder te groeien wordt met gemengde gevoelens ontvangen. De problemen die men hierbij
signaleert zijn zeker reëel. Er is een grote diversiteit aan materialen binnen de instellingen met vaak
weinig regie over het productieproces en het selectiebeleid voor digitale materialen is nog weinig
uitgekristalliseerd. Op korte termijn zal hier niet veel aan veranderen. Toch is het belangrijk om te
starten met het werken aan duurzame toegang. Naast het realiseren van duurzame toegang is het
belang hierbij ook vooral een grotere bewustwording en meer kennisopbouw door er daadwerkelijk
mee aan de slag te gaan. Uitgaande van een cyclisch proces met een tijdshorizon van circa vijf jaar
acht ik de risico’s van het op deze manier starten beperkt en de opbrengsten daarvan groot.
Vraag 5
In deel A van het stappenplan staat de
van duurzame toegang tot het dig lijkheid en
verplichtingen die duurzame toegan met zich meebrengt moet de organisatie op basis van
voldoende mandaat en draagvlak een
Verwacht u, op grond van uw kennis v l k e
n van duurzame toegang
ndamentele en strategische keuzes nodig. Steeds meer
rder te helpen. Het gaat daarbij vooral om het leveren van kennis en het bieden
an faciliteiten. Ook samenwerking tussen de instellingen onderling wordt gezien als een kans om tot
en betere fundamentele benadering van duurzame toegang te komen.
rol centraal die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien
itale erfgoed. Vanwege de grote verantwoorde
g
strategische keuze maken in welke rol zij wil en kan spelen.
an de sector, dat culturee erfgoedinstellingen in de om nde
jaren in staat zullen zijn om dergelijke fundamentele, strategische keuzes te maken?
De ondervraagden worstelden zichtbaar met het
beantwoorden van deze vraag. Men heeft de indruk dat
het besef aan het ontstaan is bij de kleinere instellingen
dat voor het realisere
fu
instellingen stellen informatieplannen op met aandacht
voor duurzaamheidsbeleid. Men is er van overtuigd dat
de noodzaak steeds meer onderkend wordt om te komen
tot fundamentele keuzes, maar de verwachting is dat in
de komende jaren de keuzes vooral nog op ad‐hoc basis gemaakt zullen worden.
Meerdere ondervraagden wijzen naar de rol die de grote instellingen kunnen spelen om de kleinere
instellingen hierbij ve
v
e
Stapsgewijs naar duurzame toegang 82 Thesis MBI – april 2010
Samengevat
Men is het eens met de stelling dat het bieden van duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie
voor alle instellingen een fundamentele, strategische keuze betekent. Men heeft de indruk dat
steeds meer instellingen dit beseffen en hier de noodzaak van inzien. Maar men is niet optimistisch
over het tempo waarin de instellingen in staat zullen zijn om dit op strategisch niveau te kunnen
verankeren. Onderlinge samenwerking, een faciliterende rol van de grotere instellingen en sturing
door de overheid zijn de drie factoren die genoemd worden om dit proces eenvoudiger te maken.
Vraag 6
Bij het inrichten van het stappenmodel is nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden voor het
opsplitsen van het probleem van digitale duurzaamheid. Voor de verschillende deelgebieden die op
r ontstaan kunnen verschillende oplossingsrichtingen worden gekozen. Zo wordt het borgen
onderschrijft de
rijke bijdrage kunnen
digitale objecten. Men
alternatief voor het zelf
voorziening voor duurzame
efficiënter kunnen zijn dan
rpen.
eindverantwoording in ieder geval bij de
geeft men aan dat
et niet altijd eenvoudig is om een passende leverancier te vinden. Maar ook dat het kennis‐ en
die manie
van de digitale objecten beschreven in deel B, vooral beschouwd als een generiek IT‐probleem.
Onderwerpen als back‐ups, beveiliging, vervanging van hardware en software‐ en capaciteitsbeheer
horen thuis bij reguliere IT‐beheer taken die bijvoorbeeld benaderd kunnen worden vanuit de optiek
van ITIL (een referentiekader voor het inrichten van de beheerprocessen). In het stappenplan wordt
dan ook voor het merendeel van de stappen in deel B een beroep gedaan op de standaard
dienstverlening van IT‐leveranciers in de markt. Onderschrijft u deze visie?
Het grootste eel
visie dat de IT‐leve
leveren aan het borgen
beschouwt dit als
organiseren en inric
opslag. Wellicht zou
het in huis oppakke
Een aantal personen benadrukt dat de regie, controles en
instelling zelf moeten blijven. Ook andere kanttekeningen worden gemaakt. Zo
d van de ondervraagden
ranciers een belang
van de
een goed
hten van een
dit zelfs ook
n van deze onderwe
h
kundeniveau van de leverancier met betrekking tot duurzame toegang soms “belabberd” is. En men
waarschuwt voor een te grote afhankelijkheid van de leveranciers.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 83 Thesis MBI – april 2010
Daarnaast wordt de vraag gesteld of ITIL (en BiSL) voldoende aanknopingspunten bieden voor alle
n
an duurzame toegang wordt gezien als een zinvolle suggestie. Er is verder onderzoek nodig om na te
gaan voor welke onderdelen van deel B uit het stappenplan IT‐leveranciers de grootste bijdrage
kunnen leveren en onder welke voorwaarden dit het beste kan gebeuren. Gestructureerde
beheersmethodieken als ITIL en BiSL vormen hiervoor de kaders.
n van de metadata voor
duurzame toegang en voor het creëre van een duurzame koppeling tussen object en metadata.
Welke van de onderstaande oplossingsri
De antwoorden op deze vragen kwam
perspectieven van de reviewers. De
gescoord:
1. inrichten van een landelijke of r
2. binnen de sector ontwikkelen v
3. sturing door landelijke of koepe organisatie, bijv. door certificering (80%)
indresultaat zal naar verwachting
en hybride situatie zijn waarbij een combinatie van verschillende oplossingsrichtingen wordt
technische componenten waarmee duurzame toegang wordt gerealiseerd en de lange termijn visie
die daarvoor nodig is. Nader onderzoek naar de concrete toepassingsmogelijkheden is hiervoor
nodig.
Samengevat
Het inschakelen van de externe deskundigheid van IT‐leveranciers voor de technische onderdele
v
Vraag 7
Het derde deel van het stappenplan richt zich op het bieden van duurzame toegang. In dit deel wordt
vooral aandacht besteed aan het belang van de juiste metadata, de juiste formaat keuze en het
voortdurend controleren en actueel houden van alle opgeslagen informatie. Bij de bespreking van het
metadatabeheer wordt vastgesteld dat huidige collectie beheersystemen die in gebruik zijn bij de
erfgoedinstellingen nauwelijks mogelijkheden bieden voor het toevoege
n
chtingen acht u de meest succesvolle?
en onderling vrij sterk overeen ondanks de verschillende
meest succesvolle oplossingsrichtingen werden als volgt
egionale infrastructuren (90%)
an eigen instrumenten (90%)
l
4. afwachten tot de markt dit op pakt (40%)
5. niets doen want het is geen probleem (0%)
Hierbij werd terecht opgemerkt dat in de vraag diverse probleemgebieden worden genoemd
waarvoor verschillende oplossingsrichtingen denkbaar waren. Het e
e
Stapsgewijs naar duurzame toegang 84 Thesis MBI – april 2010
toegepast. Samenwerking met marktpartijen zal nodig zijn om de collectie beheersystemen op de
juiste wijze aangepast te krijgen.
Certificering kan hierbij een stimulerende rol spelen omdat marktpartijen zich kunnen onderscheiden
an de concurrentie door de mate waarin ze voldoen aan de kwaliteitseisen. Certificering is echter
g instrument om in te regelen en men verwacht niet dat dit op korte termijn van de
identifier problematiek.
en ontstaat het beeld dat er in de nabije toekomst landelijke
ontstaan waarbinnen de cultureel erfgoedinstellingen de
duurzame toegang tot hun digitale informatie op een hoogwaardige manier kunnen organiseren.
Waar nodig zullen hiervoor sector specifieke oplossingen worden ontwikkeld en worden
samenwerkingsverbanden met marktpartijen aangegaan al dan niet aangejaagd door een
certificeringsysteem.
en ander belangrijk onderwerp voor duurzaam beheer is het bepalen van een strategie voor migratie
oor de duurzame toegankelijkheid. Tegelijkertijd is de aanleiding die een dergelijke actie
elingen. Ziet u in dit verband
gsverband of organisatie om te
s als gevolg van
e veranderingen (“technology watch”)? Zo ja,
satie(s) zouden deze rol op zich moeten nemen?
worden, in verbinding met internationale
v
ook een lasti
grond zal komen.
Het meeste verwacht men van de inrichting van landelijke of regionale infrastructuren of
combinaties daarvan. Daarbij kan het noodzakelijk zijn om specifieke instrumenten voor de sector te
ontwikkelen; hierbij wordt gedacht aan bijvoorbeeld de persistent
Samengevat
Uit de antwoorden van de ondervraagd
en regionale infrastructuren zullen
Vraag 8
E
en emulatie om de negatieve gevolgen van technologische veranderingen tegen te gaan. Het
migreren naar of uitfaseren van bepaald formaten zijn ingrijpende keuzes met mogelijk verstrekkende
gevolgen v
nodig maakt vaak juist erg algemeen zoals de technologische ontwikk
een rol weggelegd voor een landelijk of internationaal samenwerkin
adviseren over de te ondernemen actie
technologisch
welke organi
Er was volledige overeenstemming over de noodzaak voor het
inrichten van een zogenaamde “technology watch”. Dit zou in
ieder geval op nationaal niveau georganiseerd moeten
Stapsgewijs naar duurzame toegang 85 Thesis MBI – april 2010
samenwerkingsverbanden. Voor het opnemen van deze rol kijkt men naar vooral naar de grote
instellingen, de NCDD, DEN of samenwerkingsverbanden tussen deze partijen. In de plannen voor
en gemeenschappelijk e‐depot voorziening voor de archiefinstellingen is een “technology watch”
technologische ontwikkelingen en het bepalen van de maatregelen die daaruit
oort komen is geen taak waarmee de kleinere erfgoedinstellingen belast zouden moeten worden.
Vraag 9
Het stappenmodel is gericht op het op gang brengen van een proces van continu verbeteren.
Periodiek moeten eerder gemaakte keuzes geëvalueerd worden en nieuwe mogelijkheden in de markt
of de omgeving opnieuw beoordeeld worden op hun meerwaarde voor de organisatie. Maar ook voor
elke nieuwe materiaalsoort, voor elke nieuwe collectie, voor elke nieuwe doelgroep zou het
stappenplan weer doorlopen moeten worden. Denkt u dat het stappenmodel in de huidige vorm
voldoende aanknopingspunten biedt voor erfgoedinstellingen om een dergelijke kwaliteitscirkel in te
richten?
neerg
voldoende draagvlak in de organisatie
met duurzame toegang aan de slag te g
Men is wel van mening dat het iterati
cyclische aspect niet goed zichtbaar is.
nog te weinig aansluit bij de dagelijkse
is terwijl erfgoedinstellingen allema igen en ben.
e
voorzien.
Samengevat
Het volgen van de
v
Ze zouden gebruik moeten kunnen maken van de kennis van de grote instellingen of nationale
samenwerkingsverbanden.
Hoewel het grootste deel van de ondervraagden deze vraag met
“ja” beantwoordde is er uit de toelichting toch behoorlijk wat
aarzeling te lezen. Men beoordeelt het stappenmodel positief
omdat het de bewustwording van de problematiek bevordert, kan
bijdragen aan de kennisvermeerdering en opbouw van de interne
infrastructuur voor duurzame toegang. Zeker wanneer het wordt
ezet als een dynamisch model en de randvoorwaarden en er
is, ziet men in het stappenmodel wel nuttige handvatten om
aan.
eve karakter te weinig naar voren komt en daarmee ook het
Men schat in dat het model als vrij complex ervaren wordt en
praktijk van de instelling, ook omdat de benadering generiek
al hun e specifieke problem heb Eén van de
Stapsgewijs naar duurzame toegang 86 Thesis MBI – april 2010
Stapsgewijs naar duurzame toegang 87 Thesis MBI – april 2010
t
it de review blijkt dat de meeste ondervraagden het idee van een stapsgewijs model positief
n een nuttig concept vinden voor het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale
Vraag 10
model is bedoeld als hulpmiddel bij het maken van strategische keuzes voor duurzame
matiebeleid: 100%
‐
‐
Men
vier
en
ondervraagden twijfelt aan de effectiviteit van dergelijke modellen in het algemeen en verwacht dat
er meer behoefte is aan een organisatiebrede infrastructuur die regelmatig geëvalueerd wordt.
Samengeva
U
beoordelen e
erfgoedinformatie. Het model zal nog wel op diverse punten moeten worden bijgeschaafd om het
ook daadwerkelijk voldoende bruikbaar te laten zijn in de kleinere cultureel erfgoedinstellingen voor
toepassing op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Het stappen
toegang tot digitale informatie. Verwacht u dat onderdelen van dit stappenmodel voor de doelgroep
bruikbaar zijn bij de ontwikkeling van beleid op een van de volgende beleidsterreinen?
Vrijwel alle ondervraagden achtten het stappenmodel bruikbaar voor de ontwikkeling van beleid op
de volgende beleidsterreinen:
‐ organisatiebeleid: 100%
‐ infor
digitale duurzaamheidsbeleid: 95%
IT‐ beleidsplan: 90%
gaf wel aan dat het niet reë
terreinen zelfstandig kunnen
grotere instellingen; voor de kl
el is te verwachten dat kleinere erfgoedinstellingen beleid op deze
ontwikkelen. Men beschouwt dit meer als iets voor de middelgrote
einere instellingen zal een nog concretere uitwerking nodig zijn.
15. Conclusies en aanbevelingen
n de organisatie?
II. Wat is de mening van de experts en ervaringsdeskundigen over de toepasbaarheid van deze
richtlijnen in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen?
welke wijze wijkt het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor het beheer van de
tijktoets in de
eeuwse Bibliotheek in hoofdstuk 13. Op basis van de bevindingen zijn daar ook aanbevelingen
n betrekking op het theoretische kader van het onderzoek en de
r een expert review. Hieronder volgt een korte analyse van de gebruikte
e resultaten van de toetsing en de review om uiteindelijk tot een de
e vragen te komen.
nalyse
rd
onderschreven door de meerderheid van de ondervraagden (zie vraag 1a).
