Presentatie van “Binnen naar buiten” Ignaas Bisdom, waterschap Scheldestromen Goedemiddag, welkom bij de presentatie van binnen naar buiten. Als GIS analist werk ik al geruime tijd met GIS binnen het waterschap. Naast het beheer van het centrale GIS systeem en het uitvoeren van GIS analyses, implementeer ik nieuwe toepassingen. Afgelopen jaar was een van deze nieuwe toepassingen ArcGIS online en de ArcGIS app. Zoals gezegd werk ik bij een waterschap, waterschap Scheldestromen. Dit is een nieuw waterschap dat op 1 januari 2011 is ontstaan uit de fusie van de Zeeuwse waterschappen. Maar wat doet een waterschap nu eigenlijk? Het beheer en onderhoud van waterkeringen, watersystemen, wegen en het zuiveren van afvalwater. Voor al deze taken is actuele informatie nodig, zowel van binnen als buiten. Tot een jaar geleden hadden we binnen het waterschap enkel ons centrale GIS systeem waarin onze kernregistraties beheerd werden. Deze informatie wordt gebruikt binnen de werkprocessen, voor het maken analyses en berekeningen. Het waterschap is vooral ook een uitvoerende organisatie. Voor de werkzaamheden buiten in het veld werden er kopieën gebruikt vanuit de centrale GIS database. Die informatie werd op laptop’s meegenomen. Met als resultaat: snel verouderde gegevens buiten en informatie van buiten die maar druppelsgewijs binnenkwam. Dit wilde wij veranderen! Daarnaast kwam het regelmatig voor dat stapels tekeningen naar buiten gingen voor het uitvoeren van inventarisaties. Na het invoeren van de inventarisaties op die kaarten kwamen ze weer op kantoor om ingevoerd te worden. Dit moest sneller en beter kunnen. Tijdens deze presentatie wil ik u meenemen op het pad dat wij afgelopen jaar bewandeld hebben en waarmee de ArcGIS app binnen de organisatie uitgerold is. Dit pad startte een jaar geleden hier op de GIS conferentie bij het AppLab. De mogelijkheden van ArcGIS online waren toen nog niet zo uitgebreid als nu, maar de oplossing zag er veelbelovend uit. Een eerste toepassing was snel gevonden. Als nieuw waterschap moest er een keur en legger vastgesteld worden. Met een keur en legger geeft het waterschap zones aan rondom waterlopen, dijken en wegen waar bepaalde regels van het waterschap gelden. Een voorbeeld hiervan is de ontheffingplicht voor het graven in de buurt van een waterkering. Een onderdeel van de keur en legger zijn kaarten waarop deze zones zijn aangegeven. Deze kaarten worden in boekvorm gepubliceerd. Zouden we die informatie ook laagdrempelig kunnen aanbieden via

internet. Dit vraagstuk hebben we opgepakt met ArcGIS online. In eerste instantie hebben we een webpagina gemaakt waarop de informatie voor buiten het waterschap zichtbaar was. Naast de traditionele GIS inrichting binnen het waterschap hadden we nu ook de mogelijkheid gegevens naar buiten zichtbaar te maken, van binnen naar buiten… Zouden we dezelfde informatie ook via de App openbaar kunnen stellen? Gelijktijdig met het beschikbaar maken van de legger en keur, kreeg het bestuur van het waterschap een iPad i.v.m. het papierloos vergaderen. Het uitgelezen moment om ook de ArcGIS App onder de aandacht te brengen. Na overleg met de directie, werd dit mogelijk en met groot succes. Opeens opende zich een mogelijkheid informatie van het waterschap te kunnen raadplegen en al snel werd er natuurlijk naar de thuissituatie ingezoomd. Alle waterlopen, kunstwerken en dijken staan erop, prachtig. Nadat de thuissituatie bekeken was werd er gekeken naar de buren. Veel bestuurders hebben een agrarische achtergrond en wilde graag weten of de percelen van de buurman echt zo groot waren als gezegd werd. Het enthousiasme van het bestuur zorgde ervoor dat snel meer informatie beschikbaar kwam. Informatie van waterkeringen, zuiveringen en waterbeheer was snel beschikbaar. De eerste stappen waren nu gezet. De ArcGIS app was gelanceerd en enthousiast ontvangen. De volgende stap was het gebruik van deze informatie voor de publicatie naar buiten. Na het vaststellen van de keur en legger door het bestuur is via pers- en nieuwsberichten het publiek geïnformeerd over de mogelijkheid informatie van het waterschap te raadplegen via de website en ArcGIS App. Dit was wederom een succes. Door de opkomst van smartphones en tablets zijn App’s momenteel ‘hot’! Helaas konden we niet zien hoe vaak de App gedownload was, maar aan het aantal views op de kaarten te zien werd er veel naar gekeken. Als bevestiging van de populariteit kwamen er vanuit allerlei organisaties verzoeken voor aanvullende informatie. Tot nu toe was er vooral ingezet op het informeren. In de winter van 2012 kwam de mogelijkheid een andere toepassing van de App te benutten, het invoeren van informatie. Het ging namelijk vriezen! Het vroor dermate hard dat de elfstedenkoorts al begon op te komen. Dat evenement ging niet door, maar door de plotseling invallend dooi gebeurde er iets met onze wegen. De grond onder de wegen was bevroren terwijl, door de dooi, de bovenste laag al ontdooide. Uiteindelijk ontstaat er hierdoor bij sommige wegen een waterlaag soort tussen de weg en de bevroren ondergrond. Dit verschijnsel heet opdooi. Zwaar verkeer

