partners.vdab.be · Web viewOnderstaande tabel somt de registraties en de minimale output ifv deze...

Vlaamse overheidBeleidsdomein Werk en Sociale Economie

Agentschap:

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB),Publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap

Keizerslaan 111000 Brussel

2019/50081_Oproep mentoring naar werk voor anderstalige niet-werkende werkzoekenden met een

migratieachtergrond

____________________________________________________________________________________________________________________Voorwerp van de oproep Deze oproep subsidieert de coördinatie en

professionele ondersteuning van mentoringtrajecten naar werk

____________________________________________________________________________________________________________________Indienen projectvoorstel Uiterlijk op 06/02/2020 om 10u00

Uitsluitend elektronisch via e-mail regie @vdab.be

___________________________________________________________________________________________________________________Mogelijkheid tot vraagstelling Uiterlijk tot 06/01/2020 via [email protected]

2019/50081_Oproep mentoring naar werk Pagina 1 van 23

Inhoud

Inhoud

Korte samenvatting van de oproep.....................................................................................41. Waarover gaat de oproep?...........................................................................................5

1.1. Beleidskader.............................................................................................................51.2. Doelgroep.................................................................................................................51.3. Percelen...................................................................................................................61.4. Welke acties heeft de oproep voor ogen..................................................................71.5. Verwachte resultaten van de oproep?......................................................................81.6. Looptijd project.......................................................................................................8

2. Financiering van het project........................................................................................82.1. Budget......................................................................................................................82.2. Staatsteun en DAEB de-minimis...........................................................................82.3. Btw-regeling..........................................................................................................92.4. Betalingswijze.......................................................................................................9

3. Wie kan een project indienen?...................................................................................113.1. Promotor en partners.............................................................................................11

3.1.1. Promotor.........................................................................................................113.1.2. Partners...........................................................................................................11

3.2. Criteria op organisatieniveau..............................................................................114. Hoe maak je een projectvoorstel op?.........................................................................13

4.1. Identificatie van de promotor.................................................................................134.2. Inhoudelijke analyse...........................................................................................144.3. Projectbegroting.................................................................................................144.4. Verplichte bijlagen..............................................................................................14

5. Hoe dien je een projectvoorstel in?............................................................................156. Mogelijkheid tot vraagstelling.....................................................................................157. Hoe weet je of je projectvoorstel is goedgekeurd?.....................................................16

7.1. Selectieprocedure..................................................................................................167.2. Projectbespreking...............................................................................................167.3. Projectbeslissing.................................................................................................167.4. Projectovereenkomst..........................................................................................17


8. Uitvoering van het project..........................................................................................178.1. Administratieve verplichtingen, output en monitoring...........................................17

8.1.1. Verbintenissen met betrekking tot de registraties in MLP...............................178.1.2. Verlening inzagerechten..................................................................................188.1.3. Verplichte registraties en output.....................................................................18

8.2. Rapportering, opvolging en controle...................................................................198.2.1. Inhoudelijke opvolging.....................................................................................198.2.2. Financiële rapportering en jaarlijkse eindafrekening.......................................19

8.3. Evaluatie.............................................................................................................209. Lijst bijlagen...............................................................................................................21


Korte samenvatting van de oproepWat?De doelstelling van deze oproep is mentoring naar werk coördineren en ondersteunen voor anderstalige niet-werkende werkzoekenden met een migratieachtergrond. Met deze oproep wil VDAB:

● de tewerkstellingskansen en de integratie op de arbeidsmarkt van deze doelgroep maximaliseren.

● het draagvlak bij werkgevers vergroten om deze werkzoekenden tewerk te stellen.

● burgers meer inzicht en expertise verschaffen in sociale inclusie.

Voor wie?De oproep richt zich naar organisaties die expertise hebben in de samenwerking met en de coaching van vrijwilligers én voeling hebben met de doelgroep van anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond.

Acties? Organisaties werken in hun projectvoorstel zelf een methodiek uit om de vrijwilligerswerking te coördineren en de gevormde duo’s mentor/mentee persoonlijk te begeleiden. De projectvoorstellen moeten minimaal volgende acties omvatten:

1. promotie van mentoring naar werk, bij werkgevers, potentiële mentoren en mentees

2. rekrutering en selectie van mentoren en mentees3. (re)matching van kandidaat-mentoren en kandidaat-mentees4. training en vorming van mentoren (en mentees)5. persoonlijke ondersteuning op maat van de gevormde duo’s 6. in orde brengen van administratieve verplichtingen (registraties in MLP)7. participatie in een lerend netwerk (in samenwerking met HIVA) en aanleveren van

data voor de evaluatie van het project en de lange termijn resultaten van mentoring naar werk.

Budget?Het totale budget voor de oproep mentoring naar werk bedraagt 2.920.000 EUR. Dit budget is voorzien voor een looptijd van 36 maanden voor de gesubsidieerde projecten.

Hoe?Organisaties kunnen een projectvoorstel indienen via [email protected] . Een projectvoorstel opmaken bestaat uit het beantwoorden van inhoudelijke vragen en het opmaken van een begroting.

Wanneer? Een projectvoorstel indienen kan tot en met 06 februari 2020. Goedgekeurde projecten lopen gedurende 24 maanden en de ondertekening van de projectovereenkomst markeert de start van het desbetreffende project. Wanneer het project positief geëvalueerd wordt, wordt het verlengd met 12 maanden.


1. Waarover gaat de oproep?1.1.BeleidskaderBelgië en Vlaanderen stagneren qua tewerkstellingsgraad voor werkzoekenden met een migratieachtergrond al jaren tussen de 40 en 50 % en bengelen daarmee aan de staart van Europa. Voornamelijk de tewerkstellingsgraad voor migranten afkomstig van buiten de EU ligt lager in België dan in alle andere landen van de EU (Eurostat, 2017). Ondanks de recente hogere instroom op de arbeidsmarkt blijven werkzoekenden van buiten de EU verhoudingsgewijs beduidend slechter doen dan hun EU collega’s. Ook hooggeschoolde anderstaligen (HOA) doen het niet goed op de Vlaamse arbeidsmarkt. Vijf jaar na aankomst in België vindt slechts 45% een job. (Wets en DeCuyper, 2016).

