lauradebruijn.files.wordpress.com · Web viewLB Locatie Paul Rémon Show productions Vught...

Excitement Events B.V. 1

Inhoudsopgave

Werkproces 4.1: Overlegt met opdrachtgever..........................................................................3

Werkproces 4.2: Maakt een draaiboek voor het evenement en licht dit toe............................4

Werkproces 4.3: Verzorgt het vervoer van materialen en personen......................................19

Werkproces 4.4: Richt ruimtes in en installeert materialen.....................................................21

Werkproces 4.5: Draagt zorg voor de dagelijkse voorzieningen............................................23

Werkproces 4.6: Ondersteunde werkzaamheden op het gebied van personeelszaken.........26

Werkproces 4.7: Organiseert de beveiliging van locaties.......................................................32

Werkproces 4.8: Assisteert tijdens het evenement.................................................................39

Bijlage.....................................................................................................................................49

Authenticiteitsverklaring .……………………………………………………………………………53


Werkproces 4.1: Overlegt met opdrachtgeverGespreksverslag

Plaats: WijchenDatum en tijd: 12 november 2013 om 14:00 uurOmstandighedenAanwezigen: Petra, Paul en Laura

Excitement Events (EE) wil een nieuw concept voor de evenementenbranche genaamd ‘The Ultimate Light Show’ op de markt gaan brengen. Dit concept is nog niet bekend in de markt.

EE wil door middel van het geven van een technische training organisatoren, weddingplanners en evenementenlocaties trekken naar het bedrijfspand in Vught. Het doel is om meer naamsbekendheid te krijgen en expert status op te bouwen. Bovendien zoekt EE samenwerking met evenement organisatoren. In Vught staat ‘The Ultimate Light Show’ opgesteld. Een technische training, waarbij akoestiek, licht, geluid en beeld naar voren zal komen, zal deze doelgroep aanspreken en ondertussen zien zij ‘The Ultimate Light Show’ die Excitement Events tijdens de training zal demonstreren. Na de training zijn de deelnemers in staat om de basisprincipes van akoestiek, geluid, licht en video te kennen. Weten hoe ze locaties moeten beoordelen en de juiste technische middelen moeten inzetten. Zijn een betere gesprekspartner voor technische bedrijven en zijn ze in staat situaties in te schatten en op te lossen om een optimale beleving te behalen.

EE wil de technische training zo presenteren dat het niet zomaar een verkooppraatje is, maar dat je er echt iets aan hebt wat je kan toepassen in de praktijk. Theorie en praktische tips zullen aan bod komen. Deze training zal gegeven worden door ‘Paul Remon’. Hij heeft een eigen show productie bedrijf en weet alles van theater- en showtechniek.

Ik heb voorgesteld om naast de technische training er een heel programma omheen te bouwen met catering, artiesten en een netwerkborrel. De deelnemers vinden het dan waard om hun tijd en geld hierin te spenderen. Je kunt dan eventueel met samenwerkingspartners werken, die zichzelf ook kunnen promoten tijdens het evenement. Daarnaast is het geven van een give away met daarin een folders en visitekaartjes van Excitement Events, The Ultimate Light Show en alle sponsors een slim idee.

EE wil de training twee keer op dezelfde dag geven door middel van een middag en avond ronde. De training zal plaatsvinden op maandag 10 februari 2014.

EE wil de deelnemers van de training een entree prijs vragen tussen de € 30,- en € 75,-. Door middel van een flinke korting is dit mogelijk. Vergeleken met andere trainingen is deze entree prijs erg goedkoop, hierdoor hopen ze dat er meer inschrijven komen.

Hun budget voor deze training ligt rond de € 200,-Ze willen zoveel mogelijk besparen op promotiekosten. Het gebruik van social media, mailing en websites zal hierdoor van belang zijn.

Er is afgesproken om te gaan brainstormen over ideeën waardoor de technische training nog aantrekkelijk zal zijn voor de doelgroep. Verder zal er onderzocht moeten worden hoe de tijdsplanning zal zijn en hoe het communicatieplan aangepakt gaat worden.

De vervolgafspraak is gepland op dinsdag 26 november 2013 om 11:00 uur om de bedachte voorstellen te bespreken, dit uit te werken en te controleren hoever de voorbereidingen zijn.


Werkproces 4.2: Maakt een draaiboek voor het evenement en licht dit toe

DRAAIBOEK

Training‘Grip op techniek’

10 februari 2014Showproductiehuis Paul Rémon

De Ketting 10a te Vught


INHOUDSOPGAVE

DRAAIBOEK.......................................................................................................................................... 4CALLSHEET.......................................................................................................................................... 6ALGEMEEN........................................................................................................................................... 7AANDACHTSPUNTEN..........................................................................................................................7VERANTWOORDELIJKEN................................................................................................................... 8GLOBAAL TIJDSCHEMA MIDDAG......................................................................................................9GLOBAAL TIJDSCHEMA AVOND........................................................................................................9MATERIALENLIJST / OPBOUW / FACILITEITEN..............................................................................10PROGRAMMA VOORBEREIDINGSDRAAIBOEK..............................................................................11PROGRAMMA DRAAIBOEK...............................................................................................................13PROGRAMMA NABEREIDINGSDRAAIBOEK...................................................................................16CREWCATERING................................................................................................................................ 17KLEEDKAMER.................................................................................................................................... 17PLATTEGROND LOCATIE / ROUTEBESCHRIJVING.......................................................................18


CALLSHEETBedrijf Plaats Tel. nummer Contactpersoon AfkortingOpdrachtgeverExcitement Events Wijchen 06-23458726 Petra Donkers PD

ProductieExcitement Events Wijchen 06-19607305 Laura de Bruijn LB

LocatiePaul Rémon Show productions

Vught 06-53286540 Paul Rémon PR

TechniekPaul Rémon Show ProductionsImagin Events

Vught

Vught

06-53286540

06-27119829

Paul Rémon

Joep van ’t Hoff

PR

JH

LeveranciersStage LightDance Street

VughtVught

073-640662306-27017702

Ben van WeertMaikel van Breemen

BWMB

EntertainmentFluitistPresentator /Franse zangerImago Su Misura

06-1448521606-53359046

06-23106719

Paul SmithuisPeter Derksen

Juliette Kouters

PSPED

JK

HostessesJoyce MartensFleur PlantingaMartine KuzeeNicky van Gelder

06-34887373

06-40987426

Joyce MartensFleur PlantingaMartine KuzeeNicky van Gelder

JMFPMKNG


ALGEMEEN

Omschrijving opdrachtgeverEen training organiseren voor organisatoren waarbij ze leren hoe ze technische mogelijkheden kunnen inschatten en hoe ze met simpele truckjes problemen kunnen voorzien en oplossen. Naast de training moet er ook entertainment aanwezig zijn en moeten de deelnemers de kans krijgen te netwerken met een lekker hapje en drankje.

Omschrijving doelgroepMannen en vrouwen tussen de 25 en 50 jaar oud. Afkomstig uit de provincie Brabant en Gelderland. Opleiding- en inkomens niveau is hoger dan gemiddeld. De meeste zijn van Nederlandse afkomst. Hun functie is evenementenorganisator en weddingplanner. Deze organisatoren willen niets aan het toeval overlaten tijdens het organiseren van evenementen en feesten. Ze denken out of the box en zorgen ervoor dat de gasten een onbezorgde avond beleven. Ze vinden het interessant om meer te leren over onderwerpen waar ze weinig kennis van hebben.

Aanleiding evenementHet bouwen aan de naamsbekendheid en het opbouwen van de expert status. Bovendien zoekt EE samenwerking met evenement organisatoren. Doelstelling evenementDoor middel van de training ‘Grip op techniek’ ervoor zorgen dat minimaal 15 deelnemers, op maandag 10 februari 2014 bij showproductiehuis Paul Rémon in Vught, afweten van de Ultimate Light Show. Daarnaast is het de bedoeling dat minimaal 50% van de deelnemers meer kennis hebben gekregen van techniek.

Voorwaarden van Excitement Events voor alle medewerkers aan dit evenementTussen 12:00 en 13:00 zal er een lunch, bestaande uit belegde broodjes, verzorgd worden.Tussen 17:00 en 16:30 zal er een maaltijd verzorgd worden.


