Vlaanderen Intern€¦ · Web viewEr wordt dan ook verder geen rekening mee gehouden bij de...

Bijlage 2 bij de nota aan de Vlaamse Regering betreffende ‘Het Nieuwe Werken’ bij de Vlaamse overheid

Bijlage 2Bezettingsnorm voor ambtenaren in kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid bij ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW)

Inleiding

Tot op de dag van vandaag huisvest de Vlaamse overheid haar werknemers volgens een benadering die is ingegeven door de vastgoedmarkt: de bruto-vloeroppervlakte. Dit is op zich niet onlogisch, de berekening van de huurprijs van een gebouw op de Belgische markt is immers gebaseerd op de bepaling van het bruto-vloeroppervlak. Dit staat evenwel in contradictie met de behoeften van de gebruikers, die uitgedrukt worden in netto-oppervlakten.Uit het bruto-vloeroppervlak kan bovendien niet worden afgeleid hoeveel bruikbare kantooroppervlakte werkelijk beschikbaar is. De ratio tussen het bruto-vloeroppervlak en de bruikbare oppervlakte is een belangrijk gegeven: voor eenzelfde bruto-oppervlak zal de bruikbare oppervlakte van één gebouw variëren ten opzichte van een ander. Of anders gesteld: voor een zelfde bruikbare oppervlakte zal een gebruiker meer moeten betalen voor een gebouw met een lagere oppervlakte-efficiëntie.

Het doel van dit document is om aan de hand van een onderbouwde visie en uitgewerkte case te komen tot een nieuwe bezettingsnorm voor kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid die toelaat om ook duurzaamheids- en efficiëntieaspecten mee in rekening te brengen.

Pagina 1 van 16


1. Bepalen van ‘Primaire Oppervlakte’

Vanuit het oogpunt van de gebruiker is het logischer om de oppervlakte van een gebouw uit te drukken in bruikbare oppervlakte, zijnde de oppervlakte die door de gebruiker in een gebouw gebruikt kan worden om lokalen in te richten en er zijn activiteiten uit te oefenen. Deze wordt bepaald door de Europese norm EN 15221-6: Facility Management part 6 – Area and Space measurement, en wordt ‘Primaire Oppervlakte’ (Primary Area – PA) genoemd.

In de Europese norm worden de oppervlakten als volgt onderverdeeld:

TLA Total Level AreaTotale Verdiepingsoppervlakte

NLA GFA Gross Floor AreaBruto Verdiepingsoppervlakte

Non

func

tionn

al L

evel

Are

aN

iet-f

unct

ione

le V

erdi

epin

gsop

perv

lakt

e

ECA IFA Internal Floor AreaInterne Verdiepingsoppervlakte

Ext

erna

l Con

stru

ctio

n A

rea

Ext

erne

Bou

wop

perv

lakt

e

ICA NFA Net Floor AreaNetto Verdiepingsoppervlakte

Inte

rnal

Con

stru

ctio

n A

rea

Inte

rne

Bou

wop

perv

lakt

e

PWA NRANet Room Area = Rentable Netto Lokalenoppervlakte = (ver-)huurbaar

Par

titio

n W

all A

rea

Sch

eidi

ngsw

ando

pper

vlak

te

TA CA AA PA

Tech

nica

l Are

aTe

chni

sche

Opp

ervl

akte

Circ

ulat

ion

Are

aC

ircul

atie

oppe

rvla

kte

Am

enity

Are

aS

anita

ire O

pper

vlak

te

Prim

ary

Are

aP

rimai

re O

pper

vlak

te

De PA is een onderverdeling van de netto-oppervlakte, maar zonder:- De technische lokalen;- De circulatiezones (zowel verticaal als horizontaal);- De sanitaire ruimten.

Er wordt dan ook voorgesteld om vanaf nu elke marktprospectie uit te voeren op basis van een vergelijking van de PA. Het feit dat ook de Regie der Gebouwen van de Federale Overheid dezelfde werkwijze hanteert, betekent dat er een draagvlak is voor deze denkwijze, en dat de vastgoedsector zich hieraan zal moeten aanpassen.De PA zal op die manier haar toepassingsgebied kunnen vinden in niet enkel de marktprospectie, maar ook het bepalen van de behoefteprogramma’s en de monitoring van het gebruik van de gebouwen.

