· Web viewZaterdagavond: ploegmedewerkers, die willen gaan eten bij een gouw, spreken ten laatste...
32
DRAAIBOEK HOXX PLOEG XXXXXXXXX
Transcript of · Web viewZaterdagavond: ploegmedewerkers, die willen gaan eten bij een gouw, spreken ten laatste...
DRAAIBOEK HOXX
PLOEG XXXXXXXXX
Tijd om weer naar het tofste opstartweekend van het jaar toe te werken. Met deze leidraad maak je er een knaleditie van. Voor meer info en vragen mail naar [email protected]
InhoudPraktisch.................................................................................................................................................................3
Team HO............................................................................................................................................................3Vergaderingen....................................................................................................................................................3Inschrijven..........................................................................................................................................................4Transport............................................................................................................................................................4Medewerkers......................................................................................................................................................4Logement...........................................................................................................................................................5Verbond-vacatures.............................................................................................................................................6Sjabloon Shiften.................................................................................................................................................7
Financiën en Verzekeringen...................................................................................................................................7Materiaal.................................................................................................................................................................8
SIS......................................................................................................................................................................8Ploeg..................................................................................................................................................................8Eigen Stadsdienst...............................................................................................................................................8Sjabloon Materiaal............................................................................................................................................10
Inkleding...............................................................................................................................................................11Thema..............................................................................................................................................................11Gadget.............................................................................................................................................................11Aankleding grond/gebouw................................................................................................................................12Sjorren..............................................................................................................................................................13
Activiteiten...........................................................................................................................................................14Fourage................................................................................................................................................................15Promo...................................................................................................................................................................16
Vuistregels van herfstontmoeting....................................................................................................................16Vuistregels van de Hoge Rielen........................................................................................................................17Deelnamebewijs...............................................................................................................................................17Veiligheid.........................................................................................................................................................18Opruim gebouw/grond......................................................................................................................................18Aanvragen en registraties................................................................................................................................19Afspraken met je medewerkers........................................................................................................................19Wat doe ik wanneer er iets misloopt?..............................................................................................................19Plan DHR HO....................................................................................................................................................20
Programma...........................................................................................................................................................21HO-voorbereidende week dagindeling.............................................................................................................21HO-ploeg programma.......................................................................................................................................22HO-weekend dagindeling voor de deelnemers.................................................................................................23
Deadlines op een rijtje..........................................................................................................................................24Tips & Tricks.........................................................................................................................................................25Tijdlijn...................................................................................................................................................................26
PraktischTeam HO
Wie van je ploeg gaat naar de infomomenten (stuurgroep, avondje HO …) Wie zijn de verantwoordelijken & veiligheidsverantwoordelijke (gouwen) Wie doet wat van de taken die er allemaal zijn tijdens het voorbereiden Wie kan ik bereiken, voor en tijdens HO
TEAM HOFUNCTIE NAAM MAIL TELEFO
ONHO VerantwoordelijkeVeiligheidsverantwoordelijkeVeiligheidsverantwoordelijke…
NUTTIGE CONTACTENFUNCTIE NAAM MAIL TELEFO
ONOrganisatie HO Elise Bartholomeus eba@scoutsengidsenvlaand
eren.be0495533986
Verantwoordelijke Vorming
Martijn Van Cauwenberg
0491905636
AVC Structuren Mieke Heymans [email protected]
0494055161
Inhoud HO Tine Smits [email protected]
0472601648
SIS ploeg /Ossengoor (inkom leveranciers) Via zender /Noodnummer Scouts en Gidsen Vlaanderen / 0474261401Onthaal de Hoge Rielen / 014558410Infopunt (enkel tijdens het weekend) / 0477382412
VergaderingenEen schema waar duidelijk in staat welke vergaderingen wanneer vallen, wie daar naar toe gaat…
VERGADERINGEN VOORBEREIDINGWAT WANNEER WAARStuurgroepen November Scoutshuis
Januari ScoutshuisFebruari ScoutshuisMaart ScoutshuisApril Scoutshuis
Avondjes HO Februari ScoutshuisMei Scoutshuis
…
InschrijvenAls medewerker kunnen je je via de website van Scouts en Gidsen Vlaanderen inschrijven.
