Download - Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen


Klankbordgroep 11 /2 / 2014



Agenda: • Stand van zaken• Proof Of Concept• Andere activiteiten naast Proof of Concept• Discussie


Stand van zaken

Haalbaarheidstraject met PwC:

Behoefte +is een oplossing met partners haalbaar, en wat zijn de

consequenties?



Acceptatie door opdrachtgever mét opmerkingen projectgroep

• Acceptatie: • Focus ligt op haalbaarheid, geen finale plannen• Partners kunnen elk ‘volledige oplossing’ aanbieden• Mét partners: ernstige meerwaarde: expertise én infrastructuur

aanwezig

• Opmerkingen:• Signaal klankbordgroep én stuurgroep:

• Relatie met informatiebeheer!• Veranderingstraject!

• Bijkomend advies gevraagd bij buitenlandse experten: Bevestigen!



Signaal omgezet in DAV-strategie

• Dienstenmodel• Proof of concept


Beoogd organisatiemodel

Bestuurlijk niveau: aparte juridische entiteit met sterke vertegenwoordiging klant Operationeel niveau:

Klantenrelaties: werving, contact,…

Serviceondersteuning:integratie met informatiebeheer

eDepotfunctie: duurzame bewaring en toegankelijkheid garanderen

Partners als ruggengraat



Klantenrelaties

• wervende activiteiten• algemeen contact met de (potentiële) klanten • creëren van een ‘toolkit’ voor empoweren van

archivarissen/informatiebeheerder: waarom? hoe aanpakken?

• bemiddeling/negotiatie om het informatiebeheer bij de (potentiële) klanten en de dienstverlening van DAV op elkaar af te stemmen

• coördinatie en negotiatie bij instap klant



Serviceondersteuning

Gericht op de integratie met informatiebeheer en ondersteunen verandering bij de (potentiële) klanten

• creëert het functionele en technische kader voor integratie van het informatiebeheer van de (potentiële) klanten met DAV en levert hiervoor criteria voor formaten, metadataschema’s, processen en technische vereisten

• begeleidt de potentiële klanten bij de uitvoering van het integratieproces en levert desgewenst ondersteunende tools

• Ondersteunt de verdere opbouw van competenties bij de klanten



Serviceondersteuning vs steunpunt

Steunpunt van het Archiefdecreet:• focus alle zorgdragers• kader

DAV: • (potentiële) klanten• operationele focus

Permanente afstemming



eDepot

• levert diensten voor duurzame bewaring, toegankelijkheid en vernietiging van digitale informatie (cfr. OAIS)

• levert de archiefmanagementtools die klanten toelaat het beheer van hun aan DAV toevertrouwde informatie uit te voeren



Maar…



Oops foutje

DAV



Oops nog een foutje

YOU



Informatiebeheer (incl. duurzaam aspect) is vooral zaak van interne opvolging en aansturing

YOU


Objectief Digitaal Archief Vlaanderen

De zorgdragers in staat te stellen de maturiteit van hun digitale informatiehuishouding op te tillen en de voordelen van een digitale huishouding te maximaliseren:

• Bestaande expertise , tools en infrastructuur via partnerships ter beschikking stellen om concrete oplossingen en competentieverhogende ondersteuning aan te bieden

• Pragmatische standaarden en goede praktijken ontwikkelen in samenwerking met de (potentiële) klanten

• Complexiteit van het duurzame archiveren van digitale informatie waar mogelijk/zinvol weghalen

• Structurele afstemming met andere stakeholders en beleid ivm compliancy • Een kostenefficiënte oplossing zijn • Transparante en laagdrempelige dienstverlening, gericht op Type 2, waar mogelijk ook

andere types


Communicatie en consultatieConsultatiemoment lokale besturen 21/11/2013



Onze boodschap:

• Wat is de problematiek?• Wat wil DAV realiseren?• Maar ook: een groot deel van de verantwoordelijkheid ligt bij

U, geen softwarepakket installeren en alles is opgelost!



Wat heeft DAV onthouden?

