kleine

communicatie gids voor

ondernemende mensen

Hans Zwiers

2

© Hans Zwiers, 2017 Een uitgave van Tekstbureau de Weverij Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag op enigerlei wijze worden verveel-voudigd of openbaar gemaakt zonder de schriftelijke toestemming van de houder van het auteursrecht. Voor informatie of contact tekstschrijver@tekstbureaudeweverij.nl

3

Inhoudsopgave

Inleiding pagina 5

Succesvolle communicatie pagina 7

Succesvol teamwork pagina 10

Succesvol schrijven pagina 12

Geraadpleegde bronnen pagina 14

Ruimte voor aantekeningen pagina 15

4

5

Inleiding

Communicatie is een veelomvattend kennisgebied.

Vrijwel alle menselijke gedragingen zijn een vorm van

communicatie.

Ondernemende mensen communiceren doelgericht. Zo zal

een bestuur van een voetbalclub meer leden willen, een

verkoper van hondenborstels meer omzet en een coach

meer cliënten.

Een persoonlijk gesprek is de meest optimale vorm van

doelgerichte communicatie. Maar wel een tijdrovende.

Om mensen die we niet kennen, en niet persoonlijk kun-

nen ontmoeten, te bereiken gebruiken we technieken die

behoren tot de massacommunicatie. Met TV-reclame en

krantenadvertenties als bekendste voorbeelden.

Door de opkomst van internet is het aantal kanalen waarop

we mensen kunnen bereiken geweldig uitgebreid. Voor-

beelden hiervan zijn e-mails, nieuwsbrieven en websites.

De vakgebieden marketing en communicatie hebben door

de opkomst van internet een grote ontwikkeling doorge-

maakt. Nog steeds worden nieuwe manieren ontdekt en

getest.

In deze brochure vertel ik in het kort iets over drie onder-

werpen, ‘succesvolle communicatie’, ‘succesvol teamwork’

en ‘succesvol schrijven’.

Ik wens je veel leesplezier.

Hans

6

7

1. Succesvolle communicatie

Succesvolle ondernemers gebruiken effectieve communi-

catie. Sommigen hebben een aangeboren talent maar de

meesten hebben het vak gewoon geleerd. Door gedegen

theorie maar zeer zeker ook door het veel te doen.

Er is een stelregel dat er tienduizend uur praktijk nodig is

om een meester te worden in een vak. Of dat ook echt zo is

weet ik niet. Wat ik wel weet is dat zinvolle, bruibare ken-

nis van communicatie bijdraagt aan succesvol onderne-

men. Hieronder vijf handvatten.

Luisteren

Mensen die goed kunnen communiceren zijn doorgaans

uitstekende luisteraars. Het is de juiste start van ieder com-

municatieproces.

De belangrijkste vraag is wat de ander precies wil. Door

een goed vraaggesprek krijgt die ander, - laten we hem

onze klant noemen -, zelf een beter beeld van zijn of haar

behoefte.

Klanten weten zelf vaak niet precies wat hun behoefte is.

In mijn vakgebied is de eerste vraag die ik krijg meestal

voor ‘een tekstje’ of ‘een advies’. Tijdens een volgend

vraaggesprek komt dan als vanzelf de echte vraag naar

boven. Te vergelijken met iemand die om een pleister

vraagt maar een gebroken arm heeft.

Lichaamstaal

Communicatie bestaat niet alleen uit woorden. Lichaams-

taal is ook een belangrijke informatieverschaffer.

8

Hoe iemand zit, staat, loopt, kijkt is een vorm van informa-

tieoverdracht. Maar ook onze eigen bewegingen of ex-

pressies hebben een verhaal. Hangen we bij de apotheek

over de balie of staan we rustig op onze plek?

Hoe beter we ons bewust zijn van onze eigen lichaamstaal

en hoe beter we die van anderen kunnen duiden, hoe be-

ter we kunnen communiceren.

Empathie

Empathie gaat verder dan lichaamstaal. Het is de vaardig-

heid om anderen te kunnen begrijpen.

Iemand die net ontslagen is uitleggen wat voor geweldig

werk we zelf hebben is bepaald niet empatisch. Meevoe-

len en meeleven wel.

Zoals alles kan ook empathie te ver gaan. Door uitbundig

raad te geven, terwijl de ander alleen maar het verhaal

kwijt wil, gaan we niet respectvol met die ander om.

Begrip

Voor mensen is gehoord worden en zich veilig te voelen

belangrijk. We willen graag dat anderen ons begrijpen.

Iets wat helaas niet altijd mogelijk is. Maar we kunnen er

wel moeite voor doen. Lukt het uiteindelijk toch niet dan is

het prettig voor de ander om dat dan uit te spreken.

Voor begrip is, net als voor luisteren, tijd nodig. Neem die

tijd als je de communicatie belangrijk vindt.

9

Verbinding

Het hoogst bereikbare in communicatie is het realiseren

van een verbinding tussen mensen. Mensen willen zich

verbonden voelen met anderen.

Voorbeelden van zo’n verbinding is de trots om lid te zijn

van een club. Of vaste klant bij een winkel.

Alle mensen willen ergens bij horen, we zijn een sociale

soort.

10

2. Succesvol teamwork

Ondernemen is altijd teamwork.

Zelfs als echte ‘eenpitter’ heb je te maken met anderen. Je

overlegt met klanten, leveranciers en met je eigen sociale

omgeving. Er zijn altijd anderen die mede hun stempel

drukken op onze activiteiten. Iedereen maakt dus deel uit

van een team.

Afgelopen jaren is er binnen de Google-organisatie onder-

zoek gedaan naar de effectiviteit van teams, het project

Aristoteles. De onderzoeksvraag was waarom het ene team

aanmerkelijk beter functioneert dan het andere. De uit-

komsten van dit onderzoek laten zich eenvoudig vertalen

naar onze eigen onderneming.

