Adviesraden · Web viewworkshop plaats met bibliotheken uit de regio (Aalter, Eeklo, Maldegem,...

Deze studie werd uitgevoerd door Toon Berckmoes, expert culture & leisure

IDEA Consult - Kunstlaan 1-2, bus 16 1210 Brusselwww.ideaconsult.be

Verkennende studie naar de meerwaarde en kansen van een Regiobib Meetjesland31 oktober 2014

In opdracht van COMEET - Bibliotheken Meetjesland

INHOUDSTAFEL1/ Situering van de opdracht 12/ Het wat en waarom van een regiobib 33/ Prioritaire werkterreinen 94/ Stappenplan 125/ Spreidingsbeleid 146/ Structureel / organisatorisch 15

6.1 xxx 157/ xxx 16

Bijlagen1/ xxxx

1.1. xxx2/ xxx

Verkennende studie naar de meerwaarde en kansen van een Regiobib Meetjesland | IDEA Consult | oktober 2014

Deze studie werd uitgevoerd door Toon Berckmoes, expert culture & leisure

IDEA Consult - Kunstlaan 1-2, bus 16 1210 Brusselwww.ideaconsult.be

1/ Situering van de opdracht

COMEET is een samenwerkingsverband van 14 gemeenten dat in mei 2004 werd opgericht om een regionale meerwaarde te realiseren op vlak van cultuurbeleid. COMEET vormt de thuisbasis van en de structuur waarbinnen ook het samenwerkingsverband Bibliotheken Meetjesland functioneert. Andere deelsectoren zijn erfgoed, lokaal cultuurbeleid, cultuur- en gemeenschapscentra en cultuur-communicatie.

Aanleiding voor deze studieDe dienstverlening van laagdrempelig aanbod als bibliotheken en gemeenschapscentra staat in veel gemeenten onder druk omwille van budgettaire schaarste: uitleenposten worden gesloten, personeel wordt niet vervangen, er wordt beknibbeld op het werkingsbudget,… COMEET werd gevraagd om met alle betrokkenen te onderzoeken of er via intergemeentelijke samenwerking tussen bibliotheken efficiëntiewinsten en inhoudelijke meerwaarde kan gerealiseerd worden met als doel de basis-dienstverlening van bibliotheken en bibliotheekwerking te behouden en zo mogelijk nog te versterken. Het scenario van een regiobibliotheek biedt hiervoor mogelijks kansen...In het beleidsplan van COMEET (periode 2014-2019) wordt de optie om op termijn te evolueren naar een volwaardige regiobib op verschillende plaatsen vermeld. Zo bijvoorbeeld staat onder de deelvisie bibliotheken vermeld “dat de Bibliotheken Meetjesland door expertisedeling, afstemming en creatieve dwarsverbanden inhoudelijke en financiële meerwaarden wensen te creëren met behoud van lokale accenten”, “dat ze volop willen inzetten op verdere optimalisering van de werkprocessen en het benutten van individuele expertise en competenties voor het gehele netwerk” en dat ze geloven “dat op middellange termijn de ontwikkeling van een regiobibliotheek hiervoor de na te streven oplossing is”. Ook in het actieplan gebaseerd op deze beleidsnota wordt expliciet vermeld “dat werk zal worden gemaakt van de ontwikkeling van een regiobib met 14 lokale vestigingen, aangevuld met een divers netwerk van bedieningspunten en een gezamenlijke back office op basis van mede-eigenaarschap”, “dat volop wordt ingezet op verdere optimalisering en uniformisering van werk-processen ten voordele van publiekswerking in al zijn aspecten”, dat het “een efficiënt personeels-beleid nastreeft door de bestaande expertises en competenties binnen het netwerk maximaal te benutten, te delen en te versterken” en dat ze “actief willen inspelen op de evolutie richting digitale collecties i.s.m. bovenlokale partners”.Met het oog op de mogelijke implementatie van het concept regiobib in het Meetjesland verkende het samenwerkingsverband m.m.v. Comeet en de provincie zelf reeds inspirerende voorbeelden, in het bijzonder Theek 5 (Nederlandse provincie Brabant), een verregaand samenwerkingsverband tussen 5 bibliotheken met in totaal 15 vaste vestingen.Inmddels werd door de provincie Oost-Vlaanderen het Meetjeslandse bibliotheeklandschap in kaart gebracht in het rapport ‘Statistische analyse Bibliotheken Meetjesland’ (september 2014). Dit rapport reikt gegevens aan in verband met het aantal en soort bibliotheekvestigingen, de geografische spreiding ervan, het profiel en bereik ervan, de collecties, het aantal en soort leners, het effectieve bibliotheekgebruik en de geografische spreiding van gebruikers. Dit rapport helpt vragen te beantwoorden over de wenselijke spreiding en dienstverlening, met inbegrip van de parameters die daarbij een rol spelen. Het helpt aldus de visievorming en politieke besluitvorming te documenteren in een zoektocht naar een optimale en haalbare spreiding van bibliotheken en uitleenposten op Meetjeslandse schaal, hetgeen een Verkennende studie naar de meerwaarde en kansen van een Regiobib Meetjesland | IDEA Consult |oktober 2014

1

aspect is dat uiteraard onlosmakelijk gerelateerd is aan de invulling van het concept ‘regiobib’. Ook het Gebruikersonderzoek Bibliotheken Meetjesland (mei 2014) reikt hiervoor relevante informatie aan, hier weliswaar expliciet vanuit het oogpunt van de gebruikers.

