Wat valt er te winnen met zorgvuldig innen?

Tien praktische tips om betaling van facturen zeker stellen

Ook bedrijven in de ICT-branche krijgen in deze economische tijden te maken met veranderend betalingsgedrag van klanten.

Facturen blijven langer open staan. Daarnaast belanden klanten vaker in zwaar weer en dat kan eindigen in faillissement en

het afboeken van onbetaalde facturen. Tien praktische tips om betaling van facturen zeker te stellen.

1. Ken de klant

2. Beding zo nodig zekerheden

3. Hanteer algemene leveringsvoorwaarden

4. Voorkom voorfinanciering van externe kosten

5. Maak duidelijke afspraken over factureringstermijnen

6. Verstuur een juiste factuur

7. Pleeg pro-actieve debiteurenbewaking

8. Indien nodig werkzaamheden opschorten

9. Ga zo nodig over tot incassomaatregelen

10. Beoordeel de noodzaak van een kredietverzekering

1. Ken de klant

Zeker bij nieuwe klanten is het raadzaam een inschatting te maken van de kredietwaardigheid. Zo nodig met gebruikmaking

van de diensten van professionele partijen op het gebied van credit management. Controleer ook de bevoegdheid tot

vertegenwoordiging van de medewerker van de klant die men tegenover zich heeft. Het komt met regelmaat voor dat die

bevoegdheid wordt overschreden – bijvoorbeeld door sluiting van een contract boven een bepaald drempelbedrag – en de

andere partij zich op het ontbreken van de bevoegdheid beroept. Het handelsregister van de Kamer van Koophandel kan

uitsluitsel geven (zie ook het Handelsregister van de Kamer van Koophandel). Zo nodig kan men een schriftelijke volmacht

vragen of verlangen dat een bij het handelsregister ingeschreven tot vertegenwoordiging bevoegde persoon het contract

ondertekent.

2. Beding zo nodig zekerheden

Betaling op voorhand is natuurlijk veilig, maar helaas eerder uitzondering dan regel. Toch kan het uitblijven van betaling een

(grote) risicofactor vormen. Wettelijk zijn er verschillende zekerheden (zekerheidsrechten) die een leverancier kan bedingen.

De bekendste hiervan is het eigendomsvoorbehoud. Door de eigendom van de zaken (in het contract of de algemene

voorwaarden) voor te behouden totdat betaling volledig is ontvangen, kan de leverancier veel onheil voorkomen. Indien een

leverancier bijvoorbeeld een partij computers levert en de klant daarna, nog zonder betaald te hebben, failliet gaat, kan dit

uitkomst bieden. Bij een geldig voorbehoud van eigendom kan de leverancier de partij computers, buiten de failliete boedel

om, als zijn eigendom terughalen bij de curator. De ICT~Office Voorwaarden bevatten een dergelijk eigendomsvoorbehoud.

Ook andere zekerheden, zoals de vestiging van een pandrecht op bijvoorbeeld de vorderingen of voorraden van de klant of

een borgstelling door de bestuurder, zoals de holding van de klant, kunnen onder omstandigheden uitkomst bieden.

3. Hanteer algemene leveringsvoorwaarden

Het gebruik van algemene leveringsvoorwaarden is zeer raadzaam. Ook als het gaat om facturering en betaling. In de

algemene leveringsvoorwaarden is doorgaans geregeld wanneer moet worden betaald en welke rente en kosten zijn

verschuldigd als tijdige betaling uitblijft. Ook wijzen algemene leveringsvoorwaarden aan welke rechter of arbiter bevoegd is

om van geschillen kennis te nemen als niet vrijwillig wordt betaald. Dergelijke regelingen bieden houvast bij incasso van

vorderingen. In de ICT~Office Voorwaarden is, naast het eigendomsvoorbehoud, geregeld dat de klant zijn eventuele

(gepretendeerde) vorderingen niet mag verrekenen met de factuurbedragen van de leverancier. Verder is bepaald dat de

leverancier is gerechtigd om zijn aanspraken op betaling van vergoedingen over te dragen aan een derde. Zie ook

www.ictoffice.nl/voorwaarden.

4. Voorkom voorfinanciering van externe kosten

Het uitblijven van de betaling van een factuur is vervelend. Toch kan het erger. In de praktijk worden vaak ook door een

leverancier op eigen naam nog inkopen gedaan of externe kosten gemaakt met het oog op of ten behoeve van de klant.

Regelmatig raken leveranciers bekneld tussen enerzijds de eigen klant die niet betaalt en anderzijds een partij die wel gewoon

recht heeft op betaling. Maak een afweging van dit risico. Beter is als de klant zelf (of op zijn naam) de inkopen doet of

kosten maakt bij externen. Zo wordt voorkomen dat men ook nog die voorfinanciering voor de klant verricht en aldoende

'dubbel risico' loopt.

5. Maak duidelijke afspraken over factureringstermijnen

Geregeld leiden facturen tot de vraag welke werkzaamheden wanneer mogen worden gefactureerd. De tijd die verstrijkt

tussen het moment van de werkzaamheden en de facturering kan aanzienlijk uiteenlopen. Bijvoorbeeld als facturering is

gekoppeld aan de oplevering in fases van de werkzaamheden en de oplevermomenten steeds meer naar voren schuiven door

wijzigende requirements of het ontstaan van meerwerk. Ook kan facturering gekoppeld zijn aan een (formele) goedkeuring of

aceptatie die – om welke reden dan ook, of zelfs zonder duidelijke reden – uitblijft. Al die omstandigheden kunnen het

'leverancierskrediet' danig oprekken. Maak dan ook duidelijke en houdbare afspraken over facturering en zet die afspraken op

papier.

