Wifi voor Evenementen
40
BEYOND EVENTS WIFI VOOR EVENEMENTEN TIPS & TRICKS OM DIT GOED VOOR ELKAAR TE KRIJGEN
-
Upload
buijs-beyond-events -
Category
Business
-
view
155 -
download
0
description
Praktische tips & tricks voor het voorbereiden van een snel, veilig en betrouwbaar Wifi netwerk op je evenementen lokatie.
Transcript of Wifi voor Evenementen
B E Y O N D E V E N T S
WIFI VOOR EVENEMENTEN TIPS & TRICKS OM DIT GOED VOOR ELKAAR TE KRIJGEN
4
3
2
1
24
9
87
6
5
14
1312
11
10
1918
17
16
15
23
22
21
20
25
4
3
1
8
9
7
6
5 10
14
13
12
11
2
1516
17
4
31
8
9
7
6
5
10
14 1312
11
2
15
16
24
2221
20
19
18
17
25
2829
23
2627
4
3
2
8
9
7
6
5 10
113
12
11
3
1
17
9
8
7
6
5 4 3
2
16
15
1413
12 11
10
2322
21
20
19
18
242625
Vandaag de dag kan vrijwel geen enkel evenement succesvol zijn zonder de inzet van Wifi. Echter, de netwerken raken steeds vaker overbelast door gebruik van een gestaag stijgend aantal 3G/4G smartphones, tablets & laptops - allen uitgerust met Wifi. Je zult op lokatie dus betrouwbare internet- en Wifi verbindingen moeten gebruiken om je deelnemers tijdens je event in staat te stellen zorgeloos te kunnen twitteren, appen, emailen, social networken, foto’s uploads te kunnen doen en naar Youtube-filmpjes te kunnen kijken. Ik geef bruikbare tips en een stappenplan hoe je dit voor je eerstvolgende event voor elkaar krijgt.
B E Y O N D E V E N T S
4
3
2
1
24
9
87
6
5
14
1312
11
10
1918
17
16
15
23
22
21
20
25
4
3
1
8
9
7
6
5 10
14
13
12
11
2
1516
17
4
31
8
9
7
6
5
10
14 1312
11
2
15
16
24
2221
20
19
18
17
25
2829
23
2627
4
3
2
8
9
7
6
5 10
113
12
11
3
1
17
9
8
7
6
5 4 3
2
16
15
1413
12 11
10
2322
21
20
19
18
242625
WIFI VOOR EVEMENTEN
B E Y O N D E V E N T S
Het merendeel van de hotels in Nederland bieden gratis Wifi aan… Erg klantvriendelijk natuurlijk, echter deze ’single broadband service’ is misschien krachtig genoeg voor een handvol bezoekers in de hotellobby… maar is absoluut onvoldoende voor jouw 500 deelnemers die tijdens de pauze allemaal ’even’ hun email willen checken. !Wifi is niet langer een ’extra’… die je naar keuze wel of niet aanbiedt Het is een absolute ’must have’!
4
3
2
1
24
9
87
6
5
14
1312
11
10
1918
17
16
15
23
22
21
20
25
4
3
1
8
9
7
6
5 10
14
13
12
11
2
1516
17
4
31
8
9
7
6
5
10
14 1312
11
2
15
16
24
2221
20
19
18
17
25
2829
23
2627
4
3
2
8
9
7
6
5 10
113
12
11
3
1
17
9
8
7
6
5 4 3
2
16
15
1413
12 11
10
2322
21
20
19
18
242625
NEVEN-EFFECTEN VAN HAPERENDE WIFI
B E Y O N D E V E N T S
Met de exponentiële groei van het aantal Wifi-devices, groeit ook het verwachtingspatroon van je deelnemers. !Haperende of slecht presterende Wifi verbindingen brengen meer dan frustratie rond het gebruik met zich mee. Het heeft - in negatieve zin - ook z’n weerslag op de algehele beleving van je event (lees: je merk). Mogelijk verdwijnen deelnemers - letterlijk op zoek naar een betere verbinding - en het is zelfs mogelijk dat ze hun bezoek afbreken uit ’angst’ dat hun productiviteit in gevaar wordt gebracht.
B E Y O N D E V E N T S
WIFI HORROR…Stel dat je er pas op het allerlaatste moment achter komt dat de lokatie die je hebt gereserveerd voor je evenement, technisch niet in staat is om een goed en betrouwbaar Wifi netwerk in de lucht te houden. Met een beetje pech loopt een ’last minute oplossing’ in de tienduizenden euro’s. !Wat leer je van bovenstaande - waar gebeurde - case….
