Toetredingsrapport - Bunnik · 2015-07-18 · 5.3. Randvoorwaarden ICT 29 5.4. Op weg naar één...

Pagina 0 van 49

Toetredingsrapport

Verdiepend onderzoek naar consequenties en kansen van toetreding van 5 gemeenten tot de BghU

Rapport Definitief KokxDeVoogd Dietmar Verbeek Saskia Molenaar Datum: 17 april 2014

Pagina 1 van 49

Toetredingsrapport BghU

Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting 3

2. Inleiding 10

2.1. Aanleiding 10

2.2. Doelstellingen van het verdiepend onderzoek 11

2.3. Leeswijzer 12

3. Organisatie, uitgangspunten en randvoorwaarden 15

3.1. Inleiding 15

3.2. Waar BghU voor staat 15

3.3. Algemene uitgangspunten en processuele randvoorwaarden 16

3.4. Dienstverleningsvisie en strategie 17

3.5. Specifieke uitgangspunten en randvoorwaarden in kader van toetreding 20

4. Taken, werkprocessen en volume aan werklastbepalende factoren 21

4.1. De reikwijdte van de samenwerking: belastingsoorten 21

4.2. Werkprocessen 23

4.3. Volume aan werklast bepalende factoren. 23

5. Kwaliteit, dienstverlening, en randvoorwaarden ICT 24

5.1. Kwaliteit van de dienstverlening 24

5.2. Kwaliteit van processen en bestanden 27

5.3. Randvoorwaarden ICT 29

5.4. Op weg naar één organisatie 29

6. Financiën 32

6.1. Activiteiten 33

6.2. Financiële aspecten 34

6.3. Kostenverdeelsleutel 34

6.4. Bijdrage deelnemers vanaf 2015 en in meerjarenperspectief (2016-2018) 35

7. Bestuurlijke aspecten 36

7.1. Herijking van een bestaand gemeenschappelijk openbaar lichaam. 36

8. De personele en organisatorische aspecten 39

8.1. Personele aspecten 39

8.1.1. Functieconversie 41

8.1.2. De plaatsingsprocedure 42

8.1.3. Verschilanalyse arbeidsvoorwaardenregelingen 42

8.1.4. Open stellen vacatures na plaatsing 43

8.2. Organisatorische aspecten 43

9. Eenduidige besluitvorming 45

10. De balans opgemaakt 47

Pagina 2 van 49


Bijlagen [Deze zijn separaat als pdf bijgevoegd]

Bijlage 1: Huidig uitvoeringsprotocol tussen BghU en haar deelnemers. Bijlage 2: Masterplanning hoofden deelactiviteiten toetreding tot BghU Bijlage 3: Projectkostenbegroting Bijlage 4a: Gemeenschappelijke regeling BghU Bijlage 4b: Wijzigingsbesluit GR BghU Bijlage 5: Memo secretarissenoverleg dd26032014 stemverhoudingen BghU Bijlage 6: De concept functieconversie / was-wordt tabel Bijlage 7a: De plaatsingsprocedure Bijlage 7b: Stappenplan plaatsingsprocedure Bijlage 8a: Pakketvergelijking arbeidsvoorwaarden Houten Bijlage 8b: Pakketvergelijking arbeidsvoorwaarden Nieuwegein Bijlage 8c: Pakketvergelijking arbeidsvoorwaarden Zeist Bijlage 8d: Pakketvergelijking arbeidsvoorwaarden Bunnik Bijlage 8e: Pakketvergelijking arbeidsvoorwaarden Lopik

Pagina 3 van 49


1. Managementsamenvatting

Tijdens de oprichting van de BghU heeft een aantal gemeenten in 2012 en 2013 interesse getoond om toe te treden tot de BghU. De gemeenten Zeist, Nieuwegein, Houten, Lopik en Bunnik hebben op basis van een voor hen aantrekkelijk financieel perspectief eind 2013,begin 2014 een principe besluit genomen om toe te willen treden tot de BghU. Rechtstreeks gevolg van deze genomen principebesluiten was dat de betrokken gemeenten samen met BghU een verdiepend onderzoek zijn gaan uitvoeren. Dit verdiepend onderzoek gaat verder dan alleen een actualisatie van het geboden financieel perspectief, en vloeit rechtstreeks voort uit het “procesontwerp toetreding nieuwe gemeenten tot de BghU”, zoals eerder door het Algemeen bestuur van de BghU is vastgesteld. Het verdiepend onderzoek bevat alle informatie voor de toetredende gemeenten om een definitief toetredingsbesluit te kunnen nemen. Ook de BghU en haar huidige deelnemers kunnen op grond van dezelfde informatie vaststellen of zij wensen in te stemmen met het toetredingsverzoek wanneer dat als zodanig door de gemeenten aan de BghU zal worden gericht. Het verdiepend onderzoek heeft geleid tot het opstellen van de voorliggende toetredingsrapportage (inclusief bijlagen). Bij het opstellen daarvan is onder meer gebruik gemaakt van de inhoud van de volgende twee rapportages welke gedurende het onderzoek zijn opgesteld:

een rapportage 0-meting per toetredende gemeenten en de BghU1 zelf;

de ontwerp exploitatie-en investeringsbegroting 2015 en meerjarenbegroting 2016-2018 (inclusief risicoparagraaf);

In die zin kan het toetredingsrapport worden gelezen als een geconsolideerde rapportage. Algemeen beeld uit het verdiepend onderzoek Op basis van het verrichte onderzoek is de conclusie gerechtvaardigd, dat de toetreding van de vijf gemeenten tot de BghU meerwaarde oplevert in termen van het borgen van een duurzame kwaliteitsverbetering, de verbetering van de dienstverlening aan de burger, vermindering van kwetsbaarheden en besparing op de uitvoeringskosten, ook al verschillen in deze de uitkomsten per (kandidaat) deelnemer. Voor de kandidaat deelnemers leveren de uit het onderzoek gebleken voordelen vanuit bedrijfseconomisch en maatschappelijk perspectief een belangrijk motief op voor samenwerking. De consequenties verbonden met de toetreding tot BghU zijn beheersbaar maar zal uit de besluitvorming per gemeente nog wel moeten worden bevestigd. Voor de BghU past de toetreding van de vijf gemeenten binnen de missie, visie en beoogde groeistrategie. De optimale dienstverlening aan belastingplichtigen en het voortdurend optimaliseren van het maatschappelijk voordeel - mede in het kader van het stelsel van

1 Voor BghU betreft omdat de BghU pas per 1 januari 2014 is gestart, en nog lopende projecten moeten worden afgerond, een referentiekader met als peildatum 1 januari 2015.

Pagina 4 van 49


basisregistraties – is gediend met het vergroten van de professionele samenwerking tussen gemeenten en het hoogheemraadschap binnen de gemeenschappelijke regeling. Op grond van deze overwegingen is het voorstel om een positief standpunt in te nemen op het mogelijke verzoek tot toetreding welke de vijf gemeenten naar verwachting op basis van de verkregen resultaten zullen nemen.

Consequenties in beeld De consequenties van het besluit voor het innemen van een positief standpunt om de vijf gemeenten toe te laten treden worden in het navolgende kort beschreven. Bestuurlijk De BghU is een openbaar lichaam waarvan het bestuur wordt gevormd door bestuursleden van de deelnemende organisaties. De keuze voor een openbaar lichaam heeft in zich dat iedere organisatie nauw betrokken blijft bij en invloed houdt op de uitvoering van de belastingtaak, maar ook dat de zeggenschap over die uitvoering gedeeld gaat worden met de andere organisaties. In de toetredingsrapportage wordt een voorstel gedaan voor de verdeling van de zeggenschap vanwege toename van het aantal deelnemende gemeenten . Het voorstel is gebaseerd op de aanname dat alle vijf gemeenten deelnemen aan de samenwerking. BghU heeft als uitgangspunt vastgesteld dat de stemverhouding dient te zijn gebaseerd op de financiële inbreng van de partijen en dat een deelnemer niet meer dan 50% van de stemmen mag hebben. In overleg tussen partijen is vanuit de wens van de toetredende gemeenten gewerkt aan mogelijke varianten. In afstemming met de secretarissen van de huidige deelnemers van de BghU en de vijf toetredende gemeenten wordt het volgende voorstel voorgelegd: Het uitgangspunt zoals door BghU is vastgesteld blijft in stand maar met de volgende uitbreiding/aanpassingen:

a) De stemverhoudingen wordt op grond van de in deze rapportage opgenomen financiële bijdrage per deelnemer2 op 1 januari 2015 als volgt:

Totaal aantal stemmen 200.

b) De unanimiteit bij de in de GR genoemde vier besluiten blijft gehandhaafd, te weten:

1. besluit over de van toepassing zijnde bijdrageverordening;

2. besluit over de toetreding van nieuwe deelnemers;

3. besluit over wijzigingen in de bestaande gemeenschappelijke regeling

2 Bijdrage gemeente Utrecht exclusief pluspakket

2015 Utrecht HDSR Zeist Nieuwegein De Bilt Houten Bunnik Lopik

Totaal bijdragen per deelnemer € 7.314.000 € 2.451.000 € 1.071.000 € 823.000 € 862.000 € 563.000 € 181.000 € 131.000

stemverhouding 100 40 18 14 14 9 3 2

Pagina 5 van 49


4. besluit met betrekking tot opheffen/liquideren van de gemeenschappelijke regeling.

En deze vier besluiten uit te breiden met:

5. besluit over de vaststelling of wijziging van de begroting. In het geval geen unaniem

besluit mogelijk blijkt kan de vaststelling of wijziging van de begroting plaatsvinden

op basis van een gekwalificeerder meerderheid van ¾ van de stemmen.