Pagina 2 van 16


Om deze en verdere in dit document uitgewerkte basisprincipes en werkwijzen toe te lichten, wordt een fictieve verdieping gebruikt als werkinstrument. Gebaseerd op de vaste kern van één van de torens van het Consciencegebouw in de Brusselse Noordwijk, en uitgaande van een tussenafstand van 125 cm tussen de verticale raamprofielen van de glasgevels, is deze verdieping representatief voor een typisch kantoorgebouw in België.De hieronder opgenomen oppervlaktes en afstanden zijn enkel ter illustratie van de principes. In de praktijk zullen deze op gebouwniveau geëvalueerd worden.

De bruto verdiepingsoppervlakte van deze verdieping (ook wel Gross Floor Area genoemd) bestaat uit de interne verdiepingsoppervlakte (Internal floor Area) en de externe bouwoppervlakte (External Construction Area).

Pagina 3 van 16


De primaire oppervlakte (PA) is gelijk aan de bruto verdiepingsoppervlakte (GFA), minus de externe en interne constructieoppervlakte, de technische lokalen, de circulatiezones (zowel verticaal als horizontaal), en de sanitaire ruimten.

2. Kwaliteit van de natuurlijke verlichting

Het bepalen van de PA in een gebouw geeft een realistisch beeld van de bruikbare oppervlakte, toch ontbreekt er nog een essentieel gegeven: het beschikbaar natuurlijk licht. Immers, om specifieke kantooractiviteiten te kunnen uitoefenen zal er voldoende natuurlijk licht moeten zijn, terwijl andere activiteiten minder (of zelfs geen) natuurlijk licht nodig hebben.Om de kwaliteit van oppervlakten PA in termen van natuurlijke verlichting te evalueren, worden 4 zones onderscheiden:

Zone 1e daglicht = zone op minder dan 6,5 m van een beglaasde gevel (buitenkant beglazing)

Zone 2e daglicht = zone tussen 6,5 m en 13 m van een beglaasde gevel Zone blind bovengronds = zone op meer dan 13 m van een beglaasde gevel, of een

zone bovengronds zonder toegang tot natuurlijk licht. Zone blind ondergronds = zone ondergronds zonder toegang tot natuurlijk licht.

Belangrijke opmerking: de natuurlijke verlichting bekomen door verticale lichtbronnen (zoals koepels) en vensters waarvan de steunmuurhoogte hoger is dan 1,2 m worden beschouw als blind.

Het doel van deze classificatie is enerzijds het kunnen analyseren van de kwaliteit van de beschikbare PA en anderzijds het kunnen afstemmen van de gebruikersbehoeften op de

Pagina 4 van 16


beschikbare PA, zodat vermeden kan worden dat er ofwel te veel blinde oppervlakten zijn voor functies die natuurlijk licht nodig hebben, ofwel dat er te veel “edele” oppervlakten zijn voor functies die geen natuurlijk licht nodig hebben.

Toegepast op de typeverdieping geeft dit de volgende onderverdeling:

3. Classificatie van het gebruik van oppervlakten

Er wordt een classificatie gemaakt van PA, volgens 3 types van functies die men kan uitoefenen in een kantooromgeving:

1. Office Area (OA) (in EN 15221-6 vertaald als “Work Spaces”): de individuele werkplekken en samenwerkplekken in de open space, de individuele kantoren en vergaderzalen. Deze moeten bij voorkeur gelegen te zijn in de zone van 1e daglicht.

2. Local Support Area (LSA) (in EN 15221-6 vertaald als “Local support Spaces”):het dynamisch (rol)archief, kitchenettes en koffiehoeken, het onthaal van de verdieping (indien deze is verbonden aan een werkplek hoort het onthaal evenwel bij de OA), servicelokalen en patchlokalen. Deze mogen gelegen zijn in de zone van 2e daglicht.

