Voorwoord · 1.4 Afstemmen Voortdurende communicatie over behoeften, zorgen en successen van...

Themaweek SOFA Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 2

Voorwoord Binnen het project met Meer Waardigheid en Trots wordt het SOFA model als onderdeel van de familieparticipatie ingezet. Dit model is met alle FCP-en individueel besproken. Aan hen is gevraagd om dit model te gaan gebruiken in hun omgang met de mantelzorgers en in hun rapportages. In de zoektocht hoe wij er voor kunnen zorgen dat het SOFA model structureel toegepast wordt, is deze vraag op 13 juni aan de klankbordgroep voorgelegd. Vanuit deze groep is het idee ontstaan een themaweek te organiseren om het SOFA model opnieuw onder de aandacht te brengen. De stuurgroep heeft dit idee geaccordeerd. Er is vervolgens voor gekozen om de themaweek SOFA gelijk te laten vallen met de Dag van de Mantelzorg op donderdag 10 november 2016: week 45. De themaweek SOFA heeft als doel: de medewerkers een spiegel voor te houden inzake het SOFA model, m.a.w.:

Wat is hun kennis aangaande het SOFA model?

Op welke wijze en wanneer passen ze dit model toe binnen de huidige situatie?

Wat doen ze goed en waar is verbetering nodig? Door de medewerkers zelf te laten spiegelen inzake hun eigen handelen en kennis, willen we een optimale attitudeverandering realiseren, waardoor het SOFA model meer ”eigen” wordt. De input die in de thema week wordt opgehaald, kan vervolgens door de regisseurs gebruikt worden om de medewerkers daar waar nodig nog meer “op maat” te ondersteunen in de toepassing van het SOFA model. Deze themaweek hebben wij vertaald in dit draaiboek, welk tevens is bedoeld als naslagwerk. We wensen ieder veel succes met de uitvoering ervan. Jolanda van Leest & Nanny van Gestel, namens de projectgroep Meer Waardigheid & Trots augustus 2016


Inhoudsopgave Inleiding blz. 4 1. Praktische informatie over het SOFA model blz. 5 1.1 Samenwerken blz. 5 1.2 Ondersteunen blz. 6 1.3 Faciliteren blz. 6 1.4 Afstemmen blz. 7

2. Programma themaweek blz. 8

3. De themaweek op de diverse locaties van Surplus blz. 9

4. Plan van Aanpak Themaweek SOFA blz. 10 5. Begroting themaweek SOFA blz. 12 Bijlagen blz. 13 Bijlage 1 SOFA naslagwerkje voor medewerkers blz. 14 Bijlage 2 Vragen van de dag blz. 18 Bijlage 3 Poster “Wie bezoekt vandaag onze SOFA?” blz. 19 Bijlage 4 Dag-posters blz. 20 Bijlage 5 Kaartjes blz. 25


Inleiding Binnen Surplus zorg is gekozen om het SOFA model als uitgangspunt te nemen in de samenwerking met de mantelzorgers. Het streven hierbij is om deze samenwerking zo optimaal mogelijk te laten zijn. Het SOFA model gaat uit van verschillende rollen die de mantelzorger kan vervullen. Deze rollen kunnen per dag of per moment verschillend zijn. Van de professional wordt verwacht dat hij/zij de rol van de mantelzorger herkent en zijn/haar professionele attitude hier vervolgens op afstemt.

Dit draaiboek is gericht op een opzet van een themaweek SOFA met als doel bewustwording van patronen en voorkeursstijlen in de samenwerking met mantelzorgers en het sociale netwerk van bewoners. Daarnaast opnieuw de bekendheid met het SOFA model en de praktische toepassing daarvan. Met andere woorden: hoe werk je goed samen met de mantelzorgers en waar moet je op letten? Het draaiboek bevat een praktische uitleg van het model SOFA, ondersteund met verschillende materialen voor de themaweek en een programma / indeling van de themaweek voor de diverse locaties van Surplus.