• Herkenning van de problematiek, zowel bij bestuurders als bij de administratie

• Vraag naar dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen• DAV wordt beschouwd als efficiëntieverhogend• Vraag naar ondersteuning veranderingsproces • Aandacht voor autonomie en verantwoordelijkheid klant• DAV als makelaar• Community voor competentieopbouw


Communicatie en consultatie

Daarnaast

• Verschillende afstemmingen op VO-platformen • Stuurgroep Strategisch Archief• Gido• …

• Manage IT van V-ICT-OR, de Vlaamse ICT organisatie

• Afstemming verwante projecten• Oslo 2.0• Archiefbeheerssysteem Gent en partners

http://www.v-ict-or.be/evenementen/manage-it/manage-it-28-11-2013/terugblik-manage-it-2013


Vragen? Opmerkingen!


Pauze


Proof of Concept


Proof of ConceptWat?

Een setup van tools en afspraken om geselecteerde aspecten van de volledige dienstverlening van DAV samen met de zorgdragers in quasi reële omstandigheden te testen

• Niet alleen software (serviceondersteuning) • Niet alles (budget en tijd) • Bij enkele zorgdragers


Proof of ConceptWaarom?

Vertrekken vanuit de bestaande realiteit van zowel de klant als DAV en partners en deze op elkaar afstemmen


Proof of ConceptBelang voor de zorgdrager?

Volgt mee en kan: • afspraken en tools evalueren en inzicht verhogen• werklast en impact voor zichzelf inschatten

Opgelet:• vraagt tijd zorgdrager (ev. ook andere medewerkers)• <> piloten: ander traject• common sense: ervaring partners = realisme • beperkte variaties


Proof of ConceptBelang voor DAV en partners?

• Hoe (potentiële) klanten ondersteunen

• Hoe dienstverlening in detail inrichten

• Technische issues

• Haalbare standaarden


Proof of ConceptWanneer?

• Hoe (potentiële) klanten ondersteunen

• Hoe dienstverlening in detail inrichten

• Technische issues

• Haalbare standaarden


Proof of ConceptHoe?

• Input: • Selectielijsten • Bewezen oplossingen partners ipv theoretisch ideaal

• Traject met partners opgestart:• Wie doet wat• Wat is haalbaar/nodig binnen budget en tijd• Hoeveel tijd precies nodig• …


Proof of ConceptAspecten van:

• Intellectueel beheer (Toegangsbeheer, configuratie)

• Integratie met administratie (manuele opname + controles en afhandeling, mogelijkheden formaten, metadataschema’s, workflow)• Automatische ingest (applicaties????)

• Bewaring (controles integriteit en conversie)

• Administratie/rapportering (hoe zit het met…)

• Vernietiging (signaalfunctie en acties en tracering vernietigen)

• Te beschikking stelling (zoeken en consulteren)


Proof of ConceptBinnenkort oproep kandidaten

• Wat bieden wij• Wat vragen wij

Conclusies naar

• Stuurgroep (maandelijks)• Klankbordgroep (3-maandelijks)


Andere activiteitenUitbreiding stuurgroep

• Vertegenwoordiging klant

• Gezocht profiel• Management : veranderingstraject!• Affiniteit met informatiebeheer/archieven• ‘Kleinere’ organisaties

• Oproep via VVSG, VVOS, VVBAD, …• Ook hier wat bieden wij, wat vragen wij


Andere activiteitenDaarnaast

• Traject naar de Vlaamse Regering• Huidige legislatuur: conceptnota• Volgende legislatuur: beslissingsnota

• Juridische en organisatorische invulling

• Community

• …


Vragen? Opmerkingen!


Toegevoegd na klankbordgroep: feedback

- Vraag naar formele overeenkomst zorgdrager-DAV voor POC: bezorgdheden over vertrouwelijkheid van informatie, verantwoordelijkheid bij calamiteiten, en het statuut van de POC voor de zorgdrager zelf, die dit zien als een deel van hun verantwoordingsproces naar hun beleid-> Antwoord: wordt onderzocht

- Naar de scope van de POC vooral vragen naar de applicaties (DMSsen, maar ook administratieve paketten) die DAV zal kunnen ondersteunen/testen in de POC-> Antwoord: POC is beperkte lijst die wordt opgemaakt in voorbereiding van de POC, de lijst wordt zo snel mogelijk overgemaakt