Factuurautomatisering binnen een shared service center.
Joost Cremers
Coördinator Applicatiebeheer
Van Dorp installaties
1964
: Hoe
k Ver
warm
ing o
pger
icht d
oor d
hr. J
. Hoe
k
1985
: ove
rnam
e do
or d
hr. H
.W. V
an D
orp
1996
: ove
rnam
e Sall
and
Koste
r te
Deven
ter e
n Van
Gee
t insta
llatie
tech
niek
te A
mer
sfoor
t
2000
: Ber
gwer
ff ins
talla
ties t
e Num
ansd
orp
2004
: Van
Dor
p IC
T bv,
Polman
bv t
e Zev
enaa
r
2005
: Van
Dor
p ins
talla
ties t
e Bre
da
2006
: Van
Dor
p ins
talla
ties t
e Hee
renv
een,
Van
der
Ste
rren
bv te
Ven
lo, V
an D
orp
liften
, Van
Dor
p bt
s
2007
: Van
Dor
p zw
emba
den
& Van
Putte
n 20
08: H
.J. va
n Eijm
eren
insta
llatie
bure
au b
v
20111964
Geschiedenis
2009
: Van
Dor
p ins
talla
ties
Helmon
d & V
an D
orp
insta
llatie
s
Venlo 2010
: Ove
rnam
e Ser
vice
Equipe
2010
: Ove
rnam
e Ser
vice-
en
klusa
fdeli
ng P
rinss
en In
stall
atiet
echn
iek:
Steun
punt
ude
n
1987
: Sta
rt af
delin
g San
itair
1989
: ‘Ver
warm
ing’ w
ordt
‘insta
llatie
s’
2011
: Van
Dor
p ins
talla
ties
Hen
gelo
2011
: Van
Dor
p pr
olux
Landelijk opererend met circa 900 medewerkers
De markten van Van Dorp installaties
Overheden
- ministeries (RGD)
- gemeenten (gemeentehuizen, musea)
- scholen, zwembaden
- openbare gebouwen, etc.
(Zorg-) instellingen Kantoren/gebouwbeheerders Productiebedrijven
Missie en waarden
Missie
Het berekenen, tekenen, realiseren en beheren van installaties voor het welzijn van mens, dier en product. Wij doen dit met respect voor de mens en zijn omgeving en hanteren daarbij de norm:
De mens is meer waard dan de Euro!
Totaalinstallateur
DuurzaamheidVan Dorp installaties levert concepten in diverse energiestromen, zoals zonne-energie en bronenergie.
•Zonne-energie :
Van Dorp installaties ontwerpt, adviseert, realiseert en beheert zonnestroomsystemen.
Uw voordelen: – Besparing energie – Bijdragen aan een beter milieu – Pand krijgt beter energielabel
•Bronenergie:
Van Dorp installaties helpt u met een voordelig, kostenbesparend en milieuvriendelijk alternatief voor de klimaathuishouding van uw gebouw Gebruik van 1 of meer bronnen (zoals grondwater) 95 % minder energiekosten
•Energie Management Systeem (EMS)
Van Dorp installaties helpt u bij het inzichtelijk maken van uw energieverbruik en analyseert deze gegevens.
Maatschappelijk betrokken ondernemen: Van Dorp foundation
Opgericht in 2005
Doel:
Bieden van structurele hulp aan de allerarmsten op deze wereld. Een betere toekomst voor de Ugandese jeugd.
Diverse projecten in Uganda:
• Basisscholing voor weeskinderen in Luwero • Vakonderwijs voor kinderen • Werkgelegenheidprojecten
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Oordeel juryrapport: “Hier is maatschappelijk verantwoord ondernemen in het bedrijf verankerd en zit het in de ziel van oprichter en directeur Henk Willem van Dorp.
Van Dorp installaties prijswinnaar MVO Zoetermeer 2007
MVO-prijs Zoetermeer 2007 uitgereikt door de ondernemingsvereniging RVOZ (Raad voor Ondernemend Zoetermeer). RVOZ richt zich op ondernemerschap, ondernemingsklimaat en op de sociaal economische situatie in en om Zoetermeer.
Drie domeinen van Maatschappelijk verantwoord ondernemen:
De organisatie van het bedrijf zelf De visie voor onze producten ten aanzien van duurzaamheid Onze houding in de maatschappij, dichtbij en ver weg
En nu waarvoor u gekomen bent
Kenmerken oude situatie
• Organisatiestructuur financiële administratie:• Volledig decentraal met lokale V&W verantwoordelijkheid• VDi breed procuratieschema gebaseerd op functie/rol, deze is vastgelegd in het ERP systeem.
• Overige kenmerken:
• 100.000 binnenkomende facturen per jaar, waarvan:• 90% gebaseerd op een inkooporder• 10% kostenfacturen
• 35.000 XML (Technische Unie, Hagemeyer, Rensa)• Van de overige 65.000 facturen:
• 40% PDF facturen• 60% analoge facturen
• ERP systeem; Syntess Atrium. Branchespecifiek ERP met volledige bedrijfs- en projectadministratie
Motivatie om te centraliseren
• Kostenreductie• Procesoptimalisatie, waaronder het sneller verwerken van facturen• Uniformeren processen en procedures• Verbeterde grip en controle• Anticiperen op groei
Centralisatieproces
Directie heeft de opdracht gegeven
Aanpak•Fases •Personeel/Begeleiding (emotie)•Tijdspad
Financiële administratie in SSC
• Wat houdt centralisatie in voor dit onderdeel?• Installatie van ReadSoft Invoices• Globale procesbeschrijving: scannen tot boeken
ReadSoft in de praktijk
Factur PAPIER
ReadSoft Scan
Digitale factuur
Databestand
ERP / ApplicatieReadSoft Verify ReadSoft Optimize ReadSoft Transferr
Factur EMAIL
ReadSoft in de praktijk
ReadSoft in de praktijk
ReadSoft in de praktijk
Effecten• Facturen blijven te allen tijde centraal • Facturen worden nog slechts 7 maanden bewaard en dan
vernietigd. VDi heeft horizontaal toezicht van de Belastingdienst en deze wijze van werken en archiveren is overeengekomen met de lokale inspecteur.
• Functioneel / procedureel; de gehele organisatie werkt uniform.• MVO
Toekomst / next step
• Toekomstige inzet van ReadSoft: conversie naar DOCUMENTS• Gebruik Readsoft verminderen door verdere automatisering
Voor meer informatie:[email protected]
Top Related