WERKMEESTERS VAN DIKKE MAP

NAAR BESPARENDE APP

MichelEindhovenHoofd ICT

MireilleBouchomsBeleids-medewerker

Reclassering Nederland, een onafhankelijke stichting met 2.000 medewerkers door het hele land, is onder meer belast met de organisatie en begeleiding van werkstraffen. Michel Eindhoven zorgt met een afdeling van 30 man voor de centrale ICT. De reclassering heeft 40 grote locaties in het land en heel veel kleintjes.

Werkstraffen mogen dan in de publieke opinie niet zo populair zijn, uit onderzoek blijkt Werkstraffen mogen dan in de publieke opinie niet zo populair zijn, uit onderzoek blijkt dat het werkt. Er is 50% minder recidive bij werkgestraften in vergelijking met kortgestraften (korte celstraf). Eindhoven: “We proberen zoveel mogelijk om de werkgestraften een werkstraf te laten uitvoeren die te maken heeft met hun delict. Dus heb je de metro beklad? Zelf schoonmaken! Een hekje vernield? Zelf herstellen. Dat drukt je met de neus op de feiten, en voorkomt herhaling.”

“Werkmeesters halen mensen met een werkstraf op een verzamellocatie op en brengen ze naar de plek waar ze aan het werk gaan die dag. Meestal met een busje. Werkmeesters hebben over het algemeen niet zoveel te maken met automatisering, want ze zijn altijd onderweg en vaak maar weinig op kantoor. Vanwege de digitalisering hebben zij nu ook smartphones en iPads..”

Mireille Bouchoms, beleidsmedewerker bij de reclassering, vult aan: “Ik kreeg het verzoek vanuit de regio Amsterdam, waar werkmeesters dagelijks de uitdaging hadden om eerst de opdrachtformulieren op te halen in Alkmaar om vervolgens de gestraften op te halen, hen naar hun werk in Amsterdam te brengen en te laten tekenen voor aanwezigheid, om vervolgens de formulieren weer terug naar Alkmaar te brengen. Een hele logistieke operatie en dat elke dag weer. Heel begrijpelijk kreeg ik dede vraag of we dit niet konden digitaliseren met een handtekeningen-app.”

WERKMEESTERS VAN DIKKE MAP NAAR BESPARENDE APP

Oh nee, weer een appToenToen Mireille wat marktonderzoek had gedaan en geen bruikbare standaard-app kon vinden, ging ze naar Michel. Die reageerde niet meteen enthousiast. Eindhoven: “Sinds we vorig jaar zijn begonnen met het uitrollen van tablets, laptops en telefoons, krijg ik veel verzoeken voor apps. Mijn eerste vraag aan Mireille was dan ook of ze budget had. Met niet al te veel hoop heb ik vervolgens de vraag bij BLAUD neergelegd. Tot mijn grote plezier bleek dit technisch geen ingewikkelde vraag, want de offerte viel erg mee, daarnaast is de kennis van BLAUD met het product MobileIron en de ICT omgeving van de reclassering natuurlijk een pré.de reclassering natuurlijk een pré.

VeiligheidBelangrijke eis was dat de app goed binnen MobileIron zou passen. De reclassering is al sinds 2012 gebruiker van MobileIron als MDM-oplossing, als eerste partij binnen justitie. In eerste instantie werd MobileIron vooral gebruikt voor het beveiligen van e-mail. Maar nu worden ook steeds meer apps via AppConnect, een onderdeel van MobileIron, veilig aangeboden aan de 2.000 gebruikers. Rudy de Kaste, applicatiebeheerder en MobileIron specialist bij de reclassering: “Elke app die we binnen de reclassering gebruiken of laten bouwen wordt ingepakt via AppConnect. Ons werk is natuurlijknatuurlijk extreem vertrouwelijk dus je wilt niet dat er gegevens van gestraften op straat komen te liggen. We hebben binnen de reclassering een ‘Choose Your Own Device’ beleid dus we moeten over verschillende platformen en devices zorgen voor beveiliging. Voor Android-devices is dankzij AppConnect inmiddels geen wachtwoord meer nodig op het device zelf, maar pas op applicatieniveau. De app en de bijbehorende informatie zitten dus veilig in een container. Dat ervaren gebruikers als grote winst. Voor iPhones en iPads geldt dat helaas nu nog niet; met AppConnect is de standaard mailclient op iOS-devicesiOS-devices niet te voorzien van een wachtwoord, daarom moeten de gebruikers dus eerst een pincode invoeren om het apparaat te kunnen gebruiken.”