1x voor de voorbereidende week 1x voor het weekend HO zelf. Medewerkers die tijdens het weekend mee gaan als deelnemer, schrijven zich
voor het weekend in als deelnemer.
Een deelnemer neemt deel aan het HO-programma, tijdens het HO-weekend.Een medewerker werkt tijdens de voorbereidende week en/of het HO-weekend binnen zijn gouw of ploeg.
Transport Hoe vervoer je je materiaal Hoe ga je zelf als ploeg naar de Hoge Rielen (voertuig, chauffeur, contracten)
VERVOERMATERIAALHOE WANNEER WIEVrachtwagenAuto…
VERVOERPERSONENHOE WANNEER WIEAuto 1Auto 2Trein TreinTreinFiets…
MedewerkersWie gaat er allemaal mee op HO en wanneer, hoe bereik je hen, zijn zij lid van Scouts en Gidsen Vlaanderen?
Handige lijst met contactgegevens Doorgeven wie er verzekerd moeten worden (Niet-Leden)
MEDEWERKERSNAAM MAIL TELEFOON LID?
Logement Reserveer je tenten tijdig indien nodig Laat weten aan je medewerkers welk gebouw je hebt, zeker voor nieuwe
medewerkers is het soms wat zoeken. De eerste die aankomt kan de sleutel van je gebouw ophalen aan de SIS-loods
Wie slaapt waar tijdens HO en Voorbereidende week GOUW/PLOEG GROND GEBOUWGouw Antwerpen kamp 8 ZuidGouw Waas kamp 7 NoordGouw Heide kamp 42Gouw Opsinjoor kamp 10Gouw Limburg kamp 9Gouw Kempen kamp 41Gouw Gent Kamp 7 ZuidGouw Noordzee Kamp 49 NoordGouw Zuid West Vlaanderen
Kamp 7 Zuid
Gouw Webra kamp 8 NoordGouw Land van Egmont Kamp 49 ZuidGouw Oost Brabant kamp 48 OostPloeg Technieken Kamp 15Ploeg Zeescouts Kamp 17 NoordPloeg jins Kamp 40Ploegen-gebouw Gebouw 32Ploeg internationaal Loods kamp 8Sis-ploeg Gebouw 28Ploeg Ossengoor Gebouw 29Kinderopvang Loods Kamp 9Ploeg Veiligheid Loods Kamp 9Centrale barploeg Kamp 17 NoordKinderen barploeg Kamp 17 ZuidFoodhouse Gebouw 39Showploeg Gebouw 35Kookploeg Gebouw 47Personeel Gebouw 47Medewerkersbar Gebouw 47
Verbond-vacaturesTijdens het weekend van HO zijn er ook van het verbond uit shiften die moeten worden ingevuld.
