www.themegallery.com
LOGO
Present :
Cost Management
Nama NRPM. Reza Budiman : 5209100075Agung Suryo Primasetyo : 5209100086Rendi nugroho : 5209100124M. Muizzuddin : 5209100145
Fauzan Fahruzzaman : 5209100708Khairil Juhdi Siregar : 5209100710Aldhi Reza : 5209100711
Selayang Pandang
COST? MANAGEMENT?
PENTING NGGAK SIH?
Selayang Pandang (Con’t)
• Proyek TI memiliki catatan yang buruk dalam memenuhi anggaran biaya yang telah ditetapkan
• Rata-rata cost overrun menurut penelitian CHAOS di tahun 1995 mencapai 189% dari estimasi yang ada; turun sampai 145% di tahun 2001
• Di tahun 1995, biaya proyek TI yang dibatalkan di US lebih dari $81 milyar
Did you know??
Selayang Pandang (Con’t)• Biaya adalah sumberdaya yang
dipunyai atau yang habis untuk memperoleh tujuan tertentu atau sesuatu yang memberikan peningkatan dalam tukar-menukar (mis. pembelian barang)
• Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah
• Project cost management meliputi proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek bisa diselesai sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
Definisi Cost Management
Selayang Pandang (Con’t)
Posisi Anda Saat Ini
1. Cost Estimating
2. Cost Budgeting
3. Cost Control
pengembangan pendekatan biaya dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas-aktifitas proyek
mengumpulkan estimasi biaya setiap aktifitas atau sekelompok pekerjaan untuk menetapkan baseline biaya
faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terciptanya cost variance dan pengendalian perubahan pada anggaran proyek
Proses dalam Cost Management
Cost Management
1. Cost Estimating
1. Enterprise Enviromental Factors
2. Organizational Process Asset
3. Project Scope Statement
4. Work Breakdown Structure
5. WBS Dictionary
6. Project Management Plan
• Schedule Management Plan
• Staffing Management Plan
• Risk Register
Input Tools / Techniques Output
Mengestimasi biaya pada semua sumberdaya yang akan dipakai dilakukan saat estimasi biaya aktifitas (activity cost estimate), yang mencakup labor/pekerja, material, peralatan, servis, fasilitas, teknologi informasi, cadangan untuk inflasi, biaya cadangan untuk peristiwa yang tak terduga
1. Analogous Estimating
2. Determine Resource Cost Rates
3. Bottom Up Estimating
4. Parametric Estimating
5. Project management Software
6. Vendor bid analysis
7. Reserve Analysis
8. Cost of Quality
1. Activity Cost Estimates
2. Activity cost estimate supporting detail
3. Requested changes
4. Cost Management Plan (update)
1. Cost Estimating (Data Flow)
1.1 Estimasi Biaya : Input
1.1.1 Enterprise Enviromental Factors 1.1.1 Enterprise Enviromental Factors
1.1.3 Project Scope Statement 1.1.3 Project Scope Statement
Marketplace conditions (barang apa yang ada di pasar, persaingan pasar, dsb) Commercial databases (biaya tenaga kerja, standart harga material. dsb)
Pernyataan ruang lingkup proyek menggambarkan kebutuhan bisnis, pembenaran, persyaratan, dan batasan untuk proyek. Menyediakan informasi penting tentang persyaratan proyek yang diperlukan selama estimasi biaya
Kebijakan organisasi Template kerja organisasi
1.1.2 Organizational Process Asset 1.1.2 Organizational Process Asset
Informasi Historis Berkas organisasi
Pengetahuan tim Pembelajaran berkelanjutan
1.1 Estimasi Biaya : Input (Con’t)
1.1.4 Work Breakdown Structure 1.1.4 Work Breakdown Structure
1.1.6 Project Management Plan 1.1.6 Project Management Plan
Menyediakan hubungan dari setiap komponen proyek dengan hasil yang diinginkan dalam proyek.
memberikan identifikasi hasil yang dituju dan deskripsi kerja di masing-masing komponen WBS yang diperlukan untuk memproduksi setiap hasil tersebut.
1.1.5 WBS Dictionary 1.1.5 WBS Dictionary
Rencana penjadwalan aktivitas Rencana penggunaan tenaga kerja
Perkiraan resiko
1.2 Estimasi Biaya : Tools & Techniques
1.2.1 Analogous Estimating 1.2.1 Analogous Estimating
1.2.3 Bottom Up Estimating 1.2.3 Bottom Up Estimating
Menggunakan biaya aktual sebelumnya pada proyek sejenis sebagai dasar untuk estimasi baru atau analisis penawaran vendor
Estimasi setiap item pekerjaan di tingkat terendah secara detail dan menjumlahnya sehingga diperoleh total estimasi.
