30 mei 2002 2 Agenda l Wat verstaan we onder inkoop? l
Definitie en proces l Wat betekent dit voor inkoop? l RASCI en wat
is dit? l Hoe nu verder?
Dia 3
30 mei 2002 3 Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk
aan? Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat.
Goederen & Diensten Inkoop is belangrijk vanwege de financiele
omvang Kengetallen: omzet 2002 ca . 26.000.000,00 bij ca XXX
leveranciers Inkoop is belangrijk ivm risicoafdekking: Financieel
& juridisch (eigendom van goederen, garantie, service) Inkoop
zorgt voor de inkoop van de juiste goederen en diensten in de
juiste hoeveelheden, juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip en op
de juiste plaats
Dia 4
30 mei 2002 4 Inkoopvolume naar leveranciers
Dia 5
30 mei 2002 5 Inkoopstructuur l Definitie en proces l
Specificeren l Selecteren l Contracteren l Bestellen l Bewaken l
Nazorg l RASCI l Inkoopproces
Dia 6
30 mei 2002 6 Definitie + proces Inkoop = Alles waar een
externe factuur tegenover staat. Goederen & Diensten
Dia 7
30 mei 2002 7 Bestellen l Interne aanvraag tot bestelling (ATB)
omzetten in externe order, conform procedure en procuratie. l
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de
gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde
voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd. l Bestellen is de
linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van
de toeleverancier. l Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs,
inkoopkosten en proceskosten): bestelkosten transportkosten
voorraadkosten handlingkosten systeemkosten
administratiekosten
Dia 8
30 mei 2002 8 Invloed op de integrale kosten Integrale kosten
zijn alle kosten welke gemaakt moeten worden om een product of
dienst te verwerven TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)
Dia 9
30 mei 2002 9 Invloed op de integrale kosten
Dia 10
30 mei 2002 10 Specificeren l Specificeren is het omschrijven
van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen.
functionele specificatie: gewenste prestaties, output, gebruiksdoel
technische specificatie: omgeving / systeem waarbinnen het product
/ dienst moet passen commercile specificatie: budget, kosten
logistieke specificatie: verpakking, eenheid, artikelnummer l Per
afdeling de gemaakte categorien invullen. Wat is het assortiment?
Van welke producten / diensten wordt verwacht dat ze het komende
jaar nodig zijn? l Meer en meer een multi-functionele
verantwoordelijkheid van n technologen n gebruikers/eigenaren n
inkopers.
Dia 11
30 mei 2002 11 Selecteren l Selecteren is het onderzoeken van
welke leverancier(s) / dienstverleners op basis van eisen en wensen
van bedrijf (vastgelegd in selectie- en gunningscriteria) het meest
in aanmerking komen om het product te mogen leveren of de dienst te
kunnen uitvoeren. l Selecteren van leveranciers / dienstverleners
is een teamverantwoordelijkheid waarbij betrokken kunnen zijn
gebruikers, technische specialisten, productie, financile experts,
juristen, klanten marketeers n inkopers. l Gebruik maken van de
bedrijf vendorlist. l Het beleid is er op gericht, zoveel mogelijk
materialen, materieel en diensten te betrekken van firmas, die
aantoonbaar een kwaliteitssysteem hebben gemplementeerd dat
minstens voldoet aan ISO 9001.
Dia 12
30 mei 2002 12 Contracteren l Bedrijf zal producten en diensten
inkopen op basis van wederzijds overeengekomen
leveringsovereenkomsten. l Onderhandelen over c.q fine tuning van
aanbiedingen: technisch / functioneel deel commercieel deel
juridisch deel l Leveringscondities, betalingscondities,
bandbreedte rondom de vastgelegde specificaties, looptijd,
afroeporders, raamcontracten, jaarwerkorders, prijzen en mutaties
dienen in een contract geregeld te zijn.
Dia 13
30 mei 2002 13 Bestellen l Interne aanvraag tot bestelling
(ATB) omzetten in externe order, conform procedure en procuratie. l
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de
gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde
voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd. l Bestellen is de
linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van
de toeleverancier. l Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs,
inkoopkosten en proceskosten): bestelkosten transportkosten
voorraadkosten handlingkosten systeemkosten
administratiekosten
Dia 14
30 mei 2002 14 Bewaken l Worden de gemaakte afspraken in het
contract nagekomen door de betrokken partijen? l Levertijden,
verpakking, factuur en orderinformatie, binnen de
specificaties.
Dia 15
30 mei 2002 15 Nazorg l Klachten afhandelen. l
Contractherziening indien nodig opstarten. l Vergelijkingsmateriaal
is hierbij noodzakelijk: kwantitatieve kengetallen en kwalitatieve
kengetallen l Meten van prestaties van leveranciers (output):
kwaliteit (aantal afkeuringen, niet conform specs)
leverbetrouwbaarheid (te laat, te vroeg, te veel, te weinig)
innoverend vermogen leverancier ethiek veiligheid, kwaliteit en
milieu aspecten. l Vendorrating kan leiden tot het indienen van
claims indien leveranciers niet aan de verwachte performance
voldoen. Met name bij strategic + bottleneck items duidelijk een
gewenste performance afspreken. l Auditing is een instrument om
naast de output ook de processen van de leverancier te
toetsen.
Dia 16
30 mei 2002 16 Inkoopproces in RASCI
Dia 17
30 mei 2002 17 Kraljic Bottleneck items Strategic items
Leverage items Non-critical items Inkoop belang Marktcomplexiteit
Inkoopkracht benutten Ordervolume optimaliseren Specs, technisch
& commerc. Lange termijn contracten Inkoop waarde Volledige
specs Duidelijke prijsafspraken Totale integrale kosten optimaal
Pakket beschrijving Contracten werk derden Voorraadbeheer Specs
o.b.v. contract Verticaal: Dit hefboom-effect is te bereiken door
middel van standaardisatie van pakketten en het poolen van orders
tussen afdelingen en BVs. Horizontaal: het minder complex maken van
de markt. Dit is te bereiken door te zoeken in de markt naar
alternatieve leveranciers, die een gelijk product of dienst kunnen
leveren.
Dia 18
30 mei 2002 18 Inkoop is onvoldoende gestructureerd l Veel
verschillende inkopers l Geen professioneel inkoopproces
(specificeren wordt vaak overgeslagen) l Werken met
huisleveranciers l Mogelijkheden tot besparingen ontbenut l Slechts
incidentele onderlinge samenwerking
30 mei 2002 20 Een professionele inkoopfunctie is
organisatiebreed Alle activiteiten in de fasen van het
inkoop/aanbestedingsproces Alle afdelingen die deze activiteiten
uitvoeren Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en
aanbesteed De administratieve afhandelingen van bestellingen en
facturen De inkoopfunctie beslaat: Kortom: Inkoop is niet alleen de
inkoopafdeling of inkoper
Dia 21
30 mei 2002 21 Inkoop in een breder (organisatie)
prespectief
Dia 22
30 mei 2002 22 Hoe nu verder? l Maak een GAP analyse l
Bevindingen hebben betrekking op bijvoorbeeld: Opleiding Positie
inkooporganisatie binnen het bedrijf Inrichting van de
inkooporganisatie Bemensing van de inkooporganisatie Samenwerking
tussen onderlinge afdelingen Samenwerking met externen (klant /
leverancier, gemeente, etc.) (tools zijn oa.: Quick Scan)