Er bleek echter wel een volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid te bestaan, al was dit een
zeer onbekend model waarvan geen secundaire toetsing van was te vinden. Omdat dit model
gerelateerd was aan bekende, in de IT veel toegepaste en beproefde modellen zoals CMMI, is er toch
voor gekozen om met dit model te gaan werken. Het volwassenheidsmodel bevat geen richtlijnen of
kaders maar is een toetsing van het vermogen voor het bieden van duurzame toegang tot digitale
informatie in een organisatie door dit vermogen in gradaties weer te geven.
De doelstelling van het onderzoek was het beantwoorden van de volgende drie centrale vragen:
I. Welke maatregelen of richtlijnen voor het beheren van digitale collecties dragen volgens de
bestaande literatuur bij aan het duurzaam toegankelijk houden van digitale erfgoed bronnen
rekening houdend met de omvang en doelstelling va
III. Op
digitale collecties af van de geformuleerde richtlijnen?
Het antwoord op de derde vraag is inzichtelijk gemaakt bij de bespreking van de prak
Z
geformuleerd in de volgorde van de onderwerpen van het stappenplan.
De eerste twee vragen hebbe
externe validatie hiervan doo
theorie in combinatie met d
definitieve antwoorden op de eerste twe
A
Strikt genomen luidde het antwoord op de eerste centrale eigenlijk “geen” omdat er in de literatuur
geen richtlijnen of kaders te vinden zijn die rekening houden met de kennis, menskracht of middelen
van een organisatie en met kleine erfgoedinstellingen in het bijzonder. Deze conclusie we
Stapsgewijs naar duurzame toegang 88 Thesis MBI – april 2010
De kern van het volwassenheidsmodel bestaat uit vijftien aspecten van digitale duurzaamheid die
onderverdeeld zijn in volwassenheidsniveaus van één tot vijf. Het merendeel van de ondervraagden
dig beeld geven van de meest relevante
van duurzame toegang (zie vraag 2a). Met deze conclusie was het toepassen van de vijftien
elementen gevalideerd.
r het uitgangspunt een
iveaus eigenlijk afvallen omdat hier
als minimaal uitgangspunt gekozen –
lde wel sterk aan de
haalbaarheid. Uit de praktijktoetsing van de Zeeuwse Bibliotheek bleek dat de haalbaarheid in
root deel hiervan laag zouden scoren.
Normaal gesproken ligt het voor de hand om de aandacht te richten op het laagst scorende aspect en
eteren en zo verder. Lage scores op veel aspecten geeft echter geen inzicht in welke stap
gen op basis van de
bijdrage aan het verminderen van het risico op verlies van digitale informatie. Deze ordening is
dat een steeds hoger
niveau van duurzame toegang bereikt kan worden. Deze vraag werd positief beantwoord. De laatste
was van mening dat deze vijftien elementen een volle
aspecten
In het volwassenheidsmodel worden vijf niveaus gedefinieerd voor het vermogen voor duurzame
toegang. Uit de algemene literatuur zoals die in hoofdstuk 6 besproken is, kan worden opgemaakt
dat duurzame toegang alleen succesvol geïmplementeerd kan worden wannee
structurele borging van processen en taken is.
Voor de volwassenheidsniveaus betekent dit dat de eerste twee n
sprake is van ad‐hoc of toevallige situaties. Pas op niveau drie praat het model over een structurele
borging. Voor het stappenmodel is om die reden niveau drie
hoewel tegelijkertijd duidelijk bleek dat dit een lastig te bereiken doel zou zijn. In antwoord op de
vraag of men dit een realistische doelstelling vond (zie vraag 2b) was er duidelijk aarzeling. Men
achtte dit wel een wenselijke en noodzakelijke ambitie maar men twijfe
inderdaad een probleem was.
Een tweede probleem met het volwassenheidsmodel was het grote aantal aspecten en de
verwachting dat veel instellingen uit de doelgroep op een g
dit te verb
eerst gedaan moet worden. Voor de Zeeuwse Bibliotheek bleken maar liefst zeven van de vijftien de
laagste score te halen.
Om deze reden is er besloten om een ordening in de aspecten aan te bren
gekozen op basis van het bestuderen van onder ander de DRAMBORA toolkit (McHugh e.a., 2007) en
op basis van de inzichten uit de werkveld analyse. In reactie op de vraag of men deze ordening in
grote lijnen onderschrijft antwoordde een meerheid bevestigend (zie vraag 3).
Verder werd de reviewers gevraagd of het voorgestelde stappenmodel voldoende aanknopingpunten
bood voor het inrichten van een cyclisch proces van continu verbeteren zo
Stapsgewijs naar duurzame toegang 89 Thesis MBI – april 2010
vraag betrof de bruikbaarheid van het stappenmodel voor het ontwikkelen van de diverse aspecten
van het beleid. Ook hier antwoordde men positief op.
Conclusies
Op basis van de bovenstaande analyse kunnen de volgende conclusies worden getrokken:
• De gangbare kaders en richtlijnen bieden te weinig aanknopingspunten voor het realiseren van
duurzame toegang voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.
eer duurzame toegang voor de instellingen in de
doelgroep.
worden
digitale
onenten daarvan) is bruikbaar voor het leveren van een bijdrage aan
o en van
st de onderbouwing van deze conclusies ook veel informatie en inzichten
opgeleverd die van nut kunnen zijn voor eventuele vervolgstappen. In het kort zijn hieronder de
derscheid tussen de
verschillende digitale materialen en collecties zoals born‐digital en ander materiaal zonder fysiek
origineel, aan de complexiteit en diversiteit van de materialen in de collecties, aan de rol van de
context van de verschillende sectoren en de afzonderlijke doelstellingen.
• Het volwassenheidsmodel van Dollar is niet rechtstreeks bruikbaar voor het bepalen van de
prioriteiten in verbeteracties voor een m
• De voorgestelde ordening van de vijftien aspecten voor duurzame toegang op basis van de
bijdrage aan de vermindering van de risico’s op verlies van informatie is zinvol en op een correcte
wijze vormgegeven.
• Het op deze manier ontwikkelde stappenmodel kan ingezet voor het ontwikkelen van
een cyclisch proces van verbetering van duurzame toegang tot de erfgoed informatie.
• Het stappenmodel (of comp
het organisatiebeleid, inf rmatiebeleid, digitale duurzaamheidbeleid het IT‐beleid de
kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.
Aanbevelingen
Het onderzoek heeft naa
belangrijkste aanbeveling samengevat.
Aanbeveling voor de verbetering van het stappenmodel
• Er moet in het stappenmodel meer aandacht besteed worden aan het on
Stapsgewijs naar duurzame toegang 90 Thesis MBI – april 2010
• Het huidige stappenmodel is op diverse gebieden nog erg theoretisch en ambitieus, het zou
nuttig zijn om het nog meer toe te spitsen op de haalbare praktijk (wellicht overwegen om
niveau drie als ambitie los te laten of meer gradaties aan te brengen bijvoorbeeld afhankelijk van
Het huidige stappenmodel biedt geen mogelijkheid voor toetsing zoals het volwassenheidsmodel
dat wel doet. Wellicht is het mogelijk om een combinatie te maken tussen beide modellen.
Het huidige model besteedt bewust weinig aandacht aan de beschikbare middelen voor
duurzame toegang omdat dit als een strategische keuze gezien wordt zoals de collectievorming
is. Onderzoek de mogelijk om bestaande inzichten voor businessmodellen voor
duurzame toegang te integreren in het stappenmodel.
• Besteedt meer aandacht aan betere definities van de doelgroep en de soorten instellingen in
grootte en doelstelling en onderzoek de consequenties hiervan voor het model.
• Beschouw het bieden van duurzame toegang als een strategisch onderwerp en niet als een IT‐
ordelijk wordt voor het veranderingsproces.
Zoek samenwerking met collega instellingen en grotere instellingen, ga na of bepaalde taken of verantwoordelijkheden door samenwerking met andere instellingen kunnen worden ingevuld.
naar sectoroverstijgende mogelijkheden.
handelbare onderdelen.
Aanbevelingen voor DEN
del en het volwassenheidsmodel
het materiaal).
•
•
zelf dit ook
Aanbevelingen voor kleinere erfgoedinstellingen:
probleem. Volg de aanpak van het stappenplan, kies daarbij voor een stapsgewijze, cyclische opbouw. Zorg voor een breder bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang in de organisatie en maak één persoon verantwo
•
Kijk daarbij ook
• Kijk kritisch naar wat eventueel door anderen gedaan kan worden, ga na welke functionaliteiten al beschikbaar zijn op het gebied van IT, metadatabeheer en kennis. Verdeel de problematiek in
• Onderzoek de mogelijkheden om onderdelen van dit stappenmote combineren met de Basis Duurzaamheid. Werk concrete voorbeelden hiervan uit in kleinere instellingen.
• Stimuleer samenwerking en kennisuitwisseling binnen de sector, probeer hierin een regisseursrol te vervullen.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 91 Thesis MBI – april 2010
• Ga in gesprek met de marktpartijen en doe concrete aanbevelingen voor toe te passen standaarden voor opslag en metadatabeheer (zie het als een eerste stap naar certificering, de
• Stimuleer de par
markt vraag er zelf om!).
tijen die werken aan een persistent‐identifier oplossing om snel tot resultaat te komen.
Aanbevelingen voor NCDD
• Investeer in kennis over duurzame toegang tot digitale informatie.
• Ontwikkel schaalbare diensten voor duurzame opslag en beheer van digitale objecten in ies.
• Bevorder het delen van kennis en faciliteiten door de grote instellingen op een manier waarmee de kleinere instellingen uit de voeten kunnen.
• Werk aan het tot stand komen van een platform die de rol van “technology watch” voor de publieke sector vervullen.
Aanbevelingen voor de leveranciers:
samenwerking met koplopers en koepelorganisat
• Pas de huidige beheersystemen aan zodat metadata voor de ondersteuning van duurzame toegang hier in onder gebracht kan worden. Maak de systemen zo open mogelijk door het implementeren van open standaarden en open protocollen.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 92 Thesis MBI – april 2010
16. Geraadpleegde bronnen
Abcouwer, T., Gels, H., & Truijens, J. (2006). Informatiemanagement en informatiebeleid. Den Haag: Academic Service.
s, P., & Wright, R. (2008). Digital Preservation Policies Study . Charles
ruari 14, 2010, van http://instituut.beeldengeluid.nl/index.aspx?ChapterID=8633.
06). Foundations of IT service management op basis van ITIL (5e ed.). [Zaltbommel]: Van Haren Publishing.
Boogerd, M. (2008). DigiCure ; Duurzame opslag van digitale collecties. Vlissingen: Hogeschool
ecentrum DAVID. Verkregen Januari 9, 2010, van
Boudrez, F. (2009b). Een digitaal archief in 10 stappen. Antwerpen: Expertisecentrum DAVID.
gen Februari 22, 2010, van http://www.catchplus.nl/wp‐content/uploads/2010/01/discussiedocument‐PIDs‐CATCHPlus1.pdf.
CCSDS. (2009). Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) (PINK BOOK). Consultative Committee for Space Data Systems. Verkregen November 11, 2009, van http://public.ccsds.org/sites/cwe/rids/Lists/CCSDS%206500P11/CCSDSAgency.aspx.
Center for Research Libraries , & OCLC. (2007). Trustworthy repositories audit & certification (TRAC): criteria and checklist. Chicago :;Dublin, Ohio :: Center for Research Libraries ;;OCLC Online Computer Library Center, Inc.,
Currall, J., & McKinney, P. (2007). espida Handbook. Expressing project costs and benefits in a systematic way for investment in information and IT. Glasgow: University of Glasgow. Verkregen Januari 8, 2010, van http://hdl.handle.net/1905/691.
DANS. (2010). Data Seal of Approval. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.datasealofapproval.org/.
DEN. (2009a). De Digitale Feiten : onderzoek naar de omvang en kosten van gedigitaliseerd cultureel erfgoed : eindrapportage. Den Haag: Stichting DEN.
DEN. (2009b). De Basis voor duurzaamheid. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.den.nl/debasis.
Beagrie, N., Semple, N., WilliamBeagrie Limited.
Beeld en Geluid. (2009). Proarchive. Verkregen Feb
Bon, J., & ITSMF Nederland. (20
Zeeland.
Boudrez, F. (2009a). Een digitaal archief in 10 stappen. Antwerpen: Expertis
http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf.
Verkregen December 13, 2009, van http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf.
Brugman, H. (2009, Juni 3). CATCH Plus: Persistente Identifiers. Verkre
Stapsgewijs naar duurzame toegang 93 Thesis MBI – april 2010
DEN. (2008). Gespreksverslagen DE BASIS Vervaardiging en Duurzaamheid. Verkregen Februari 13, 2010, van http://wiki.den.nl/Analyseperiode2.
. Verkregen Februari 13, 2010, van
Dollar, C. M. (2007). Digital Preservation Readiness Capability Maturity Model and Digital
Dollar, C. M. (2010). Revised Digital Preservation Readiness Capability Maturity Model. Cohasset
DPE. (2008). Repository Planning Checklist and Guidance DPE D3.2 (PLATTER). Digital Preservation
/Repository_Planning_Checklist_and_Guidance.pdf.
e‐overh houding Rijksoverheid. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.e‐overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html.
Europea sion. (2002). The DigiCULT report technological landscapes for tomorrow's cultural economy : unlocking the value of cultural heritage : full report. Luxembourg :: Office for
report2002/dc_fullreport_230602_screen.pdf.
Factor, M., Henis, E., Naor, D., Rabinovici‐Cohen, S., Reshef, P., Ronen, S., e.a. (2009). Authenticity
kshop on on Theory and practice of provenance (pp. 22, 2010, van
Giaretta SPAR Approach to Digital Preservation. The International Journal of Digital
Gladney
theek
Lavoie, B., & Blue Ribbon Task Force . (2008). Sustaining the digital investment : issues and challenges t of the Blue Ribbon Task Force
Access. San Diego, CA : Communications Group San
D‐Lib Magazine,
rary.uu.nl/dlib/july04/lavoie/07lavoie.html.
DEN. (2010). ICT‐Register voor het cultureel erfgoedhttp://www.den.nl/register.
Preservation Readiness Balanced Scorecard ‐ Working Paper . Cohasset Associates, Inc.
Associates, Inc.
Europe. Verkregen Januari 9, 2010, van http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/reports
eid. (2009). De Baseline Informatiehuis
n Commis
Official Publications of the European Communities, Verkregen November 6, 2009, van http://www.digicult.info/pages/
and provenance in long term digital preservation: modeling and implementation in preservation aware storage. In First wor1‐10). San Francisco, CA: USENIX Association. Verkregen Februari http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1525938&jmp=abstract&coll=GUIDE&dl=GUIDE&CFID=77168475&CFTOKEN=94025708#abstract.