Met zijn eenzijdige inzet op het economisch kapitaal (talenkennis, diploma’s, …) blijkt het traditionele instrumentarium voor arbeidsbemiddeling ontoereikend voor deze groep werkzoekenden. Er is nood aan een innovatieve aanpak om werkzoekenden met een vreemde herkomst te integreren op de arbeidsmarkt.

Zowel in het binnen- als buitenland staat mentoring naar werk hoog op de agenda. Hierbij wordt een werkzoekende (mentee) aan iemand met meer kennis en ervaring (mentor) vrijwillig gekoppeld zodat deze laatste de mentee ondersteunt in het overbruggen van de kloof tot de arbeidsmarkt. Deze evenwaardige relatie tussen mentor en mentee wordt professioneel omkaderd door een derde actor, namelijk de mentor-coach. Deze oproep wil organisaties bereiken die deze rol van mentor-coach opnemen.

De voordelen voor de mentoren en mentees van het mentoringproces worden in de ondersteuning door de mentor-coach gemaximaliseerd. Mentoren verwerven meer inzicht in kwetsbare groepen en de drempels die zij ervaren. Daarnaast worden hun begeleidende vaardigheden en kennis aangescherpt. Mentees verkrijgen meer kennis van de Vlaamse arbeidsmarkt, inzicht in de Vlaamse arbeidscultuur, beroepscodes en sectoren. Een adequaat mentoringstraject zet actief in op een breder gamma van sociaal kapitaal: het voedt het zelfvertrouwen, de motivatie, het netwerk en de sociale vaardigheden van de mentee.

VDAB heeft in de afgelopen jaren al meegewerkt aan en/of financiering voorzien voor kleinschalige mentoring naar werk-initiatieven. Deze mentoringprogramma’s werden positief geëvalueerd en zetten aan tot verdere uitbouw van expertise door een lerend netwerk op te zetten en tot schaalvergroting door uitbreiding van de doelgroep en een grotere geografische spreiding van mentoringinitiatieven.

1.2.DoelgroepDeze oproep richt zich op niet-werkende anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond:

● wonend in Vlaanderen of wonend in Brussel en bij VDAB in begeleiding

● met kennis Nederlands = geen of beperkt (A2 van ERK bereikt, niet geattesteerd)

● al dan niet uitkeringsgerechtigd


In een aantal percelen onderscheiden we binnen deze hoofddoelgroep van anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond bepaalde subdoelgroepen waarvoor we in het bijzonder mentoringtrajecten willen opzetten in deze percelen. In punt 1.3 is een overzicht opgenomen van de doelgroepen die van toepassing zijn per perceel. Een promotor kan één of meer projectvoorstellen indienen voor één of meer (sub)doelgroepen. Meer informatie over de indiening van een projectvoorstel kan je lezen in punt 4.

In bepaalde percelen worden onderstaande subdoelgroepen vooropgesteld: Subgroep 1: werkzoekenden die beschikken over een diploma hoger

onderwijs (HOA)

Subgroep 2: werkzoekenden die hoogstens een diploma van de middelbare school hebben behaald

Subgroep 3: jongeren (< 25 jaar) die hoogstens een diploma lager secundair onderwijs behaald hebben

Voor subgroep 1 (anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond die beschikken over een diploma hoger onderwijs) zijn volgende criteria in het bijzonder van toepassing:

● wonend in Vlaanderen of wonend in Brussel en bij VDAB in begeleiding● kennis van het Nederlands= geen of beperkt of onvoldoende ifv het jobdoelwit

op opleidingsniveau● diploma hoger onderwijs (minimum HBO 5) al dan niet erkend én niet in

het Nederlands behaald. ● al dan niet uitkeringsgerechtigd

Werkzoekenden met een niet-arbeidsmarktgerelateerde problematiek die deelname aan een mentoringtraject onmogelijk maakt, worden in principe niet toegeleid.Asielzoekers kunnen toegeleid worden mits ze aan de doelgroepvoorwaarden voldoen. Het is de opdracht van de opdrachtnemer om bij elk contact de single permit van de deelnemer te verifiëren. Voor deelnemers met een definitief uitwijzingsbevel (na beroepsprocedure), wordt het mentoringtraject stopgezet. Voor specifieke vragen hierover kan de promotor terecht bij: Monika Geldhof ([email protected]) of Louise Vancouillie ([email protected])

1.3.Percelen VDAB beoogt een optimale geografische spreiding van de projecten en onderscheidt 6 percelen. Een promotor kan één of méér projectvoorstellen indienen voor één of meer percelen. VDAB kan meerdere projectvoorstellen per perceel toekennen voor zover de voorziene begroting dit toelaat. Meer informatie over de indiening van een projectvoorstel kan je lezen in punt 4.

Tabel 1: perceelsomschrijving

Perceelscode regionale afbakeningMENT-ANT provincie AntwerpenMENT-BRU Brussel Hoofdstedelijk GewestMENT-LIM provincie Limburg


MENT-OVL provincie Oost-VlaanderenMENT-VLB provincie Vlaams-BrabantMENT-WVL Provincie West-Vlaanderen

Onderstaande tabel verduidelijkt per perceel voor welke (sub)doelgroep(en) er projectvoorstellen kunnen ingediend worden:

Perceel Hoofddoelgroep:Anderstalige

werkzoekenden met een migratie-

achtergrond

Subgroep 1: HOA Subgroep 2:Werkzoekenden met hoogstens

een diploma secundaironderwijs

Subgroep 3:Jongeren met hoogstens een diploma lager

secundair onderwijs

MENT-ANT x x xMENT-BRU xMENT-LIM x xMENT-OVL x x xMENT-VLB x xMENT-WVL x

Een kruisje onder de hoofddoelgroep (tweede kolom) betekent dat er meer algemene projecten verwacht worden waaraan een grote diversiteit aan profielen van anderstaligen met een migratieachtergrond kan deelnemen. In percelen waarin enkel de subgroepen aangevinkt zijn, subsidieert men enkel projecten specifiek op maat van deze subgroepen. In het perceel MENT-VLB bijvoorbeeld kan een promotor een meer algemeen projectvoorstel indienen voor een bredere waaier aan profielen én/of een projectvoorstel voor de specifieke doelgroep van de HOA binnen de doelgroep van anderstalige werkzoekenden met een migratie-achtergrond. Meer informatie over de indiening van een projectvoorstel kan je lezen in punt 4.

