Plan van Aanpak Kennismaken 20 maart 2018

Inhoudsopgave

- Achtergrond- Project aanleiding- Doelstelling SMART- Doelgroep- Haalbaarheid- Projectresultaat- Sfeer

1

- Scope- Randvoorwaarden- Planning van het project- Risicoanalyse- Project organisatie organogram- Personeelsplan- Communicatieplan- Begroting- Checklist- Fondsen en Subsidies- Locatiebereikbaarheid- Plattegrond- Vergunningen- Verzekeringen- Milieubeperkingen en afvalstoffen- Calamiteitenplan- Huisregels- Promotie- Huisstijl- Programmering- Evaluatie- Conclusies en aanbevelingen

Achtergrond

Band of Volunteers is een stichting voor vrijwilligers die in 2013 is opgericht. Met het doel om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bezig te houden en daarnaast weer terug te brengen in de arbeidsmarkt. De kennismakingsavonden zijn bedoel om nieuwe vrijwilligers te trekken.

Project aanleiding

De aanleiding voor dit project is dat we graag nieuwe vrijwilligers bij onze club willen zodat we steeds meer leuke evenementen kunnen gaan draaien.

2

Doelstellingen SMART

Ik wil een leuke Kennismakingsavond organiseren voor nieuwe vrijwilligers. Dit ga ik doen door op facebook een evenement aan te maken en via sociale media mensen te benaderen. Ik wil minimaal 10 mensen op het Kennismaken hebben. Dit ga ik realiseren in de weken voor 20 maart. Ik wil voor 16 maart de gastenlijst rond hebben.

Doelgroep

De doelgroep van dit evenement is mensen tussen de 18 en 65 jaar die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. Die graag bezig willen blijven.

Haalbaarheid

Dit project is haalbaar omdat er altijd mensen zijn die vrijwilligerswerk willen gaan doen. Dus het is oog goed mogelijk om deze mensen naar het Kennismaken te krijgen.

Projectresultaat

Het gewenste resultaat van dit project is om mensen meer vrijwilligerswerk te laten doen zodat ze niet stil gaan zitten. En hun kans op een baan te vergroten door verschillende trainingen aan te bieden. Ook willen we graag dat de mensen zich gaan aanmelden bij de stichting zodat ons vrijwilligersbestand steeds groter word.

Sfeer

De sfeer van deze avond moet gezellig en uitnodigend zijn zodat de mensen die er op af komen zich op hun gemak voelen en zo waarschijnlijk sneller zich zullen inschrijven.

Scope

De taakverdeling is duidelijk en iedereen weet wat ze moeten doen.

Randvoorwaarden

De voorwaarden van dit project is dat er 10 mensen moeten zijn. En dat mensen zich gaan aanmelden.

3

Planning

Tijdsplanning Kennismaken 20 maart

Wat Waar Tijd WieAanwezig Esdoornstraat 50 18.00 Trieneke en Kim Koffie en thee maken Esdoornstraat 50 18.00 TrienekeBeamer klaar zetten en aansluiten aan laptop Esdoornstraat 50 18.15 Trieneke Tafel voor koffie en thee klaar zetten Esdoornstraat 50 18.15 Kim Tafels en stoelen neerzetten voor mensen Esdoornstraat 50 18.15 Kim Gasten ontvangen Esdoornstraat 50 18.45 Trieneke en Kim Kim stelt zich voor Esdoornstraat 50 19.00 KimPresentatie Esdoornstraat 50 19.05 TrienekeVragen rondje, eventueel contracten invullen Esdoornstraat 50 19.50 TrienekeAfsluiting Esdoornstraat 50 20.20 TrienekeOpruimen Esdoornstraat 50 20.30 Trieneke en Kim Klaar Esdoornstraat 50 21.00 Trieneke en Kim

Risicoanalyse

Bij dit project zijn eigenlijk geen echte risico’s aanwezig. Het enige is dat als er geen mensen komen.

Project organogram

4Trieneke Bos

Personeelsplan

Van buiten de stichting zijn er geen extra mensen nodig. Omdat wij dit alleen kunnen draaien.

Communicatieplan

Het onderling communiceren gaat via de telefoon en via de mail.