Opdracht IDEA ConsultCOMEET vroeg aan IDEA Consult om via een kortlopend traject de mogelijke meerwaarde en kansen van een regiobib Meetjesland te verkennen met het oog op een geleidelijke implementatie ervan. Dit met inbegrip van een nadere definiëring van het concept ‘regiobib’, de uitwerking van een concreet en haalbaar stappenplan voor implementatie, alsook het aanbrengen van suggesties voor een concrete case van intergemeentelijke aanpak in dit opzicht, m.i.v. een voorstel van aanpak.Dit traject diende te verlopen in direct overleg en samenwerking met de stuurgroep voor deze opdracht en regelmatig teruggekoppeld te worden met alle betrokken bibliotheken.

Verloop van de opdrachtDe uitvoering van deze opdracht verliep in direct overleg en samenwerking met de voor deze opdracht ingestelde stuurgroep, met als deelnemers: Patrick van Damme en Joris Eeraerts (provinciale bibliotheekconsulenten), Sabine Hoekman (bibliothecaris Wachtebeke), Martine Vermeire (bibliothe-caris Eeklo), Vincent Deldaele (bibliothecaris Lovendegem) en Rebecca Van Rechem (Comeet). Deze stuurgroep kwam bijeen op 30 juni (startbijeenkomst) en op 1 oktober (tussentijds overleg). oktober).Over de voortgang van dit traject werd tweemaal teruggekoppeld met het samenwerkingsverband Bibliotheken Meetjesland en dit n.a.v. hun reguliere bijeenkomsten, met name op 2 september (aftoetsing van visie, doelstellingen en aanpak) en 4 november (bespreking hoofdlijnen ontwerp-rapport).Op 23 september vond een workshop plaats met bibliotheken uit de regio (Aalter, Eeklo, Maldegem, Wachtebeke en Lovendegem), de twee provinciale bibliotheekconsulenten, de cultuurschepenen van Aalter en Knesselare (tevens bestuurders van Comeet), twee collega-bibliotheken van Route 42 (Oosterzele en Zottegem), de filiaalconsulent van Hoofdbibliotheek Gent, de projectcoördinator van Locus (Vlaams steunpunt Lokaal Cultuurbeleid) en Comeet. Alle bibliotheken van het Meetjesland waren hiervoor uitgenodigd.Voorbereidende en tussentijdse deskresearch gebeurde op basis van ter beschikking gestelde documenten en extra vakliteratuur, alsook via het raadplegen van diverse websites mede in functie van gerichte benchmarking (gericht ‘gluren bij de buren’...). Bijkomend vonden er nog verkennende gesprekken plaats (live en/of telefonisch) met An Helsen (bibliothecaris van Balen en coördinator van een beginnend samenwerkingsverband in de Kempen), met Maike Somers/Bart Neuten van BibNet/Locus en kort ook met Marleen Maes (bibliothecaris Permekebibliotheek Antwerpen) en Yves Rosseel (algemeen directeur Arhus, bibliotheek Roeselare).

Verkennende studie naar de meerwaarde en kansen van een Regiobib Meetjesland | IDEA Consult |oktober 20142

2/ Het wat en waarom van een regiobib

Samen met COMEET en de Provincie Oost-Vlaanderen verkennen de bibliotheken van het Meetjesland verdergaande synergiemogelijkheden tussen de 14 betrokken bibliotheken en evenveel filialen om de basisdienstverlening aan de bevolking te blijven verzekeren en mogelijks zelfs te verbeteren. Centraal in dit traject staat de idee van een ‘regiobib’...

Het concept regiobibHet concept ‘regiobib’ is in essentie een concept van regionale samenwerking tussen verschillende gemeentelijke bibliotheken.1 Functioneren als regiobib kan in verschillende maten en gewichten. Het veronderstelt minimaal kennis- en ervaringsuitwisseling tot beperkte samenwerking op occasionele basis en betreft in zijn meest doorgedreven vorm een regionale bibliotheek als min of meer geïntegreerde organisatie.2

Minimum small (light) Medium LargeKennis- en

ervaringsuitwisselingLight en occasioneel

samenwerkenIntensief

samenwerken rond meerdere issues

Verregaande en structurele vorm van

samenwerking

De aanvankelijke samenwerking tussen de bibliotheken in het Meetjesland beperkte zich tot informele kennis- en ervaringsuitwisseling. Inmiddels is de samenwerking tussen de Meetjeslandse bibliotheken geëvolueerd en functioneren ze reeds min of meer als ‘regiobib light’ vermits ze nu al op een aantal vlakken actief samenwerken en dit op vrij continue basis, zij het nog eerder schoorvoetend. Zo bijvoorbeeld op het vlak van promotie en communicatie, leesbevordering en beperkt collectievorming. De eigenlijke winst op vlak van efficiëntie en effectiviteit is eerder nog beperkt en is wat promotie en communicatie betreft, grotendeels op rekening van Comeet die deze collectieve taak bijna volledig zelf invult.

De Bibliotheken Meetjesland willen in de komende jaren geleidelijk aan evolueren naar een volwaardige regiobib (large dus) wat als sluitstuk eventueel ook in een vorm van structurele samen-werking zou kunnen resulteren, blijvend ingebed in Comeet bij voorkeur. In de loop van 2015 wil Bibliotheken Meetjesland alvast geleidelijk aan de ‘medium’-status als regiobib bereiken via structurele samenwerking rondom een beperkt aantal prioritaire issues.