6. Verstuur een juiste factuur

Het komt regelmatig voor dat facturen op een stapel belanden omdat er iets aan schort. Uiteraard gelden wettelijke vereisten

waaraan een factuur moet voldoen. Denk dan aan het opnemen van BTW-nummer, datum uitreiking en de correcte naam en

het adres van de klant. Zie ook de website van de Belastingdienst. Daarnaast kan natuurlijk ook de opdrachtgever eisen

stellen. Bijvoorbeeld dat bij de factuur een volgens een bepaald format voorgeschreven urenspecificatie wordt overgelegd of

dat geaccordeerde werkbriefjes worden bijgesloten. Vooral bij overheden en grotere bedrijven gelden vaak interne

beleidsregels die bij niet-naleving ertoe leiden dat betaling lang op zich laat wachten.

7. Pleeg pro-actieve debiteurenbewaking

Houd na verzending van facturen een vinger aan de pols. In nogal wat gevallen is het uitblijven van betaling een signaal. Dat

kan ook een signaal zijn van niet-uitgesproken onvrede over de dienstverlening. Die terugkoppeling kan men gebruiken om

de dienstverlening en de relatie met de klant waar nodig te verbeteren. Ook kan men de gevallen die extra aandacht verdienen

eruit halen. Door in een vroeg stadium actief te reageren op het uitblijven van betaling zet men ook de toon dat tijdige

betaling verwacht wordt. Een persoonlijk telefoontje, gevolgd door een schriftelijke bevestiging, werkt beter dan een laat en

langzaam op gang komende stroom van standaardherinneringen en sommaties. Die stapelen zich geduldig op, bovenop de

onbetaalde factuur. Door regelmatig contact te zoeken, blijft men bovendien geïnformeerd. Dat voorkomt ook misplaatst

optimisme. Met grote regelmaat komt het namelijk voor dat bedrijven voor een klant blijven werken, in weerwil van alle

signalen, tot op de dag dat de curator het failliete bedrijf van de klant komt sluiten. De vordering kan men dan indienen bij de

curator en alleen bij (hoge) uitzondering kan men dan nog enige betaling verwachten.

8. Indien nodig werkzaamheden opschorten

Gedurende de uitvoering van werkzaamheden voor een klant, kan blijken dat eerdere facturen onbetaald blijven. Dat leidt tot

de vraag of men de werkzaamheden kan stilleggen als pressiemiddel in afwachting van betaling. De wet spreekt over het

recht tot opschorting. Daarvoor gelden strenge eisen. De bevoegdheid tot opschorting bestaat alleen indien de

omstandigheden goede grond geven om te vrezen dat de wederpartij de daartegenover staande verplichtingen niet zal

nakomen. Verder is opschorting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming van de wederpartij dit rechtvaardigt. Een meer

fundamentele vraag is ook of sprake is van een verplichting tot betaling van de klant. Indien met de klant bijvoorbeeld een

discussie loopt over de vraag of de werkzaamheden door de leverancier naar behoren zijn opgeleverd dan zal die vraag ook

geadresseerd moeten worden. Opschorting is een krachtig pressiemiddel maar ook niet zonder risico’s. Uitoefening dient dan

ook alleen na voorafgaand juridische beoordeling plaats te vinden.

9. Ga zo nodig over tot incassomaatregelen

Indien pro-actieve debiteurenbewaking niet tot ontvangst van de factuurbedragen leidt, kan men besluiten tot uitbesteding

van de incassomaatregelen. Bijvoorbeeld door een deurwaarder, incassobureau of advocaat. Belangrijk is dat er dan een

duidelijk dossier ligt. Maak met deurwaarder, incassobureau of advocaat duidelijke afspraken. Ook over de kosten. Een

procedure tot verhaal van een vordering kan namelijk, bij betwisting door de klant van de verschuldigdheid van de facturen,

al snel een kostbare zaak worden. Als een incassotraject omslaat in een geschil over bijvoorbeeld de kwaliteit van de

dienstverlening dan kunnen de kosten van de zaak als een pijl omhoog schieten. Om zekerheid van betaling te krijgen kunnen

voorafgaand aan het opstarten van een procedure beslaglegging plaatsvinden. Bijvoorbeeld door beslag te laten leggen op

bankrekeningen (‘beslag onder de bank’) van de klant. Maak realistische afwegingen welke incassomaatregelen wenselijk

zijn en betrek daarin ook het kostenaspect van de zaak

10. Beoordeel de noodzaak van een kredietverzekering

Soms is het debiteurenrisico zo groot dat een kredietverzekering op zijn plaats is. Dat is vooral het geval als de continuïteit

van de leverancier erdoor in de problemen kan komen. Ook bij export kan een kredietverzekering uitkomst bieden, zeker bij

risicovolle landen. Kredietverzekeraars bieden daarnaast vaak ondersteuning bij het beoordelen van de kredietwaardigheid

van klanten. Daar staat tegenover dat een kredietverzekering kosten in de vorm van premies met zich brengt en bovendien

extra administratieve lasten. Ook daarvoor geldt: een kritische afweging van kosten en baten is op zijn plaats.

Voor meer informatie neem contact op met de afdeling Juridische Zaken van ICT~Office.

Mr Robert Grandia

Gepubliceerd april 2009 op http://www.fenit.nl/index.shtml?ch=ter&id=6627