Indien de verschillende besturen dit voorstel overnemen dan zal dit voorstel in de GR worden verwerkt. Overig: De samenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemende organisaties qua de te heffen belastingsoorten, noch voor het vaststellen van de verordeningen en de tarieven. Op deze onderdelen blijft iedere organisatie zelfstandig beslissingsbevoegd. Naast het genomen besluit over de stemverhoudingen (artikel 14.3 en verder) de volgende twee wijzingen in de bestaande gemeenschappelijke regeling voorbereid/voorzien:

1. uitbreiding van het aantal deelnemers door toevoeging van de namen van de gemeenten die toetreden (artikel 1)

2. een aanpassing op het totaal aan belastingsoorten welke door BghU namens haar deelnemers wordt uitgevoerd (artikel 36);

Tenslotte geldt nog de volgende ontwikkeling welke van belang is voor BghU:

3. aankondiging van de overgang van de huidige gemeenschappelijke regeling naar een bedrijfsvoeringorganisatie die als nieuwe samenwerkingsvorm binnen de wet op de gemeenschappelijke regelingen na verwachting vanaf medio 2014 mogelijk wordt. Essentie van de overgang is dat in een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt gewerkt met een enkelvoudig bestuur.

Financieel Het jaarlijks benodigde budget voor de BghU is op grond van het uitgevoerde verdiepend onderzoek voor 2015 geraamd op ruim € 14 mln. In de jaren 2016 -2018 wordt als gevolg van de verdere doorontwikkeling van de organisatie en de daarbinnen verder te behalen efficiency een daling voorzien naar uiteindelijk € 13,1 mln. in 2018.3 De begroting 2014 van de BghU laat zien dat al jaarlijks (voor de huidige drie deelnemers) circa € 2,5 mln. op de maatschappelijke kosten van belastingheffing en inning wordt bespaard. Zoals blijkt uit de opgestelde ontwerp begroting 2015 en meerjarenraming 2016-2018 zal mede als gevolg van de toetreding van de vijf gemeenten deze besparing de komende jaren oplopen tot ca. € 6,4 mln. op jaarbasis. Er is voor het opbrengen van het benodigde budget een genuanceerde verdeelsleutel ontwikkeld die enerzijds recht doet aan de kostenbepalende factoren en anderzijds recht doet aan de samenwerkingsgedachte. Op basis van deze verdeelsleutel betalen de deelnemende organisaties een

3 Op basis van het prijspeil 2014, en overig gelijkblijvende omstandigheden.

Pagina 6 van 49


bijdrage aan de instandhouding van de belastingorganisatie en de uitvoering van de opgedragen belastingtaken. Deze bijdragen per deelnemer voor 2015 en in meerjarenperspectief zijn samengevat als volgt:

Hoewel wordt uitgegaan dat alle vijf deelnemers een positief besluit tot toetreding zullen nemen betekent dit niet dat dit daarmee ook gegarandeerd is. Mocht onverhoopt een of meerdere gemeenten dit niet doen, dan vindt met de resterende gemeenten nader overleg plaats over de hieraan te verbinden consequenties. Het laten toetreden van nieuwe gemeenten tot BghU leidt ook tot transitiekosten. Er worden drie typen transitiekosten onderscheiden: de desintegratiekosten (onder ander niet gedekte overhead bij de ‘latende’ organisaties), de frictiekosten (onder andere kosten voortvloeiend uit mogelijke personele frictie en/of noodzaak vaststellen sociaal plan) en projectkosten (kosten om de grotere BgHU tot stand te brengen). Voor de BghU en haar huidige deelnemers bestaan deze transitiekosten enkel uit projectkosten. De nieuw deelnemende organisaties hebben daarentegen in meer of minder mate ook te maken met de overige transitiekosten. Het voorstel is de desintegratie- en frictiekosten voor rekening van de “latende” organisaties te laten komen en hen daarvoor een compensatie te bieden van een forfaitair bedrag van € 17.243,- per medewerker welke overkomt naar BghU in 2015 en deze in 3 jaar af te bouwen. Deze compensatie van de frictiekosten wordt bekostigd ten laste van de schaalvoordelen van Utrecht en De Bilt in 2015. De vaststelling van de transitiekosten per deelnemer valt, anders dan de omvang van de bijdrage van iedere gemeente aan de projectkosten, buiten de scope van het uitgevoerde onderzoek. Deze berekening(en) doen de toetredende gemeenten zelf.

Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Totaal

1. Bunnik € 222 -€ 41 € 181 € 212 -€ 27 € 185 € 213 -€ 14 € 199 € 202 € 202

2. Houten € 666 -€ 103 € 563 € 639 -€ 68 € 571 € 644 -€ 34 € 610 € 613 € 613

3. Lopik € 162 -€ 31 € 131 € 156 -€ 21 € 135 € 157 -€ 10 € 147 € 149 € 149

4. Nieuwegein € 938 -€ 115 € 823 € 900 -€ 77 € 823 € 907 -€ 39 € 868 € 864 € 864

5. Zeist € 1.293 -€ 222 € 1.071 € 1.242 -€ 148 € 1.094 € 1.250 -€ 74 € 1.176 € 1.192 € 1.192

Sub-totaal kandidaten € 3.281 -€ 512 € 2.769 € 3.149 -€ 341 € 2.808 € 3.171 -€ 171 € 3.000 € 3.020 € 3.020

6. Utrecht € 6.856 € 633 € 458 € 7.947 € 6.552 € 633 € 305 € 7.490 € 6.610 € 633 € 153 € 7.396 € 6.292 € 633 € 6.925

7. De Bilt € 808 € 54 € 862 € 776 € 36 € 812 € 781 € 18 € 799 € 745 € 745

8. HDSR € 2.451 € 0 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451

Sub-totaal oprichters € 10.115 € 633 € 512 € 11.260 € 9.779 € 633 € 341 € 10.753 € 9.842 € 633 € 171 € 10.646 € 9.488 € 633 € 10.121

Totaal

Bedragen x € 1.000,- (prijspeil 2014)

€ 14.029 € 13.561 € 13.646 € 13.141

Benodigde deelnemersbijdragen

2015 2016 2017 2018

Pagina 7 van 49


De projectkosten zoals benoemd zijn begroot op circa € 650.000,= BghU neemt hiervan nagenoeg de helft voor zijn rekening, te weten bijna € 300.000,=. Het resterende bedrag wordt bijgedragen door de vijf toetredende gemeenten. De projectkosten kunnen voor BghU worden gedekt uit de begroting 2014, en vraagt daarmee om geen aanvullende bijdrage door de drie huidige deelnemers. Personeel BghU heeft het personeel van de vijf toetredende gemeenten voor zover werkzaam in het primaire proces een baangarantie geboden. BghU kan dat doen omdat zij met oog op de voorziene groei van de organisatie vanaf 01 januari 2015 bestaande vacatures op een breed protfolio aan functies bewust open heeft gehouden. Deze mogelijkheid welke BgHU biedt voor de overdracht van personeel is vanzelfsprekend zeer aantrekkelijk voor deze gemeenten. De vijf gemeenten dragen in totaal (naar verwachting) 32 medewerkers over met een totale formatieomvang van bijna 30 fte. Met inzet van het potentieel aan vacatures (circa 45 fte) kan de geboden baangarantie aan de medewerkers ook in de praktijk worden ingelost. De inpassing vindt daarbij dus plaats op de thans beschikbare vrije formatieruimte binnen BghU. De huidige medewerkers van BghU hebben net een plaatsingsprocedure achter de rug. Hun functie en de daarmee verbonden rechtspositie blijven als gevolg van de toetreding van vijf gemeenten ongewijzigd. Daarmee treden er voor de huidige medewerkers van BghU geen personele gevolgen op, op grond waarvan hiervoor ook geen specifieke maatregelen noodzakelijk zijn. BghU volgt de Utrechtse cao als rechtspositie. De toetredende gemeenten volgen de CAR/UWO veelal aangevuld met lokale arbeidsvoorwaardenregelingen. Op basis van de uitgevoerde verschilanalyse in arbeidsvoorwaarden blijkt dat bij geen enkele gemeente ten opzichte van BghU noemenswaardige verschillen zijn, anders dan dat de arbeidsvoorwaarden binnen BghU eerder overall gezien iets beter zijn. In die zin gaan medewerkers die overkomen van de vijf gemeenten er op basis van hun bestaande arbeidsvoorwaardenpakket niet op achteruit op grond waarvan geen specifiek voor dit doel op te stellen sociaal plan noodzakelijk is. Anders ligt dat naar verwachting voor de functie inpassing. De in het kader van dit onderzoek doorgevoerde functieconversie (opstellen van de zogenaamde was-wordt tabel) laat zien dat er naar verwachting ook medewerkers op een functie bij BghU zullen worden geplaatst waarvoor een lagere functieschaal (maximaal 1 schaalverschil) geldt dan welke zij nu hebben. Een eventuele salarisgarantie welke in de bestaande sociale statuten van de gemeenten in dergelijke voorkomende gevallen wordt benoemd in het geval sprake is van publiekrechtelijke taakoverheveling wordt geborgd door BghU. BghU en de medewerker(s) waarop dit mogelijk van toepassing is dragen dan samen de verantwoordelijkheid om functie-inhoud en inschaling zo snel mogelijk weer in balans te brengen. Verder is er een plaatsingsprocedure opgesteld met een daarbij horend stappenplan. Met de uit het onderzoek opgedane inzichten en voorstellen, de geboden baangarantie en met het resultaat dat zal worden bereikt uit het overleg van de gemeenten met hun medezeggenschapsorganen worden alle maatregelen genomen om te komen tot een zorgvuldige inpassing van het personeel.