Comeet en de provincie bieden bij deze zoektocht en evolutie actieve ondersteuning aan Bibliotheken Meetjesland. Landelijke organisaties als Locus en BibNet zijn hierin indirecte partners. De actieve betrokkenheid van de bibliotheken en indirect ook van hun respectievelijke diensthoofden en schepenen, is hierbij uiteraard essentieel want ook hier 1 In Vlaanderen betreft het meestal samenwerkingsverbanden waaraan ook de provincie actieve medewerking verleent. De provincie Oost-Vlaanderen is op dit vlak zelfs uitermate actief, zo ook in het Meetjesland. 2 Anders dan in bijvoorbeeld Nederland, zijn bibliotheken in eigen land meestal gemeentelijke voorzieningen of instellingen. Een doorgedreven samenwerking kan zich organisatorisch dus alleen vertalen in een intergemeentelijk samenwerkingsverband dat in ruime zelfstandigheid voorziet (i.c. een projectvereniging of een opdrachthoudende vereniging).


geldt dat elk netwerkscenario staat of valt met het draagvlak bij én commitment van liefst alle betrokkenen.

Definitie regiobibMaar vooreerst: hoe vullen we dat toch nog vage begrip ‘regiobib’ concreter in, op maat van het Meetjesland? Een proeve van definitie, mét toelichting:

Regiobib Meetjesland is een regionaal netwerk van openbare bibliotheken waarbij bepaalde welomschreven taken/diensten vanuit efficiëntie- en effectiviteitsoverwegingen in samenwerking worden uitgevoerd of centraal worden aangeboden aan de lokale bibliotheken die deel uitmaken van het netwerk. (1) Desgevallend blijft er altijd ruimte voor specifieke lokale invullingen en accenten. (2)

Andere welomschreven taken/diensten blijven lokaal verankerd. Naargelang de ervaringen en de relevantie ervan, kunnen er verschuivingen plaatsvinden van lokaal naar regionaal en omgekeerd. (3)

Samenwerken als regiobib veronderstelt samenwerken tussen gemeenten op basis van even-wichtige solidariteit. Hierover moeten duidelijke afspraken gemaakt worden en engagementen worden bij voorkeur geformaliseerd in een samenwerkingsovereenkomst. (4)Indien wenselijk en noodzakelijk, en na het wegwerken van de vele administratieve en bestuurlijke hindernissen, kan dit netwerk eventueel doorgroeien naar een meer structurele samenwerking op regioniveau. (5)

Regiobib Meetjesland heeft behalve een dienstverlenende rol aan het netwerk potentieel ook een adviserende rol, hetzij op vraag van de gemeenten (of nog andere overheden), hetzij op eigen initiatief. (6)

(1) Regionaal samenwerken als regiobib houdt dus in dat bepaalde taken/diensten inter-gemeentelijk of regionaal worden georganiseerd en niet langer meer per bibliotheek. Dit gebeurt vanuit de overtuiging dat dit op deze manier efficiënter (sneller, goedkoper, resultaatgerichter) en effectiever (doelmatiger, beter) kan gebeuren. Dit moet per taak/dienst uiteraard telkens onderbouwd worden en ook nog aangetoond achteraf, tenzij kan worden teruggevallen op positieve ervaringen van elders, maar zelfs dan is dat nog nodig. Uiteraard blijft ook dan alles in samenspraak gebeuren met de bibliotheken, maar de uitvoering ervan gebeurt voortaan centraal of voor het hele netwerk samen. Collectieve communicatie en promotie gebeurt nu al grotendeels ‘centraal’ via Comeet. De ontwikkeling van specifieke regionale activiteiten of projecten gebeurt veelal in samenwerking. Op het vlak van collectievorming en collectiebeheer daarentegen is er vrijwel nog geen samenwerking, maar liggen er wel opportuniteiten mét mogelijke efficiëntie- en effectiviteits-winsten. Of iets efficiënt of doelmatig gebeurt moet afgetoetst worden aan de doelstellingen die men voor ogen heeft. Hiervoor verwijzen we naar het volgende deel.


(2) Een regiobib betracht geen eenheidsworst-benadering, maar houdt actief rekening houden met lokale verschillen en wensen, waar het ook de nodige ruimte aan geeft. Voorbeelden van specifieke lokale accenten zijn o.a. extra inzetten op educatie, op bepaalde collectie-accenten, op specifieke doelgroepen in de eigen gemeente, op samenwerking met het onderwijs, edm.

(3) Lang niet alles is zinvol om het in samenwerking te doen, zelfs integendeel. Bovendien moet ook niet alles meteen in samenwerking gebeuren. Vandaar dat voorafgaandelijk goed moet afgebakend worden welke taken/diensten wel of niet voor doorgedreven samenwerking in aanmerking komen + welke taken/diensten zeker niet. De best mogelijke dienstverlening aan de bevolking moet hiervoor het logische uitgangspunt zijn. Er moet ook geprioritiseerd worden om stap per stap voortgang te kunnen boeken.Er wordt van uitgegaan dat alle bibliotheken/gemeenten bij voorkeur telkens aan alle samen-werkingsinitiatieven participeren. Van dit uitgangspunt kan evenwel voor bepaalde taken/ diensten in onderling overleg worden afgeweken. Bovendien kan de regiobib eventueel ook diensten aanbieden waarop belangstellende gemeenten wel/niet kunnen intekenen. Wat ooit centraal of gezamenlijk gebeurde, hoeft overigens niet altijd ‘centraal’ te blijven. Uit tussentijdse evaluatie moet blijken of dit (nog) op zijn plaats zit en kan overwogen worden om bepaalde taken/diensten eventueel terug te ‘decentraliseren’. Samenwerking op regionaal vlak met in alle gemeenten, sluit samenwerking tussen twee of meer gemeenten uiteraard niet uit en is in meerdere gevallen zelfs aan te bevelen, bijvoorbeeld voor het delen van diensten, functies of zelfs infrastructuur. Niet elke gemeente hoeft immers zelf alle diensten, functies of infrastructuur in eigen huis en in eigen beheer te hebben. Samenwerking biedt hier mogelijks kansen. Een goed voorbeeld hiervan in de regio is de samenwerking tussen Aalter en Ruiselede, dat zelfs niet eens tot het Meetjesland behoort.