AANDACHTSPUNTENParkeerplaatsenRondom het industrieterrein is ruimte om te parkeren.

LeveranciersWij zullen zelf de materialen bij de leveranciers komen ophalen en retour brengen.

VERANTWOORDELIJKEN

Algemeen Aanspreekpunt - Petra DonkersExcitement Events voor alle leveranciers - Laura de Bruijn

Back stage producer - Laura de Bruijn

Technische Producer - Joep van ‘t Hoff


GLOBAAL TIJDSCHEMA MIDDAG13:30 uur Ontvangst deelnemers met een hapje en drankje (Paul Smithuis)14:00 uur Welkomstwoord 14:05 uur Training ‘Grip op techniek’ deel 115:00 uur Gastspreker Imago Su Misura15:30 uur Pauze met een hapje en drankje (Peter Derksen)15:45 uur Training ‘Grip op techniek’ deel 216:30 uur Dankwoord16:45 uur Netwerkborrel met een hapje en drankje (Paul Smithuis)17:30 uur Einde

GLOBAAL TIJDSCHEMA AVOND19:00 uur Aanvang deelnemers met een hapje en drankje19:30 uur Welkomstwoord 19:35 uur Training ‘Grip op techniek’ deel 120:30 uur Pauze met een hapje en drankje 20:45 uur Training ‘Grip op techniek’ deel 221:30 uur Dankwoord21:45 uur Einde


MATERIALENLIJST / OPBOUW / FACILITEITENBedrijf Materialen Aantal Stroom

Excitement Events Decoratie (bloemetjes/kaarsjes) 7Dienbladen 2Drinkglazen 30Theeglazen 12Koffiemelkkannetje 1Thermoskannen 2Garderobe hangers 30Garderobe rek 1Flipover 1Naamkaart stickers 30Foto / video camera 3Fotoboeken 3Mappen/brochures/visitekaartjes 25Kleding (blouse, jurkjes, blazers, kettingen) 6

SPH Paul Rémon Plasma beeldschermen 2 XGeluid installatie + microfoon 1 XLichtshow 10 x 5 meter 1 X

Dance Street Statafels 3Stoelen (wit) 25Verwarmingspalen incl. gasfles 2Truss 2 meter 2Baseplates 2

Stage Light Draadloze DPA 4088 headset microfoon beige 1 XPlug t.b.v. DPA headset 1 XBeltpack Shure 1 XReceiver 1ch Shure 1 X

Albert Pul Poster A0 1


PROGRAMMA VOORBEREIDINGSDRAAIBOEK

Draaiboek m.b.t. evenement : Training ‘Grip op techniek’Aantal personen : 3Contactpersoon OPDRACHTGEVER : Laura de Bruijn

Datum Tijd Actie omschrijving Verantwoordelijk Opmerkingen30-01-2014 10:00 Ontwerp voor poster ontwerpen Laura30-01-2014 11:00 Ontwerp voor poster versturen Laura Ontwerp laten controleren door Petra30-01-2014 11:00 Contact opnemen met Maikel Paul30-01-2014 12:00 Materialen bestellen Laura30-01-2014 14:00 Gesprek met Paul Smithuis Laura, Petra, Paul31-01-2014 15:00 Paul presentatie oefenen Paul Voor Laura en Petra04-02-2014 13:00 Inpakken van brochures en visitekaartjes Laura Ook van alle samenwerkingspartners05-02-2014 14:00 Herinneringsmail schrijven Laura06-02-2014 09:00 Opruimen Paul06-02-2014 09:00 Glazen poleren Laura06-02-2014 09:30 Kaarsjes schoonmaken Laura06-02-2014 16:30 Boodschappen doen Laura, Petra07-02-2014 11:00 Herinneringsmail versturen incl. gastenlijst Petra08-02-2014 12:00 Podium dweilen Laura08-02-2014 12:30 Bar schoonmaken Paul08-02-2014 13:00 Materialen ophalen Stage Light en Dance Street Petra, Paul08-02-2014 13:30 Wijnen ophalen bij Robert Petra, Paul08-02-2014 13:30 Verwarming plaatsen Paul08-02-2014 13:30 Stoelen klaar zetten / aantekeningenmapjes met Petra


Datum Tijd Actie omschrijving Verantwoordelijk Opmerkingenpennen op stoel leggen

08-02-2014 14:00 Statafels klaarzetten / rokken er omheen doen Laura08-02-2014 14:15 Registratietafel / koffie en thee tafel klaarzetten Laura08-02-2014 14:00 Techniek aansluiten Paul08-02-2014 14:30 Decoratie plaatsen Petra09-02-2014 12:00 Kleren strijken Petra09-02-2014 16:00 Overige boodschappen doen Petra Verse hapjes en lunch


PROGRAMMA DRAAIBOEK

Draaiboek m.b.t. evenement : Training ‘Grip op techniek’Aantal personen : 25Contactpersoon OPDRACHTGEVER : Petra DonkersDatum : 10-02-2014 Contactpersoon PRODUCTIE : Laura de BruijnAanvang evenement: : 13:30 uur Tijd Actie omschrijving Ruimte Verantwoordelijk Opmerkingen09:00 Beeldschermen binnen / aansluiten Paul11:00 Verwarmingen aanzetten Paul11:15 Techniek aanzetten Paul11:30 Koffie/thee zetten en in thermoskannen doen Laura11:30 Koffiemelk/suiker/koekjes klaarzetten Petra11:45 Poster ophangen tegen het raam Laura

12:00 Peter Derksen ontvangen / begeleiden LauraKorte rondleiding / door bespreken programma

12:00 Paul Smithuis ontvangen / begeleiden Laura Korte rondleiding / uitleg geven12:30 Soundcheck Paul R, Paul S, Joep12:15 Briefing voor medewerkers Laura13:00 Lunchen / omkleden Alle aanwezigen

Start middag training13:30 Optreden Paul Smithuis (tijdens ontvangst) Paul Smithuis13:30 Ontvangen deelnemers bij de ingang Fleur13:30 Jassen aannemen deelnemers Martine13:30 Inschenken van koffie/thee Nicky


Tijd Actie omschrijving Ruimte Verantwoordelijk Opmerkingen13:30 Registreren van deelnemers Laura13:30 Bar bijhouden Joyce14:00 Welkomstwoord Petra14:05 Training ‘Grip op techniek’ deel 1 (geluid/akoestiek) Paul14:30 Ontvangen / begeleiden Imago Su Misura Laura15:00 Presentatie Imago Su Misura Juliette en Renée Joep presentatie starten15:15 Borrelnootjes in bakjes doen en op tafels zetten Laura15:30 Pauze15:30 Optreden Peter Derksen (tijdens pauze) Peter Derksen15:30 Deelnemers voorzien dan een drankje Joyce, Laura15:45 Training ‘Grip op techniek’ deel 2 (licht) Paul15:45 Hapjes voorbereiden en in schalen doen Joyce, Laura16:30 Dankwoord Petra16:45 Uitdelen van enquêtes Laura16:45 Netwerkborrel16:45 Rondleiding door geluidsstudio Paul16:45 Optreden Paul Smithuis (tijdens netwerkborrel) Paul Smithuis16:45 Deelnemers voorzien van een hapje en drankje Joyce, Laura17:30 Deelnemers gedag zeggen Laura17:30 Uitdelen van mapjes Joyce17:30 Einde middag training17:30 Schoonmaken / spullen recht zetten etc. Laura17:30 Maaltijd verzorgen Petra Voor 4 personen18:00 Eten Alle aanwezigen


Tijd Actie omschrijving Ruimte Verantwoordelijk OpmerkingenStart avond training

19:00 Ontvangen deelnemers Petra19:00 Jassen aannemen deelnemers Laura19:00 Deelnemers voorzien van een drankje en hapje Laura19:30 Welkomstwoord Petra19:35 Training ‘Grip op techniek’ deel 1 Paul20:30 Deelnemers voorzien dan een hapje en drankje Laura20:45 Training ‘Grip op techniek’ deel 2 Paul

21:30 Dankwoord Petra

21:45 Einde avond training


PROGRAMMA AFSLUITINGDRAAIBOEK

Draaiboek m.b.t. evenement : Training ‘Grip op techniek’Aantal personen : 4Contactpersoon OPDRACHTGEVER : Laura de Bruijn

Datum Tijd Actie omschrijving Verantwoordelijk Opmerkingen11-02-2014 08:30 Opruimen / eventueel schoonmaken Paul11-02-2014 08:30 Materialen Stage Light terugbrengen Paul11-02-2014 12:00 Materialen Dance Street terugbrengen Joep12-02-2014 11:00 Evaluatie Laura, Petra, Paul


CREWCATERINGCrewontbijt en lunch betreft ten alle tijden belegde broodjes. Onder crewdiner wordt een warme, voedzame maaltijd verstaan.