1.4.Welke acties heeft de oproep voor ogen.Deze oproep subsidieert de organisatie en coaching van de vrijwilligerswerking in mentoring naar werk én de vorming en de coaching van specifieke mentor/mentee-duo’s om de kloof tussen de doelgroep van anderstalige niet-werkende werkzoekenden met een migratieachtergrond en de arbeidsmarkt te verkleinen. Mentoring naar werk-projecten worden ingezet als flankerend aanbod. Dit betekent dat het nooit de enige actie richting arbeid kan zijn.

Organisaties stellen in hun projectvoorstel(len) zelf een methodiek voor om mentoring naar werk te coördineren en de gevormde duo’s van mentoren en mentees te ondersteunen. De aangeboden projecten dienen wel minimaal aan onderstaande voorwaarden te voldoen:


1. De promotor verzorgt de promotie van mentoring naar werk, bij werkgevers, potentiële mentoren en mentees. De promotor versterkt werkgevers op het vlak van inclusie en tracht hun draagvlak om anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond op te nemen in hun werknemersbestand te vergroten.

2. De promotor rekruteert en selecteert mentoren.

3. VDAB en de promotor zijn samen verantwoordelijk voor de rekrutering en selectie van mentees die voldoen aan de voorwaarden van de doelgroep én baat hebben bij een mentoringtraject. De definitieve eindbeslissing of een mentee al dan niet zal deelnemen, ligt bij VDAB. De promotor dient zich zo te organiseren dat hij een continue instroom van kandidaat-mentees kan verwerken.

4. De promotor staat in voor de matching van kandidaat-mentoren en kandidaat-mentees.

5. De promotor verzorgt de training en vorming van mentoren en indien nodig van mentees.

6. De mentor-coach ondersteunt de gevormde duo’s op maat en persoonlijk en neemt ten aanzien van de mentor een coach the coach-rol op.

7. De mentor-coach coacht de duo’s om het mentoringtraject te aligneren met de afspraken en opdrachten die vastliggen tussen de mentee en de VDAB-bemiddelaar.

8. De promotor verzorgt de administratieve verplichtingen zoals de registraties in het MLP-dossier van de deelnemer, inhoudelijke verslaggeving en het tijdig opleveren van het financieel verslag.

9. De promotor engageert zich om deel te nemen aan een lerend netwerk en een onderzoek in samenwerking met HIVA. Hiervoor levert de promotor data aan. Dit onderdeel staat concreter beschreven onder 8.3 van deze oproep.

1.5.Verwachte resultaten van de oproep?Via deze projecten wordt ernaar gestreefd de integratie van anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond op de arbeidsmarkt te bevorderen. Mentoring naar werk wil de tewerkstellingskansen van de mentees maximaliseren door beroep te doen op de netwerken van de mentoren. Daarnaast wil VDAB met deze projecten werkgevers versterken op het vlak van inclusie en het draagvlak van werkvloeren vergroten om deze doelgroep op te nemen in hun werknemersbestand. Tot slot beoogt mentoring naar werk ook de versterking van mentoren op het vlak van kennis, inzicht en expertise aangaande inclusie op de arbeidsmarkt en de maatschappij.

1.6. Looptijd project Een goedgekeurd project duurt 24 maanden. De ondertekening van de projectovereenkomst markeert de start van het desbetreffende project. Wanneer het project positief geëvalueerd wordt, wordt het na deze 24 maanden nog verlengd met 12 maanden.


2. Financiering van het project2.1.BudgetHet totale oproepbudget voor de oproep ‘mentoring naar werk’ bedraagt 2.920.000 EUR. Dit maximale budget is voorzien voor een looptijd van 36 maanden voor de gesubsidieerde projecten.

Per promotor is, afhankelijk van eventueel andere reeds ontvangen staatssteun, een maximum financiering voorzien van € 500.000 over een periode van drie belastingjaren overeenkomstig de hieronder omschreven regeling rond staatssteun en DAEB de-minimis.

2.2.Staatsteun en DAEB de-minimisDe verleende steun, die aan de goedgekeurde projecten wordt toegewezen, wordt toegekend met inachtneming van de voorwaarden van:

● VERORDENING (EU) Nr. 360/2012 VAN DE COMMISSIE van 25 april 2012 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun verleend aan diensten van algemeen economisch belang verrichtende ondernemingen.

Dit wil zeggen dat de dienst die in het project wordt uitgevoerd een dienst van algemeen economisch belang is. Deze dienst bestaat uit het organiseren en ondersteunen van mentoring naar werk voor anderstalige werkzoekenden met een migratieachtergrond. De steun die verleend wordt in het kader van de goedgekeurde projecten is een compensatie voor de uitvoering van deze dienstverlening. De controles, omschreven in punt 8..2. van deze oproep zullen nagaan of de uitbetaalde financiering in overeenstemming is met de financiële criteria en er dus geen overcompensatie is voor de gemaakte kosten voor de uitvoering van de dienst.

Binnen het project kan geen enkele andere financiering voor dezelfde kosten ontvangen worden dan de financiering die wordt goedgekeurd voor het project. Er mag dus geen sprake zijn van dubbele financiering.

Het totale bedrag aan de-minimissteun dat een promotor ontvangt, mag niet hoger liggen dan € 500.000 over een periode van drie belastingjaren (het lopende jaar en de twee vorige belastingjaren). Elke deelnemende organisatie, die middelen zal ontvangen in het kader van het project, dient bij indiening een verklaring op eer te ondertekenen (zie bijlage 4) waarin staat dat deze drempel niet overschreden zal zijn op het moment van toekenning van de steun.

