pacblixembosch.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe doelstelling van het evenement is het...

ProjectplanLedenwerving PAC Blixembosch

1Projectplan Ledenwerving PAC Blixembosch

http://www.blixembosch.nl/informatie-organisatie-blixembosch

ProjectplanLedenwerving PAC Blixembosch

In opdracht van: Fontys Sporthogeschool

Door: Moniek Meulendijks 2144344Maartje Damen 2142215Bente Beckers 2169533

Projectbegeleiders: Evy van [email protected]

Coreline [email protected]

Inleverdatum: zondag 4 november 2012Uitvoerdatum: 15 november lunchbijeenkomst

27 en 28 november ledenbijeenkomst

In samenwerking met: Revalidatiecentrum BlixemboschT.a.v. PAC BlixemboschToledolaan 25629 CC Eindhoven


mailto:[email protected]


Inhoudsopgave

Inleiding 4

Hoofdstuk 1 Projectinhoud………………………………………………………..5-Paragraaf 1.1 Samenvatting van de algemene uitgangspunten en het

basisconcept vanuit het projectvoorstel 5-Paragraaf 1.2 Structuurschema 6-Paragraaf 1.3 Gedetailleerd plan 8-Paragraaf 1.4 Productie-informatie 8-Paragraaf 1.5 Sfeerschets 11

Hoofdstuk 2 Projectmarketing en- communicatie 15-Paragraaf 2.1 Marketingplan 15 -Paragraaf 2.2 Fondsenwervingplan 18-Paragraaf 2.3 Communicatieplan 18

Hoofdstuk 3 Zakelijke randvoorwaarden…………………………………..19-Paragraaf 3.1 Kwaliteit 19-Paragraaf 3.2 Organisatie 21-Paragraaf 3.3 Faciliteiten 24

3.3.1 Locatieplan 24 3.3.2 Faciliteitenplan 24 3.3.3 Juridisch/vergunningenplan 25-Paragraaf 3.4 Tijd 26-Paragraaf 3.5 Informatie 29-Paragraaf 3.6 Geld 30

Hoofdstuk 4 Risicoanalyse 31

Bijlage…………………………………………………………………………………………34- Bijlage 1 Structuurschema 34- Bijlage 2 Calamiteitenplan 35- Bijlage 3 Projectvoorstel 49


Inleiding

De doelstelling van het evenement is het uitbreiden van het PAC Blixembosch in het revalidatiecentrum te Eindhoven voor deelnemers en studenten. Het georganiseerde evenement staat dan ook in het teken van informatieverschaffing en kennismaking met het PAC, om een zo groot mogelijk aantal leden te werven.

Door middel van een informatiebijeenkomst voor de interne medewerkers van het revalidatiecentrum Blixembosch, waaronder de fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen worden verstaan, wordt er uitgelegd wat het PAC inhoudt. Dit kunnen zij weer overdragen op hun patiënten. Het tweede deel van het evenement is uitsluitend gericht op (ex) revalidanten die nog niet zelf de stap kunnen zetten om zelfstandig naar een sportvereniging te gaan. Wanneer er iemand bij het PAC aansluit wordt deze begeleid door een student van de Fontys Sporthogeschool om zelfstandig aan te kunnen sluiten bij een sportvereniging in Eindhoven.

Dit projectplan is het tweede beslisdocument en sluit aan op het vorige product, het projectvoorstel. Het projectvoorstel levert een beschrijving van de initiatieffase, hierin zijn de eerste uitgangspunten en randvoorwaarden m.b.t. het evenement uitgewerkt. In het projectvoorstel zijn de inhoudelijke uitgangspunten, projectinhoud, een plan van aanpak, projectmarketing-/communicatie, de beheersaspecten en een risicoanalyse voor het eerst in kaart gebracht. Dit projectvoorstel is goedgekeurd, waardoor de volgende fase van het project van start kan gaan.Het projectplan levert een beschrijving van deze volgende fase; de voorbereidingsfase, en heeft als doel om de plannen beschreven in het projectvoorstel te verwerken tot een gedetailleerd ontwerp van het evenement.

Zoals eerder vermeld, dient dit projectplan als tweede beslisdocument. Het projectplan dient goedgekeurd te worden, voordat de uitvoeringsfase van start kan gaan. Hierdoor hebben zowel de projectleden als de projectbegeleiders belang bij dit product.

In dit projectplan worden er onder andere plannen ontwikkeld met betrekking tot het marketing-/communicatietraject, en worden de zakelijke randvoorwaarden nogmaals uitgewerkt in de beheersaspecten, kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en tot slot het beheersaspect geld.


Hoofdstuk 1 Projectinhoud

Paragraaf 1.1 Samenvatting van de algemene uitgangspunten en het basisconcept vanuit het projectvoorstel

In het bijgevoegde projectvoorstel wordt er geschreven dat er een evenement georganiseerd gaat worden. In dit evenement moet er bereikt worden dat PAC Blixembosch uitgebreid wordt voor zowel leden/patiënten als studenten. Het project zal specifiek gericht zijn op het uitbreiden van de leden voor PAC Blixembosch, want wanneer er meer leden zijn, kunnen er ook meer studenten stage lopen bij het PAC. Verder onderzoekt de projectgroep ook of er nog meer ruimte en tijd beschikbaar is om PAC Blixembosch te vergroten. Met het project wil de projectgroep PAC Blixembosch meer naamsbekendheid geven binnen het revalidatiecentrum Blixembosch en omstreken. PAC Blixembosch wil meer naamsbekendheid omdat het nieuw is, weinig mensen weten dat het bestaat maar kunnen er veel baad bij hebben.Ten eerste moeten de werknemers van revalidatiecentrum Blixembosch op de hoogste worden gesteld. Zij zijn namelijk een belangrijke schakel om de (ex) revalidanten door te sturen. Het basisconcept bestaat dan uit een lunchbijeenkomst voor de werknemers van revalidatiecentrum Blixembosch en verschillende informatiedagen voor (ex) revalidanten.

Bijeenkomst voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen Het organiseren van een bijeenkomst voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen van revalidatiecentrum Blixembosch. Dit wordt gedaan tijdens de lunchpauze op donderdag 15 november. Er is gekozen voor een lunchbijeenkomst omdat hier de meeste genodigden aanwezig kunnen/zullen zijn. Hierbij is gekeken naar werkmomenten van de genodigden en andere activiteiten binnen revalidatiecentrum Blixembosch. Specifiek de donderdag omdat dan de meeste medewerkers aanwezig zijn in Blixembosch. Lunchpauze15 november 2012

Officiële opening(vergaderzaal)

Informatie praatje door middel van powerpoint

Vragen afsluiting

Aan het einde van de lunchbijeenkomst weten interne medewerkers wat het PAC inhoudt en wat het bijdraagt aan de integratie binnen de sport.

Informatiedagen voor (ex) revalidanten Het organiseren van informatiedagen. Dit wordt in week 48 van het jaar 2012 gedaan. Hierbij is gekozen voor een middag en een avond in de week, op een verschillende dag. Dit zodat er zoveel mogelijk (ex) revalidanten bereikt kunnen worden. Tijdens de informatie middag/avond worden de genodigden ontvangen in de vergaderzaal (recreatieruimte) in Blixembosch. Hier zal verteld worden wat PAC Blixembosch inhoud en wie hier aan meewerken. Hierna zal een rondleiding gegeven worden en kunnen de genodigden zelf beleven wat PAC Blixembosch inhoud door een beweegactiviteit mee te doen of te bekijken. Hierna zal iedereen weer terug gaan naar de vergaderruimte, waar informatie wordt gegeven hoe belangrijk beweging is en over de mogelijkheden na PAC Blixembosch. Tot slot een afsluiting met informatie voor inschrijving en wordt iedereen die aanwezig is bedankt. Wanneer er wordt gekeken naar de kritische succesfactoren wordt er gekeken naar de interne communicatie. Het is erg klantvriendelijk en houd de sfeer zo open mogelijk. Het is een goed concept omdat de genodigden die de projectleden aantrekken een ‘probleem’ hebben en dat de projectleden dit ‘op gaan lossen’. Het sluit dus erg goed bij de doelgroep aan.


Informatiemiddag in week 48:Ochtend

middag

Avond

- - - - - -Officiële opening(vergader-zaal)

Informatie over PAC Blixembosch(vergader-zaal)

Rond-leiding

Bewegen (zaal)

Informatie over bewegen en sport-vereniging(vergader-zaal)

Afsluiting+Inschrijf mogelijk-heden

- - - - - -

Informatie avond voor (ex) revalidanten in week 48Ochtendmiddag

Avond

- - - - - -- - - - - -Officiële opening(vergader zaal)


Rond-leiding

Bewegen (zaal)



Paragraaf 1.2 Structuurschema (zie verdere toelichting bijlage 1)

Voorbereidingswerk: o Mail maken voor lunchbijeenkomst o Uitnodiging maken voor (ex) revalidanteno Folder maken voor (ex) revalidanten o Posters maken voor informatiedag

Voorbereiden lunchbijeenkomst: o Zaal reserveren voor lunchbijeenkomsto Praatje voorbereiden / powerpoint makeno Beamer regelen o Mail verzenden voor lunchbijeenkomst (twee keer!) o Catering op de hoogte stellen o Studenten / vrijwilligers op de hoogte stelleno Opdrachtgever op de hoogte stellen

Lunchbijeenkomst:o Welkom praatje, voorstellen o Informatie meegeven / powerpoint presentatieo Afsluiting en vrageno Uitnodiging voor (ex) revalidanten meegeven

Voorbereiding informatiedag: o Zalen reservereno Informatie praatje over PAC Blixembosch voorbereideno Informatie over bewegen en sportverenigingen voorbereiden


o Rondleiding planneno Beweeg gedeelte verzinnen o Film maken van een deelnemer van PAC Blixembosch o Website maken (www.pacblixembosch.wordpress.com)o Catering op de hoogte stellen o Beamer regelen o Studenten / vrijwilligers op de hoogtestellen o Opdrachtgever op de hoogtestellen. o Brief maken voor inschrijving

Informatiedag: o Welkom praatje, voorstellen o Informatie geven / powerpoint presentatie o Film laten zien van deelnemer PAC Blixembosch o Rondleidingo Bewegen in zaal o Mogelijkheden om inschrijven meegeveno Afsluiting

Belevingsproces

Bij het schrijven van het projectresultaat is er rekening gehouden met het belevingsproces. Het belevingsproces bestaat uit drie verschillende fasen; de pre-exposure, de directe exposure en de post-exposure. Als er wordt gekeken naar de informatiedag van de (ex) revalidanten, speelt de pre-exposure fase zich voorafgaande aan de feitelijke deelname af. De (ex) revalidanten worden uitgenodigd door de projectgroep en door hun vertrouwde fysiotherapeut, bewegingsagoog of revalidatiearts. Ze krijgen hierbij een schriftelijke uitnodiging mee en een brochure over PAC Blixembosch. Hierdoor worden bepaalde verwachtingen gevormd. De uitstraling hierbij zal vriendelijk en open zijn doordat hun eigen ‘dokter’ in het revalidatiecentrum hun uitnodigt. De rode draad die in het belevingsproces zal lopen is dat het behulpzaam, vriendelijk en open moet zijn. De stap om te sporten is vaak groot en het moet daarom zo laagdrempelig mogelijk activiteit worden uitgestraald.

Bij de direct exposure gaat het om de feitelijke deelname aan de informatiedag. Dit wil zeggen, de emoties die de feitelijke deelname op het moment van deelname teweegbrengen, dit wordt de beleving genoemd. De projectleden beginnen de bijeenkomt met een officiële opening en hierna wordt informatie over PAC Blixembosch verstrekt. Hierin willen de projectleden een film laten zien van een deelnemer van PAC Blixembosch die hierin vertelt wat ze met het PAC heeft bereikt. Hierdoor zal de beleving ineens een stuk omhoog gaan omdat er verwacht wordt dat veel (ex) revalidanten dit persoonlijk aan zal spreken. De informatie bespreking zal hierna vervolgen en daarna de rondleiding. Hierna kunnen de (ex) revalidanten zelf gaan ervaren wat het sporten inhoudt bij het PAC. Hier zal de beleving weer omhoog gaan omdat alle genodigden weer willen gaan beginnen met bewegen, dit is dan hun eerste stap geweest. Na het bewegen zal er weer een informatiebespreking zijn over bewegen en sporten en verenigingen in de buurt. In de afsluiting zullen de projectleden iedereen uitnodigen voor een aanmeldingsgesprek.

De post-exposure is de fase na de deelname. De verwachtingen die de genodigde hadden of die ook uitgekomen zijn.Wanneer er sprake is van een open, vriendelijk en duidelijk contact en communicatie denken de projectleden dat de verwachtingen over de beleving goed over zal komen. Er


wordt dan verwacht dat de genodigde met een positief gevoel over PAC Blixembosch naar huis gaat. De projectgroep verwacht niet dat allen die gekomen zijn later ook lid zullen worden. De projectgroep streeft een aanmeldingspercentage van 90 procent na. Dit doordat alleen deelnemers zullen komen die weer willen gaan sporten en ze verwezen worden door hun fysiotherapeut, bewegingsagoog of revalidatiearts. Zie verder paragraaf 1.4 nazorg.

.

Paragraaf 1.3 Gedetailleerd planHet evenement wat aangeboden wordt heeft als doel leden te werven voor PAC Blixembosch. Hiervoor is het nodig om alle medewerkers van PAC Blixembosch op de hoogte te stellen. Dit wordt gedaan door een lunchbijeenkomst. In de lunchbijeenkomst wordt aan de medewerkers verteld wat het PAC inhoudt en dat de projectgroep een project organiseren om leden te werven voor het PAC. Hierbij wordt aan de medewerkers gevraagd of ze mee willen werken. Dit door uitnodigingen aan (ex) revalidanten mee te geven over de informatiemiddag/avond. De projectgroep maakt een uitnodiging die de medewerkers mee kunnen geven. Tijdens de informatiemiddag/avond maken de genodigden kennis met PAC Blixembosch. Op deze middag/avond zal informatie worden verstrekt en laat de projectgroep de genodigden kennis maken met gedachtes over hoe goed het PAC voor hen kan zijn. Vervolgens heeft het evenement als doel dat de genodigden zich aanmelden bij het PAC Blixembosch.

Paragraaf 1.4 Productie-informatieIn het projectvoorstel zijn product-markt combinaties geschreven die uitgevoerd moeten worden voor de lunchbijeenkomst en informatiemiddag/avond:

Mail voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen in Blixembosch. Er dient een mail te komen voor de werknemers van Blixembosch. In deze mail moet staan: wie het organiseert en waarom, wat het plan is, dat het een lunchbijeenkomst is, welke datum en welke tijd, dat het op prijs wordt gesteld dat iedereen aanwezig is etc. Deze mail zal twee maal verzonden worden, 1 maal als herinnering.

Uitnodiging voor (ex) revalidanten Er dient een uitnodiging gemaakt te worden voor de (ex) revalidanten voor de informatiemiddag/avond. Bij deze uitnodiging wordt een folder meegeven over PAC Blixembosch. In de uitnodiging dient te staan: Wie het organiseert en waarom, wat het idee is, welke datums en welke tijden, dat iedereen welkom is en iedereen zal sporten op zijn eigen niveau en een samenvatting van het programma.

Folder voor (ex) revalidantenEr dient een folder gemaakt te worden met de volledige uitleg wat PAC Blixembosch inhoud. Deze folder komt voor in het revalidatiecentrum te liggen bij andere folders en worden meegegeven bij de uitnodigingen.

Deelnemerslijst voor informatiemiddag/avondEr dient een deelnemerslijst gemaakt te worden om alle deelnemers die aanwezig zijn op te schrijven. Op deze lijst moet: Naam, telefoonnummer en interesse in het PAC ja/nee staan. Met deze lijst kunnen mensen gebeld worden die zelf geen contact opnemen maar die wel interesse hebben.


LunchbijeenkomstEr dient een lunchbijeenkomst georganiseerd te worden om informatie te verschaffen over PAC Blixembosch aan medewerkers van revalidatiecentrum Blixembosch. In deze lunchbijeenkomst moet ook duidelijk worden dat de werknemers hun patiënten kunnen doorsturen naar het PAC, waar hun begeleiding stopt, gaat het PAC verder. - Aankleding: De aankleding van de vergaderzaal zal zakelijk zijn. De

projectgroep doet nette kleding aan zoals zwarte colbert. De zaal moet zo ingedeeld worden dat alle stoelen in rijen achter elkaar staan en gericht naar de beamer.

Korte mail sturen naar werknemers BlixemboschEr dient een mail gemaakt te worden om te vragen na hoe de (ex) revalidanten op de uitnodiging en de folder reageren. Hieruit kan een verwachting komen voor het aantal bezoekers.

Informatieavond/middag Er dient een informatiedag/middag georganiseerd te worden in week 48, voor (ex) revalidanten met als doel leden te werven voor PAC Blixembosch.In deze informatiedag/avond moet duidelijk verwoord worden:

- Opening: Tijdens de opening zullen de genodigde welkom geheten worden. Hierna zal verteld worden wie de projectgroep is en waarom dit georganiseerd wordt.

- Presentatie PAC: Voor de presentatie wordt een PowerPoint gemaakt waarin wordt verteld wat het PAC is, waar het voor staat en wat het doel is van het PAC, zaal, zwembad, fitness, buitenactiviteiten. In de presentatie zal een film zitten van de deelnemers die al bij het PAC zitten die vertellen wat ze van het PAC vinden. Deze video wordt maandag 12 november opgenomen tijdens de lessen van het PAC.

- Presentatie beweging: Dit zal een gevolg worden van de PowerPoint van presentatie PAC. Hierin zal worden verteld hoe belangrijk beweging is en wat er naar het PAC allemaal mogelijk is.

- Afsluiting: De afsluiting zit nog bij de PowerPoint presentatie. Hier wordt iedereen bedankt die aanwezig is en die geholpen heeft. Er gaat een lijst rond wie er allemaal aanwezig zijn (de lijst die eerder hier boven beschreven wordt). De (ex) revalidanten worden dan geholpen naar de uitgang van het revalidatiecentrum. Aankleding: Doordat we openheid en vriendelijkheid willen aanspreken zal de recreatieruimte waar de informatiedag gehouden wordt vol gehangen worden met feestelijke ballonen. Zo zal de zaal niet te zakelijk over komen maar een openlijke sfeer geven. Bij binnenkomst zullen de mensen verwelkomt worden met een kopje thee of koffie. De projectgroep zal hierin wel zorgen voor nette kleding om zo de overtuiging groter te maken.

Rondleiding in informatiemiddag/avondTijdens de informatiedag/avond is er een rondleiding. Hiervoor moet gekeken worden naar:- Waar mogen we komen- Wat is mogelijk met het aantal bezoekers- Wat laten we zien (mensen zijn al vaak in revalidatiecentrum geweest)- Wat wordt er verteld tijdens de rondleiding

Beweegprogramma in informatiemiddag/avondTijdens de informatiedag/avond wordt er een klein beeld gegeven wat het PAC inhoud. Hiervoor gaan we met de deelnemers de zaal in. Om een activiteit voor te bereiden is het nodig om te weten welke materialen aanwezig zijn.