, D. (2007). The CACuration, 2(1). Verkregen November 15, 2009, van http://www.ijdc.net/index.php/ijdc/article/view/29.
, H. (2007). Preserving digital information. Berlin ;;New York: Springer.
Jones, M., Beagrie, N., & DPC. (2008). Digital Preservation Handbook. London: Digital Preservation Coalition. Verkregen van http://www.dpconline.org/advice/digital‐preservation‐handbook.html.
Jongejan, M. (2009, Januari 26). Zeeuwse Bibliotheek als openbare en wetenschappelijke biblio2009‐2012; Strategiedocument. Zeeuwse Bibliotheek.
of economically sustainable digital preservation : interim reporon Sustainable Digital Preservation andDiego Supercomputer Center. Verkregen Januari 7, 2010, van http://brtf.sdsc.edu/biblio/BRTF_Interim_Report.pdf.
Lavoie, B., & Dempsey, L. (2004). Thirteen Ways of Looking at...Digital Preservation.10(7/8). Verkregen November 14, 2009, van http://www.dlib.org.proxy.lib
Stapsgewijs naar duurzame toegang 94 Thesis MBI – april 2010
Library of Congres. (2009, November). PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity . Verkregen Februari 23, 2010, van http://www.loc.gov/standards/premis/index.html.
TS) Official 23, 2010, van http://www.loc.gov/standards/mets/.
ing van f
Inspecteurs.
Lusenet er is van ons; Gesprekken over beeldcollecties bij historische verenigingen. DEN e.a. Verkregen Februari 12, 2010, van http://www.erfgoednederland.nl/nieuws/digitale‐
Luseneteritage : principles and policies. Amsterdam: Netherlands National
Commission for UNESCO ;European Commission on Preservation and Access.
McGove Verkregen Januari 7, 2010, van
McHugh thod Based on Risk Management (DRAMBORA). Digital Curation Centre (DCC) and
Meijers,
Meyer, n of the 21st Century: Describing Roles & Measuring Contemporary Preservation Activities in ARL Libraries. Washington D.C.:
National Archives. (2010, Februari). PRONOM. Verkregen Februari 22, 2010, van
NCDD. (2009). Toekomst voor ons digitaal geheugen: duurzame toegang tot digitale informatie in
000.pdf.
de Niet, vatie Cultureel Erfgoed. DEN /
http://www.den.nl/getasset.aspx?id=Businessmodellen/BusinessModelInnovatie.pdf&assett
Library of Congres. (2010, Februari). Metadata Encoding and Transmission Standard (MEWeb Site. Verkregen Februari
LOPAI. (2008). ED3 : eisen duurzaam digitaal depot : toetsingskader voor de beheersomgevblijvend te bewaren digitale informatie. Groningen: Landelijk Overleg Provinciale Archie
, Y. (2009). Vroeg
publicatie‐vroeger‐is‐van‐ons.
, Y., Netherlands National Commission for UNESCO, & Koninklijke Bibliotheek. (2007). Preserving the digital h
rn, N. Y. (2007, Oktober). Digital Preservation Policy Framework ‐ Outline. ICSPR.
http://www.icpsr.umich.edu/files/ICPSR/curation/preservation/policies/dp‐policy‐outline.pdf.
, A., Ruusalepp, R., Seamus, R., & Hofman, H. (2007). Digital Repository Audit Me
DigitalPreservationEurope (DPE). Verkregen December 2, 2009, van http://www.repositoryaudit.eu/download.
H. (2008, Oktober). Informatieplan digitale collecties. Zeeuwse Bibliotheek.
L. (2009). Safeguarding Collections at the Daw
Association of Research Libraries. Verkregen Januari 9, 2010, van www.arl.org/bm~doc/safeguarding‐collections.pdf.
http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx.
National Library of Australia. (2003). Guidelines for the preservation of digital heritage. Canberra: National Library of Australia.
Nederland, interimrapport. Verkregen November 14, 2009, van http://www.ncdd.nl/documents/NCDDToekomst2009_
Niessink, F., & Clerc, V. (2010). IT Service CMM ‐ Introduction. Verkregen Februari 24, 2010, van http://sites.google.com/site/itservicecmmwebsite/.
M., Verwayen, H., & van Kersen, J. (2009). Business Model InnoKennisland / OCW. Verkregen Januari 7, 2010, van
ype=attachments.
Stapsgewijs naar duurzame toegang 95 Thesis MBI – april 2010
Stapsgewijs naar duurzame toegang 96 Thesis MBI – april 2010
http://www.ncdd.nl/activiteiten‐natverkenning.php.
PADI. (2 http://www.nla.gov.au/padi/topics/thesaurus.html.
Peacock ns: odel Framework for Digital Heritage Collections. Australasian Journal of
Information Systems, 16(1). Verkregen Januari 8, 2010, van
Researc Trusted digital repositories : attributes and responsibilities : an RLG‐OCLC report. Mountain View Calif.: RLG.
Rocketb
edu/cmmi/.
SenterN ). www.digitaliserenmetbeleid.nl. Verkregen Februari 14, 2010, van http://www.digitaliserenmetbeleid.nl/.
Sierman Quarterly, 19(1).
Stadsarchief t. Verkregen Februari 14, 2010, van html.
Waller, g digital preservation needs lition,
ot. Verkregen
van Nispen, A. (2009). Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid ‐ Inputnotitie sector cultuur/erfgoed. Den Haag: NCDD. Verkregen September 24, 2009, van
009). PADI Thesaurus National Library of Australia. Verkregen December 13, 2009, van
, D., Swatman, P. M., & Lu, N. (2009, Augustus 27). Supporting SME Collecting OrganisatioA Business M
http://dl.acs.org.au/index.php/ajis/article/view/558/442.
h Libraries Group.;OCLC. (2002).
oom. (2009). Sarkozy was there. Know Your Meme. Verkregen Maart 31, 2010, van http://knowyourmeme.com/memes/sarkozy‐was‐there.
SEI. (2010). Capability Maturity Model Integration (CMMI). Verkregen Februari 15, 2010, van http://www.sei.cmu.
ovem. (2009
, B. (2009). The Jigsaw Puzzle of Digital Preservation — an Overview. LiberVerkregen Januari 9, 2010, van http://liber.library.uu.nl/index.html.
Amsterdam. (2010). Introductie E‐depohttp://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e‐depot/introductie/index.nl.
University College London, & British Library. (2010). LIFE: Life Cycle Information for E‐Literature.Verkregen Maart 5, 2010, van http://www.life.ac.uk/.
M., & Digital Preservation Coalition. (2006). Mind the gap assessinin the UK. Heslington, York :: Digital Preservation Coa
Werkgroep Pilot Gebruik Digitaal Depot. (2010). Pilot dienstverlening digitaal depMaart 5, 2010, van http://digitalearchieven.blogspot.com/.
Bijlag
e 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp
Conceptueel model:
Onderszoeksopzet:
Bijlagen i
Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving
Bijlagen ii
Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package
Bijlagen iii
Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel
Element Doel Toetsing niveau 3 (intermediate)
Policy A digital preservation program should be based on a policy that articulates a commitment to ensure the preservation of accessible, authentic, and usable digital records for as far into the future as necessary. The policy should be communicated to all stakeholders in digital preservation. Adherence to the policy should be periodically audited for compliance.
A formal written digital preservation policy has been issued and widely disseminated.
Strategy A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection.
A digital preservation strategy is in place that (1) keeps the bit stream of digital documents alive through planned device/media renewal and (2) mitigates technology obsolescence through migration of digital records to technology neutral open standard formats.
Governance A digital preservation program has a legal mandate that includes an explicit and unambiguous assignment of roles, responsibilities, and accountability for executing the digital preservation program. This includes public dissemination of its requirements, decisions, development, and actions to ensure long‐term preservation and access to digital content in its custody.
An official mandate and supporting procedures for the long term preservation of records that identify roles and responsibilities has been implemented but the business unit that owns the digital preservation program is not identified.
Collabrative engagement
A viable and comprehensive digital preservation program is based on a collaborative framework within which digital preservation issues and concerns are addressed that take into account interdependencies between and among business functions and processes, legal and statutory requirements, and historical accountability, This framework leverages resources, promotes stewardship, and shares knowledge about digital preservation initiatives.
There is sufficient awareness of the role of collaboration in digital preservation that a collaborative framework is established within which many digital preservation projects are undertaken.
Technical expertise
A viable digital preservation program requires sufficient technical expertise in digital preservation technologies to support all of the structure and requisite processes, including the on‐going professional development of digital preservation expertise and skills. This technical expertise may be exist within program staff or may be provided by an IT Department or external service providers.
Sufficient professional technical expertise to support an intermediate program of digital preservation exists.
Bijlagen iv
Toetsing niveau 3 (intermediate)Element Doel
Open Source Software and
Neutral Open
rd Formats
A viable digital preservation program employs technology neutral open standard file formats and open sources to help
te technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitor or have
A sufficient number of technology neutral open standard formats
content and structure of digital
be
l preservation open source software has been adopted but no digital preservation open source software is implemented...
Technology
Standa
mitiga
access to sources that monitor the obsolescence status of file formats.
have been adopted to protect the
records that are likely totransferred to the digital repository. The concept of digita
DesignatedCommuni
ties
g., digital
preservation repository will have written procedures that
The designated communities of a digital preservation repositoryconsist of the producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written proceduresand formal agreements with producers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ingested (e.acceptable file formats) and preserved. Similarly, a
identify a target user community and specify the formats in which records are accessible.
Publicly available written documentation exists that identifies target producers and users of digital records of records and defines their roles and obligations in sufficient detail to support only a few detailed ingest and access processes.
Digital Records Survey
erences the quantity of digital records in three stages of
technology dependency of digital records. o Legacy digital records are embedded in obsolete formats that
n
of technology. Location refers to the
physical location where digital records are maintained and may
is place r
ion as in
erviews and
A digital preservation program collects and analyzes informationabout the scope and location of digital records that currently are eligible or will be eligible for preservation in the future.Scope ref
can only be extracted by special computer code that is writtelocally or by using a qualified third party. o Near‐legacy digital records are embedded in formats that are native, technology dependent but tools are available to normalize the records to technology neutral formats. o Non‐legacy digital records are embedded in open standard technology neutral formats that enable backward compatibilityover several generations
include stand alone desktop applications, collaborative work environments, databases, and systems, among others, along with their associated environmental storage environments
A digital records surveythat involves a comprehensiveanalysis of a records schedule oother written documentatwell as information collectedthrough intquestionnaires that identify the scope and quantity of most (75%) of the digital records that an organization must preserve. Theanalysis is updated every two years.
Bijlagen v
Element Doel Toetsing niveau 3 (intermediate)
Compliance wISO 14721 andTRACC IngesRequirements
ith
t
l d
to and
ets),
t of who
al
A digital preservation program supports the ingest of digitarecords in accordance with the requirements of ISO 14721 anISO 18492.
Repository tools and technologies are in place to conduct virus checks, validate and normalize file formats, transfer digital records new storage devices/media, normalize digital records containing text, selected structured data (spreadsheand digital images. Metadata is manually captured or created thaestablishes a broad context created and used the digitrecords, and relationships withother digital records.
Storage Management ats,
l s are the
quiring successful completion of all preservation actions at each physical location.
ical or
is supplemented with a “dark archives” at a third location. The referential integrity of all three
.
A digital preservation program supports the normalization of digital records over time (i.e., transformation to new formoperating systems, or architecture) with no diminution in authenticity and maintains the records in a dedicated logicastorage repository in which multiple copies of digital recordstored in different physical locations. Referential integrity of digital records is ensured by re
The storage of the two copies of digital records stored on logphysical network storage repositories and maintained at two separate locations
copies is ensured by synchronizingdigital preservation activities anddocumenting that all activities have been successfully completed
Planned Device & Media Renewal
There is no known “permanent” storage device medium that is not vulnerable to decay and technology obsolescence. Consequently, a threshold issue of a digital preservation programis to keep “alive” the bit stream of digital records through periodic planned device (e.g., “spinning disks”) and media renewal.
A device and media renewal procedure that renews device/storage media every ten years is supplemented by an annual media inspection program to identify storage media that faceimminent catastrophic loss.
Digital Records Integrity
ct
and after preservation
activities to validate the integrity of digital record.
A digital preservation program can demonstrate that the integrity of the content, context, and structure of digital records has not been compromised. The bit streams underlying digital records are vulnerable to alteration when preservation activities(e.g., media renewal) occur over time. This process describes thecontrols and mechanism that should be implemented to protethe integrity of digital records.
Comparison of SHA‐2 hash digestsbefore
Digital Records Security
A digital preservation program should have in place processes that ensure the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digital records, support periodic backup of digital records that are stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery.
Disaster recovery, business resumption and backup processes are network based. Physical security is assured through role based permission access.
Bijlagen vi
Element Doel Toetsing niveau 3 (intermediate)
Digital Preservation Metadata
A digital preservation program collects and maintains metadathat describes the preservation activities associated with the preservation
ta
of digital records. This metadata constitutes an audit trail that documents what preservation actions were carried out, why they were carried out, when they were carried out, and how they were carried out and with what results. Preservation metadata plays a key role in establishing the authenticity of digital records over the long term as preservation activities are executed.
lue
cords ata.
Preservation metadata for most digital records of long‐term vais collected on a systematic basis in accordance with established guidelines and protected at the same level as the digital reassociated with the metad
Access to Digital Records
The purpose of digital preservation is to ensure that authentic and usable digital records are accessible as far into the future as may be necessary. Accessibility is an operative word because
lly
le
digital preservation does not focus on the longevity of digital records as an end in itself. Preservation and access are mutuadependent. Preservation of accessible, authentic, and usable digital records without access is not sustainable; access to authentic and usable digital records cannot be accomplished without preservation measures and resources. Consequently, a digital preservation program should include a capability for users to have access to digital records that are being properly preserved.
Some digital records of long term value are electronically accessibbut only in ASCII text, TIFF images,or PDF.
Bijlagen vii
Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel
Bijlagen viii
Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel
ap Element Doel Deel A Stap 1
Designated Communities
The designated communities of a digital preservation repository consist of the producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written procedures and formal agreements with producers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ingested (e.g., acceptable file formats) and preserved. Similarly, a digital preservation repository will have written procedures that identify a target user community and specify the formats in which records are accessible.