Pagina 8 van 49


Met inzet van de resultaten uit het onderzoek zal de adviesaanvraag naar de betrokken ondernemingsraden worden opgesteld, waaronder ook de ondernemingsraad van BghU. Vanuit het aanbieden van deze adviesaanvraag dragen de vijf gemeenten en BghU voor de verder behandeling hiervan een eigen verantwoordelijkheid opdat het advies van de ondernemingsraden op een juiste wijze in de besluitvorming over de toetreding wordt betrokken. Tevens is een voorstel gedaan vanuit een gemeenschappelijk belang van alle bestaande en nieuwe deelnemers voor het hanteren van een gezamenlijk vacaturebeleid vanaf het moment dat deelnemers een definitief besluit hebben genomen. Dit onderdeel maakt eveneens deel uit van de adviesaanvraag. Tenslotte zij vermeldt dat naast de verandering in rechtspositie van het toetredend personeel vanuit de vijf gemeenten schaalvergroting ook kansen biedt voor het personeel zoals een beter loopbaanperspectief vanwege de aanwezigheid van betere doorgroeimogelijkheden en/of mogelijkheden tot specialisatie dan wel juist ook een kans op verbreding in het takenpakket. Taken en dienstverlening Door de verdere schaalvergroting wordt de uitvoering van de belastingtaak voor BghU robuuster, en vermindert gelijktijdig de kwetsbaarheid op dit taakgebied bij de toetredende gemeenten. De belastingorganisatie voert alle opgedragen belastingtaken volledig zelf uit. Vanuit het uitgangspunt dat de gemeente echter de eerste overheid is voor de burger zal op verzoek van de deelnemers BghU op locatie deze burgers daar waar nodig of gewenst te woord (blijven) staan. De burger zal verder als gevolg van de samenwerking een gecombineerd aanslagbiljet ontvangen met de heffingen van het waterschap en van de gemeenten. Hierdoor wordt de administratieve lastendruk verminderd. De burger heeft nog maar contact met één uitvoeringsorganisatie (voor vragen, bezwaarschriften, betalingsregelingen, etc.). Daarnaast is het voordeel dat de omvang van de lokale heffingen inzichtelijker zijn. Met de inzet van een uitvoeringsprotocol tussen iedere deelnemer en BghU worden de belangrijk gevonden kwaliteitseisen vastgelegd en genormeerd op basis waarvan de deelnemer en BgHU elkaar kunnen aanspreken op de geleverde prestaties en waarbinnen desgewenst ook maatwerkafspraken kunnen worden gemaakt. Hiermee krijgen en behouden de deelnemers aan BghU in belangrijke mate voldoende ‘grip’ op het samenwerkingsverband. Aanpassen van de eigen organisatie De toetreding van de vijf gemeenten tot BghU hebben voor de organisatieinrichting, werkwijzen en voor de ICT infrastructuur van BghU geen gevolgen. De eventueel benodigde aanpassingen in de eigen organisatie bij de toetredende gemeenten worden daar waar relevant in beeld gebracht door de gemeenten zelf als onderdeel van hun besluitvormingsproces. Eenduidige besluitvorming Het is van groot belang dat de (kandidaat) deelnemers een eenduidig besluit nemen in alle gremia die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Als er geen eenduidig besluit wordt genomen

Pagina 9 van 49


bestaat de kans dat sommige deelnemers opnieuw een besluit moeten nemen of dit moeten vragen aan de gemeenteraad en of het algemeen bestuur (AB), met alle vertraging van dien. Hierin worden ze zo goed mogelijk gefaciliteerd. Met besluitvorming gedurende de maanden april-juli 2014, wordt voorzien dat toetreding van de gemeenten tot BghU per 1 januari 2015 kan worden geeffectueerd.

Pagina 10 van 49


2. Inleiding

2.1. Aanleiding In 2012 hebben de gemeenten Utrecht, De Bilt en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

(HDSR) een onderzoek laten uitvoeren naar de haalbaarheid van samenwerking op het terrein van de

belastingtaak. Zij waren op zoek naar een toekomstbestendige oplossing die leidt tot lagere

perceptiekosten. Uit eerder onderzoek is gebleken dat samenwerking op belastinggebied en de

WOZ-taak veel meerwaarde oplevert in termen van kwaliteitsverbetering, verbetering van de

dienstverlening aan de burger, vermindering van kwetsbaarheden en besparing op de

maatschappelijk kosten. Ook al verschilden de uitkomsten per organisatie, de optelsom van de

voordelen was zonder meer positief. Voor de gemeenten De Bilt, Utrecht en de HDSR waren er

voldoende redenen om in het najaar van 2012 te besluiten de samenwerking tot stand te brengen.

Het jaar 2013 is gebruikt voor de bestuurlijke en organisatorische inrichting en het inregelen van de

ICT-infrastructuur, de P&C cyclus en het personele plaatsingstraject. Sinds januari 2014 is de BghU

een feit.

Tijdens de oprichting van de BghU heeft een aantal gemeenten in 2012 en 2013 interesse getoond

om toe te treden tot de BghU. De gemeenten Zeist, Nieuwegein, Houten, Lopik en Bunnik hebben op

basis van voor hen specifiek opgestelde rapportages4 vastgesteld dat de toetreding tot de BghU een

kansrijk financieel perspectief biedt en hebben op basis daarvan een principe besluit genomen om

toe te willen treden tot de BghU.

Rechtstreeks gevolg van deze genomen principebesluiten was dat de betrokken gemeenten samen

met BghU een verdiepend onderzoek zijn gaan uitvoeren. Dit verdiepend onderzoek gaat verder dan

alleen het financieel perspectief, en vloeit rechtstreeks voort uit het “procesontwerp toetreding

nieuwe gemeenten tot BghU”, zoals eerder door het Algemeen Bestuur van BghU is vastgesteld.

Het eerder gerapporteerde financiële perspectief is geactualiseerd op basis van de laatste inzichten

en vertaald naar een begroting 2015, inclusief meerjarenperspectief 2016-2018.

Het verdiepend onderzoek bevat naast deze financiële actualisatie alle informatie welke nodig is om

een definitief toetredingsbesluit te kunnen nemen. Dit zowel voor de gemeenten welke in principe

willen toetreden als voor de oprichters van de BghU. Vanzelfsprekend gaat de toetreding ook

gepaard met aanloopkosten welke onderdeel gaan uitmaken van de zogenaamde

projectkostenbegroting. Het betreffen kosten welke eenmalig moeten worden gemaakt om deze

taakoverdracht mogelijk te maken en kunnen per toetredende gemeente verschillen. Op basis van

de structurele besparing ten opzichte van de huidige kosten en de omvang van deze aanloopkosten

kan de terugverdientijd worden berekend. Per gemeente is hiervoor een zogenaamde

impactrapportage opgesteld. Het toetredingsplan en de impactrapportage bieden in samenhang alle

- Rapportage “Toetreding 6 gemeenten tot BghU” van 10 juli 2013 (Houten, Nieuwegein, De Ronde Venen, Stichtse Vecht, Woerden en Zeist);

- Rapportage “Toetreding gemeente Lopik tot BghU kansrijk perspectief?” van 2 oktober 2013; en - Rapportage “Toetreding gemeente Bunnik tot BghU kansrijk perspectief?” van 12 november 2013.

Pagina 11 van 49


(relevante) informatie voor het nemen van een definitief besluit.

Een ander onderdeel van het besluitvormingsproces voor de gemeenten en BghU is de voorbereiding

van de adviesaanvraag aan de ondernemingsraden.

Het adviesrecht komt de betrokken ondernemingsraden , anders dan de ondernemingsraden van de

huidige deelnemers, toe op grond van artikel 25 lid 1 a t/m d van de Wet op de Ondernemingsraden

(WOR). Met in achtneming van dit advies kan een definitief besluit worden genomen.

Toetreding per 1 januari 2015 vormt het uitgangspunt.

In voorliggende rapportage zijn de financiële consequenties ten opzichten van de eerdere

rapportages zoals gezegd geactualiseerd.

De Ontwerp Exploitatie- en investeringsbegroting BghU 2015 (incl. meerjarenbegroting 2016 – 2018)

is als autonome rapportage opgesteld, en wordt in deze rapportage enkel op hoofdlijnen toegelicht.

Het vaststellen van deze begroting dient plaats te vinden conform de voorgeschreven wijze in de GR,

en wordt op grond daarvan separaat aan het bestuur van BghU aangeboden en vastgesteld.

Dit onderzoek heeft zich naast de actualisatie op het financieel perspectief verbreed op een aantal

aspecten waarbij in de aanbieding van de stukken zoveel als mogelijk rekening is gehouden met de

lokale omstandigheden en gewoonten om tot zorgvuldige besluitvorming te komen.

Concreet gaat het om de volgende vier aspecten:

taken, werkprocessen en volume aan werklastbepalende factoren;

de kwaliteit, dienstverlening en randvoorwaarden ICT

bestuurlijk aspecten ;

personele aspecten.

2.2. Doelstellingen van het verdiepend onderzoek Het verdiepend onderzoek en het toetredingsrapport dat hieruit voortvloeit verschaft duidelijkheid

over de consequenties welke toetreding heeft voor de deelnemers en BghU op de hiervoor

benoemde vier aspecten. Naast de consequenties is wordt ook aangeven of en hoe optredende

verschillen kunnen worden opgelost dan wel welke issues nog extra aandacht verdienen.

De basis voor het verdiepend onderzoek is gelegd door de uitvoering van een 0-meting. Met de 0-

meting wordt een objectief inzicht gegeven van de situatie bij zowel de BghU als bij de gemeenten

op het gebied van de uitvoering van de wet WOZ, en de heffing en inning van belastingen voor wat

betreft:

a. de kwaliteit van dienstverlening aan burger, bestuur en directie;

b. de kwaliteit van de processen en bestanden;

c. de aard en omvang van de kansen en risico’s m.b.t. de bedrijfsvoering en hoe hier mee om te

gaan.

Pagina 12 van 49


Ook is de meting ingezet om te achterhalen en te kunnen beoordelen of de kwaliteit van de

processen en gegevens, de aard van de applicaties en koppelingen en het uitvoeringsbeleid zodanig

is dat:

a. een effectieve en doelmatige samenwerking kan worden geborgd;

b. duidelijk is op welke onderdelen zaken geharmoniseerd moeten worden dan wel

maatwerkoplossingen moeten worden gerealiseerd; en

c. duidelijk is welke verbeterslagen nog moeten worden gemaakt alvorens tot een effectieve en

doelmatige samenwerking te kunnen komen.

De bevindingen vanuit de 0-meting zijn vastgelegd in afzonderlijke rapportages per deelnemer.

De bevindingen vanuit de 0-meting die van elkaar verschillen en consequenties hebben of kansen

bieden voor de deelnemers zijn – zo mogelijk financieel vertaald- in de impactrapportage

opgenomen.

Naast de 0-meting is er onderzoek verricht naar de bestuurlijke gevolgen van de toetreding. Welke

veranderingen in de bestaande gemeenschappelijke regeling treden op en meer in bijzonder welke

keuze ligt voor wanneer een besluit door het bestuur door middel van stemmen moet worden

genomen.