1. Praktische informatie over het SOFA model Een goede samenwerking met mantelzorgers houdt rekening met vier rollen die een mantelzorger kan vervullen: als collega, cliënt, naaste en expert. Welke rol het meest prominent is, kan van tijd tot tijd verschillen. Elke rol is gekoppeld aan een werkwoord, waarvan de beginletters (samenwerken / ondersteunen / faciliteren / afstemmen) het woord SOFA vormen. 1.1 Samenwerken De mantelzorger aanspreken in de rol van samenwerkingspartner: De naaste doet zich aan de professionele hulpverlener voor in de hoedanigheid van zaakwaarnemer, tolk en verzorger voor de cliënt en fungeert van daaruit als samenwerkingspartner van de professionele hulpverlener. De centrale vraag die de professional stelt bij de rol van de mantelzorger als samenwerkingspartner is: Hoe kunnen we taken zo verdelen dat zowel de professionele als de informele hulpverleners in hun kracht zijn? Dit vergt vaardigheden van de hulpverlener om de dialoog met uiteenlopende typen mantelzorgers aan te gaan.


1.2 Ondersteunen De mantelzorger aanspreken in de rol van medecliënt: De mantelzorger kan zich ook voordoen in de gedaante van een ‘schaduwcliënt’. Op duidelijke of indirecte wijze geeft de mantelzorger blijk van spanningen of zelfs overbelasting. Het is een uitdaging voor de beroepskracht om dit soort signalen te herkennen als ‘schaduwcliënt’. Een schouderklopje, waarderende woorden en een gesprek over wat verlichting zou geven, helpt hier het beste.

1.3 Faciliteren Voorwaarden creëren om de persoonlijk relatie van de cliënt en diens familie zoveel mogelijk intact te houden: Bovenal heeft de mantelzorger de rol van persoonlijk betrokkene. Hij of zij heeft vaak al een heel leven gedeeld met de persoon die nu zorg nodig heeft. De persoonlijke relatie is meestal ook de motivatie om zorg te willen geven. Vanwege het persoonlijke van de verhouding zijn emoties over karakterverandering echter heftiger dan wanneer het een beroepsmatige relatie betreft.


1.4 Afstemmen Voortdurende communicatie over behoeften, zorgen en successen van cliënt en mantelzorger: De mantelzorger is ook een ervaringsdeskundige die meer tijd doorbrengt met de cliënt en daardoor andere dingen opmerkt en andere kennis inbrengt dan de professionele hulpverlener. Die ervaringskennis is waardevolle informatie. De hulpverlener moet beschikken over een ‘open mind’ als een mantelzorger een ander oordeel heeft over de conditie van de cliënt en de aangewezen behandeling en op de eigen professionele normen kunnen reflecteren.


2. Programma themaweek Het samenwerken met mantelzorgers met behulp van het SOFA model betreft een bewustwordingsproces onder de medewerkers. In de 1 op 1 gesprekken met de familiecontactpersonen is gebleken dat medewerkers dit model onbewust al wel vaak gebruiken. Maar meestal gebeurt dit nog niet bewust, of vanwege tijdsdruk, te weinig. Rapporteren volgend het SOFA model gebeurt nog nauwelijks. De invulling van de Themaweek ziet er als volgt uit (zie ook actieplan hfst 4): Acties medewerkers:

Dagelijks (niet op donderdag) bekijken de medewerkers “Het Filmpje van de dag”.

Dagelijks schrijven de medewerkers op post-its wat zij doen of die dag gedaan hebben met of voor mantelzorgers of het sociale netwerk van de bewoners.

Tussendoor of aan het eind van de dienst plakken zij “hun post-its” op een centraal geplaatste flap-over. Deze flap is verdeeld in vier vakken met de letters van SOFA. De medewerker “kiest” waar haar briefjes geplakt moeten worden.

Acties regisseurs:

Dagelijks hangt de regisseur de “Dag-poster” op die het SOFA model ondersteunt.

Dagelijks spreekt de regisseur minimaal 1 uur (bij voorkeur op vaste tijden) de mantelzorgers aan, vraagt hoe het met hen gaat en of er nog bijzonderheden zijn. (Dit mag natuurlijk ook door het afdelingshoofd gedaan worden.) Iedere dag krijgt een woord van de SOFA-methode hierbij extra aandacht. (Zie als voorbeeld hiervoor de ‘Vragen van de dag’ in bijlage 2). Deze bevindingen noteert de regisseur in een schrift. Bij voorkeur gebeurt dit vanuit een leuk ingericht zithoekje en/of sofa! Om mantelzorgers “warm” te maken om de regisseur te bezoeken, kan de poster van bijlage 3 op verschillende plaatsen opgehangen worden.