Deel A Stap 1
Collaborative engagement
A viable and comprehensive digital preservation program is based on a collaborative framework within which digital preservation issues and concerns are addressed that take into account interdependencies between and among business functions and processes, legal and statutory requirements, and historical accountability, This framework leverages resources, promotes stewardship, and shares knowledge about digital preservation initiatives.
Deel A Stap 2
Governance A digital preservation program has a legal mandate that includes an explicit and unambiguous assignment of roles, responsibilities, and accountability for executing the digital preservation program. This includes public dissemination of its requirements, decisions, development, and actions to ensure long‐term preservation and access to digital content in its custody.
Deel A Stap 2
Policy A digital preservation program should be based on a policy that articulates a commitment to ensure the preservation of accessible, authentic, and usable digital records for as far into the future as necessary. The policy should be communicated to all stakeholders in digital preservation. Adherence to the policy should be periodically audited for compliance.
Deel B Stap 1
Strategy A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection.
Deel B Stap 2
Digital Records Survey A digital preservation program collects and analyzes information about the scope and location of digital records that currently are eligible or will be eligible for preservation in the future. Scope references the quantity of digital records in three stages of technology dependency of digital records. o Legacy digital records are embedded in obsolete formats that can only be extracted by special computer code that is written locally or by using a qualified third party. o Near‐legacy digital records are embedded in formats that are native, technology dependent but tools are available to normalize the records to technology neutral formats. o Non‐legacy digital records are embedded in open standard technology neutral formats that enable backward compatibility over several generations of technology. Location refers to the physical location where digital records are maintained and may include stand alone desktop applications, collaborative work environments, databases, and systems, among others, along with their associated environmental storage environments
St
Bijlagen ix
Deel B Storage Management A digital preservation program supports the normalization of digital records cords in
a dedicated logical storage repository in which multiple copies of digital records are stored in different physical locations. Referential integrity of the
records is ensured by requiring successful completion of all
Deel B Stap 4
Compliance with ISO 14721 and TRACC Ingest Requirements
Deel B Stap 5
Planned Device & Media Renewal quently, a threshold
sue of a digital preservation program is to keep “alive” the bit stream of d
Deel B Stap 5
Digital Records Security
ensure ed that
ge repositories, and support disaster response and usiness recovery.
Stap 5 Technical expertise
d requisite
in rogram staff or may be provided by an IT Department or external service
Deel C Stap 1
Access to Digital Records
rvation does not focus n the longevity of digital records as an end in itself. Preservation and
cords that are eing properly preserved.
Stap 1 Designated Communities
ested rmats) and preserved. Similarly, a digital preservation
unity
Deel C Stap 1
Strategy d
ding
Stap 3 over time (i.e., transformation to new formats, operating systems, orarchitecture) with no diminution in authenticity and maintains the re
digitalpreservation actions at each physical location. A digital preservation program supports the ingest of digital records in accordance with the requirements of ISO 14721 and ISO 18492. There is no known “permanent” storage device medium that is not vulnerable to decay and technology obsolescence. Conseisdigital records through periodic planned device (e.g., “spinning disks”) anmedia renewal. A digital preservation program should have in place processes thatthe security of digital records through techniques that block unauthorizaccess to the digital records, support periodic backup of digital records are stored at offsite storab A viable digital preservation program requires sufficient technical expertise in digital preservation technologies to support all of the structure anprocesses, including the on‐going professional development of digital preservation expertise and skills. This technical expertise may be exist with
Deel B
pproviders. The purpose of digital preservation is to ensure that authentic and usable digital records are accessible as far into the future as may be necessary. Accessibility is an operative word because digital preseoaccess are mutually dependent. Preservation of accessible, authentic, and usable digital records without access is not sustainable; access to authenticand usable digital records cannot be accomplished without preservation measures and resources. Consequently, a digital preservation program should include a capability for users to have access to digital reb The designated communities of a digital preservation repository consist ofthe producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written procedures and formal agreements withproducers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ing(e.g., acceptable file forepository will have written procedures that identify a target user command specify the formats in which records are accessible. A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes anactivities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (inclulegacy file formats), storage media, and integrity protection.
Deel C
Bijlagen x
Deel C Stap 1
Open Source Software and Technology Neutral Open Standard Formats tus
Deel C Stap 2
Digital Preservation Metadata
ntains metadata that escribes the preservation activities associated with the preservation of
what , when they
ere carried out, and how they were carried out and with what results. reservation metadata plays a key role in establishing the authenticity of
ted.
Stap 2 Integrity d.
vities (e.g., media renewal) occur over time. This process escribes the controls and mechanism that should be implemented to
Deel C Stap 2
Digital Records Security
records, support periodic backup of digital records that
Deel C Stap 3
Open Source Software and Technology Neutral Open Standard Formats
r or have access to sources that monitor the obsolescence status f file formats.
A viable digital preservation program employs technology neutral open standard file formats and open sources to help mitigate technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitor or have access to sources that monitor the obsolescence staof file formats. A digital preservation program collects and maiddigital records. This metadata constitutes an audit trail that documentspreservation actions were carried out, why they were carried outwPdigital records over the long term as preservation activities are execu
A digital preservation program can demonstrate that the integrity of the content, context, and structure of digital records has not been compromiseThe bit streams underlying digital records are vulnerable to alteration whenpreservation acti
Deel C Digital Records
dprotect the integrity of digital records. A digital preservation program should have in place processes that ensure the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digitalare stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery. A viable digital preservation program employs technology neutral openstandard file formats and open sources to help mitigate technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitoo
Bijlagen xi
Bijlage 7: Toetsing Ze
Analyse Krantenbank
zijn
ROID tool.
Overzicht
Krantnaam )
oolsche CourNoord‐Bevelands Nieuws‐ en Vlissingse Courant (vco) Volksblad (vol) 13 5.541 Vrije Stemmen uit de Ganzestad (vsg) 4,50 503
kblad (vwb) Zierikzeesche Courant (zco) Zierikzeesche Nieuwsbode (zn 2270,00 155.795 Breskensche Courant * (pdp) 96,26 14.832
e Breskensche Courant is wel op de file server aangetroffen maar nog niet opgenomen in de index van de krantenbank.
euwse Bibliotheek
De onderstaande gegevens
met de D
verzameld in december 2009 en januari 2010 door middel van
grootte (Gb) pagina's
analyses
Goesche Courant (gcoche en Th
491,67 55.638 ant (itc) 34,53 11.013 adv.blad (nbn) 161,16 13.232
1792,48 88.210 34,
Ierseks
Vrije Stemmen (vst) sch Wee
13,22 1.391 8,73 1.754
167,63 19.600 i)
Vlissing
5074,30 367.509
D
Bijlagen xii
Aanwas
krantenbank weer. De krantenbank en gemiddeld met ruim 122.000 pagina’s en 1,65 Tb per jaar.
De onderstaande grafiek geeft de jaarlijkse aanwas van degroeide in de afgelopen jar
Aangetroffen bestandsformaten
agina wordt een JPEG afbeelding t, hiervan n OCR‐r pagina komen er zodoend bestand de
wd moet worden.
De JPEG bestanden komen voor in 3 verschillende formaten ende ve
Voor elke gescande krantenp gemaak wordt eebestand en Tiled JPEG afgeleid. Pe e altijd 3 en voor waarbijJPEG zelf als de master beschou
in de volg rdeling:
De JPEG Tiled bestanden worden niet herkend door de DROID tool maar zijn wel gebaseerd op een externe standaard. De OCR is opgebouwd uit XML bestanden volgens een door Pictura gebaseerd formaat. Een definitie hiervan is niet in het bezit van de Zeeuwse Bibliotheek.
NB: Voor de Ierseksche en Thoolsche Courant (11.000 pagina’s) ontbreken de oorspronkelijk JPEG bestanden, hiervan zijn alleen de afgeleide Tiled JPEG en OCR‐bestanden aanwezig.
Bijlagen xiii
Beeldbank
totale jaarlijkse aanwas (gebaseerd op de laatste mutatiedatum van het bestand) en de gebruikte formaten.
Affichecollectie
Voor de beeldbank zijn de affichecollectie, de fotocollectie en de prentbriefkaartencollectie geanalyseerd. Voor deze collecties wordt achtereenvolgend een overzicht gegeven van de
Bijlagen xiv
Fotocollectie
Uit de verhouding tussen het aantal objecten en de totale grootte blijkt dat er in de loop van de tijd met een steeds grotere resolutie gescand/gefotografeerd wordt. Het is niet bekend in hoeverre dit een toevallige ontwikkeling is of een bewuste keuze. Gebruikte bestandsformaten:
Bijlagen xv
Bijlagen xvi
Prentbriefkaarten
Geluidsarchief (online ‐ deel)
Alle objecten staan op de server in het FLAC formaat.
Bijlage 8: sultaten expert review
code naam functie organisatie b kkenheid bij digitale d amheid relatie cultureel erfgoed relatie kleinere erfgoed instellingen
P1 E.J. Keulemans
wnd. provinciaal archief inspecteur
provincie Zeeland ek naar bewaarbeleid optische
(2005‐heden). Heeft g lteerd in een
voor de post‐ opleiding
I atie‐ en entmanagement
(I aan de Erasmus Universiteit te Rotterdam. Cum laude geslaagd.
1984‐1986, Gemeentearchief Middelburg (stagiaire Archiefschool) 1987‐1988, Gemeentearchief Rijswijk (archivist) 1990‐1992, Ministerie van Financiën (archivist) 1992‐2000, Nationaal Archief (rijksarchiefinspecteur, archivist, systeembeheerder) 2001‐heden, Provincie Zeeland (seniormedewerker informatievoorziening, applicatiebeheerder, wnd. provinciaal archiefinspecteur)
Kleinere erfgoedinstellingen zoals gemeentearchieven hebben (nog) niet zo veel digitale informatie in hun collectie. Het beperkt zich vaak tot wat optische schijven en een digitale fotocollectie, die op intra‐ en internet beschikbaar wordt gesteld. Het is echter een kwestie van tijd voordat het digital born materiaal vanuit de zorgdrager (i.c. gemeente) wordt overgedragen.
P2 M. Lindeman
Technisch Directeur Pictura ‐ bedrijf dat software en digitaliseringsdiensten levert voor de erfgoedsector
Het bedrijf rekent een groot aantal klanten uit de erfgoedsector tot haar klantenkring. Voor veel van deze klanten slaan wij de door ons gedigitaliseerde en door de aangeleverde bestanden op op onze eigen technische infrastructuur op NetApp apparatuur. Voor onze klanten proberen wij mee te denken en softwaretools te ontwikkelen om bij te dragen aan duurzame toegang tot de digitale informatie.
Ik ben al zo'n jaar of 12 betrokken bij Pictura als technisch verantwoordelijk persoon voor de door ons ontwikkelde software en de door ons geleverde technische infrastructuur.
Veruit de meeste erfgoedinstellingen in onze klantenkring zijn klein tot middelgroot. We zijn betrokken vanaf het ontstaan van digitaal erfgoed door digitalisering tot het publiceren en beschikbaar stellen d.m.v. Webtoepassingen. Voor het toekennen van metadata aan digitaal materiaal hebben wij diverse softwaretoepassingen gemaakt, waarbij wij vaak gebruik proberen te
van beschikbare metadatastandaarden als Dublin Core en EAD.
Re
etrouurza
Onderzo
schijveneresueindreferaatdoctoralenformDocumDM)
klant
maken
Bijlagen xvii
P3 I. Angevaare Coördinator Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid
Landelijk samenwerkingsverband van tien grote instellingen met
een tale
ewaard
kan
Vóór mijn huidige functie was ik o.a. beleidsmedewerker bij de Hoofdafdeling Verwerking Publicaties van de Koninklijke Bibliotheek waaronder het e‐
Niet uit de eerste hand; wel uit de tweede hand door de landelijke Verkenning Digitale Duurzaamheid van de NCDD waar ik projectleider van was. Zie het rapport Toekomst voor
P4 F. Bosmans Hoofd ICT Tresoar ‐ combinatie van bibliotheek, archief en literair museum
verantwoordelijk voor (duurzame) opslag als voor digitalisering en beschikbaarstelling va de website aan het publiek
eigen instelling en met andere archieven (RHC’s) van vergelijkbare omvang.
Ras eek ‐
ld digitaal pot.
seur
(NCDD) digitale collecties . NCDD heeft als doel met als doel om te komen totinfrastructuur voor digiduurzaamheid waarin voor alle informatie uit de publieke sector die bmoet worden duurzaam beheer gerealiseerd worden.
Als hoofd ICT zowel
Depot valt. ons digitaal geheugen op http://www.ncdd.nl
Ervaring met de huidige functie
P5 M. Hoofd e‐Depot Koninklijke Biblioth Als projectleider webarchivering. Nu alshoofd van de afdeling eDepot. Binnen deze afdeling komen alle digitale publicatie binnen die de instelling verzamelt en worden ze verwerkt. Metadata gaat naar metadataopslag en contentwordt opgeslagen in daarvoor ontwikkearchief, het e‐De
ROB (webmaster en advidigitale projecten); DEN (adviseur) en huidige functie
Uit contacten en uit ervaringen bij DEN.
Bijlagen xviii
P6 M. de Niet Directeur Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) ‐ ICT‐kenniscentrum voor hetcultureel
erfgoed
functie bij
P7 A. van Nispen
Senior Medewerker kwaliteitszorg
Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) ‐ ICT‐kenniscentrum voor het cultureel erfgoed
goed. Duurzame
toegankelijkheid is een belangrijk aandachtsgebied
et. In bij
Onderzoeker voor sector cultuur/erfgoed voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid en opsteller van imputnotitie Cultuur/Erfgoed. Duurzame toegankelijkheid is een belangrijk aandachtsgebied van mijn takenpakket. In het
aam bij het sch Data
Archief.
Kennis op basis van gesprekken met kleinere erfgoedinstellingen en informatieplannen.
P8 Hanneke t
Hoofd Informatie en Kennis Zeeuws Archief o Het
historisch centrum van Zeeland. Het beheert en bewaart belangrijke bronnen over de Zeeuwse geschiedenis en maakt dit cultureel erfgoed zoveel mogelijk in samenwerking met anderen digitaal zichtbaar.
Als vertegenwoordiger van ief in het
van
kken bij
de
. Deze
de beschikbaarstelling van digitaal archiefmateriaal.
‐ Het Zeeuws Archief als
Noordwest‐Veluwe eerst als adjunct‐, daarna als streekarchivaris (1999‐2009).
Tot 1 september 2009 was ik
e. Het Streekarchivariaat Noordwest‐Veluwe is een samenwerkingsverband van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek en kan op grond van de beschikbare formatie (ca 7 fte) worden aangemerkt als een kleine erfgoedinstelling.