Aanwezige facilitaire voorzieningen sportzaal:9

Projectplan Ledenwerving PAC Blixembosch

Aanwezige materialen 12 Kleine matten 6 Banken 2 Doelen 1 Dynamic tennisnet 2Wandrekken 5 Baskets 2 Korfbalbaskets 3 Dikke matten 1 Spiegel (± 2x2 meter) Massagetafel (in hoogte

verstelbaar) 2 Trampolines 1 Reutherplank

1 Zachte rol (voor valtraining)

6 Kleine pionnen 8 Grote pionnen

Dynamic tennisballen Dynamic tennisrackets Kleine ringen Pittenzakjes Lintjes Kegels IJshockeysticks Nordic Walking stokken Knots (voor tamponbal) 2 Dobbelstenen (normale

en 12 hoekige dobbelsteen)

Darts Plastic bekers

Tafeltennisbadjes Tafeltennisballen Tafeltennistafels Streethockeysticks Streethockeyballen Tafeltennisnetten Dumbells (1 en 2 kg) Honkballen Zachte tennisballen Diverse ballen Volleybalnetten Volleybalpalen Touwen (voor te klimmen) Honkbalhandschoenen Grote kegels Balansplatform Oefenputter (golf) Plastic tennisrackets Frisbees (hard en zacht) Dynamic tennisrackets Tennisrackets Badmintonshuttles Badmintonrackets Badmintonnet Enkele strandballen Basketballen Zachte voetballen Zaalvoetbalballen Volleyballen Harde ballen Zachte ballen Enkele handballen Medicijnballen (diverse

gewichten) Bal met touw 10 Hoepels Buikspiermatjes Curlingset (6 schijven +

bal) Enkele grote zachte ballen

(soort skippyballen)

Functioneringsprogramma

Om het evenement te laten functioneren wordt er een KOFTIG draaiboek gemaakt. Ieder beheersaspect van KOFTIG heeft een hoofdstuk in dit projectplan waarin beschreven staat waar aangehouden moet worden.

- Kwaliteit: In het hoofdstuk kwaliteit bevindt zich de kwaliteit van het project. Er staat beschreven aan welke eisen voldaan moeten worden om de kwaliteit te waarborgen.

- Organisatie: In het hoofdstuk organisatie staat beschreven hoe de organisatievorm is van het evenement. Hierbij is beschreven wie welke taken uitvoert en is er een vrijwilligersplan opgesteld.

- Faciliteiten: In het hoofdstuk organisatie staat het locatieplan, faciliteitenplan en juridisch plan beschreven.

- Tijd: In het hoofdstuk tijd is een tijdsplanning gemaakt via het Gantt chart model.

- Informatie: In het hoofdstuk informatie is het beheers en het bewakingssysteem beschreven m.b.t. de informatiestroom.

- Geld: In het hoofdstuk geld staat de kostenbegroting en het dekkingsplan beschreven. Zo zullen er geen geldzaken mis lopen.

- Calamiteitenplan: zie bijlage 2


Nazorgprogramma

In het nazorgprogramma zijn alle activiteiten beschreven die in de afwikkelingsfase van het evenement plaatsvinden. Bij de nazorg kan een koppeling gedaan worden naar de post-exposure fase. Door de deelnemers na afloop echt te bellen die in het formulier hebben aangegeven dat ze geïnteresseerd zijn uitnodigen voor een intake gesprek. De verwachting die ze scheppen dat ze echt geholpen worden wordt dan weer een stap groter. Hierdoor zal de gedachte die aan de bijeenkomst wordt vastgehouden positiever worden.

Activiteit Wie WanneerDeelnemerslijst controleren Maartje Damen Week 49Bekijken hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld na evenement

Bente Beckers Week 49

Deelnemers bellen die geïnteresseerd zijn.

Erwin Engelen Week 49

Draaiboek aanpassen (indien nodig)

Moniek Meulendijks Week 49

Evaluatie Maartje DamenBente BeckersMoniek Meulendijks

Week 49

Terugkoppeling opdracht gever

Maartje DamenBente BeckersMoniek Meulendijks

Week 49

Versturen van bedank mailtjes

Maartje Damen Week 48 (dag na evenement)

Paragraaf 1.5 Sfeerschets

Informatie Lunchbijeenkomst: Donderdag 15 november 2012Het onderdeel sfeer zal tijdens de lunchbijeenkomst weinig tot geen pieken en dalen hebben (zie figuur peak-end rule hieronder). De lunchbijeenkomst is om fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen te informeren. Met de uitnodiging die verzonden wordt naar de interne medewerkers, willen de projectleden de medewerkers nieuwsgierig maken. Wanneer alles in de mail wordt verteld is het niet meer nodig om naar de bijeenkomst te komen, terwijl de bijeenkomst zo belangrijk is. Hierdoor zal de sfeer tijdens de lunchbijeenkomst groeien doordat ze enthousiast worden van het project. De bijeenkomst zal in de opening en informatiespraak erg formeel zijn. Dit is ook beschreven in het projectvoorstel. Later zal dit overgaan naar informeel waar de genodigde vragen kunnen stellen.De bijeenkomst zal verder in een luchtige sfeer plaats vinden doordat er kopjes koffie/thee en de lunch wordt genuttigd tijdens de bijeenkomst.

1. De beleving zal niet erg hoog beginnen omdat de medewerkers van het revalidatiecentrum nog niet helemaal weten wat ze kunnen verwachten. Wat als positief punt wordt bekeken is dat ze al aanwezig zijn op het revalidatiecentrum (op donderdag werken de meeste mensen) en niet speciaal hiervoor naar het revalidatiecentrum moeten komen.


2. In de tijd tussen 1 en 2 zal er verteld worden wie wij zijn en waar het PAC voor staat. De projectgroep gaat er vanuit dat de werknemers hier enthousiast van worden omdat zij ook helpen aan een betere toekomst voor de (ex) revalidanten.

3. Bij nummer 3 willen we een piek bereiken omdat bij een vlakke beleving er minder blijft hangen. We spelen hier de film af van de deelnemers die al bij het PAC zitten. De deelnemers zullen enthousiast en waarderend over het PAC vertellen dat ze er veel baad bij hebben en het vooruitgang bied in het leven. Dit zal de werknemers zeker prikkelen.

4. De beleving zal hierna weer wat afnemen door informatie die wordt verteld. Bij 4 willen gaan we vertellen dat de werknemers ons kunnen helpen, dus de revalidanten. Ze kunnen hun patiënten doorsturen naar ons. De werknemers in het revalidatiecentrum werken er allemaal omdat ze mensen graag helpen.

5. Hier worden de werknemers van Blixembosch allemaal bedankt voor hun aanwezigheid en krijgen formulieren mee met informatie. De pauze die de werknemers hebben is een uur. We nemen maar een half uur van hun pauze in zodat ze hierna nog fijn kunnen pauzeren dus de bijeenkomst fijn afsluiten.


Informatie middag / avond (ex) revalidanten: week 48 Sfeer gaat samen gepaard met beleving. Als de beleving omhoog gaat, zal de sfeer ook beter worden. Hierdoor wordt er een deel verwezen naar het hoofdstuk belevingsproces.

Het pleaure pain gap model bestaat uit verschillende mate van beleving naar mate de tijd vordert van het evenement. Hierbij een uitleg van bovenstaande peak-end rule model van de informatiebijeenkomst.

1. Binnenkomst: Tijdens de binnenkomst zullen de deelnemers enthousiast zijn doordat ze nog niet precies weten wat er gaat gebeuren. Ze komen naar deze dag doordat ze enthousiast zijn gemaakt door de uitnodiging. Het probleem dat de revalidanten hebben, niet kunnen sporten, zal hier worden opgelost en is verder nog nooit een oplossing voor geweest. De deelnemers die uitgenodigd zijn zorgen zelf voor het vervoer. Bij het revalidatiecentrum ligt een bushalte en de afstand van de bushalte is gemakkelijk te overbruggen, ook voor revalidanten. Wanneer er met de auto het evenement wordt bezocht ligt er voor het gebouw een enorme parkeerplaats. Hiervoor zijn nog extra parkeerplaatsen voor gehandicapte bezoekers. Fietsen stallen voor het gebouw is aanwezig. Hierdoor zal de beleving niet snel dalen.

2. Informatiepraatje: Doordat er in het informatiepraatje veel verteld moet worden zal de aandacht een beetje verzwakken. Het is veel opletten en er komt veel informatie op de mensen af.

3. Video: Hier laten we een video zien van de deelnemers die al lid zijn van het PAC en de lessen volgen. Hierdoor wordt weer extra de aandacht getrokken en zien ze iemand in vergelijkbare situatie die het PAC goed vindt werken.

4. Informatiepraatje: Hier zal de beleving weer iets dalen doordat de mensen rustig moeten zitten en veel informatie op zich afkrijgen.

5. Rondleiding: Tijdens de rondleiding krijgen de deelnemers meteen inzicht hoe alles er uit zal zien en kunnen ze rustig rondspelen.

6. Omkleden: Het omkleden zal bij de deelnemers een diepte punt zijn. Voor de deelnemers is het omkleden vaak een obstakel en is vaak lastig.

7. Sporten: Het sporten zal het grote hoogte punt zijn van de bijeenkomst. Hier ervaren de deelnemers echt hoe het PAC zal zijn. Hier komen ze er achter of het PAC echt iets voor ze is. Tijdens het sporten zal een hoop plezier naar boven komen.


8. Praatje: Tijdens het praatje zitten de deelnemers nog vol met de indrukken van het bewegen. Het is hier vrij lastig om nu nog geconcentreerd te luisteren.

9. Afsluiting: Tijdens de afsluiting wordt verteld hoe de genodigde zich kunnen aanmelden bij het PAC. Hier zal de beleving weer iets omhoog gaan omdat degenen die zich willen aanmelden deze informatie ook graag willen. Het probleem dat de (ex) revalidanten hebben kan eindelijk opgelost worden. Ze zien nu dat ze persoonlijke begeleiding kunnen krijgen in de weg terug naar om een niveau van een sportclub te behalen. De (ex) revalidanten zullen geholpen worden mee naar de uitgang. De auto zal op het parkeerterrein staan, fiets tegen het revalidatiecentrum of ze zullen een klein stukje naar de bushalte moeten lopen. Eventueel kan de auto nog precies voor de deur gereden worden dat de (ex) revalidanten helemaal niet hoeft te lopen. Zie verder paragraaf nazorg.


Hoofdstuk 2 Projectmarketing en –communicatie

Paragraaf 2.1 Marketingplan

De bijeenkomst voor de interne medewerkers wordt gebruikt als communicatiemiddel. De interne medewerkers krijgen namelijk informatie over wat het PAC inhoudt, zo kunnen zij op hun beurt de andere 2 dagdelen (een avond en een middag) onder de aandacht brengen bij (ex)revalidanten. Voor dit deel van het evenement is dus geen sprake van een marketingplan. Dit evenement is bedoeld om een ander product in de markt te zetten.

De middag en avond die georganiseerd wordt voor de (ex)revalidanten is eveneens bedoeld om revalidanten op te hoogte te brengen van wat het PAC inhoudt. Ook kunnen zij bepalen of het PAC iets kan betekenen voor hen. Na afloop, kunnen zij zich aanmelden voor het PAC. Het PAC bestaat al en doordat ledenwerving het gewenste eindresultaat(product) is van het evenement, is een marketingplan hier wel aan de orde.

Onderstaande tabel geeft een marketingmatrix weer. Hierin wordt gebruikt gemaakt van de 5 p’s. - product- prijs- plaats- promotie - personeelProductdoel-Groepen

Product Prijs Plaats Promotie Personeel

Volwassen Ex(revalidant-en)

- Informatie bijeenkomst- Doe-uur- Aanmelden(optioneel)

Gratis Revalidatie-centrumBlixembosch

- Flyers- Mond tot mond reclame- Doorver-wijzingen van fysiotherapeut en arts

- Studenten- open- vrolijk- verzorgd- toegankelijk

Doelgroep

Criteria:Leeftijd: Volwassenen 18 tot…. Geslacht: Mannen en vrouwenGeografische segmentatie: Buurt van Eindhoven/revalidatiecentrum BlixemboschPersoonlijkheid/ Levensstijl: Doorzettingsvermogen, graag willen bewegen en daar het nu van inzien, leven met of zonder rolstoel. Sportvoorkeur.

Wanneer er gekeken wordt naar de doelgroep, dan is er maar één doelgroep mogelijk en dat zijn de (ex)- revalidanten (volwassenen). Het is mogelijk dat de (ex)revalidanten in een rolstoel zitten, maar het is ook mogelijk dat de (ex)revalidanten nog kunnen lopen. Beiden kunnen wellicht terecht bij het PAC, dus iedereen is welkom op de beweegmiddag/avond. Het maakt niet uit of de (ex)revalidanten vanuit het revalidatiecentrum Blixembosch komen of vanuit andere praktijken uit de buurt. Het zou voor hen wel gemakkelijker zijn als ze in de buurt wonen van het revalidatiecentrum, want zowel het evenement als het PAC wordt gehouden in het revalidatiecentrum Blixembosch. Het is duidelijk dat de beweegmiddag en avond bedoeld is om meer leden te werven voor het PAC. Het zou handig zijn als de deelnemers al een bepaalde sportvoorkeur hebben. De projectleden kunnen dan een gericht advies geven. En wanneer ze daadwerkelijk gaan deelnemen aan het PAC, kan hier goed op ingespeeld worden. Het is uiteindelijk ook de bedoeling dat alle deelnemers aan het PAC door kunnen stromen naar een sportvereniging.


Een andere doelgroep is daardoor niet aan de orde, want zij komen niet in aanmerking voor deelname aan het PAC. Dit betekent echter niet dat er geen anderen aanwezig mogen zijn.

ProductDe inhoudelijke informatie die wordt gedeeld met de bezoekers moet duidelijkheid geven over wat het PAC inhoudt en mag niet onnodig langdradig zijn. Dit realiseren de projectleden door in te spelen op zowel de mogelijkheden voor mensen die aan een rolstoel verbonden zijn, maar ook voor de bezoekers die zich zonder rolstoel kunnen verplaatsen. Ook moeten er verschillende sportmogelijkheden aan de orde komen. Daar is ook het doe-uur voor. Het doe-uur moet een veilig karakter uitstralen. Dit realiseren de projectleden door voor zover mogelijk de bezoekers 1 op 1 te begeleiden, veel te stimuleren en zelf rust uit te stralen, zodat de omgeving uitnodigt tot bewegen. De bezoekers moeten er een prettig gevoel aan overhouden. Uiteindelijk zal dit ook voor een deel bepalen of de bezoekers daadwerkelijk willen deelnemen aan het PAC. De bezoekers moeten vertrouwen hebben in de begeleiding die zij krijgen van de projectleden. De projectleden zullen tijdens het doe-uur dan ook niet de grenzen opzoeken van de bezoekers, maar op een niveau bewegen, waar de mensen zich prettig bij voelen.De informatie moet op een enthousiaste en vriendelijke manier worden gebracht (zie personeel). Ook moeten er aan het begin en na afloop, mogelijkheden zijn tot het stellen van vragen. Hier wordt ook tijd voor ingepland.Wanneer de bezoekers denken dat ze in aanmerking komen voor het PAC dan moet er na afloop van het evenement een mogelijkheid zijn om aan te melden.

PrijsHet evenement is gratis. Het wil een open uitstraling weergeven, om een zo groot mogelijke opkomst te bewerkstelligen. De drempel om te gaan bewegen is voor ex(revalidanten) vaak al hoog. Veel bezoekers voelen zich onzeker over hun lijf, of zijn bang dat ze op een niveau moeten sporten wat ze (nog) niet aankunnen. Door het evenement gratis te maken, wordt deze drempel om naar het evenement toe te komen al weggenomen. Zeker omdat de bezoekers niet precies weten wat hen te wachten staat, is het onrealistisch om een vergoeding te vragen. Mensen betalen namelijk niet graag voor iets, als ze niet weten wat ze eraan hebben. Ook is het onnodig om de bezoekers tegen betaling te laten deelnemen, omdat er voor het evenement bijv. geen onderhoudskosten en andere kosten gemaakt worden. Het evenement is ook niet gebaseerd op winst maken enz. Dit kan de projectgroep onder andere realiseren, doordat wij al iedere maandag werkzaam zijn binnen het PAC, waardoor ruimtes en andere voorzieningen gebruikt mogen worden zonder dat hier kosten aan verbonden zijn.

PlaatsHet PAC is een onderdeel binnen het revalidatiecentrum Blixembosch. Het evenement is gebaseerd op ledenwerving voor dit PAC. Het wordt daardoor min of meer vanzelfsprekend om het evenement daar te laten plaatsvinden. Veel bezoekers die geworven gaan worden, zullen bekend worden met het PAC, doordat fysiotherapeuten en andere interne medewerkers hen doorverwijzen naar de bijeenkomsten. Dit betekent dat de (ex)revalidanten al bekend zijn met het revalidatiecentrum. Dit zorgt op voorhand voor een stukje vertrouwen, ze weten welke voorzieningen er zijn en wat deze voor hen kunnen betekenen, waardoor de bezoekers misschien sneller geneigd zijn om naar de bijeenkomst te komen. Ook is het zo, dat deze mensen weten waar het revalidatiecentrum zich bevindt. Als er gekeken wordt naar een stukje bereikbaarheid, dan is het vrijwel zeker dat het revalidatiecentrum ook bereikbaar is op de beweegmiddag/avond. Of men tijd heeft is echter een ander verhaal. De ruimtes die gebruikt worden, de gymzaal en de recreatieruimte, zijn toegankelijk voor zowel mensen met een rolstoel als zonder rolstoel. Tevens is dit het geval voor heel het revalidatiecentrum. Alles ligt voorhanden, wat doorgaans door velen prettig gevonden wordt. Dit is dus zeker een toegevoegde waarde!

Promotie


Voor aanvang van de beweegmiddag/avond, wordt er een bijeenkomst georganiseerd voor interne medewerkers. Hierdoor krijgen de fysiotherapeuten, revalidatieartsen en bewegingsagogen een duidelijk beeld van het PAC inhoudt. Vervolgens krijgen deze interne medewerkers flyers mee. Deze kunnen zij uitdelen aan patiënten wanneer ze denken dat hij/zij eventueel in aanmerking komt voor het PAC. Deze flyer geeft informatie over het PAC en bijgevoegd een uitnodiging voor de beweegmiddag/avond. De bijeenkomst voor de interne medewerkers vindt op 15 november plaats. Een kleine 2 weken voor het evenement plaats vindt. Het is zeer belangrijk om de interne medewerkers bij het evenement/werving te betrekken. Zij staan immers het dichtste bij de doelgroep die de projectleden aan willen spreken. Dit maakt de informatiebijeenkomst voor de medewerkers ook weel belangrijk. Want als zij niet weten wat het PAC inhoudt, dan kunnen zij dit ook niet overdragen op de revalidanten. Daarbij hebben de medewerkers ook de grootste en de meest directe invloed op de revalidanten. In deze tijd zal ook de projectgroep en andere studenten ervoor zorgen dat het evenement onder de aandacht komt bij (ex)revalidanten. Dit realiseren ze door flyers uit te delen bij de ingang. Ook sporen de projectleden hun eigen deelnemers aan om het PAC onder de aandacht te brengen bij anderen revalidanten. Dit heeft ook een toegevoegde waarde, doordat de deelnemers van het PAC precies weten wat er mogelijk is voor een deelnemer, kunnen zij dit met enthousiasme overbrengen, waardoor ze anderen weer kunnen overhalen om naar de bijeenkomsten te komen.