3. Central Support Area (CSA) (in EN 15221-6 vertaald als “Central support Spaces”): dit zijn de gemeenschappelijke functies die eigen zijn aan een gebouw, zoals het hoofdonthaal, auditoria, gemeenschappelijke vergaderzalen, restaurant, raadszalen, drukkerij, computerlokalen en (semi-)statisch archief. Ook deze elementen kunnen naargelang hun functie worden opgesplitst in zones van daglicht.

Pagina 5 van 16


TLA Total Level AreaTotale Verdiepingsoppervlakte

NLA GFA Gross Floor AreaBruto Verdiepingsoppervlakte

Non

func

tionn

al L

evel

Are

aN

iet-f

unct

ione

le V

erdi

epin

gsop

perv

lakt

e

ECA IFA Internal Floor AreaInterne Verdiepingsoppervlakte

Ext

erna

l Con

stru

ctio

n A

rea

Ext

erne

Bou

wop

perv

lakt

e

ICA NFA Net Floor AreaNetto Verdiepingsoppervlakte

Inte

rnal

Con

stru

ctio

n A

rea

Inte

rne

Bou

wop

perv

lakt

ePWA NRA

Net Room Area = Rentable Netto Lokalenoppervlakte = (ver-)huurbaar

Par

titio

n W

all A

rea

Sch

eidi

ngsw

ando

pper

vlak

teTA CA AA PA

Tech

nica

l Are

aTe

chni

sche

Opp

ervl

akte

Circ

ulat

ion

Are

aC

ircul

atie

oppe

rvla

kte

Am

enity

Are

aS

anita

ire O

pper

vlak

te

Offi

ce A

rea

Loca

l Sup

port

Are

a

Cen

tral S

uppo

rt A

rea

4. Basisprincipes voor de toewijzing van oppervlakten

De toewijzing van de OA (Office Area) en LSA (Local Service Area) gebeurt op basis van het aantal gecorrigeerde Voltijdse Equivalenten (VTEg) van een specifieke entiteit, die als volgt berekend wordt:

1. Vertrekpunt is het goedgekeurde personeelsplan (PeP). De basiseenheid van een PeP is de Voltijdse Equivalent (VTE). Dit is gebaseerd op de geraamde werklast en een aantal voltijdse werknemers die nodig zijn om deze werklast uit te voeren1. Het spreekt voor zich dat de geëigende procedures voor vaststelling en wijziging van personeelsplannen worden gerespecteerd

2. Een eerste correctie gebeurt aan de hand van een permanente monitoring van de effectieve personeelsbezetting. In de mate dat deze substantieel verschilt van de PeP en er geen beslissing VR bestaat die een sterke wijziging van het personeelsbestand vooropstelt, wordt in plaats van de PeP de meest actuele effectieve VTE-personeelsbezetting als vertrekbasis genomen.De entiteiten bieden in het kader van een efficiënte en effectieve overheid op een transparante manier hun effectieve en actuele personeelsbezetting aan.

1 Het kan evenwel zijn dat een voltijdse betrekking wordt ingevuld door twee personen, maar dan gaat het om een element dat veranderlijk is in tijd. Er wordt dan ook verder geen rekening mee gehouden bij de toewijzing van oppervlakten.

Pagina 6 van 16


3. Het aantal VTE wordt een tweede maal gecorrigeerd, rekening houdend met de specificiteit van een bepaalde functie. Op het niveau van de entiteit wordt er een dienstverleningsprofiel opgemaakt. Dit gebeurt aan de hand van een gestandaardiseerde methodiek en wordt via een raamcontract aangeboden door AFM. Specifiek voor de individuele ambtenaar, kunnen bv. de volgende situaties zich voordoen:

- Indien het gaat om supportfuncties die niet worden uitgevoerd in de kantoorruimte(zoals bijvoorbeeld schoonmaakpersoneel), is de coëfficiënt 0%.

- Indien het gaat om functies die moeten uitgevoerd worden 24/7, en die dus werken in ploegen (bijvoorbeeld bewakingsdienst), wordt de coëfficiënt aangepast naargelang het aantal ploegen per 24 uur. Wanneer er 3 bewakingsploegen zijn in 24 uur, is de coëfficiënt 33%.

- Indien het gaat om reizende functies, wordt de coëfficiënt aangepast naargelang het aantal dagen aanwezigheid op kantoor. Voor bijvoorbeeld een inspecteur die slechts twee maal per week op kantoor is, wordt een coëfficiënt van 40% toegepast.