Alle ploegen vormen samen 1 groep waarvoor enkel vacatures zijn Op vrijdag en zaterdag kan het zijn dat ploegen shiften invullen als reserve Zorg er voor dat je voldoende medewerkers hebt voor zowel je eigen shiften als
deze
Wie wordt waar verwachtGOUWEN VRIJDAG ZATERDAGAntwerpen Kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole 2x,
picknickWaas Alcoholcontrole, Kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole,
PicknickHeide Aankomst, Alcoholcontrole,
KampvuurKampvuur, Alcoholcontrole
Opsinjoor Aankomst, Alcoholcontrole, kampvuur
Kampvuur, Alcoholcontrole
Limburg Kampvuur, Alcoholcontrole, Aankomst
Alcoholcontrole, Kampvuur
Kempen Aankomst, Alcoholcontrole, kampvuur
Kampvuur, Alcoholcontrole
Gent Aankomst, kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole 2xNoordzee Kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole 2x,
PicknickZuid West Vlaanderen
Alcoholcontrole, kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole, Picknick
Webra Alcoholcontrole, kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole, Picknick
Land van Egmont Alcoholcontrole, kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole, Picknick
Oost Brabant Aankomst , kampvuur Kampvuur, Alcoholcontrole 2xPLOEGEN VRIJDAG ZATERDAGPloegen samen AankomstPloegen samen AankomstPloegen samen AankomstPloegen samen AankomstPloegen samen AankomstPloegen samen AankomstPloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen AlcoholcontrolePloegen samen Reserve ReservePloegen samen Reserve ReservePloegen samen Reserve ReservePloegen samen Reserve ReservePloegen samen Reserve ReservePloegen samen Reserve Reserve
Ploegen samen Reserve ReservePloegen samen Reserve Reserve
Sjabloon ShiftenDe Shiftenlijst doorgeven aan Elise ten laatste bij het afrekenen van de medewerkers.
SHIFTEN VOOR HET VERBOND – PLOEG …VRIJDAGTAAK WIE TELEFOONAankomstAankomstAlcoholcontrole …
ZATERDAGTAAK WIE TELEFOON
Financiën en VerzekeringenHou voor jezelf als ploeg goed bij wat al je uitgaven en inkomsten zijn in een Excel document.BELANGRIJK: Hou alle rekeningen, vervoersbewijzen, facturen goed bij. Zo kun je dit gemakkelijk terug vragen via de onkosten nota. https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/archief/formulieren#onkostenformulier
Vervoersonkosten dien je in via het onkosten formulier: https://onkosten.scoutsengidsenvlaanderen.org/
Verzeker je externe medewerkers tijdig en ook je duur materiaalhttps://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/verzekeringen/alle-verzekeringen/tijdelijke-verzekering-niet-leden https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/verzekeringen/alle-verzekeringen/materiaal-verzekeren
Waarom moet je dit doen? Zo zijn ook zij tijdens HO verzekerd door Scouts en Gidsen Vlaanderen Materiaal kan zonder zorgen gebruikt worden
Materiaal SISVraag je materiaal bij de SIS tijdig aan de deadline is 1 juni. Als ploeg moet je maar één aanvraag indienen per grond waarop je zit. (gouwgrond, themagrond, markt…)
Het gebruikte budget wordt automatisch uitgerekend tijdens het invullen van de aanvraag.
Elke ploeg hoort bij zijn verantwoordelijke hoeveel budget ze hebben voor materiaal
De SIS heeft veel materiaal, maar niets is oneindig, duidt daarom steeds de standaard aan. Dit krijg je sowieso wanneer je op een grond kampeert, maar moet je wel ook nog opnemen in de aanvraag:
2 seniortenten 10 banken 5 tafels 1 knutselkoffer 1 halogeenspot 1 elektriciteitsaansluiting 1 wateraansluiting 3 gasflessen met buitendraad (moeten van de SIS)
Extra Op TL-bakken staat een maximum van 6 bakken. Draag zorg voor het geleende materiaal, kapot of kwijt is betalen. Zorg steeds dat je tijdens HO alles op tijd terug brengt dat je geleend hebt. Grote vormingsgronden krijgen een podium + geluidsinstallatie, speelkoffer en
een aantal werkwinkelsetjes Zet in je nota goed hoe groot je podium gaat zijn zo kunnen alle podia-platen
correct verdeeld worden. (maximum 10 stuks)
In juni worden alle aanvragen samen gelegd zodat eind juni bekent is welk materiaal je krijgt.
Sjorhout aanvragen = plan binnen brengen. Er is ongeveer 8000m sjorhout, daarvan voorzien we de helft voor HO-
programmatie zoals thema- en takaanbod, catering, shows ... de andere helft voorzien we voor de gouwen, we gaan ervan uit dat er 4 gouwen zelf sjorhout meebrengen, dus 4000m / 8 gouwen = max 500m per gouw.