Menentukan tingkat satuan biaya, seperti biaya staf per jam dan biaya bahan per halaman kubik, untuk setiap aktivitas yang dijadwalkan
1.2.2 Determine Resource Cost Rates 1.2.2 Determine Resource Cost Rates
1.2 Estimasi Biaya : Tools & Techniques (Con’t)
1.2.4 Parametric Estimating 1.2.4 Parametric Estimating
1.2.6 Vendor bid analysis 1.2.6 Vendor bid analysis
Memakai statistik yang menghubungkan antara data historis dan variabel lain (cost rate, line of code, etc) untuk menghitung estimasi biaya.
Melakukan estimasi biaya dengan cara menganalisa tawaran-tawaran yang diberikan oleh berbagai vendor.
Menggunakan tool seperti spreadsheet yang terkomputerisasi, alat simulasi dan alat statistik, untuk membantu memperkirakan biaya dengan cepat
1.2.5 Project management Software 1.2.5 Project management Software
1.2 Estimasi Biaya : Tools & Techniques (Con’t)
1.2.7 Reserve Analysis 1.2.7 Reserve Analysis
Mengestimasi biaya dengan mempertimbangkan hal-hal yang berpengaruh di luar kebiasaan pada umumnya (biaya cadangan).
Mempertimbangkan mutu dalam estimasi biaya dengan parameter kepuasan pelanggan
1.2.8 Cost of Quality 1.2.8 Cost of Quality
1.3 Cost Estimation : Output
1.3.1 Activity Cost Estimated 1.3.1 Activity Cost Estimated
Activity cost estimate adalah sebuah penilaian kuantitas terhadap kemungkinan biaya untuk memenuhi kebutuhan sumber daya unutk menyelesaikan biaya.
Supporting detail dari aktifitas perencanaan biaya harus meliputi : Deskripsi jadwal kerja lingkup kegiatan proyek Dokumentasi dasar untuk memperkirakan biaya (bagaimana estimasi biaya dilakukan) Dokumentasi dari asumsi yang dibuatDokumentasi dari asumsi yang dibuatIndikasi kisaran perkiraan biaya yang mungkin(e.g., $10,000 (-10% / +15%) untuk mengindikasikan biaya antara $9,000 and $11,500).
1.3.2 Actifity Cost Estimates Supporting Detail 1.3.2 Actifity Cost Estimates Supporting Detail
1.3 Cost Estimation : Output (Con’t)
1.3.3 Requested Change 1.3.3 Requested Change
Requested change akan mempengaruhi : Perencanaan biaya manajemen Kebutuhan sumber daya aktifitas Dokumentasi asumsi yang dibuat Dokumentasi dari batasan – batasan Indikasi dari jangkauan biaya estimasi
yang dibuat.
1.3 Cost Estimation : Output (Con’t)
Komponen biaya perencanaan manajemen dari proyek perencanaan manajemen akan dilakukan update apabila Requested change dari proses estimasi biaya disetujui.
1.3.4 Cost Management Plan ( Updates ) 1.3.4 Cost Management Plan ( Updates )
Contoh Estimasi Biaya
#Units/Hrs Cost/Unit/Hr Subtotals WBS Level1 Totals % of Total
WBS Item
1. Project Management $306,300 20%
Project Manager 960 $100 $96,000
Project Team Member 1920 $75 $144,000
Contractors (10% of software development and testing) $66,300
2. Hardware $76,000 5%
2.1 Handheld devices 100 $600 $60,000
2.2 Servers 4 $4,000 $16,000
3.Software $614,000 40%
3.1 Licensed Softwar 100 $200 $20,000
3.2 Software development * $594,000
4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) $69,600 5%
5. Training and Support $202,400 13%
Trainee costs 100 $500 $50,000
Travel Costs 12 $700 $8,400
Project Team Members 1920 $75 $144,000
6. Reserves(20% of total estimate) $253,540 $253,400 17%
Total Project Cost Estimate $1,521,400
2. Penganggaran Biaya (Budgeting)
1. Project Scope Statement
2. Work Breakdown Structure
3. WBS Dictionary
4. Activity Cost Estimates
5. Activity Cost Estimates supporting detail
6. Project Schedule
7. Resource calendars
8. Contract
9. Cost Management Plan
Input Tools / Techniques Output
Penganggaran biaya yang melibatkan estimasi biaya jadwal kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk membangun dasar total biaya untuk mengukur
kinerja proyek.Namun, perkiraan jadwal kegiatan atau pekerjaan biaya siap sebelum
permintaan anggaran rinci dan otorisasi kerja.