PersoneelHet evenement zal door de projectleden uitgevoerd worden. De presentatie wordt gegeven door de projectleden. Met betrekking tot de doelgroep is dit zeer handig. De projectleden begeleiden doorgaans al volwassen (ex) revalidanten bij het PAC. Zij weten dus precies wat de bezoekers kunnen verwachten en hoe zij om moeten gaan met de verschillende beperkingen van de mensen. De informatie wordt hierop afgestemd. Het zal daardoor voor de projectleden gemakkelijk zijn om de informatie over te brengen. Het is van belang dat de projectleden laten zien waar ze voor staan, een open houding is noodzakelijk, de bezoekers moeten immers het idee krijgen dat ze welkom zijn. Dit realiseren de projectleden door contact te zoeken met de (ex)revalidanten. Bij binnenkomst worden de bezoekers al aangesproken en worden er informele praatjes gemaakt. De projectleden zullen veel plezier uitstralen, glimlachen enz. Vanzelfsprekend moeten de projectleden er verzorgd uitzien. De projectleden zijn herkenbaar aan het Fontys tenue.In relatie met de bezoekers is er nog een belangrijk punt waardoor het evenement uitgevoerd wordt door de projectleden. De projectleden zijn allemaal studenten. En binnen het PAC worden de deelnemers begeleid door studenten. Het is belangrijk dat de bezoekers vertrouwen krijgen in deze studenten. Dit wordt onder andere gerealiseerd door de kennisoverdracht (laten zien dat studenten ook weten waar ze het over hebben) en door op een enthousiaste manier in te spelen op de behoeftes van iedere bezoeker door ze (voor zover mogelijk) individueel te begeleiden tijdens het doe-uur.

Paragraaf 2.2 Fondsenwervingplan

Er is binnen het project geen sprake van een fondsenwervingplan. Het evenement vindt plaats binnen het revalidatiecentrum Blixembosch. Doordat het PAC al bestaat, en de projectleden iedere maandag werkzaam zijn in het revalidatiecentrum, kunnen de


projectleden na overleg, toegang krijgen tot de ruimtes die op dat moment beschikbaar zijn. Deze ruimtes hoeven alleen gereserveerd te worden. Er zijn geen kosten aan verbonden.

Paragraaf 2.3 Communicatie plan

Communicatie-Doelgroepen

Commun.Doelstelling

Commun.Boodschap

Commun.Middel

Stijl enToon

Afzender Feedback-mogelijkheden

Projectgroep Goede samenwerking

Alles moet worden overlegd

Direct marketing en persoonlijke benadering

Informeel Individueel Email,Telefoon

Evy van Boxtel Op de hoogte houden ontwikkelingen

Alles ontwikke-lingen benoemen


Informeel/zakelijk

Projectleider Email,Telefoon

Externe Fysiotherapeuten

Informeren Informatie geven over het project

Reclame, PR, direct marketing en persoonlijke benadering

Formeel / zakelijk

Projectleider en Moeder-organisatie

Antwoordkaart

Charif Reserveren van benodigdheden

Informatie geven over de verschillen-de data’s en benodigd-heden


Formeel Projectleider en Moeder-organisatie

Antwoordkaart

Interne medewerkers

Informeren Informatie geven over het project en de inhouden van het PAC


Formeel / zakelijk


Email,Telefoon

Ex-revalidanten Informeren Informatie geven over het project en de inhouden van het PAC


Formeel / begripvol


Antwoordkaart

Hierboven ziet u de communicatiematrix van het project. Hierbij is rekening gehouden met de planning van het project. Dat wil zeggen dat de projectleden veel gebruik maken van mond tot mond reclame en via de verscheidene media, zoals internet, email en telefoon. Dit naar aanleiding van het tijdsbestek dat de projectgroep heeft voor het project. Dit tijdsbestek is erg kort en via deze media wordt veel gecommuniceerd en iedereen is daardoor ook gemakkelijk bereikbaar.

Hoofdstuk 3 Zakelijke randvoorwaarden18


Paragraaf 3.1 Kwaliteit

Het begrip kwaliteit geeft weer in welke mate iets goed of slecht is. In het projectvoorstel is over de kwaliteit van het project al geschreven, in de tabel hieronder vindt u een aangepast versie hiervan. De prestatie- indicatoren die de projectleden gebruiken is een lijst van wie er allemaal is gekomen op het evenement, hierna kan bepaald worden hoeveel procent zich heeft ingeschreven van het aantal dat aanwezig is geweest. Het project zal ook in verschillende tussentijdse inlevermomenten bekeken worden en worden voorzien van feedback.

Begrip Kwaliteitscriteria kwaliteitsbewaking Verantwoording keuzes

Dienst:Lunchbijeenkomst

De lunchbijeenkomst is duidelijk, concreet en vriendelijk.

- Tijdens de lunchbijeenkomst wordt duidelijk dat we samen werken aan het zelfde doel.

- Tijdens de lunchbijeenkomst is er veel communicatie.

- De aankleding van de ruimte moet zakelijk zijn, stoelen in rijtjes netjes voor de beamer. Projectgroep kleed zich netjes.

- Alle werknemers van PAC Blixembosch goed op de hoogte stellen van de informatiebijeenkomst.

De werknemers van revalidatiecentrum Blixembosch hebben weinig tot geen informatie van het PAC.We willen duidelijk maken dat we geen concurrent zijn en dat we elkaar kunnen helpen. Hierdoor zal vriendelijkheid en openheid een rol spelen.

De werknemers van het PAC moeten precies weten waar het evenement over gaat. Zo worden er geen dingen fout gecommuniceerd en kunnen hun geinteresseerd

Dienst:Informatiedag

De informatiedag zorgt ervoor dat (ex) revalidanten zich aanmelden bij PAC Blixembosch

- Uitnodigingen meegeven via werknemers

- Sfeer persoonlijk en vertrouwd door in revalidatiecentrum blixembosch.

- Open en persoonlijk communiceren

- Vrijwilligers goed informeren zodat wanneer deelnemers vragen stellen ze deze kunnen beantwoorden.

We laten uitnodigingen meegeven door de medewerkers van Blixembosch omdat zij vertrouwd zijn bij de genodigden. Hierdoor worden er meer deelnemers verwacht.Tijdens de informatiedag willen we de sfeer persoonlijk en vertrouwd houden, dit doordat evenement plaats vind in Blixembosch.Door open en persoonlijk te communiceren met


de deelnemers door praatjes te maken gaat het projectplan er vanuit dat er meer mensen zich aanmelden. Voor deze groep is het al een grote stap, door persoonlijk te communiceren zijn ze gemakkelijk over te halen.

Werknemers Blixembosch

Het wordt voor de werknemers van Blixembosch duidelijk wat het PAC inhoud.

Er komt een goede communicatie tussen de werknemers van het revalidatiecentrum en het PAC.

- De werknemers krijgen een uitgebreide bijeenkomst met uitleg wat het PAC inhoud. Hierbij kunnen ook vragen gesteld worden.

- Werknemers Blixembosch krijgen uitnodigingen mee om aan (ex) revalidanten te geven.

- Werknemers krijgen brochures mee.

Door de werknemers van revalidatiecentrum Blixembosch op de hoogte te stellen zal het PAC sneller nieuwe deelnemers krijgen en ook voor bij informatiedag. De werknemers van het revalidatiecentrum zijn nou betrokken bij de doelgroep die wij graag willen aantrekken.

Deelnemers (ex) revalidanten

De deelnemers krijgen duidelijk inzicht in het PAC Blixembosch

- Deelnemers krijgen video te zien van deelnemer die al in pac zit.

- Deelnemers krijgen brochures en inschrijfformulieren

- Deelnemers kunnen contactgegevens achter laten zodat het PAC ze kan bereiken.

Via deze weg kunnen we de deelnemers er van overtuigen dat het pac goed bij ze past.De drempel wordt voor de deelnemers verlaagd. De deelnemers kunnen de contact gegeven achterlaten zodat niet de (ex) revalidanten zelf hoeven te bellen.


Paragraaf 3.2 OrganisatieIn het organigram is duidelijk weergeven hoe de organisatie van het project eruit ziet. Het evenement wordt aangestuurd vanuit de projectgroep. Hierbij bevinden zich bovenaan de belangrijkste contacten, de contacten met Blixembosch en met Fontys sporthogeschool. De organisatie is vanaf het begin gelijk gebleven, het organigram is aangepast voor duidelijkheid en met contactpersonen.

Wat bij het organigram vermeldt mag worden is dat de projectgroep stage loopt binnen het PAC Blixembosch, hierbinnen is de communicatie sterk.

Het project heeft niet zo zeer een multiprojectorganisatie wanneer er gekeken wordt naar de gelijkenis van de evenementen. Er worden namelijk allemaal dezelfde projecten georganiseerd, waarin alleen de datum en tijd verschillen. Verder hoeft er niets aangepast te worden. Maar als er gekeken wordt naar de verschillende groepen die worden ingezet om de revalidanten te bereiken, zoals; interne medewerkers, fysiotherapeuten vanuit de omgeving Eindhoven, Wellness en Education studenten dan kan er wel worden gesproken over een multiprojectorganisatie.

De taakverdeling in de projectgroep wordt steeds netjes verdeeld in overleg. Hierbinnen valt het schrijven van de projecten en de taken die geregeld moeten worden. Jan Verberkt en Karlijn van den Hurk regelen de zaken binnen Blixembosch. Hier kan de projectgroep terecht voor vragen voor bijvoorbeeld datums en beschikbaarheid van zalen. Jan Verberkt beslist ook of het evenement gehouden mag worden binnen Blixembosch, hij moet een ‘go’ geven. De werknemers binnen Blixembosch nemen een deel van het promoten van de informatiedag over. Dit gaan ze doen door uitnodigen mee te geven aan de (ex) revalidanten. Door ze hiervan op de hoogte te stellen, is de lunchbijeenkomst nodig die de projectgroep organiseert. De leraren van de minor op de Fontys sporthogeschool voorzien de projectgroep van feedback bij de aangeleverde stukken. De projectgroep kan hier ook altijd terecht voor eventuele vragen. De leraren van de minor geven uiteindelijk ook een ‘go’ om het evenement van start te laten gaan. Evy van Boxtel is de opdrachtgever van de projectgroep en zal de projectleden aansturen waar nodig.De projectgroep loopt stage binnen PAC Blixembosch waarvan een vierdejaarsstudent Erwin Engelen de leiding heeft. Erwin heeft ook als doel om het PAC uit te breiden en neemt nu alle intakes af bij de nieuwe deelnemers. Dit zal Erwin ook doen met de nieuwe aanmeldingen na het evenement. Binnen PAC Blixembosch lopen nog een aantal studenten stage dit zijn; Bob Driessens, Anke Jansen en Roy van Noort. Dit zijn welness studenten waar de projectgroep ook altijd met vragen terecht kan. Deze studenten worden ingezet als vrijwilligers (zie vrijwilligersplan). De projectgroep maakt het projectplan. Tijdens de lunchbijeenkomst is de projectgroep aan het woord. Erwin Engelen geeft hierin aan hoe het PAC is opgezet.


Tijdens de informatiemiddag/avond is de projectgroep ook grotendeels aan het woord. Hier zal Erwin Engelen ook een deel vertellen over het opzetten van het PAC. Een deelnemer (nog te bepalen wie) zal het woord nemen om te vertellen hoe het PAC wordt ervaren. Doordat het een kleinschalig project is kan er veel zelf door de projectgroep gedaan worden. De taken van de projectgroep bevinden zich hieronder:

Taken Wie?Mail maken voor werknemers blixembosch MaartjeDeelnemerslijst maken MaartjeFilm camera meenemen/filmen MoniekProjectprogramma maken Moniek, Maartje, BenteZalen huren MoniekPowerpoint lunchbijeenkomst MoniekPowerPoint (ex) revalidanten BenteVrijwilligers regelen BenteJan en Evy op de hoogte stellen MaartjeWebsite maken MaartjeFlyer/uitnodiging (ex) revalidanten BenteRondleiding uitwerken MaartjeBeweegprogramma uitwerken MaartjeLunchbijeenkomstOntvangst MaartjeWelkomswoord Projectgroeppresentatie projectgroepafsluiting BenteInformatiemiddag/avondOntvangst ProjectgroepSociaal praatje Projectgroep, vrijwilligersWelkomstwoord MaartjePresentatie ProjectgroepInteractie ProjectgroepKoffie/thee VrijwilligersRondleiding MoniekBewegingsactiviteit Projectgroep,vrijwilligersAfsluiting Bente

Vrijwilligersplan

Vrijwilligers zijn nodig om het evenement soepel en goed te laten verlopen. Er zijn vrijwilligers nodig bij de voorbereiding, uitvoering en na afloop. Het evenement is kleinschalig dus heeft niet veel vrijwilligers nodig. Hier hoeft dus geen uitgebreid plan over geschreven te worden. Om de vrijwilligers te werven wordt gebruik gemaakt van de 5B’s; Binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden en beëindigen. De vrijwilligers die wel nodig zijn:

Werknemers revalidatiecentrum Blixembosch De werknemers van het revalidatiecentrum hebben we nodig als vrijwilligers om te helpen met leden te werven. De projectgroep wil ze zo gebruiken dat ze uitnodigen gaan mee geven aan de (ex) revalidanten en erop wijzen dat ze moeten gaan bewegen en dit een oplossing is. Om der werknemers binnen te halen worden ze uitgenodigd voor een lunchbijeenkomst. Als de werknemers zich actief willen inzetten is het belangrijk om ze goed te begeleiden. Tijdens de bijeenkomst zal dus duidelijk worden verteld wat van ze


verwacht en gevraagd wordt. Hierna zullen terug koppeling mailtjes worden verstuurd met stand van zaken. Hierna is het belangrijk om de werknemers te belonen. Dit zal gedaan worden door een waardering van hun hulp te sturen. Het behouden van de mensen vraagt ook om een inspanning. Nadat het evenement is afgelopen willen we ze graag behouden voor dat ze (ex) revalidanten kunnen door sturen naar het PAC. Het evenement is dan al geweest dus hiervoor is dit niet meer nodig. Het behouden zal gedaan na het evenement. Dit door de werknemers te laten zien hoeveel mensen zich al hebben aangemeld met hun hulp en dat ze deelnemers hierna nog steeds kunnen doorsturen. Beëindigen van de samenwerking is niet nodig alleen het voorstellen van nieuwe studenten in het PAC die in januari/februari zullen komen.

Studenten / stagiaires PAC Blixembosch: Bob, Anke en RoyTijdens de informatiedag/avond zijn er mensen nodig om te helpen bij het beweeg-uur. Doordat de studenten al stage lopen bij het PAC weten zij precies wat te doen en weten zij hoe het er bij het echte PAC uit ziet. Het binnenhalen is niet erg lastig omdat we al nauw samenwerken met de studenten. De deelnemers zullen begeleid worden in wat ze moeten doen; dit is het helpen met het beweeg-uur. Tijdens hun stage mensen uit te nodigen voor het evenement. De studenten kunnen tijdens de rondleiding en informatiebesprekingen persoonlijke vragen beantwoorden van de deelnemers. Voor de studenten wordt een contract opgesteld zodat uit gegaan kan worden van aanwezigheid op de aangewezen data en tijden. De studenten worden achteraf beloont met bedankjes en een klein presentje van waardering. Er is geen toepassing van behouden en beëindigen omdat er binnen het PAC nog met ze samengewerkt moet worden.

Deelnemers PAC BlixemboschEr wordt een film gemaakt van de deelnemers over hoe het is om bij het PAC lid te zijn. Hiervoor wordt toestemming gevraagd en op diezelfde dag wordt meteen gefilmd. Hiervoor hoeft dan geen contract getekend te worden maar er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden. Bijv. dat de film alleen gebruikt wordt voor de informatiedag/avond. De deelnemer wordt dus binnengehaald door een één op één gesprekje en zal van korte duur zijn. Een kleine beloning als bedankje zal hier dan ook voldoende mee zijn. De deelnemers worden hierna ook uitgenodigd op de informatiedag/avond. De projectgroep vraagt of één van de deelnemers een praatje wil houden.

Verder heeft de projectgroep nog iemand nodig die alles kan regelen met de beamer, maar in principe, wanneer er niemand beschikbaar is, kunnen de projectleden dit ook zelf regelen.


Paragraaf 3.3 Faciliteiten

3.3.1 Locatieplan

In dit plan wordt beschreven voor welke locatie is gekozen en waarom.

Het evenement vindt plaats in het revalidatiecentrum Blixembosch te Eindhoven. Het ligt voor de hand dat het evenement hier plaatsvindt. Het PAC is namelijk een onderdeel van het revalidatiecentrum. Het eerste deel van het evenement bestaat uit een informatiebijeenkomst voor de interne medewerkers. Om een zo groot mogelijk aantal medewerkers aan te spreken, is deze locatie het meest geschikt. De locatie biedt namelijk mogelijkheden om alle medewerkers in één ruimte onder te brengen. Er zijn genoeg tafels en stoelen. Deze moeten zo worden opgesteld dat iedereen het scherm en de projectleden kan zien. Dit natuurlijk om de informatie zo goed mogelijk over te kunnen brengen op de medewerkers.Doordat alle medewerkers al naar deze locatie moeten komen voor hun werk en zij de weg al weten, is de drempel lager om de bijeenkomst bij te wonen. Naast de stoelen en tafels zijn alleen de beamer en het scherm noodzakelijk.

De beweegmiddag/avond voor de (ex)revalidanten vindt vanzelfsprekend ook plaats binnen het revalidatiecentrum Blixembosch.Zoals eerder aangegeven is het PAC een onderdeel van dit revalidatiecentrum. Doordat het evenement is bedoeld om meer leden te werven voor het PAC is dit een uitgelezen kans om de deelnemers al kennis te laten maken met het gebouw en de verschillende faciliteiten.De locatie is uitermate geschikt. De gehele locatie is toegankelijk voor rolstoelers. Er zijn genoeg sanitaire voorzieningen voor zowel gehandicapten als niet gehandicapten. Het doe-uur in de gymzaal biedt mogelijkheden om de bezoekers te laten zien op welke manieren een begeleidingsuur vormgegeven kan worden. Aansluitend bij de gymzaal bevinden zich kleedlokalen. Deze zijn ook weer geschikt voor zowel rolstoelers als niet rolstoelers.Verder wordt binnen het revalidatiecentrum de verschillende ruimtes met bordjes aangegeven, waardoor de bezoekers hun weg binnen het revalidatiecentrum kunnen vinden zonder dat een van de projectleden hen de weg wijst.De vergaderruimte waarin informatie verstrekt wordt over het PAC, beschikt over voldoende tafels en stoelen waar de bezoekers kunnen plaatsnemen. Er moet rekening gehouden worden met rolstoelers, de ruimte moet zodanig worden ingericht dat de rolstoelers zich vrij kunnen bewegen en genoeg zicht houden op het scherm en op de projectleden.