B E Y O N D E V E N T S
LESSONS LEARNED1. zorg dat je je technische eisen & voorwaarden goed definieert 2. kies een lokatie die past bij je evenement 3. zorg voor een Wifi audit & onderhandel over de voorwaarden 4. definieer uitvoerig wie waar verantwoordelijk voor is qua Wifi & Internet 5. (als het lukt) maak dan precieze afspraken over technische prestaties
van het Wifi netwerk 6. verzeker je ervan dat het Wifi netwerk exclusief voor jouw evenement
is (je deelt het met niemand anders!)
Er bestaat geen toverformule voor het bepalen van de voorwaarden waar Internet & Wifi voor je evenement aan moeten voldoen. Ik heb een ruwe schets gemaakt, je vindt ’m achterin dit document. Let op: garantie tot aan de voordeur…! !Er zijn teveel variabelen. Geloof me! Neem contact op met een expert. Yüksel Ficici van MY Facilities in Groningen kan je zeker helpen. !
BEPALEN VAN JE TECHNISCHE EISEN
B E Y O N D E V E N T S
B E Y O N D E V E N T S
Natuurlijk moet je weten wat je deelnemers van je Wifi verwachten cq eisen. Daarnaast moet je aan je leveranciers de juiste vragen weten te stellen. Ik heb op de volgende pagina’s vier stappen met bijbehorende vragen voor je samengesteld. !Deze vragen helpen je een beeld te vormen of je lokatie, je producent of je Wifi consultant wel over de juiste expertise en/of faciliteiten beschikken. Handig hè?
WELKE WIFI VRAGEN MOET JE STELLEN
VIER STAPPEN OP WEG NAAR EEN VLEKKELOOS WIFI NETWERK OP LOKATIE
B E Y O N D E V E N T S
B E Y O N D E V E N T S
Stel deze 20 + 2 vragen aan de contactpersoon van je lokatie
STAP 1:
B E Y O N D E V E N T S
Kunt u mij voorstellen aan de technicus die mij - gedurende de voorbereiding maar ook tijdens ’live running’ van het evenement - zal ondersteunen?
1:
B E Y O N D E V E N T S
Heeft deze technicus tijdens mijn evenement nog andere taken of is hij ’dedicated’ voor mijn programma?
2:
B E Y O N D E V E N T S
Staat de gehele bandbreedte van het Wifi netwerk exclusief ter beschikking van mijn evenement?
3:
B E Y O N D E V E N T S
Is het Wifi netwerk 24/7 beschikbaar?
4:
B E Y O N D E V E N T S
Kunt u nauwkeurig aangeven op welke plaatsen van uw locatie het Wifi netwerk beschikbaar is?
5:
B E Y O N D E V E N T S
Wat is de ’upstream capaciteit’ van de Wifi verbinding die wij in de verschillende vertrekken gebruiken?
6:
B E Y O N D E V E N T S
Wat is de ’downstream capaciteit’ van de Wifi verbinding die wij in de verschillende vertrekken gebruiken?
7:
B E Y O N D E V E N T S
Is de snelheid van uw bandbreedte gelijk voor zowel up- als download?
8:
B E Y O N D E V E N T S
Wat is de minimale signaalsterkte in de verschillende vertrekken die wij gebruiken?
9:
B E Y O N D E V E N T S
Is de dekking van het Wifi netwerk overal gelijk of heeft uw lokatie zwakke plekken qua verbinding?
10:
B E Y O N D E V E N T S
Heb ik om toegang te krijgen tot het Wifi netwerk één of meerdere gebruikersnamen nodig? Geldt dit ook voor de ’passwords’?
11:
B E Y O N D E V E N T S
Wie beheert dit systeem met gebruikersnamen en wachtwoorden?
12:
B E Y O N D E V E N T S
Kunt u Internet toegang garanderen in de vertrekken waar ik het verwacht? Is deze toegang via Wifi of ’bekabeld’?
13:
B E Y O N D E V E N T S
Ik heb mogelijk enige specifieke wensen m.b.t. webstreaming & VPN verbindingen. Kunt u uw Wifi netwerk geschikt maken voor mijn wensen/eisen op dit gebied?