Aanvragen: https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/meewerken-aan-herfstontmoeting/materiaal/aanvragen
PloegGa na wat je als ploeg zelf moet voorzien om te knutselen, te sjorren, te koken, EHBO, …Zorg ook dat je duidelijk weet wat er van de winkel moet komen en wat van je ploeg.
Eigen StadsdienstIndien je bij je eigen stadsdienst materiaal leent, vergeet deze dan niet tijdig te reserveren
Sjabloon Materiaal
MateriaallijstSISWAT AANTAL IN ORDE
WINKELWAT AANTAL IN ORDE
GOUW/PLOEGWAT AANTAL IN ORDE
GEMEENTEWAT AANTAL IN ORDE
InkledingThema
Denk na over je thema waarrond jouw ploeg gaat werken. Zorg ervoor dat het thema iets te maken heeft met het jaarthema. Zo wordt HO met alle gouwen en ploegen samen een mooi geheel.
Deadline 15 april
JAARTHEMA GEKOZEN GADGETVOORSTELLEN
UITLEG LINK JAARTHEMA
Gadget probeer te zorgen voor een gadget dat nuttig is We proberen als scouts voor zo weinig mogelijk afval te gaan
JAARTHEMA GEKOZEN GADGETVOORSTELLEN
UITLEG LINK JAARTHEMA
Aankleding grond/gebouwWil je graag geschilderde panelen, reuzenrad … hier is ruimte voor veel creativiteit.
AANKLEDING IDEEËN
BENODIGDHEDENWINKEL ZELF ANDERE
Sjorren.Teken duidelijk uit wat er gesjord gaat worden. Bij het aanvragen van sjorhout wordt er na gegaan hoeveel balken jullie constructie nodig heeft. DUID DIT DUIDELIJK AAN. Bij
onduidelijkheden kan het zijn dat je niet genoeg krijgt. Voorzie ook een back up indien je niet voldoende hout van DHR/SIS kan krijgen. (sjorhout van een groep)
GEEN SCHETS IS GEEN SJORHOUT Mail deze constructie tekening naar [email protected] Deadline 1 juni Het aanvragen van je sjorhout doe je via het aanvraagformulier materiaal
CONSTRUCTIE LOCATIETEKENING
BENODIGDHEDENMATERIAAL AANTAL SIS ZELF IN ORDE?1m sjorbalk2m sjorbalk3m sjorbalk4m sjorbalk5m sjorbalk6m sjorbalkSjorkoord
ActiviteitenNAAM werkwinkel MOMENT (uur + dag +
duur)DOELwerkwinkel doel
VERLOOPwerkwinkel uitleg
BENODIGDHEDENWINKEL ZELF ANDERE
FourageHet is verplicht alles te bestellen via de Hoge Rielen.Drank, brood … zelf meebrengen is niet toegestaan.
Dienst bestellingen van de Hoge Rielen: 014 55 84 20
Winkeltje Hoge Rielen:Wat?
Bakker: brood en broodjes, koffiekoeken, taarten en vlaaien Slager: vlees en charcuterie Brouwer: frisdrank en bier in bakken, wijn Dagverse producten: BBQ, bereide maaltijden, belegde broodjes, soep Steeds één dag vooraf, voor 11u te bestellen Grote bestellingen een week op voorhand bestellen
Collect & Go: Levering op maandag, woensdag en vrijdag
http://www.dehogerielen.be/bestellingen-bij-eten-drinken
Voor ploegen die eten gereserveerd hebben. Gebouw 47 voorziet vanaf het ontbijt op maandag eten tot het ontbijt op
zaterdagochtend Er hangt een takentabel per dag uit, zet zelf je ploeg ergens op de afwaslijst aub Na het ontbijt op zaterdagochtend wordt eten als volgt geregeld:
o Zaterdagmiddag: Iedereen picknickt samen op de grote grondo Zaterdagavond: ploegmedewerkers, die willen gaan eten bij een gouw,
spreken ten laatste voor 1 augustus bij welke gouw ze gaan eten. Voor alle andere medewerkers voorzien wij warm avondeten in de grote tent op de grote grond. Geef dit aan bij je inschrijving
o Zondag: iedereen ontbijt in de Hopper tent op de grote grond.o Zondag sluiten we af met een broodje op de grote grond en bij het verlaten
van HO krijgt iedereen nog een ijsje.