Financiële begroting

Begroting Kennismaken 20 maart

Inkomsten Uitgaven Budget van uit stichting € 25,00 Koffie/thee € 10,00

Adverteren Facebook € 15,00

Totaal € 25,00 Totaal € 25,00

Nacalculatie Kennismaken 20 maart

Inkomsten Uitgaven Budget van uit stichting € 25,00 Koffie/thee € 10,00

Adverteren Facebook € -

5

Totaal € 25,00 Totaal € 10,00

Verschil € 15,00

Checklist

Wat is de aanleiding van het event? Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans bieden tot het doen van vrijwilligerswerk en hen zo dichterbij de arbeidsmarkt brengen.

Wie is de opdrachtgever? Band of Volunteers.

Wat zijn de doelstellingen van het event? Mensen aantrekken om bij ons vrijwilliger te worden.

Op welke datum en tijdstip moet het event plaatsvinden? 20 Maart

Staat het event op zichzelf of is het een vervolg op een vorig event? Het is een vervolg op een eerder evenement.

Worden er in de toekomst meer vergelijkbare events georganiseerd? Ja op 17 april, 22 mei, 5 juli, 17 juli en 18 september.

Welke doelgroepen zijn er? Mensen tussen de 18 en 65 jaar die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt en niet graag stil willen zitten.

Zijn er al eventuele sponsoren of donateurs bekend? Heeft de opdrachtgever suggesties? Alles komt vanuit eigen kas.

Wie uit de organisatie van de opdrachtgever kunnen meehelpen bij het organiseren en uitvoeren van het event? Trieneke Bos maar ik zal de grotendeelse organisatie oppakken.

Welke sfeer moet het evenement uitstralen? Een gezellige uitnodigende sfeer.

Welke eisen worden gesteld aan de locatie? Is er een vaste locatie? De locatie is aan de Esdoornstraat 50 in scoutingsgebouw de Esdoorn.

Wat moet de inhoud zijn van het programma? De gasten worden ontvangen met koffie of thee, Daarna zal ik wat over mezelf vertellen, dan zal er een presentatie volgen over de stichting. Na afloop van de presentatie kunnen er vrage gesteld worden en de contracten kunnen worden getekend.

Moet er een alternatief programma beschikbaar zijn, bijvoorbeeld een slechtweer- programma? Nee dit is niet nodig.

Wat is het beschikbare budget? 25 euro. Waarvan 10 euro voor de koffie en thee en 15 euro voor de promotie.

Wat gebeurt er met financiële tekorten en wat bij een positief financieel resultaat? Er zullen geen tekorten zijn en bij een positief resultaat zal dat in de kas komen.

Moeten er verzekeringen worden afgesloten? Welke? Dit is niet nodig.

Fondsen en subsidies

6

De stichting heeft geen fondsen en subsidies. Wij werken vanuit eigen budget.

Locatie bereikbaarheid

De locatie van het Kennismaken is Esdoornstraat 50 te Leeuwarden hieronder vind je een route beschrijving vanaf het station in Leeuwarden.

Plattegrond

Vergunningen

Voor deze avond is niet echt een vergunning nodig. ER moet wel iemand aanwezig zijn die het Sociale Hygiene certificaat heeft gehaald.

Verzekeringen.

Voor deze avond is niet een verzekering nodig.

Milieubeperkingen en afvalstoffen

7

Bij het Kennismaken maken we gebruik van papieren bekertjes, zakjes met melk en suiker en plastic roerstaafjes. Dit word na de tijd in de prullenbak gegooid en komt uiteindelijk in de vuilnisbak die de gemeente leegt.

Calamiteitenplan

Mocht er iets gebeuren wijzen we iedereen naar buiten via de nooduitgang die naast ons zit.

Huisregels

1. De stichting verlangt van de vrijwilliger dat tijdens het uitvoeren vanvrijwilligerswerk hij/zij niet onder invloed is van drugs of alcohol.

2. De vrijwilliger zorgt ervoor dat zijn/haar gegevens met betrekking totidentiteit, rekeningnummer, adres en uitkeringssituatie correct en volledigzijn. De vrijwilliger dient de stichting schriftelijk en tijdig van wijzigingen op de hoogte te brengen.3. De inschrijving verplicht de vrijwilliger niet om een aanbod totvrijwilligerswerk te aanvaarden.

4. De stichting vraagt van de vrijwilliger een discrete houding zowel tijdens als na het vrijwilligerswerk metbetrekking tot financiële als organisatorische informatie, hier zitten alle mogelijke partijen bij in begrepen.

5. De gemeente Leeuwarden heeft voor de vrijwilliger een aanvullende aansprakelijkheidsverzekeringafgesloten, deze dient ter aanvulling op de eigen aansprakelijkheidsverzekering en/of deevenementenverzekering van de opdrachtgever.