(4) Evenwichtige solidariteit houdt in dat er in geval van samenwerking een min of meer gelijk-waardig engagement moet zijn van elke betrokken gemeente. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat de ene gemeente ongelijkmatig gaat ‘profiteren’ van de inspanningen en inbreng van andere gemeenten. Anderzijs kan het ook niet de bedoeling zijn dat alles op een schaaltje wordt afgewogen.

Inbreng kan op verschillende manieren: personeelsinzet, logistieke inbreng, financiële inbreng, enz. Een ‘basisinleg’ zou van financiële aard kunnen zijn (of alsdusdanig verrekend), een forfaitair bedrag bijvoorbeeld berekend a rato van het aantal inwoners in elke gemeente. Bepaalde diensten zouden ook tegen betaling kunnen worden aangeboden, waarbij elke gemeente de vrijheid behoudt om er al dan niet op in te tekenen.

(5) Doordenkend, zal het niet beschikken over een eigen organisatiestructuur voor het samen of centraal organiseren van bepaalde taken/diensten al vlug een van de knelpunten blijken te zijn. Anderzijds is het geenszins realistisch om een nieuw formeel regionaal samenwerkings-verband met een eigen statuut te beogen. Toewerken naar een min of meer verzelfstandigde business unit binnen Comeet lijkt wel een haalbaar scenario dat evenwel te gelegener tijd verder overleg en onderzoek behoeft. Dit laatste is dan weer voor Comeet alleen een optie indien er niet verder ingekort wordt op de werkingsmiddelen die momenteel onder druk staan ten gevolge van o.a. de vermoedelijk wegvallende provinciale bijdrage en ondersteuning.


(6) Dergelijke adviserende rol kan zowel individuele gemeenten als de hele regio betreffen. In principe komen alle mogelijke thema’s of issues hiervoor in aanmerking. Het spreidingsbeleid is bijvoorbeeld een mogelijk onderwerp.

Evolueren in de richting van een volwaardige regiobib is een kwestie van geleidelijkheid en draagvlak, maar tegelijk ook een kwestie van durf, geloof en vertrouwen. Durven springen, is een boodschap die we tijdens het voortraject regelmatig gehoord hebben.

Doelstellingen regiobib

Samenwerking en schaalvergroting zijn geen doel op zich, maar een middel. Door samenwerking en schaalvergroting zijn efficiëntie- en effectiviteitwinsten te realiseren op verschillende terreinen:

- Behoud én optimalisering van de bestaande dienstverlening voor de bevolking: bij voorkeur niet minder dienstverlening en niet louter ‘behoud’ ervan, maar meer en nog betere dienstverlening. Dit kan door oa. optimalisering en doelmatiger gebruik van de collecties, efficiëntere werkprocessen, gezamenlijke investeringen, selectief poolen van medewerkers, e.d.m.

- Arbeidstijd vrijmaken zowel voor behoud en optimalisering van de huidige dienstverlening als voor nieuwe taken/diensten/behoeften.

- Specifiek door het poolen van medewerkerso kansen tot optimalisering van competenties en

competentieprofielen, inclusief kansen voor specialisaties (onderwijs, kinderen, ouderen, minderheden,… / digitalisering, communicatie, zakelijk, inkomstenwerving,… / soorten materialen /…)

o kansen tot expertisedeling en ontplooiing van medewerkerso verminderde kwetsbaarheid bij uitvallen medewerkers tgv ziekte,

pensionering, ontslag, …- Specifiek financieel: het beter inzetten van de schaarse middelen + het

genereren van extra inkomsten in cash of natura buiten de gemeentebegrotingen om.

- Groter soortelijk gewicht ifv belangenbehartiging en inkomstenwerving

Deze doelstellingen matchen met de bekommernissen van de gemeenten:

- Elke gemeente, elke bib apart beschikt immers slechts over een beperkt aantal mensen en beperkte middelen voor een volwaardige bibliotheekwerking, en vaak ontbreken zelfs de vereiste competenties voor bepaalde taken. De huidige dienstverlening behouden én nog verder uitbreiden blijkt niet langer realistisch. Bijkomende investeringen liggen nog moeilijker.


- Bovendien staan de middelen voor o.a. de bibliotheken verder onder druk ten gevolge van de krimpende gemeentefinanciën, de Vlaamse cultuurbesparingen en de bedreigde ondersteu-ning via de provincie en Comeet.

Deze doelstellingen matchen ook met de bekommernissen van de bevolking:- Bibgebruikers verwachten van hun bibliotheek behoud, verbetering en zelfs

uitbreiding van de dienstverlening. - Voor specifieke doelgroepen wordt meer dienstverlening op maat verwacht. Voor

moeilijker bereikbare groepen dan weer extra inspanningen om hen toch te interesseren.