De bar is open op zondag: Iedereen kan dan zijn bonnetjes op gebruiken. (enkel niet alcoholisch)
FOURIERSNAAM MAIL TELEFOON LID?
ALLERGIEËN – VEGETARIËRS - …NAAM WELKE ALLERGIE? VEGETARIË VEGANIST?
R?
PromoFB, flyer, filmpje, andereCommunicatieplan opstellen: wanneer post ik wat op mijn ploegpagina
AfsprakenVuistregels van herfstontmoeting
geluidsnorm Hou je aan volgende geluidsnormen bij het spelen van muziek op je grond/ in je gebouw. Dit zijn afspraken gemaakt met de gemeente Kasterlee.
85dB(A) LAeq,15 min tijdens de voorbereidende week 90dB(A) LAeq, 15 min tijdens het gouwmoment vrijdagavond 95dB(A) LAeq, 15 min op zaterdagavond
Vuistregels van de Hoge Rielen Zorg voor het domein
o Verwijder eigen (spel)bewegwijzeringo Laat afval niet slingeren en sorteer
o Pas het volume van je installatie aan Beperkte toegankelijkheid
o Natuurgebieden zijn niet toegankelijko Leveranciers en externe moeten geregistreerd worden
Verkeero Bakfietsen max. laden met 200kgo Gemotoriseerde voertuigen enkel toegelaten met rijtoelatingo Maximum snelheid is 20km/uur
Vuuro Nooit onbemando Enkel mogelijk met toelatingo Roken enkel in de aangeduide rookzones
Veiligheido Deuren en nooduitgangen altijd vrijhoudeno Zwemmen kan enkel bij groene vlag
DeelnamebewijsDeelnemers kunnen dit krijgen wanneer:
Je ten laatste op de vrijdagavond van het Herfstontmoetingsweekend bent ingeschreven + je hebt betaald + je bent gescand als aanwezig!
Gedrag dat haaks staat op de HO-leefregels is alsnog een reden voor het inhouden van het Bewijs van Deelname.
Na Herfstontmoeting ontvang je het deelnamebewijs per mail (op het mailadres dat je gebruikt bij je inschrijving)
Wat kunnen ze hier mee doen? In sommige steden en gemeenten kun je, na voorleggen van je bewijs van
deelname, je inschrijvingsgeld van Herfstontmoeting (geheel of gedeeltelijk) terugbetaald krijgen.
Om te weten hoeveel jouw gemeente terugbetaald, neem je een kijkje op de site van de VDShttps://www.speelplein.net/?SID=&spage=oudersk&ssub=terugbetaling&SID=&spage=oudersk&ssub=terugbetaling
VeiligheidWie zijn de aanspreekpunten voor veiligheid
VERANTWOORDELIJKE VEILIGHEIDNAAM GOUW - PLOEG TELEFOON
Opruim gebouw/grondPloegen zie goed wat er juist in je gebouw moet worden gedaan en wie hiervoor werd aangesteld tijdens de vergadering tijdens de voorbereidende week. Wie helpt er mee het gebouw opruimen. Maak duidelijke afspraken! Op zondag bij de opruim, voor alle gebouwen en gronden:
Alle afval breng je (gesorteerd) naar de containers achter de SiS-loods Leg je op te halen groot materiaal klaar volgens het “afbraakplan” Drank van de voorbereidende week die je besteld hebt met je ploeg naar de dienst
bestellen breng jezelf terug naar de technische dienst Opruimen van alle gebouwen en loodsen
Op zondag bij de opruim, voor iedereen: Bekijk het werkschema voor waar jij met je ploeg moet helpen
o Lossen van de geladen karreno Afbreken van de resterende infrastructuur op de grote grondo Opruimen van het podiumo Laden van alle tenten van ADJ
HO verlaten op zondag: Poort Oost sluit om 16 u, zorg ervoor dat je wagen voor 16u op parking oost staat.
