Handleiding grote scripties insturen via het HBO-Kennisbankformulier (3e vrs jan-13)

Is je scriptie groter dan ca. 20 MB en/of niet over 2 formulieren te splitsen van max 2 x 10 MB? Volg dan onderstaande aanwijzing. Het lijkt heel veel maar het is niet heel moeilijk.Afhankelijk van de omvang van de scriptie zal dit vanaf 15 minuten duren. In 3 stappen.

NB: mocht je hiermee op problemen stuiten dan kun je contact opnemen met de bibliotheek: bibliotheek@hhs.nl of: 070-445.7882 (vermeld daarbij dat het om de HBO-Kennisbank gaat).

Stap 1: scriptie omzetten naar 1 ZIP-bestand

Zet al je bestanden, mappen etc. die bij je scriptie horen in één gecomprimeerd ZIP-bestand (let op: svp geen andere compressietechniek gebruiken) en geef dat een duidelijke naam. Op een Haagse Hogeschoolcomputer heb je de beschikking over het programma ” 7-ZIP File Manager” wat je daar voor kunt gebruiken en waar we hieronder vanuit gaan.

0. Voorbereiding . Dit is voor het secretariaat een belangrijk punt!Geef je scriptie een duidelijke naam, zoals hieronder aangegeven.Bestaat je scriptie uit meerdere bestanden en/of mappen? ==> Zet alles dan in 1 map en geef die map dan een duidelijke naam, bij voorkeur zoals hieronder aangegeven.

Achternaam - studentennummer – jaar van afstuderen – Opleidingsnaam. Dus bijv.:Jansen - 12345678 - 2011 - Werktuigbouwkunde

1. Start “7 ZIP-File Manager” op (te vinden via “Start” en dan “Alle programma’s”).Je komt dan in het hoofdscherm:

2. Ga m.b.v. het rechterpijltje (2) in de adresbalk naar de locatie waar je scriptie staat en selecteer de map of het scriptiebestand dat naar een Zip-file gecomprimeerd moeten worden.

3. Klik op het “+ ADD ” (of “+ Toevoegen”) icoontje (3). Je komt dan in het “Add to Archive” scherm (“Toevoegen aan archief”).

4. Als je je scriptie, of de map, van punt 0 de juiste naam hebt gegeven zou je in het veld “Archive” (Archief”) bij (4) een bestandsnaam moeten zien vergelijkbaar met hieronder. Dus bijv.:

1

211!1 3

4

5

5. Zet het “Archive-format” (“Archief formaat”) op: ZIP en de “Update mode” (“Bijwerk methode”) op: Update and add files (“Bestanden bijwerken en toevoegen”). De andere standaardinstellingen kun je laten staan.

6. Klik nu op OK. Het comprimeren gaat beginnen. Je ziet een voortgangsbalk. Bij een grote scriptie kan het even duren maar over het algemeen gaat het snel.

Is je ZIP-file nu kleiner dan ca. 10 MB ? Dan kun je ook Stap 2 overslaan en gewoon je nieuwe ZIP-file aan het Scriptie-Aanmeldformulier toevoegen! Je gaat dan dus verder met Stap 3 (Punt 15).

Stap 2: scriptie in Dropbox zetten

Dropbox is een simpele zgn. cloud-opslagmethode, vrij veilig, en met veel (gratis) mogelijkheden.

7. Ga naar www.dropbox.com , klik op “Sign in” en dan op “Create an Account” en maak een account aan.

8. Als je bent ingelogd wordt er gevraagd om Dropbox te downloaden, maar dat is niet strikt nodig. Dat kun je dus overslaan. In dit voorbeeld gaan we er van uit dat je dat niet doet.Klik dan op “Cancel” bij de downloadvraag.Je moet dan wel eerst uitloggen en vervolgens weer inloggen om meer opties van DropBox te krijgen of je klikt op het logo van DropBox.