2.3. Btw-regelingVoor de btw geldt het volgende basisprincipe: terugvorderbare btw is niet subsidiabel en kan bijgevolg niet in het dossier worden ingebracht. Bij instanties met een gemengd btw-statuut betekent dit dat enkel dat deel van de btw subsidiabel is dat niet kan worden teruggevorderd.

Enkele concrete voorbeelden:● indien de promotor/partner de btw volledig kan terugvorderen dan is deze niet

subsidiabel;


● indien de promotor/partner de btw niet kan terugvorderen of indien deze niet btw-plichtig is dan kan hij deze volledig inbrengen;

● indien de promotor/partner een gemengd btw-statuut heeft dan kan de niet terugvorderbare btw ingebracht worden. Bijvoorbeeld indien de promotor/partner een btw-plicht van 8% heeft, kan hij 8% terugvorderen en de overige 92% van het btw-bedrag in het dossier inbrengen. Belangrijk is ook dat instanties met een gemengd btw-statuut duidelijk moeten aangeven en bewijzen welk deel van de btw terugvorderbaar is.

2.4.BetalingswijzeBetalingen gebeuren op basis van de budgetbegroting en de eindafrekening. De totale vergoeding kan nooit hoger liggen dan de in de begroting opgegeven totale subsidiabele kost.De subsidie zal uitbetaald worden als volgt:

● Een eenmalige vergoeding die gelijk is aan de vermelde opstartkost in de opgegeven begroting met een maximum van 10 % van de totale subsidiabele kost. Deze schijf wordt enkel uitbetaald bij de start van het project, na de ondertekening van de subsidieovereenkomst.

● Drie tussentijdse schijven per projectjaar:○ 25 % na afloop van het eerste kwartaal (vb.: als er gestart wordt in januari,

dan wordt deze schijf betaald in april).○ 25 % na afloop van het tweede kwartaal (vb.: als er gestart wordt in

januari, dan wordt deze schijf betaald in juli).○ 25 % na afloop van het derde kwartaal (vb.: als er gestart wordt in januari,

dan wordt deze schijf betaald in oktober).● Een laatste schijf = jaarlijkse afrekening. Deze wordt betaald op basis van een

inhoudelijke en financiële controle.


3. Wie kan een project indienen?Hieronder worden de formele vereisten en de criteria waaraan de projectindiener moet voldoen beschreven.

3.1.Promotor en partnersDe oproep richt zich naar organisaties die expertise hebben in het samenwerken met en de coaching van vrijwilligers én affiniteit hebben met de doelgroep van anderstalige niet werkende werkzoekenden met een migratieachtergrond.

3.1.1. PromotorDe promotor is als aanvrager juridisch verantwoordelijk voor de inhoudelijke, de administratieve en de financiële aspecten van het dossier, en dit voor alle partners in het project en gedurende alle fasen van de uitvoering van het project.

3.1.2. PartnersDe promotor kan voor de uitvoering van het project beroep doen op één of meerdere partners teneinde een partnerschap te vormen. De meerwaarde van een dergelijk partnerschap moet kunnen worden aangetoond. Deze partners kunnen mentoren en mentees aan het project aanleveren en/of een gedeelte van het project uitvoeren. Ze zullen hun activiteiten verrichten onder de verantwoordelijkheid, de leiding en het toezicht van de promotor. De promotor vertegenwoordigt alle partners ten opzichte van VDAB.

Promotoren die een organisatie zijn in de zin van artikel 2, WET inzake OVERHEIDSOPDRACHTEN van 17 juni 2016 zijn gebonden om de wetgeving overheidsopdrachten toe te passen binnen het project voor aankopen van werken, diensten en leveringen.

Meer informatie is terug te vinden in de handleiding overheidsopdrachten via http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrachten.

De samenwerking tussen de promotor en één of meerdere partners wordt vastgelegd in een partnerschapsovereenkomst, volgens de bepalingen in bijlage 5_Richtlijnen tot het opstellen van een partnerschapsovereenkomst.

3.2.Criteria op organisatieniveauDe promotor moet rekening houden met volgende vereisten op organisatieniveau:

● De promotor en de partners kunnen zowel een natuurlijke als een rechtspersoon zijn.

● De promotor moet voldoende kredietwaardig zijn om het ingediende project te dragen. VDAB zal zelf de inlichtingen of documenten (RSZ-attest, attest fiscale schulden, attest van niet faillissement en Btw-attest) aanvragen via Telemarc.


● De promotor wordt uitgesloten wanneer de organisatie in 5 jaar voorafgaand aan de oproep voor een strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Een uittreksel uit het strafregister der ondernemingen van de promotor (max. 6 maanden oud) dient toegevoegd te worden bij het projectvoorstel.

o De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan:

● het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

● de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

● De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen. Hiervoor moet de promotor:

o een mandaat kosteloze trajectbegeleiding (MKTB) als bijlage bij het projectvoorstel voegen: Indien de promotor nog niet beschikt over het vereiste mandaat, voegt hij bij het projectvoorstel de nodige gegevens toe waaruit blijkt dat het aanvraagdossier tot het bekomen van dit mandaat werd ingediend (zie http://partners.vdab.be/mandaten/).

De promotor moet op het moment van de subsidieovereenkomst en voor de duur van het project beschikken over het vereiste mandaat.

o beschikken over een kwaliteitsregistratie van dienstverlener bij Werk en Sociale Economie.