- Indien er op basis van langlopende afspraken op reguliere wijze aan telewerk wordt gedaan binnen een door de Vlaamse overheid ter beschikking gesteld satellietkantoor, worden deze mee verrekend op basis van effectief gebruik.

4. Toepassing van de 80/20-norm.Omwille van de standaard niet-bezetting van werkplekken omwille van ziekte, verlof, vergaderingen, enz.. ten belope van 20 % (cfr. gehanteerde norm bij ‘Anders Werken’), wordt bijkomend de 80%-norm toegepast op het VTEg.

Als bijlage1 wordt een casus (entiteit A) gevoegd

De CSA (Central Support Area) wordt uitgedrukt in capaciteit en functionaliteit (bvb een leslokaal voor 20 personen, een restaurant voor 200 personen, 1000 lopende meter (semi)-statisch archief,…

5. Voorstel voor nieuwe bezettingsnorm

Het Besluit van de Vlaamse Regering naar aanleiding van de verhuisbeweging in Brussel ten gevolge van BBB (BVR 27012006) bepaalde dat er 23 m² bruto per werkplek moet worden voorzien en dat het principe van “anders werken” geldt. Dit betekende dat op de 23 m² bruto de 80%-regel (omwille van verlof, ziekte, vergaderingen,..) werd toegepast.Het feit dat er in bruto oppervlakte gerekend werd, betekende evenwel dat er geen eenduidige omzetting naar netto oppervlakte mogelijk is. Elk gebouw heeft immers een andere bruto/netto-ratio. Zoals eerder aangehaald zal de nieuwe bezettingsnorm dan ook uitgedrukt worden in bruikbare oppervlakte (PA), zijnde de oppervlakte die door de gebruiker in een gebouw gebruikt kan worden om lokalen in te richten en er zijn activiteiten uit te oefenen.

Om nu een nieuwe en aanvaardbare oppervlakte per VTEg te bepalen, werd enerzijds een generieke intekening gemaakt van het eerder aangehaalde type-verdiep, en werd er anderzijds vergeleken met normen in andere instellingen, vergelijkbaar met de diensten van de Vlaamse overheid.

Van het type-verdiep wisten we al dat er 972,2 m² PA beschikbaar is. Uit de generieke intekening blijkt dat er, naast een ruim aanbod aan samenwerkplekken en ondersteunende functies, ook plaats is voor 64 individuele werkplekken.

Pagina 7 van 16


Dit type-verdiep beantwoordt aan de kenmerken om het hiervoor uitgewerkte HNW-concept toe te passen voor een equivalent van 80 VTEg, gegeven een referentie van 80 % individuele werkplekken (in casu 64). Dit resulteert in een – voor het typeverdiep - omgerekende oppervlakte PA (OA+LSA) van 12,15 m²/VTEg.

In vergelijking met de normen uit vergelijkbare instellingen, blijkt 12,15 m²/VTEg niet uitzonderlijk te zijn. Zo hanteert de Regie der Gebouwen vandaag 13,5 m²/VTEg.

Op basis van deze insteek en om een zekere marge ten aanzien van de type-uitwerking in te calculeren, wordt 12,5 m²/VTEg voorgesteld als nieuwe norm.

Aangezien in HNW-concept wordt uitgegaan van het specifieke ruimtebehoefteprofiel dat elke entiteit heeft en dat samenhangt met de procesanalyse (‘as is’ en ‘to be’) en de visie, missie en kernprocessen die ze via hun dienstverlening aan de samenleving wensen aan te bieden, zal de uiteindelijke inrichting van de OA en de LSA telkens weer opnieuw bepaald moeten worden.

De vooropgezette norm van 12,5 m²/VTEg wordt dan ook als een maximum enveloppe beschouwd2.

Voor de CSA dient telkens opnieuw bepaald te worden in functie van de op dat moment noodzakelijke functionaliteiten welke voorzieningen centraal geregeld moeten worden (bv. restaurant, grote vergaderzalen, tentoonstellingsruimte, auditorium, …)

2 Hierin zitten de voormalige 80% individuele werkplekken vervat, gelet op de typeberekening. Echter, aangezien HNW diverse typen van werkplekken voorziet, wordt het refereren naar de 80 % irrelevant.