1. Cost Aggregation
2. Reserve Analysis
3. Expert Judgement
4. Historical Relationship
5. Funding Limit Reconciliation
1. Cost Baseline
2. Project Funding Requirements
3. Cost Management Plan (update)
4. Requested changes
2.1 Budgeting
Input Input
Project Scope Statement
Work Breakdown Structure
WBS Dictionary
Activity Cost Estimates
Activity Cost Estimate Supporting Detail
Project Schedule
Resource Calendars
Contract
Cost Management Plan
2.2 Budgeting : Tools & Techniques
2.2.1 Cost Agregation 2.2.1 Cost Agregation
Jadwal kegiatan estimasi biaya diagregasikan oleh paket-paket pekerjaan sesuai dengan WBS. Perkiraan tersebut kemudian dikumpulkan untuk tingkat komponen yang lebih tinggi dari WBS, seperti rekening kontrol, dan akhirnya untuk keseluruhan proyek
Analisis cadangan menetapkan cadangan kontingensi, seperti cadangan kontingensi manajemen. Cadangan ini diperlukan sewaktu-waktu apabila terjadi perubahan anggaran akibat dari resiko yang terjadi.
2.2.2 Reserve Analysis 2.2.2 Reserve Analysis
2.2 Budgeting : Tools & Techniques (Con’t)
2.2.4 Historical Relationship
2.2.3 Expert Judgement 2.2.3 Expert Judgement
Expert judgement diberikan berdasarkan keahlian di bidang aplikasi, bidang pengetahuan, bidang industri yang sesuai untuk kegiatan yang dilakukan harus digunakan dalam menentukan anggaran. keahlian tersebut dapat disediakan oleh setiap kelompok atau orang yang memiliki pendidikan khusus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman atau pelatihan
2.2.5 Funding Limit Reconsiliation 2.2.5 Funding Limit Reconsiliation
Pengeluaran dana direkonsiliasikan sesuai dengan batas/limit yang ditetapkan pelanggan atau organisasi dalam pencairan dana proyek. Sehingga tidak terjadi variasi besar dalam pengeluaran dana.
Setiap hubungan historis yang menghasilkan estimasi parameter dan estimasi analog melibatkan penggunaan karakteristik proyek untuk mengembangkan model matematika untuk memperkirakan biaya total proyek
2.3 Budgeting : Output
2.3.1 Cost Baseline 2.3.1 Cost Baseline
Cost baseline adalah tahapan waktu anggaran yang digunakan sebagai dasar untuk mengukur, memantau, dan mengendalikan kinerja biaya keseluruhan proyek. Hal ini dikembangkan dengan menjumlahkan estimasi biaya oleh periode dan biasanya ditampilkan dalam bentuk kurva-S.
Persyaratan pendanaan, jumlah dan periodik (misalnya, tahunan atau kuartalan), berasal dari biaya awal dan dapat dibentuk untuk melebihi, biasanya dengan margin, untuk memungkinkan baik untuk kemajuan awal atau overruns biaya. Pendanaan biasanya terjadi dalam jumlah tambahan yang tidak berkesinambungan, dan, karenanya, muncul sebagai fungsi langkah dalam kurva di bawah ini. total dana yang diperlukan adalah mereka termasuk dalam biaya dasar ditambah cadangan manajemen. Beberapa bagian dari cadangan kontingensi manajemen dapat dimasukkan secara bertahap dalam setiap langkah pendanaan atau didanai bila diperlukan, tergantung pada kebijakan organisasi.
2.3.2 Project Funding Requirement 2.3.2 Project Funding Requirement
2.3 Budgeting : Output (Con’t)
Cash Flow, Cost Baseline and Funding Display
2.3 Budgeting : Output (Con’t)
2.3.3 Cost Management Plan (updates) 2.3.3 Cost Management Plan (updates)
Jika permintaan perubahan hasil dari proses Anggaran Biaya disetujui, maka rencana manajemen biaya komponen dari rencana manajemen proyek yang disetujui diupdate karena berdampak pada perubahan pengelolaan biaya.
Proses Penganggaran Biaya dapat menghasilkan perubahan yang diminta (requested change) yang mempengaruhi rencana manajemen biaya atau komponen lain dari rencana manajemen proyek. Requested Change diproses untuk diperiksa dan disposisi melalui proses Integrated Change Control..