Iedere dienstverlener die wil intekenen op diensten en activiteiten op het vlak van opleiding en vorming, begeleiding, arbeidsbemiddeling, competentieontwikkeling en inschakeling, moet beschikken over een kwaliteitsregistratie van dienstverlener bij het departement Werk en Sociale Economie. Meer info over het kwaliteits- en registratiemodel van dienstverleners binnen Werk en Sociale Economie kan geraadpleegd worden op de website van het departement Werk en Sociale Economie: https://www.vlaanderen.be/kwaliteits-en-registratiemodel-van-dienstverleners-binnen-werk-en-sociale-economie


Als de promotor nog niet beschikt over de vereiste registratie, voegt hij bij zijn projectvoorstel de nodige gegevens toe waaruit blijkt dat het aanvraagdossier tot het bekomen van deze registratie werd ingediend. De registratie kan worden aangevraagd via https://www.vlaanderen.be/kwaliteits-en-registratiemodel-van-dienstverleners-binnen-werk-en-sociale-economie/registratieaanvraag-indienen-via-wse-loket. De promotor moet op het moment van de subsidieovereenkomst en voor de duur van het project beschikken over de vereiste registratie.

● De promotor toont aan dat hij over de nodige ervaring en deskundigheid (technische bekwaamheid) beschikt in het samenwerken met en het coachen van vrijwilligers om de opdracht uit te voeren. De promotor kan zich hiervoor eventueel beroepen op de technische bekwaamheid van partners die opgenomen zijn in zijn partnerschap (zie 3.1.2). De opdrachtnemer bewijst deze ervaring en deskundigheid aan de hand van minimum 1 en maximum 3 referentieopdrachten die werden uitgevoerd in de laatste 3 jaar. De referentieopdrachten werden uitgevoerd in eigen beheer of in opdracht van de overheid of privaatrechtelijke entiteiten.

Om de referentieopdrachten uit te werken, maakt de promotor gebruik van het sjabloon van de inhoudelijke analyse in bijlage 2 bij deze oproep. In punt 2.1 van het sjabloon van de inhoudelijke analyse is een tabel opgenomen aan de hand waarvan de promotor de referentieopdrachten moet uitwerken.

Indien de promotor geen of onvoldoende relevante technische bekwaamheid kan aantonen in het coachen van vrijwilligers, geldt dit als uitsluitingsgrond en zal het projectvoorstel in kwestie niet beoordeeld worden.

4. Hoe maak je een projectvoorstel op?Een promotor kan één of meer projectvoorstellen indienen

● gericht op één of meer subgroepen afhankelijk van het perceel (zoals beschreven in 1.2)

● voor één of meer percelen (zoals beschreven in 1.3)

Indien een promotor één projectvoorstel indient voor verscheidene subgroepen, moet hij in de inhoudelijke analyse (zie bijlage 2) aantonen hoe hij zijn methodiek aanpast naargelang de kenmerken en noden van de subgroep. Het is mogelijk dat het projectvoorstel goedgekeurd wordt voor de ene subgroep maar niet goedgekeurd wordt voor de andere subgroep. Indien de promotor één projectvoorstel indien voor verscheiden percelen, moet hij in de antwoorden op de vragen in de inhoudelijke analyse ook rekening houden met eventuele regionale verschillen. Het is mogelijk dat het projectvoorstel goedgekeurd wordt voor het ene perceel maar niet goedgekeurd wordt voor het andere perceel.


Een projectvoorstel omvat volgende onderdelen:

● Identificatie van de promotor

● Inhoudelijke analyse

● Projectbegroting

● Verplichte bijlagen

Het projectvoorstel en de bijlagen dienen opgemaakt te worden in het Nederlands. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan VDAB een beëdigde vertaling eisen.

4.1.Identificatie van de promotorDe volledige identificatie van de promotor dient te gebeuren op basis van het sjabloon dat beschikbaar gesteld wordt als bijlage 1 bij deze oproep, aangevuld met de verplichte bijlagen (zie punt 4.4). VDAB kan een projectvoorstel onregelmatig verklaren indien het sjabloon niet behoorlijk is ingevuld en/of de bijlage(n) niet aanwezig zijn.

Het document ‘identificatie van de promotor’ wordt elektronisch ondertekend door een bevoegde of gemachtigde van de organisatie.

4.2.Inhoudelijke analyseDe promotor maakt een inhoudelijke analyse op waaruit blijkt dat het projectvoorstel voldoet aan de doelstellingen en verwachtingen van de oproep. Hiervoor maakt de promotor gebruik van het sjabloon in bijlage 2 bij deze oproep. In dit sjabloon staan de beoordelingsvragen voor het project vermeld. De promotor moet deze vragen zo volledig mogelijk beantwoorden. VDAB kan een projectvoorstel onregelmatig verklaren indien het sjabloon niet behoorlijk is ingevuld.

4.3.ProjectbegrotingDe promotor maakt op basis van zijn inhoudelijke analyse een ontwerpbegroting op aan de hand van bijlage 3_Projectbegroting bij de oproep. Er wordt een zo realistisch mogelijke inschatting van de kosten gegeven, gebaseerd op de concrete invulling van het project. De promotor dient het begrotingssjabloon volledig in te vullen en als bijlage toe te voegen bij het indienen van het projectvoorstel.

Enerzijds maakt de promotor in het sjabloon een raming van de gehele projectkost (over drie jaar). Anderzijds vragen we ook een inschatting van de spreiding van die gehele projectkost per projectjaar, m.a.w. een begroting per projectjaar.

De begroting moet alle subsidiabele kosten van de beoogde acties i.k.v. mentoring naar werk duidelijk bevatten en omschrijven. Enkel de kosten die direct gelinkt zijn aan de activiteiten beschreven in het projectvoorstel en aan de personeelsleden die worden ingezet in het project kunnen gesubsidieerd worden.


4.4.Verplichte bijlagenOnderstaande verplichte bijlagen dienen samen met het projectvoorstel ingediend worden. VDAB kan een projectvoorstel onregelmatig verklaren indien één van de verplichte bijlagen ontbreekt.

Naam document Verplicht in te dienen of enkel onder bepaalde voorwaarden

Opgelegd sjabloon beschikbaar

Toelichting

Uittreksel strafregister

Verplicht document

geen sjabloon

De promotor bezorgt een uittreksel uit het strafregister dat maximum 6 maanden oud is in het kader van bewijzen dat de organisatie zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt.

Mandaat KostelozeTrajectBegeleiding (MKTB)

onder bepaalde voorwaarden

geen sjabloon

De promotor verklaart in het document ‘identificatie van de promotor’ of hij beschikt over het vereiste mandaat.