- Deze bijkomende verwachtingen vanuit de bevolking t.a.v. de bibliotheken onder de noemer “niet minder maar meer dienstverlening” hebben o.a. met volgende factoren te maken:

o de toegenomen mobiliteit van burgers (vaak wonen, werken, winkelen en ontspannen mensen in verschillende gemeenten) > burgers verwachten flexibele openingsuren en dienstverlening, inclusief de mogelijkheid om materialen in verschillende bibliotheken te kunnen lenen en terugbrengen;

o de digitale mindshift en mogelijkheden > online bemiddeling, raadplegen, reserveren en verlengen wordt een vereiste, online informatieservices en communicatie eveneens

o de steeds schaarser wordende tijd van veel burgers versus een overdruk aan vrije-tijdsaanbod binnens- en buitenshuis > de bibliotheek moet net als andere cultuur-instellingen steeds meer zijn meerwaarde en relevantie aantonen;

o de steeds grotere diversiteit van de bevolking (verkleuring, verarming, vergrijzing, verdunning, vergroening, ...) > bibliotheken moeten in hun werking, collecties en dienstverlening rekening houden met een steeds diversere bevolking met eigen culturen, behoeften en verwachtingen.

Deze doelstellingen sluiten tot slot ook aan bij landelijke beleidsaccenten:- Zie hiervoor ondermeer “de zeven uitdagingen voor de lokale bibliotheek”. Een

strategisch werkdocument van Locus en BibNet. - Zie hiervoor eveneens de beleidsnota’s van de vroegere en nieuwe minister van

cultuur.


Samenwerking en schaalvergroting zijn overigens niet altijd en overal relevant en effectief, zoals hoger reeds gesteld. Het zal erop aankomen de juiste balans op te zoeken tussen wat best samen (of centraal) en wat best apart (of decentraal) gebeurt, telkens met het oog op bereik van de hierboven vermelde doelstellingen. Maar als het goed zit, dan geeft samenwerking extra zuurstof voor zowel de lokale praktijken als voor de collectieve werking.

Samenwerking als regiobib veronderstelt telkens samenwerking tussen alle of toch zoveel mogelijk bibliotheken van het Meetjesland.3 Voor sommige werkterreinen hoeft samenwerking evenwel niet tot bibliotheken alleen beperkt te blijven en ook niet per se alleen tot de eigen regio. Samenwerking met de provincie en Locus/Bibnet bijvoorbeeld zijn evident, maar er kan - afhankelijk van het onderwerp - ook samenwerking worden overwogen met nog meer bibliotheken dan louter de Meetjeslandse.

3 Samenwerking op vlak van bv. infrastructuur en personeel kan ook tussen 2 of meerdere gemeenten en zie je steeds meer gebeuren met het oog op efficiëntie- en effectiviteitswinsten. Ook binnen gemeenten zijn er uiteraard infrastructurele, personele en nog andere synergieën mogelijk en zelfs wenselijk: bv. tussen bibliotheken en gemeenschaps- of cultuurcentra.


regiobib

samen

bib 2

bib 3

bib 4

bib 5

bib...

bib 1

Bibliotheken kunnen op tal van terreinen zinvol samenwerken. Ze kunnen uit efficiëntie- en effectiviteits-overwegingen zelfs beslissen om bepaalde taken/diensten helemaal samen (of

centraal) op te nemen en uit te voeren. Op dat moment functioneren ze als ‘regiobib’, variërend tussen ‘light’ over ‘medium’ tot ‘large’. Samenwerken als regiobib geeft extra zuurstof voor de

individuele bibliotheken en realiseert bovendien extra dienstverlening voor de bevolking.Afhankelijk van het thema, kan desgewenst ook zinvol samengewerkt worden met bibliotheken van

buiten de regio.

3/ Prioritaire werkterreinen

Uit het overzicht in bijlage blijkt hoe ruim en verscheiden de samenwerking tussen bibliotheken kan zijn4 en op welke vlakken nu reeds in het Meetjesland wordt samengewerkt, zij het soms nog schoorvoetend. Zaak is in dit ruime overzicht enig reliëf aan te brengen en prioriteiten te bepalen. Op alles tegelijk inzetten is immers noch wenselijk noch realistisch.

Waarmee rekening houden bij prioriteitstelling?Bij het bepalen van prioriteiten is het van belang voor ogen te houden wat het meeste impact heeft (in relatie tot uw doelstellingen). Evenzeer van belang is het rekening te houden met haalbaarheid (afhankelijk van o.a. politieke voorkeuren, tijd, mensen, budget, potentiële partnerships, ...) en het daarmee samenhangende kans op succes.Beoog je significante impact (ook financieel), dan dienen zich vooral volgende aspecten voor samenwerking aan: personeel (selectief delen en poolen van medewerkers), collectie (actief delen en poolen van collecties, bestellen en verwerken van materialen), infrastructuur all in (ict-systemen, logistiek, gebouwen, ...5) en werkprocessen (vaak personeels- en ict-gerelateerd).6 In de praktijk zullen verschillende aspecten tegelijk aan de orde zijn vermits samenwerken meestal in eerste instantie een inhoudelijke keuze is (bv. collectievorming, uitleenbeleid, promotie) en elke inhoudelijke keuze quasi telkens ook samenwerking veronderstelt op vlak van én personeel, én infrastructuur, én werkprocessen. In een matrix zouden we dit alsvolgt kunnen visualiseren:

