Verbeter het investeringsren-dement van uw Unified Communications door het gebruik ervan te vergroten

White Paper

WORK. PLAY. LIFE.

Zorg ervoor dat uw Unified Communications-apparaten worden gebruikt | White Paper

Bedrijven zijn zich absoluut bewust van de voordelen van het introduceren van Unified Communications (UC), maar steeds meer kenners van de branche wijzen op het grootste obstakel bij het maximaliseren van het investeringsrendement: ervoor zorgen dat UC-toepassingen ook echt worden gebruikt.

Het is een bekend verhaal. Terwijl besluitvormers in de IT zich concentreren op het integreren van realtime-tools zoals instant messaging, telefonische vergaderingen en video-conferencing met voicemail, e-mail en sms-berichten, gaan ze voorbij aan de emotionele behoeften en informatiebehoeften van de eindgebruiker.

Het gevolg? Uw bedrijf heeft aanzienlijk geïnvesteerd in een perfect UC-platform en de modernste apparaten. Alleen gebruikt niemand ze.

De volgende adviezen, die voortkomen uit jarenlange ervaring met UC-implementatie, helpen u voorkomen dat uw personeel de nieuwe UC-toepassingen links laat liggen.

Inleiding

“Ervoor zorgen dat werknemers daadwerkelijk UC-applicaties gaan gebruiken, is de belangrijkste factor voor een succesvolle implementatie en het behalen van uw investeringsrendement.”

Jeremy Littlejohn, Information Week, UC: Big Promise, Modest Movement

Creëer van het begin af aan voldoende draagvlakUw eindgebruikers willen weten waarom u een nieuwe communicatiemethode wilt introduceren, en velen van hen staan mogelijk wantrouwend tegenover de verandering. U kunt hen geruststellen door de potentiële voordelen voor hen en voor de gezondheid van het bedrijf te benadrukken. Mogelijke voordelen voor eindgebruikers zijn onder andere de flexibiliteit om thuis te werken, het wegvallen van hinderlijke elementen zoals onnodige e-mails of achtergrondgeluid (door gebruik van een headset met noise-cancelling), of de mogelijkheid om gemakkelijker samen te werken met collega’s op andere locaties via gesproken communicatie. Zakelijke voordelen zijn bijvoorbeeld een verhoogde productiviteit, een betere uitwisseling van ideeën door samenwerking en meer tevredenheid onder de medewerkers.

Bekijk het vanuit hun gezichtspuntBedenk bij elke stap van de UC-implementatie hoe u zich zou voelen als u van plaats zou moeten wisselen met uw collega’s op kantoor of in het veld. Zijn vaste telefoons onpraktisch wanneer u tegelijkertijd door papieren zoekt of een notitie maakt? Zorgt het aantal e-mails dat u ontvangt voor verwarring of wordt u erdoor overweldigd? En beperken snoeren uw bewegingsvrijheid? Door een lijst met vereisten en ergernissen op te stellen, kunt u aantonen dat UC de gewenste antwoorden biedt, bijvoorbeeld door mensen die aan een bureau werken van draadloze headsets te voorzien zodat ze zich gedurende de dag meer kunnen bewegen.

Zorg ervoor dat u een plan hebtEen waterdicht tijdschema voor de implementatie van uw Unified Communications-strategie biedt werknemers houvast en zorgt ervoor dat u de voortgang kunt meten aan de hand van overeengekomen doelstellingen. Als uw collega’s weten wanneer hun vaste telefoon verdwijnt of wanneer ze worden geacht over te stappen naar nieuwe methoden voor messaging, kunnen ze zich beter voorbereiden op de komende veranderingen. Hulpmiddelen van Plantronics zoals het ebook 10 stappen voor het selecteren van spraaktools die uw collega’s zullen gebruiken en waarderen bieden een houvast bij het plannen van specifieke elementen van uw implementatie.

“Bedenk bij elke stap van de

UC-implementatie hoe u zich zou voelen als u van

plaats zou moeten wisselen met uw

collega’s op kantoor of in het veld.”

Zorg ervoor dat uw Unified Communications-apparaten worden gebruikt | White Paper

Zorg ervoor dat uw Unified Communications-apparaten worden gebruikt | White Paper

Toon aan dat de oplossingen werkenAanbevelingen door collega’s zijn zeer effectief bij het creëren van draagvlak voor een nieuwe werkwijze. Door een testteam samen te stellen van mensen die diverse functies uitoefenen binnen uw bedrijf, kunt u feedback krijgen over het verbeteren van uw Unified Communications-toolkit en een groep vormen van vroege gebruikers die collega’s kunnen overtuigen van de voordelen van de nieuwe UC-tools. Het ebook 10 stappen voor het selecteren van spraaktools die uw collega’s zullen gebruiken en waarderen biedt verdere adviezen voor het samenstellen van testteams.