3.3.2 Facilitair plan

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de noodzakelijke facilitaire voorzieningen. Bij dit evenement worden geen kosten gemaakt. Dit doordat de projectleden al werkzaam zijn binnen het PAC waardoor iedere ruimte tot hun beschikking kan worden gesteld, zonder dat hier kosten aan verbonden zijn, mits de ruimtes op tijd gereserveerd worden. De voorwaarden voor iedere faciliteit zijn eveneens hetzelfde. Iedere ruimte, of het nou de gymzaal of de vergaderruimte is, moet voor de juiste doeleinden worden gebruikt.

- Vergaderruimte De interne medewerkers dus; alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen moeten bij de bijeenkomst in één ruimte samengebracht kunnen


worden. Er zijn genoeg stoelen en tafels. Verder is er een beamer en board nodig om de presentatie op te kunnen projecteren.Deze ruimte moet gereserveerd worden. Doordat deze ruimte binnen het revalidatiecentrum valt, zijn hier geen kosten aan verbonden. Vanzelfsprekend moet er wel zorgvuldig worden omgegaan met deze ruimte en bijbehorende inrichting daarvan.

Deze vergaderruimte zal ook worden gebruikt tijdens de beweegmiddag/avond voor de (ex)revalidanten. Ook hier geldt weer dat er geen kosten verbonden zijn bij de reservering van deze ruimte, mits deze ruimte uitsluitend gebruikt wordt voor de juiste doeleinden.

- Sanitair Er zijn genoeg sanitaire voorzieningen, voor zowel rolstoelers als niet rolstoelers. Hier kan vrijblijvend gebruik van worden gemaakt.

- Zaal en kleedkamersDe gymzaal en kleedkamers zijn toegankelijk voor mensen met een rolstoel.

Inventarisatie van benodigde facilitaire voorzieningen- garderobes- vergaderruimte (recreatieruimte)- internetverbinding- beamer- laptop- stoelen/tafels- servies- prullenbakken - toiletten (ook voor rolstoelers) - Gymzaal + bijhorende materialen - kleedkamers (met douche)

Alle benodigde faciliteiten zijn beschikbaar in het revalidatiecentrum Blixembosch.De locatie kent daarom ook geen enkele vorm van beperkingen voor de uitvoering van het evenement. De bezoekers kunnen geconfronteerd worden met andere revalidanten. Dit zouden ze als minder prettig kunnen ervaren, omdat dit misschien erg dicht bij henzelf staat. Aan de andere kant, zullen de (ex) revalidanten dit wel gewend zijn en kunnen zij, juist doordat ze zich kunnen vergelijken met elkaar, extra gestimuleerd raken om er alles aan te doen om gezond te blijven.

3.3.3 Juridisch/vergunningenplan

Welke vergunningen/goedkeuringen/rechten en andere juridische zaken zijn noodzakelijk en hoe worden deze verkregen

Het project kan uitgevoerd worden zonder dat daar vergunningen voor nodig zijn. De zaal en de vergaderruimte kunnen door de projectgroep gereserveerd worden. Toestemming wordt verkregen bij een interne medewerker. Naast deze toestemming voor reserveringen heeft de projectgroep in ieder geval ook de goedkeuring nodig van Evy van Boxtel en Jan Verberkt. Pas wanneer een product goedgekeurd wordt, kan de projectgroep door met de volgende stap.

Vanuit het gestelde juridische kader van Fontys Sporthogeschool is het toegestaan dat zowel de derde als vierdejaars studenten van de richting Education, de (ex)revalidanten begeleiden. Dit is ook toegestaan volgens de juridische kaders van het revalidatiecentrum Blixembosch.


Wanneer er tijdens het doe-uur iets gebeurd met een revalidant, dan is Evy van Boxtel de hoofdverantwoordelijke. Zij begeleidt de projectgroep, wanneer er met de revalidanten gewerkt wordt.

Paragraaf 3.4 Tijd

Overall tijdsplanning in Gantt chart

Hier vind u een tijdsplanning via het Gantt Chart model. De tijdsindeling is gemaakt via weken. Binnen 16 weken moet het project van ook bedacht, uitgevoerd en afgesloten worden. De eerste week die aangeven is in het model is de week van 10 september 2012. In deze week is het eerste overleg geweest over het project. Het project moet ingeleverd zijn in de week van 17 december 2012. In de tijdsplanning is te zien in welke week er wordt gestart en in welke week het deel af moet zijn.

TijdsplanningNaam van het project : InformatiebijeenkomstNaam van opdrachtgever : Evy van BoxtelStart project : september 2012Oplevering/opening/première : november 2012

1. voorbereidingsfase2. Bespreking opdracht

3. brainstormen 4. Afspraken regelen met plaats en tijd

5. Projectvoorstel inleveren6. projectvoorstel nagekeken

7. Maken mails en uitnodigingen8. Projectplan inleveren

9. Wachten goedkeuring projectplan9. verstuur uitnodigingen

10. Project programma inleveren11. Wachten op goedkeuring projectprogramma

12. productieprogramma inleveren13. wachten op goedkeuring productieprogramma

14. Opbouw lunchbijeenkomst15. Lunchbijeenkomst

16. opbouw tot informatie middag/avond 17. Informatie middag/avond

18. nazorg 19. evaluatieverslag inleveren

20. wachten op totale beoordeling

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Begin

Zoals u ziet is er in de overall-tijdsplanning niks aangepast en blijft deze zoals in het voorstel beschreven staat. Lunchbijeenkomst


Wat? Hoe laat? Waar? Wie?Officiële opening 12.00-12.05 Vergaderzaal Projectgroep PAC

BlixemboschPresentatie 12.05-12.20 Vergaderzaal Projectgroep PAC

BlixemboschInteractie 12.20-12.30 Vergaderzaal Alle aanwezigenAfsluiting 12.30 Vergaderzaal Projectgroep PAC

Blixembosch

Informatiebijeenkomst 27 november


BlixemboschPresentatie PAC 14.05-14.20 Vergaderzaal Projectgroep PAC

BlixemboschInteractie 14.20-14.30 Vergaderzaal Alle aanwezigenRondleiding 14.30-15.00 Revalidatiecentrum Alle aanwezigenBeweegtijd 15.00-15.30 Gymzaal Alle aanwezigenPresentatie Beweging

15.30-15.50 Vergaderzaal Projectgroep PAC Blixembosch

Interactie 15.50-16.00 Vergaderzaal Alle aanwezigenAfsluiting 16.00 Vergaderzaal Projectgroep PAC

Blixembosch

Informatiebijeenkomst 28 november


BlixemboschPresentatie PAC 18.05-18.20 Vergaderzaal Projectgroep PAC

BlixemboschInteractie 18.20-18.30 Vergaderzaal Alle aanwezigenRondleiding 18.30-19.00 Revalidatiecentrum Alle aanwezigenBeweegtijd 18.00-19.30 Gymzaal Alle aanwezigenPresentatie Beweging

19.30-19.50 Vergaderzaal Projectgroep PAC Blixembosch

Interactie 19.50-20.00 Vergaderzaal Alle aanwezigenAfsluiting 20.00 Vergaderzaal Projectgroep PAC

Blixembosch

Deze tijdsplanning bevindt zich in het structuurschema (Zie bijlage 1) in de uitvoeringsfase. Echter is er ook nog een uitwerkingsfase, dit is de komende fase waarin het volgende document het productieprogramma wordt gemaakt. Dit wordt gedaan in de komende week, en ingeleverd voor 12-11-2012.

Na het evenement worden nog de volgende zaken behandeld:

Activiteit Wie WanneerDeelnemerslijst controleren Maartje Damen Week 49Bekijken hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld na evenement

Bente Beckers Week 49

Draaiboek aanpassen (indien nodig)

Moniek Meulendijks Week 49

Evaluatie Maartje Damen Week 4927


Bente BeckersMoniek Meulendijks

Terugkoppeling opdracht gever


Week 49

Versturen van bedank mailtjes

Maartje Damen Week 48 (dag na evenement)

Taken die nog moeten gebeuren voor het evenement

Activiteit Wie WanneerExterne fysiotherapeuten benaderen

Maartje Damen Week 46

Flyer maken voor reclame Bente Beckers Week 46Zalen reserveren Moniek Meulendijks Week 46Mail voor interne medewerkers maken en opsturen


Week 46

Productieprogramma en draaiboek maken


Week 46

Presentaties maken Moniek Meulendijks Week 47


Paragraaf 3.5 InformatieHieronder wordt beschreven of er wijzigingen nodig zijn in het beheers- en bewakingssysteem van de informatievoorziening en worden er eventuele wijzigingen beschreven.

Er zijn geen wijzigingen ten opzichte van de informatievoorziening. De projectleden communiceren nog steeds via de mail, telefoon en via vergaderingen. Het project dient aan een aantal eisen te voldoen en daarom zal er ook overlegd worden met de projectbegeleider Evy van Boxtel. Dit zal mondeling gebeuren, zodat eventuele vragen en opmerkingen meteen besproken kunnen worden. Het is een klein project dat geen grote informatiestroom heeft. Het is van belang dat de afspraak om regelmatig op de mail te kijken nageleefd wordt. Wanneer er opmerkingen/vragen zijn moeten deze binnen 2 dagen beantwoord zijn door de andere projectleden.


Paragraaf 3.6 GeldIn het projectvoorstel is er een eerste raming gemaakt van de projectkosten. Echter er worden bij dit evenement geen kosten gemaakt. Dit betekent dat na deze eerste raming er geen kostenbegroting en dekkingsplan hoeft worden opgesteld. Er is geen sprake van een budget. De gymzaal en vergaderruimte binnen het revalidatiecentrum zijn ter beschikking van de projectgroep, mits de ruimtes gereserveerd zijn.

Afspraken worden gemaakt met de opdrachtgever en projectbegeleider Evy van Boxtel en Jan Verberkt. Het evenement mag pas plaatsvinden wanneer zij goedkeuring geven. Wanneer er kosten gemaakt zouden worden e.d., dan worden ook deze overlegd, waarna eventuele afspraken kunnen volgen.

Er worden geen externe partijen ingezet om het evenement te laten plaatsvinden. De informatieverstrekking wordt door de projectleden en andere studenten verzorgd. Er komen dus geen sprekers of artiesten. Dit betekent dat ook hiervoor geen kosten worden gemaakt.Op de beweegmiddag kan het zijn dat een bewegingsagoog aanwezig is, maar deze is al werkzaam binnen Blixembosch en zal ook niet betaald hoeven te worden.Overigens is het evenement gratis. Bezoekers hoeven geen bijdrage te leveren. Het is immers de bedoeling dat het een vrijblijvend evenement is en toegankelijkheid uitstraalt.De kwaliteit van het evenement moet hoog zijn, waardoor er een groot aantal aanmeldingen voor het PAC kan volgen. Het grote aantal aanmelding dat zou kunnen volgen na het evenement kan als kwalitatieve opbrengst worden gezien.

Overzicht interne en externe kwalitatieve en kwantitatieve opbrengsten

Intern ExternKwalitatieve opbrengsten

-groot aantal aanmeldingen- meer stageplaatsen- goede band met interne medewerkers

- naamsbekendheid PAC

Er wordt niet samengewerkt met externe partijen.

Kwantitatieve opbrengsten

Het gehele evenement is gratis. Er zullen geen kosten en inkomsten gemaakt worden.

Hoofdstuk 4 Risicoanalyse30


Raming van projectkosten

Locatie-kosten

Primaire activiteiten

Ontwerp, advies en ondersteuning

BijkomendeKosten

Onder-steunendefaciliteiten

Publiciteit Organisatie-Kosten en onvoorziene kosten

Zaal

Vergader-ruimte

Beamer en scherm(materiaal)

N.V.T. Koffie/thee

servies

N.V.T. kopieerkosten

N.V.T.

In dit hoofdstuk zullen de mogelijke risico’s beschreven worden en daarbij de mogelijke oplossingen voor het project. Deze zijn echter ook besproken in het projectvoorstel, echter zal het nu uitgebreider zijn naar aanleiding van de volgende punten.

Gekeken naar het beleid van de stad en gemeente en de daarbij behorende wetgeving en vergunning is het project van dermate omvang dat dit niet van toepassing is. De projectleden hebben een intern project bij het revalidatiecentrum Blixembosch waarbij de projectleden toestemming moeten vragen bij dit revalidatiecentrum. Dit is dan natuurlijk ook gebeurd, er hebben verschillende overlegmomenten plaatsgevonden waarop de projectgroep haar wensen en de eisen van het revalidatiecentrum op elkaar af konden stellen. Dit is al gedaan voor het projectvoorstel, en daarom hoeft de risicoanalyse ook verder niet worden aangepast.

- Commerciële risico’s De commerciële risico’s liggen voor de projectgroep vooral in de opkomst van het evenement. Wil de projectgroep met het evenement het doel bereiken, zullen de projectleden ervoor moeten zorgen dat er op deze middagen voldoende animo is. Dit valt onder een groot risico voor het slagen van het evenement.

1. Te weinig deelnemers tijdens het evenement op 27 en 28 november.

Mogelijke oplossingen: Een echte oplossing voor het probleem is er natuurlijk niet, echter doen de projectleen er wel alles aan om dit te voorkomen. Dit doen de projectleden bijvoorbeeld door: Het informeren van bewegingsagogen, fysiotherapeuten en revalidatieartsen. Hierdoor kunnen zij ook revalidanten verwijzen naar de middag/avond. De projectgroep zorgt dat zijzelf en de wellness-studenten op verschillende momenten in de hal staan, en mensen gaan informeren over de middag/avond. Hierdoor is er veel mond-tot-mond reclame wat bij deze doelgroep goed werkt. Een andere tak waarmee de projectgroep dit wil voorkomen is door middel van het uitdelen van folders, en door de bijeenkomsten op 2 verschillende momenten te laten plaatsvinden waardoor een breed publiek aanspreekbaar is.

- Organisatorische risico’s De ruimtes blijken bezetDe ruimte blijkt te kleinDe interne medewerkers haken afEr komen veel mensen te laat, waardoor het project moet worden ingekort.

Het risico dat de ruimte te klein blijkt, is een groot risico voor het slagen voor het project. Daarom heb ik er dan ook voor gekozen om dit risico verder uit te werken.

1. Gedurende het evenement blijkt te ruimte te klein voor het aantal deelnemers.

Mogelijke oplossingen: Een mogelijke oplossing is zorgen voor het reserveren van een van de grootste ruimtes. Hiernaast kunnen wij ervoor zorgen dat er voldoende stoelen aanwezig zijn, en nog veel staanplaatsen bezit. Dit zijn de beste oplossingen om het zoveel mogelijk te voorkomen. Ook kunnen wij het evenement nog vaker uitvoeren, zodat iedereen nog de mogelijkheid heeft om vaker te komen. En als laatste zorgen dat er ook veel mond-op-mond besprekingen zijn. Zodat iedereen toch een duidelijk beeld heeft van het PAC. Hiervoor moeten wij ook na het project nog beschikbaar blijven voor vragen.

- Praktische risico’s Erg slecht weer, waardoor mensen niet willen en/of kunnen komen.Projectlid is ziek


Een deelnemer blesseert zich tijdens het uur

Het grootste risico voor ons project is dat een deelnemer zich blesseert, dit roept ook heel veel angst op bij andere deelnemers en daarom moeten we dit zien te voorkomen. En zorgen dat de behandeling van de deelnemer goed verloopt.

1. Een deelnemer blesseert zich gedurende het evenement op 27 en 28 november.

Mogelijke oplossingen:Wanneer een deelnemer zich blesseert tijdens het uur hebben alle projectleden EHBO. Deze spullen zijn dan ook aanwezig in de gymzaal. Maar het vergt ook een goed calamiteiten en veiligheidsplan. Dit omdat we natuurlijke iedere blessure dienen te voorkomen. Dit plan zal verder uitgewerkt worden in het productieprogramma.

- Technische risico’s De stroom valt uitDe apparatuur begeeft het

De technische risico’s vallen bij ons onder matig. Dit omdat wijzelf zorgen dat wij de presentatie op papier hebben, en zo toch de mensen de informatie kunnen vertellen. Die folders zijn aanwezig waar ze deze informatie ook terug kunnen lezen. En hierdoor kunnen de mensen alsnog een goede informatiebijeenkomst bijwonen.

1. De stroom valt uit gedurende het evenement op 27 en 28 november.

Mogelijke oplossingen:Wanneer de stroom uitvalt, zullen de projectleden navraag gaan doen bij de receptie, en het project echter even stil zetten. Er zijn verder geen risico’s voor de mensen die naar het project komen. Is er voldoende licht en de ruimte blijft beschikbaar, dan hoeft er niemand naar buiten. Er is natuurlijk altijd de mogelijkheid om de bijeenkomst door te laten gaan zonder stroom of apparatuur. De projectleden zorgen ervoor dat de informatie die de projectleden willen vertellen ook op papier staat, hierdoor zullen de projectleden altijd de informatie kunnen vertellen zonder of met presentatie. Zijn er dan nog mensen die behoefte aan de presentatie, dan kunnen de projectleden deze mensen om hun emailadres vragen en deze informatie doormailen.

Veiligheidsbeleid- Er is altijd een complete EHBO-koffer aanwezig- Er is een AED aanwezig in het gebouw- Er zijn gecertificeerde EHBO’ers aanwezig gedurende de activiteit- De materialen die wij gebruiken zijn goedgekeurd bij de laatste keuring door een

daarvoor gekwalificeerd bedrijf, zoals Janssen en Fritsen. En hiervan is en certificaat aanwezig.

- De projectleden hebben een opgeladen telefoon bij de hand, zodat ze elkaar in noodgevallen kunnen bereiken.

- De projectleden hebben belangrijke nummers in hun telefoon staan. (Elkaar, dienstdoende revalidatiecentrum, alarmnummer)

Een toelichting op dit beleid over hoe we het gaan realiseren, er bevindt zich al een EHBO-koffer in de gymzaal deze moet nog helemaal gecontroleerd worden. Verder is er een AED bij de ingang aanwezig, De projectleden bezitten allen een MFA certificaat.

Al deze activiteiten moeten ervoor zorgen dat de veiligheid gedurende de activiteit wordt gewaarborgd.


Bijlage 1 Structuurschema


Bijlage 2 : Calamiteitenplan

Definitie

Bedrijfs Hulpverlenings Plan van Revalidatiecentrum Blixembosch.

Doel

Op gestructureerde wijze kunnen handelen bij een calamiteit en daarbij de veiligheid van cliënten, bezoekers en medewerkers te borgen. Het op peil houden van de BHV-organisatie middels opleiding en oefening.

Soort document

Procedure

Toepassing

Bij een calamiteit waaronder Brand, bommelding

Gebruikers

Medewerkers Revalidatiecentrum Blixembosch

Verantwoordelijkheden

Hoofd BHV (Clustermanager Gebouwbeheer) is verantwoordelijk voor de inhoud van het plan

Werkwijze

De omvang van de organisatie is beschreven in de dag-avond- en nachtsituatie waarbij de taken beschreven zijn per medewerkers. Ook de wijze van alarmering en afhandeling zijn benoemd. Alles wordt ondersteund door de bijlagen.