Persoon Ontbijt Lunch Diner Late-Night-SnackPetra x xPaul x xLaura x xJoep xPaul Smithuis xPeter Derksen xJoyce Martens x xTommy Martens xFleur PlantingaMartine KuzeeNicky van GelderImago Su MisuraTOTAAL 8 4

KLEEDKAMER Achter de lichtshow is de backstage / kleedkamer ruimte. Deze zal dus gebruikt worden om te kunnen omkleden, eigendommen te kunnen opbergen en als wachtkamer dienen. Deze ruimte is voorzien van een bank, een tafel en een spiegel.


PLATTEGROND LOCATIE / ROUTEBESCHRIJVINGPaul Rémon Show ProductionsDe Ketting 10a5261 LJ Vught Het pand is te vinden in het gebouw van "Gevers". Aan rechterkant de poort door, middelste deur links.I.v.m. een aangepaste weg indeling rij door tot de rotonde en neem daar de afslag richting het industrie terrein. Vervolg daarna de route weer.


Werkproces 4.3: Verzorgt het vervoer van materialen en personen

Ik verzorg de inrichting en het vervoer van materialen en personen bij de training ‘Grip op techniek’. De locatie waar de training wordt gehouden is in het showproductiehuis van Paul Rémon in Vught. Dit is een pand waar de Ultimate Live Show staat opgesteld. Podium, licht, geluid en bar zijn hier al aanwezig.

Alle medewerkers, samenwerkingspartners en deelnemers zullen op eigen vervoer en kosten naar de locatie komen.

Bedrijf Materialen Aantal StroomExcitement Events Decoratie (bloemetjes/kaarsjes) 11

Dienbladen 2Drinkglazen 36Theeglazen 12Koffiemelkkannetje 1Thermoskannen 1Garderobe hangers 30Garderobe rek 1Flipover 1Naamkaart stickers 30Foto / video camera 3Fotoboeken 3Mappen/brochures/visitekaartjes 25Kleding (blouse, jurkjes, blazers, kettingen) 6

SPH Paul Rémon Plasma beeldschermen 2 XGeluid installatie 1 XLichten 1 X

Dance Street Statafels 3Stoelen (wit) 25Verwarmingspalen incl. gasfles 2Truss 2 meter 2Baseplates 2

Stage Light Draadloze DPA 4088 headset microfoon beige 1 X

Plug t.b.v. DPA headset 1 XBeltpack Shure 1 XReceiver 1ch Shure 1 X

Albert Pul Poster A0 1

Logistieke planning

Datum Tijd Omschrijving Verantwoordelijk05-02-2014 12:00 Poster ontwerpen en opsturen naar

leverancierLaura

06-02-2014 17:00 Inkopen doen bij Sligro voor catering materiaal

Petra, Laura, Paul

07-02-2014 14:00 Alle spullen van Excitement Events inpakken en meenemen naar Vught

Laura, Petra

08-02-2014 13:00 Materiaal ophalen bij Stage Light Paul08-02-2014 13:30 Materiaal ophalen bij Dance Street Paul10-02-2014 09:00 Beeldschermen worden gebracht10-02-2014 10:00 Poster A0 wordt bezorgdExcitement Events B.V. 19

Begroting

Bedrijf Materialen Aantal Bedrag Korting

Uiteindelijke

kostenExcitement Events Decoratie (bloemetjes/kaarsjes) 11 € 54,50 € 54,50 € 0,-

Dienbladen 2 € 11,92 - € 11,92Drinkglazen 36 € 10,80 - € 10,80Theeglazen 12 € 21,- - € 21,-Koffiemelkkannetje 1 € 2,95 - € 2,95Thermoskannen 1 € 15,- - € 15,-Garderobe rek incl. hangers 1 € 35,- € 35,- € 0,-Flipover 1 € 44,- € 44,- € 0,-Naamkaart stickers 30 € 2,50 € 2,50 € 0,-Foto / video camera 3 € 115,- € 115,- € 0,-Fotoboeken 3 € 130,- € 130,- € 0,-Mappen/brochures/visitekaartjes 25 € 3,- - € 3,-Kleding 6 € 120,- € 120,- € 0,-

SPH Paul Rémon Plasma beeldschermen 2 € 300,- € 250,- € 50,-

Ultimate Light show (licht/geluid/microfoon/podium/decor)

1 € 7.500,- € 7.500,- € 0,-

Dance Street Statafels incl. rok 3 € 56,- € 56,- € 0,-Stoelen (wit) 25 € 112,50 € 112,50 € 0,-Heaters incl. gasfles 2 € 110,- € 80,- € 30,-Truss 2 meter 2 € 11,- € 11,- € 0,-Baseplates 2 € 28,- € 28,- € 0,-

Stage LightDraadloze DPA 4088 headset microfoonbeige Incl. plug

1 € 20,- € 20,- € 0,-

Beltpack Shure 1 € 15,- € 15,- € 0,-Receiver 1ch Shure 1 € 35,- € 35,- € 0,-

Albert Pul Poster A0 1 € 15,- € 15,- € 0,-

Totaal bedrag € 8.768,17

€ 8623,50 € 144,67

Verslag werkoverleg

Afspraken die zijn gemaakt tijden het werkoverleg zijn dat Paul de materialen met zijn auto en aanhangen gaat ophalen bij Stage Light en Dance Street.Ik neem contact op met Stage Light om te zorgen dat de materialen klaar zullen staan als Paul ze komt ophalen.Paul zou contact opnemen met Dance Street omdat hij hiermee goed contact heeft en eventueel de materialen gratis zou kunnen lenen.Ik zorg ervoor dat het ontwerp van de poster op tijd klaar is en de leverancier het bestand heeft ontvangen met de juiste informatie.Petra zorgt ervoor dat de kleding voor de hostesses bij elkaar is en mee wordt genomen naar Vught.Ik zorg ervoor dat alle materialen die Excitement Events zal verzorgen ingepakt zijn in dozen.


Paul zorgt dat de techniek in Vught helemaal op orde is en hij van te voren voor zichzelf de soundcheck al heeft gedaan, zodat als de andere artiesten komen hij alleen met hun nog een soundcheck hoeft door te nemen.

Werkproces 4.4: Richt ruimtes in en installeert materialen

Een tekening/plattegrond van de ruimte en hoe de inrichting is

Moodboard met de gewenste sfeer De gewenste sfeer die wij willen overbrengen bij de training ‘Grip op techniek’ is te omschrijven met lounge, strak, stijlvol, warmte en gezelligheid. Dit geeft bezoekers een comfortabel en vertrouwd gevoel en het straalt professionaliteit uit.