Geef prioriteit aan comfort en stijlEindgebruikers zijn meer geneigd geavanceerde audio-oplossingen zoals headsets in gebruik te nemen als ze zich comfortabel en stijlvol voelen wanneer ze deze dragen. Voor Plantronics is de stijl van de gebruiker altijd een prioriteit geweest. Headsets zoals de Voyager Edge met Bluetooth® zijn bekroond om hun veelzijdigheid en hun ontwerp.1 Stabiliteit speelt eveneens een grote rol bij de ontwikkeling van headsets. De Plantronics Wall of Ears-video (beschikbaar op YouTube2) laat zien hoe ver sommige fabrikanten bereid zijn te gaan om er zeker van te zijn dat hun headsets draagbaar zijn en goed blijven zitten.

Garandeer gebruiksgemakDe fysieke producten die de eindgebruikers voor hun communicatie gebruiken, zoals een IP-handset, een mobiele telefoon, een headset, een vaste telefoon of een ander apparaat, worden eerder gebruikt als ze een intuïtief ontwerp hebben. Selecteer deze apparaten op basis van hun bruikbaarheid en kies indien nodig verschillende apparaten voor verschillende categorieën werknemers. Voorzie werknemers van instructies en veelgestelde vragen voor elk apparaat. Zorg er ten slotte voor dat er een goed geïnstrueerd helpdeskteam aanwezig is om eindgebruikers die problemen ondervinden bij het gebruik van de nieuwe apparaten te helpen.

Leg uw keuzes uitMedewerkers die in eerste instantie negatief tegenover veranderingen staan, trekken mogelijk de noodzaak van uitgaven voor nieuwe apparaten zoals smartphones of headsets in twijfel. Toon aan dat u onderzoek hebt gedaan, zowel naar de technologie als naar de gewoonten van eindgebruikers. Casestudy’s zoals Plantronics’ Wireless Voice in the Office Environment3 (Draadloze spraaktechnologie in de kantooromgeving) helpen u uit te leggen waarom er bijvoorbeeld voor een DECT-headset wordt gekozen in plaats van voor een apparaat met snoer.

Laat u adviserenUC-implementaties kunnen voor IT-managers en vestigingsmanagers net zo intimiderend zijn als voor de eindgebruikers zelf. Meerdere locaties, taaloverwegingen, vereisten voor systeemintegratie en budgettaire beperkingen kunnen een implementatie groter en problematischer laten lijken dan hij werkelijk is. Door samen te werken met een ervaren partner als Plantronics profiteert u van ondersteuning bij het ontwikkelen en implementeren van een gefaseerde invoering, en weet u dat u er niet alleen voor staat wanneer u de audio-apparaten en andere communicatieapparatuur ontvangt.

Zorg voor een feedbacksysteemEindgebruikers staan positiever tegenover het gebruik van nieuwe tools als ze het gevoel hebben dat ze invloed kunnen uitoefenen op het ontwerp of hoe de apparatuur wordt gebruikt. Door voor een zichtbaar feedbacksysteem te zorgen, bijvoorbeeld door middel van online-enquêtes, een speciaal e-mailadres of focusgroepen, kunt u uw oplossingen beter afstemmen op uw collega’s, zodat meer van hen de nieuwe technologie zullen omarmen. Met gedocumenteerde positieve feedback kunt u eveneens het succes van het project bewijzen aan het hogere management en de feedbackresultaten kunnen worden gecombineerd met cijfers over ingebruikname voor een volledig overzicht van het gebruik en de houding van werknemers.

Zorg ervoor dat uw Unified Communications-apparaten worden gebruikt | White Paper

Plantronics biedt diverse vormen van ondersteuning voor IT-besluitvormers die een Unified Communications-implementatie willen bewerkstelligen. Ga naar plantronics.com/nl/collaboration/uc/Aangehaalde bronnen:

1 Op 23 februari 2014 werd Plantronics tijdens het Mobile World Congress door Envisioneering onderscheiden met een Innovation and Design Award voor de nieuwe Voyager Edge-headset. 2 http://www.youtube.com/watch?v=rx-oMIY2xMk 3 U kunt de casestudy downloaden via http://www.plantronics.com/uk/solutions/unified-communications/toolkit/

Communiceer succesverhalen Zorg ervoor dat andere werknemers ervan horen als hun collega’s steeds meer gewend raken aan de nieuwe technologie. Circuleer positieve opmerkingen van medewerkers of klanten over hun ervaringen. Herinner uw collega’s aan vroegere tijden, toen een gebrek aan noise-cancellingtechnologie er bijvoorbeeld voor zorgde dat er tijdens telefonische vergaderingen constant dingen verkeerd werden verstaan.

En geef degenen die uw UC-tools hebben omarmd een schouderklopje voor hun progressieve en flexibele houding. Zonder hun steun was het project geen succes geworden, en dat mogen ze best weten.

WORK. PLAY. LIFE.