Factuurautomatisering binnen een shared service center.

Joost Cremers

Coördinator Applicatiebeheer

Van Dorp installaties

1964

: Hoe

k Ver

warm

ing o

pger

icht d

oor d

hr. J

. Hoe

k

1985

: ove

rnam

e do

or d

hr. H

.W. V

an D

orp

1996

: ove

rnam

e Sall

and

Koste

r te

Deven

ter e

n Van

Gee

t insta

llatie

tech

niek

te A

mer

sfoor

t

2000

: Ber

gwer

ff ins

talla

ties t

e Num

ansd

orp

2004

: Van

Dor

p IC

T bv,

Polman

bv t

e Zev

enaa

r

2005

: Van

Dor

p ins

talla

ties t

e Bre

da

2006

: Van

Dor

p ins

talla

ties t

e Hee

renv

een,

Van

der

Ste

rren

bv te

Ven

lo, V

an D

orp

liften

, Van

Dor

p bt

s

2007

: Van

Dor

p zw

emba

den

& Van

Putte

n 20

08: H

.J. va

n Eijm

eren

insta

llatie

bure

au b

v

20111964

Geschiedenis

2009

: Van

Dor

p ins

talla

ties

Helmon

d & V

an D

orp

insta

llatie

s

Venlo 2010

: Ove

rnam

e Ser

vice

Equipe

2010

: Ove

rnam

e Ser

vice-

en

klusa

fdeli

ng P

rinss

en In

stall

atiet

echn

iek:

Steun

punt

ude

n

1987

: Sta

rt af

delin

g San

itair

1989

: ‘Ver

warm

ing’ w

ordt

‘insta

llatie

s’

2011

: Van

Dor

p ins

talla

ties

Hen

gelo

2011

: Van

Dor

p pr

olux

Landelijk opererend met circa 900 medewerkers

De markten van Van Dorp installaties

Overheden

- ministeries (RGD)

- gemeenten (gemeentehuizen, musea)

- scholen, zwembaden

- openbare gebouwen, etc.

(Zorg-) instellingen Kantoren/gebouwbeheerders Productiebedrijven

Missie en waarden

Missie

Het berekenen, tekenen, realiseren en beheren van installaties voor het welzijn van mens, dier en product. Wij doen dit met respect voor de mens en zijn omgeving en hanteren daarbij de norm:

De mens is meer waard dan de Euro!

Totaalinstallateur

DuurzaamheidVan Dorp installaties levert concepten in diverse energiestromen, zoals zonne-energie en bronenergie.

•Zonne-energie :

Van Dorp installaties ontwerpt, adviseert, realiseert en beheert zonnestroomsystemen.

Uw voordelen: – Besparing energie – Bijdragen aan een beter milieu – Pand krijgt beter energielabel

•Bronenergie:

Van Dorp installaties helpt u met een voordelig, kostenbesparend en milieuvriendelijk alternatief voor de klimaathuishouding van uw gebouw Gebruik van 1 of meer bronnen (zoals grondwater) 95 % minder energiekosten

•Energie Management Systeem (EMS)

Van Dorp installaties helpt u bij het inzichtelijk maken van uw energieverbruik en analyseert deze gegevens.

Maatschappelijk betrokken ondernemen: Van Dorp foundation

Opgericht in 2005

Doel:

Bieden van structurele hulp aan de allerarmsten op deze wereld. Een betere toekomst voor de Ugandese jeugd.

 

Diverse projecten in Uganda:

• Basisscholing voor weeskinderen in Luwero • Vakonderwijs voor kinderen • Werkgelegenheidprojecten

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Oordeel juryrapport: “Hier is maatschappelijk verantwoord ondernemen in het bedrijf verankerd en zit het in de ziel van oprichter en directeur Henk Willem van Dorp.

Van Dorp installaties prijswinnaar MVO Zoetermeer 2007

MVO-prijs Zoetermeer 2007 uitgereikt door de ondernemingsvereniging RVOZ (Raad voor Ondernemend Zoetermeer). RVOZ richt zich op ondernemerschap, ondernemingsklimaat en op de sociaal economische situatie in en om Zoetermeer.

Drie domeinen van Maatschappelijk verantwoord ondernemen:

De organisatie van het bedrijf zelf De visie voor onze producten ten aanzien van duurzaamheid Onze houding in de maatschappij, dichtbij en ver weg

En nu waarvoor u gekomen bent

Kenmerken oude situatie

• Organisatiestructuur financiële administratie:• Volledig decentraal met lokale V&W verantwoordelijkheid• VDi breed procuratieschema gebaseerd op functie/rol, deze is vastgelegd in het ERP systeem.

• Overige kenmerken:

• 100.000 binnenkomende facturen per jaar, waarvan:• 90% gebaseerd op een inkooporder• 10% kostenfacturen

• 35.000 XML (Technische Unie, Hagemeyer, Rensa)• Van de overige 65.000 facturen:

• 40% PDF facturen• 60% analoge facturen

• ERP systeem; Syntess Atrium. Branchespecifiek ERP met volledige bedrijfs- en projectadministratie

Motivatie om te centraliseren

• Kostenreductie• Procesoptimalisatie, waaronder het sneller verwerken van facturen• Uniformeren processen en procedures• Verbeterde grip en controle• Anticiperen op groei

Centralisatieproces

Directie heeft de opdracht gegeven

Aanpak•Fases •Personeel/Begeleiding (emotie)•Tijdspad

Financiële administratie in SSC

• Wat houdt centralisatie in voor dit onderdeel?• Installatie van ReadSoft Invoices• Globale procesbeschrijving: scannen tot boeken

ReadSoft in de praktijk

Factur PAPIER

ReadSoft Scan

Digitale factuur

Databestand

ERP / ApplicatieReadSoft Verify ReadSoft Optimize ReadSoft Transferr

Factur EMAIL

ReadSoft in de praktijk

ReadSoft in de praktijk

ReadSoft in de praktijk

Effecten• Facturen blijven te allen tijde centraal • Facturen worden nog slechts 7 maanden bewaard en dan

vernietigd. VDi heeft horizontaal toezicht van de Belastingdienst en deze wijze van werken en archiveren is overeengekomen met de lokale inspecteur.

• Functioneel / procedureel; de gehele organisatie werkt uniform.• MVO

Toekomst / next step

• Toekomstige inzet van ReadSoft: conversie naar DOCUMENTS• Gebruik Readsoft verminderen door verdere automatisering

Voor meer informatie:Cremers@zoetermeer.vdi.nl