Tenslotte is stilgestaan bij de personele consequenties welke verband houden met de toetreding en

welke maatregelen noodzakelijk zijn om met deze consequenties zorgvuldig om te gaan.

Dit verdiepend onderzoek heeft daarmee geresulteerd in de navolgende rapportages:

1. het voorliggende toetredingsrapport (inclusief bijlagen);

2. een rapportage 0-meting per toetredende gemeenten en BghU5 zelf;

3. de ontwerp exploitatie-en investeringsbegroting 2015 en meerjarenbegroting 2016-2018

(inclusief risicoparagraaf);

4. een impactrapportage, inclusief projectkostenbegroting, per toetredende gemeente.

De rapportages worden ondersteund door een concept aanbiedingsbrief voor de bestuurlijke

besluitvorming en een adviesaanvraag naar de betrokken zes ondernemingsraden.

De diverse rapportages dienen tenslotte niet alleen de bestuurlijke besluitvorming te faciliteren,

maar vormen tevens de basis voor het implementatieplan wanneer daadwerkelijk tot toetreding

wordt besloten.

2.3. Leeswijzer Naar aanleiding van het uitgevoerde verdiepend onderzoek worden in deze rapportage de

consequenties beschreven van toetreding van vijf gemeenten tot de BghU.

5 Voor BghU betreft het gegeven dat de BghU pas per 01 januari 2014 is gestart en nog lopende projecten

moeten worden afgerond een referentiekader met als peildatum 01 januari 2015.

Pagina 13 van 49


Dit vanuit het perspectief van de BghU alsook de toetredende vijf gemeenten . Daar waar relevant

wordt ook vanuit het perspectief gekeken van de huidige drie deelnemers aan BghU.

De vijf toetredende gemeenten krijgen aanvullend een beknopte impactrapportage.

Het gaat daarbij met name om de financiële impact. Specifieke aandacht gaat daarbij uit naar de

incidentele kosten van de betreffende gemeenten. Vanuit het verkregen inzicht op de structurele

besparingen van deelname aan BghU is de terugverdientijd in beeld gebracht. Ook hebben enkele

gemeenten specifieke randvoorwaarden gesteld bij het door hen eerder genomen principebesluit.

Daar waar relevant zal ook worden aangegeven of en in welke mate aan deze randvoorwaarden kan

worden voldaan. Deze impactrapportages zijn faciliterend bedoeld. Het staat de gemeenten vrij deze

naar eigen inzicht en berekeningsmethodiek aan te passen in het kader van het bij hen te doorlopen

besluitvormingstraject.

Hoofdstuk 3 bevat een beschrijving van de uitgangssituatie van BghU, haar missie en de gehanteerde

uitgangspunten en randvoorwaarden in het geval van toetreding van nieuwe deelnemers .

In hoofdstuk 4 wordt inzage gegeven in het geheel aan belastingsoorten en hoeverre deze onder het

basispakket of pluspakket vallen. Aard en volume van de werklastbepalende factoren worden

benoemd . Zij vormen het fundament voor de uiteindelijke financiële bijdrage van iedere deelnemer

binnen BghU.

Hoofdstuk 5 geeft inzicht op de kwaliteit van de dienstverlening van BghU en de ontwikkeling daarin

om reden dat BghU sinds 01 januari 2014 immers pas van start is gegaan. Dit beeld wordt afgezet

tegen de eisen en wensen van de kandidaat deelnemers en zal worden aangegeven of en hoe deze

binnen de BghU kunnen worden geborgd.

Hoofdstuk 6 geeft inzage in het geherijkte financiële resultaat. Een resultaat wat is vertaald naar een

ontwerp exploitatie-en investeringsbegroting 2015 inclusief een meerjarenraming 2016-2018 en

risicoparagraaf.

Ook wordt inzage gegeven in de projectkostenbegroting welke gelden als incidenteel te nemen

kosten om van de huidige situatie over te gaan naar de BghU per 01 januari 2015. Dit exclusief

eventuele frictiekosten6 welke deelnemers afhankelijk van hun lokale situatie in meer-of mindere

mate kunnen hebben. Deze kunnen ze desgewenst zelf aan de impactrapportage toevoegen.

In hoofdstuk 7 wordt stilgestaan bij de bestuurlijke consequentie van de toetreding. Welke

wijzigingen in de bestaande gemeenschappelijke regeling treden als gevolg van de toetreding van vijf

nieuwe gemeenten op. Meer in het bijzonder wordt hierbij stilgestaan bij de verandering in de

stemverhoudingen tussen de deelnemers.

Hoofdstuk 8 gaat in de personele consequentie. Op welke wijze kan de personele overgang

verantwoord worden uitgevoerd en welke specifieke maatregelen zijn hiervoor dan nodig. In

6 Frictiekosten bestaande uit bijvoorbeeld personele kosten, kosten sociaal plan, kosten huisvesting,

resterende boekwaarde roerende activa, etc.

Pagina 14 van 49


hoeverre is er sprake van verschillende arbeidsvoorwaarden en op welke wijze kunnen deze worden

opgelost indien tot toetreding definitief wordt besloten.

In hoofdstuk 9 wordt ingegaan wat nodig is om te komen tot eenduidige besluitvorming bij alle

betrokken partijen.

In hoofdstuk 10 wordt tenslotte de balans opgemaakt.

Pagina 15 van 49


3. Organisatie, uitgangspunten en randvoorwaarden

3.1. Inleiding De BghU heeft 2013 gebruikt voor de inrichting van de bestuurlijke en organisatorische inrichting en

het inregelen van de ICT-infrastructuur, de P&C cyclus en het personele plaatsingstraject. Het

doorlopen proces heeft de BghU en de huidige deelnemers belangrijke inzichten opgeleverd. Deze

inzichten hebben geleid tot het vaststellen van uitgangspunten en randvoorwaarden met oog op de

beoogde groei van de organisatie in de komende jaren.

In dit hoofdstuk word beknopt ingegaan op waar de BghU voorstaat en op welke wijze en vanuit welk

gedachtengoed de BghU haar dienstverlening als publieke organisatie continue wil verbeteren.

Vanuit deze visie zal worden ingegaan op de belangrijkste uitgangspunten welke de BghU hanteert in

het kader van toetreding van nieuwe gemeenten.

3.2. Waar BghU voor staat Missie

BghU is een belastingsamenwerking tussen gemeenten en het hoogheemraadschap. Zij heft en int

belastingen namens haar deelnemers en verzorgt het waarderen op grond van de wet WOZ. BghU is

een publieke, uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van maatschappelijk

aanvaarde bedrijfseconomische principes wordt geleid.

Visie

BghU borgt de continuïteit van de taakuitvoering voor de deelnemers en streeft een permanente

verbetering van de kwaliteit en klantvriendelijkheid van het belastingproces ten behoeve van zijn

deelnemers na. Zij heeft oog voor het belang van de burgers, instellingen en bedrijven en probeert

hen zoveel mogelijk te faciliteren. Een belangrijk aspect daarbij is de vergaande digitalisering van het

belastingproces om zo de vraagbaakfunctie en de contactmogelijkheden op de momenten dat

burgers, instellingen en bedrijven dat wensen te optimaliseren. Zij sluit daarbij aan op de Klant

Contact Centrum (KCC) ontwikkeling bij de gemeenten. BghU staat borg voor een adequate

uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst. Verder streeft BghU verlaging van de

maatschappelijk kosten na door onder meer samen te werken (zowel horizontaal met meerdere

gemeenten als verticaal met een waterschap). BghU is een moderne werkgever met oog en aandacht

voor haar medewerkers.

BghU heeft de ambitie om op middellange termijn gezien te worden als toonaangevend

samenwerkingsverband op het gebied van belastingen, waarbij een goede verhouding is tussen de

prijs en de kwaliteit van de dienstverlening.

De digitale toegankelijkheid voor burgers en bedrijven blijven speerpunt van beleid. Afspraken over

de kwaliteit van uitvoering worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst, die BghU sluit

met iedere gemeente.

Pagina 16 van 49


3.3. Algemene uitgangspunten en processuele randvoorwaarden De gemeenten De Bilt en Utrecht en het Hoogheemraadschap De Stichtste Rijnlanden hebben veel

tijd en energie gestoken in het ontwikkelen van de contouren van BghU en het opstellen van het

bedrijfsplan en de gemeenschappelijk regeling. Voor hen is van belang dat een nieuw toetredende

gemeente het fundament van BghU in de vorm van de gekozen principes en uitgangspunten en

gemaakte keuzes accepteert. Voor geïnteresseerde gemeenten dient duidelijk te zijn dat dit

fundament er ligt waarmee ze weten tot welk type organisatie zij toetreden en dat voor hen duidelijk

is op welke manier zij zeggenschap kunnen uitoefenen.

De volgende principes en uitgangspunten vormen het fundament onder BghU:

1. BghU is vormgegeven als een gemeenschappelijk openbaar lichaam;

2. de zeggenschap binnen BghU berust bij het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur is

‘eigenaar’ van BghU en bestaat uit vertegenwoordigers van de colleges van burgemeester &

wethouders en het dagelijks bestuur van de deelnemers. BghU kent een ambtelijk pendant

voor de bestuurlijke eigenaarschap, in de vorm van een adviescommissie waarin de

secretarissen (-directeur) van de deelnemers zitting kunnen nemen. Deze adviescommissie

voorziet de directeur gevraagd en ongevraagd van advies. Verder worden er in deze

adviescommissie uitvoeringkwesties besproken en opgelost en is in voorkomende gevallen

bij zaken met een bestuurlijke impact voor de deelnemers snel bestuur op te schalen naar

het bestuurlijke niveau;

3. het algemeen bestuur richt zich op het vaststellen van de kaders voor de uitvoering (het

‘wat’), waarbij de dagelijkse leiding wordt belegd bij de directie (het ‘hoe’). Het stellen van

de kaders en het toezicht houden betekent dat het bestuur vooral doelen en prestaties

definieert en achteraf controleert of de afspraken die met de directie zijn gemaakt zijn

nagekomen en KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) zijn gerealiseerd. De wijze waarop de

resultaten binnen deze kaders worden behaald is aan de directie;

4. de verantwoordelijkheid voor het vaststellen van de belastingverordeningen, de

belastingtarieven en kwijtscheldingsnormen blijft liggen bij het algemeen bestuur van HDSR

en de gemeenteraden van de individuele deelnemende gemeenten;

5. BghU kent een ‘basis-‘ en een ‘plus-‘pakket. Voor gemeenten behoren de volgende

werkzaamheden tot het basispakket: het uitvoeren van de taken in het kader van de wet

WOZ waaronder het beheren van de WOZ-administratie als onderdeel van het stelsel van

basisregistraties, de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ en de waardebepaling op

grond van de wet WOZ, aanvullend het bemeten van alle WOZ-(deel)objecten alsmede het

heffen en innen van de volgende belastingsoorten: OZB-eigendom en gebruik, rioolrecht,

afvalstofheffing, reinigingsrecht, hondenbelasting, toeristenbelasting, forensenbelasting,

precariobelasting en Bedrijven Investerings Zone (BIZ);

6. BghU treedt op namens de individuele deelnemers, maar treedt naar buiten toe op als één

organisatie. Alle voor de burger relevante belastingen worden dan ook op één aanslagbiljet

aangeboden;

Pagina 17 van 49


7. de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer wordt tweezijdig verankerd. Die verankering

geschiedt in de vorm van een maatwerkovereenkomst per deelnemer die wordt afgesloten

door de directeur van de belastingsamenwerking (als opdrachtnemer) met de deelnemer (als

opdrachtgever).