personeel infrastructuur werkprocessen zakelijk

collectievormingcollectiebeheeruitleenbeleidcommunicatiepromotieeducatie

4 De fiches van het Nederlandse Theek 5 (Ndl) geven een ietwat anders, maar tegelijk nog gedetailleerder overzicht van producten en diensten, met daarin tabelgewijs het onderscheid tussen functies, producten, activiteiten en kengetallen. 5 Infrastructuur in de betekenis van ‘gebouwen’ betreft uiteraard minder een regionaal dan wel een gegeven tussen twee of meer gemeenten. Vanuit het oogpunt van ‘spreidingsbeleid’ is het evenwel ook een belangrijk regionaal aandachtspunt. 6 Het ingrijpen op specifieke werkprocessen is belangrijk en nuttig, maar is door de technologische dimensie hieraan gerelateerd in de ontwikkelingsfase veelal ook tijds- en budgetintensief én bovendien niet altijd zonder risico.


leesbevorderingzakelijk/financieel

Prioritaire werkterreinen ?In de lijn van eerder intern overleg hierover in het kader van het traject ‘Visievorming Bibliotheken Meetjesland’ werden in het beleidsplan van Comeet 2014-2019 reeds duidelijke prioriteiten aangegeven m.b.t. intergemeentelijke samenwerking tussen de bibliotheken van het Meetjesland:

- Ontwikkelen van een algemeen en uniform gebruikersreglement (uitleenbeleid)- Gezamenlijk invoeren van de Vlaamse etikettenstandaard (collectievorming)- Veralgemenen van het ‘samen aankopen’ van boeken voor alle bibliotheken

(collectievorming)- Uniforme criteria hanteren voor het wieden (collectiebeheer)- Onderzoeken van het gebruik van WebICB (collectiebeheer)- Oplijsting van de aanwezige competenties binnen het netwerk (personeelsbeleid)- Afbakening van domeinen voor het regionaal clusteren en inzetten van aanwezige

competenties (personeelsbeleid)- Aanpassing van bestaande en ontwikkeling van nieuwe functieprofielen

(personeelsbeleid)- Samen een digitale collectie opbouwen (collectievorming, digitaal)- Het creëren van een multimedia-omgeving in de Bibliotheken Meetjesland

(collectie...?...) - Ontwikkeling van app met link tussen bibliotheken en catalogus (collectie, digitaal)

Dit prioriteitenlijstje kwam opnieuw naar boven tijdens dit traject naar aanleiding van de vraag aan de stuurgroep welke prioriteiten zij zien binnen het overzicht in bijlage. Enigszins in reliëf gezet, betekent dit in volgorde van prioriteit en dus gepercipieerde belangrijkheid:

- collectievorming, collectiebeheer en collectie-ontsluitinginclusief daaraan gerelateerde ict-systemen en werkprocessen

- het beter opleiden en inzetten van medewerkers competentiemanagement, netwerkfuncties, deskundigheidsbevordering

- uitleenbeleid, leenverkeer en gebruikersbeheerinclusief daaraan gerelateerde ict-systemen en werkprocessen

Vooral collectievorming en collectiebeheer blijken het grootste belang te krijgen, inclusief de daaraan gerelateerde ict-systemen en werkprocessen. Communicatie en promotie werden niet genoemd, maar zijn de facto reeds regiobib-functies die niet door de bibliotheken zelf in co-productie worden opgenomen, maar als collectieve service via Comeet en m.m.v. de provincie ‘kosteloos’ worden aangeboden.


4/ Collectievorming en collectiebeheer

De combinatie ‘collectievorming en collectiebeheer’, inclusief de daaraan gerelateerde ict-systemen en werkprocessen, worden door de Bibliotheken Meetjesland als belangrijkste prioritaire case gezien voor een aanpak in regiobib-verband, onmiddellijk gevolgd door het aspect ‘collectie-ontsluiting’. Volgende overwegingen zijn hiervoor bepalend:

- Basis voor alles. De collectie is als het ware de ‘basis voor alles’. Daar begint en staat het grootste gedeelte van een bibliotheekwerking immers mee. De rest vloeit eruit voort: de ontsluiting ervan, het raadplegen en uitlenen ervan, de educatieve activiteiten eromheen, de leesbevorderingsacties, enz.

- Grote impact. Zoals hoger reeds aangegeven, heeft alles wat met de collectie te maken potentieel ook significante impact qua eventuele efficiëntie- en effectiviteitswinsten.

- Ook elders prioriteit. Ook andere samenwerkingsverbanden blijken de collectie all in als hoge tot hoogste prioriteit qua verregaand samenwerken te zien. Dit is bv. het geval bij Theek 5 in Nederland, Habobib in Vlaams-Brabant, Kerf in de Kempen, Route 42 in Oost-Vlaanderen. Ook in alle stedelijke vernetwerkte biblioheken is dit het geval.

- Centraal strategisch element. De collectie all in is een centraal element in verschillende van de zeven strategische domeinen en uitdagingen die Locus en Bibnet in een toekomst-document hebben gepubliceerd.

- Technologische ontwikkelingen. Er dienen zich tal van technologische evoluties aan die toelaten efficiëntie- en effectiviteitswinsten te realiseren, maar die alleen haalbaar en betaalbaar zijn indien deze met én voor meerdere bibliotheken samen worden ingezet i.s.m. tussen de Vlaamse overheid, de provincies en de gemeenten.