INHOUDSOPGAVE

1. BHV-PLAN REVALIDATIECENTRUM BLIXEMBOSCH

1.1 Taken algemeen-ontruimingsleider (AOL)

1.1.1 Taken algemeen-ontruimingsleider bij bommelding

1.2 Taken BHV-ers/ontruimingsleiders (OL)

1.3 Taken Telefonist(e) / Receptionist(e)

1.4 Taken personeel

1.5 Uitgangspunten BHV-Organisatie

2. AANVULLING BHV-PLAN t.b.v. KLINIEK

2.1 Taken verpleegkundigen in dagdienst

2.2 Taken verpleegkundigen in avond- nacht- en weekenddienst

2.3 Taken Receptionist(e) in avond en weekenddienst

2.4 Taken teammanagers in avond-, nacht- en weekendsituatie

3. MEDISCHE NOODSITUATIE, REANIMATIE EN E.H.B.O.

4. ORGANISATIE- EN COMMUNICATIELIJNEN

BIJLAGEN:1. Bommeldingsformulier2. Overzicht opgeleide mensen3. Nota Medische Noodsituatie, ook op het DBS4. Plattegrond Begane Grond5. Plattegrond 1e verdieping


1. BHV-PLAN REVALIDATIECENTRUM BLIXEMBOSCH

Algemene gegevensNaam object: Regionaal revalidatiecentrum BlixemboschAdres: Toledolaan 2Gemeente: EindhovenDirecteur: V.O.M. Buitendijk

Het BHV-PLAN is aanwezig bij de hoofdentree (bij de brandmeldcentrale) en het hoofd BHV. De bereikbaarheid en telefoonnummers zijn vastgelegd in het rooster bereikbaarheid teammanager. Het rooster is voorhanden op de kliniek en bij de receptie.

Aantal revalidanten kliniek: 41 personen (24 uur)Aantal personeelsleden kliniek: 25 personen (Dagsituatie)Aantal personeelsleden kliniek: 4 personen (Avondsituatie)Aantal personeelsleden kliniek: 2 personen (Nachtsituatie)Aantal revalidanten dagopvang: 24 personen (09.00 - 15.00 uur)Aantal revalidanten polikliniek: 150 personen (09.00 - 17.00 uur)Aantal personeelsleden: 200 personen (08.00 – 17.00 uur)Schoonmaakbedrijf: 12 personen (17.30 - 19.30 uur)

Verzamelplaats bij ontruiming: Restaurant en, indien niet bereikbaar, de sportzaal.

Alarm internAlarmering middels slow whoop en via DECT-systeem. De slow-whoop is opgedeeld in drie gebieden te weten:Gebied 1 = Sport, wachtruimte fysiotherapie, gang lesruimte, personeelsgang en adl-ruimtesGebied 2 = KliniekGebied 3 = Poli, ergo, kinderen, restaurant, kantoren verdieping en LivitDe slow whoop gaat alléén af in het gebied waarin een melder geactiveerd wordt. De compartimenteringsdeuren vallen altijd door heel het gebouw dicht. Bij een brandmelding geeft het DECT-toestel een afwijkend signaal waarbij in het display is te lezen in welke zone het alarm is gemaakt. In die zone wordt middels leds boven bij de gangen en deuren aangeduid waar de melder is geactiveerd. De Algemeen ontruimingsleider (AOL) regiseert in de nabijheid van de Brandmeldcentrale (BMC) en kan zodoende specifieke informatie met de ontruimingsleiders (OL) communiceren. Dit laatste gebeurd via portofoons. De brandmelding wordt automatisch direct doorgestuurd naar de brandweer.

Locaties portofoons (4 stuks) : - 2 bij receptie waarbij 1 voor AOL of portier, - 1 op teamkamer BG kliniek, - 1 op teamkamer 1e verdieping kliniek

DECT-toesteldragers intern (540 t/m 543 of eigen DECT-toestel):--Algemeen-ontruimingsleider AOL 540 --Ontruimingsleiders (BHV-ers): OL 1 541

OL 2 542OL 3 543 of 544

De bezetting wordt middels een rooster bepaald. Bovengenoemde DECT-toesteldragers dienen uiteraard bij afwezigheid hun DECT-toestel zelf over te dragen en dit te communiceren naar de telefoniste.


1.1 TAKEN ALGEMEEN-ONTRUIMINGSLEIDER

1. Bij een brandalarm of een andere calamiteit: ga naar de telefonisteruimte- neem de AOL portofoon. Zet deze op kanaal 1 en de volumeknop aan.- trek oranje BHV-hesje aan

2. Zorg voor de beschikbaarheid van een BHV-loper (uit sleutelkastje telefonist(e) ruimte)

3. Kastzoemer uitzetten voor zover dit nog niet is uitgezet door telefonist(e). Daarna afstel sirene (slow whoop) Niet te snel, het moet goed door iedereen gehoord worden, minimaal 1 minuut laten werken.

3. Stelt u zich op de hoogte van de ernst van de calamiteit.

4. --Geef algemene leiding bij een ontruiming.--Geef specifieke informatie (display BMC) via portofoon naar een OL.--Stuur personeel naar de verzamelplaats restaurant en laat die ruimte gereedmaken.--Stuur personeel naar de sportzaal wanneer het restaurant niet bereikbaar is.

5. --Wijs één loods aan voor de brandweer en stuur hem naar de ingang van de parkeerplaats.--Wijs één persoon aan die niemand meer tot het gebouw toelaat.

6. Stel personeelsleden op bij alle (rookcompartimenterings)deuren van de zone die in alarm is, zodat naast BHV-ers en hulpverleners niemand dat gebied in kan.

7. Geef leiding aan de BHV’ers en telefoniste (telefonisch contact met de brandweer). Zet aanwezige BHV-ers (die geen dienst hebben) in, die zich gemeld hebben bij de balie.

8. Laat een beginnende brand met de in uw inrichting aanwezige handblusmiddelen blussen.LET OP! Bij een echte brand is er veel rook en dat is zeer gevaarlijk bij het inademen.

9. Laat medisch alarm geven (*11 vanaf een toestel van de balie/receptie) in geval van slachtoffers. Het medisch team kan vervolgens bepalen of de ambulancedienst gebeld moet worden (Nota Medische Noodsituatie).

10. Ontvang de hulpverlenende instanties en familieleden. Zorg ervoor dat de directie of de sectormanager en de afdeling communicatie op de hoogte zijn gesteld om de pers te woord te staan. De afdeling communicatie is te bereiken op 823 of 06-12539602

NootBij afwezigheid van een AOL is OL 1 de verantwoordelijke persoon.


1.1.1 TAKEN ALGEMEEN-ONTRUIMINGSLEIDER BIJ BOMMELDING

1. Laat de politie waarschuwen door 0 112 te bellen.

2. Roep de ontruimingsleiders en eventueel overige BHV’ers op (bellen door telefoniste).

3. Overleg met het management (RvB of sectormanager) om tot ontruiming over te gaan.

4. Instructies van de politie opvolgen.

5. Voor wat betreft de communicatie met familie en pers. zie 1.1 punt 10.


1.2 TAKEN ONTRUIMINGSLEIDERS

1. Bij het horen van de slow-whoop en/of het DECT-alarm, het constateren van een brand of een andere calamiteit: ga naar de plaats van de calamiteit, zo mogelijk met oranje hesje. Op diverse plaatsen, kruispunten of bij een brandslanghaspel hangen plattegronden met daarop de zone indeling van het gebouw. Kijk daarbij naar de cijfers. De onderverdeling A,B,C zijn alléén van toepassing voor het Medisch team.

2. Draag uw revalidant over aan een collega. Aangekomen bij de plaats van de melding stem je onderling af wie de portofoon en BHV-loper (sleutel) gaat halen bij de receptie. De andere twee richten zich op de calamiteit. Zet de portofoon op kanaal 1 en de volumeknop aan.

3. Bij een brandalarm hoort u de slow whoop en krijgt u vrijwel direct ‘BRANDALARM NOODROEP’ in het display van het DECT-toestel te lezen. Kort daarop verschijnt de specifieke info in welke zone de melder is geactiveerd. Via de rode ledlampjes boven de gangen en deuren kunt u vaststellen waar een melder is geactiveerd.

4. Geef de bijzonderheden via de portofoon door aan de AOL (plaats, aard en omvang van de brand).

5. Geef leiding aan de ontruiming in uw rookcompartiment (indien noodzakelijk). Achter de deuren van het compartiment ben je voldoende veilig aangezien de brandweer onderweg is.

6. Zorg ervoor dat iedereen uit dat compartiment naar de verzamelplaats gaat:Restaurant of, indien niet bereikbaar, de sportzaal.

7. Laat een beginnende brand met de in ons centrum aanwezige handbrandblusmiddelen blussen.

8. Laat het compartiment door enkele mensen ontruimen (vegen) en controleer of iedereen weg is.

NOOT bij 1. BHV-ers die niet volgens het rooster een taak hebben gaan bij het horen van een alarm naar de balie/receptie polikliniek en volgen instructies op van de AOL. M.u.v. de kliniek waarbij er naar eigen inzicht voldoende personeel op de afdeling moet blijven.


1.3 TAKEN TELEFONIST(E) / RECEPTIONIST(E)1.3.1. Verzorgen van een testoproep, ontvangen en registeren van de terugmelding. De

AOL is verantwoordelijk voor de bezetting die dag.

1.3.2. HOE TE HANDELEN BIJ EEN BRANDMELDING

1. Bij een brandmelding via de telefoon: druk de handbrandmelder in bij de balie of bij de BMC. Noteer de locatie, aard van de melding en zomogelijk de naam van de melder.

2. Geef de AOL de bijzonderheden door.

3. Geef via 0 233 21 64 nadere gegevens door aan de alarmcentrale van de brandweer na instructie van de algemeen-ontruimingsleider. Maak je bekend bij de brandweer als Blixembosch met OMS-nummer 221321 (identificatienummer).

4. Bij een brandmelding via de brandmeldinstallatie, draai sleutel rechtsom, zet de zoemer van de kast uit. De sirene (Slow Whoop) wordt door de AOL uitgezet)

5. Blijf op uw plaats en volg steeds de instructies op van de AOL en laat je helpen door de baliemederwerkers.

6. Bij loos alarm stelt u de alarmcentrale van de brandweer hiervan in kennis (0 233 21 64)

1.3.3. HOE TE HANDELEN BIJ EEN MONDELINGE BOMMELDING

1. Bommeldingsformulier zo volledig mogelijk invullen. De persoon proberenaan de praat te houden (zie bijlage 1).

2. Bel de AOL op. Breek in wanneer het toestel in gesprek is.

3. Wacht verdere instructies van de ontruimingsleider af.

4. Blijf op uw plaats tot u opdracht krijgt de centrale te ontruimen.

1.3.4. HOE TE HANDELEN BIJ EEN SCHRIFTELIJKE BOMMELDING

1. Als er een schriftelijke bommelding binnenkomt: altijd direct meldenbij de algemeen-ontruimingsleider, vervolgens zwijgen!

2. Het schrijven in zo min mogelijke handen laten komen. Aantekeninghouden van allen die het stuk hebben aangeraakt! Inhoud alleen aan deAOL of de directie laten lezen.

3. Noteer hoe de brief werd ontvangen: per post bezorgd, in de brievenbus (niet per post), aan iemand afgegeven, wanneer (datum/tijd), door wie ontvangen of behandeld.

4. Laat het stuk kopiëren en laat de originele brief en enveloppe doorde technische recherche en/of het Gerechtelijk Laboratorium verder onderzoeken.

1.4 TAKEN PERSONEEL


1.4.1. ALGEMEEN

Kijk in uw eigen omgeving waar de handbrandmelder en de kleine blusmiddelen zich bevinden.

De algemeen en ontruimingsleiders kunnen aan leden van het personeel opdracht geven om:1* naar één van de verzamelplaatsen te gaan en die gereed te maken om

revalidanten op te vangen;2* naar de ingang van de parkeerplaats te gaan om de brandweer naar de juiste

ingang te sturen;3* naar een aangewezen plaats te gaan en ervoor te zorgen dat niemand het gebouw

of een ander deel van het gebouw betreedt;4* zijn/haar patiënt over te nemen;5* met enkele personeelsleden ‘n compartiment te controleren (vegen) of iedereen

weg is;

1.4.2. HOE TE HANDELEN BIJ HET CONSTATEREN VAN EEN BRAND

1. Bij het constateren van een brand: druk de dichtst bijzijnde handbrandmelder in en blijf rustig.

2. Breng de door u te behandelen revalidant in veiligheid (achter een rookwerende scheiding).

3. Volg de bevelen op van de ontruimingsleider (BHV-er) en van de brandweer, indien aanwezig.

4. Schakel de elektrische apparatuur uit.

5. Sluit ramen en deuren van de ruimten.

6. Laat persoonlijke eigendommen van de revalidanten en van uzelf achter (niet gaan halen).

7. Zorg dat u bij elkaar blijft.

8. Blijf bij rookontwikkeling zo laag mogelijk bij de vloer.

9. Geef aan een ontruimingsleider door dat u uw revalidanten al dan niet in veiligheid heeft gebracht.

10. Verlaat nooit de afdeling zonder overleg met uw ontruimingsleider. Als de situatie geen overleg toelaat, gebruik dan gezond verstand, ga rustig met de revalidant naar de verzamelplaats en meldt u daar.

1.4.3. HOE TE HANDELEN BIJ HET HOREN VAN DE SLOW WHOOP

1. Hoort u het alarm en is de brand niet in uw directe omgeving, blijf dan rustig op uw plaats, breek alle onnodige telefoongesprekken af en verlaat nooit de afdeling


zonder overleg met uw ontruimingsleider. Als de situatie geen overleg toelaat loop dan buitenom en verzamel onder het luifel bij de hoofdentree en wachten op instructie van de Ontruimingsleider.

2. Verzamelplaats bij gecoördineerde ontruiming is het Restaurant en, indien niet bereikbaar, de sporthal.

3. Blijf alert. Wanneer er tot ontruiming wordt overgegaan volg dan de instructie op van de ontruimingsleider.

4. In geval van een alarm sluiten automatisch alle branddeuren op de gangen. Deze zijn handmatig nog te openen.

5. Maak geen gebruik van de liften.

6. BHV’ers melden zich aan de balie/receptie bij de algemeen-ontruimingsleider.

7. Ken je eigen werkomgeving (vluchtweg, handbrandmelders).

1.4.4. HOE TE HANDELEN BIJ EEN SCHRIFTELIJKE BOMMELDING

Zie punt 1.3.4.

1.4.5. SCHOONMAAKPERSONEEL

Het schoonmaakpersoneel wordt geïnstrueerd om bij het horen van de slow whoop (en dichtvallen deuren) direct het pand via de kortste vluchtroute te verlaten. Daarna moet men buitenom lopen en zich verzamelen onder het luifel bij de hoofdentree en wachten op een instructie van de Ontruimingsleider.

1.4.6. ACTIVITEITEN BUITEN KANTOORUREN

Degene die de activiteit leidt is verantwoordelijk voor de groep mensen. Hierbij zal diegene bij een alarm de mensen direct het pand via de kortste vluchtroute het pand uitloodsen. Daarna buitenom verzamelen onder het luifel bij de hoofdentree en wachten op een instructie van de Ontruimingsleider.


1.5 UITGANGSPUNTEN BHV-ORGANISATIE

1.5.1 VORM EN OMVANG

1. PolikliniekIn de polikliniek worden de functies van algemeen- en ontruimingsleiders ingevuld door een vaste groep, reeds opgeleide, BHV-ers. Deze personen rouleren volgens een vastgesteld schema. Dit houdt in dat iedereen op volgens het schema vastgestelde dagen dienst draait en dan verantwoordelijk is voor de bezetting van zijn sector van 8.00 tot 17.00 uur.

2. KliniekIn de kliniek dient 24 uur per dag een ontruimingsleider aanwezig te zijn.Omdat er altijd minimaal een verpleegkundige in de kliniek aanwezig dient te zijn en het gezien kan worden als een functiegerelateerde taak, zal het uitoefenen van de functie BHV-er standaard in het takenpakket van de verpleegkundige en verzorgende worden opgenomen.

1.5.2 OPLEIDING

In navolging van de Arbo-voorschriften zullen onderstaande herhalingscursussen en oefeningen in Blixembosch worden aangeboden. Om het certificaat van BHV-er te behouden dient minimaal 8 uur per twee jaar hiervan gevolgd te worden.

1x per jaar een herhalingsles van 2 uur over de drie hoofdtaken van een BHV-er (beginnende brand, ontruimen en communicatie). Deze dient door de BHV-er minimaal 1x per 2 jaar gevolgd te worden (= totaal verplicht 2 uur per 2 jaar).

3x per jaar in de praktijk oefenen tijdens de dagsituatie van de drie hoofdtaken (ongeveer 2 uur per oefening incl. voorbereiding en evaluatie). Deze dienen door de medewerker minimaal 3x per 2 jaar uitgevoerd te worden (= totaal verplicht 6 uur per 2 jaar).

Daarnaast worden voor de verpleegkundige in de kliniek oefeningen in zowel de avond- als de nachtsituatie aangeboden. De tijd die daaraan besteed wordt mag gecompenseerd worden met een te volgen oefening in de dagsituatie.

2x per jaar oefeningen in zowel de avond- als de nachtsituatie kliniek van ongeveer 1 uur.

Daarmee worden alle BHV’ers in staat gesteld te voldoen aan de eis om 8 uur per 2 jaar te besteden aan herhalingscursussen en oefeningen.

Het hoofd BHV is verantwoordelijk voor de verplichte registratie, te vinden op x:\janappels\documents\bhv\overzichten bhv-ers.


2.1 TAKEN VERPLEEGKUNDIGE IN DAGDIENSTMaandag t/m vrijdag van 08.00-17.00 uur.

Gelijk aan taken beschreven onder 1.2 TAKEN ONTRUIMINGSLEIDERS

2.2 TAKEN VERPLEEGKUNDIGEN IN AVOND- NACHT- en WEEKENDDIENSTMaandag t/m vrijdag van 17.00-08.00; zaterdag en zon- en feestdagen.

2.2.1. EIGEN WAARNEMING1. Bij het ontdekken van een brand, druk een handbrandmelder in en pak je

afdelingsportofoon en zet deze op kanaal 1.

2. Begin eventueel aan een gedeeltelijke ontruiming (achter de eerste rookwerende pui/deuren).

3. Op de tijden dat de portier aanwezig is (volgens bekend rooster van de servicebalie) kan de ontruimingsleider via de portofoon (kanaal 1) de portier inzetten.

3. Blus een beginnende brand met het in het gebouw aanwezige blusmiddel (brandslang).

4. Blijf ter beschikking van de hulpverlenende instanties (brandweer, politie, GGD).

5. Stel vast of je (schoonmaak)personeel onder het luifel moet informeren en of ze het pand weer kunnen betreden

6. Informeer de relevante personen volgens de procedure ‘Bereikbaarheidsdienst bij calamiteiten’.

7. Wijs één persoon aan die toezicht houdt op de geëvacueerde revalidanten/bezoekers op de verzamelplaats.

2.2.2. VIA EEN OPROEP1. Bij een brandmelding via de Brandmeldinstallatie en het DECT-toestel: stel vast

waar de melder is geactiveerd. Is dit niet binnen of nabijheid van de kliniek ga er dan niet naar toe. De brandweer is onderweg.