De maatwerkovereenkomst wordt afgesloten binnen de kaders van een door het algemeen

bestuur vast te stellen dienstverleningsregeling. Deze dienstverleningsregeling functioneert

als de algemene voorwaarden van het samenwerkingsverband;

8. om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen en de doelmatigheid te maximaliseren,

zijn de werkprocessen binnen BghU zoveel mogelijk gestandaardiseerd. De

uitvoeringsorganisatie zal op termijn NEN-ISO gecertificeerd zijn;

9. bij de bedrijfscultuur van BghU zijn het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening en

klantgericht werken leidend. Mede daarom maakt BghU gebruik van een digitaal

klantconcept. Dit digitale klantconcept vormt de ‘backbone’ van de werkprocessen binnen

BghU;

10. BghU heeft voorlopig 1 vestiging op een centraal in het werkgebied gelegen locatie. Per

oktober 2014 zal BghU zijn gehuisvest in het nieuwe stadskantoor van de gemeente Utrecht;

11. BghU kent een methodiek voor de kostenverdeelsleutel die is gebaseerd op 2

uitgangspunten. Eerst worden de kosten van de organisatie toegerekend naar de

werklastbepalende factoren binnen de verschillende hoofdprocessen. Vervolgens worden de

kosten per hoofdproces op basis een kostenverdeelsleutel toegerekend naar de deelnemers.

De kostenverdeelsleutel die wordt gehanteerd is daarmee gebaseerd op ‘werklast per

proces’.

3.4. Dienstverleningsvisie en strategie Naast de algemene uitgangspunten zijn er ook uitgangspunten en richtlijnen vastgelegd gerelateerd

aan de visie op dienstverlening. De principes, uitgangspunten en gemaakte keuzes rondom het

dienstverleningsconcept worden in grote lijnen weergegeven en zijn geaccepteerd door de in

potentie toetredende gemeenten. Het in bijlage 1 opgenomen uitvoeringsprotocol legt de concrete

prestatie afspraken vast en kan desgewenst worden aangevuld met maatwerkafspraken.

Dienstverleningsconcept

Anders dan gemeenten en waterschappen heeft de BghU haar inhoudsdeskundigen in de frontoffice

gepositioneerd en geïnvesteerd in een integrale procesgang en een digitaal klantconcept met behulp

waarvan de frontofficemedewerkers alle relevante informatie onder handbereik hebben. E.e.a. met

als doel vragen en/of bezwaren van belastingplichtigen zo veel mogelijk voor te zijn en de

belastingplichtige in staat te stellen zijn belastingzaken 24 uur per dag 7 dagen per week af te

wikkelen. En als de belastingplichtige zich dan toch genoodzaakt ziet contact op te nemen, dat hij

dan in principe in 80% van de gevallen in één keer goed en snel geholpen wordt.

Pagina 18 van 49


BghU bij haar taakuitoefening onderscheid in 3 soorten ‘klanten’:

1. de belastingplichtige

2. de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling en

3. derden.

Dienstverlening aan belastingplichtige

De activiteiten richten zich direct op de belastingplichtige. De burgers en bedrijven willen op

gebruiksvriendelijke wijze toegang hebben tot voor hun relevante belastinginformatie, hun

eventuele vragen op één logisch te vinden plek stellen en direct afdoende geholpen worden, als

het even kan zonder onnodig te worden doorgeschakeld en/of onnodige bureaucratie. Bij de BghU

kunnen betalingen, eventuele bezwaren, wijzigingen in bankrekeningnummers of wijze van

betalen, betalingsregelingen, kwijtscheldingsverzoeken, etc. in één keer voor zowel HDSR als

gemeente worden afgehandeld. De belastingplichtige is zelfstandig waar het kan en de BghU biedt

hulp waar het moet. Zo wordt tijdens piekperiodes wordt extra deskundigheid in de frontoffice

ingeschakeld en wordt zo nodig ook avondopenstelling gerealiseerd.

Uitgangspunten in de dienstverlening aan de belastingplichtige zijn:

het contact met de belastingplichtige is open, respectvol en gericht op bieden van comfort;

digitale informatie wordt op begrijpelijke wijze alsook plaatsen tijdonafhankelijk geboden;

de klantvragen die de organisatie bereiken, worden snel en adequaat afgehandeld;

er wordt relevante, juiste en volledige informatie geleverd;

dienstverlening is goed bereikbaar en wordt als laagdrempelig ervaren;

de kwaliteit van de dienstverlening en de aard van de klantvragen worden stelmatig

geanalyseerd om continue verbeteringen te realiseren

De kwaliteit van dienstverlening wordt geborgd door te investeren in de kwaliteit en betrokkenheid

van de medewerkers (daarvoor is een relatief ruim structureel vormings- en opleidingsbudget van 2%

van de loonkosten beschikbaar) én de continue verbetering van processen en bestanden.

Dienstverlening aan deelnemers

De deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling wenst:

optimale kwaliteit van zowel dienstverlening als processen en bestanden en wel tegen zo laag

mogelijke prijs;

sturingsinformatie over de kwaliteiten die geboden worden;

sturingsinformatie over bedrijfsvoeringresultaten;

informatie en advies over beleidsontwikkelingen op het gebied van de WOZ-administratie en

belastingen (denk onder meer aan de invoering of afschaffing van lokale belastingen, het

doorbraakdossier, de implementatie van wettelijke vereisten zoals de aansluiting op de LV

WOZ, de implementatie van de digitale WOZ-kaart, etc.);

advies en ondersteuning over het optimaliseren van de onderlinge gegevensuitwisseling mede

in het kader van het optimaal uitnutten van de mogelijkheden van het stelsel van

basisregistraties (eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik etc.).

De optimale dienstverlening aan belastingplichtigen en het voortdurend optimaliseren van het

maatschappelijk voordeel - mede in het kader van het stelsel van basisregistraties – vergt een

Pagina 19 van 49


professionele samenwerking tussen alle deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling.

Deelnemen aan de BghU betekent samenwerken met een professionele ketenpartner waarvan de

deelnemers eigenaar zijn. Een positie die onvergelijkbaar is met de opdrachtgevers-

opdrachtnemersrelatie met een commerciële partij of het afstoten c.q. uit huis plaatsen van niet-

kerntaken.

De BghU draagt als uitvoerende organisatie zorg voor de prestaties conform de met de deelnemers

gemaakte afspraken. De opgedragen taken worden in een open, transparante en professionele

verhouding met de aandeelhouders uitgevoerd. Proactief wordt over relevante ontwikkelingen

gecommuniceerd. En als ketenpartner worden deelnemers actief betrokken bij de ontwikkelingen,

met als doel de optimale synergie te bereiken ten bate van het te realiseren maatschappelijk

voordeel.

De BghU investeert in de continue ontwikkeling van de kwaliteit van haar processen en bestanden en

volgt daarbij de richtlijnen van de Waarderingskamer. Speerpunten voor 2014 zijn de verbetering van

de kadastrale dekkendheid en de adequate registratie van de objectkenmerken, onder meer m.b.v.

speciale bestandscontroles en de versnelde implementatie van de digitale WOZ-kaart. E.e.a. zal de

deelnemers onvoorziene belastingvoordelen op kunnen leveren.

Dienstverlening aan derden

Derden zijn overheidsorganisaties

waaraan de BghU een wettelijke verantwoordingsplicht, leveringsplicht of terugmeldingsplicht

heeft, zoals Waarderingskamer, Kadaster, CBS en houders van basisregistraties;

die op incidentele basis professionele ondersteuning wensen, al dan niet als oriëntatie op het

deelnemerschap van de BghU.

BghU kan desgevraagd – op basis van haar reguliere taken, eigen servicenormen en tegen

kostendekkende tarieven - diensten aan overheidsorganisaties leveren als dit voor de BghU van

strategisch belang is en/of bijdraagt een flexibele inzet van de eigen personele capaciteit.

Voorwaarde is wel dat e.e.a. niet ten koste gaat van de dienstverlening die BghU aan haar eigen

deelnemers levert.

Strategie gericht op de dienstverlening

BghU is sinds 1 januari 2014 gestart als uitvoeringsorganisatie met het verrichten van activiteiten.

Momenteel richt de organisatie zich op het mobiliseren en richten van de krachten die reeds in de

organisatie aanwezig zijn. BghU heeft als ambitie om op middellange termijn gezien te worden als

toonaangevend samenwerkingsverband op het gebied van belastingen, waarbij een goede

verhouding is tussen de prijs en de kwaliteit van de dienstverlening. De aandacht gaat momenteel

ook uit naar de procesinrichting en het realiseren van een integrale inrichting van de processen. De

digitale klantgedachte wordt door BghU ver doorgevoerd en waarbij een gedegen analyse op veel

voorkomende klantvragen een belangrijk fundament vormt.