Planning

Datum Tijd Actie omschrijving Verantwoordelijk08-02-2014 10:00 Opruimen Paul08-02-2014 10:00 Podium dweilen Laura08-02-2014 10:00 Bar poetsen Petra08-02-2014 10:30 Glazen poleren Laura08-02-2014 10:30 Ramen en kozijnen schoonmaken Petra08-02-2014 11:00 Kaarsjes schoonmaken Laura08-02-2014 11:00 Stofzuigen/vegen Petra

08-02-2014 11:30 Kantoor/geluidsstudio opruimen/schoonmaken Petra

08-02-2014 13:00 Materialen ophalen bij Stage Light Paul08-02-2014 13:30 Materialen ophalen bij Dance Street Paul08-02-2014 14:00 Heaters plaatsen en gasflessen aansluiten Paul

08-02-2014 14:00 Stoelen klaarzetten / aantekeningenmapjes met pennen op stoel leggen Petra

08-02-2014 14:00 Statafels klaarzetten en rokken er omheen doen Laura

08-02-2014 14:30 Registratietafel / koffie en thee tafel klaarzetten Petra

08-02-2014 14:15 Geluid aansluiten Paul08-02-2014 14:30 Decoratie plaatsen Laura08-02-2014 14:45 Licht aansluiten Paul10-02-2014 09:00 Beeldschermen aansluiten Paul10-02-2014 11:00 Poster ophangen Laura

Collage


Werkproces 4.5: Draagt zorg voor de dagelijkse voorzieningen

OntvangstplanDe inloop is van half twee tot twee uur. In deze tijd kunnen de deelnemers binnen komen. De deelnemers zullen buiten worden opgevangen door een van de gastvrouwen. Zij zal de gasten verwijzen naar de ingang van het pand. Langs de route van het pand zal ook nog een grote poster hangen met hierop het logo van Excitement Events en een pijl die wijst waar ze naartoe moeten lopen. Zo is duidelijk aangegeven waar de ingang is. Bij de ingang van het pand zal een andere gastvrouw klaar staan om de gasten welkom te heten en hun jassen aan te nemen. Vervolgens kunnen de gasten doorlopen naar de registratiebalie. Hier kunnen ze melden dat ze aanwezig zijn en krijgen ze hun naamsticker uitgereikt. Ondertussen zal een lekker koffie of thee voor ze worden ingeschonken bij de koffie/thee tafel. Als de gasten liever iets fris willen drinken zal er achter de bar ook een gastvrouw staan die hier de drankjes zal verzorgen. Tot twee uur kunnen de gasten die al aanwezig zijn alvast wat netwerken met elkaar voordat het programma begint. Tijden de inloop zal er ook entertainment plaatsvinden. Fluitist Paul Smithuis zal een aantal nummers spelen. Hierdoor krijgen de gasten een warm welkom. Om twee uur zal presentator Peter Derksen de gasten welkom heten, belangrijke personen voorstellen en aankondigen, het programma doornemen en mededelingen doorgeven.

Cateringplan

Offerte cateringbedrijf

Betreft: Offerte masterclass ‘Grip op techniek’Datum: dinsdag 28 januari 2014

Hoi Laura,

Hierbij vind je het voorstel met hapjes voor de Masterclass ‘Grip op techniek’.

Mocht je nog vragen of opmerkingen hebben horen we het graag van je.


Met vriendelijke groet,Namens FOCS,

Saskia van den Heuvel en Joep van ‘t Hoff

[email protected] – 460 86 382

HAPJES LUXE À € 1,16 PER STUK EXCL. BEZORGKOSTEN.Per item minimaal 100 stuks

o Kaasstengel met pesto en gandahamo Prikker met olijf, mozzarella gerold in spinata, zongedroogde tomaato Komkommerschuitje gevuld met tonijnsaladeo Wraprolletje gevuld met Parma ham, rucola, pesto en pijnboompitjeso Wraprolletje gevuld met wilde zalm, kruidenroomkaas en komkommero Canapé met filet américaino Canapé met gerookte zalmo Canapé met Hollandse garnaleno Canapé met brie, honing en walnooto Mini saucijzenbroodjeo Garnalenkroketjeo Bladerdeeghapje met geitenkaas en honingo Spiesje met mozzarella, tomaat en basilicumo Champignon gevuld met een salade van krab en walnoteno Banderilla (prikkertje) met Serrano ham, olijf en een uitjeo Verse tonijn in tuinkruidenkorst een hartje van ansjovis met sjalot olijven

tapenadeo Rundercarpaccio met pijnboompitjes, Parmezaanse kaas, rucola en olijfolieo Parmaham met meloeno Zalmrolletje gevuld met roomkaas en dilleo Petitfouro Bonbon


T 076 – 56 021 79 F 076 – 56 405 80 M 06 46 08 63 82 [email protected] amro 46 95 41 725 kvk breda 20118691 btw 140 932 835

Wij hanteren de uniforme voorwaarden horeca arr. rechtbank den haag

Onderbouwing Ik heb voor cateringbedrijf ‘Focs’ gekozen, omdat ze goed begrepen wat Excitement Events precies wil serveren tijdens de Materclass. Daarnaast heeft Focs producten die erg gevarieerd, lekker en van goede kwaliteit zijn. Focs zou voor ons deze catering uit handen nemen met het inkopen van producten tot het voorbereiden van de hapjes.

Schema met tijdstippen wat er wordt geserveerd aan de bezoekers13:00 – 14:00 Geserveerd tijdens inloop:

- Petitfour 15:30 – 15:45 Geserveerd tijdens pauze:

- Kaasstengel met pesto en gandaham- Prikker met olijf, mozzarella gerold in spinata, zongedroogde

tomaat 16:45 – 17:30 Geserveerd tijdens netwerkborrel:

- Verse tonijn in tuinkruidenkorst een hartje van ansjovis met sjalot olijven tapenade

- Rundercarpaccio met pijnboompitjes, Parmezaanse kaas, rucola en olijfolie

- Parmaham met meloen- Zalmrolletje gevuld met roomkaas en dille- Canapé met brie, honing en walnoot geserveerd tijdens de

netwerkborrel.

Opdrachtbevestiging van de cateraar


mailto:[email protected]

Werkproces 4.6: Ondersteunde werkzaamheden op het gebied van personeelszaken

STAP 1

Programma onderdeel ontvangst:13:30 Ontvangst gasten bij de ingang13:30 Jassen aannemen 13:30 Koffie en thee inschenken13:30 Registreren van deelnemers13:30 Bijhouden van de bar

Programma onderdeel pauze:15:15 Borrelnootjes in bakjes doen15:30 Borrelnootjes op statafels zetten15:30 Bar bijhouden voor drankjes

Programma onderdeel netwerkborrel:16:00 Hapjes snijden, voorbereiden en in schalen leggen16:45 Bar bijhouden voor drankjes16:45 Rondgaan met hapjes

Programma onderdeel einde training:17:30 Aangeven van jassen17:30 Uitdelen van give away17:30 Gasten gedag zeggen bij uitgang

STAP 2

Voor de training ‘Grip op techniek’ hebben we een aantal vrijwilligers nodig. We willen studenten die een studie volgen in de evenementen of horeca branche hiervoor vragen. Dit geeft hun een praktijk ervaring en scheelt voor ons veel in de kosten. Via mijn eigen opleiding heb ik een klasgenootje gevraagd om te helpen en via de dochter van mijn praktijkopleider die horecamanagement doet hebben we haar en twee klasgenootjes kunnen regelen. Op het moment dat er even niks gedaan hoeft te worden kunnen zij de training ook volgen. Dit is voor hen ook erg interessant en leerzaam om mee te krijgen.Door hun hulp hoeft er dus geen extra ander personeel meer ingehuurd te worden. Met vier vrijwillige studenten en ikzelf als organisator erbij zijn we in totaal met vijf man en dit is voldoende voor de taken die gedaan moeten worden. Als er iets mis gaat of er moet bijgesprongen worden kan ik ze inschakelen om even bij te springen Deze extra back up is altijd fijn om achter de hand te hebben.


Via XL Studenten bureau heb ik onderzocht hoeveel het zou kosten om uitzendkrachten in te schakelen. Op de volgende pagina staat de offerte waarin dit allemaal staat beschreven.


OfferteDE PARTIJEN

Excitement Events B.V., gevestigd te Wijchen, met KVK nummer 55419984 nader te noemen ExcitementEvents B.V.

EN

XL Studenten Uitzendbureau BV, nader te noemen XL.

OVERWEGENDE DAT

Excitement Events B.V. het wenselijk acht, voor het inzetten van uitzendkrachten, een relatie aan te gaan die is gebaseerd op continuïteit, kwaliteit en het realiseren van heldere loon- en tariefafspraken en daarbij van mening is dat XL Studenten Uitzendbureau daarvoor de aangewezen organisatie is.

Komt ALS VOLGT OVEREEN:

U heeft aangegeven op zoek te zijn naar nieuwe medewerkers via XL Studenten Uitzendbureau. Uiteraard dienen deze kandidaten aan een aantal criteria te voldoen.