In vorige Koninklijke Bibliotheek: Hoofd Digitale Duurzaamheid (R&D); voor DEN is digitale duurzaamheid een van de belangrijkste werkterreinen
Onderzoeker voor sector cultuur/erfgoed voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid enopsteller van imputnotitieCultuur/Erf
KB ‐ hoofd innovatie projecten & hoofd digitale duurzaamheid.
Niet in kleine erfgoedinstelling gewerkt, maar via DEN veel met middelgrote en kleine instellingen te maken, o.a. in monitoring onderzoek
van mijn takenpakkhet verleden werkzaamhet Nederlands Historisch Data Archief.
verleden werkzNederlands Histori
van Aals Zeeuws Archief is het het Zeeuws Archkernteam Pilot E‐Depot de Regionaal Historische Centra en het Nationaal Archief was ik betrode pilot waarin de dienstverlening aan de RHC’s en andere archiefinstellingen inDigitale Depot Applicatie vanhet NA getoetst werddienstverlening betrof de opslag, het beheer en
afdelingshoofd Informatie en Kennis (sinds 1/9/2009) ‐ Het Streekarchivariaat
streekarchivaris op de Noordwest‐Veluw
Bijlagen xix
Bijlagen xx
uditor/archivaris bij het
als
P10 Veronique de Tier
Adviseur streektalen / onderzoeker dialectologie
Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland / Universiteit Gent
verse or
boeken
Ja, bij de SCEZ. Adviseur streektalen In de universiteit ligt de nadruk op onderzoek, in mijn geval
n
Niet veel, enkel een beetje via de Klapbank (zie www.zeeuwse klapbank. nl) en de gewone individuele opslag van eigen teksten en fotomateriaal.
buiten deze context.
P11 Filip Boudrez
Hoofd e‐depot Stadsarchief Antwerpentaar geleverd
P12 Yola de Lusenet
zelfstandig onderzoeker en adviseur
t publiceren
op het web. Daarvoor doe ik onderzoek, schrijf, geef lezingen en cursussen, lever advies over projecten en help ze te realiseren.
retary van on
in n
European Photographic Images for Access); lid UNESCO Memory of the World Technical Scientific Committee 2001‐2008
NB: alleen algemeen commentaar geleverd
P9 Chido Houbraken
adviseur/a vrij gevestigd Betrokken geweest opstellen van zowel ED3 NEN2082
betrokken bij didigitaliseringsprojecten voaudio en dialectwoorden
Provinciale Archiefinspectie Flevoland, adjunct provinciaal archiefinspecteur (2006 – 2009)
dialecten wat uiteraard eedeeltje van het immaterieelcultureel erfgoed is, maar de benadering is wetenschappelijk en niet zozeer "cultureel"
NB: alleen algemeen commen
In de universiteit vooral door databasevorming maar dat valt wellicht een beetje
o.a. oprichter Expertisecentrum e‐David
Als freelancer werk ik aan opdrachten die te maken hebben meerfgoed en
o.a. Executive Secde European CommissionPreservation and Access (ECPA); Coördinator van TAPE (Training for Audiovisual Preservation Europe); Coördinator vaSEPIA (Safeguarding
vraag 1a Hoofdstuk 1 t/m 3 geeft een analyse van het probleemgebied voor de cultureelerfgoedinstellingen, hierbij wordt onder meer de volgende conclusie getrokken: De huidige richtlijnen, normenkaders, toetsingscriteria en best practices bieden te weinig aanknopingspunten voor de kleinere cultureel erfgoedinstellingen om duurzame toegang tot digitale informatie in te richten. Onderschrijf u deze conclusie?
code ichting P1 is voor een kleinere erfgoedinstelling nu vaak 'trial & error' om te komen
toegang tot digitale informatie. De belangrijkste oorzaak is het rek aan (specialistische) kennis en de schroom om samen te werken met ere (kleine) erfgoedinstellingen. Daarnaast is een aantal instellingen nog doende met het toegankelijk maken van de analoge informatie en men
digitale informatie "er even bij".
P2 dat er op zich genoeg informatie beschikbaar is om de genoemde do lling te realiseren. De informatie sluit waarschijnlijk niet aan bij het
niveau van de erfoedinstellingen, is verspreid en weinig concreet.
nde toetsingskaders zijn te veel geschreven va e grote en – logisch at de kennis die erachter zit d daan komt.
ze rekening met het gebrek a nskracht, kennis len dat de erfgoedinstellingen kenmerk ndien worden e kaders gekenmerkt door een zwart‐wit situa is niks of er is situatie. leine erfgoedinstellingen is de situatie niet eens ar of wenselijk.
Belangrijkste drempel at alles wat er ligt nog vertaalconcrete, dagelijkse praktijk. Hiervoor is geen menskracontbreekt ook vaak e kennis).
Daarbij moet aange worden of al deze kleinere inkennis moeten hebb dit toch zeer complexe en duhet me om de grote oedinstellingen een rol van ken duurzame opslag en toegang centraal te regelen. Zeg maar een soor n safe places network nen Nederland.
DE BASIS Digitale Duurzaamheid, zoals ontwikkeld doorsamenspraak met d fgoedsector, bevat vele concreteook voor kleinere in en. In DE BASIS zitten enkeledie niet in het stappenplan zitten, zoals het aanstellen vin je organisatie voor kennisuitwisseling met andere partijen.
Ik onderschrijf de bovenstaande conclusie dat veel richtlijnen, normenkaders etc gericht zijn op instellingen die al bezig zijn met de implementatie van duurzame toegankelijkheid en die daar ook veel in investeren. Mijn indruk is ook dat deze richtlij te “zwaar” is, bijv. teveel technische kennis veronderstellen die (of minder) aanwezig is in de organisatie van kleinere erfgoedinstellingen.De richtlijn ontwikke DEN, DE BASIS duurzaamhe zich hoofdzakelijk op formuleren van beleid en mandaat. Deze wordt misschien ervaren als te breed.
antwoord toelja Het
tot duurzamegebanddrukdoet de
nee Ik denkelste
kennis
ja De bestaainstellingDaarom houdenen middede meesteen idealemisschien
P3 nuit daar vanan met. Bovetie, er ideale
omdte weinigkleine
Voor k haalba
P4
P5
ja
ja
is d
de benodigd
tekenden opre erfg
d moet worden naar de ht beschikbaar (en
stellingen uitgebreide re terrein. Beter lijkt enniscentrum te geven
t va
DEN in nauwe aanbevelingen, juist concrete suggesties an één aanspreekpunt
bin
e erstelling
P6 deels
P7 Ja
nenniet lt door id richt
Bijlagen xxi
P8 deels Het is jammer dat in het artikel consequent alle erfgoedinstellingen over een kam worden geschoren. Er is m.i. een essentieel verschil tussen erfgoedinstellingen die zich voor een groot deel van hun collectie moeten houden aan de bepalingen in de archiefwet (http://www.archief.nl/wetten‐
ateriaal dat
de archiefwet valt. Het is duidelijk dat iedereen nog druk bezig is met het itvinden van hoe de wielen aan de kar bevestigd moeten worden. (het wiel is
l geloof ik :‐) Als je maar beperkte middelen hebt, is er eigenlijk
P9 deels
r hen geschikt is.
r heeft. Ik zelf heb over de publicaties in punt 2 nog nooit iets gehoord, maar
obleem.
ig ijn
est.
regelgeving/archiefwet), en erfgoedinstellingen die dat niet hoeven. De instellingen uit de eerste categorie beheren overigens ook veel mniet onder de wet valt (zie mijn commentaar in het artikel). Ik ben het eens met de stelling voor zover het materiaal betreft dat niet onder
uer zelf al wenog te weinig houvast.
Op zich zijn er meer dan voldoende aanknopingspunten, maar juist de grote hoeveelheid maakt het ondoorzichtig. De kleinere instellingen hebben te weinig capaciteit om uit te vinden wat voo
P10 ja Ik vrees dat de individuele "cultureelerfgoedwerkers" die niet bij ICT betrokken zijn weinig te horen krijgen van wat er op dat gebied gebeurt, behalve eerder toevallig of als de instelling zelf er heel veel aandacht voo
ook niet dat er op landelijk niveau bijvoorbeeld aandacht is voor dit prIk denk wel dat sommigen van mijn collega's daar mee mee bezig zijn en/ofaangestuurd worden. Ik denk bv. aan de archeologie en de musea die op dit punt landelijk wel aangestuurd worden i.v.m. collectiebeheer en zo. Helaas weet ik daar niet zo veel van. Zelf denk ik weinig na over digitaliseren en veilopslaan en zorgen dat het duurzaam toegankelijk wordt, omdat het in mwerkveld nog niet echt aan de orde is gewe
Bijlagen xxii
vraag 1b Hoofdstuk 1 t/m 3 geeft e hierbij wordt onder meer de volgende c liseren van hun collecties maar cr n en toegankelijk houden van het digitale m atie op langere termijn. Onder
code antwoord P1 ja Mee eens, men denkt vaak dat het digitaliseren van de analoge collectie een
eenmalige actie is en dat men daarna niets meer hoeft te doen. Randvoorwaarden
en, omdat
t om te rden dat dit
de
P3 deels ijn veilig de collecties de minst bedreigde
categorie digitale informatie is. Enerzijds omdat het in‐huis is geproduceerd met robuuste bestandsformaten en anderzijds omdat er altijd nog een fysiek object overblijft waarmee zonodig opnieuw gedigitaliseerd zou kunnen worden. Vaak gaat het ook om kopieën voor onlineinformatie over de collecties, en het is de vraag of die duurzaam beheerd moeten worden.
P4 deels Er vindt nog weinig vervangings digitalisering plaats en ook de verwerving van digitale objecten is nog beperkt. Dit betekent dat de duurzame opslag meer gericht is op het “niet over doen” van digitalisering. Daarnaast is mijn persoonlijke overtuiging dat veel van het de afgelopen jaren verrichtte digitaliseringswerk binnen 25 jaar opnieuw zal moeten gebeuren ivm een scala aan technische ontwikkelingen.
P5 ja Probleem daarbij is structurele financiering. Voor digitalisering is subsidie te vinden, voor een structurele activiteit (die volgt op al dat digitaliseren) als het duurzaam toegankelijk houden van al het gedigitaliseerde materiaal is het veel moeilijker middelen te vinden en/of vrij te maken. Erfgoedinstellingen hebben daar meestal geen budgetten voor (ook de grotere niet), budgetten moeten steeds groter worden vanwege de stijgende behoefte aan duurzame toegang (en meer en diverser materiaal). Daarnaast is het heel moeilijk om keuzes te maken. Overgang van een traditionele bibliotheek naar een digitale bibliotheek is een proces van jaren en kan niet zonder keuzes plaatsvinden.
P6 ja Een van de grootste hobbels om te nemen is het vergroten van bewustzijn van risico op dataverlies en daarmee eigen kapitaalvernietiging. Het gaat mij hierbij niet alleen om de gedigitaliseerde collecties, maar juist ook de informatiesystemen over de collecties. Deze behoren inmiddels tot de 'core assets' van een instelling, maar er is te weinig kennis van digitale risico's zodat er geen acties worden ondernomen om schade op langere termijn tegen te gaan.
en analyse van het probleemgebied voor de cultureelerfgoedinstellingen, onclusie getrokken: De erfgoedinstellingen richten zich met name op het digitaeëren niet de noodzakelijke randvoorwaarden voor het borgeateriaal. Hierdoor is er sprake van een groot risico voor verlies van digitale informschrijf u deze conclusie?
toelichting
voor borging worden helaas pas achteraf opgesteld waardoor het risico op verliesvan digitale informatie groot is. Er zijn zelfs erfgoedinstellingen (kleine archiefdiensten) die hun analoge collecties slechts zeer beperkt digitalisermen bang is voor een teruglopend aantal bezoekers.
P2 ja We zien binnen ons bedrijf dat er gemakkelijk projecten worden opgestardigitaliseren en dat het besef dat de digitale informatie duurzaam moet woopgeslagen pas recentelijk begint door te dringen en dat men ook realiseert kosten met zich meebrengt. Wij proberen als bedrijf wel in te spelen op genoemrandvoorwaarden. Omdat verlies van data op middellange termijn voor ons als bedrijf zeer schadelijk is, proberen wij uiteraard zelf wel zorg te dragen voor detechnische randvoorwaarden die nodig zijn.
Ja, digitale informatie wordt niet dusdanig beheerd dat het op de lange termis, maar ook een beetje nee omdat gedigitaliseer
Bijlagen xxiii
P7 ja Dit is een van de belangrijke conclusies van de nationale verkenning, dit wordt mede getriggerd door overheidsbeleid en de focus van subsidieverstrekkers op access op korte termijn en die niet tot nauwelijks eisen stellen aan de lange termijntoegang van digitaal erfgoed. De enige regeling waar dit was geïmplementeerd was
cties, behalve dat analoge collecties (mits onder de juiste met de nodige investeringen altijd wel weer toegankelijk
te krijgen zijn. Veel instellingen, incl archiefdiensten, beschikken over te weinig relatie tot hun ambitieniveau om alles te doen wat ze zouden willen (of
e of
P9 ja P10 ja
aan randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden. Als zoiets niet gezamenlijk wordt aangepakt, zijn
ijn,
"Digitaliseren met beleid". Deze regeling is gestopt.
P8 ja Dat staat als een paal boven water. Er is op dat punt niet zoveel verschil tussen digitale en analoge colleomstandigheden bewaard)
middelen inzelfs moeten) doen aan het beheer van hun collecties. Ongeacht of dat analogdigitale collecties zijn.
onderschrijft toelichting P8 Omdat de meeste erfgoedinstellingen klein zijn en de medewerkers dikwijls individueel bezig zijn, wordt er weinig aandacht besteed
de randvoorwaarden niet ideaal. En uiteraard moet de ICT‐voorziening ook goed zen daar laat het zeker bij kleinere instellingen soms veel te wensen over. Dit heeftuiteraard dikwijls te maken met het feit dat erfgoedinstellingen het niet breed hebben en dus niet het nodige kapitaal kunnen voorzien voor dergelijke weloverwogen maar waarschijnlijk vaak dure en tijdsintensieve opslag en duurzametoegankelijkheid.
Bijlagen xxiv
vraag 2a Geven de vijftien element ar uw mening inderdaad een volledig beeld van de meest relevante aspecten van duurzame toegang?
code antwoord P1 ja ktijk
Dollar.