BLAUD is partner van MobileIron en betrokken bij de implementatie bij de reclassering. Eindhoven: “Dat helpt bij het bouwen van de app, want bij BLAUD kennen ze de randvoorwaarden. Ronald van Eijnatten, developer bij BLAUD, bouwde de ‘PDF-onderteken-app’ eigenlijk heel snel. De eerste versie had nog een paar technische dingetjes, maar de tweede versie was meteen geschikt om in gebruik te nemen”.

One trick pony FrançoisFrançois Otto, werkmeester bij de reclassering, was als gebruiker betrokken bij de ontwikkeling. “Belangrijkste eis wat mij betreft is dat de app zo simpel mogelijk zou worden. We gaan de app vooral onderweg op een tablet gebruiken, en dan wil je niet teveel handelingen. Daar heeft BLAUD goed naar geluisterd. Het gevaar in de ontwikkeling van zo’n app is dat je steeds meer dingen bedenkt die handig zijn. En voor je het weet heb je het dan toch weer te ingewikkeld gemaakt. Dus nu mailen we de getekende overeenkomsten nog, maar in de toekomst is het denkbaar dat we een koppeling met Docs@Work maken, de documentenapplicatie van MobileIron.” koppeling met Docs@Work maken, de documentenapplicatie van MobileIron.”

Business caseMichel “De tijd was er duidelijk rijp voor en we hadden alle bouwstenen: iPad’s en MobileIron. De besparing aan papier en printerinkt weten we eind van het jaar. Maar als je bedenkt dat we ongeveer 10 kopieën per werkstraf maakten, met 3500 werkstraffen per maand, dan is dat een flinke berg op jaarbasis. En dan hebben het nog niet over de besparing in uren en brandstof. De business case voor deze app is echt een no-brainer.”

InformatiebeveiligingOok qua beveiliging van de informatie is de app een stap vooruit. Michel: “Die dikke map was natuurlijk niet heel erg veilig als je daarover nadenkt. Nu blijven de documenten binnen Justitienet, een zwaar beveiligd netwerk. Zoals altijd blijft de mens de zwakke schakel in informatiebeveiliging, dus we besteden veel aandacht aan bewustwording ”.

Enthousiaste gebruikers

MireilleBouchomsBeleids-medewerker

Mireille Bouchoms: “We hebben een kleine pilot gedraaid met de app en daarna alle werkmeesters geïnformeerd. De app is op aanvraag beschikbaar, we informeren, maar pushen niet. Binnen een paar maanden zijn 50 van de 110 werkmeesters al overgestapt naar de app, dus het is een kwestie van tijd voordat ze allemaal over zijn. Draagvlak creëren is echt niet aan de orde. Sommige werkmeesters vinden het spannend, maar de meesten zijn erg enthousiast. Ik hoor vooral: ‘he, he, eindelijkeindelijk iets wat ons werk makkelijker maakt’. Dat maakt dit een fijn project, want als beleidsmedewerker heb ik niet altijd zulke enthousiaste interne klanten!”

François OttoWerkmeester

François is enthousiast over de app, het gemak en de besparing die de app oplevert in het dagelijkse werk: “Bij ons in Rotterdam reed er één man de hele dag rond met een dikke map voor handtekeningen. Dat is nu verleden tijd!” Steeds meer regio’s gaan de app invoeren.

Neem voor meer informatie contact op met BLAUD:

CONTACT

Waarom BLAUD?

Zowel interne als externe processen maken wij voor u tijd en plaats onafhankelijk door het inrichten van uw (mobiele) ICT infrastructuur en het ontwikkelen van efficiënte mobiele apps.

Wij zorgen ervoor dat uw smartphones en tablets goed beheerd worden, uw bedrijfsgegevens op een veilig manier beschikbaar worden gesteld en uw bedrijfsprocessen efficiënter verlopen. Hierdoor zal uw organisatie sneller en accurater op klantvragen inspelen.

BLAUD is dé Full Service Enterprise Mobility specialist van de Benelux. Ons team van meer dan 20 mobile specialisten realiseren uw Enterprise Mobility ambities.