Als de promotor nog niet beschikt over het vereiste mandaat, voegt hij bij het projectvoorstel de nodige gegevens toe waaruit blijkt dat het aanvraagdossier tot het bekomen van dit mandaat werd ingediend.

Kwaliteitsregistratie van dienstverlener bij Werk en Sociale economie


geen sjabloon

De promotor verklaart in het document ‘identificatie van de promotor’ of hij beschikt over de vereiste registratie.

Als de inschrijver nog niet beschikt over de vereiste registratie, voegt hij bij zijn projectvoorstel de nodige gegevens toe waaruit blijkt dat het aanvraagdossier tot het bekomen van deze registratie werd ingediend.

Bewijsstukken rechtsgeldige ondertekening

verplicht document

geen sjabloon De statuten of een ander document

waaruit blijkt dat de ondertekenaar(s) van het projectvoorstel en de verplichte bijlagen bevoegd of gemachtigd is (zijn) om een projectvoorstel in te dienen voor deze oproep in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen.Noot: Het indienen van een projectvoorstel in het kader van een subsidie wordt beschouwd als een daad van dagelijks bestuur. Personen die belast zijn met het dagelijks bestuur zijn dus bevoegd om het projectvoorstel te ondertekenen. Hier kan het zowel gaan om bestuurders, zoals


gedelegeerd bestuurder, als niet-bestuurders, zoals directieleden, die de bestuurs- en vertegenwoordigingsbevoegdheid krijgen voor handelingen van dagelijks bestuur.

Verklaring op eer DAEB de minimis

verplicht document

sjabloon zie punt 2.2.Partnerschaps-overeenkomst


geen sjabloon zie punt 3.1.2

5. Hoe dien je een projectvoorstel in?● De promotor dient het projectvoorstel ten laatste op 06 februari 2020 om

10u00 in via het e-mailadres: [email protected]. De titel van de mails betreffende deze subsidieoproep worden opgebouwd volgens het volgende voorbeeld: Subment 50081_naam van de promotor

● Het projectvoorstel dient (elektronisch) ondertekend te worden aan de hand van e-ID door een bevoegde of gemachtigde persoon binnen de organisatie van de promotor. Hiervoor zorgt de promotor dat minimaal de ‘identificatie van de promotor’ in PDF formaat wordt omgezet en elektronisch ondertekend is.

Indien het onmogelijk is om digitaal te ondertekenen, dan wordt uitzonderlijk een handmatige ondertekening toegestaan van het projectvoorstel, maar dan dient de promotor eveneens de originele versie per brief te bezorgen, VDAB Dienst Samenwerking, Gasthuisstraat 31, 1000 Brussel.

6. Mogelijkheid tot vraagstellingEr is een mogelijkheid om bijkomende vragen te stellen over de procedure en de inhoud van de oproep. De vragen dienen gesteld te worden via het e-mailadres [email protected]. De titel van de mails betreffende deze subsidieoproep worden opgebouwd volgens het volgende voorbeeld: Subment 50081_naam van de promotor. Om VDAB de mogelijkheid te geven de nodige specialisten te raadplegen is het noodzakelijk dat de vragen uiterlijk 6 januari 2020 toekomen per mail. Relevante vragen en de antwoorden zullen gepubliceerd worden op de VDAB-website.

7. Hoe weet je of je projectvoorstel is goedgekeurd?7.1.SelectieprocedureWanneer de promotor een projectvoorstel indient, komt dit terecht bij een beoordelingscommissie die bestaat uit minimaal 2 evaluatoren van VDAB.

Het projectvoorstel zal beoordeeld worden op basis van de antwoorden op de beoordelingsvragen in de ‘inhoudelijke analyse’.


Een projectvoorstel wordt inhoudelijk positief geëvalueerd wanneer een minimale score van 60% voor het totaal wordt behaald.

Na de inhoudelijke goedkeuring wordt de verhouding tussen de beschreven acties en de opgegeven kosten in de projectbegroting beoordeeld. Als deze verhouding als billijk wordt beoordeeld, wordt de vooropgestelde begroting goedgekeurd en volgt de definitieve goedkeuring van het projectvoorstel.

Alle projecten die 60% behalen op de inhoudelijke analyse en waarvoor de begroting in evenwicht is met de beoogde acties, worden geselecteerd.

7.2.ProjectbesprekingIndien VDAB nog vragen heeft over de antwoorden die de promotor heeft gegeven op de beoordelingsvragen in de ‘inhoudelijke analyse’ en/of de ingediende projectbegroting, kan een overleg gepland worden door VDAB. Het is pas bij akkoord van beide partijen over de projectinhoud en de ingediende begroting dat een definitieve goedkeuring van de projectaanvraag kan volgen. De resultaten van een projectbespreking worden ofwel vastgelegd in een aangepast projectvoorstel ofwel rechtstreeks in de projectovereenkomst (indien het over kleine wijzigingen gaat).

7.3. ProjectbeslissingIndien er onvoldoende middelen zijn om alle geselecteerde projecten te subsidiëren, zal VDAB rekening houden met onderstaande criteria om te bepalen aan welke projecten een subsidie toegekend wordt:

● De score die de ingediende projecten behalen op de “inhoudelijke analyse” (inhoudelijke rangschikking per perceel).

● een optimale geografische spreiding van de gesubsidieerde projecten . VDAB beoogt hierbij niet alleen een spreiding van de projecten over de verschillende percelen, maar ook een goede geografische spreiding van de projecten binnen de percelen zelf overeenkomstig de spreiding van de doelgroep over Vlaanderen en Brussel.

● De mate waarin de verschillende subgroepen bereikt worden door de gesubsidieerde projecten.

● Een voldoende groot aantal promotoren om een lerend netwerk te kunnen realiseren.

