22-5-2012 Informatiebeheer centraal Stadsarchief Jan
Verhoeven
Dia 2
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 2 Terugblik
Business Case Informatiebeheer Centrum verbeterslag op inhoud en
digitalisering van processen waarna organisatie volgt Plan
Stadsarchief Transitie van DIV/DIM functie en Gemeentearchief:
eerst (centraal) organiseren conform concernontwikkelingen en
vervolgens kwaliteitsverbetering realiseren Als het niet kan zoals
het moet, dan moet het zoals het kn!
Dia 3
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 3 Plan
Stadsarchief Informatiebeheer is onderdeel van de bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering centraal (tenzij) post- en archiefzaken (DIV/DIM),
informatiebeheer en archivering zijn nog niet meegenomen in
centralisatie bedrijfsvoeringsfuncties De opdracht aan het
Gemeentearchief is om ook deze functies centraal te organiseren in
samenhang met de huidige functies van het Gemeentearchief.
Dia 4
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 4 DIV/DIM +
Gemeentearchief = Stadsarchief Creatie van informatie, vastleggen
en bewaren voor ondersteunen werkproces (dynamische fase)
Informatie vastleggen en bewaren voor reconstrueren werkproces
(semi-statische fase) Informatie bewaren vanwege het kunnen
afleggen van verantwoording en het cultuurhistorische belang
(statische fase) informatiebeheer StadsarchiefBeoogde situatie:
Huidige situatie:17 afd. DIV/DIM Gemeentearchief archivering
Dia 5
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 5
Doelstelling Het zodanig inrichten van het Stadsarchief en het
concernbrede informatiebeheer zodat een kwaliteitsverbetering wordt
bereikt en conform de centralisatie en standaardisatie van de
bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen en formatiereductie
worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de doelstelling van het
concern om digitaal te gaan werken.
Dia 6
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 6 Transitie
in 3 themas De transitie van Gemeentearchief en decentrale DIV/DIM
afdelingen naar n Stadsarchief krijgt vorm in drie themas: vorming
van het Stadsarchief digitalisering informatiebeheer versterking
(cultureel) ondernemerschap
Dia 7
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 7 Vorming
Stadsarchief Stadsarchivaris benoemen tot proceseigenaar
Informatiebeheer Transitie DIV/DIM conform RSO aanpak, in principe
uitvoering bij RSO Vakinhoudelijke aansturing door Proceseigenaar
Informatiebeheer Tijdelijke projectorganisatie voor bewerken van
decentrale archieven
Dia 8
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 8
Digitalisering Informatiebeheer doorontwikkeling digitale
dienstverlening, aangesloten op de landelijke digitale
infrastructuur uniformering en standaardisering van het concern
document en records management versnelde overname en
beschikbaarstelling digitale archieven (e-depot) van het concern
onderzoek naar het ontwikkelen en aanbieden van e- depotdiensten
aan derden, als n van de e-depotcentra in Nederland
Dia 9
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 9
Versterking (cultureel) ondernemerschap Het Stadsarchief als
regisseur over de informatie- verstrekking over de Rotterdamse
cultuurhistorie Het verhaal van de stad bevordert het Rotterdam
bewustzijn en is n van de pijlers van de marketing van de stad Het
verhaal van de stad levend en levendig te houden met een grotere
benutting en verrijking van de collecties van de betrokken
instellingen. cultureel ondernemerschap, onder meer door
ontwikkelen van nieuwe producten en diensten verhogen inkomsten uit
subsidies en sponsoring
Dia 10
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 10 3
themas, veel uitdagingen Doorontwikkeling clustervorming Specifieke
knelpunten en ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer per
vakeenheid en per cluster Concernhuisvesting Verminderen
persoonlijke dossiers Verhuizen van archieven HNW010 (digitaal)
werken any time, any place, anywhere Programma Dienstverlening en
vermindering regeldruk Verbetering en digitalisering van
processen
Dia 11
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 11 3
themas, nog meer uitdagingen Edocs/Docloods? Alfresco?
Povo/Corsa/Decos/? Record Managers? Vervanging (wie regelt dat)?
Advies Uitvoering Toezicht? Centraal postadres? (Centraal) scannen
van (alle) post? Scanning on demand? Papier versus digitaal,
hybride omgeving? Open data?
Dia 12
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 12 3
themas, nog vl meer uitdagingen. Deelgemeentes? Samenwerking
Metropoolregio?
Dia 13
22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer 13 Hoe
verder, planning Concerndirectie is akkoord, ter besluitvorming
naar college (voorjaarsretraite) Bij positief besluit: Start met
transitie DIV/DIM: bijeenkomst 30 mei 2012 Voor transitie DIV/DIM
aanhaken bij processen RSO Overplaatsingen afgerond: december 2012
Stadsarchief neemt verantwoordelijkheid op zich voor totale keten
van informatiebeheer per 1 januari 2013