9. Klik daarna, dus als je (weer) bent ingelogd, op het icoontje “New Folder”.

en geef die folder een duidelijke naam, bijv. Scriptie C. Hylkema (als je naam C. Hylkema is!).

10. Dubbelklik vervolgens op de naam van de folder (10A) en daarna, als je in die folder bent, op het icoontje “Upload” (10B).

2

7

of:

10 A

10 B

8

8

9

In deze nieuwe folder ga je je ZIP-file uploaden. Dat doet Dropbox soms helaas door de ZIP weer uit te pakken, maar je kunt wel meerdere files tegelijk selecteren.Als je opleiding de folder later download komt alles wel weer als 1 ZIP-file samen.

11. Klik nu op “Choose files” en selecteer in het volgende scherm de zipfile of de files van je scriptie (selecteer alle files met CRTL A), en klik op “Open” of “Openen”.

Je ziet dan een een voortgangsbalk van alle bestanden.Bij grote scripties kan het even duren. Bijv. een scriptie van 400MB kan een half uur in beslag nemen. Als het uploaden voltooid is staat de file in je speciale folder. Soms, bij hele grote files, zie je na afloop een foutmelding, maar even later staat het bestand dan toch in de goede folder.NB: check of al je bestanden inderdaad zijn overgekomen!

12. En nu komt het slot in Dropbox en waar het allemaal om te doen is: je kunt nu de hele folder beschikbaar stellen met het aanmaken van één link voor (het secretariaat) van je opleiding/academie..

Als het in 1 (zip-)file is gelukt, klik dan 1x op de regel van de file, en daarna op het “Share link”-icoontje van die folder dan zie je:

NB: Je kunt ook meerdere bestanden selecteren. In dat geval moet je daarna om een link te maken klikken op het “Share link”-icoontje bovenin:

3

11

12 optie 1

12 optie 2

13. Je ziet dan als het goed is het volgende scherm:

Klik nu op “Get Link”. Verder hoef je dit schermpje niet te gebruiken.Er wordt dan een link aangemaakt die je vervolgens gelijk kunt plakken in een Word-bestandje (zie punt 14). Je hoeft dus niet met e-mail-adressen te werken!

Mogelijk kun je ook het volgende schermpje tegenkomen:

Klik dan op “Copy link to this page”. Hiermee maak je een link aan en wordt die gelijk naar je Clipboard gekopieerd.

14. Maak een nieuw Word-bestandje, kopieer en/of plak de link hier naar toe en sla dit svp op onder de naam “Dropboxlink Scriptie”.

Op die manier ziet de opleiding als het goed is bij de ontvangst in de mailbox aan de bestandsnaam direct dat ze de feitelijke scriptie nog moeten downloaden! Ze kunnen dan volstaan door op die link te klikken en hoeven zelf daarvoor niet naar Dropbox te werken. Ook krijgen ze alles zo in één ZIP-file te zien.

NB: Check zelf s.v.p. of de Dropboxlink ook inderdaad goed werkt en of je de ZIP-file kunt openen.

LET OP ! Laat je scriptie s.v.p. minstens 4 maanden staan in je Dropbox-account. Dit om het secretariaat/(stage-)administratie de kans te geven alle scripties te downloaden en te archiveren.

Nu is de Dropbox-werkwijze voltooid!

4

13 optie 1

13 optie 2

Stap 3 (slot): Scriptie-Aanmeldformulier invullen

15. Ga weer terug naar het Scriptie-Aanmeldformulier.

16. Klik in dat Scriptie-Aanmeldformulier bij Stap 1 (“de scriptie toevoegen”) op “Browse” en selecteer het Word-bestand wat je gemaakt hebt bij punt 16, waarin de link naar je ZIP-file staat, (of direct de ZIP-file zelf indien die kleiner is dan 10 MB), en klik op “Open” of “Openen” .

17. Klik daarna op “Toevoegen”.

18. Vervolgens kun je het formulier verder invullen. Dat wijst zichzelf.

K L A A R !

Zeer bedankt voor alle moeite!

5

16 17