Pagina 20 van 49


3.5. Specifieke uitgangspunten en randvoorwaarden in kader van toetreding Uitgangspunten voor de belastingsoorten:

het uitgangspunt wat betreft de belastingsoorten in het pluspakket is dat de kosten hiervoor,

inclusief de personele inzet, afzonderlijk worden geadministreerd en doorberekend over de

deelnemers die hier gebruik van maken.

Uitgangspunt voor de werkprocessen:

mogelijke achterstanden bij de kandidaat deelnemers worden weggewerkt.

gegevens worden waar nodig opgeschoond.

de werkprocessen van BghU dienen als uitgangspunt maar kunnen met bestaande kennis en ervaring bij de toetredende gemeenten verder worden verbeterd.

Pagina 21 van 49


4. Taken, werkprocessen en volume aan werklastbepalende factoren

De BghU biedt een vast pakket belastingsoorten aan. Deze belangtingssoorten zijn onderverdeeld in

een vastgesteld basispakket en een pluspakket waartoe en de meer ‘exotische’ soorten behoren. De

soorten die de gemeente inbrengt bepalen daarmee de reikwijdte van de samenwerking. De diepte

van de samenwerking wordt bepaald door de processen. In dit hoofdstuk worden de

belastingsoorten en de belastingprocessen uitgewerkt.

4.1. De reikwijdte van de samenwerking: belastingsoorten Aan de hand van de 0-meting is in beeld gebracht welke belastingsoorten de gemeenten heft en int.

Met dit inzicht wordt middels de onderstaande tabel in beeld gebracht welke belastingsoorten

kunnen worden ingebracht bij de BghU en welke belastingsoorten hier mogelijk nog buiten lijken te

vallen. Ook wordt duidelijk voor de gemeenten welke belastingsoorten men wel wil inbrengen, maar

deze nog niet gekend worden door de BghU.

Vanuit deze constatering kunnen mogelijk harmonisatieafspraken ontstaan.

De onderstaande tabel geeft weer welke belastingsoorten gemeente Utrecht en De Bilt reeds

inbrengen evenals de HDSR.

Ook staat in de tabel het resultaat van de navraag bij de gemeenten Houten, Bunnik, Lopik,

Nieuwegein en Zeist welke belastingsoorten zij zullen inbrengen bij toetreding, dan wel als mogelijke

optie aandragen.

Basispakket belastingen

Belasting HDSR De Bilt Utrecht Houten Bunnik Lopik Nieuwegein Zeist

Onroerende

zaakbelastingen (OZB)

V V V V V V V

Rioolheffingen V V V V V V V

Afvalstoffenheffing en

reinigingsrecht

V V V V V V V

Toeristenbelasting V V V V V V

Forensenbelasting V

Hondenbelasting

(inclusief controle)

V V V V V V

Precariobelasting V V

optioneel

V V V

Bedrijven Investerings

Zone (BIZ)

V V

optioneel

Watersysteemheffing

gebouwd, ongebouwd,

V

Pagina 22 van 49


Basispakket belastingen


natuurterreinen en

wegen

Watersysteemheffing

ingezetenen

V

Verontreinigingsheffing V

Zuiveringsheffing V

Oppervlaktemeting

WOZ/BAG (Utrecht)

V V

Alle activiteiten inzake

uitvoering van de wet

WOZ

V V V V V V V

Pluspakket belastingen


Parkeerbelasting

(Utrecht) d.i. bezwaar,

beroep, invordering

V V

(optioneel)

Begraaf en grafrechten V

Lijkbezorgingsrechten

(publiek en privaat)

V

optioneel

V

optioneel

Reclamebelasting

(miv 2015)

V

optioneel

V

Belasting op roerende

woon-en

verblijfsruimten

V

Leges

(omgevingsvergunning

/ APV)

V V

(optioneel)

Marktgelden V V

Invordering, bezwaar

en beroep Leges (De

Bilt en Utrecht)

V V

Uitvoeren BAG

administratie

Op verzoek van de gemeente Lopik wordt onderzocht of BghU dit vanaf 01 januari ook kan

uitvoeren.

Pagina 23 van 49


Op basis van dit overzicht heeft BghU aangeven alle huidige belastingsoorten van de kandidaat

toetredende gemeenten per direct of op korte termijn in uitvoering te kunnen nemen.

Ook de belastingsoorten opgenomen in het pluspakket zijn door BghU uit te voeren.

4.2. Werkprocessen Al s uitgangspunt is genoemd dat de werkprocessen van de BghU als basis dienen maar zeker door de

bestaande kennis en ervaring bij de kandidaat deelnemers (verder) kunnen worden verbeterd.

Bij de BghU zijn alle werkprocessen beschreven waarmee aan de minimale randvoorwaarde wordt

voldaan om continue te kunnen verbeteren. Ook de gemeente Nieuwegein heeft haar

werkprocessen beschreven. Bij de overige gemeenten is dit gedeeltelijk of (nog) niet het geval.

4.3. Volume aan werklast bepalende factoren. In het kader van 0-meting is opnieuw een inventarisatie gedaan naar het volume van de

werklastbepalende factoren. Opnieuw, omdat deze inventarisatie ook is uitgevoerd in het onderzoek

van vorig jaar wat heeft geleid tot het principebesluit van de betrokken gemeenten.

Op grond van deze ervaringscijfers van de afzonderlijke deelnemers is het volgende overzicht aan

werklastbepalende factoren opgesteld:

Dit overzicht aan werklastbepalende factoren is als basis genomen voor het opstellen van de

begroting 2015 en meerjarenraming 2016-2018.

Deelnemer WOZ Heffen Innen KCC B & B

1. Utrecht 168.780 458.550 156.198 106.915 7.344

2. De Bilt 23.220 64.145 21.525 14.579 1.001

3. HDSR 1.095.100 380.000 65.262 25

Sub-saldo 192.000 1.617.795 557.723 186.756 8.370

4. Bunnik 7.131 28.829 7.802 2.424 261

5. Houten 21.622 67.463 22.150 6.468 1.139

6. Lopik 6.161 12.999 6.362 540 129

7. Nieuwegein 30.915 91.646 31.852 9.412 1.200

8. Zeist 30.364 93.121 35.130 19.241 1.146

Totaal 288.193 1.911.853 661.019 224.841 12.245

B & B = bezwaar en beroep

Werklast 2015

Pagina 24 van 49


5. Kwaliteit, dienstverlening, en randvoorwaarden ICT

5.1. Kwaliteit van de dienstverlening Een van de belangrijkste onderdelen van BghU is het digitale klantconcept. Hiermee valt de klantvriendelijkheid en doelmatigheid van de werkprocessen aanzienlijk te verbeteren. Met dit digitale klantconcept kunnen alle klantcontacten via verschillende kanalen (digitaal, telefoon, fax, schriftelijk, e-mail en ook bezoek aan huis) over de volledige breedte van het belastingproces (bezwaarschriften, betalingsregeling, kwijtschelding, aangiften, etc.) worden afgehandeld. De klant bepaalt zelf het moment en langs welk kanaal hij zijn vragen wil stellen. Er is sprake van een vergaande selfservice via internet en telefoon. De burger wordt via het digitaal loket op internet volledig en direct voorzien van specifieke klantinformatie en diensten. De achterliggende werkprocessen bij BghU bouwen voort op deze digitale interactiesystematiek. De verschillende werkprocessen zijn inmiddels vergaand gedigitaliseerd en daarmee ook continue te meten en te verbeteren.

Het digitale klantconcept bestaat uit drie componenten:

(1) frontoffice componenten gericht op de klantinteractie,

(2) midoffice componenten gericht op de integratie en de beheersing van de werkstromen, en

(3) backoffice componenten gericht op de massale verwerking en output.

Het dienstverleningsconcept van de BghU is mede gebaseerd op de principes van het

informatiemanagement, doordat alle relevante gegeven in samenhang geregistreerd worden vanuit

het principe “registratie aan de bron” en “eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik”

De optimalisering van het maatschappelijk voordeel vanuit het perspectief van het stelsel van

basisregistraties vereist immers een applicatie- en koppelingsarchitectuur die is afgestemd op de

meergenoemde grondbeginselen van het informatiemanagement alsook de weten regelgeving

m.b.t. landelijke voorzieningen en standaard uitwisselingsformaten.

De BghU heeft daartoe een toekomst vaste applicatie- en koppelingsarchitectuur ontworpen die per

1 januari 2015 geheel operationeel zal zijn.

In onderstaande figuur staat dit grafisch weergegeven:

Pagina 25 van 49


De kwaliteit van de dienstverlening wordt door de BghU en alle kandidaat deelnemers,

vanzelfsprekend zeer belangrijk gevonden.

Met de inzet van beschreven werkprocessen, vaardig en deskundig personeel, en een adequate ICT

omgeving kan in belangrijke mate worden bijgedragen aan kwaliteit en kwaliteitsborging.

Om het aspect kwaliteit van de dienstverlening wat meer tastbaar te krijgen is gekeken naar de

volgden drie aspecten:

a) Klantcontact

b) Zelfbedieningsmogelijkheid

c) Rapportage

Ad a)

Voor het onderdeel klantcontacten geldt als inzet om het aantal klachten over de dienstverlening zo

vergaand als mogelijk te minimaliseren. BghU en de kandidaat deelnemers geven in de meeste

gevallen hun dienstverlening ‘gezicht’ door middel van informatieverstrekking via onder meer hun

website, en het hanteren van servicenormen met betrekking tot een goede telefonische

bereikbaarheid (met uitbreiding in uren tijdens de bezwaarperiode), het bieden van de mogelijkheid

tot persoonlijk contact en het tijdig beantwoorden van binnen gekomen brieven.

Pagina 26 van 49


Ad b)

Ten aanzien van de mogelijkheid tot zelfbediening breiden zowel BghU als de kandidaat deelnemers

hun dienstverlening steeds verder uit, en zijn ze daar in meer of mindere mate zelfs al ver in

gevorderd. Belangrijke constatering is dat ondanks faseverschillen tussen BghU en de vijf gemeenten

allen naar een zelfde eindpunt, voor zover dat kan bestaan, toewerken.