P2 geen
Ondanks dat de 15 elementen goed doordacht lijken te zijn, is het ondoenlijk voor mij om een het missen van elementen of van aspecten van digitale
Digital Born
P3 ja P4 ja j afvragen
e zware en
bben ng met de ‘lichte’ soort.
P5 ja Ja goed model, zou internationaal in de praktijk getoetst moeten worden. wel denk ik dat dit een brug te ver is voor de kleinere instellingen. Voor hun zal dit te ingewikkeld en te tijdrovend zijn. Ze hebben de kennis hiervoor niet in huis. Daarom beter dat ze aanhaken bij de grote partijen.
P6 ja Mooi model P7 ja De kracht van het maturity model is dat het een positief groeimodel is dat (veel) ruimte laat
voor de organisatie om inzicht te krijgen in de eigen processen, deze te beoordelen en te kunnen beoordelen waar de organisatie prioriteiten zou moeten leggen om digitale duurzaamheid te implementeren. De 15 elementen voldoende voor kleinere erfgoedinstellingen en geven goede handvaten om digitale duurzaamheid te kunnen implementeren in de organisatie.
P8 geen mening
P9 geen mening
P10 ja
Het model gaat uit van alle mogelijkheden, van ongeveer geen digitalisering tot zeer goed onderhouden en overdachte digitalisering. Ergens moet elke instelling dus wel zijn beginpunt kunnen zoeken en vinden en beseffen hoeveel stappen nog doorlopen moeten worden voor een ideaal eindpunt bereikt kan worden. Op basis van een dergelijk stappenplan kan elke organisatie zelf kijken hoe ver men met bepaalde onderdelen kan en moet gaan en wat daarin belangrijk is en minder belangrijk.
en die zijn beschreven in het volwassenheidsmodel na
toelichting Ja, mee eens. Maar het blijft een theoretisch model met aannames terwijl de praweerbarstig is. Ik vraag me wel af in hoeverre grote(re) erfgoedinstellingen omgaan metduurzame toegankelijkheid en hoe men zou 'scoren' op het volwassenheidsmodel van
mening goede mening te vormen overduurzaamheid. Onze insteek is ook wel iets anders omdat wij nauwelijks metmateriaal werken en over het algemeen alleen beeldmateriaal verwerken.
Ik heb de indruk van wel. Ik zou eerder zeggen te volledig dan onvolledig. Ik blijf mi(ook in het licht van nog onvoorziene ontwikkelingen) of het zinvol is om dezelfdcriteria te hanteren voor alle vormen van digitale objecten. Voor digital born materiaalvervangings digitalisering wel, voor andere soorten veel minder. En als gezegd, we hetot nu toe vooral ervari
Bijlagen xxv
vraag 2b Acht u het nastreven van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel een realistische doelstelling voor de cultureel erfgoedinstellingen?
hting
overheidsinstelling) in Nederland op basis van de Archiefwet 1995 een
P2 ja Veel van de aspecten met name relevant voor niet‐beeldmateriaal, waar mijn expertise niet echt ligt. Als ik het betrek op beeldmateriaal lijkt de doelstelling realistisch.
P3 deels
n er niet aan te beginnen. De kracht van het stappenmodel moet dan zijn om daar ruimte voor te bieden. Dat zou
kader zou ook het thema ‘selectie’ iets meer nadruk mogen krijgen in
P4 ja Het aspect van ‘collaboration’ komt wat mij betreft hier wat uit de lucht vallen en ik zie ook niet helemaal hoe dat binnen deze context een rol dient te spelen. Afgezien daarvan een nastrevenswaardig niveau.
P5 Ja en nee. Ja zeker voor de grotere erfgoedinstellingen die een nationaal belang hebben en een nationale rol hebben (of zouden moeten hebben). En nee voor de kleinere erfgoedinstellingen. Hiervoor ontbreekt daar weer geld
code antwoord toelicP1 ja Jazeker maar dan moet een ergoedinstelling zo vroeg mogelijk worden
betrokken in het primaire besluitvormingsproces van de zorgdrager. Nu is dat niet het geval, een archiefdienst wacht rustig af wat de zorgdrager aanbiedt ter overbrenging. Bedenk daarbij ook dat elke zorgdrager (lees:
verplichting tot vernietiging heeft d.m.v. een selectielijst. Dus er wordt een selectie van het beschikbare materiaal aangeboden.
Ik denk dat de cultureel erfgoedsector zo divers is, dat het moeilijk is om algemene uitspraken van deze aard te doen. Vandaar dat de stappen ‘policy’ en ‘strategy’ zo belangrijk zijn (context en mandaag). Het kan heel legitiem zijn voor bepaalde instellingen om te besluite
in het artikel wat nadrukkelijker als optie benoemd kunnen worden: het digitale tijdperk kan leiden tot een nieuwe werkverdeling tussen instellingen, daar moeten ze goed over nadenken. In dit het artikel. Niet alles hoeft voor altijd bewaard te worden. Liever niet, zelfs. Dit zou een plek moeten krijgen in Deel A stap 1 – niet onder ‘keuze van het materiaal’ voor de eerste verbeteractie . Dat is een pragmatische.
deels
en kennis.
Bijlagen xxvi
P6 deels Nee (niet op korte termijn) / Ja (op langere termijn, > 5 jaar). Ik vind het stappenplan zoals het nu is opgesteld niet geschikt voor de kleine instellingen, omdat het onrealistische eisen stelt. Het biedt denk ik wel houvast voor middelgrote instellingen, maar zelfs daar heb ik twijfels. Ik vind dat het artikel
fase 1 (waar de meeste instellingen nu zitten) naar fase 2 verwaarloost. Die stap zou al een grote stap voorwaarts betekenen. De stap van fase 1 naar fase 2 komt niet voldoende uit de verf in het stappenmodel, vermoedelijk door een
ring van niveau 3. Zelfs de grote databeherende instellingen
eine
een realistische, maar ambitieuze doelstelling kunnen zijn.
P9 ja
ttleneck.
P10 ja
te veel ingaat op wat niveau drie inhoudt, en daarmee het groeimodel van
overwaardevoldoen in diverse opzichten nog niet aan dit niveau. Zie ook bijlage 2: daarzijn de fasen geheel uit beeld verdwenen, terwijl die m.i. cruciaal zijn voor de kleinere instellingen. Overigens zou ik het ook goed vinden als het artikel in zou gaan op wat verstaan wordt onder grote / middelgrote en klinstellingen, met name in termen van benodigde kennis en financiële middelen.
P7 ja “Ja”, moet worden geïnterpreteerd als een wenselijk ja. Op dit moment is stage 3 nog een zeer ambitieus niveau voor de meeste erfgoedinstellingen. Het zou wel
P8 ja We hebben niet zoveel keus. Op de een of andere manier ontkomen we er niet aan ervoor te zorgen dat we zover komen. Een en ander staat of valt met samenwerking. Individueel opereren kost teveel geld en maakt de risico’s op verlies alleen maar groter.
zelfs niveau 4 is goed denkbaar, ook voor kleine instellingen. Maar wel opvoorwaarde van samenwerking, shared services en standaardisatie van beheer. En daar zit vermoedelijk de bo
Erfgoedinstellingen kunnen niet meer voorbij aan digitalisering. Het bereikenvan niveau 3 lijkt me haalbaar, maar het zal wel niet zo gemakkelijk zijn om iedereen op dat niveau te krijgen. Daarvoor zal vanuit de organisatie gezorgdmoeten worden voor de randvoorwaarden en voor een redelijk gelijkvormig systeem binnen de organisatie.
Bijlagen xxvii
vraag 3 Het stappenmodel is opgebouwd ngspunt voor deze ordening is de mate wa co van verlies van digitale informatie. Da eit en de beschikbaarheid van standaard Onderschrijft u in grote lijnen de v
code antwoord toelichP1 Ja De elem d: het is en
blijft ee h model. Om te onderzoeken of dit model in de praktijk werkbaar is, zou een grootschalig empirisch onderzoek onder kleine Nederlandse erfgoedinstellingen kunnen worden gehouden.
n mening
Evenals
P3 Ja Met de geregeld moeten zijn – vaak onder verantwoording van een andere organisatie dan de erfgoed bij context
P4 Ja Er zit ee naar strategie
P6 ja Het con d ik minder. Er wordt veel tekst gewijd at nu werkeli Deel C, stap 1:
P7 nee De wijze waarop de 15 elementen zijn gekoppeld aan de 5 stadia zoals uitgeschreven in het stuk van Charles Dollar is naar mijn mening een betere ordening die meer & snel inzicht geeft waar de organisatie staat.
P8 geen mening
P9 geen mening
P10 ja Ik ben wel een leek, maar ik denk dat het opdelen van de "opdracht" in kleinere haalbare gehelen de beste oplossing is voor erfgoedinstellingen. OP die manier kunnen ze op eigen tempo beginnen en proberen toch op een redelijke termijn een hoger niveau te bereiken. Dat er ook naar veiligheid en gemak van toegang en opslag wordt gekeken, lijkt me zeer goed. Ook dat gebeurt, vind ik, volgens logische stappen. Ik kan de volgorde van het stappenplan onderschrijven.
door de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel te ordenen. Het uitgaarin het implementeren van een stap bijdraagt aan het verminderen van het risiarnaast is er rekening gehouden met de uitvoerbaarheid, de mate van complexitoplossingen. In bijlage 1 is gebruikte ordening van de elementen weergegeven.
olgorde waarin de vijftien elementen zijn geordend?
ting enten zijn zorgvuldig gekozen en logisch opgebouwd. Maar zoals gezegn theoretisc
P2 gee in antwoord 2a kan ik hier geen gefundeerde mening over hebben.
aantekening dat sommige zaken, zoals metadata, eigenlijk al bij productie
instelling. Ik zou dit toch even melden in het artikel, helemaal aan het begin, en mandaat.
n duidelijke opbouw in van bewustwording en beleidsformulering via inrichting en uitvoering....
P5 Ja
cept van het stappenplan is goed, de invulling vinaan wat *moet* gebeuren, maar er is niet voldoende realisme aanwezig over wjk gedaan *kan* worden door een kleinere instelling. Zie bijv. Deel B, stap 3 endeze hoge eisen zijn m.i. niet uit te voeren voor kleinere instellingen.
Bijlagen xxviii
vraag 4a
gewijs uit te bouwen naar een steeds hogere kwaliteit van duurzame toegang?
e woord P1 ja
ppelijk belang'. Het is ondoenlijk en praktisch onmogelijk om alle archieven
ook toegepast (d.m.v. een selectielijst), omdat anders de toegankelijkheid van het materiaal niet kan worden gewaarborgd.
P2 ja k t.
P3 ja r van het proces kan wat mij betreft nog niets meer de nadruk krijgen in het artikel. Het staat er wel, maar ik denk dat het enkele keren herhaald moet worden om echt te ‘landen’.
P5 ja
servation action daadwerkelijk als we die gaan uitvoeren? Het lijkt nu praktischer om 5 jaar vooruit te kijken, dat kunnen we bevatten en dus becijferen. Maar het blijft knagen omdat je verder
P6 ja P7 ja De overweging om het stappenmodel synchroon te laten lopen met beleidsplannen en
afschrijvingstermijnen is naar mijn mening een zeer zinvolle die ook voldoende ruimte biedt om vooruitgang te boeken dmv het stappenplan
P9 ja P10 ja
volg lijks meer bereikbaar is of niet meer te lezen. De oude
banden die in de UGent (zoals bij het Meertens instituut) aanwezig zijn worden op dit ogenblik gedigitaliseerd, maar het gaat heel traag omdat het geen apart project is en het werk tussendoor moet gebeuren. Om de vijfjaar controleren of men ze nog kan lezen of overbrengen op andere dragers lijkt me heel verstandig en hard nodig, alleen vrees ik dat het in de praktijk moeilijk wordt om dat te realiseren, zeker in instellingen met weinig capaciteit. Misschien moet de overheid voorzien dat er systemen blijven bestaan om oude bestanden te blijven omzetten tegen een kleine vergoeding. De kleinere erfgoedinstellingen hebben immers niet voldoende middelen om zelf te investeren in dergelijke systemen en wellicht ook niet de tijd om te zorgen dat oudere bestanden nu op tijd kunnen omgezet worden naar de huidige algemene standaarden. Op die manier zal veel materiaal op verouderde dragers blijven liggen en vergeten worden.
Het stappenmodel kiest voor een tijdshorizon van vijf jaar omdat dit ongeveer overeenkomt met een gemiddelde geldigheidsduur van beleidsplannen en afschrijvingstermijnen bij IT‐investeringen. Het stappenplan gaat daarbij echter ook uit van het voortdurend doorlopen van een cyclisch proces van verbeteren, er vinden dus regelmatig tussentijdse evaluaties en bijstellingen plaats. Biedt deze benadering van de tijdshorizon naar uw mening voldoende ruimte om staps
Cod ant toelichting Het is belangrijk om vooraf een keuze te maken welke collectie duurzaam toegankelijk wordt gehouden. Naast de 'beperking naar tijdshorizon' en 'materiaalsoort' wil ik daarom toevoegen 'maatschadigitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Deze keuze wordt bij analoge
Mits de juiste budgetten geregeld kunnen worden! Bij duurzame opslag hoort immers ooeen langdurend budge
Maar het cyclische karakte
P4 ja Tja, dat blijft moeilijk. Eigenlijk willen we verder vooruit plannen en ook verder vooruit wetenwat het allemaal gaat kosten. Daarvoor worden ook rekenmodellen ontwikkeld (zie LIFE project). Maar in de praktijk blijft het toch lastig rekenen. Wat kost nu een pre
vooruit moet denken als erfgoedinstelling.
Goed uitgangspunt
P8 ja
Door te benadrukken dat tussentijds geëvalueerd en bijgesteld moet worden wordt aan deverantwoordelijke duidelijk dat het hiermee niet ‘klaar’ is. Dat is denk ik een van de belangrijke elementen van digitale duurzaamheid: toegankelijkheid is nooit af onderschrijft P8 Dat lijkt me inderdaad ideaal. Op de universiteit heb ik het meegemaakt dat onze eerste digitale bestanden op floppy's nooit zijn overgebracht naar andere dragers, met als gedat het materiaal nu niet/nauwe
Bijlagen xxix
Vraag 4b
Het stappenmodel adviseert de erfgoedinstelling om de zorg in eerste instantie te richten op materiaal dat udige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere
ning voldoende groeiperspectief om stapsgewijs uit te bouwen naar uurzame toegang tot een steeds breder scala aan digitaal erfgoedmateriaal ?
code antwoord toelichting P1 ja
en op “eenvoudig” materiaal kan leiden tot een te eenvoudige
P3 ja als born digital, dat nu m.i. iets te vluchtig de
revue passeert.