2.3.4 Requested Change 2.3.4 Requested Change
Contoh Budgeting
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totals
WBS Item
1. Project Management 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 96,000
Project Manager 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 144,000
Project Team Member 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 66,300
Contractors (10% of software development and testing)
2. Hardware
2.1 Handheld devices 30,000 30,000 60,000
2.2 Servers 8,000 8,000 16,000
3.Software
3.1 Licensed Softwar 10,000 10,000 20,000
3.2 Software development * 60,000 60,000 80,000 127,000 127,000 90,000 50,000 594,000 594,000
4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) 6,000 8,000 12,000 15,000 15,000 13,000 69,000 69,000
5. Training and Support
Trainee costs 50,000 50,000
Travel Costs 8,400 8,400
Project Team Members 24,000 24,000 24,000 24,000 24,000 24,000 144,000
6. Reserves(20% of total estimate) 10,000 10,000 30,000 30,000 60,000 40,000 40,000 30,000 3,540 253,540
Total Project Cost Estimate 20,000 86,027 92,027 172,027 223,027 198,027 185,027 173,027 148,427 753,027 80,027 53,567 1,521,240
3. Cost Control
1. Cost Baseline
2. Project Funding Requirements
3. Performance Reports
4. Work Performance Information
5. Approved Change Requests
6. Project Management Plan
Input Tools / Techniques Output
1. Cost Change Control System
2. Performance Measurement Analysis
3. Forecasting
4. Project Performance Reviews
5. Project Management Software
6. Variance Management
1. Cost Estimate (Update)
2. Cost Baseline (updates)
3. Performance Measurements
4. Forecasted Completion
5. Requested Changes
6. Recommended Corrective Actions
7. Organizational process asets (updates)
8. Project management plan (updates)
Mengendalikan perubahan terhadap anggaran proyek dilakukan pada tahap Monitoring dan Evaluasi
3.1 Cost Control : Input
Input Input
• Cost Baseline• Project Funding Requirement• Performance Report• Work Performance Information• Approve Change Request• Project Management Plan
3.2 Cost Control : Tools & Techniques
3.2.1 System Pengontrolan perubahan biaya. 3.2.1 System Pengontrolan perubahan biaya.
Perubahan biaya proyek terdokumentasi dalam manajemen perencanaa biaya yang meliputi dokumentasi aktivitas proyek dan persetujuan untuk mengesahkan perubahan.
Digunakan untuk mengukur besarnya nilai varian yang akan terjadi.Teknik yang digunakan adalah Earned value Technique (EVT).EVT membandingkan keseluruhan biaya proyek yang telah dialokasikan pada awalnya dengan biaya yang direncanakan atau sesuai kerja yang telah dijadwalkan dan biaya sesungguhnya yang digunakan di lapangan.
3.2.2 Analisa pengukuran kinerja. 3.2.2 Analisa pengukuran kinerja.
3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Con’t)
EVT meliputi beberapa objek di bawah ini: EVT meliputi beberapa objek di bawah ini:
1. Planed Value (PV), biaya yang disepakati untuk menyelesaikan aktifitas yang telah dijadwalkan pada periode tertentu.
2. Earned Value (EV), biaya sesungguhnya dalam pekerjaan aktifitas yang telah dijadwalkan.
3. Actual Cost (AC), total dari biaya langsung atau tidak langsung yang timbul dalam melaksanakan pekerjaan aktifitas selama periode yang telah ditetapkan.
4. Estimate to Completion (ETC), perkiraan sisa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
5. Estimate at Completion (EAT), total keseluruhan biaya yang dihasilkan saat proyek itu selesai.
3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Con’t)
EVT (Con’t): EVT (Con’t):
Untuk melakukan pengukuran kinerja biasanya digunakan kombinasi antara PV, EV, dan AC.Yang digunakan sebagai ukuran adalah cost variance dan schedule variance.Cost variance : EV- ACSchedule variance : EV-PV
Selanjutnya cost variance dan schedule variance dapat dikonversi posisi biaya dan aktifitas dalam proyek
3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Con’t)
EVT (Con’t): EVT (Con’t):
Cost performance index (CPI) : EV / ACCummulative CPI : memproyeksikan biaya proyek saat penyelesaian proyek ∑EV / ACSchedule completion index : memprediksi tanggal penyelesaian proyek dan seringkali digunakan bersama CPI untuk meramalkan estimasi penyelesaian proyek.SPI : EV/PV
3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Con’t)
EVT (Con’t): EVT (Con’t):
Cost performance index (CPI) : EV / ACCummulative CPI : memproyeksikan biaya proyek saat penyelesaian proyek ∑EV / ACSchedule completion index : memprediksi tanggal penyelesaian proyek dan seringkali digunakan bersama CPI untuk meramalkan estimasi penyelesaian proyek.SPI : EV/PV