Ad c)

Zowel de BghU als de vijf deelnemers hanteren een managementrapportage. De

managementrapportage geeft in meer of mindere mate naast financiële informatie ook informatie

over aantallen aanslagen in relatie tot de planning, het percentage oninbaar, omvang en ouderdom

van openstaande vorderingen, aantal en omvang van verleende kwijtscheldingen,

waardeontwikkeling van onroerend goed, leegstandcijfers, risico’s , impact van wetswijzigingen en

oordelen van de waarderingskamer.

Met betrekking tot dit oordeel van de waarderingskamer kan worden opgemerkt dat Houten,

Nieuwegein, Lopik en Bunnik hier al jaren opeenvolgend goed scoren. De gemeente Zeist heeft ten

aanzien van de uitvoering van de wet WOZ verbeterpunten en voor de gemeenten Utrecht was de

score nochtans ‘naar behoren’. Tenslotte heeft ook de gemeente de Bilt verbeterpunten.

Opgemerkt wordt in deze dat de gemeenten voor deze score, gericht op de controle op de WOZ

taxaties, zelf verantwoordelijk zijn en ook zullen blijven. BghU als organisatie kan een dergelijk

oordeel van de waarderingskamer immers niet krijgen.

Behoudt van kwaliteit is belangrijk

Deelnemers hechten er - vanzelfsprekend- grote waarde aan dat hun huidige kwaliteit van de

dienstverlening er na toetreding tot BghU niet op achteruit gaat. Of aan die eis per 01 januari 2015

ook direct kan worden voldaan is echter onzeker. Het is immers een praktijk gegeven dat wanneer

organisaties met verschillende werkwijzen hun krachten bundelen er in eerste instantie een (geringe)

kwaliteitsachteruitgang plaatsvindt als gevolg van het harmoniseren van deze bestaande verschillen

naar een nieuwe standaard. Vanzelfsprekend is de managementopgave om deze periode zo kort

mogelijk te houden, van waaruit de kwaliteit kan toenemen richting de ambitie en visie welke de

BghU hier in dit geval namens haar deelnemers voor hanteert.

Niet in de laatste plaats kunnen ook de deelnemers zelf bijdragen in het halen van deze ambitie door

het leveren en borgen van kwaliteit op alle brongegevens welke in de relatie met BghU van betekenis

zijn. Maar ook het voorkomen van achterstanden, onderhanden werk op orde etc. vormen hierin

belangrijke bijdragen.

‘Grip’ op kwaliteit door werken met een uitvoeringsprotocol per deelnemer

(Minimale) eisen welke deelnemers stellen aan de dienstverlening kunnen worden opgenomen in

een zogenaamd uitvoeringsprotocol. Dat kan worden gezien als een contract tussen opdrachtgever

(deelnemer) en opdrachtnemer (BghU). In dit protocol staan de overeengekomen kwaliteitseisen

opgenomen, hoe deze tot stand worden gebracht en welke condities hiervoor nodig zijn.

Hiermee krijgen en behouden de deelnemers aan BghU in belangrijke mate voldoende ‘grip’ op het

samenwerkingsverband. In bijlage 1 staat ter illustratie het uitvoeringprotocol opgenomen tussen

BghU en haar huidige deelnemers.

Pagina 27 van 49


5.2. Kwaliteit van processen en bestanden De borging van de kwaliteit van processen en bestanden vormt voor alle betrokken een belangrijk

uitgangspunt . De wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven verschilt per organisatie.

Deelnemer zijn het over eens dat een voldoende budget voor opleiding en training hieraan ook

wezenlijk bijdraagt. BghU heeft in haar begroting hiervoor 2% van de loonsom gereserveerd.

Zo dienen alle WOZ-taxateurs een WOZ-diploma te hebben en te voldoen aan de

vakbekwaamheidseisen van SVMNIVO of gelijkwaardig. Daar waarin medewerkers werkzaam in dit

vakgebied dat nog niet hebben zal daarop worden geïnvesteerd.

De bedrijfsvoeringsvisie van BghU is gericht is op het leveren van toegevoegde waarde waarbij

werkzaamheden worden geschrapt die geen “klantwaarde” toevoegen. Dit tenminste voor zo ver dit

niet in strijd is met weten regelgeving. Ook het integreren, stroomlijnen en waar mogelijk

digitaliseren van werkprocessen, het eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik van gegevens en

- last but not least – de continue verbetering van de werkprocessen vormen zoals gezegd de basis.

Dit alles geldt ook nadrukkelijk in de uitwisselingsrelaties met de deelnemers, met name op het

gebied van de BAG(+), de GEO-informatie en de WABO(+).

De BghU past in lijn met haar bedrijfsvoeringsvisie de principes van het stelsel van basisregistraties

proactief toe en heeft daarom fors geïnvesteerd in de “state of the art” van de informatie

architectuur met zowel bijpassende én geïntegreerde systemen op het gebied van de WOZ-

administratie, de belastingadministratie, de klantafhandeling, en de bijpassende koppelingen

enerzijds met de landelijke voorzieningen en anderzijds met de BAG-plus, WABO-plus en GEO-

informatie-systemen van bronhouders c.q. deelnemers.

Belangrijke speerpunten in deze zijn:

a. Het op orde krijgen van de objectkenmerken van de WOZ-objecten, onder meer aan de hand

van het zogenaamde doorbraakdossier. Het vervolmaken van de registratie van object-

kenmerken is van groot belang voor de beoordeling van de Waarderingskamer, omdat de

controle op de juistheid en volledigheid van objectkenmerken de komende jaren een

speerpunt is in de uitvoering van haar toezichthoudende taak.

b. De BghU is een programma gestart om de werkprocessen stapsgewijs verder te integreren en

te verbeteren.

c. BghU heeft per 1 januari 2015 een digitale WOZ kaart beschikbaar die is gebaseerd op de

digitale kaart welke het Hoogheemraadschap voor haar stroomgebied thans reeds in gebruik

heeft. Een digitale WOZ-kaart is mogelijk al in 2016 wettelijk verplicht omdat zo’n kaart

eventuele verschillen tussen de administraties van het Kadaster, de BAG en de WOZ visueel

direct zichtbaar maakt, zodat deze gericht weggewerkt kunnen worden. De opvolging van de

wettelijke verplichting zal een belangrijke bijdrage leveren aan het maatschappelijk nut van

het stelsel van basisregistraties i.v.m. de bijdrage van zo’n kaart aan de volledigheid en

juistheid van de afzonderlijke basisregistraties en hun eenduidige onderlinge samenhang.

d. ‘Een vinger aan de pols’ houden door uitvoering van een specifiek op haar taakgebied

afgestemd intern controle plan.

Pagina 28 van 49


In het kader van het te voeren kwaliteitsbeleid zijn vanuit de resultaten van de 0-meting de

volgende aandachtsgebieden en of richtpunten geïnventariseerd welke de kandidaat deelnemers

inmiddels gezamenlijk hebben herkend en erkend:

1. Verschillen in bestaande bestanden in beeld brengen

Verschillen tussen de bestanden van een nieuwe deelnemer en die van BghU dienen

inzichtelijk te zijn, met name als het gaat om coderingen, volledigheid of juistheid.

Deze verschillen kunnen immers risico’s inhouden voor de belastingopbrengsten en de

bedrijfsvoering. Om deze risico’s uit te sluiten is het nodig om vroegtijdig zo mogelijk door

een extern onderzoeksbureau opdracht te geven een vergelijking uit te voeren tussen de

zogenaamde StUF TAX en StUF WOZ bestanden van de betreffende deelnemer enerzijds en

de BghU anderzijds. In afstemming met de hoofden bedrijfsvoering van de betrokken

kandidaat deelnemers is –mede vanwege de beperkte kosten van dit onderzoek- besloten om

dit vergelijk al te starten. Hiermee wordt kostbare tijd gewonnen in de implementatiefase

wanneer tot definitieve toetreding wordt besloten.

2. Van inhoud (m3) naar oppervlakte (m2)

Er is bereidheid bij de kandidaat deelnemers om versneld de overstap te maken van

waarderen op basis van inhoud naar waarderen op basis van oppervlakte met in achtneming

van de driedeling hoofdgebouw, bijgebouw en ondergrond.

De reden hiervoor is dat de BghU WOZ-objecten waardeert op grond van oppervlakte. Deze

keuze heeft de BghU gemaakt vooruit lopend op wetgeving die de meetmethoden van WOZ

en BAG verder zal uniformeren. Het voordeel van een versnelde overstap is dat eerder de

meetwerkzaamheden bij de eigen BAG-administratie kunnen worden geëlimineerd.

3. WOZ als bronhouder van gebruiksoppervlakte

Voor de WOZ wordt elk verblijfsobject, indien van toepassing verder gesplitst naar de kleinst

zelfstandige gebruikseenheid. Vooral bij niet-woningen verschillen de definities in de WOZ en

BAG van elkaar. Wat één gebouw in de BAG is, kan voor de WOZ in meerdere objecten

gesplitst moeten worden. Voor de registratie in de BAG is de optelling van de gebruiksopper-

vlakte wonen en de gebruiksoppervlakte overige inpandige ruimte van belang. De optelling

van deze twee gebruiksoppervlakten is de oppervlakte van het verblijfsobject zoals vastgelegd

in de BAG. Gelet op het bovenstaande omstandigheden en uitgaande van de principes

“registratie aan de bron” en “opbouw van de informatiepiramide vanuit de kleinste eenheid” is

gekozen voor de WOZ als bronhouder van de gebruiksoppervlakte.

4. WOZ als bronhouder van niet-authentieke adressen

In de LV-BAG worden alle verblijfsobjecten, standplaatsen en ligplaatsen van een adres

aanduiding voorzien. In de WOZ administratie komen ook niet-verblijfsobjecten voor. Hierbij

valt te denken aan; kavels grond, masten, open gebouwen en panden niet zijnde een

verblijfsobject. Gelet op de eis dat voor ieder WOZ-object een unieke adressering aangeleverd

dient te worden en uitgaande van het principe “registratie aan de bron” is er voor gekozen de

WOZ te positioneren als bronhouder voor de niet-authentieke adressen.