Visie en beleidPer inhoudelijk ‘onderdeel’ (bv. collectie, leenverkeer) waarop zal worden samengewerkt, moet voorafgaandelijk een gemeenschappelijke visie en dito beleid ontwikkeld worden, waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met de (potentieel) beschikbare mensen en middelen. Ook wat het onderdeel ‘collectie’ betreft, moet dus voorafgaandelijk een gezamenlijke visie en dus beleid worden ontwikkeld met antwoorden op vragen als welk soort collectie beoogd wordt en waarom, welke specifieke accenten er wenselijk zijn voor zowel specifieke gemeenten (deelgemeenten /wijken) als specifieke doelgroepen en thema’s, of het volledig gescheiden dan wel deels gezamenlijke collecties betreffen, enz. Voor het onderbouwen van deze visie moet je kunnen terugvallen op bestaande gegevens, zowel betreffende het aanbod (huidige collecties, collectieprofielen, ...) en het


gebruik ervan (uitleen-gegevens, gebruikersprofielen,...) als betreffende de vraag of behoeften/verwachtingen. Het onder-zoeksrapport van de provincie ‘Statistische analyse Bibliotheken Meetjesland’ (september 2014) draagt hiervoor al relevante basisgegevens aan, maar maakte meteen ook een aantal pijnpunten duidelijk m.b.t. de juistheid en vergelijkbaarheid van gegevens (bv. verschillend gebruik van begrippen), waardoor dit meteen ook al werkpunten worden in een gezamenlijk regionaal collectietraject. Ook het Gebruikersonderzoek Bibliotheken Meetjesland (mei 2014) reikt hiervoor relevante informatie aan, hier weliswaar expliciet vanuit het oogpunt van de vraag, meer specifiek de gebruikers.Visie-ontwikkeling kan ook door te gaan ‘gluren bij de buren’, die vaak met gelijkaardige trajecten bezig zijn (geweest). Voorbeelden hiervan te over in bv. eigen land en Nederland. Ook de onder-steuning via Bibnet en Locus kan hier zinvol zijn.

De collectie-cascade

De collectie is zowat de basis van alles, zo stelden we reeds. Zowat alles bouwt er op voort en is ervan afgeleid. Daar begin je dus inderdaad best mee vooraleer andere mogelijke regiobib-taken aan te vatten. Het is de eerste logische stap in een hele cascade (de top van de boomstructuur, zeg maar) die als het ware ‘eindigt’ bij de gebruiker, en dan terug...

Het luik ‘collectie’ omvat verschillende onderdelen van ‘collectiemangement’, die we hier in min of meer logische volgorde en niet exhaustief trachten weer te geven. Op al deze vlakken zijn belangrijke efficiëntie- en effectiviteitswinsten indien dit goed georganiseerd ‘samen’ gebeurt.

- Collectiebeleid Betreft het ontwikkelen van visie en beleid m.b.t. de gewenste collectie, zowel fysiek als digitaal en dit voor verschillende ‘materialen’ en verschillende soorten ‘informatie’, afgestemd op specifieke lokale en regionale behoeften, op behoeften van specifieke doelgroepen en op verwachtingen van zowel actuele als potentiële gebruikers. In functie daarvan is het nodig de collectie systematisch te vernieuwen, te herdenken en aan te passen aan nieuwe ontwikke-lingen. In de fase van collectievorming stellen zich ook nog andere fundamentele vragen, zoals bijvoorbeeld de grootte van de collectie, het al dan niet ‘ontdubbelen’ van collecties, het aantal nodige exemplaren, enz.

- Stroomlijnen van logistieke processenDit betreft ondermeer selectie, aankoop, verwerking en wieden. Dit kan voor de globaliteit van de collectie of voor specifieke onderdelen ervan. Met het oog op beheer, marketing en monitoring zijn ook specifieke werkafspraken en werkprocessen nodig met het oog op bv.:

o geïntegreerd databeheer (catalogus > systeem/databestand)o eenmalige invoer (invoerfouten vermijden, invoer efficiënter)o etiketteringo vergelijkbaarheid (afstemming i.v.m. indeling en begrippen)

- Collectiebeheer


- Collectie-ontsluitingo De collectie makkelijk vindbaar en toegankelijk te makeno De collectie transparant maken en duidelijk maken wat ze allemaal te

bieden heeft o Zowel een fysieke als een digitale collectie aanbieden o Raadpleegbaar in de bibs zelf (‘rekken’), digitaal in bibs, online, mobiel,…o Wat wel/niet in hoofdbibliotheken, in filialen, in doelgroepspecifieke

bibpunten, online

Qua organisatie blijkt het werken met bijvoorbeeld één collectieverantwoordelijke en een collectieraad (waaraan alle bibliotheken participeren) elders een goed werkende praktijk. Het collectieplan dat alle bovenstaande onderdelen omvat, fungeert hiervoor als leidraad. Individuele bibliotheken geven hiermee evenwel niet de verantwoordelijkheid over hun collectie uit handen, maar bespreken dit nu in een ruimer kader, dat bovendien op tal van vlakken meerwaarde biedt.

UitleenbeleidQuasi logisch volgend uit het collectiebeleid kom je bij het uitleenbeleid terecht, waarvan we hier slechts enkele elementen noemen waarrond zinvol kan samengewerkt worden.