Ben je om 16u nog niet klaar dan kan je DHR verlaten via de hoofdingang voor 18u
Hou er rekening mee dat alles wat je opbouwt binnen de 2u moeten worden afgebroken.
Aanvragen en registraties1. bussen (doorgeven aan [email protected] + lees de
nota hierover na! + voor 30 september afrekening mailen naar [email protected])
2. kinderopvang (link aan ouders bezorgen) https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/webform/inschrijven-kinderopvang-ho
3. leveranciers en externe registreren (Vul online het webformulier in) https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/webform/medewerkersingang-leveranciers-en-externe-medewerkers
4. SABAM komt er iemand optreden op je grond geef dan volgende gegevens door aan [email protected]
a. Naam groepjeb. Wat voor muziek spelen zec. Wanneer treden ze op (datum en tijdstip (van – tot))d. Adresgegevense. Telefoonnummer f. Emailadres van iemand van het groepjeg. We delegeren de playlist dit wil zeggen: we vragen het groepje om de
playlist zelf in te vullen. Ze krijgen die boodschap via mail.
Afspraken met je medewerkers1. Schrijf duidelijk op wat de afspraken zijn met je medewerkers2. Wanneer betalen ze de voorbereidende week3. Hoeveel bedraagt de kostprijs voor medewerkers4. Wanneer mag je drinken, hoe wordt dit geregeld, ….
Wat doe ik wanneer er iets misloopt?Voorbereidende weekEHBO-koffer nodig? Je kan deze vinden in de SIS-loods. Verpleeg(st)er niet inbegrepen! Naar het ziekenhuis?
Indien de kwetsuur het toelaat, breng je de gewonde zelf naar het St.-Elisabethziekenhuis (Rubensstraat 166, 2300 Turnhout, 014 40 60 11 )
Noodgeval Indien de kwetsuur het niet toelaat de persoon zelf te vervoeren:
o Bel 112o Verwittig daarna de Hoge Rielen (014 55 84 10)o Verwittig het alg. noodnr. (0474 26 14 01)o Verwittig ook de gouw-/ploegverantwoordelijken waartoe de gewonde
behoort De gekwetste medewerker mag terug naar HO? De gouw/ploeg voorziet zelf het
vervoer terug. De HO-organisatie gaat ervan uit dat de gewonde niet zelf rijdt en de chauffeur van de gewonde nuchter is! Zowel op de heen-, als de terugrit.