Daarnaast nodigt de regisseur de mantelzorgers uit “een gouden tip” op een kaartje te schrijven en in een grote enveloppe te doen.

Dagelijks bewaakt de regisseur of iedere medewerker een briefje heeft opgehangen (desnoods een leeg briefje).

Op donderdag 10 november verwelkomt de regisseur alle bezoekers met een kaartje en iets lekkers in de vorm van “merci” snoepjes of chocolaatjes.

Acties afdelingshoofden:

Het afdelingshoofd faciliteert de regisseurs, zodat deze de themaweek SOFA goed kunnen neerzetten. Indien wenselijk stemt zij dit af met de collega-afdelingshoofden van de locatie (b.v. de “sofa” in de centrale hal, bemand door wisselende regisseurs).

Het afdelingshoofd gebruikt de ingeleverde post-its en Gouden Tips als input, vertaalt deze input naar een actie jaarplan 2017. Geeft hiervan een terugkoppeling aan het team en de mantelzorgers en bewaakt de voortgang.

Het afdelingshoofd bespreekt in de vlootschouw de KPI SOFA. Benodigde materiaal:

“Filmpjes van de Dag” SOFA (niet op donderdag)

Flap-over verdeeld in 4 vlakken met de SOFA letters

“Post its” en pennen (bij voorkeur met SOFA er op gedrukt)

Zes ondersteunende posters + geplastificeerde SOFA kaartjes

Sofa of zitje (per afdeling of per locatie)

Schriftje + pen, “gouden tip” kaarten en een grote “gouden tip” enveloppe

Kaarten voor alle 1e CP-en + kaarten & merci ’s voor alle bezoekers van 10 november


3. De themaweek op de diverse locaties van Surplus Week 45: 07 t/m 11 november Locatie: Afdeling:

De Zeven Schakels Schakel 5

Schakel 6 b.g.g.

Schakel 6 1e verdieping

Fendertshof Verzorging

‘t Kompas

Antonius Abt De Haven

De Kleine Schans

Verzorging

De Ganshoek

St. Martinus

Mauritshof


4. Plan van Aanpak Themaweek SOFA

Titel

Plan van aanpak themaweek SOFA

Korte beschrijving Een themaweek waarbij het SOFA model centraal staat met als doel hernieuwde kennismaking met dit model en meer bewustwording onder de medewerkers

Coördinator en projectmedewerkers

Louise van Hoorn, proces en eigenaar

Jolanda van Leest & Nanny van Gestel, inhoud

Uitvoerders: Afdelingshoofd (bewaker), Regisseurs en FCP-en

Doelgroep Primair: Regisseurs en FCP-en zorg intramuraal Secundair: Overige medewerkers

Uitvoering Week 45 van 2016

Succescriteria Primair: Verbetering samenwerking met mantelzorgers Secundair: Kennisvergroting, bewustwording, attitudeverandering

Doel De medewerker maakt tijdens de themaweek opnieuw kennis met het SOFA model en past dit model na de themaweek bewuster toe in de omgang met mantelzorgers

De medewerker rapporteert a.d.h.v. de SOFA methode

Middelen Verschillende materialen:

“Filmpjes van de dag” SOFA

Geplastificeerd SOFA kaartjes

Naslagwerk SOFA

Post-its, pennen, flap-overs (verdeeld in 4 vlakken)

Posters

Kaartjes voor 1e CP-en + kaartje & Merci voor bezoekers op de Dag van de

mantelzorg (donderdag 10 november)

Zitje of sofa (per afdeling of per locatie) + poster “Wie bezoekt vandaag onze SOFA”

Schriftje met pen

“gouden tip” kaartjes + enveloppe

Zie voor het bijbehorende actieplan de volgende bladzijde.


Actieplan

Actie Wie Wat Wanneer

Zorgen voor benodigde materialen op de afdeling

Nanny/Jolanda Posters, kaartjes, post-its, pennen, goudentip envelop, Filmpjes van de dag, SOFA-kaartjes, naslagwerk SOFA, mercisnoepjes.

Week 43-44

Regisseurs/ afd. hoofd

Sofa (of zitje), flap-over. Uiterlijk 7 nov.