14:
B E Y O N D E V E N T S
Wordt het Wifi netwerk tijdens het evenement daadwerkelijk beheert? Wie is verantwoordelijk voor dit beheer. Hoe wordt dit beheer uitgevoerd?
15:
B E Y O N D E V E N T S
Heeft u een ’oh shit scenario’? Beschikt uw lokatie over meerdere Internet providers? Heeft u een back up voor het verbindingsschema?
16:
B E Y O N D E V E N T S
Kunt u mij laten zien hoeveel ’down-tijd’ uw lokatie heeft gehad het afgelopen jaar (frequentie en duur)?
17:
B E Y O N D E V E N T S
Waar bevinden de zgn. ’access points’ zich in uw lokatie?
18:
B E Y O N D E V E N T S
Kunt u ten behoeve van de sprekers zorgen voor bekabelde Internet toegang in de plenaire zaal? Ook in de sub-zalen?
19:
B E Y O N D E V E N T S
Kunt u het Wifi netwerk zo inrichten dat ik onze deelnemers kan verdelen over meerdere kanalen van uw netwerk? (Per zaal zou ook mogelijk moeten zijn)
20:
B E Y O N D E V E N T S
Hoeveel tijd is er beschikbaar om voorafgaand aan het evenement de verschillende Wifi netwerken en Internet-verbindingen te testen?
21:
B E Y O N D E V E N T S
Met welk systeem of systemen is uw Wifi netwerk beveiligd?
22:
OOIT EEN CONGRES IN JE EIGEN WOONKAMER GEORGANISEERD?Misschien vind je sommige vragen uit het voorgaande lijstje té technisch. Denk in dat geval even hier aan: waarschijnlijk beschik je thuis over een internet verbinding met om en nabij 500 Kb upload en 5 Mb download capaciteit. !Het is niet ondenkbaar dat de lokatie waar jij zo enthousiast over bent, over een zelfde verbinding beschikt… !Juist ja…. een congres voor 500 personen in jouw woonkamer!
B E Y O N D E V E N T S
TEVREDEN MET DE ANTWOORDEN?Als je tevreden bent met de antwoorden die je hebt gekregen. En je bent overtuigd van de expertise én het systeem van de lokatie… dan pas kun je naar STAP 2.
B E Y O N D E V E N T S
Vraag om verslagen van vergelijkbare evenementen. Hierin zou je moeten kunnen terug vinden hoe de lokatie heeft gepresteerd op het gebied van stabiel Internet en Wifi. !Zorg er wel voor dat je rapportages krijgt van evenementen die in grote lijnen overeenkomen met jouw aanstaande evenement.
STAP 2:
B E Y O N D E V E N T S
Vraag om referenties van vergelijkbare evenementen. Ik zou ook zeker contact leggen met deze referenties en er proberen achter te komen hoe zij het werken met de lokatie hebben ervaren. !Heeft de lokatie in alle opzichten waar gemaakt wat zij hadden aangeboden in hun offerte? !
STAP 3:
B E Y O N D E V E N T S
Je technisch producent of externe technicus zal ieder detail van je wensen en eisen met betrekking tot Internet & Wifi met de lokatie bespreken. !Ik zou overwegen om hiervoor onderstaande bedrijven in de arm te nemen: MYFacilities.nl Ruckuswireless.nl !!!
STAP 4:
B E Y O N D E V E N T S
Een snel, veilig en betrouwbaar systeem tijdens je event stelt je deelnemers in staat live te kunnen streamen en te bloggen over je evenement. !De media kunnen snel en efficiënt hun boodschap verspreiden, product-introducties kunnen ’viral’ gaan in real time… Kortom je vergroot de spanwijdte van je evenement enorm. !Succes!! !
INTERNET & WIFI GOED VOORBEREID
B E Y O N D E V E N T S
Totaal aantal deelnemers 20 50 100 200 250 500 750 1000
Gebruik enkel- of meervoudige apparaten
Laag EV 1 Mb/s 3 5 9 11 21 31 41
Medium MV 2 3 6 11 13 26 38 51
Medium EV 2 5 9 17 21 41 61 81
Hoog MV 3 6 6 11 21 26 76 101
Hoog SD 4 9 17 32 39 71 96 116
Mb/s MD 5 11 21 40 49 89 120 145
RUWE SCHETS WIFI CALCULATOR
Mb/s MegaByte/seconde Low Email en eenvoudig websurfen Medium Webapplicaties & audio streamen High Webtraining, grote bestandsoverdracht & SD video streamen