P4 deels Lijkt realistisch, maar in de praktijk zijn veel instellingen al in het bezit van een
geproduceerd. Bij een ‘blanco’ situatie een redelijk advies, waarbij het ‘in eigen huis geproduceerd’ wat mij betreft niet zo relevant
P5 nee dat CAD tekeningen gearchiveerd dienen te
Zoals je weet verschillen we van mening over welke prioriteit welk materiaal
s
P9 deels
een eenvoomstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Het materiaal zonder fysieke drager voorrang krijgt hierbij voorrang. Biedt deze benadering naar uw med
P2 nee Het toespitsvoorstelling van zaken en de bijbehorende gekozen oplossing. Het is nog maar de vraag of een dergelijke oplossing zicht laat opschalen tot “ingewikkeld” materiaal.
Maar benadruk ook hier iets meer dat dit het begin is, en dat andere categorieën moeten volgen – zo
verscheidenheid aan digitaal materiaal, op verschillende manieren met verschillende doeleinden
is.
De praktijk is dat we websites archiveren. Deze zijn complex. De praktijk van erfgoedinstellingen isandere
worden. we kunnen ons dus niet richten op de minder complexe materialen. Wel zou born digital voorrang moeten krijgen als er echt geen fysieke equivalent is. Maar dat ook niet zomaar. Van belang is het dat waarden en risico’s van collecties in kaart gebracht worden. er moet een waardestellend kader geïntroduceerd worden waarin de waarde van een collectie gemeten kan worden. vervolgens kan er een risico inventarisatie uitgevoerd worden daarop.
P6 ja Persoonlijk zou ik ook graag zien dat de metadatasystemen (databases) in een vroeg stadium in het duurzaamheidsbeleid worden meegenomen.
P7 neemoet krijgen. Het groeiperspectief zal afhangen van de collectie van instelling.
Voor gedigitaliseerd materiaal zonder wettelijke archieffunctie lijkt me dit een P8 deelgoed uitgangspunt. Ook om betrokkenen de gelegenheid te geven te leren omgaan met dit materiaal. Het kan echter de duurzame opslag van archief in de zin van de wet niet vervangen en de indruk dat dit wel zou kunnen, moet vermeden worden.
Een mooi groeiscenario is zo zeer wel mogelijk. Ik vraag me wel af waar dit groeiscenario stopt voor kleine instellingen. Op den duur is er wellicht te weinig capaciteit om door te groeien naar niveau 3. Het zou misschien niet het enige groeiperspectief moeten zijn.
Bijlagen xxx
P10 ja Materiaal dat toch voor handen is zal de eerste vijf jaar ook nog niet verdwijnen, toch moet er rekening mee gehouden worden dat ook dergelijke analoge
het begint, maar om alles in gedigitaliseerde vorm om te zetten en te
bewaren, zal voor vele kleinere instellingen toch een onbereikbare kaart blijven, , en
aringsprocedures
bronnen verloren kunnen gaan of verouderen en daardoor vergeten, we moeten dus niet alleen focussen op materiaal waarvan geen fysieke drager beschikbaar is. Het biedt zeker voldoende groeiperspectief, denk ik, omdat laagdrempelig
tenzij de evolutie zo snel gaat dat digitaliseren een fluitje van een cent wordtdan nog zal er moeten nagedacht worden over de bew
Bijlagen xxxi
vraag 5 In deel A van het stappenp urzame toegang tot het digitale er egang met zich meebrengt moet ze maken welke rol zij wil en Verwacht u, op grond van uw kennis van de sector, dat cultureel erfgoedinstellingen in de komende jaren in staat zullen zijn om dergelijke fundamentele, strategische keuzes te maken?
code antwoord toelichting P1 nee Kleine erfgoedinstellingen ontberen kennis, kunde en middelen voor duurzame
toegankelijkheid. Daarom moet men de krachten bundelen en bereidheid tot verregaande samenwerking en kennisdeling. Dat is de enige manier om te kunnen overleven in het digtale tijdperk, versnippering te voorkomen en het digitale erfgoed veilig te stellen.
P2 ja Het besef dat gedigitaliseerd materiaal niet uitsluitend op een DVD'tje kan worden opgeslagen lijkt behoorlijk doorgedrongen te zijn tot onze klantenkring. Dat het daarbij logisch is dat opslag ook geld kost, wekt ook weinig verbazing binnen organisaties. Ik denk wel dat in dit kader veel praktijken die vanzelfsprekend lijken te zijn door de geleverde kwaliteit , expliciet gemaakt moeten worden.
P3 geen mening kan ik vanuit mijn positie niet goed inschatten P4 deels Sommige. Archieven hebben geen keus. Op bepaalde terreinen zullen ze deze rol
wel moeten spelen.
P5 geen mening Moeilijk. Dat moet gedragen worden door de overheid. Grote instellingen moeten samenwerken hierin.
P6 ja Met enige aarzeling. DEN heeft de afgelopen jaren flink gestuurd op het opstellen van informatieplannen. Wat jij in deel A beschrijft komt voor een heel groot deel overeen met onze aanbevelingen voor een informatieplan (dat wordt noem je overigens niet, helaas). Een informatieplan bestaat uit drie delen: een informatiebeleidsplan, een digitaliseringsplan en een duurzaamheidsplan. Zie ons themadossier hierover op www.den.nl. Er zijn inmiddels zo'n 125 Nederlandse erfgoedinstellingen met een informatieplan (meestal gefinancierd uit Digitaliseren met beleid). De instellingen zijn verplicht het informatieplan bij ons te evalueren. Zonder uitzondering zijn de instellingen zeer blij deze exercitie gedaan te hebben. Het duurzaamheidsplan is bij de meesten nog niet heel goed uitgewerkt, maar er is wel een goede start gemaakt. Overigens verzamelen wij alle informatieplannen, dus als je die duurzaamheidsplannen eens wilt inzien...
P7 ja Met reserve. Als een organisatie zichzelf deze vragen gaat stellen en ze vastlegt in beleidsplannen en mandaat is de eerste stap gezet naar groei en ontwikkeling van digitale duurzaamheid. Dit vergt wel investering van de instellingen om die gefundeerde en fundamentele keuzes te kunnen maken. Of dit laatste op grote schaal binnen de komende 5 jaar zal gebeuren, betwijfel ik.
P8 ja Ik denk dat archiefdiensten, in deze geholpen door een nationaal initiatief dat op dit moment van de grond wordt getild inderdaad in staat zullen worden gesteld dergelijke keuzes te maken. Voor andere erfgoedinstellingen zal iets soortgelijks georganiseerd moeten worden omdat de investeringen in infrastructuur en kennis te hoog zijn.
lan staat de rol centraal die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien van dufgoed. Vanwege de grote verantwoordelijkheid en verplichtingen die duurzame to de organisatie op basis van voldoende mandaat en draagvlak een strategische keu kan spelen. Zie ook hoofdstuk 6, pagina 18 en verder.
Bijlagen xxxii
P9 nee Zeker bij kleine instellingen zal de keuze niet fundamenteel en strategisch zijn, maar ad hoc. Men heeft te veel energie nodig om het hoofd boven water te houden, om hier structureel tijd en capaciteit voor vrij te maken. Als men kan meeliften met een groter, bijvoorbeeld landelijk, project, dan is er een kans dat men meegaat.
veel moeilijker zijn. Iedereen
mt moeten gebeuren. Ik denk dat niet elke
individuele medewerker dit kan en/of wil. De ene keer wegens tijdsgebrek, de andere keer omdat de capaciteiten hiervoor niet voldoende aanwezig zijn. Dus zelfs
elling regels bedenken en een stappenplan opmaken, dan nog is de
P10 deels Elke erfgoedinstelling op zich zal wellicht wel een aantal strategische keuzes moetenmaken de volgende jaren omdat er niet aan te ontsnappen is, maar die vele kleinereerfgoedinstellingen op een lijn krijgen zal wellichtdenkt immers dat wat hij doet beter is dan wat een ander doet. En je hebt de individuele medewerkers die ervoor zullen moeten zorgen dat er een overzicht kovan wat er is en in welke volgorde dingen
al zal de instvraag of het bij iedere individuele medewerker opgepakt wordt.
Bijlagen xxxiii
vraag 6 Bij het inrichten van het stappenmodel is nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden voor het opsplitsen
het probl digitale duurzaamheid.aan kun rschillende o
digitale objecten, beschreven inOnderwerpen als backups, bevehoren thuis bij reguliere IT‐behevan ITIL (een een referentiekadewordt dan ook voor het merendstandaard dienstverlening van Onderschrijft u deze visie?
code antwoord toelichting ja Ja, mits men ook hier weer intensief samenwerkt en niet probeert zelf het
wiel uit te vinden. Er is nog een wereld te winnen in het Zeeuwse erfgoedlandschap. Als men niet tijdig gaat samenwerken, dan voorzie ik dat sommige erfgoedinstellingen op termijn moeten sluiten.
P2 ja Ik denk dat de groep waarvoor dit stappenplan ontwikkelt is, moeilijk in staat zal zijn om zelf zorg te dragen voor een goede technische infrastructuur en dus al snel bij een IT partner zal aankloppen. Denk ook aan de archieven die “verplicht” zijn om hun IT infrastructuur bij de gemeente af te nemen en regelmatig op een blok zullen stuiten met hun specifieke opslagbehoefte.
P3 ja Helemaal mee eens en belangrijk om te melden! P4 ja Ondanks de overvloed aan leveranciers met dergelijke producten en
dienstverlening is het niet altijd eenvoudig om een keuze te maken resp. een leverancier te vinden die ‘past’. Daarnaast vind ik de afhankelijkheid van leveranciers die in de sector hier en daar bestaat nogal dubieus.
P5 ja P6 ja Digitale duurzaamheid vergt specialistische kennis. Maar we moeten niet
over het hoofd zien dat heel veel kleine instellingen hun collectieregistratie in Word, Access, Excel, Cardbox of andere PC‐software uitvoeren. Daar is dus geen IT‐infrastructuur aanwezig waar ITIL als norm kan gelden. Zie ook de opmerking hierboven dat de te grote focus op niveau 3 ervoor zorgt dat de bescheiden stap van niveau 1 naar niveau 2 onderbelicht blijft, wat het realistische karakter van het stappenplan ondermijnt.
P7 nee Bij deze wil ik een nuancering aanbrengen. Ik ben met je eens dat veel zaken als een generiek IT‐probleem kunnen worden gezien. Maar duurzame toegankelijkheid gaat verder dan de standaard IT‐processen (maar dat is in de hogere niveau’s). ITIL (ed) is zeker een goed middel om goede beheersafspraken te maken en grip te krijgen op de processen. Maar het uitbesteden aan ICT‐afdeling of externe bedrijven ontslaat erfgoedinstellingen niet van hun verplichting om de eindregie en kwaliteitscontroles te moeten voeren. Ook stap 2: inventariseren valt waarschijnlijk buiten de methodieken als ITIL. Dus vandaar de nuancering.
P8 nee De verantwoordelijkheid voor de objecten blijft te allen tijde bij de beheerder. Inhoudelijk is hij degene die er verstand van heeft, en dat kan niet aan IT‐leveranciers worden uitbesteed.
van ontst
eem vannen ve
Voor de verschillende deelgebieden die op die manier plossingsrichtingen worden gekozen. Zo wordt het borgen van de deel B, met name beschouwd als een generiek IT‐probleem. iliging, vervanging van hardware en software, en capaciteitsbeheer er taken die bijvoorbeeld benaderd kunnen worden van uit de optiek r voor het inrichten van de beheerprocessen). In het stappenplan eel van de stappen in deel B een beroep gedaan kan worden op IT‐leveranciers in de markt. Zie ook hoofdstuk 7, pagina 20 en verder.
P1
Bijlagen xxxiv
P9 nee gezien mijn ervaringen met IT‐organisaties, zou ik dit nooit enkel en alleen als IT‐beheer beschouwen. Vervanging van hard‐ en software, bijvoorbeeld, kan onmiddellijke gevolgen hebben voor het gedrag (en dus de representatie) van een digitaal object. Welke onderdelen van het gedrag
soort langetermijn problematiek. Die willen vooral snel wat wegzetten, fst met jaarlijks te betalen licenties. Zelfs leveranciers als Netapp hebben
in mijn opinie een belabberd kennis‐ en kundeniveau op dit punt.
de individuele werknemers zich moeten of kunnen houden.
onaangetast moeten blijven, is eveneens een zaak van de eigenaar. Aangezien van tevoren niet te voorzien is welke upgrades plaats gaan vinden – en dus wat de effecten op het gedrag zijn – moet steeds de eigenaar/deskundige geraadpleegd worden. Het feit dat iets een horizon van 5 jaar heeft, wil niet zeggen dat je niet moet nadenken over wat er na de 5 jaar kan gebeuren. En dat zie ik – met mijn beperkte kennis van de normen – maar zeer beperkt terug in ITIL enBiSL e.d. In mijn optiek zijn IT‐leveranciers al helemaal niet geïnteresseerd in dat
lie
P10 ja Inhuren van dergelijke goed geïnformeerde mensen kost wellicht veel minder dan eigen werknemers of klanten het werk te laten doen. En als dat ICT'ers zijn lijkt me dat zeer verstandig. Zij kunnen bijspringen waar nodig en controleren, zij kunnen de systemen opzetten waaraan
Bijlagen xxxv
vraag 7 Het derde deel van het sta dt vooral aandacht besteed aan het belang va oleren en actueel houden van alle opgeslag steld dat huidige collectie beheersystemen uwelijks mogelijkheden bieden voor het toevoegen van de metada ing tussen object en metadata. Zie ook hoofds Welke van de onderstaan gsrichting acht u de meest succesvolle?: a. afwachten tot de markb. sturing door landelijke c. inrichten van een landed. binnen de sector ontwike. niets doen want het is geen probleem Ja / Nee
code a b P1 nee nee P2 ja ja , geloof ik in de
d zijn als er een landelijke certificering komt, MITS die aansluit bij de doelgroep die dit stappenplan voor ogen heeft. Dit dwingt alle leveranciers om duurzaam met het door haar beheerde erfgoed om te gaan en geeft een meetbaar kwaliteitsinstrument waarmee een marktpartij zich ook kan onderscheiden van de concurrent. Het inrichten van landelijke of regionale infrastructuren zal leiden tot kolossale systemen die in de praktijk niet beheersbaar zullen blijken te zijn.