Voorbereiding + Uitleg

Regisseurs Poster van de dag ophangen + flap-over verdeeld in 4 vakken S,O,F en A

Dagelijks in de themaweek (7 tm 11 nov) Uitleg geven aan FCP-en over post-its

invullen

Regisseurs en alle FCP-en

“Filmpje van de dag” bekijken

Regisseurs en alle FCP-en

Ondersteunende info: naslagwerk SOFA, SOFA-kaartje

Doorlopend

Oefenen met SOFA

Alle FCP-en Post-its invullen en op flap-over plakken Dagelijks in de themaweek (7 tm 11 nov)

Regisseurs Verdelen post-its en zorgen dat iedere FCP-er een of meer post-its invult + plakt

Gesprek aangaan op SOFA + gouden tips verzamelen

Bedankje mantelzorgers

Nanny/Jolanda* Alle 1e cp. ontvangen per post een kaart met

“een bloemetje voor de mantelzorger” Donderdag 10 november

Regisseurs Alle bezoekers krijgen de-dag van-de-mantelzorg-kaart + mercisnoepje

Afsluiting en voortgang

Afdelingshoofd Bevindingen vertalen naar een actie jaarplan 2017 en hiervan een terugkoppeling geven naar het team en de mantelzorgers

december

Bewaakt de uitvoering van het actie jaarplan 2017 en de voortgang

2017 en volgende jaren

Bewaken SOFA rapportages KPI vlootschouw

*) eventueel na invulling persoonlijke boodschap via FCP of regisseur?


5. Begroting themaweek SOFA

Wat: Aantal: Kosten:

Geplastificeerde SOFA kaartjes 300

Post-its met SOFA tekst 300

Pennen met SOFA tekst 300

Gouden tip kaarten 250

Kaarten voor 1e CP-en 500

Porto kosten 500 x € 0,73 € 365,-

Kaarten voor mantelzorgers op 10 november 500

5 dagposters + 1 “Kom op SOFA” poster 6 x 25 € 109,50 ex BTW

Merci snoepjes 500

Totaal:


Bijlagen


SOFA Samenwerken: De mantelzorger aanspreken in de rol van samenwerkingspartner. De mantelzorger doet zich voor in de hoedanigheid van zaakwaarnemer, tolk en verzorger voor de bewoner en fungeert van daaruit als samenwerkingspartner. De centrale vraag die je als professional stelt bij deze rol van de mantelzorger is: hoe kunnen we taken zo verdelen dat we beiden in ons kracht zijn? Dit vergt vaardigheden om de dialoog met uiteenlopende typen mantelzorgers aan te gaan. Ondersteunen: De mantelzorger aanspreken in de rol van medecliënt. De mantelzorger kan zich ook voordoen in de gedaante van een ‘schaduwcliënt’. Op duidelijke of indirecte wijze geeft de mantelzorger blijk van spanningen of zelfs overbelasting. Het is een uitdaging om dit soort signalen te herkennen’. Een schouderklopje, waarderende woorden en een gesprek over wat verlichting zou geven, helpt hier het beste.


Faciliteren: Voorwaarden creëren om de persoonlijk relatie van de cliënt en diens familie zoveel mogelijk intact te houden. Bovenal heeft de mantelzorger de rol van persoonlijk betrokkene. Hij of zij heeft vaak al een heel leven gedeeld met de persoon die nu zorg nodig heeft. De persoonlijke relatie is meestal ook de motivatie om zorg te willen geven.

Afstemmen: Voortdurende communicatie over behoeften, zorgen en successen van cliënt en mantelzorger. De mantelzorger is ook een ervaringsdeskundige die meer tijd doorbrengt met de cliënt en daardoor andere dingen opmerkt en andere kennis inbrengt dan de professionele hulpverlener. Die ervaringskennis is waardevolle informatie. De hulpverlener moet beschikken over een ‘open mind’ als een mantelzorger een ander oordeel heeft over de conditie van de cliënt en de aangewezen behandeling en op de eigen professionele normen kunnen reflecteren.

E-learning SOFA: Heb je behoefte om alles nog eens op een leuke manier terug te zien: volg de E-learning op SOLO!


