Welkom

De geboorte van een 100.000+ gemeente

ICT-integratie

Odinfo, Rolf Meursing

Alphen aan den Rijn, Ron Meijer

Agenda

1. Voorstellen

2. Samenwerkingsvarianten

3. De case ABR

4. Vragen

Voorstellen

Rolf Meursing

10 jaar bezig met samenwerken en ICT-

integraties

Laatste 7 jaar vanuit Odinfo en voor de lokale

overheid

Veel projecten, vele wendingen in projecten

Altijd spannend en boeiend

Voorstellen

Ron Meijer

CIO / Manager I&A Alphen a/d Rijn (mei 2013)

Bedrijfskunde, bedrijfsleven, bedrijfsmatig

Scheidsvlak business en ICT

Mensgericht

Odinfo

Leiden ICT-integratie

Maken informatiestrategie

Implementeren e-gemeente, zaakgericht werken

Verbeteren ICT-organisatie

Implementeren informatiesystemen, zoals

midoffices

Realiseren kostenbesparingen

Ervaring

Veel soorten ICT-integraties

Dit jaar:

- Boarnsterhim (splitsing van de gemeente)- Shared Service Centre (DeSom)- RUD FUMO- Ambtelijke fusie DFM (uittreding ISZF)- Integratie naar een 100+ gemeente (ABR)

Rollen:

- Projectleider, voorzitter van de werkgroep - Inhoudelijk deskundige- Europese aanbestedingen

Fusie Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude

100.000+ gemeente

850 medewerkers

Centrumgemeente in Groene Hart

Profiel:dienstbaar en dichtbijprofessioneelbeste werkgever

Agenda

1. Voorstellen

2. Samenwerkingsvarianten

3. De case ABR

4. Vragen

Samenwerkingsvarianten

Typen

- Herindeling

- Ambtelijke fusie

- Bundeling van taken

- SSC

- Deelsamenwerkingen op ICT

Integraties lijken op elkaar

- Groot project

- Hoge kosten

- Onzekere terugverdientijd

- Nieuw

Maar zijn verschillend

- In scope- In grootte- In belang

Opbrengst vs. typen

Potentiëlebaten

o Netwerk-model

o Centrummodelo Matrixmodel

o Shared Service Centre

Verschillen partners

naar: Batelaan / van Essen, 2006

nee

nee

ja

ja

partners even effectief?

dezelfde bedrijfs-functies?

Eenzijdig invoegen

Gelijkwaardige integratie

Kennis uitwisselenMeester Leerling

Agenda

1. Voorstellen

2. Samenwerkingsvarianten

3. De case ABR

4. Vragen

De fusie in vogelvlucht…• Dienstverlening heeft geen hinder ondervonden• Honderden nieuwe werkplekken opgeleverd• Alle archieven van drie gemeenten verhuisd • Postverzorging gewoon doorgegaan (in 2 weken achterstand weggewerkt)• Migratie van de drie DMS-applicaties• Integratie vaste en mobiele telefonie• Ruim 850 smartphones uitgerold (incl. beheer ingeregeld)• Ruim 250 applicaties gemigreerd en teruggebracht tot ~150• Het Nieuwe Werken: concept uitgerold• Midoffice-applicatie en daarmee Zaak & Procesgericht werken

geïmplementeerd• Topografische kaarten van 3 gemeenten naadloos samengevoegd• GBA en overige basisadministraties geruisloos samengevoegd• Groot aantal opleidingen verzorgd voor medewerkers• Digitaal Vergaderen voor Raads- en commissieleden uitgerold• Ruim 100 tablets ingericht en uitgerold • Volledig nieuwe website en intranet opgeleverd• Samenvoegen van contracten • Nieuwe multi functional printers uitgerold• Verhuizingen• Handleidingen gemaakt voor komst nieuwe medewerkers• …

• Binnen planning, binnen budget, samenwerking, teambuilding

NazorgInvoeringInrichtingOntwerpVoor-berei-ding

Fase/ tijd

Project-plan

Compleet ontwerp

Go live-plan

Beheer-plan

Fundament 1: fasering

Fundament 2: opsplitsen

• Architectuur / strategie

• Datacenter

• Verbindingen

• Telefonie

• Werkstations

• Kernapplicaties

• Geo-applicaties

• Overige applicaties

• ………

Fundament 3: testen

Fundament 4: freeze

CHAOS

ORDE

Projectdoelen

De integratie

Datakwaliteitverbetering

Processen?

Input, Personeelslijsten

Ambities

Het Nieuwe Werken

Zaakgericht werken

Nieuwe applicaties

Weerstanden en cultuurverschillen

Calimero-syndroom

Not-invented-here-syndroom

Risico’s tijdens het project

Te veel gedoe buiten het project (rust en focus

nodig)

Vertraging, geen besluitvorming

Juridische interventie

Onvoldoende aandacht

Struikelende projectleiders

Do’s tijdens het project

Maak een stevig plan en durf hiervan af te wijken

Definieer focus en prioriteit

Partner met en betrek leveranciers

Trek op met dienstverlening

Vorm één I&A-project

Bedien groepen als bestuurder/raden,

managers, medewerkers (communiceer)

Testen!

Vragen

Dank voor u aandacht