1. Functie, wensen & eisen

Aan de hand van ons gesprek worden onderstaande criteria bij de selectie van uitzendkrachten gehanteerd:

Functie: Allround Evenement Medewerker

Persoonskenmerken:

MBO / HBO werk- & denkniveau;Ervaren met horeca / evenement werkzaamheden;Bekend met alle horeca etiquette;Gastvriendelijke en servicegerichte instelling;Verzorgd uiterlijk / representatief;Goede communicatieve & sociale vaardigheden;Zelfstandig;Woonachtig in de regio Nijmegen;Flexibel beschikbaar;Eventuele verdere eisen in nader overleg.

2. Tarieven & afsprakenVoor de onderstaande functie(s) bieden wij het volgende uitzendtarief. Ons uurtarief is exclusief 21% BTW.Allround Evenement Medewerker € 19,50Het uurtarief is een ALL-IN bedrag. Werving, selectie, administratie en planning zijn inbegrepen. Tevens het brutoloon, compleet werkgeversdeel, vakantiegeld, vakantiedagen, verzekeringen salarisspecificaties en jaaropgaven.Het uurtarief is vastgesteld op basis van de volgende, verkregen, informatie:CAO Geen CAO


Arbeidsduur CAO 40 uur per weekInschaling CAO of uurloon WMLWerken er andere mensen in dezelfde functie? NeeGehanteerde toeslagen (onregelmatig of overuren)n.v.t.

Overige voorwaardenXL werkt volgens de volgende heldere voorwaarden.No Cure No PayVoor alle opdrachten werken wij op No Cure No Pay basis.ToeslagenOveruren en/of onregelmatige toeslagen geschiedt op basis van de inleners CAO.ReiskostenReiskostenvergoeding geschiedt op basis van openbaar vervoer.ReistijdGelijk aan het uurtarief minus een half uur reistijd voor eigen rekening.AnnuleringDiensten kunnen tot maximaal 24 uur voor aanvang werk kosteloos worden geannuleerd. Binnen de 24 uur wordt 50% van de uren berekend tegen het afgesproken uurtarief.

3. Voorwaarden van overeenkomst

1. XL Studenten Uitzendbureau verplicht zich tot vertrouwelijke behandelingen en tot geheimhouding jegens derden van alle gegevens en informatie, welke haar omtrent de organisatie en bedrijfsvoering van Excitement Events B.V. worden toevertrouwd.

2. XL Studenten Uitzendbureau draagt er zorg voor, dat de aan Excitement Events B.V. ter beschikking gestelde uitzendkrachten:- in redelijkheid voldoen aan de door haar gestelde functie-eisen;- overeengekomen zijn welke werkzaamheden zij gaan verrichten;- kennis hebben van het feit, dat zij zich in elk opzicht dienen te houden aan voorschriften en instructies van Excitement Events B.V. met betrekking tot de te verrichten werkzaamheden alsmede het verblijf binnen de onderneming;- bij verhindering van de te verrichten arbeid wegens ziekte, daarvan tijdig, dat wil zeggen voordat dewerkzaamheden normaliter zouden aanvangen, mededeling doen aan zowel Excitement Events B.V.als ook aan XL Studenten Uitzendbureau;- In alle gevallen van verhindering daarvan zo vroeg mogelijk mededeling doen en, voor zover ditredelijkerwijs verlangd kan worden, overleg plegen met Excitement Events B.V.

3. De tarieven zoals genoemd in dit samenwerkingsvoorstel, zijn exclusief BTW en eventuele reis- en/of verblijfskosten. De tarieven blijven van toepassing totdat wijzigingen, verstrekt door de bedrijfsvereniging en/of brancheorganisaties, een aanpassing noodzakelijk maken. Tevens zullen tariefaanpassingen door wettelijke en/of sociale maatregelen doorgevoerd worden.

4. De opdrachtgever is vrij na 1040 gewerkte en gefactureerde uren, per uitzendkracht, de flexkracht zonder bijkomende kosten over te nemen. Indien de opdrachtgever besluit een flexkracht eerder dan bovengenoemde uren een contract aan te bieden is zij XL Studenten Uitzendbureau een afkoopfee verschuldigd van de niet gegenereerde uren vermenigvuldigd met de op dat moment gehanteerde nominale marge.

5. Uitzendkrachten vallen onder de bedrijfs-WA-verzekering van de opdrachtgever.

6. XL Studenten Uitzendbureau zal Excitement Events B.V. per week factureren middels eengespecificeerde factuur.

7. Excitement Events B.V. zal de factuurbedragen voldoen binnen 14 dagen na de factuurdatum tenzij de facturen onjuistheden bevatten. Alleen indien Excitement Events B.V. melding doet van dezeonjuistheden binnen 8 werkdagen na ontvangst van de factuur zal deze reclamatie in behandelingworden genomen. Nadien wordt de factuur akkoord bevonden.


8. Op al onze leveringen en diensten zijn de ‘Algemene Voorwaarden van de NBBU’ van toepassing, zie www.nbbu.nl. Hierbij verklaart Excitement Events B.V. deze voorwaarden te hebben ontvangen, ingezien en begrepen. Tevens zijn de voorwaarden akkoord bevonden.

STAP 3 BRIEVING

Tips van praktijkopleider:- Mailen- Acteurs via Skype- Duidelijk vermelden wat je verwacht- Kort en bondig houden

Welkom allemaal,

Allereerst ontzettend fijn dat jullie vanmiddag willen helpen tijdens de training! Hier zijn wij allemaal erg blij mee. Een aantal puntjes die ik voorafgaand even wil doornemen met jullie.

KledingZorg dat je er verzorgt en netjes uitziet. Jullie krijgen van EE bedrijfskleding. Zorg ervoor dat je bij het dragen van een roze blazer een zwarte broek, een zwart hemdje en nette zwarte schoenen aan hebt. Dit geld ook voor de mensen die de roze blouse aan trekken. Voor degene die de roze jurkjes aan trekken zorg ervoor dat je een huidkleurige panty aan hebt met zwarte lange hakjes eronder. Als je het koud hebt kun je eventueel een zwart blazertje er overheen doen.

EigendommenKleding en waardevolle eigendommen kunnen jullie opbergen in het omkleed hok. Laat niks slingeren. Ben je iets kwijt dan zijn wij daar niet verantwoordelijk voor.

Crew cateringOm 1 uur zullen er belegde broodjes klaar liggen. Drinken kun je zelf uit de koeling pakken.

ProgrammaHet programma ziet er als volgt uit:13:30 uur Ontvangst deelnemers met een hapje en drankje (optreden Paul Smithuis)14:00 uur Welkomstwoord 14:05 uur Training ‘Grip op techniek’ deel 115:00 uur Gastspreker Imago Su Misura15:30 uur Pauze met een hapje en drankje (Peter Derksen)15:45 uur Training ‘Grip op techniek’ deel 216:30 uur Dankwoord16:45 uur Netwerkborrel met een hapje en drankje (Paul Smithuis)17:30 uur Einde


TakenIk heb een indeling gemaakt voor de taken. Wil je ruilen van taak overleg dit dan met mij.

Ontvangst13:30 Ontvangst gasten bij de ingang Fleur Plantinga

Heet de mensen welkom en verwijs ze door naar de registratietafel13:30 Jassen aannemen Martine Kuzee13:30 Koffie en thee inschenken Nicky van Gelder

Koffie en thee inschenken, melk/suiker en koekjes kunnen ze zelf pakken13:30 Registreren van deelnemers Laura de Bruijn

Om naam vragen, aanvinken voor aanwezigheid, naamsticker geven13:30 Bijhouden van de bar Joyce Martens

Turven wat op is gegaan14:30 Glazen ophalen Nicky van Gelder

Vieze glazen meteen in de vaatwasser zetten. Is die vol gelijk aanzetten op kort programma

Pauze15:15 Borrelnootjes in bakjes doen Laura de Bruijn15:30 Borrelnootjes op statafels zetten Laura de Bruijn15:30 Bar bijhouden voor drankjes Joyce Martens16:00 Glazen ophalen Nicky van Gelder


Netwerkborrel16:00 Hapjes voorbereiden Laura de Bruijn en Joyce Martens

In de koelkast liggen hapjes die gesneden moeten worden, leg ze daarna in schalen en doe hierbij een sausje

16:45 Bar bijhouden voor drankjes Laura de Bruijn en Joyce Martens16:45 Rondgaan met hapjes Fleur Plantinga

Einde training17:30 Aangeven van jassen Martine Kuzee17:30 Uitdelen van give away Joyce Martens