Instructie rapportage

Wanneer te gebruiken: Na het gesprek met de 1e contactpersoon en bij nieuwe afspraken. Vaste afspraken zet je in het Zorgleefplan zoals dit bij de risico screening gaat. Waar te gebruiken: In het Elektronisch Client Dossier de naam van de cliënt selecteren, dan ga je naar rapportage, dan naar rapportage schrijven en vervolgens selecteer je familie gesprek. Gebruik bij deze rapportage een of meerdere woorden van de SOFA methodiek. Je zet het bijpassende woord voor de zin. Of je gebruikt dat woord in de zin. S: Samenwerken Beschrijf welke zorgtaken en/of activiteiten de mantelzorger(s) verrichten. Voorbeeld: “Samenwerken: Dochter Marie komt voortaan op woensdag avond haar moeder verzorgen en op bed leggen.” O: Ondersteunen Beschrijf hoe jij de mantelzorger(s) ondersteunt, informeert of advies geeft. Voorbeeld: “Ondersteunen: Dochter Marie kan moeilijk omgaan met de dementie van haar moeder en zoekt ons regelmatig op voor een gesprekje en advies.” Of in de zin: “… Ik heb haar ondersteuning geboden door …..” F: Faciliteren Beschrijf welke voorwaarden jij creëert zodat de mantelzorger zijn/haar persoonlijke relatie in tact kan houden. Voorbeeld: “ Faciliteren: De echtgenoot komt op vrijdagavond eten en zij eten dan beide op de slaapkamer van mevrouw.” A: Afstemmen Beschrijf wanneer, met wie en waarover je contact hebt gehad en hoe jij de ervaringskennis van de mantelzorger(s) gebruikt in de zorg. Voorbeeld: “Afstemmen: De echtgenoot heeft vertelt dat mevr. vanwege haar ervaring tijdens de watersnood angst heeft voor douchen. Daarom wordt mevr. maar 1 x per twee weken gedoucht.” Of in de zin: “… Er is met echtgenoot daarom afgestemd dat mevrouw maar 1 x per 2 weken gedoucht wordt.”

Succes!


Bijlage 2

Vragen van de dag Dagelijks spreekt de regisseur op vaste momenten (b.v. tussen 10.30 en 12.00 en tussen 13.30 en 15.00 uur) de mantelzorgers aan, vraagt hoe het met hen gaat en of er nog bijzonderheden zijn. Of misschien wil iemand een verhaal vertellen over zijn/haar belevenissen als mantelzorger? Iedere dag krijgt een woord van de SOFA-methode extra aandacht. Hieronder staan per dag enkele voorbeeldvragen waar je uit kunt kiezen.

Maandag 7 november: Samenwerken

Wat vindt u van de samenwerking tussen u en ons?

Zijn de taken goed verdeeld tussen u als mantelzorger en de zorgmedewerkers van Surplus?

Zou u meer, minder of andere dingen willen doen voor uw naaste? Dinsdag 8 november: Ondersteunen

Krijgt u voldoende ondersteuning bij uw mantelzorgtaken?

Krijgt u wel eens een schouderklopje als mantelzorger?

Hoe voelt u zich als mantelzorger?

Is er voldoende aandacht vanuit de zorg hoe het met u gaat? Woensdag 9 november: Faciliteren

Krijgt u voldoende mogelijkheden om met uw naaste om te gaan zoals u dat zelf wilt?

Is de relatie met uw naaste veranderd?

Kunt u uzelf zijn in relatie met uw naaste? Donderdag 10 november: Nationale dag van de mantelzorg! Deze dag is er geen Vraag van de dag. Het gaat er deze dag vooral om de mantelzorgers te bedanken voor alles wat zij doen als mantelzorger. Spreek je waardering uit en biedt hen een kaartje en een “merci” aan. Vrijdag 11 november: Afstemmen

U kent uw naaste het beste. Kunt u de zorg zo afstemmen als u dat graag zou willen voor uw naaste?

Heeft u het gevoel dat er naar u wordt geluisterd als ‘ervaringsdeskundige’?

Zijn afspraken voor u voldoende inzichtelijk en duidelijk?

Bent u het altijd eens met de afspraken die gemaakt worden?


Bijlage 3: Wie bezoekt vandaag onze SOFA?


Bijlage 4: Dag-posters


Bijlage 5a: Kaartje om te versturen


Bijlage 5b: Kaartje om uit de delen op 10 november


Bijlage 5c: Kaartjes + envelop voor de Gouden Tip

Voorwoord · 1.4 Afstemmen Voortdurende communicatie over behoeften, zorgen en successen van...

Documents

Transcript of Voorwoord · 1.4 Afstemmen Voortdurende communicatie over behoeften, zorgen en successen van...