2. Bevindt de zone waar alarm is gemaakt wel binnen de kliniek volg dan de stappen vanaf 2.2.1.2

2.3 TAKEN RECEPTIONIST(E) IN AVOND- en WEEKENDDIENST

1. Stel vast waar de melding is gemaakt, mede om veilig naar de balie/receptie hoofdingang te komen als je in het pand loopt.

2. Ga direct naar de balie. Neem de portofoon, zet deze aan op kanaal 1.

3. Wacht instructies af van de ontruimingsleider uit de kliniek.en zorg ervoor dat, naast de hulpdiensten, niemand het gebouw betreedt.

2.4 TAKEN TEAMLEIDERS IN AVOND-, NACHT- EN WEEKENDSITUATIEZie procedure ‘Bereikbaarheidsdienst bij calamiteiten Blixembosch’

3. MEDISCHE NOODSITUATIE, REANIMATIE en E.H.B.O.


In de map ontruimingsplan is opgenomen ‘NOTA MEDISCHE NOODSITUATIE, REANIMATIE en E.H.B.O. Revalidatiecentrum Blixembosch’ (Bijlage 3). Deze nota en dit plan vormen samen het bedrijfshulpverleningsplan.


4. ORGANISATIE- EN COMMUNICATIELIJNEN

Informatiebronnen

- Arbobesluit- Arboinformatieblad AL-10- Interne instructie Arbeidsinspectie (19-09-2003)- Bereikbaarheidsdienst bij calamiteiten Blixembosch- Nota Medische noodsituatie, reanimatie en EHBO Blixembosch

Trefwoorden

BHV, bedrijfshulpverlening, hulp, hulpverlening, alarm, nood, noodsituatie, brand, ontruiming

Beheer Functie NaamAuteur Clustermanager

GebouwbeheerJan Appels

Verifieerder Teammanager Erik VogelsVerantwoordelijke Clustermanager

GebouwbeheerJan Appels

Beheerder Secretariaat Facilitair Bedrijf Sandra van SchagenIngangsdatum 01/09/2011Vervaldatum 01/09/2013Versienummer 2

Bommeldingsformulier

Opgemaakt door: Datum: Tijdstip bommelding:

Directe ontvangst:

Blijf kalm en beleefdLuister aandachtig

Val de melder niet in de redeGa niet met de melder in discussie

Houdt de melder zo lang mogelijk aan de praat

Stel de volgende vragen:Wanneer ontploft de bom?Waar ligt de bom?Hoe ziet de bom er uit?Wat is het voor soort bom? Explosieve bom

Brandbom


Anders, nl.:Tot welke groepering behoort u?

Identificeer melder op basis van de volgende criteria:Melder is een:

Man Vrouw Kind

Geschatte leeftijd melder: _ jaar

Melder spreekt: Normaal Snel Langzaam Afgebeten Ernstig Lachend Hakkelend Lispelend Hees Schor Zwaar Licht Accent nl. : Dialect nl. : Anders, nl. :

Taal melder: Nederlands Engels Duits Frans Anders, nl.:

Achtergrondgeluiden: Praten Lachen Kinderen Muziek Verkeer Treinen Vliegtuigen Machines Andere geluiden, nl.:

AOL gewaarschuwd Nee Ja

management opgeroepen Nee Ja

Politie gewaarschuwd Nee Ja

Spreek over deze melding met niemand anders dan de door u zelf gewaarschuwde personen.

Overhandig dit meldingsformulier zo snel mogelijk aan de AOL (Algemeen ontruimingsleider)

Bijlage 3 Projectvoorstel (goedgekeurd)


ProjectvoorstelLedenwerving PAC Blixembosch

Projectvoorstel48


http://www.blixembosch.nl/informatie-organisatie-blixembosch

Ledenwerving PAC Blixembosch

In opdracht van: Fontys Sporthogeschool

Door: Moniek Meulendijks 2144344Maartje Damen 2142215Bente Beckers 2169533

Projectbegeleiders: Evy van [email protected]

Coreline [email protected]

Inleverdatum: Woensdag 10 oktoberUitvoerdatum: 15 november lunchbijeenkomst

27 en 28 november ledenbijeenkomst

In samenwerking met: Revalidatiecentrum BlixemboschT.a.v. PAC BlixemboschToledolaan 25629 CC Eindhoven

Voorwoord

Voor u ziet u het projectvoorstel geschreven door Bente Beckers, Moniek Meulendijks en Maartje Damen, allen studenten van de Fontys Sporthogeschool




die de minor Sport en bewegingsstimulatie volgen. Vanuit de minor is gevraagd om een evenement te organiseren m.b.t. ledenwerving voor het PAC Blixembosch.

In dit projectvoorstel vindt u een uitleg en voorstel van het evenement. De doelstelling van het evenement is het uitbreiden van het PAC Blixembosch in het revalidatiecentrum te Eindhoven voor deelnemers en studenten. Het PAC richt zich op (ex) revalidanten die nog niet zelf de stap kunnen zetten om zelfstandig naar een sportvereniging te gaan. Dit doordat ze niet op het niveau zitten om mee te kunnen met andere mensen binnen die sportverenigingen en het vaak ook nog spannend vinden om deze stap te maken. Wanneer er iemand bij het PAC aansluit wordt deze begeleid door een student van de Fontys Sporthogeschool om zelfstandig aan te sluiten bij een sportvereniging in Eindhoven. In de inleiding kunt u zien wat er allemaal wordt omschreven in dit projectvoorstel.

Wij wensen u veel lees plezier.

Met vriendelijke groet, Bente, Moniek en Maartje


Inhoudsopgave

Inleiding 5

Hoofdstuk 1 Inhoudelijke uitgangspunten 6-Paragraaf 1.1 Startsituatie 6-Paragraaf 1.2 Situatieanalyse 6-Paragraaf 1.3 Criteria 7-Paragraaf 1.4 Project-Positionering 8-Paragraaf 1.5 Doelgroep-analyse 9-Paragraaf 1.6 Effecten 9-Paragraaf 1.7 Projectafbakening 10

Hoofdstuk 2 Projectinhoud 11-Paragraaf 2.1 Definitie van product-marktcombinaties 11-Paragraaf 2.2 Het Basisconcept 11-Paragraaf 2.3 Sfeerschets 13

Hoofdstuk 3 Plan van aanpak 14-Paragraaf 3.1 De aanpak van het evenementenproject 14-Paragraaf 3.2 De fasering van het evenementenproject 15-Paragraaf 3.3 Breakdown-analyse 17

Hoofdstuk 4 Projectmarketing en - communicatie 19-Paragraaf 4.1 SWOT-analyse 19-Paragraaf 4.2 Communicatiestrategieën

20-Paragraaf 4.3 Krachtenveldanalyse 21

Hoofdstuk 5 Beheers-aspecten 22-Paragraaf 5.1 Kwaliteit 22-Paragraaf 5.2 Organisatie 23-Paragraaf 5.3 Faciliteiten 24-Paragraaf 5.4 Tijd 25-Paragraaf 5.5 Informatie 26-Paragraaf 5.6 Geld 26

Hoofdstuk 6 Risicoanalyse 27

Bijlage Samenwerkingscontract 29

Inleiding51


In studiejaar 2009-2010 is door Ben van de Brand (sectormanager Revalidatiecentrum Blixembosch) en Ronald Klomp (adjunct-directeur Fontys Sporthogeschool) de intentie uitgesproken om te onderzoeken op welke wijze de twee organisaties in de toekomst kunnen gaan samenwerken. Hieruit zijn twee acties ondernomen, te weten het vastleggen en invullen van leerwerkplekken voor studenten van Fontys Sporthogeschool bij de afdeling Bewegingsagogie/Sportcentrum Blixembosch en het onderzoeken van mogelijkheden om een Physical Activity Centre op te starten, naar voorbeeld van het bestaande Physical Activity Centre te Sittard. In het studiejaar 2010-2011 is hiervoor een eerste aanzet gedaan door studenten van de Fontys Sporthogeschool. De pilot is goed verlopen en in studiejaar 2012-2013 is er gestart met het PAC Blixembosch met een klein aantal studenten en (ex) revalidanten.

Dit projectplan is bedoeld om de concrete plannen van Blixembosch uit te breiden voor de (ex) revalidanten en studenten. Dit door middel van ledenwerving en het onderzoeken van uitbreidingsmogelijkheden. De uitbreiding zal er voor zorgen dat er meer studenten kunnen werken binnen Blixembosch en meer (ex) revalidanten individueel begeleid kunnen worden.

In dit product wordt duidelijk hoe de ledenwerving zal plaats vinden en zal een onderzoek laten zien hoe er meer studenten bij PAC Blixembosch kunnen werken. Het gehele product is beschreven volgens het boek Projectmanagement (Verhaar, 2010).

De informatie die verder is gebruikt bij het maken van het product is afkomstig van opdrachtgevers Evy van Boxtel en Coreline Haasakker leerkrachten van de Fontys Sporthogeschool. Tevens is er gebruikt gemaakt van bestaande documenten van Blixembosch en Fontys Sporthogeschool, zoals het draaiboek van de pilot van PAC Blixembosch.


Hoofdstuk 1 Inhoudelijke uitgangspunten

Paragraaf 1.1 Startsituatie

In opdracht van Fontys Sporthogeschool PAC Blixembosch wil de projectgroep door middel van het organiseren van Beweegmiddagen en het onderzoeken naar uitbreidingsmogelijkheden, het PAC Blixembosch uitbreiden.

Het gaat om een compositieproject, en is dus opgebouwd uit bestaande componenten. Bij het project is het bestaande PAC wat voor ons de belangrijkste component is. En de taak voor de projectgroep is het uitbreiden van deze compositie.

Hiernaast is het een project wat duidelijk gericht is op een inhoudelijke doelstelling, en hiermee is het dus een ideëel project. De inhoudelijke doelstelling van het PAC is het begeleiden van (ex-) revalidanten naar een passende sportvereniging. Hiernaast is er nog een doelstelling voor het creëren van opleidingsplaatsen voor eigen studenten van de Fontys Sporthogeschool zodat zij hier stage kunnen lopen.

Paragraaf 1.2 Situatieanalyse

Naar aanleiding van de pilot die is gedraaid afgelopen jaar, is het PAC Blixembosch dit jaar officieel begonnen. Er zijn meer deelnemers nodig om het PAC draaiende te houden en om te komen tot een uitbreiding van het PAC. Dit zodat er meer studenten geplaatst kunnen worden voor een stage. Vorig jaar is er al onderzoek gedaan door andere studenten, onder andere welke doelgroep haalbaar is en enkele andere mogelijkheden zijn al onderzocht. Verder heeft de vorige groep folders gecreëerd die de projectgroep erg goed kunnen gebruiken. Deze documenten zijn ook beschikbaar voor de projectleden, zodat de projectgroep hierop door kan gaan.

De organisatorische vormgeving ziet er als volgt uit. Het PAC Blixembosch is gevestigd in het revalidatiecentrum, en wil het proces begeleiden van de revalidanten na de revalidatie. Dit zodat de revalidanten op een juiste manier kunnen instromen bij een sportvereniging, of binnen het sportcentrum Blixembosch. Het PAC wordt geleid door een docent van Fontys Sporthogeschool en een 4e jaars student Welness. Deze hebben de leiding over verschillende studenten van de Fontys Sporthogeschool, dit kunnen studenten zijn die de minor Sport en Bewegingseducatie Health doen, maar ook studenten Welness. Hierbij is een positieve bijkomstigheid dat deze studenten andere achtergronden hebben, en hierdoor op medisch en vakdidactisch gebied elkaar goed kunnen helpen en aanvullen. Hierdoor is er een sterke samenwerking tussen de studenten.De projectgroep bestaat echter alleen uit de minor-studenten;Maartje Damen (Aanspreekpunt)Bente BeckersMoniek Meulendijks

Het PAC Blixembosch heeft verschillende relaties, zo is er al eerder door Fontys een PAC in Sittard en in Eindhoven bij de beweegwinkel opgezet. Echter hoeft het project verder geen bijdrage te leveren aan een hoger doel, wel moet het project ervoor zorgen zoals eerder gezegd dat er meerdere stageplaatsen kunnen worden gecreëerd.

- Een korte samenvatting van het project


Wat? Beweegmiddag/avond + lunchbijeenkomst interne medewerkers

Waar? Revalidatiecentrum BlixemboschToledolaan 25629 CC Eindhoven

Wanneer? 15 november lunchbijeenkomst27 en 28 november ledenbijeenkomst

Waarom? Voor ledenwerving en uitbreiding van het PAC, zodat er meer stageplaatsen ontstaan voor Fontys Sporthogeschool.

Wie? (Ex-) Revalidanten

Hoe? Door middel van het organiseren van beweegmiddag/avond voor bevordering van de leden en het onderzoeken naar de mogelijkheden voor het uitbreiden van het PAC.

Paragraaf 1.3 Criteria

Doelstelling van de opdrachtgever of initiatiefnemerPAC Blixembosch uitbreiden door middel van ledenwerving en uitbreidingsmogelijkheden onderzoeken voor januari 2012. De uitbreiding moet zo worden gedaan dat er in de toekomst meer studenten stage kunnen lopen binnen het PAC Blixembosch.

Vraagstelling (of opdracht) aan opdrachtnemer of projectteam1. Op welke wijze kan een evenement worden georganiseerd om PAC Blixembosch

bekendheid te geven en leden te werven? 2. Wat zijn de mogelijkheden voor PAC Blixembosch om uit te kunnen breiden?

- Zakelijke eisen en criteria 1. Het moet plaatsvinden binnen revalidatiecentrum Blixembosch2. Het draait volledig op studenten/vrijwilligers3. Zaalhuur wordt gedekt door revalidatiecentrum

- Inhoudelijke eisen en criteria 1. Functionele eisen: te Blixembosch2. Operationele eisen: Project vindt plaats in de middagen avonduren3. Ontwerpeisen4.


Paragraaf 1.4 Projectpositionering

- Beschrijving van de Projectmissie

Het project is gebaseerd op ledenwerving van het PAC. Door de middag(en) en avond willen wij ex-revalidanten aantrekken om deel te nemen aan ons PAC.

Betekenis voor wie:- Studenten van Wellness en Education (stageplaatsen)- Ex- revalidanten: een veilige en goede mogelijkheid bieden om door middel van

individuele begeleiding door te kunnen stromen naar een vereniging of naar het sportcentrum Blixembosch

- Revalidatiecentrum Blixembosch (goede naam)

Het evenement moet ervoor zorgen dat ex-revalidanten informatie krijgen over wat het PAC inhoud, informatie verschaffen over wat gezond bewegen is en een mogelijkheid bieden om te ervaren wat het PAC doet in de sportzaal. Echter organiseert de projectgroep, 2 weken vooraf aan het evenement, een lunchbijeenkomst voor interne medewerkers binnen Blixembosch. Dit houdt in dat revalidatieartsen, fysiotherapeuten, bewegingsagogen en dergelijke worden uitgenodigd om zich bij te voegen bij de bijeenkomst. Ook zij zullen hierbij worden geïnformeerd en op de hoogte worden gesteld van het doel van PAC Blixembosch en de rol die zij kunnen vervullen.

Missie:- Het project bekend maken bij interne medewerkers, zodat zij revalidanten kunnen

doorverwijzen naar PAC Blixembosch en onze informatie middagen.- Het project maakt ex-revalidanten bewust van wat gezond bewegen is en

verschaft informatie over het PAC Blixembosch. Op een ervaringsgerichte manier laten de projectleden de ex- revalidanten kennismaken met hoe een begeleidingsuur vormgegeven wordt.

- Als gevolg van het project worden meer stageplaatsen gecreëerd voor Wellness en Education studenten.

- Beschrijving van het Projectimago

De uitstraling van het PAC Blixembosch willen de projectleden voor deze doelgroep zeker behouden binnen het project. Dit omdat dit ook een van de krachten is van het PAC Blixembosch.

Uitstraling van het project:- Laagdrempelig- Vrijblijvend- Vertrouwde omgeving- Toegankelijk

- Beschrijving van de projectlegitimering

Het evenement wordt ontwikkeld om meer bekendheid te geven aan het PAC- Blixembosch. Dit moet ervoor zorgen dat meer mensen zich aanmelden voor dit PAC.


Paragraaf 1.5 Doelgroep-analyse

De hoofddoelgroep bestaat uit volwassen ex- revalidanten. Dit kunnen zowel neuro- als niet neuro-patiënten zijn. Het maakt niet uit of de revalidanten vanuit Blixembosch komen, of vanuit andere fysiopraktijken uit de omgeving Eindhoven.

Een subdoelgroep voor het PAC zijn de interne medewerkers waaraan de projectleden een voorlichting gaan geven zodat zij revalidanten kunnen doorverwijzen naar het PAC.

- Inhoudelijke doelstellingen

- Aan het einde van de lunchbijeenkomst weten interne medewerkers wat het PAC inhoudt en wat het bijdraagt aan de integratie binnen de sport.

- Aan het einde van de projectmiddag/avond weten ex-revalidanten wat gezond bewegen inhoudt en wat het PAC Blixembosch voor hen kan betekenen.

- Om kennis te verwerven bij ex-revalidanten over gezond bewegen en het PAC Blixembosch (gewenst effect) zal hierover informatie worden verschaft. (functie)

Paragraaf 1.6 Effecten

- Gewenste effecten Een van de gewenste effecten is dat het PAC een grotere groep deelnemers krijgt, zodat iedere stagiaire 2 deelnemers kan begeleiden. Dit zal één deelnemer zijn in het eerste uur (in de zaal), en hier opvolgend een deelnemer in het zwembad.

Verder hoopt de projectgroep door een goed georganiseerd PAC, dat er ook een goed imago ontstaat voor revalidatiecentrum Blixembosch en Fontys Sporthogeschool.

Het laatste gewenste effect maar zeker niet de minste is dat er meer stageplaatsen worden gecreëerd voor de studenten van de Fontys Sporthogeschool.

- Ongewenst effect Een ongewenst effect is dat tijdens de ledenwerving zo veel deelnemers zich aanmelden, terwijl deze deelnemers dan nog niet geplaatst kunnen worden. Hierdoor kan een negatief imago ontstaan voor revalidatiecentrum Blixembosch en daarbij ook voor Fontys Sporthogeschool. Deze slechte naam kan overigens ook veroorzaakt worden door een slechte begeleiding en samenwerking door studenten, dit wil de projectgroep natuurlijk voorkomen. Verder kan het ook zo zijn dat er heel erg weinig deelnemers zich aanmelden voor het PAC Blixembosch waardoor er juist weer minder stageplaatsen ontstaan voor de studenten, en dus het tegenovergestelde wordt bereikt.

Paragraaf 1.7 Project-afbakening56


- Lengteafbakening Het project zal bestaan uit 2 middagen en een avond die in november 2012 plaats vinden. De lunchbijeenkomst vindt op 15 november plaats en de middag/avond voor de revalidanten vinden op 27 en 28 november plaats. Verder is het mogelijk, wanneer het project een succes is, de projectleider de projectleden de opdracht kan geven om het evenement nogmaals uit te voeren. Dit kan de projectgroep doen tot aan januari 2012. Na deze tijd is de huidige projectgroep niet meer verantwoordelijk voor het uitvoeren van het project.