VDAB maakt de beslissing via mail bekend aan de promotoren. De beslissing kan positief of negatief zijn:


● Wanneer een project gesubsidieerd zal worden, ontvangt de promotor een e-mail van Team Samenwerking. Een projectbeheerder wordt aangesteld. Dit is de persoon waarmee de promotor contact kan opnemen voor het verdere verloop van het project. Het project gaat van start na opstelling en ondertekening van een projectovereenkomst door beide partijen.

● Wanneer een project niet geselecteerd en/of gesubsidieerd wordt, ontvangt de promotor een e-mail van Team Samenwerking met een motivering van de negatieve beslissing.

7.4. ProjectovereenkomstNadat de promotor een positieve beslissing heeft gekregen van VDAB kan de projectovereenkomst worden opgesteld. Die wordt (elektronisch) ondertekend door de gedelegeerd bestuurder van VDAB en nadien door de betrokken promotor.

8. Uitvoering van het project

8.1. Administratieve verplichtingen, output en monitoringOm aanspraak te maken op de subsidies moet de promotor het registratiesysteem Mijn Loopbaan voor Partners van VDAB gebruiken.

MLP is een systeem dat VDAB en het Vlaamse beleid in staat stelt een permanente monitoring uit te voeren van de activiteiten van de werkzoekenden op de arbeidsmarkt. De promotor is ertoe verplicht om de nodige informatie in MLP te registreren.

De registratie in MLP gebeurt volgens de richtlijnen van VDAB. De handleidingen, richtlijnen en documenten i.v.m. de administratieve verplichtingen van de promotor zijn beschikbaar op de VDAB-website: http://partners.vdab.be/cvs.

De belangrijkste richtlijnen zijn hierna opgenomen. Omwille van nieuwe ontwikkelingen kunnen deze richtlijnen door VDAB in de loop van het project gewijzigd worden.

8.1.1. Verbintenissen met betrekking tot de registraties in MLPDe algemene verordening gegevensbescherming (Verordening EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG) is van toepassing op de registraties in MLP, maar ook op alle persoonsgegevens, onder welke vorm dan ook, die door de promotoren worden verzameld en bijgehouden. De promotor dient de mentee te informeren indien hij persoonlijke gegevens registreert in eigen databestanden.

De promotor draagt de volle verantwoordelijkheid voor de juistheid en correctheid van de ingevoerde gegevens in MLP. Gerechtelijke gegevens mogen niet verwerkt worden. Voor de verwerking van medische gegevens moet de mentee toestemming verlenen.

Om toegang te krijgen tot MLP dient aan volgende voorwaarden te worden voldaan: de promotor sluit een verwerkersovereenkomst met gebruikersbeheer af. De

procedure vind je terug op de partnerwebsite: https://partners.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml.


Een MLP-gebruiker krijgt pas toegang tot MLP na het volgen van een opleiding bij VDAB. Er worden voor deze opleiding door VDAB geen kosten aangerekend aan de promotor.

8.1.2. Verlening inzagerechtenBij de toeleiding zorgt VDAB ervoor dat de mentor-coach inzage krijgt in het dossier van de mentee. Dit inzagerecht wordt door de mentee verleend bij de opmaak van de doorverwijskaart. Indien voor bepaalde mentees de drempel om een afspraak te maken hiervoor bij VDAB te groot is, verleent de VDAB-bemiddelaar manueel inzagerechten. Op een later tijdstip, wanneer de mentee klaar is voor een bemiddelingstraject bij VDAB, zal een doorverwijskaart opgemaakt worden. Het inzagerecht eindigt bij het afsluiten van het mentoringtraject.

De promotor verleent een partner inzagerecht in het dossier van de mentee door samen met de mentee een inzageformulier (zie http://partners.vdab.be/cvs/documenten/inzagerecht aanvraag.doc.) in te vullen en over te maken aan VDAB.

8.1.3. Verplichte registraties en outputDe monitoring van dit project geschiedt onder meer door de registratie van een projectspecifieke lijn in het MLP-dossier van de mentee. Het is de promotor die instaat voor de correcte registratie van deze lijn met een toestandscode die overeenstemt met de voortgang in het traject: “aangevraagd, bezig, afgesloten/stopgezet”. De registratie van de toestandscodes ‘bezig’ en ‘afgesloten/stopgezet’ impliceren een welbepaalde minimale output van de promotor.

Onderstaande tabel somt de registraties en de minimale output ifv deze registraties op. De tabel geeft maw aan welke output wordt verwacht van de promotor ifv een correcte registratie. Onder de tabel gaan we dieper in op de verwachte inhoudelijke output.

REGISTRATIES IN MLP + OUTPUT OPGELEVERD DOOR PROMOTOR IFV REGISTRATIES

Verantwoordelijke: de promotor Verantwoordelijke: de promotor

projectspecifieke registratielijn op aanvraag door promotor

nvt

projectspecifieke registratielijn op bezig door promotor

mentor-coach geeft een kort inhoudelijk verslag van de (arbeidsmarktgerichte) doelen van het mentoringtraject en de matchingscriteria in MLP

projectspecfieke registratielijn op uitgevoerd of stopgezet indien de deelnemer de mentoring niet verder zet.

De promotor geeft een kort inhoudelijk verslag betreffende de ondernomen stappen, bereikte doelen en vervolgstappen

Het (beknopt) inhoudelijk verslag omvat minimaal volgende elementen:

● de initiële arbeidsmarktgerelateerde doelen of vragen of noden van de mentee● de criteria op basis waarvan de matching van het duo in kwestie is gebeurd.


● concrete stappen die er gezet zijn ifv afgesproken of nieuwe arbeidsmarktgerichte doelen, vragen en noden van de mentee (soft skills of concrete stappen naar de arbeidsmarkt)

● bereikte doelen● vervolgstappen die met de mentee zijn afgesproken / vervolgstappen die de

mentee zal (moeten) zetten

8.2.Rapportering, opvolging en controleVDAB controleert de activiteiten binnen het project zowel inhoudelijk als financieel. De inhoudelijke projectbeheerders en de projectopvolger waken over de kwaliteit van de uitvoering van het project. De financiële projectbeheerder controleert de werkelijke kosten van het project in functie van de eindafrekening. Deze controles verlopen voor de meeste rapporten ‘on desk’. Wel kunnen steekproefsgewijs een aantal rapporteringen ‘ter plaatse’ gecontroleerd worden.