Dit zijn mapjes waar brochures en visitekaartjes in zitten van alle optredens, presentaties en gastsprekers

17:30 Gasten gedag zeggen bij uitgang Laura de Bruijn17:30 Glazen ophalen Nicky van Gelder



Werkproces 4.7: Organiseert de beveiliging van locaties

STAP 1 RISICOANALYSE

Aard van het evenementHet evenement ‘Grip op techniek’ heeft betrekking tot een training evenement. Deze training wordt georganiseerd door Excitement Events B.V. en gegeven door showproducer Paul Rémon. Het evenement is wel voor iedereen toegankelijk, mits ze hebben betaald, maar het is geen groot publieksevenement met veel bezoekers. Tijdens het evenement zal er veel techniek op de locatie te vinden zijn, zoals de lichtshow en opnamen materiaal. Er zal een afwisselend programma zijn met optredens van twee artiesten en een gastspreker. Het is een meervoudig evenement, omdat de training vaker georganiseerd zal worden. De informatie die in de training gegeven zal worden zal elke training dieper uitgewerkt worden en naar een hoger niveau worden gebracht. De training zal een middag en avond ronde hebben. De middag ronde zal zijn tussen 13:30 en 17:30 uur en de avond ronde zal tussen 19:00 en 22:00 uur zijn. De middag ronde zal een uitgebreider programma hebben met meer entertainment en een lange borrel. De avond ronde is hierin wat ingekort. De relatie tussen de activiteiten en het publiek is zeer betrokken. Er zal tussen de training door vragen aan het publiek worden gesteld om ze meer bij de training te betrekken en ze zelf ook te laten denken waardoor ze de aandacht blijven houden. Er is één podium en een kleine groep deelnemers. Hierdoor is het makkelijk de massa te monitoren en te beïnvloeden. Er wordt gewerkt met vrijwilligers en jongeren. Doordat er tijdens de training ook gepromoot mag worden, zullen de artiesten en gastsprekers vrijwillig mee werken aan het evenement. De jongeren zijn studenten van de horeca en evenementen opleiding die vrijwillig meehelpen tijdens het evenement. Hierdoor krijgen zij een nieuwe praktijkervaring met betrekking tot organiseren en assisteren als gastvrouw.

Aard van het publiekHet type bezoeker is van mannelijk en vrouwelijk geslacht met een leeftijd tussen de 18 en 50 jaar. Ze komen voornamelijk uit ’s-Hertogenbosch en omgeving. Ze hebben te maken met licht en geluid techniek en willen hier graag meer kennis van. De bezoekers zijn identificeerbaar doordat ze met hun inschrijving persoonlijke gegevens moeten doorgeven. Ze hebben een contractrelatie met de organisator, omdat ze voor de training hebben moeten betalen. Het is een homogene groep, omdat ze allemaal in een werkbranche zitten waar ze te maken hebben met licht en geluid techniek en ze hier meer van af willen weten. De culturele achtergrond zal voornamelijk Nederlands zijn, maar er kan ook een klein aantal van buitenlandse afkomst zijn. De te verwachte opkomst zal rond de 10 en 25 deelnemers liggen. De algehele conditie- en gezondheidstoestand van de deelnemers is tamelijk goed. Het verwachte gedrag van de bezoekers zal vriendelijk en geïnteresseerd zijn. Voor alle bezoekers zal de kennis en ervaring nog onbekend zijn, doordat dit de eerste keer is dat Excitement Events een training organiseert en Paul Rémon voor het eerst en training geeft. De geestelijke en emotionele conditie van de deelnemers zijn nieuwsg ierig, benieuwd, enthousiast en vriendelijk. Er is eventueel gebruik van alcohol te verwachten tijdens de borrel. Het publiek is aanwezig als deelnemer, omdat ze meedoen aan een training en hiervoor ook initiatief zullen moeten tonen. De verblijfsduur is stilstaand. Ook al zijn er twee rondes, in één ronde zijn er deelnemers die blijven tot het einde en in deze tijd zullen er geen andere deelnemers bijkomen. Er zal geen sprake zijn van een massa mensen. De


verwachting van de deelnemers is dat de training leerzaam en begrijpelijk zal zijn en ze na de training meer kennis hebben van licht en geluid techniek waar ze in hun werkbranche iets mee kunnen doen. Er is sprake van groepsgedrag, omdat iedereen dezelfde verwachtingen voor ogen heeft van de training en ze allemaal meer kennis willen ontwikkelen. Er is geen sprake van rivaliserende groepen of groepen met verschillende belangen.

De plaats van het evenement De locatie van het evenement is in een bedrijfspand (loods) gelegen in een stedelijk gebied. Het bevat een begaande grond en een trap naar de bovenverdieping waar de geluidsstudio geplaatst is. De bereikbaarheid voor de hulpverleningsdiensten is goed, het pand is aangegeven op bewegwijzeringsborden. De toegankelijkheid is goed. Het ligt aan een openbare weg die goed te bereiken is. De bereikbaarheid van het evenement voor de bezoekers is uitstekend. Op eigen vervoer is het makkelijk te vinden en met het openbaar vervoer stopt er een bus 5 minuten vanaf de locatie. De parkeervoorzieningen zijn voldoende. Rondom het industrieterrein is voldoende parkeergelegenheid. De bereikbaarheid in relatie tot de grootte van het evenement en de verwachte bezoekers is voldoende. Er zullen voor het aantal deelnemers dat komt voldoende parkeerplaatsen vrij zijn, vooral als ze met elkaar samen rijden.

Overige factorenDe capaciteit van het openbaar vervoer, busstation en treinstation, is ruim voldoende. De locatie ligt dicht gelegen bij bushaltes en treinstations. Het seizoen heeft weinig betekenis bij dit evenement. Eventueel in de winter als het sneeuwt is het wat moeilijker, doordat deelnemers minder makkelijk op locatie kunnen komen en de loods wat kouder is, maar omdat het evenement binnen wordt gehouden hebben we weinig te maken met de weersomstandigheden. De infrastructuur ter plaatsen is goed. Mensen hebben genoeg ruimte om te staan, zitten en lopen en de ondergrond is fijn om op te staan. Voor mensen met een handicap is de locatie minder geschikt. De aanwezige voorzieningen op het vlak van crisisbeheersing zijn nooduitgangen, een brandblusser en inbraak/brand alarm. De communicatievoorzieningen zijn voldoende. De bezoekers wordt duidelijk geïnformeerd voorafgaan aan het evenement over de route, openbaar vervoer, artiesten, programma etc. via de website en email.


STAP 2 RISICOMATRIX

1. RisicoVerkeer en vervoer

Beschrijving Risico inschatting

Actie van organisator

Actie van brandweer

Actie van

politie

Actie van gemeente

Infrastructuur Autowegen en wandelpaden zijn moeilijk begaanbaar.

Zeer klein Platen neerleggen over de onbegaanbare gedeeltes.

Openbaarvervoer Treinen en bussen rijden niet.

Klein Zorgen voor een ophaal dienst bij het dichtstbijzijnde station.

Parkeergelegenheid Te weinig ruimte voor alle auto’s.

Matig Zorgt voor extra plaatsen op andere dichtbij zijnde locatie.

Goedkeuring geven voor het gebruiken van deze locatie.

Wegafsluitingen Wegens wegwerkzaamheden geen doorgang.

Matig Een andere route doorgeven aan de bezoekers.

Calamiteitenroute Route is niet duidelijk voorbereid.

Matig Een briefing geven aan iedereen die hiervoor is ingeschakeld zodat iedereen weet wat er gebeurd moet worden en alles duidelijk is.


2. RisicoOpenbare orde en

veiligheid



Actie van brandweer

Actie van politie

Actie van gemeente

Diefstal Materiaal van de locatie wordt gestolen.

Klein Waardevolle materialen goed opbergen achter de schermen.

Na incident aangifte doen.

Persoonsbedreiging/ geweldpleging

Vechtpartij Zeer klein Zorgen dat personen uit elkaar worden gescheiden.

Overval Iemand overvalt deelnemers met een wapen.

Zeer klein Controleer bij entree op gevaarlijke voorwerpen. Fouilleren.

Gevonden wapens worden in beslag genomen. Dader wordt opgepakt.

Bommelding Er is een bom aangetroffen op de locatie

Zeer klein Zorgt voor een opgesteld noodplan.