HO weekendKleine ongelukjes : Rode Kruis aan gebouw 36Nood en ramp: 0474 26 14 01CONTACTEER DE HULPDIENSTEN NIET ZELF
Plan DHR HO
ProgrammaHO-voorbereidende week dagindeling
schema waarin je een mooi overzicht van de dagen hebt vergeet zeker geen belangrijke meetings zoals het overleg, veiligheidsbriefing, …. hoe laat je de camion/auto… in laadt voor het vertrek naar HO Wanneer je wat doet van opbouw, knutselen, … Wie zit er op de briefings: minstens 1 iemand van elke gouw/ploeg in de
binnencirkel. kom je met meer mogen zij aansluiten in de buitencirkelPLOEG PROGRAMMAMAANDAGWANNEER
WAT WAAR WIE
22u Medewerkerscafé Grote tent GG
Iedereen
DINSDAGWANNEER
WAT WAAR WIE
21u Briefing Algemeen Grote tent GG
HO-verantwoordelijken
22u Medewerkerscafé Grote tent GG
Iedereen
WOENSDAGWANNEER
WAT WAAR WIE
10u Rondgang SIS Iedereen16u Vormingsvieruurtje Iedereen20u Briefing Veiligheid Grote tent
GGVerantwoordelijke veiligheid (2/gouw, 1/district)
21u Briefing Algemeen Grote tent GG
HO-verantwoordelijken
22u Medewerkerscafé Grote tent GG
Iedereen
DONDERDAGWANNEER
WAT WAAR WIE
13u30 Briefing Algemeen+ Afbraak Grote tent GG
HO-verantwoordelijken + DC’s
16u Vormingsvieruurtje + coaching moment
Iedereen
20u Generale repetitie openingsshow
Groot Podium
Iedereen
22u Medewerkersfeestje (tot 1u.) Grote tent GG
Iedereen
VRIJDAGWANNEER
WAT WAAR WIE
13u Briefing Algemeen Grote tent HO-verantwoordelijken
GG13u-15u Afrekenen medewerkers
(breng je ingevulde verbondsvacature mee)
Gebouw 45 Ploegen
17u30 Briefing Onthaal Onthaal DHR Parking- en onthaalmedewerkers
18u Briefing Kampvuur Grote Kampvuurkring
Alle kampvuurmedewerkers
HO-ploeg programma Maak voor je eigen ploeg een duidelijk programma met wat er te doen is die dag
voor de medewerkers. Wie geeft wanneer vorming, wie blijft er in het gebouw … Vergeet niet zaterdag:
o Briefing Picknick 12u (infopunt, picknickmedewerkers)o Briefing Algemeen 13u (grote tent GG, HO-verantwoordelijken)o Vormingscafé 12u-13u15(gebouw 32, Alle WW-gevers)
PLOEG PROGRAMMAVRIJDAGWANNEER WAT WIE
ZATERDAGWANNEER WAT WIE08:00 – 08:15 Opstaan + wekken08:30 – 09:00 Ontbijt….
13:50 - 15:40 Werkwinkel tradities…..
ZONDAGWANNEER WAT WIE
HO-weekend dagindeling voor de deelnemers
Deadlines op een rijtjeBij vragen: [email protected]
Voor 30 maart1. HO-verantwoordelijke + 2 veiligheidsverantwoordelijken doorgeven aan
[email protected] 15 April
1. Doorgeven van het Gouw thema [email protected] 1 juni
1. Afsluiting Aanvraag materiaal via de materiaallijsten2. Afsluiting gepersonaliseerd HO-bandje per gouw = eigen ontwerp (.eps) incl
verwijzing naar jaarthema.Voor 14 augustus
1. Sabam: komt er iemand optreden op je gouwgrond geef dan de gegevens door aan [email protected]
Voor 15 augustus1. Afsluiting aanvraag kinderopvang2. Districts- of gouwbussen naar HO inleggen + aanvraag financiële tegemoetkoming
hiervoor3. Ploegen die een voorschot nodig hebben doorgeven aan
[email protected]. Registratie leveranciers en externe medewerkers bij ploeg Ossengoor5. Gouwvacatures zoveel mogelijk ingevuld
Voor maandag, in de week voor HO1. Afsluiting Online inschrijven voor deelnemers en medewerkers2. Is jullie catering al geregeld?3. Is al je materiaal (persoonlijk of gehuurd) en auto's verzekerd
Vrijdag van de voorbereidende week1. Inschrijvingen betalen van de medewerkers2. Doorgeven verbondsvacatures
Na HO…....voor 30 september1. Indienen van je kostennota's2. Afrekening gouw/districts-bussen mailen naar
Tips & Tricks Ploegen
1. Op HO doe je soms zeer lange afstanden, het is dan ook zeker aangeraden om een fiets mee te nemen.
2. Reserveerde je een fiets? Je kan deze ophalen aan het onthaal van DHR voor 19u. Vergeet je fiets niet terug binnen te brengen bij de technische dienst van DHR. De fietssleutel geef je af aan het onthaal van DHR.