- Uitlenen zelf (incl verlengen): o Overal mogelijk, zowel aan de balies als online;o Principe van terugbrengen op verschillende plaatsen: waar wel/niet,

wanneer wel/ niet, verlenging te overwegen, transportissue, enz- Harmoniseren uitleenprocessen en uitleenafspraken

o Automatisering leenverkeer (via bv RFID) en betaalverkeer (bv. betaalautomaat) 7

o Gebruikersreglement en prijssetting (bij voorkeur gezamenlijk omwille van mobiliteit van burgers, gemeenschappelijke communicatie, gemeenschappelijke tools, …)

Ook hier is desgewenst belangrijke winst te halen vanuit efficiëntie- en effectiviteitsoverwegingen, maar betreft het anderzijds een issue dat in fundamentele zin nu (nog) niet aan de orde is. Dit belet evenwel niet dat ook nu al een aantal aspecten ervan gefaseerd ontwikkeld en geïmplementeerd zouden kunnen worden zonder te interfereren met evoluties die vanuit de collectiewerking geïnitieerd worden. Zo bijvoorbeeld het werk maken van gemeenschappelijke uitleenafspraken voor de regio in een versie 1.0.

7 Dit zijn uiteraard slechts middelen om de dienstverlening en de interne efficiëntie te verbeteren (en dus geen doel op zich). Bij samenwerking met andere bibliotheken en zelfs met andere regio’s zijn hier zeker schaalvoor-delen te realiseren.


5/ Stappenplan

In dit hoofdstuk schetsen we de wenselijke stappen die Bibliotheken Meetjesland stapsgewijs in de richting van een volwaardige ‘regiobib’ (van medium tot large) kunnen laten evolueren met voorlopig een loutere focus op de voorgestelde prioritaire werkterreinen. We geven eerst de stappen aan voor het regiobib-concept in het algemeen, meteen gevolgd door een stappenplan voor de prioritaire werkterreinen met focus op collectievorming en –beheer. De beoogde voortgang verloopt stapsgewijs. Na elke stap kan de planning en/of aanpak desgewenst in onderling overleg bijgestuurd worden.

REGIOBIB ALGEMEEN Voorjaar 2015 Najaar 2015 Voorjaar

2016Najaar 2016

1. Gedragen visie en traject - overleg met platform bibliotheken - overleg met schepenen - werksessie schepenen, mmv inspirerende

voorbeelden uit Vlaanderen/Nederland (bibnet) - overleg raad van bestuur Comeet - ontwerp beslisdocument - besluitvorming in alle colleges (?)

2. Ondersteuning voor traject - provinciale ondersteuning (plus?) - samenwerking Locus/Bibnet + vvsg - vlaams pilootproject? evt voor onderdelen ervan? - belang van hefboombudgetje hiervoor + coördinatiefunctie

3. Afsprakennota regiobib fase 1 - voorstel - bespreking met platform bibs - bespreking met schepenen - bespreking met raad van bestuur Comeet - colleges

4. Organisatorisch-administratieve context - verkenning context ifv fasering/evolutie - scenario’s globaal en/of themaspecifiek - werknota en bespreking met platform bibs - overleg met gemeentesecretarissen - eventueel m.m.v. experten en vvsg


5. Adviesfunctie - bepaling werkwijze qua overleg en besluitvorming - mogelijke items op eigen initiatief - adviesverlening op vraag

PRIORITAIRE WERKTERREINEN Voorjaar 2015

Najaar 2015

Voorjaar 2016

Najaar 2016

1. Werkprioriteit 1

1.1. collectievorming en collectiebeheer

- basisoverleg en besluitvorming: zie tabel 1 - organisatie/werkwijze: coördinatie en aan- sturing in co-ownership met de bibliotheken - visie-ontwikkeling ivm collectiebeleid en collectiemanagement, inclusief werkafspraken en werkprocessen + inclusief inzet van mensen en middelen - terugkoppeling binnen elke gemeente en op niveau raad van bestuur Comeet - besluitvorming over collectieplan en collectiemanagement all in binnen alle daartoe geëigende organen

- gefaseerde uitvoering van alle acties

1.2. collectie-ontsluiting - visie-ontwikkeling + voorstel van beleid en management ter zake; werd bij voorkeur reeds aangezet onder punt 1.1. - terugkoppeling en besluitvorming - gefaseerde uitvoering van alle acties

2. Werkprioriteit 2 competenties en inzet van medewerkers

- inventariseren en analyseren competenties - traject deskundigheidsbevordering


- optimaliseren inzet van competenties op

gemeentelijk en regionaal vlak, inclusief juridische en administratieve context

- overall voorstel in overleg met alle bibs - overleg met schepenen en secretarissen - besluitvorming in alle geëigende organen

3. Werkprioriteit 3 uitleenbeleid


6/ Spreidingsbeleid

Daling bibgebruik > Cfr nota locus / cfr ndl artikel


7/ Structureel / organisatorisch

- Zie Comments Toon op de definitie- Zie comments stadssecretaris Eeklo-- Samenwerking binnen de eigen gemeente- Binnen de eigen regio- Regio-overschrijdend- Samenwerking met andere regio’s binnen en buiten prov OVL- Samenwerking met vlaanderen: zeker op vlak van ict / ook visievorming / ...

(pilootproject?)


BIJLAGE 1


Adviesraden · Web viewworkshop plaats met bibliotheken uit de regio (Aalter, Eeklo, Maldegem,...

Documents

Transcript of Adviesraden · Web viewworkshop plaats met bibliotheken uit de regio (Aalter, Eeklo, Maldegem,...