Ontruimt het terrein. Houd controle over de bom.

Vandalisme Materiaal en apparatuur wordt kapot gemaakt.

Klein Houd materiaal en apparatuur goed in de gaten.

Na incident aangifte doen.

Rellen/plundering Er zal een opstootje plaatsvinden door een meningsverschil tussen twee partijen.

Zeer klein Probeert het meningsverschil te eindigen en partijen rustig te houden.

Om hulp vragen voor extra controle van de situatie.


3. RisicoVolksgezondheid



Actie van brandweer

Actie van

politie

Actie van gemeente

Voedselvergiftiging Bezoekers worden ziek

van etenswaren.

Klein Let goed op de houdbaarheid datums tijdens

het inkopen doen van

boodschappenAlcoholvergiftiging Bezoekers

drinken teveel

alcohol en worden ziek.

Klein Zorgt voor ambulance ter

plaatse.

Overdosis drugs Bezoekers nemen teveel

drugs.

Zeer klein Controleert bij entree op drugs.

Bacteriële besmetting In het eten zit een bacterie

waar alle bezoekers ziek van worden.

Zeer klein Laat specialisten langskomen die controle doen over het eten.

Uitdroging Bij warm weer drinken de bezoekers

te weinig.

Matig Gratis flesjes water uitdelen.

Uitputting Door de lange dag en

grote inspanningen

kunnen bezoekers

moe worden en

wegvallen.

Matig Zorgt voor EHBO ter plaatse.

Onderkoeling Bij koud weer raken

bezoekers onderkoeld.

Klein Zorgt voor verwarmingen, dekens en een ambulance ter

plaatse.Shock Bezoekers

raken in shock door het gebruik van drugs.

Zeer klein Zorgt voor ambulance ter

plaatse.


4. RisicoBrand en veiligheid



Actie van brandweer

Actie van

politie

Actie van gemeente

Brand Door te warm wordend apparatuur ontstaat er een brand.

Matig Zorgt voor brandblussers.

Ter plaatse.

Explosie Door onveilig elektra, kabels etc. is er een explosie ontstaan.

Zeer klein Zorgt voor een goed en duidelijk opgesteld noodplan.

Blust de brand.

Ontruimt het terrein.

Instorting constructie

Constructie van lichtshow stort in door te zwaar gewicht van lampen.

Klein Checkt of alles sterk en stevig staat.

Mechanisch ongeval

Dak van pand stort in.

Zeer klein Laat een controle op het dak uitvoeren door een deskundige.

Persoonlijke ongevallen

Artiest valt van het podium af en beland met zijn hoofd op de grond.

Matig Zorgt voor veiligheid op het podium en een ambulance ter plaatse is.

Verkeer/transportongeval

Er is een botsing tussen transportwagens van leveranciers.

Matig Zorgt voor duidelijke routes, begaanbare wegen en genoeg ruimte.

Is ter plaatse om wagens op te ruimen.

Blikseminslag Bliksem slaat in op het pand en er ontstaat een stroomstoring.

Klein Zorgt voor krachtstroom en reserve apparatuur.

(zware) regen Wegens weersverwachting valt er veel regen.

Groot Zorgt voor overdekte ruimte bij ingang en deelt gratis poncho’s of paraplu’s uit.

Hevige windkracht Erg zal een hevige windkracht staan waardoor het in de ruimte meer tocht en kouder wordt.

Groot Zorgt ervoor dat open stukken goed worden afgedekt.

Extreme hitte Met extreem warm weer kunnen bezoekers oververhit of uitgedroogd raken.

Matig Zorgt voor EHBO en koelapparatuur ter plaatse. Deelt flesjes water uit.


STAP 3

Mijn stappenplan en acties die ik heb ondernomen om te onderzoeken hoeveel het inhuren van beveiliging zou kosten voor de training ‘Grip op techniek’. Hiervoor ben ik begonnen met het zoeken van een beveiligingsbedrijf. ‘Excitement Events’ heeft een brochure van MAN Beveiliging tussen hun leveranciers liggen, omdat ze deze brochure tijdens een beurs hebben meegekregen. Ik heb me verdiept in de website en de brochure van MAN Beveiliging. Hier heb ik me voornamelijk gefocust op wie MAN Beveiliging is, waar ze voor staan, wat ze allemaal kunnen en doen en hoe hun werkwijze is. Deze informatie kwam overeen met eigenschappen waar ik naar zocht. Deze eigenschappen waren: professioneel, betrouwbaar en diverse specialisaties. Vervolgens heb ik naar het algemene email adres gemaild met de vraag of zij een offerte met kostenplaatje voor mij wilde opstellen. Ik heb in de mail beschreven waarop ze de beveiliging informatie kunnen toepassen. Hierin heb ik dus beschreven dat het om een training evenement gaat, waar de locatie is gevestigd, hoeveel deelnemers aanwezig kunnen zijn en dat er duur apparatuur aanwezig is. Vervolgens heb ik een mail terug ontvangen van MAN Beveiliging met een fictieve offerte waarin staat beschreven hoeveel een beveiliger per uur, per persoon zou kosten op basis van gegeven informatie over de training. Daarnaast heeft MAN Beveiliging ook extra informatie gegeven


1. RisicoAflasten van het

evenement



Actie van brandweer

Actie van

politie

Actie van gemeente

Financieel Er zijn te weinig aanmeldingen en hebben tekort om de hele training neer te zetten.

Matig Door verschillende acties toch nog aanmeldingen registreren en bepaalde onderdelen van het evenement weglaten.

Afbreuk risico (imago schade)

De training wordt afgelast een dag van tevoren.

Matig Geven een vergoeding aan de deelnemers. Bijv. entree kaartje voor een andere training.

Onlusten De training gaat niet door i.v.m. problemen terwijl de deelnemers er wel al zijn, hierdoor worden de bezoekers erg onrustig.

Klein Zorgt voor een nieuw alternatief waar de bezoekers naartoe kunnen gaan.

over wat voor kleding de beveiliging draagt en met welke communicatiemiddelen MAN Beveiliging werkt.

Zie de bijlage voor de offerte en e-mails.

Werkproces 4.8: Assisteert tijdens het evenement

Evenement

Het evenement, training ‘Grip op techniek’ is zeer goed verlopen. Van deelnemers hebben we positieve reacties gekregen en we liepen goed op schema. In totaal hebben we een kwartier uitloop gehad. Dit komt doordat er te weinig tijd was ingepland voor de presentator die de avond aan elkaar deed praten.

Mijn rol tijdens het evenement was om de planning in de gaten te houden, mensen aansturen waar nodig was en zorgen dat alles er netjes uitzag.

Na afloop van de training heb ik de deelnemers gevraagd om een enquête in te vullen. Uit deze enquête hebben wij veel nuttige dingen kunnen die wij voor de volgende keer kunnen verbeteren.

Een aantal aanbevelingen die wij willen gaan doorvoeren zijn:

- De stoelen meer naar achter te plaatsen zodat de mensen geen last van hun nek krijgen, omdat ze telkens omhoog moeten kijken

- Een PowerPoint presentatie maken in plaats van het op een flip over te tekenen. Dit zorgt ervoor dat het duidelijk te zien is en het professioneler overkomt.

- Meer praktijkvoorbeelden laten zien, zodat je uitleg over een onderwerp duidelijke te begrijpen is.

- Licht te plaatsen achter in de zaal waar de registratie tafel staat, dit is voor veel mensen als een te donkere plek ervaren waardoor het niet goed te zien is wat de deelnemers hier moeten doen.

- De warmte beter verdelen over de ruimte. Door de twee heaters werd het op de plek van de heaters net iets te warm om lang bij te staan en de rest van de ruimte was niet warm genoeg.

- Het onderdeel van de netwerkborrel meer gaan versterken, bijvoorbeeld door van te voren visitekaartjes uit te wisselen.

- Voorafgaand aan de presentatie vermelden hoe het programma eruit zal zien, zodat de gasten weten wat hun te wachten staat.