- Breedteafbakening De projectleden onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor het uitbreiden van PAC Blixembosch, echter zijn de projectleden niet degene die deze mogelijkheden ook daadwerkelijk gaan uitvoeren. Het plan wat betrekking heeft op de ledenwerving van het PAC zal in eerste instantie wel door de projectgroep worden uitgevoerd, ook wordt het plan verder helemaal uitgewerkt door de projectleden. Dit plan laat de projectgroep dan ook achter bij het PAC, zodat ze eventueel deze middagen kunnen herhalen.


Hoofdstuk 2 Projectinhoud Paragraaf 2.1 Definitie van product-marktcombinaties

Het typen van een mail voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen met als doel om minimaal 80 procent van deze categorie, door het bezoek aan de lunchbijeenkomst te informeren over PAC Blixembosch van de accommodatie revalidatie centrum Blixembosch.

Het organiseren van een bijeenkomst voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen van revalidatiecentrum Blixembosch met als doel dat minimaal 90 procent van deze bezoekerscategorie informatie heeft over PAC Blixembosch en een deelname gaat krijgen in het werven van nieuwe leden voor PAC Blixembosch op donderdag 15 november 2012.

Het schrijven van een folder voor alle (ex) revalidanten met als doel ze uit te nodigen voor kennismakingsdagen met PAC Blixembosch in week 48 van het jaar 2012. Het organiseren van informatiedagen in week 48, voor (ex) revalidanten met als doel kennis te verschaffen over PAC Blixembosch, gezond bewegen en de bezoeker het bewegen laten beleven, dit voor leden te werven voor PAC Blixembosch.

Het onderzoeken van uitbreidingsmogelijkheden van PAC Blixembosch binnen revalidatiecentrum Blixembosch zodat er in het studiejaar 2013/2014 meer studenten kunnen worden geplaatst binnen PAC Blixembosch.

(sub) doelgroep Onderdeel of product Gewenste functie / effectFysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidanten doelgroep

Mail Ter introductie / uitnodigend

Fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidanten doelgroep

Lunchbijeenkomst Voor informatieoverdracht

Voor de hoofddoelgroep: (ex) revalidanten doelgroep

Folder Ter introductie

Voor de hoofddoelgroep: (ex) revalidanten doelgroep

Informatiedagen Naambekendheid / ledenwerving

Projectgroep uitbreidingsmogelijkheden onderzoek

Paragraaf 2.2 Het basisconcept

Met het concept wil de projectgroep binnen PAC Blixembosch het bewegen voor (ex) revalidanten meer waarde geven, dit door ze te helpen met het aanbieden van laagdrempelige activiteiten om weer terug te keren bij een sportvereniging.Het PAC heeft te weinig naamsbekendheid binnen het Revalidatiecentrum Blixembosch. PAC Blixembosch zal eerst bekend gemaakt moeten worden onder de fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen. Wanneer (ex) revalidanten uitgerevalideerd zijn en klaar zijn voor de volgende stap: zelf aan de gang met sporten, dan is PAC Blixembosch een mogelijke tussenstap. De werknemers van Blixembosch zijn daarom een goede schakel om de (ex) revalidanten door te sturen naar PAC Blixembosch.

Bijeenkomst voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen


Het organiseren van een bijeenkomst voor alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen van revalidatiecentrum Blixembosch. Dit wordt gedaan tijdens de lunchpauze op donderdag 15 november. Er is gekozen voor een lunchbijeenkomst omdat hier de meeste genodigden aanwezig kunnen/zullen zijn. Hierbij is gekeken naar werkmomenten van de genodigden en andere activiteiten binnen revalidatiecentrum Blixembosch. Specifiek de donderdag omdat dan de meeste medewerkers aanwezig zijn in Blixembosch.

Een kritische succesfactor is dat het een goed concept is, het sluit goed aan na het werk dat de fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen doen. Nadat de patiënten uitgerevalideerd zijn, is het PAC een goede stap om de (ex) revalidanten verder te begeleiden. Zij weten ook hoe belangrijk bewegen voor ze is en alle (ex) revalidanten krijgen dit dan ook mee naar huis als advies. Hierdoor is het een goed concept wat goed aansluit.

Lunchpauze15 november 2012

Officiële opening(vergaderzaal)

Informatie praatje door middel van powerpoint

Vragen afsluiting

Informatiedagen voor (ex) revalidanten

Het organiseren van informatiedagen. Dit wordt week 48 gedaan. Hierbij is gekozen voor een middag en een avond in de week, op een verschillende dag. Dit zodat er zoveel mogelijk (ex) revalidanten bereikt kunnen worden. Tijdens de informatie middag/avond worden de genodigden ontvangen in de vergaderzaal(recreatieruimte) in Blixembosch. Hier zal verteld worden wat PAC Blixembosch inhoud en wie hier aan meewerken. Hierna zal een rondleiding gegeven worden en kunnen de genodigden zelf beleven wat PAC Blixembosch inhoud door een beweegactiviteit mee te doen of te bekijken. Hierna zal iedereen weer terug gaan naar de vergaderruimte, waar informatie wordt gegeven hoe belangrijk beweging is en over de mogelijkheden na PAC Blixembosch. Tot slot een afsluiting met informatie voor inschrijving en wordt iedereen die aanwezig is bedankt. Wanneer er wordt gekeken naar de kritische succesfactoren wordt er gekeken naar de interne communicatie. Het is erg klantvriendelijk en houd de sfeer zo open mogelijk. Het is een goed concept omdat de genodigden die de projectleden aantrekken een ‘probleem’ hebben en dat de projectleden dit ‘op gaan lossen’. Het sluit dus erg goed bij de doelgroep aan.

Informatiemiddag in week 48:Ochtend

middag

Avond

- - - - - -Officiële opening(vergader-zaal)


Rond-leiding

Bewegen (zaal)



- - - - - -

Informatie avond voor (ex) revalidanten in week 48Ochtend - - - - - -


middag

Avond

- - - - - -Officiële opening(vergader zaal)


Rond-leiding

Bewegen (zaal)



Paragraaf 2.3 Sfeerschets

Informatie Lunchbijeenkomst: Donderdag 15 november 2012Het is een informatieve bijeenkomst voor de fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen. De uitnodiging zal verzonden worden per mail met een open sfeer, de projectleden willen ze nieuwsgierig maken naar PAC Blixembosch en laten zien wat de studenten doen in het revalidatiecentrum. De bijeenkomst zal in de opening en informatiespraak erg formeel zijn. De projectleden willen goed duidelijk maken waar het PAC voor staat en waarom het erg belangrijk is. Later zal dit steeds informeler worden waarin er meer interactie plaats kan vinden. De bijeenkomst zal verder in een luchtige sfeer plaats vinden. Doordat er een kopje koffie/thee genuttigd kan worden tijdens de bijeenkomst.

Informatie middag / avond (ex) revalidanten: week 48 De uitnodiging zal persoonlijk zijn en moet vertrouwd overkomen. Hiervoor is gekozen dat de fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen hierbij een grote rol spelen. Het doel is dat zij de (ex) revalidanten een uitnodiging meegeven. Hierdoor weet de projectgroep ook zeker dat de goede doelgroep aangesproken wordt. Hierbij gaat de projectgroep zelf ook nog zorgen voor mond op mond reclame zodat het vriendelijk en vertrouwd over komt op de patiënten, dit gebeurt bij de hal, bij binnenkomst in revalidatiecentrum Blixembosch. Het evenement vindt plaats in een vriendelijke en open sfeer. De (ex) revalidanten die bij PAC Blixembosch terecht komen vinden het vaak moeilijk om de stap te zetten om weer te gaan sporten. (Daarvoor komen ze overigens ook bij het PAC). De sfeer moet daarom vertrouwd zijn en de genodigden moeten vertrouwen hebben in het PAC.


Hoofdstuk 3 Plan van aanpak

Paragraaf 3.1 De aanpak van het evenementen project

Er zijn verschillende aanpakmogelijkheden om ervoor te zorgen dat het project gerealiseerd kan worden. Waarom de projectgroep kiest voor een projectmatige aanpak blijkt uit het volgende:

Het project heeft een definieerbaar begin en einde. Er wordt namelijk één lunchbijeenkomst georganiseerd op 15 november voor de fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen. Ook wordt er één middag en één avond een informatiebijeenkomst georganiseerd voor de revalidanten. De lunchbijeenkomst bestaat uit informatieverschaffing over het PAC Blixembosch. Deze informatie wordt aangeboden door de projectgroep en zal geen unieke elementen bevatten.De lunchbijeenkomst voor de fysiotherapeuten, revalidatieartsen en bewegingsagogen is een eenmalig evenement. De informatiebijeenkomst voor de revalidanten zelf, zal plaats vinden op een avond en een middag. De inhoud van de informatiebijeenkomst zal zowel in de middag en avond hetzelfde zijn. Het project is zeer resultaatgericht. Wanneer blijkt dat het evenement onvoldoende teweeg heeft gebracht, kan ervoor gekozen worden om het evenement op een soortgelijke manier te herhalen.

Doordat de projectleden zich ook richten op de revalidatieartsen, fysiotherapeuten en bewegingsagogen (dus mensen van buiten de eigen organisatie), kan het project als multidisciplinair worden beschouwd.Het hele project; de lunchbijeenkomst en de informatiemiddag/avond voor de revalidanten wordt door de projectgroep vanuit het revalidatiecentrum Blixembosch geleid. Er is ook maar één interne opdrachtgever. Doordat het hele evenement uit weinig losse elementen bestaat en wordt geleid door de projectgroep is het organisatorisch niet ingewikkeld. Dit betekent echter niet dat er geen risico’s aan verbonden zijn. Het aantal fysiotherapeuten, revalidatieartsen en bewegingsagogen dat daadwerkelijk bij de bijeenkomst aanwezig zijn, is onzeker en dus risicovol. Ook het uiteindelijke resultaat van het evenement, namelijk dat het PAC meer leden heeft geworven, hangt van het project af. De projectgroep heeft niet te maken met financiële- en tijdkaders.

Al deze kenmerken geven aan dat het evenement voldoet aan de meeste punten om het evenement projectmatig aan te pakken.

Paragraaf 3.2 De fasering van het evenementenproject61


- Start en einddatum projectproces

Startdatum projectproces: Bijeenkomst interne medewerkers: 15 november +/- 12 uur?Beweegmiddag voor revalidanten op 27 november.

Einddatum projectproces Beweegavond voor revalidanten op 28 november.


- Onderscheid in fasen

- InitiatieffaseIn de initiatieffase worden de meest fundamentele keuzes van het project gemaakt. Hierbij worden alle ideeën besproken en wordt gezamenlijk overlegd. Aan het eind van deze eerste fase weet iedereen hoe het evenement er (in grote lijnen) uit gaat zien. Ook zijn dan de inhoudelijke doelstellingen bepaald. Nu kan de voorbereidingsfase van start gaan.- VoorbereidingsfaseDe voorbereidingsfase bestaat uit het maken van het projectvoorstel. Dit voorstel dient als eerste opzet en is nodig voor het verdere verloop van het evenement. Van hieruit kan er verder worden gegaan met het maken van het projectvoorstel. Hierin worden de resultaten van de voorbereidingsfase samengevat.- UitwerkingsfaseHieronder valt het maken en uitvoeren van de actieplannen en wordt het productieprogramma opgesteld.- Uitvoeringsfase (Productiefase, functioneringsfase (evenement zelf), afbouw) Nu het productieprogramma in kaart is gebracht is de voorbereiding van het evenementenproject voltooid en is het klaar voor de uitvoering. In deze fase wordt het draaiboek uitgevoerd.- Afwikkelingsfase Aan het eind van de afwikkelingsfase is het evenement afgerond en is het project geëvalueerd middels een evaluatieverslag.

- Besluitvorming

Tijdens en na elke fase worden alle ideeën en documenten teruggekoppeld naar de opdrachtgever.Wanneer er nieuwe ideeën zijn ontstaan, worden deze na overleg met de opdrachtgever in de documenten verwerkt. Deze documenten zullen dus ook tussentijds, wanneer het nog geen geheel vormt, al aan de opdrachtgever worden voorgelegd om feedback te ontvangen. Wanneer volgens de projectgroep de documenten geheel in orde zijn, zal deze worden aangeleverd bij de opdrachtgever. Wanneer het voorstel een Go krijgt, kunnen we door naar een nieuwe fase, waarin weer nieuwe documenten aangeleverd zullen gaan worden.

- Functie van beslisdocumenten

Het projectvoorstel heeft als functie om de verwachtingen en ideeën van de projectleden op elkaar af te stemmen maar dient ook als besluitvorming door de opdrachtgever. Wanneer het document niet voldoende beoordeeld wordt, kan het project niet overgaan in een volgende fase. Deze documenten zijn dus van belang voor de projectleden maar ook voor de opdrachtgever.

- Onderscheid deelprojecten en projectonderdelen

Deelproject: Externe belanghebbendenProjectonderdelen: uitnodigingen extern

Deelproject: Bijeenkomst interne medewerkersProjectonderdelen: Uitnodigingen, recreatieruimte, catering, presentatie

Deelproject: Beweegmiddag/avond revalidantenProjectonderdelen: Uitnodigingen, Zaal, recreatieruimte, catering, presentatie

Paragraaf 3.3 Breakdown analyse


- Deelproject: Externe belanghebbenden

Uitnodigingen extern - Onderzoek naar fysiotherapeuten, klinieken in de omgeving Eindhoven, in de buurt van Blixembosch- Uitzoeken routes naar deze fysiotherapeuten enz.- Maken van een uitnodiging voor revalidanten, datum, tijd, programma informatie: als inlegvel bij de folder- Printen van folders en uitnodigingen- Aanleveren van folders + uitnodigingen bij deze fysiotherapeuten, klinieken in de buurt

- Deelproject: Bijeenkomst interne medewerkers

Uitnodigingen:- Opstellen brief; datum, tijd, programma- Versturen mail aan interne medewerkers via Carlijn, 2 weken voor aanvang + herinneringsmail 12 november- Persoonlijke benadering (door projectgroep en welness-studenten op willekeurige dagen)

Recreatieruimte:- Opvragen beschikbare tijden- Reserveren- Controle beamer en scherm- Opstelling tafels/ stoelen Catering:- navraag gratis koffie/thee- hoeveel kopjes/bordjes en van wie- wie zet klaar/ruimt op

Presentatie- Bedenken hoe lang presentatie moet/mag gaan duren- Informatie zoeken PAC - maken van film huidige deelnemers PAC - maken van presentatie- Taken verdelen, wie vertelt wat- Uitprinten van folders en uitnodigingen (al gemaakt)- Uitdelen van folders+uitnodigingen aan interne medewerkers aan einde van bijeenkomst

- Deelproject: Beweegmiddag en avond revalidanten

Uitnodigingen64


- Uitnodiging maken: als inlegvel bij folder met daarin beschreven: Programma-informatie, datum en tijd - Verstrekken van uitnodigingen bij de ingang van revalidatiecentrum Blixembosch door projectgroep en wellness studenten op willekeurige dagen en tijden

Recreatieruimte- Opvragen beschikbare tijden- Reserveren- Controle beamer en scherm- Opstelling tafels/ stoelen

Catering- navraag gratis koffie/thee- hoeveel kopjes/bordjes en van wie- wie zet klaar/ruimt op

Presentatie- Nagaan of de eerder gegeven presentatie aan de interne medewerkers gedeeltelijk of helemaal gebruikt kan worden - informatie verschaffen over gezond bewegen- maken van PPP- verdelen van taken, wie vertelt wat- printen van folders- Na afloop presentatie: uitdelen folders

Zaal- Onderzoeken beschikbare tijden- Reserveren- Mogelijke activiteiten bedenken voor de deelnemers (afhankelijk van aantal deelnemers)


Hoofdstuk 4 Projectmarketing en –communicatieParagraaf 4.1 SWOT-analyse

Om de sterke en zwakke kanten van het project en de organisatie weer te geven is er gebruik gemaakt van de SWOT-analyse.

Onderwerp van het Project: Ledenwerving PAC Blixembosch

Sterke punten:- Goede naam van het revalidatiecentrum Blixembosch, waardoor mensen goede

ervaringen hebben. - Brede kennis op het gebied van sport en bewegen. - Goede ervaringen van huidige leden, die deze kunnen overbrengen op de

potentiele nieuwe leden. Zwakke punten:

- Beperkte ruimte voor ons project, en ook later om het project uit te breiden. - Focus leggen op de verkeerde punten. - Te veel informatie zenden, en te weinig luisteren en interactie vanuit de

genodigden. Kansen:

- Alle interne medewerkers (Fysiotherapeuten, revalidatieartsen en bewegingsagogen) weten wat het PAC Blixembosch inhoudt.

- De mensen die komen binnen te halen als nieuwe leden voor het PAC Blixembosch.

- Mensen bereiken om te gaan sporten bij een vereniging, die de stap van het PAC over kunnen slaan.

Bedreigingen:- Een lage opkomst bij de lunchbijeenkomst en informatiebijeenkomsten.- Een te grote opkomst waar we niet op hebben gerekend, hierdoor te geringe

ruimte.

- Conclusie De strategische kwesties waarmee de projectleden rekening moeten houden is vooral het inzicht proberen te houden in de opkomst en rekening houden met een ruime hoeveelheid. Hierdoor zal er niet zo snel een ruimte tekort zijn. Om te voorkomen dat de focus te veel wordt verlegd, en de mensen het idee hebben dat er te weinig interactie is zal er na ieder onderwerp even enkele vragen worden gesteld zodat de interactie op gang zal blijven. Want het is erg belangrijk bij het project om te luisteren naar de mensen, zodat deze mensen het gevoel hebben dat er naar hen geluisterd wordt. Hierdoor ontstaat er een prettige sfeer die de projectleden door willen voeren in het PAC Blixembosch, zodat de prettige sfeer die er nu heerst ook zal blijven bestaan.


Paragraaf 4.2 Communicatiestrategieën

In bovenstaand figuur zijn de partijen weergegeven waarmee moet worden gecommuniceerd tijdens het project. Echter zijn hier natuurlijk verschillende methodes en strategieën voor nodig die de verschillende partijen vragen. Zoals u ziet, komen op meerdere plekken de ex- revalidanten terug. Dit komt doordat dit de doelgroep is die de projectgroep wil bereiken, en dat zal gebeuren op verschillende manieren. Hieronder worden de verschillende manieren, voor de verschillende partijen, besproken.

- Projectgroep Als laatste maar zeker niet de minste de projectgroep onderling. Binnen de projectgroep wordt veel persoonlijk besproken tijdens de bijeenkomsten. Maar ook kunnen de projectleden elkaar altijd bereiken via de mail en telefoon. Hierbij worden alle interne zaken overlegd, die van toepassing zijn op het project.

- Evy van Boxtel, projectbegeleider en opdrachtgever. Er moet worden gecommuniceerd over het doel van het project en verdere begeleiding binnen het project. Ook het projectvoorstel moet worden goedgekeurd door de projectbegeleider. Evy zorgt er ook voor dat het projectvoorstel terecht komt bij verdere medewerkers binnen Blixembosch die er vanaf moeten weten, en het voorstel goed moeten keuren. Deze communicatie verloopt persoonlijk, via de mail en/of via de telefoon. De projectleden hebben de mogelijkheid Evy iedere maandag te spreken over het project.