Pagina 8 van 16


Bijlage 1 : Schema van casus (entiteit A) binnen HNW.

Pagina 9 van 16


Bijlage 2 : Bouwelementen van de kantooromgeving

De beschikbare oppervlakte (PA) van de kantooromgeving wordt bepaald door enerzijds de Office Area (OA), en anderzijds de Local Support Area (LSA).

1. Office Area (OA) De inrichting van de Office Area raakt aan 3 typologieën: de basiswerkplek, de samenwerkplek en de vergaderplek. Deze dienen allen bij vorkeur gelegen te zijn in de zone van 1e daglicht (afhankelijk van de typologie van een gebouw).

1.1. Basiswerkplek De basiswerkplek faciliteert individuele taken en komt voor in verschillende vormen.

1.1.1. De klassieke open eilandwerkplekDeze faciliteert semi-geconcentreerd werk en is steeds per 4 of 6 werkplekken geclusterd, waardoor steeds een hoge mate van kennisdeling mogelijk is.

1.1.2. De onthaalwerkplekDit is een variante van de open werkplek; standaard te voorzien per verdiep en geclusterd per 2 of 4 werkplekken, wordt de onthaalwerkplek voorzien in de buurt van de ingang van de verdieping. Georiënteerd naar de onthaal-/wachtzone voor bezoekers, en veelal bezet door ondersteunende of secretariaatsfuncties, worden deze werkplekken voorzien van een ingewerkt balie-meubel en vervullen ze de functie van eerste onthaal voor bezoekers.

1.1.3. De afgeschermde werkplek

Pagina 10 van 16


Met de implementatie van de afgeschermde werkplek erkent HNW de noodzaak om naast samenwerking en dialoog ook te kunnen inzetten op geconcentreerd werk in open space. De werkplekken worden voorzien van halfhoge wanden die zowel akoestisch als ook visueel moeten afschermen, maar niet geheel afgesloten zijn.

1.1.4. De concentratiecockpitVoor complete privacy en concentratie kan nog steeds gebruik gemaakt worden van de afgesloten concentratiecockpit om ongestoord te werken.

1.1.5. De flexibele management officeDe leidinggevende van het hoogste niveau (administrateur-generaal, secretaris-generaal) wordt de mogelijkheid geboden gebruik te maken van een flexibele management office. Deze afgesloten, maar transparante ruimte, faciliteert het individueel en teamwerk van de leidinggevende, maar kan bij afwezigheid gebruikt worden als een teamcockpit of als een alternatieve individuele werkplek. Hoewel het de leidinggevende vrij staat om vanuit zijn functie wel of niet gebruik te maken van een ‘eigen’ afgesloten kantoor, biedt dit concept de leidinggevende de mogelijkheid om zijn voorbeeldfunctie op te nemen: wanneer hij/zij niet aanwezig is op kantoor, hetgeen gezien het specifieke leidinggevend profiel geraamd wordt op minstens 50% van de tijd, dient de werkplek volgens het ‘clean desk’-principe achtergelaten te worden.

Pagina 11 van 16


1.1.6. De touch down werkplekOm tijdens een dag vol vergaderingen geen klassieke werkplek te moeten innemen, wordt werknemers de mogelijkheid aangeboden gebruik te maken van een touch down werkplek. Deze veelal verhoogde zit/staan werkplekken faciliteren kortstondig individueel werk (checken van mail, agendabeheer,…) voorafgaandelijk aan een vergadering. De touch down werkplekken worden dan ook ingeplant in de buurt van een grote formele vergaderzaal en gelinkt aan de onthaal-/wachtzone, zodat ze ook gebruikt kunnen worden door externen.

1.2. Samenwerkplek Hoewel de samenwerkplek ook gebruikt kan worden voor individueel werk, biedt deze de mogelijkheid om op informele wijze in team (2 tot 6 personen) te functioneren. Ook de samenwerkplek bestaat in een grote variëteit aan vormen.

1.2.1. De intake cockpitDe intake cockpit, ook wel “bubble” genoemd, faciliteert kort overleg tussen 2 à 3 werknemers in een afgesloten ruimte.