3. Wanneer je op HO iets nodig hebt probeer dan zeker eens langs te gaan bij de SIS. Je zult niet alles kunnen krijgen, maar er is daar al veel kennis en materiaal beschikbaar.
4. Meld je zo snel mogelijk aan bij de SIS-loods, pas vanaf dan wordt het leveren van materiaal, elektriciteit en water ingepland.
5. Haal je bakfiets af bij Ossengoor6. Heel veel kleinigheden zoals knikkers, ballen … heeft de SIS-ploeg nog in
voorraad. Informeer dus zeker ook eens bij de loods verantwoordelijke voor materiaal
7. Onkosten dien je in met het onkosten formulier: https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/archief/formulieren#onkostenformulier
8. Vervoersonkosten dien je in via het online formulier: https://onkosten.scoutsengidsenvlaanderen.org/
9. Wil je barbecueën, reserveer je BBQstel tijdig bij de SIS10. Overschot: Na HO kunnen alle dichte verpakkingen gebracht worden naar een
verzamelpunt bij de SIS loods. Deze gaan dan naar een voedselbank.
TijdlijnTIJDLIJNSEPTEMBERDAG WAT HOE30/09
Indienen kostennota’s Onkosten formulier onlineAfrekenen gouw/district bussen evenementen@scoutsengidsenvlaandere
n.be
OKTOBERDAG WAT HOE
Opstarten ploeg/gouw team HO Zelf
NOVEMBERDAG WAT HOE
Stuurgroep HO Inschrijven via evenementen module
DECEMBERDAG WAT HOE
JANUARIDAG WAT HOE
Stuurgroep HO Inschrijven via evenementen module
FEBRUARIDAG WAT HOE01/02
HO-verantwoordelijke doorgeven [email protected]
Stuurgroep HO Inschrijven via evenementen moduleAvondje HO Inschrijven via evenementen module
MAARTDAG WAT HOE
Stuurgroep HO Inschrijven via evenementen module30/03
2 veiligheidsverantwoordelijke doorgeven
APRILDAG WAT HOE
Stuurgroep HO Inschrijven via evenementen module15/04
Gouwthema’s doorgeven [email protected]
MEIDAG WAT HOE
Avondje HO Inschrijven via evenementen module
JUNIDAG WAT HOE01/06
Aanvraag materiaal Materiaallijsten onlineGouw ontwerp HO-bandjes (.eps) + verwijzing jaarthema
JULIDAG WAT HOE
AUGUSTUSDAG WAT HOE14/08
Sabam: gegevens doorgeven van bands/ playlist
15/08
Afsluiting kinderopvang Online formulierBussen HO inleggen + financiële tegemoetkoming aanvragen
Ploegen: Voorschot aanvragen indien nodig
Registreren leveranciers en externe medewerkers
Ploeg Ossengoor
Gouwvacatures zoveel mogelijk invullen
20/08
Afsluiting online inschrijven Inschrijven via evenementen moduleCatering al in orde? /Al je materiaal al verzekerd? online
21/08
Algemene briefing 21u Grote tent GG
22/08
Rondgang SIS loods 10u Sis loodsVeiligheidsbriefing 20u Grote tent GGAlgemene Briefing 21u Grote tent GG
23/08
Algemene briefing + Afbraak briefing 13u30
Grote tent GG
24/08
Afrekenenen medewerkers Gouwen 10u-12u en ploegen 13u-15u
Gebouw 45
Briefing onthaal 17u30 Onthaal DHRBriefing Kampvuur 18u Grote kampvuurkring
25/08
Briefing Picknick 12u Infopunt Algemene Briefing 13u Grote tent GGTerugbrengen en afrekenen gouwkassa’s
Natuur en Avontuur
26/08
Afbraak HO Volgens Werkplan