6. Bij verdachte omstandigheden met betrekking tot diefstal, verduistering, fraude, etc. zal de stichting en/ofde opdrachtgever te allen tijde de politie inschakelen en de eventuele vrijwilligersvergoeding kan wordeningehouden.

7. Eventuele afzeggingen dienen uiterlijk 48 uur voorafgaand aan het begin van het vrijwilligerswerktelefonisch te worden gedaan bij contactpersoon van de stichting.

8. De bevestiging voor het vrijwilligerswerk zal minimaal 48 uur voorafgaand aan het vrijwilligerswerkworden verzonden.

9. Na afloop van het vrijwilligerswerk dient er bij de contactpersoon ter plekke een urenregistratieformulierte worden ondertekend, de consequentie van het niet invullen van deze verklaring is dat er geenvergoeding uitgekeerd zal worden. Eventuele reiskostendeclaratieformulieren voor die dag dienen hierbijook ondertekend ingeleverd te worden.

10. Een eventuele vrijwilligersvergoeding wordt uiterlijk een maand na het evenement uitgekeerd.

11. De eindtijd van het vrijwilligerswerk kan variëren, de vrijwilliger dient er vanuit te gaan dat de genoemdeeindtijd een richtlijn is.

12. Indien de vrijwilliger tijdens het vrijwilligerswerk in aanraking komt met contant geld dient hij/zij geeneigen contant geld en / of portemonnee bij zich te hebben. Tevens is het zo dat tassen en dergelijke nietworden getolereerd bij kassa’s.

13. De stichting en/of de opdrachtgever zijn niet verantwoordelijk voor verlies, beschadiging of diefstal vaneigen goederen.

8

14. Eventuele opzettelijke schade aangebracht door de vrijwilliger kan op de hem/haar worden verhaald.

Promotie

De promotie van het Kennismaken gaat via Facebook en mails naar alle vrijwilligers.

Huisstijl

De huisstijl van de stichting Band of Volunteers is gebaseerd op de Amerikaanse serie Band of Brothers. Samen uit samen thuis.

Programmering

Tijdsplanning Kennismaken 20 maart

Wat Waar Tijd WieAanwezig Esdoornstraat 50 18.00 Trieneke en Kim Koffie en thee maken Esdoornstraat 50 18.00 TrienekeBeamer klaar zetten en aansluiten aan laptop Esdoornstraat 50 18.15 Trieneke Tafel voor koffie en thee klaar zetten Esdoornstraat 50 18.15 Kim Tafels en stoelen neerzetten voor mensen Esdoornstraat 50 18.15 Kim Gasten ontvangen Esdoornstraat 50 18.45 Trieneke en Kim Kim stelt zich voor Esdoornstraat 50 19.00 KimPresentatie Esdoornstraat 50 19.05 TrienekeVragen rondje, eventueel contracten invullen Esdoornstraat 50 19.50 TrienekeAfsluiting Esdoornstraat 50 20.20 TrienekeOpruimen Esdoornstraat 50 20.30 Trieneke en Kim Klaar Esdoornstraat 50 21.00 Trieneke en Kim

Evaluatie

Evaluatie Kennismaken 20 maart 2018

Klopte de planning? De planning klopte. We waren om 18.00 uur aanwezig en we wisten beide wat we moesten gaan doen. We hebben op het laatste moment de locatie van de zaal veranderd naar de bar omdat er minder mensen kwamen dan verwacht.

Zijn de doelen bereikt? Het doel om 10 mensen bij het Kennismaken te krijgen is niet behaald. Er waren 2 nieuwe vrijwilligers. Zij hebben zich ook meteen ingeschreven en waren ook erg enthousiast.

9

Welke verbeterpunten zijn er? De verbeterpunten voor de volgende keer zijn meer reclame maken op facebook en meer persoonlijk mail contact met de vrijwilligers met de vraag of zij meer nieuwe vrijwilligers weten.

Hoe staat het met de financiële zaken ervoor? We hadden een budget van 25 euro er is uiteindelijk 10 euro gebruikt voor de koffie en thee in te slaan.

Tips voor de volgende keerVolgende keer beter de planning bekijken en strakker deze aanhouden. Kijken of je alles het op het lijstje wat je mee moet nemen.Volgende keer langer bij de mensen blijven staan en meer mengen.

Tops voor deze keerEr waren 2 mensen.We wisten beide wat onze taken waren.We waren eerder klaar dan verwacht.Conclusies en aanbevelingen.

10