11-02-18Via Invoegen | Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen | 1

11-02-18 | 2

11-02-18 | 3

Inhoudsopgave§ De ICT wereld en de archief wereld

§ Huidige situatie bij het Stadsarchief / knelpunten

§ Gewenste situatie / doelarchitectuur

§ Architectuuroplossingen

§ Waar zijn wij nu mee bezig

§ Wat komen we hierbij tegen

§ Tips

§ Vragen

§ Stelling

11-02-18 | 4

De context

ICT Amsterdam§ Ca. 4000 applicaties (2014)§ Ca. 16.000 gebruikers§ Verbind: Bestuur + ca. 43

directies verdeeld in 5 clusters en 7 stadsdelen

E-depot Stadsarchief§ Ca. 250 TB (2018)§ Ca. 20.000 scans per dag§ Gemeentelijk en particuliere

content.

Stadsarchief Amsterdam§ Ca. 90 km archief (2018)§ 2 locaties§ Ondersteund: Bestuur + ca.

43 directies en 7 stadsdelen + particuliere collecties

11-02-18 | 5

De Archief wereld en de ICT wereld

Ze verstaan elkaar vaak niet:

§ Praten ieder hun eigen taal en hebben eigen vakjargon

§ De één zit in het heden en de ander in het verleden

§ De één is voornamelijk intern gericht en de ander naar buiten

§ Zelfde begrippen hebben vaak bij beide andere betekenis

Informatiemanagement 11-02-18 | 6

De twee werelden verbinden

§ Informatiemanagement§ Architectuur§ Informatieanalyse§ Compliance en privacy§ Functioneel beheer§ Contractbeheer

§ Regie en kaders§ Informatieplanning§ Structuur en samenhang§ Gezamenlijk doel en

strategie

Stadsarchief Amsterdam ICT Amsterdam

Beide bedienen de gehele organisatie en moeten ze duurzaam, beveiligd en toegankelijk zijn.

11-02-18 | 7

Huidige situatie

ICT Amsterdam§ Zeer veel moeite met grote

volumes data§ Werkplekstandaardisatie op

massa gericht en geeft problemen

E-depot Stadsarchief§ Dubbele opslag van data en veel

beheer§ Verouderde systemen§ Gebruik is gericht op specifieke

doelgroepen

Stadsarchief Amsterdam§ Verouderde systemen§ Analoog en digitaal nog

gescheiden

11-02-18 | 8

Gewenste situatie§ Verbreden dienstverlening§ Geïntegreerd gebruik gegevens§ Vervroegd overbrengen§ Tijdelijke bewaring en uitplaatsen faciliteren§ Innovatieve oplossingen§ Hergebruik generieke toepassingen en procesbouwblokken§ 1 Amsterdam en 1 kenniscentrum§ Bewaren en beheren loskoppelen van publicatie en gebruik

11-02-18 | 9

Doelarchitectuur

Bewarenenbeherenarchief&collectie

Ondersteuninguitgeplaatsteafgeslotendossiersenobjecten.Tijdelijkebewaring

afgeslotendossiers(3-10jaar)

Beherenenbehoudendigitaalbewaardepot

Beherenenbehoudenfysiekbewaardepot

Verwervenen/ofinkopenparticulierarchief

Ontvangenintakeenanalysegemeentelijkarchief

Ontsluiten,terbeschikkingstellenviageneriekeDatahubgemeenteAmsterdam

UIkenniswerker Opendataplatform

CitydataAmsterdam

DienstverleningStadsarchief

Presentatie&participatie

Medewerker&ketenpartners Burgers,ondernemersenbezoekers

ParticulierenGemeentelijkearchiefvormers(rve’s)

Datasets

ApienInzage Inzageenlevering

Inzienengebruik Gebruiken Raadplegenengebruiken Raadplegenenverzoeken Presentatie&

tentoonstelling

Dossiersen/ofarchiefblokken Collectie

Overdragenduurzaamtebewaren Overdragenofinbewaringgevenarchief

Levering

Uitplaatsing

Uitlening

VervreemdingSamenwerkendearchief&collectie

diensten

Kenn

iscen

trum

inform

atiebe

heer

Usergenerated

data

Datamanagem

ente

nDa

tagovernance

Innemen

Inzage,apiendownloads

Ondersteunenzaak-enprocessen

Uitplaatsenafgeslotenobjecten

Objectenen/ofdossier

Beeld&geluid

levering

Raadplegenengebruiken

Inbewaringnemen:Intake,analyseencontrole

11-02-18 | 10

Architectuur oplossingen

§ Spaghetti tussen beheer en raadplegen§ Moeizame aanlevering van de archiefvormers§ Onbegrijpelijke toegang voor de interne gebruikers§ Stadsarchief positie in groter geheel§ Borging van kennis en kunde op informatiebeheer§ Efficiëntere en effectievere werkprocessen en beheer§ Verbreding en integratie van diensten en producten gemeente Amsterdam§ Keuze en aansluiting juiste systemen en toepassingen§ Breder hergebruik en integratie van data § Datamanagement en datagovernance

11-02-18 | 11

Datamanagement en datagovernance

BASIS

REGISTRATIES

KERN

REGISTRATIES

DATAHUB(GEGEVENSKNOOPPUNT)

Het DAMA modelProducten en diensten

11-02-18 | 12

Waar zijn wij nu mee bezig

§ Vervangen raadpleegomgeving§ Vervangen beheeromgeving§ Pilots uitplaatsen§ Pilots verbreding gebruik§ Informatieplan en referentiearchitectuur

11-02-18 | 13

Wat komen we hierbij tegen§ Veel inspanning om OAIS model te implementeren

§ Het is lastig om 1 metadatamodel te hanteren (TMLO voldoet niet)

§ De gehele omgeving vervangen vraagt enorm veel van de organisatie

§ Vanuit andere dan de traditionele doelgroepen is er een behoefte

§ Beeldmateriaal is toegevoegd aan de kaart van Amsterdam

§ Behoefte om ook in tijdslagen te kunnen tonen op de kaart

11-02-18 | 14

Tips§ Eerst goed organiseren daarna pas automatiseren

§ Zorg voor een goede sponsor

§ Zorg voor een goede uitwerking van de gewenste processen

§ Zorg dat je in een vroeg stadium bij het MT aan tafel zit

§ Implementeer steeds kleine stukjes en doe pilots, maak het niet te groot

§ Laat publicatie ook vooral aan de markt en de doelgroepen over

§ Zoek innovatieve oplossingen: automatisch metadateren, ordenen

§ Zorg voor een goede informatieplanning en doelarchitectuur die elk kwartaal bijgesteld wordt

11-02-18 | 15

Vragen?

11-02-18 | 16

Stelling: is in goede en geordende staat

aanleveren van archiefbescheiden wel haalbaar en nodig in de digitale wereld?

11-02-18 | 17