Belangrijkheid

Het geloof dat hun werk belangrijk is geeft leden van een

team een duidelijke voorsprong. Door ‘maar zo’ iets te

doen ontbreekt dat besef van belangrijkheid. Wie ergens

echt in gelooft en anderen daarover enthousiast kan vertel-

len komt overtuigend over en krijgt mensen sneller mee.

Betekenisvol

Het gevoel hebben dat ons werk voor onszelf betekenisvol

is levert de energie die nodig is om een taak tot een suc-

cesvol einde te brengen.

Duidelijkheid

Hoe duidelijker het doel, de taak en de rollen van alle

deelnemers zijn, hoe soepeler communicatie verloopt.

11

Betrouwbaarheid

De wetenschap te kunnen rekenen op anderen is van be-

lang voor onze daadkracht. Als we er niet zeker van zijn

dat de ander afspraken nakomt worden we geremd in het

doen van ons eigen ding.

Ook de mate waarin we initiatieven kunnen ontplooien

hang in sterke mate af van de betrouwbaarheid van onze

teamleden. En juist deze initiatieven vormen het hart van

ondernemen, het is iets doen met onbekende afloop. Daar-

om is iedere voorspelbaarheid hard nodig.

Betrouwbaarheid biedt deze voorspelbaarheid.

Veiligheid

Uit het onderzoek van Google kwam de psychologische vei-

ligheid als belangrijkste voorwaarde voor succes naar vo-

ren. Voorbeelden van deze psychologische veiligheid zijn:

De vrijheid een mening kunnen geven die tegen de

heersende mening ingaat

De vrijheid iedere vraag te kunnen stellen

Nieuwsgierigheid tonen

Wederzijds respect

Aanmoedigen en aangemoedigd worden je vrij te

uiten

Het onderzoek samengevat in één zin:

Wat ik doe is belangrijk en van betekenis, ik ben dui-

delijk in wat ik doe, betrouwbaar voor mijn omgeving

en ik werk in een psychologisch veilige omgeving.

12

3. Succesvol schrijven

Het is niet de kunst om iets te schrijven maar om iets niet te

schrijven.

Afscheid nemen van mooie woorden of een prachtige zin is

ook voor professionele schrijvers soms lastig te verteren.

Niet voor niets bestaat de uitspraak ‘kill your darlings’.

Voor schrijvers die communicatieve teksten schrijven gaat

het om het resultaat. Een goede tekst is dan een functione-

le tekst, eentje die lezers boeit tot aan het einde en aanzet

tot actie.

De eerste zin

Wat geldt voor een boek of een kort verhaal geldt ook

voor functionele teksten. Ze hebben allemaal een sterke

eerste zin nodig. Eentje die vraagt om verder te lezen.

Dus staat in de eerste zin de belangrijkste informatie voor

de lezer.

En dat is dus niet wie wij zijn, wat wij doen en weten maar

iets wat de lezer wil weten. Om te schrijven zijn twee zaken

belangrijk.

Kennis van zaken

Kennis van de lezer

Zo begon ik deze brochure met de zin:

“Communicatie is een veelomvattend kennisgebied’.

Hier gaat het dus over communicatie (het feit) en over het

grote gebied dat wordt bestreken (de verwachting).

Feit en verwachting horen thuis in elke eerste zin. En dan

van allebei maar één, geen drie feiten en zeven verwach-

tingen.

13

Vervolgens komt het feit, ‘alle mensen communiceren’. Het

is de verklaring voor de veelomvattendheid. De bijbeho-

rende gedachte, ‘als iedereen het doet moet het wel groot

zijn’.

In de derde zin komt de lezer zelf aan bod, de

“Ondernemende mensen…”, en volgen wat voorbeelden.

Zo ontstaat steeds een nieuwe zin die samenhang vertoont

met de vorige zin. Deze samenhang maakt van een tekst

een geheel.

Woordkeus

Ongeoefende schrijvers hebben de neiging om verhalen

te mooi en te lang te maken. Dus moeten er woorden ge-

wist worden.

Dat zijn allereerst de bijvoeglijke naamwoorden. Een ‘rode

aardbei’ wordt gewoon een aardbei; alle aardbeien zijn

rood. Bijvoeglijke naamwoorden blazen teksten onnodig

op.

Hanteer een actieve schrijfstijl, ‘de auto reed pardoes de

sloot in’ is een actieve zin. Passieve zinnen worden bij

voorkeur door politici gebruikt, ‘Het zou wel eens kunnen

zijn dat …’.

Kies beeldende woorden, door herkenbare beelden kan

de lezer zich een mentale voorstelling maken, bij abstracte

woorden kan dat niet.

De opbouw

Een goed verhaal heeft een begin, een middenstuk en een

einde. Beginnen met het schrijven van de laatste zin kan

een handig hulpmiddel zijn om deze lijn vast te houden.

14

Geraadpleegde bronnen

Duhigg, Charles. What Google Learned From Its Quest to

Build the Perfect Team. The New York Times Magazine. 25

februari 2016

Pink, Daniël H. A Whole New Mind. Penguin Group, New

York, 2005

Reesinck, B.N.M. Handboek voor de nederlandse be-

drijfsjournalistiek. Ypsilon, Bloemendaal. 1979

Renkema, J. Schrijfwijzer. Sdu uitgeverij, ‘s-Gravenhage.

1989

15

Ruimte voor aantekeningen

16

Deze brochure wordt u aangeboden door

Kostverloren 4, 7544 MH Enschede

tekstschrijver@tekstbureaudeweverij.nl