- Tijdens de presentatie vragen stellen over het behandelde onderwerp. Bijvoorbeeld per kwartier een vraag. Als de deelnemers deze vraag niet goed kunnen beantwoorden is het nog niet helemaal duidelijk en kan je hier nog wat meer over vertellen zodat de mensen het begrijpen. Als je namelijk alleen vraagt: ‘Zijn er nog vragen?’ dan zullen veel mensen hier niet op reageren, maar als je een vraag zelf verzint en deze richt op iemand uit het publiek zal hierdoor meer interactie ontstaan.

- Op de enquête de naam vragen van de persoon die hem invult. Mochten de deelnemers interessante tips of opmerkingen opschrijven waar we ons meer in willen verdiepen weten we bij welke persoon we moeten zijn om dit na te vragen.


Uitwerking Enquête

77%

15%

8%

Leeftijd20 - 35 35 - 50 50+


36%

64%

GeslachtMan Vrouw

14%

29%

29%

29%

Hoe was uw kennis van techniek vóór de training 'Grip op techniek'?

Uitstekend Goed Voldoende Matig Onvoldoende

7%

71%

21%

Wat vond u van de inhoud van de training?



79%

21%

Hoe vond u de presentatie van de informatie?


7%

79%

14%

Wat vond u van de hoeveelheid informatie?



79%

21%

Zou u de training 'Grip op techniek' aanraden aan anderen?

Ja Misschien Nee

Opmerkingen

Hoe was uw kennis van techniek vóór de training ‘Grip op techniek’?

- Ik wist voor de training weinig over techniek, maar alles was goed te volgen.- Werk altijd met techniek op locatie.- Vanuit standbouw gebied goed, voor evenementen minder.

Wat vond u van de inhoud van de training?

- Veel geleerd over geluid- Mix van events en theorie goed- De basis begrippen zijn goed uitgelegd en begrijpelijk - Goede inhoud over allerlei verschillende aspecten wat het interessant maakte om

naar te luisteren - Ingang iets beter aangeven

Hoe vond u de presentatie van de informatie?

- Groter tekenen, beter zichtbaar maken, plaatjes maken.- Mogen wat meer praktijkvoorbeelden worden getoond door middel van Do’s & Dont’s- Beetje onoverzichtelijk, PowerPoint gebruiken verloop van de masterclass- Link tussen de zanger en deze masterclass niet duidelijk.- Goed en duidelijk verteld- Tekst met show goed aangevuld- Iets meer ondersteunend (beeld) materiaal was een mooie aanvulling geweest.- Misschien is het mogelijk om te laten zien wat de effecten van bijvoorbeeld belichting

zijn: te hoog, te laag, donker etc.- Kwam wat zenuwachtig over en leek niet heel goed voorbereid te zijn wat te vertellen

en wat niet (soms).


Wat vond u van de hoeveelheid informatie?

- Niet te lang of te kort- In het begin stroef, dingen liepen door elkaar. (Petra vulde Paul vaak aan)

Over welke technische aspecten zou u graag nog meer willen weten?

- LED techniek- Sfeertypering- Licht om sfeer te creëren- LED en andere innovatieve / nieuwe technieken- Beeld- Presentatie tips, licht en geluid als aandacht versterken- Juiste investeringen voor een groeiend geluid / entertainment bedrijf

Zou u de training ‘Grip op techniek’ aanraden aan anderen?

- Voor standbouw minder geschikt- Ligt aan de achtergrond van de persoon

Heeft u nog opmerkingen en/of tips voor ons?

- Toevoeging aan informatie licht- Visitekaartjes vooraf uitwisselen, leuk voor het netwerk aspect- Muzikale entertainment eruit laten of duidelijke link maken wat het te maken heeft

met techniek- Opening verloop van masterclass noemen- Verassende elementen, een leuke leerzame middag. De ruimte is behoorlijk donker

vooral bij de garderobe en tafel met koffie / thee.- Stoelen meer naar achteren plaatsen - Netwerk onderdeel versterken- Kwesties voorleggen zaal voor interactie- Warmte in ruimte meer gelijkmatig maken- Einde programma niet helemaal sterk / vlot- Nog een beetje verfijnen en voorbereiden, verder top zo! Verassend qua ontvangst

en variatie programma.- Kan interactiever


Organisatie

Wat betreft de gehele organisatie voorafgaand aan het evenement verliep vrij soepel. Het was lastig om mensen te bereiken voor de training. Dit hebben we veel telefonisch moeten doen en hier gaat heel veel tijd in zitten. Nu we deze eerste training hebben gehad hebben we beeld materiaal en filmpjes die we voor de volgende keer kunnen gebruiken om mensen te laten zien hoe de training eruit zal zien. Dit beeld materiaal kunnen we ook posten op social media en versturen in mails en nieuwsbrieven, hierdoor zal de volgende keer veel makkelijker en sneller gaan om mensen te bereiken.

Voor het opbouwen van de ruimte hadden we eventueel meer tijd moeten inplannen. Het is allemaal wel gelukt, maar net op het nippertje. Dit komt doordat er in de ruimte ook nog veel poetswerk moest gebeuren waar veel tijd in is gaan zitten. Daarnaast gingen er een aantal dingetjes mis met het installeren en aansluiten van de techniek waardoor we achter liepen op de planning. Dit hebben we opgelost door de leverancier van de beeldschermen terug te laten komen, zodat hij kon kijken wat er mis was. De materialen die we bij Stage Light hadden gehuurd bleken niet te werken zoals het hoorde. We hebben toen besloten om deze materialen niet te gebruiken en daarvoor in de plaats met een hand microfoon te werken. De kosten voor deze materialen hebben we uiteindelijk ook terug gekregen. In het verloop van de dag deed een heater het niet meer doordat de aan en uit knop kapot was. Dit hebben we doorgegeven aan de leverancier en hij zou er wat aan gaan doen. Een aantal deelnemers kwamen eerder aan dan gepland. De hostesses waren nog aan het omkleden en stonden nog niet klaar stonden om de gasten te ontvangen. De ruimte was nog niet helemaal op orde, omdat de grote lampen nog aanstonden en de bar nog vol stond met eten van de lunch. Dit heb ik opgelost door de gasten koffie en thee te serveren, een praatje te maken en ondertussen iemand aangestuurd om de bar schoon te maken.Voor de volgende keer willen we in het draaiboek zetten dat alles klaar moet staan en iedereen paraat staat bij zijn taak een half uur voordat de gasten arriveren. Een vervelende situatie was dat het koffiezet apparaat overgelopen was. Dit kwam doordat er te gehaast water was bijgeschonken en dit was teveel. Dit hebben we snel opgelost door alles droog te maken en nieuwe koffie te zetten.


Gastsprekers Imago Su Misura geven een kleurenadviesPlanning in de gaten houden tijdens de training achter de bar.


Ik vraag aan de fluitist Paul Smithuis of ik iets te

De training meevolgen met de deelnemers van de avond training.

Presentator Peter Derksen stelt mij een paar vragen over mijn stage project.


Hapjes voorbereiden voor de borrel samen met hostess Joyce Martens.

Presentator Peter Derksen geeft mij het woord, zodat ik de deelnemers kan vragen mijn enquête in te vullen.

Voorbereidingen treffen voor de training.

Bijlage

Hier vind je alle offertes en email verkeer die ik heb gebruikt bij mijn werkprocessen

Werkproces 4.3 Verzorg het vervoer van materialen en personen Stage Light


Werkproces 4.5 Draagt zorg voor dagelijkse voorzieningenCatering Joep van ‘t Hoff

From: [email protected]: Uw offerte

Date: Tue 28-01-2014 16:33:46 +0100To: [email protected]

Beste Laura,

Bijgaand vind je ons voorstel zoals afgesproken in ons gesprek.

Blader er rustig doorheen en mochten er nog vragen zijn dan hoor ik het graag!

Hartelijke groet,Joep van 't Hoff

Imagin Eventsde Ketting 10/a | 5261 LJ Vught073 26 00 [email protected]


http://www.imaginevents.nl/

mailto:[email protected]

Werkproces 4.6 Voer ondersteunde werkzaamheden op het gebied van personeelszaken uitXL Studenten Uitzendbureau


Werkproces 4.7 Organiseert de beveiliging van locatiesMAN Beveiliging


lauradebruijn.files.wordpress.com · Web viewLB Locatie Paul Rémon Show productions Vught...

Documents

Transcript of lauradebruijn.files.wordpress.com · Web viewLB Locatie Paul Rémon Show productions Vught...