op wegen met opdooi kan er voor zorgen dat wegen kapot gereden wordt. Ter voorkoming hiervan ging het waterschap bepaalde wegen afsluiten. Voor de communicatie naar het publiek over de wegen die afgesloten werden heb ik een App gemaakt waarmee in het veld aangegeven kon worden welke wegen afgesloten werden. Deze informatie was daarna direct zichtbaar voor het publiek en binnen het waterschap via ArcGIS. Weer een nieuwe stap was gezet. Waar stonden we nu? We hadden ons interne “centrale GIS systeem” waarbinnen onze kernregistraties beheerd en intern ontsloten worden. Daarnaast waren we gestart met het bouwen van een tweede database in de “cloud”. Door gebruik te maken van zowel openbare als beveiligde webservices konden we informatie uit beide databases gebruiken en eventueel beschikbaar stellen aan het publiek. Binnen het waterschap werd bij steeds meer collega’s de kracht van de kaart in het veld bekent. Een belangrijke rol hierbij speelt natuurlijk ook dat een iPad een hoog gebruiksgemak heeft en natuurlijk gadget gehalte. In de volgende stap heb ik vooral gekeken hoe het gebruik binnen de organisatie verbreed kon worden. Een mogelijkheid hiervoor kondigde zich aan, de laptops van onze 18 opzichters moesten vervangen worden. Zouden dit ook iPad ‘s kunnen worden? Na een korte presentatie geschiedde het zo. Weer een nieuwe gebruikersgroep en het gebruik van de App was intern stevig verankerd. Er ontstond nu wel een nieuwe situatie. Tot nu toe had ikzelf vooral mogelijke toepassingen aangedragen richting organisatie. Nu kwamen er vragen vanuit de organisatie. Kunnen we ook gaan bijhouden waar we gemaaid hebben, gebaggerd hebben, inspecteren van wegen en dijken, mutaties doorgeven. Daarnaast kwam steeds vaker het verzoek informatie digitaal te ontvangen i.p.v. op kaart. Kortom de ArcGIS App raakte ingebed binnen de organisatie en is nu bijna niet meer weg te denken. Binnen veel afdelingen was er enthousiasme, behalve bij communicatie. Wat is nu de toegevoegde waarde van een kaart ? Tot er een persleiding kapot ging. Onze communicatie afdeling is erg vooruitstrevend in het gebruik van social media. En via Twitter werd er gemeld dat er een leiding kapot was en dat er een aantal wegen afgesloten waren. Tja, en daarbij kan een kaart natuurlijk erg goed gebruikt worden. Na het aanbieden van de oplossing ben ik gelijk gevraagd een uitleg te geven over de ArcGIS App en wordt momenteel regelmatig bij pers- en nieuwsberichten, Tweets en Facebook berichten Bit.ly codes meegegeven van een kaart met locatie waar het bericht betrekking op heeft. “ongelooflijk dat zoveel

onderwerpen een relatie met een kaart hebben” was uiteindelijk de opmerking. Waar gebruiken we ArcGIS online / de App nu voor? Voor op internet is er een kaartenoverzicht gemaakt waarin verschillende digitale kaarten op te vragen zijn. Verder zijn er een aantal inspectie en inventarisatie App’s gemaakt waarmee informatie in het veld ingevoerd kunnen worden. En er zijn staan nog veel vragen open… Wat is nu precies de kracht? De medewerkers buiten hebben toegang tot actuele informatie en kunnen gegevens (inspecties/inventarisaties) invoeren die binnen weer direct geraadpleegd kunnen worden. Er worden buiten actuele gegevens gebruikt en de verschillen tussen de kaart en de werkelijkheid worden door het gebruik geconstateerd en kunnen gemeld worden, mutatiemeldingen. De actualiteit van de gegevens in onze kernregistraties wordt op deze manier verhoogd. Kortom het delen van informatie is nog nooit zo eenvoudig geweest. Verder kost het maken van een App weinig tijd. Binnen een dag is een inspectie App gemaakt zijn. En kaarten worden steeds minder vaak mee naar buiten genomen... Tips bij de implementatie: Het gaat niet vanzelf. Probeer toepassingen binnen de organisatie te gebruiken waarbij veel winst te behalen is. Zijn er vooroordelen, ja zeker. Het wordt snel bestempeld als luxe en veel kosten. Dit is juist niet van toepassing. Het gebruik van iPad’s is goedkoper dan laptops. Daarnaast is het eenvoudig zelf applicaties te ontwikkelen en hoeven dus niet meer gekocht te worden. Nog tijd over? Een korte demo van de toepassingen op de iPad.