- Externe fysiotherapeuten Hiermee wordt gecommuniceerd om de middagen te promoten en ook om de fysiotherapeuten op de hoogte te brengen van het PAC Blixembosch. Dit doen de projectleden persoonlijk en hierbij zullen de projectleden dan ook folders uitdelen.

- Charif, roostermaker Hiermee moet worden gecommuniceerd over de beschikbare ruimtes voor het project en het reserveren hiervan. Ook de verdere uitbreidingmogelijkheden op de locatie en het inhuren van de ruimtes, worden verder allemaal geregeld via de roostermaker. Deze communicatie verloopt zoveel mogelijk persoonlijk en daarnaast via de mail.

- Interne medewerkers (Fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen)


Hiermee wordt gecommuniceerd over de bijeenkomst die plaats zal vinden. Dit zal gedaan worden door middel van een brief, maar ook mond-op-mond en er zal een herinnering worden gestuurd via de mail.

- Ex-revalidanten Hiermee wordt op vele verschillende manieren gecommuniceerd om te kijken of zij gebruik kunnen en willen maken van het PAC Blixembosch. Dit wordt gedaan door middel van flyers die worden opgehangen, mond-op-mond reclame, folders die worden uitgedeeld, een website (www.pacblixembosch.wordpress.com) die wordt gemaakt en door middel van het socializen in de hal en door adviezen van hun eigen artsen en fysiotherapeuten.

Paragraaf 4.3 Krachtenveldanalyse

Zoals u ziet zijn de zaken rondom de communicatie goed. Echter moeten de projectleden er wel voor zorgen dat de communicatie middels de ruimte goed gaan benutten. Dit zodat er geen overlappen bestaan. Verder kijkend, naar de tegenwerkende krachten vanuit de overlap is rekening gehouden, hiermee maken wij duidelijk dat er bij het PAC echt een maximale loopbaan is van 30 lessen. Na deze 30 lessen moeten de deelnemers doorstromen naar het sportcentrum.

Als de projectleden kijken naar de meewerkende krachten kunnen de projectleden daar erg goed gebruik van maken, wat de projectgroep dan ook doet. Het project zelf kost de projectleden niets, wat natuurlijk een groot voordeel is. Maar ook dat de interne medewerkers enthousiast zijn over wat ze horen van het project is een groot voordeel. Hiervoor hebben de projectleden dan ook een bijeenkomst gehouden, voor deze medewerkers, zodat ze inhoudelijk meer te weten komen over het PAC, en de projectgroep hierna kan helpen bij het projectdoel; namelijk leden werven voor het PAC Blixembosch.


http://www.pacblixembosch.wordpress.com/

Hoofdstuk 5 Beheers-aspecten

Paragraaf 5.1 Kwaliteit

Het project moet zo in elkaar zitten dat 80% van de genodigden komen en dat 80% van de aanwezigen zich aan zal melden. Hiervoor moet de kwaliteit van het product goed zijn. Het evenement zal in een betrouwbare omgeving plaatsvinden, namelijk in het revalidatiecentrum Blixembosch. Dit helpt de kwaliteit van het project te vergroten. De genodigden komen erg regelmatig in het revalidatiecentrum of zijn er regelmatig geweest. De fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen binnen Blixembosch zullen compleet en duidelijk geïnformeerd worden over PAC Blixembosch en het aankomende evenement. Zij zullen ook het extra vertrouwen mee geven aan de (ex) revalidanten die uitgenodigd zullen worden. De (ex) revalidanten zullen dus op een fijne, persoonlijke en betrouwbare manier uitgenodigd en geïnformeerd worden. Verder is het evenement een kleinschalig evenement waardoor het overzicht goed te waarborgen is. Er is een goed contact tussen de projectgroep met studenten van de Fontys Sporthogeschool, het revalidatiecentrum en het PAC. Tijdens het evenement zullen de mensen die al lid zijn van het PAC ook uitgenodigd worden om te spreken over hoe zij hun deelname aan het PAC ervaren. Hierdoor zal de kwaliteit nog meer groeien. De sfeer tijdens de informatiedagen zal persoonlijk en vertrouwd zijn doordat er veel aandacht aan de genodigden wordt besteed. Hierdoor zullen de doelen die zijn gesteld voor het project te behalen zijn.De prestatie- indicatoren die de projectleden gebruiken is een lijst wie er allemaal is gekomen op het evenement, hierna kan bepaald worden hoeveel procent zich heeft ingeschreven van het aantal dat aanwezig is geweest. Het project zal ook in verschillende tussentijdse inlevermomenten bekeken worden en worden voorzien van feedback. De kwaliteitseisen die voor het project gesteld zijn, zijn vertrouwen, duidelijkheid, persoonlijk benaderen en een goede communicatie.Deze indicatoren zijn bepalend voor het behalen van een succesvol evenement.

Paragraaf 5.2 Organisatie


Zoals u kunt zien in bovenstaand organigram is de projectgroep op vele verschillende wijzen is ingebed in de organisatie. Als eerste maakt de projectgroep, bestaande uit studenten, deel uit van het PAC Blixembosch. Hierin begeleiden de leden revalidanten naar een sportvereniging. Door het te organiseren project is er echter een nauwe samenwerking met alle betreffende mensen binnen het organigram.

Het project heeft niet zo zeer een multiprojectorganisatie wanneer er gekeken wordt naar de gelijkenis van de evenementen. Er worden namelijk allemaal dezelfde projecten georganiseerd, waarin alleen de datum en tijd verschillen. Verder hoeft er niets aangepast te worden. Maar als er gekeken wordt naar de verschillende groepen die worden ingezet om de revalidanten te bereiken, zoals; interne medewerkers, fysiotherapeuten vanuit de omgeving Eindhoven, Wellness en Education studenten dan kan er wel worden gesproken over een multiprojectorganisatie.

De taakverdeling van de verdere projecten en verslagen verloopt onderling en volgt nog. Er is altijd een duidelijke taakverdeling geweest en dit verloopt ook goed. Dit komt omdat het maar een kleine projectgroep is, waardoor al snel duidelijk is wat ieder projectlid moet doen en door wie andere zaken gedaan worden. Hierdoor kunnen de projectleden elkaar goed aanspreken.

Paragraaf 5.3 Faciliteiten

Facilitaire-eisen

- Recreatieruimte Alle fysiotherapeuten, bewegingsagogen en revalidatieartsen moeten bij de bijeenkomst in één ruimte samengebracht kunnen worden. De recreatieruimte binnen het revalidatiecentrum Blixembosch voldoet aan deze eis. Er zijn genoeg stoelen en tafels. Ook is het van belang dat er een smart-board en beamer aanwezig is, waar een laptop op aangesloten kan worden. Er zijn geen noodzakelijke nutaansluitingen nodig zoals gas en water. Wel is het handig dat er verbinding met het internet gemaakt kan worden, om eventuele links in de powerpointpresentatie te kunnen openen. De temperatuur binnen de recreatieruimte en de regelbaarheid daarvan wordt door medewerkers van het revalidatiecentrum beheerd. Voor de beweegmiddag/avond is het van belang dat de recreatieruimte ook toegankelijk is voor mensen met een rolstoel. Waar de recreatieruimte zich bevindt, wordt aangegeven op de informatieborden bij binnenkomst. Het revalidatiecentrum zelf is goed bereikbaar en biedt uitgebreide parkeermogelijkheden.

- Sanitair Het evenement vindt plaats binnen het revalidatiecentrum Blixembosch. Dit betekent dat er genoeg sanitaire voorzieningen zijn, voor zowel mensen met en-/of zonder beperking.


- Zaal en kleedkamers De gymzaal en kleedkamers moeten toegankelijk zijn voor mensen met een rolstoel.

Inventarisatie van benodigde facilitaire voorzieningen- garderobes- vergaderruimte (recreatieruimte)- internetverbinding- beamer- overheadprojector- laptop- stoelen/tafels- servies- prullenbakken - toiletten (ook voor rolstoelers) - Gymzaal + bijhorende materialen- kleedkamers (met douche)

Inventarisatie juridische aspecten (organisatie en uitvoering van het project)

Het project zal plaats vinden in het revalidatiecentrum Blixembosch. Het project kan uitgevoerd worden zonder dat daar vergunningen voor nodig zijn. De zaal en de recreatieruimte kunnen door de projectgroep gereserveerd worden. Toestemming is verkregen bij een interne medewerker.

Wanneer er tijdens het doe-uur iets gebeurd met een revalidant, dan is Evy van Boxtel de hoofdverantwoordelijke. Zij begeleidt de projectgroep, wanneer er met de revalidanten gewerkt wordt. Wanneer de revalidanten daadwerkelijk deelnemers worden van het PAC, zullen zij de “spelregels” van het PAC moeten volgen. Dit houdt in dat ze een formulier ondertekenen met de daarin beschreven regels.

In het samenwerkingscontract, zijn er afspraken gemaakt over de omgangsnormen binnen de projectgroep. Ieder lid van de projectgroep, heeft dit contract ondertekend. Ook wordt in dit samenwerkingscontract weergegeven op welke wijze informatie van en aan derden, deskundigen en andere organisaties wordt verkregen en ingebed.

Paragraaf 5.4 Tijd

Overall tijdsplanning in Gantt chart

Hier vind u een tijdsplanning via het Gantt Chart model. De tijdsindeling is gemaakt in weken. Binnen 16 weken moet het project dan ook bedacht, uitgevoerd en afgesloten worden. De eerste week die aangeven is in het model, is de week van 10 september 2012. In deze week is het eerste overleg geweest over het project. Het project moet ingeleverd zijn in de week van 17 december 2012. In de tijdsplanning is te zien in welke week er wordt gestart en in welke week het deel af moet zijn.

TijdsplanningNaam van het project : InformatiebijeenkomstNaam van opdrachtgever : Evy van BoxtelStart project : september 2012Oplevering/opening/première : november 2012


1. voorbereidingsfase2. Bespreking opdracht

3. brainstormen 4. Afspraken regelen met plaats en tijd

5. Projectvoorstel inleveren6. projectvoorstel nagekeken

7. Maken mails en uitnodigingen8. Projectplan inleveren

9. Wachten goedkeuring projectplan9. verstuur uitnodigingen

10. Project programma inleveren11. Wachten op goedkeuring projectprogramma

12. productieprogramma inleveren13. wachten op goedkeuring productieprogramma

14. Opbouw lunchbijeenkomst15. Lunchbijeenkomst

16. opbouw tot informatie middag/avond 17. Informatie middag/avond

18. nazorg 19. evaluatieverslag inleveren

20. wachten op totale beoordeling

0 2 4 6 8 10 12 14 16

Begin

Paragraaf 5.5 Informatie

De projectgroep communiceert via de mail, telefonisch en via vergaderingen. Het project is geen gecompliceerd project dus heeft geen grote informatiestroom. Hierdoor is afgesproken om de mail regelmatig te bekijken en hierop te reageren indien nodig. Alle bestanden worden individueel en gezamenlijk nagekeken. Als er door iemand van de projectgroep een fout wordt opgemerkt dan wordt dit meteen vermeldt.

Paragraaf 5.6 Geld

Wanneer er gekeken wordt naar het aspect geld, dan is dit voor het project en Blixembosch niet van toepassing. Dit omdat de projectleden ruimtes gebruiken die normaal leeg zijn en materiaal gebruiken die al beschikbaar zijn, waardoor Blixembosch geen extra kosten maakt. Ook geeft Blixembosch de projectgroep geen geld voor het project, hierdoor is er ook geen sprake van sponsoring. Bijvoorbeeld de koffie en thee is al beschikbaar voor de interne medewerkers, hier hoeven de projectleden dus verder niks voor te betalen. Dit geldt ook voor de informatiebijeenkomst, waarbij de projectgroep eenmalig gebruik mag maken van deze faciliteit.

Raming van projectkosten

Locatiekosten- zaal- recreatieruimte

Primaire activiteiten- beamer en scherm- materiaal (zaal)


Ontwerp, advies en ondersteuning (N.V.T.)

Bijkomende kosten- koffie/thee- servies

Ondersteunende faciliteiten (N.V.T.)

Publiciteit- kopieerkosten

Organisatiekosten en onvoorziene kosten (N.V.T.)


Hoofdstuk 6 Risicoanalyse

In dit hoofdstuk worden de mogelijke risico’s beschreven en daarbij de mogelijke oplossingen voor het project.

- Commerciële risico’s De commerciële risico’s liggen voor het evenement vooral in de opkomst van het evenement. Wil de projectgroep met het evenement het doel bereiken, zullen de projectleden ervoor moeten zorgen dat er op deze middagen voldoende animo is.

Mogelijke oplossingen: Een echte oplossing voor het probleem is er natuurlijk niet, echter doen de projectleden er wel alles aan om dit te voorkomen. Dit doet de projectgroep bijvoorbeeld door: Het informeren van bewegingsagogen, fysiotherapeuten en revalidatieartsen. Hierdoor kunnen zij ook revalidanten verwijzen naar onze middag. De projectleden zorgen dat zowel Education en Wellness-studenten op verschillende momenten in de hal staan, en mensen gaan informeren over het evenement. Hierdoor is er veel mond-op-mond reclame, wat bij deze doelgroep goed werkt. Een andere tak waarmee de projectleden dit willen voorkomen, is door middel van het uitdelen van folders, en door de bijeenkomsten op 2 verschillende momenten te plaatsen waardoor een breed publiek aanspreekbaar is.

- Organisatorische risico’s De ruimtes blijken bezetDe ruimte blijkt te kleinDe interne medewerkers haken afEr komen veel mensen te laat, waardoor het project moet worden ingekort.

Mogelijke oplossingen: Wat betreft de ruimtes proberen de projectleden dit te voorkomen door deze te reserveren, dit zou ervoor moeten zorgen dat er verder niet iemand tussendoor er in zou komen. En de projectgroep op dat moment ook recht hebben op de ruimte die is gereserveerd. Wanneer er zoveel mensen komen dat de ruimte te klein is, is er de mogelijkheid om de tafels te vervangen door stoelen, en dat er zo dus meer zitplaatsen gecreëerd worden. Deze stoelen zijn ook beschikbaar en zijn te vinden in de ruimtes tegenover de vergaderzaal/recreatieruimte.Wanneer de interne medewerkers afhaken is dit erg jammer, echter proberen de projectleden dit te voorkomen door een brief te sturen waarin de projectleden ze enthousiast maken en wordt er nog een herinneringsmail gestuurd. Hierna zal de projectgroep de medewerkers ook mondeling op de hoogte houden, en navraag doen of ze daadwerkelijk komen.Wanneer mensen te laat komen is dit jammer, de projectleden zullen zich aan het programma moeten houden en beginnen met het evenement. Eventuele vragen die de bezoekers na afloop van het programma hebben, doordat ze het eerste deel hebben gemist, kunnen altijd achteraf nog aan de projectleden worden voorgelegd.

- Praktische risico’s Erg slecht weer, waardoor mensen niet willen en/of kunnen komen.Projectlid is ziekEen deelnemer blesseert zich tijdens het uur

Mogelijke oplossingen:Bij slecht weer (wanneer mensen te laat komen) zullen de projectleden de mogelijkheid bieden om vragen te stellen zoals hierboven beschreven en hiervoor ook meer ruimte maken. Mogelijk maken de projectleden dan plaats in het programma door het eerste theoriedeel te verwisselen met het tweede, zodat wel iedereen de informatie van het PAC waar ze voor zijn gekomen kunnen krijgen.


Alle projectleden hebben EHBO. Wanneer een deelnemer zich blesseert tijdens het uur kunnen de projectleden te hulp schieten. De EHBO-spullen zijn dan ook aanwezig in de gymzaal.

- Technische risico’s De stroom valt uitDe apparatuur begeeft het

Mogelijke oplossingen:Wanneer de stroom uitvalt, zullen de projectleden navraag doen bij de receptie, en het project eventueel, tijdelijk stop zetten. Er zijn verder geen risico’s voor de mensen die naar het evenement komen. Is er voldoende licht en de ruimte blijft beschikbaar en we hoeven verder niet naar buiten toe, dan is er natuurlijk altijd de mogelijkheid om de bijeenkomst door te laten gaan zonder stroom of apparatuur. De projectleden zorgen ervoor dat de informatie die de projectgroep wil vertellen, ook op papier staat, hierdoor kan de informatie ook verstrekt worden zonder de powerpointpresentatie. Wanneer er toch nog mensen zijn die behoefte hebben aan de presentatie, kunnen de projectleden deze mensen om hun e-mailadres vragen en de presentatie doormailen.


Bijlage: SamenwerkingscontractOmgangsnormen

Wij verwachten van elkaar dat we naar elkaar luisteren wanneer iemand aan het woord is.

Elkaars mening respecteren. Iedereen kan ideeën inbrengen en verwerken, en omgaan met feedback. Duidelijk communiceren. Actief meedenken tijdens bijeenkomsten. Ieder projectlid moet proberen het project zo soepel mogelijk te laten verlopen en

voorkomen dat er conflicten ontstaan. Bij iedere bijeenkomst laten we aan elkaar zien waar we op dat moment mee

bezig zijn en hoe ver we zijn. Hierdoor is iedereen op de hoogte van elkaars bezigheden. En zorgen we dat we elkaar eerlijke feedback geven.

Er wordt een evenredige bijdrage verwacht van elk projectlid. Wanneer blijkt dat de verdeling niet eerlijk verdeeld is, zullen de groepsleden elkaar helpen.

Het is moeilijk meetbaar te maken of ieder groepslid evenveel tijd en aandacht heeft besteed aan het project. Wij gaan ervan uit dat dit in onderling overleg opgelost kan worden.

Aan- en afwezigheid

Ieder lid van de projectgroep behoort bij iedere bijeenkomst aanwezig te zijn. Kan een lid van de projectgroep op een bepaalde datum door omstandigheden

niet aanwezig zijn, dan zal dit ruim van te voren (ongeveer 1 week) aangegeven moeten worden aan de andere groepsleden.

Geldige reden voor afwezigheid; ziekte, familieaangelegenheden. Bij onvoorspelbare omstandigheden (ziekte, overlijdensgeval, ongeluk, etc.) altijd

zo snel mogelijk laten weten aan een van de groepsleden, zodat zij het verder aan de groep kan melden.

Houdt een groepslid zich meer dan twee keer niet aan de afspraken, dan wordt dit voorgelegd in een groepsvergadering en kan dit leiden tot een gesprek met de begeleidende docent.

Communicatie Hieronder staat beschreven op welke wijze informatie van en aan derden, deskundigen en andere organisaties wordt verkregen en ingebed.

Begeleidingsuren Persoonlijke bijeenkomsten (Onderling afgesproken) Per e-mail Per telefoon

Rolverdeling Voorzitter Notulist

week 1 - -76


week 2 - -

week 3 Evy Moniek

week 4 Evy Bente

week 5 Evy Maartje

week 6 Evy Moniek

week 7 Evy Bente

De notulist zorgt voor een overzicht van de besproken punten en gemaakte afspraken tijdens de vergadering en stuurt deze vervolgens door naar alle projectleden en andere aanwezigen tijdens de vergadering.

Projectleden

Maartje Damen [email protected]

Moniek Meulendijks [email protected]

Bente Beckers [email protected]

Ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst:

Datum:……………………………………

Naam:……………………………………………………… Handtekening:………………………………………....







pacblixembosch.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe doelstelling van het evenement is het...

Documents

Transcript of pacblixembosch.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe doelstelling van het evenement is het...