Pagina 12 van 16


1.2.2. De lounge werkplekDe lounge werkplek bestaat op zich in meerdere vormen, maar faciliteert kort overleg tussen 2 à 3 personen in open space. Deze samenwerkplek is voorzien van halfhoge wanden die zowel akoestisch als ook visueel afschermen, maar niet geheel afgesloten zijn.

1.2.3. Het open overlegHet open overleg faciliteert overleg tussen meerdere medewerkers in open space, al dan niet gekoppeld aan een ingebouwd scherm waar op geprojecteerd kan worden.

1.2.4. Het informeel overlegOok het informeel overleg heeft veel gezichten, maar bestaat veelal uit een aantal geclusterde, akoestisch geïsoleerde oorfauteuils, waarbij de focus ligt op informele communicatie.

1.2.5. De brainstormruimte

Pagina 13 van 16


De brainstormruimte is een afgesloten ruimte met een “out of the box” inrichting, gericht op de ontwikkeling van innovatie en creativiteit.

1.2.6. De projectkamerDe projectkamer is een variante op de teamcockpit (zie verder); Gelijkaardig qua grootte faciliteert het de samenwerking in teams voor de duur van een project.

1.3. Vergaderplek In tegenstelling tot de samenwerkplek zijn vergaderplekken steeds afgesloten ruimten, en hebben een formeel karakter. De vergaderzalen variëren in grootte, afhankelijk van het aantal personen waarvoor ze zijn bestemd.

1.3.1. De teamcockpitDe teamcockpit faciliteert teamoverleg tot 8 personen.

Pagina 14 van 16


1.3.2. De (grote) vergaderzaalDe vergaderzaal faciliteert formeel overleg met +/- 16 personen. Standaard wordt er op elke verdieping één van dergelijke vergaderzalen voorzien. Aangezien dit de vergaderzaal is waar de meeste externe bezoekers in ontvangen zullen worden, wordt hier extra aandacht besteed aan uitstraling en infrastructuur. Om dezelfde reden is deze vergaderzaal ingeplant in de buurt van het onthaal, de wachtzone en de touch down werkplekken.

2. Local Support Area (LSA) Naast de Office Area is er ruimte noodzakelijk voor de Local Support Area (LSA), bestaande uit:

2.1 Koffiehoek Standaard wordt er per verdieping een koffiehoek voorzien. Deze semi-afgesloten ruimte is rechtstreeks gelinkt aan de kitchenette van de verdieping, en ademt qua look & feel een andere sfeer uit dan de rest van het kantoor. De werknemer kan hier bij een kopje koffie tot rust komen, de krant lezen of informeel overleggen met collega’s.

2.2 Rolarchief Hoewel een volledig papierloos kantoor vandaag nog een utopie is, zal in tijden van maximale digitalisering het aantal lopende meter kastruimte per verdieping

Pagina 15 van 16


sterk beperkt worden. Om te vermijden dat werknemers zich een vaste werkplek gaan toe-eigenen in de buurt van de kast waar hun dossiers zich in bevinden, wordt er op een centrale plaats op de verdieping een rollend archief ingericht, dat op een efficiënte manier het dynamisch archief van de entiteit huisvest.

2.3 Lockers In tegenstelling tot de werkplek, is de locker wel op naam. Naast plaats voor een postvakje voor papieren post, ruimte voor een trolley en laptop, wordt er ook plaats voorzien voor persoonlijke werkdocumenten.

2.4 Servicelokaal (Print/Copy/Scan) Printers en andere luidruchtige machines zijn, omwille van akoestische redenen, en verhoogde warmteontwikkeling uit den boze op de kantoorvloer. Op goed bereikbare plaatsen op de verdieping worden servicelokalen ingericht, waar alle luidruchtige toestellen geclusterd worden. Deze lokalen zijn voorzien van de nodige HVAC.

Pagina 16 van 16

Vlaanderen Intern€¦ · Web viewEr wordt dan ook verder geen rekening mee gehouden bij de...

Documents

Transcript of Vlaanderen Intern€¦ · Web viewEr wordt dan ook verder geen rekening mee gehouden bij de...