P3 ja ja ja ja nee Ik denk dat we te maken krijgen met een hybride situatie, waarin het heil niet van één kant zal komen, maar een diversiteit aan oplossingen (hopelijk!) beschikbaar zal zijn voor een diversiteit aan vragen/problemen.
P4 nee ja ja ja nee Door dit van de markt te laten afhangen vergroot je je afhankelijkheid (al worden er open formaten gebruikt). M.i. is het ontwikkelen van eigen instrumenten binnen de sector, met voldoende blik en afstemming er buiten, en gedragen door grotere infrastructuren de beste optie.
P5 nee ja ja ja nee P6 ja ja ja ja nee Ik heb meerdere opties met ja beantwoord, omdat er nog niet een
eenduidige oplossing in het verschiet ligt.
P7 ja nee ja ja nee Deze vraag is lastig te beantwoorden, omdat de oplossingsrichtingen oplossingsrichtingen zijn voor verschillende problemen en niet alleen voor het boven beschreven metadatabeheer. Antwoord a is bijv. noodzakelijk voor met metadatabeheer omdat oplossingen geïmplementeerd zullen moeten worden in de meest gangbare collectiebeschrijvingssystemen. B. is een traject dat de komende jaren niet van de grond zal komen. C. Op dit moment heb ik zelf mijn hoop enigszins gevestigd op deze combinatie. Het ontwikkelen van regionale infrastructuur die kan aansluiten op landelijke infrastructuur. De archiefsector is het meest vergevorderd. D. Dit zal noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor metadata en persisent identifiers. E. NEE, spreekt voor zich!
ppenplan richt zich op het bieden van duurzame toegang. In dit deel worn de juiste metadata, de juiste formaat keuze en het voortdurend contren informatie. Bij de bespreking van het metadatabeheer wordt vastgedie in gebruik zijn bij de erfgoedinstellingen nata voor duurzame toegang en voor het creëren van een duurzame koppeltuk 8, pagina 24 en verder.
de oplossint dit op pakt Ja / Nee of koepel organisatie bijv. door certificering Ja / Nee lijke of regionale infrastructuren Ja / Nee kelen van eigen instrumenten Ja / Nee
c d e toelichting ja ja nee nee nee nee Wellicht enigszins gekleurd door commerciële belangen
markt. Het zou wel heel goe
Bijlagen xxxvi
P8 nee ja ja ja nee Voor de archieven is afwachten geen optie. Er moet landelijke infrastructuur worden ingericht en de sector moet, evt in samenwerking met marktpartijen komen tot eigen instrumenten die vervolgens via de koepelorganisatie(s) worden geïmplementeerd.
ividu.
erheid dus stuurt door certificering of door landelijk iets voor te stellen, vind ik dat een goed idee, maar ik zou de erfgoedinstellingen dan
achten, tenzij het heel duidelijk blijkt dat korte termijn in orde komt. Het zelf ontwikkelen van standaarden die
ander systeem lijkt me het beste.
P9 nee ja ja ja nee onderschrijft P8 P10 nee ja ja ja nee Een getrapte werking lijkt me ideaal. Landelijk wil men iets, door het
aanbieden aan de lagere komt het systeem gemakkelijker bij het indDe ene vertelt het ahw door aan de andere. Als de ov
niet aanbevelen dat ze moeten whet opaangepast kunnen worden aan een
Bijlagen xxxvii
vraag 8 ander be rijk duurzaam bepalen van een strategie voor migratie en latie om ev vo va h eringen tegen te gaan. Het migreren naar of eren va fo te jn
toegankelijkheid. Tegelijkertijd is de aanleidide technologische ontwikkelingen. Zie ook h er. Ziet u in dit verband een rol weggelegd voorom te adviseren over de te ondernemen actiZo ja, welke organisatie(s) zouden deze rol o
code antwoord toelichting P1 ja Nationaal samenwerkingsverband tussen Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek, GA
Rotterdam, GA Amsterdam en grote commerciële partners nemen het voortouw vanwege aanwezige know‐how. Internationaal samenwerkingsverband (vergelijkbaar met Planets maar dan groter) en samen zoeken naar organisatorische‐ en technologische oplossingen. Want internationaal probleem en niet beperkt tot landsgrenzen.
P2 ja Het zou heel goed zijn als voor elk denkbare digitale informatie een standaard beschikbaar is gegeven de huidige stand de techniek. Voor digitaal beeldmateriaal zal dit niet zo'n vaart lopen, hier zijn bestandsformaten redelijk permanent gebleken. Het lijkt mij wel redudant om hier iets binnen Nederland voor op te zetten. Het PRONOM (http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM) project lijkt goed aan te sluiten bij wat hier gevraagd wordt.
P3 ja Technology watch is bij uitstek een taak om gezamenlijk op te pakken. De NCDD zou een goed platform zijn om de kennis uit de verschillende sectoren bij elkaar te brengen. Wellicht ligt hier ook een rol voor DEN.
P4 ja Dit aspect is volstrekt niet door kleinere instellingen uit te voeren. Naar mijn idee zouden er één of meer landelijke organisaties hier zorg voor moeten dragen (dus niet alleen adviseren). Dit kunnen ook samenwerkingsverbanden zijn. Voor het archiefwezen kan het consortium rond het Nat. Archief hier een rol bij spelen.
P5 ja NCDD en grotere erfgoedinstellingen. Ook vanuit de overheid verwacht ik wel iets hierin.
P6 ja Europeana gaat een technology watch uitvoeren, met name met het oog op zoekservices, maar dat hangt natuurlijk deels samen met digitale duurzaamheid. Het ligt het meest voor de hand dat de internationale koplopers met doorontwikkelde e‐depots dit oppakken.
P7 ja Technology watch is noodzakelijk. Dit zou moeten worden gedaan door de grote landelijke partners (de NCDD‐leden) die gekwalificeerd personeel om deze taak uit te voeren. De technology watch moet zo breed mogelijk worden gecommuniceerd en verspreid door bijv. Bureau NCDD in samenwerking met andere partijen zoals DEN.
P8 ja In de plannen voor een gemeenschappelijke e‐depotvoorziening voor het archiefwezen is een technology watch opgenomen.
Eenemu
lang de ne
onderwerpgati
voorlgen
beheren is hetnologische verande ge n tec
uitfas n bepaald rma n zi ingrijpende keuzes met mogelijk verstrekkende gevolgen voor de duurzame ng die een dergelijke actie nodig maakt vaak juist erg algemeen zoals oofdstuk 8 , deel C –stap 3, pagina 28 en verd
een landelijk of internationaal samenwerkingsverband of organisatie es als gevolg van technologische veranderingen (‘technology watch’)? p zich moeten nemen?
Bijlagen xxxviii
P9 ja gezien de omvang van het kennisgebied en de snelheid waarmee de technische omgeving verandert is bundeling en centrering van kennis een absolute noodzaak. Op voorwaarde dat deze kennis ook weer direct en vrijelijk beschikbaar wordt gesteld, al dan niet voorzien van een advies. Deze rol moet vooral liggen bij grote, stabiele
um zou komen voor dergelijke moeilijke vragen Als er een waarschuwing komt, is men zich meer bewust
ckup is. Dat gebeurt vaker op thuiscomputers dan in werksituaties, maar velen werken ook thuis verder aan hun teksten enz. Vaak worden de laatste versies dan weer niet teruggebracht op de wekcomputer waardoor er verschillende versies van een zelfde bestand bestaan.
organisaties die mensen (en dus de kennis) kunnen vasthouden en voldoende capaciteit kunnen vrijmaken om de functie in stand te houden.
P10 ja Het zou fantastisch zijn als er ergens een probleemoplossend centr
van de negatieve kanten van opslag enz. de meesten zijn immers vrij slordig in het opslaan van hun digitaal materiaal, omdat men zich te weinig bewust is van virussen, crash van een computer waarvan geen ba
Bijlagen xxxix
vraag 9 Het stappenmodel is geric n eerder gemaakt keuze geëvaluee opnieuw beoordeeld moet worden op hun meerwaarde voor de organisatie. Maar ook voor elke nieuwe materiaalsoort, voor elke nieuwe collectie, voor elke nieuwe doelgroep zou het stappenplan weer doorlopen moeten worden.
Denkt u dat het stappenmerfgoedinstellingen om ee
code antwoord P1 ja zijn
nderingen in het werkveld. Alleen dan biedt het stappenplan voor kleine erfgoedinstellingen een houvast bij duurzame toegankelijkheid.
P2 ja Uitgaande van de geschiktheid van het model zie ik niet in waarom dit model niet bruikbaar zou zijn in een continu proces.
P3 deels Zoals hierboven al gemeld ben ik van mening dat het iteratieve karakter in het artikel wat meer nadruk zou mogen krijgen. Dat is immers de boodschap die moet ‘landen’.
P4 nee Dit geldt niet specifiek voor dit model, maar in zijn algemeenheid voor dergelijke modellen. Er is een organisatiebrede infrastructuur nodig die met enige regelmaat geëvalueerd moet worden
P5 nee Ik verwacht toch dat dit iets te moeilijk is en erfgoedinstellingen allemaal hun eigen specifieke problemen hebben. Maar het is een begin. Daarop moeten we verder bouwen.
P6 ja Met aarzeling. De hele aanpak van DEN om kwaliteitszorg voor digitalisering te vergroten is gericht op verstekring van de cyclische aanpak. Maar zie je opmerking op p. 11 dat dit voor veel instellingen een brug te ver lijkt. Als dat werkelijk zo is, dan geldt dat dus net zo goed voor jouw stappenplan.
P7 ja Omdat ik geoefend ben te denken vanuit het model van DEN en het cyclische aspect daar met name in de toepassing van de kwaliteitscyclus/Deming cycle is ingepast, zie ik het cyclische aspect minder goed terug in dit model. Het maturity model is een model dat op langere termijn cyclischer/werkbaarder is, omdat dat model de verschillende groeiniveau’s al voorgedefineerd heeft en het makkelijker is om als organisatie prioriteiten te stellen. Het stappenmodel heeft geprobeerd handvaten te bieden om aan de slag te gaan en dat is de grote verdienste. Of het in de praktijk makkelijk te implementeren zal zijn, zal in de toekomst moeten blijken.
P8 ja Zeker voor de eerste periode waarin er nog erg veel gedaan moet worden aan bewustwording, kennisvermeerdering en opbouw van de benodigde interne infrastructuur.
P9 ja het zou interessant zijn om (op den duur) in het stappenmodel per sector op te nemen wanneer ze kunnen aansluiten op een landelijke voorziening. Dit kan stimulerend werken om zo snel mogelijk een bepaald niveau te bereiken. Voorbeeld: om als archiefdienst aan te sluiten bij de landelijke e‐depot voorziening, moeten de eerste 2 stappen afgerond zijn en 2 elementen van de 3e stap. Door aansluiting bij deze voorziening, worden in één keer bijna alle elementen van stap 3 geïmplementeerd en enkele van stap 4.
P10 ja als er voldoende geld en motivatie is
ht op het gang brengen van een proces van continu verbeteren. Periodiek moeterd worden en nieuwe mogelijkheden in de markt of de omgeving
odel in de huidige vorm bruikbaar voldoende aanknopingspunten voor een n dergelijke kwaliteitscirkel in te richten?
toelichting Ja, mits het stappenplan een dynamisch product is. Tussentijdse aanpassingenmogelijk waardoor vrij snel kan worden ingespeeld op de vera
Bijlagen xl
Bijlagen xli
ontwikkeling van eleid op een van de volgende beleidsterreinen:
c. digitale duurzaamheidsbeleid Ja / Nee d. IT‐ beleidsplan Ja / Nee
code a b c dP1 ja ja ja ja
elijk relevante metadata, in een
want ik vermoed dat vele kleine erfgoedinstellingen geen expertise noch de
P2 ja ja ja jaezenlijk belang is voor elke organisatie. Ik denk echter wel dat het
ja ja jaja ja ja
P5 ja ja deels n P6 ja ja ja ja
P7 ja ja ja ja
dragen en DE BASIS duurzaamheid geeft daar ook voorzetten voor. Al gaat dit model veel dieper.
P8 ja ja ja jaP9 ja ja ja ja ft P8
ja ja ja
de organisatie op de hoogte moet zijn. Tussentijdse controles door IT'ers of een verantwoordelijke lijken
e.
vraag 10Het stappenmodel is bedoeld als hulpmiddel bij het maken van strategische keuzes voor duurzame toegang tot digitale informatie. Verwacht u dat dit onderdelen van dit stappenmodel voor de doelgroep bruikbaar is voor bij deba. organisatiebeleid Ja / Nee b. informatiebeleid Ja / Nee
toelichting Duurzame toegankelijkheid begint bij de bron dus bij de zorgdrager. Dat
betekent het vastleggen van zoveel mogstabiele en gecontroleerde omgeving. Zodra digitale informatie wordt overgedragen aan een erfgoedinstelling, is het noodzakelijk dat duurzame toegankelijkheid gewaarborgd blijft. Dit kan alleen als het organisatiebeleid, het informatiebeleid, het digitale duurzaamheidsbeleid én het IT‐beleidsplan naadloos op elkaar zijn afgestemd. Het is een nobel streven
tijd hebben om deze vier noodzakelijk peilers in hun organisatie in te bedden.
Ik denk dat elk model zal bijdragen aan het besef dat digitale duurzaamheid van wmodel nog concreter mag: “bij het handje nemen” dus. Er blijft veel ruimte over waar erfgoedinstellingen toch mee zullen moeten worstelen om daadwerkelijk te kunnen spreken van digitale duurzaamheid.
P3 P4
ja ja
ee Maar opnieuw: voor de grotere erfgoedinstellingen Met de kanttekening dat ik dit eerder vind gelden voor de middelgrote
instellingen dan voor de kleinere.
Ja, ik denk dat het stappenplan, maar met name de toelichting goede handvaten geeft om goede beleidskeuzes te maken , die moeten worden vastgelegd in resp. A, B, C & D. Dit is beleid dat door DEN al jaren wordt uitge
Lijkt me een open deur onderschrij
P10 ja Ja, bij dergelijke operaties moet er eerst en vooral vanuit de organisatie meegedacht worden , maar zij moeten de opdracht doorgeven aan andere verantwoordelijken van IT enz. Vooral de IT'ers zullen aan de individuelepersonen in de organisatie duidelijk moeten maken hoe ze digitaal materiaal moeten opslaan en toegankelijk maken. Als iedereen weet welke informatie minimaal nodig is, kan dit voor het digitale duurzaamheidsbeleid een goede start zijn. Het is immers ook een kwestie van afspraken en gewoontes, waarvan elk onderdeel van
daarbij zeker geen overbodige lux
Top Related