De promotor verbindt zich ertoe al de originele (boekhoudkundige en registratie) bewijsstukken die betrekking hebben op het project 10 jaar te bewaren en ter beschikking te houden.

De promotor kan enkel het maximaal aantal mentoringtrajecten opgenomen in de subsidieovereenkomst laten starten tenzij VDAB in overleg met de promotor heeft beslist dat het wenselijk is om meer mentoringtrajecten te begeleiden. Deze beslissing wordt genomen op basis van de evaluatie van de uitvoering van het project, de ingeschatte nood aan mentoringtrajecten en de budgettaire ruimte. Wanneer slechts een beperkt deel van het vooropgestelde aantal mentoringtrajecten wordt gevormd en begeleid, dan zal de subsidie à rato van het werkelijke aantal worden teruggebracht.

8.2.1. Inhoudelijke opvolging

VDAB evalueert via de kwalitatieve opvolging of de effectieve uitvoering van het project beantwoordt aan de voorwaarden bepaald in de subsidieoproep en de engagementen opgenomen in de projectvoorstellen. Daarnaast zal de promotor gecoacht worden in het correct gebruik van de registratie- en werkinstrumenten van VDAB.

Hoewel de kwalitatieve opvolging ondersteuning moet bieden bij de uitvoering van het project, kunnen vastgestelde contractuele overtredingen en tekortkomingen leiden tot inhouding of terugvordering van vergoedingen.

8.2.2. Financiële rapportering en jaarlijkse eindafrekeningDe promotor en de partners betrokken bij het project zorgen voor hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige codering voor dit project. De promotor en partners hanteren het principe van een open boekhouding. Op aanvraag wordt inzage verschaft in alle documenten en stukken met betrekking tot de projectkosten en tot de financieringsbronnen.

De betaling van de laatste schijf gebeurt jaarlijks op basis van de reëel gemaakte kosten. Aan het einde van elk projectjaar dient de promotor een financiële rapportering in. De financiële verantwoording van de subsidie bestaat uit:


1. Een resultatenrekening waarin alle projectgebonden kosten en opbrengsten met betrekking tot het afgelopen projectjaar (zoals opgenomen in de ingediende begroting) zijn opgenomen

2. een sjabloon dat de promotor moet invullen. Het sjabloon bevat een detailweergave van de projectgebonden kosten en opbrengsten. Dit sjabloon wordt bij het start van het project door VDAB bezorgd.

3. Bewijsstukken in het kader van de personeelsinzet. De promotor dient de personeelsinzet aan te tonen via een systeem van tijdsregistratie.

Bij de afrekening worden alleen reëel gemaakte kosten (kosten voor geleverde prestaties) aanvaard die toegewezen kunnen worden aan het project. Het maximale subsidiebedrag van het project wordt vastgelegd op basis van de goedgekeurde projectbegroting. De totale projectvergoeding kan nooit hoger liggen dan de in de begroting opgegeven totale subsidiabele kost. Eveneens wordt het jaarlijks maximaal te subsidiëren bedrag vastgelegd in de projectbegroting. De jaarlijkse vergoeding kan ook nooit hoger liggen dan de in de begroting opgegeven jaarlijkse subsidiabele kost. Indien de werkelijke gemaakte kosten in een bepaalde projectjaar lager zijn dan voorzien in de projectbegroting, kunnen deze middelen niet overgeheveld worden naar het volgende projectjaar.

Op basis van de bevindingen tijdens de inhoudelijke en financiële controles kan er besloten worden om de betaalde vergoedingen terug te vorderen, de laatste schijf niet (volledig) uit te betalen of een bedrag in te houden op volgende betalingen:

● wanneer bepaalde kosten niet voorkomen in de begroting en/of niet toegewezen kunnen worden aan het project.

● wanneer VDAB de promotor heeft vergoed voor acties waarvoor de vereiste en dus essentiële registraties in MLP ontbreken of foutief zijn.

● wanneer de uren van de betrokken personeelsleden besteed aan het project niet werden geregistreerd.

Bij niet-indiening van een financiële rapportering kan VDAB, na verwittiging door middel van een aangetekend schrijven (uiterlijk 20 werkdagen na de voorziene indieningsdatum), overgaan tot terugvordering van elke reeds ten onrechte gestorte steun vanuit VDAB.

8.3.EvaluatieIn het kader van de evaluatie van deze oproep wordt een onderzoek gevoerd in samenwerking met het HIVA. Met dit onderzoek wenst VDAB:

● een impactanalyse van mentoring naar werk uit te voeren. Het doel is om de impact van mentoring op korte termijn en lange termijn te meten zowel voor de mentor als mentee.

● inzicht te verkrijgen in de kritische succesfactoren/kwaliteitscriteria opdat mentoring naar werk succesvol is: wat werkt voor wie? Wat is een geschikte duurtijd voor mentoring?...

● inzicht te verkrijgen in de verhouding van mentoring naar werk ten opzichte van andere vormen van arbeidsbemiddeling en -begeleiding.

Van de promotoren wordt verwacht dat ze meewerken aan de dataverzameling voor het wetenschappelijk onderzoek door:


● deelname aan het lerend netwerk. ● een procesevaluatie op het einde van het project via bevraging door het HIVA. ● een impactmeting bij mentees en mentoren (gebeurt in principe ook via het

invullen van bevragingen).


9. Lijst bijlagenBijlage 1_Identificatie van de promotor

Bijlage 2_Inhoudelijke analyse

Bijlage 3_Begroting

Bijlage 4_Verklaring op eer DAEB de-minimissteun

Bijlage 5_Richtlijnen tot het opstellen van een partnerschapsovereenkomst


partners.vdab.be · Web viewOnderstaande tabel somt de registraties en de minimale output ifv deze...

Documents

Transcript of partners.vdab.be · Web viewOnderstaande tabel somt de registraties en de minimale output ifv deze...