3.2 Cost Control : Tools & Techniques
3.2.3 Forecasting(peramalan). 3.2.3 Forecasting(peramalan).
Digunakan untuk memprediksi kondisi aktifitas proyek selanjutnya peramalan dihasilkan dan diperbaharui bergantung pada informasi kinerja, yang meliputi kinerja proyek sebelumnya dan segala informasi yang dapat mempengaruhi proyek kedepannya.Teknik peramalan akan membantu untuk menentukan biaya dan keseluruhan aktifitas yang harus diselesaikan yang biasanya disebut EAC.Begitu pula untuk menentukan ETC yaitu memperkirakan sisa aktifitas yang harus diselesaikan.
3.2 Cost Control : Tools & Techniques (Con’t)
Forecasting (Con’t): Forecasting (Con’t):
Untuk menghitung ETC menggunakan data earned value kita menggunakan formula di bawah ini:ETC base on atypical variance :BAC-∑EVETC base on typical variance :(BAC-∑EV)/CPI
EAC using remaining budget :∑AC+BAC-EV
EAC using CPIC : ∑AC + ((BAC-EV)/∑CPI)
3.2 Cost Control : Tools & Techniques
3.2.4 Project Performance Reviews 3.2.4 Project Performance Reviews
1. Variance Analysis : membandingkan kinerja proyek yang sebenarnya dengan dengan yang direncanakan atau yang diharapkanKey : Cost and schedule analysis
2. Trend Analysis : memeriksa kinerja proyek apkah mengalami peningkatan atau penurunan
3. Earned value technique : membandingkan kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang sebenarnya
3.2 Cost Control : Tools & Techniques
3.2.5 Project Performance Reviews 3.2.5 Project Performance Reviews
1. Variance Analysis : membandingkan kinerja proyek yang sebenarnya dengan dengan yang direncanakan atau yang diharapkanKey : Cost and schedule analysis
2. Trend Analysis : memeriksa kinerja proyek apkah mengalami peningkatan atau penurunan
3. Earned value technique : membandingkan kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang sebenarnya
3.2 Cost Control : Tools & Techniques
3.2.6 System Pengontrolan perubahan biaya. 3.2.6 System Pengontrolan perubahan biaya.
Seringkali digunakan untuk memonitor planned value dan actual valuekey : spreadsheet
bagaimana memenejemen cost variance, saat awal proyek sampai mendekati akhir proyek.
3.2.7 Variance management 3.2.7 Variance management
3.3 Cost Control : Output
3.3.1 Cost Estimates (updates)
iaya.
3.3.1 Cost Estimates (updates)
iaya.Berisi estimasi biaya yang sudah terupdate. Hal ini akan membutuhkan beberapa penyesuaian dalam keseluruhan rencana manajemen proyek.
Perubahan ini terjadi pada saat terdapat perubahan pada project scope.
3.3.2 Cost Baseline (updates) 3.3.2 Cost Baseline (updates)
3.3.3 Performance Measurements 3.3.3 Performance Measurements
Hasil perhitungan CV,SV,CPI, dan SPI untuk komponen WBS yang didokumentasikan dan diinformasikan ke stakeholders
Hasil perhitungan forecast yang harus disampaikan ke stakeholders
3.3.4 Forecasted Completion3.3.4 Forecasted Completion
3.3 Cost Control : Output (2)
3.3.5 Requested Changes 3.3.5 Requested Changes
Analisis performa proyek seringkali menghasilkan permintaan perubahaan
Meliputi penyesuaian schedule activity budget, contohnya tindakan untuk menyeimbangkan variansi biaya.
3.3.6 Recommended Corrective Actions 3.3.6 Recommended Corrective Actions
3.3.7 Organizational Process Assets (Updates)3.3.7 Organizational Process Assets (Updates)
Dokumentasi dari proyek ataupun kegiatan organisasi yang bisa dijadikan dokumen historis untuk dipelajari
Meliputi perubahan yang terjadi pada komponen project management plan (schedule activity, work package, cost management plan, project budget documents
3.3.8 Project Management Plans (Updates) 3.3.8 Project Management Plans (Updates)
LOGO
Kesimpulan
• Meminimalkan biaya• Alur Cost Management
• Kesesuaian dengan Project Charter
Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control