Pagina 29 van 49


5. Positionering digitale WOZ-kaart

Een digitale WOZ-kaart is mogelijk al in 2016 wettelijk verplicht omdat zo’n kaart eventuele

verschillen tussen de administraties van het Kadaster, de BAG en de WOZ visueel direct

zichtbaar maakt, zodat deze gericht weggewerkt kunnen worden. De opvolging van de

wettelijke verplichting zal zoals gezegd een belangrijke bijdrage leveren aan het

maatschappelijk nut van het stelsel van basisregistraties i.v.m. de bijdrage van zo’n kaart aan

de volledigheid en juistheid van de afzonderlijke basisregistraties en hun eenduidige

onderlinge samenhang. De BghU zal voor haar digitale WOZ-kaart gebruik maken van de

digitale kaart welke het Hoogheemraadschap voor haar stroomgebied thans reeds in gebruik

heeft.

5.3. Randvoorwaarden ICT De hiervoor benoemde gezamenlijk gemaakte keuzes zijn binnen de gekozen ICT omgeving van BghU

goed uitvoerbaar en stellen daaraan geen verder eisen.

Uit de nog uit te voeren onderzoek naar mogelijke verschillen tussen de diverse bestanden welke

moeten worden overgezet kunnen nog wel aspecten naar voren komen welke om

maatwerkoplossingen vragen alvorens deze binnen de ICT omgeving goed kunnen worden ingebed.

Echter op grond van het huidige inzicht hierin wordt dit als beheersbaar gekwalificeerd.

5.4. Op weg naar één organisatie Op grond van voorgaande kunnen met betrekking tot de implementatie de volgende hoofden

deelactiviteiten worden onderscheiden, waarbij reeds opdracht is gegeven aan de activiteit

‘synchroniseren van bestanden’. Vanzelfsprekend verloopt de uitvoering van deze activiteiten in

nauw overleg en samenwerking met de kandidaat deelnemers.

Naast de specifieke werkzaamheden in het kader van het inrichten en testen van de ICT omgeving

vragen de overige activiteiten veelal al directe voorbereiding om per 01 januari 2015 gereed te

kunnen zijn.

Daar waar de (financiële) risico’s beperkt zijn dan wel dat deelnemers toch al voor deze kosten

stonden gesteld binnen de eigen organisatie en zij bereidheid hebben deze al in uitvoering te nemen

wordt deze voorbereiding al gezamenlijk doorlopen.

In andere gevallen wordt , vanzelfsprekend, de bestuurlijke besluitvorming afgewacht.

Hoofdactiviteit Deelactiviteit

Conversie van m3 naar m2 a. verstrekken opdrachten

b. verblijfsobjecten converteren naar m2

c. kwaliteitscontrole

d. afwijkingen > 15 % wegwerken

e. deelobjecten converteren

f. controle kwaliteit oplevering

Synchroniseren van bestanden a. verstrekken opdracht

Pagina 30 van 49


Hoofdactiviteit Deelactiviteit

b. uitvoeren eerste tranche bestandsvergelijkingen

c. prioriteren issues en opstellen plannen van aanpak

d. uitvoeren bestandsverbeteringen

e. uitvoeren tweede tranche bestandsvergelijkingen

f. wegwerken laatste verschillen

Uitvoeren herwaardering

a. deelnemers koppelen PMA aan m2

b. deelnemers voeren herwaarderingen uit

c. deelnemers voeren de PMA uit

d. deelnemers verwerken de mutaties

e. deelnemers leveren herwaarderingen op

Harmoniseren uitvoeringsbeleid

a. identificeren verschillen

b. bepalen mogelijke mate van harmonisering

c. bestuurlijke besluitvorming harmonisatievoorstellen

Inrichten en testen ICT-omgeving

a. inrichten conversie omgeving per deelnemer

b. inrichten testomgeving per deelnemer

c. verfijning inrichting backoffice op basis van harmonisatie-

besluiten

d. verfijning inrichting frontoffice

e. elimineren kadastrale verschillen WOZ/AKR

f. verhuizing naar nieuwbouw Stadskantoor Utrecht

g. inrichten historieportaal per deelnemer

h. vullen historieportaal per deelnemer

i. upload geconverteerde objecten naar testomgeving

j. testen

k.upload openstaande inningen naar testomgeving

l. upload lopende bezwaren en beroepen naar testomgeving

m. testen

n. upload van oppervlakte- en waardegegevens naar testomgeving

o. testen

p. upload subjectgegevens

q. testen

r. upload mutaties n.a.v. nieuwbouw en afhandeling bezwaren

s. testen

t. vullen Key2Waarderen

u. testen

v. uitfaseren oorspronkelijke waarderingsapplicatie

w. inrichten data uitwisseling met WABO-omgeving

Voornoemde hoofd en deelactiviteiten maken onderdeel uit van een zogenaamde masterplanning

om te komen tot implementatie zodra de kandidaat deelnemers en BghU een definitief besluit tot

toetreding hebben genomen. Deze definitieve besluitvorming dient dan plaats te vinden in de

periode april-juli 2014 inclusief het adviestraject met de betrokken zes ondernemingsraden.

Pagina 31 van 49


In bijlage 2 staat deze (master)planning opgenomen. Vanuit het gegeven dat reeds nu de

samenwerking wordt gezocht en op onderdelen reeds voorbereidingen worden getroffen is

toetreding per 01 januari 2015 zeker nog realistisch.

Pagina 32 van 49


6. Financiën

In het kader van de 0-meting zijn ook de personele gegevens en de volumegegevens geactualiseerd

en waar nodig verfijnd. De personele gegevens zijn betrokken bij het in beeld brengen van de

personele consequenties van de toetreding (hoofdstuk 8) .

Bij het opstellen van de begroting zijn de volgende aspecten i n relatie tot het eerder geboden

financieel perspectief noemenswaardig:

- Er heeft een wijziging plaatsgevonden in het speelveld van deelnemers: De Stichtse Vecht,

De Ronde Venen, Wijdemeren en Weesp hebben immers besloten niet toe te treden tot BghU maar Lopik en Bunnik wel. Hierdoor treed een volumeverlies op aan werklastbepalende factoren van 30% .

- Er is sprake van een voortschrijdend inzicht in de opbouw van de begroting en de verdeling en toerekening van de kosten; eerder gebruikte correctiefactoren of specifieke aannames zijn anders dan bij de uiteindelijke kostenverdeling per deelnemer buiten beschouwing gelaten. De meerjarenbegroting steunt daarmee op een productbegroting, onderliggende projectbegrotingen en meerjarige overeenkomsten met toeleveranciers.

- Incidentele kosten: Deze kosten vragen om een voorinvestering bij de individuele toetreder

of BghU zelf. Het versnellen van de overgang naar BAG conform NEN 2580 (het meten op

basis van oppervlakte in plaats van inhoud) is hier een voorbeeld van.

De voorlopige projectkostenbegroting komt uit op circa € 650.000,=, waarvan de helft

wordt gedragen door BghU. De projectkostenbegroting- voor zover nu bekend- staat

opgenomen in bijlage 3.

- Het doorvoeren van bezuinigingsmaatregelen van in totaal € 1.730.000 door:

formatiereductie van 9%;

Structureel verbeteren van de werkprocessen

centralisering betalingsverkeer

het vormgeven van één aanslagbiljet

aanbesteding druk/bindwerk en postbezorging

ondanks groei, blijven kosten directie en staf gefixeerd op kostenniveau 2014.

- De kandidaat deelnemers worden gecompenseerd voor frictiekosten ter grootte van een forfaitair bedrag van € 17.243,- per fte in 2015 in 3 jaar af te bouwen en als volgt te specificeren:

Pagina 33 van 49


Compensatie frictiekosten

2015 2016 2017

fte € € €

Zeist 12,89 222.262 148.175 74.087

Houten 5,94 102.423 68.282 34.141

Nieuwegein 6,69 115.356 76.904 38.452

Bunnik 2,39 41.192 27.461 13.731

Lopik 1,78 30.693 20.462 10.231

511.925 341.284 170.642

(bedragen prijspeil 2014 x € 1.000,= -

De compensatie van de frictiekosten wordt bekostigd ten laste van de schaalvoordelen van Utrecht en De Bilt in 2015. Dit na rato van de onderlinge verhouding tussen hun deelnemersbijdrage 2015 conform het basispakket. HDSR draagt hierin niet bij, vanwege dat zij de bereid zijn gevonden om de komende jaren geen financieel voordeel te willen halen uit de toetreding van de vijf gemeenten tot dat hierop een omslagpunt is bereikt.

De ontwerp Begroting 2015 en meerjarenraming 2016-2018 wordt te zijner tijd conform de hierover

opgenomen procedure in de GR als afzonderlijk document aan het bestuur van BghU ter

besluitvorming aangeboden.

De tekst in dit hoofdstuk geeft hier slechts een beknopte samenvatting van.

6.1. Activiteiten Uitgangspunt is dat de BghU alle opgedragen belastingtaken zelfstandig en voor gemene rekening uitvoert. De samenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers voor wat betreft de te heffen belastingsoorten, noch voor het vaststellen van de verordeningen, tarieven en kwijtscheldingsnormen. Op deze onderdelen zijn en blijven zij zelfstandig beslissingsbevoegd. In het standaard basispakket voert de BghU voor gemeenten de taken uit op het terrein van de WOZ, de heffing en inning voor de OZB, rioolrecht, afvalstoffenheffing, toeristenbelasting, forensenbelasting, hondenbelasting, precariobelasting, BedrijvenInvesteringsZone (BIZ) en, voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, de waterschapsheffingen.

Ten aanzien van andere belastingsoorten en leges kunnen deelnemers aangegeven welke taken zij,

tegen kostprijs, in de samenwerking willen betrekken. Vooralsnog maakt enkel de gemeente Utrecht

hier gebruik van. Haar pluspakket bestaat in 2015 uit parkeren (bezwaar, beroep en invordering) en

leges (afwikkeling bezwaarschriften).

Pagina 34 van 49


6.2. Financiële aspecten Het jaarlijks benodigde budget voor de BghU is op grond van het uitgevoerde verdiepend onderzoek voor 2015 geraamd op ruim € 14 mln. In de jaren 2016 -2018 wordt als gevolg van de verdere doorontwikkeling van de organisatie en de daarbinnen verder te behalen efficiency een daling voorzien naar uiteindelijk € 13,1 mln. in 2018.7 Het Bedrijfsplan BghU 2012 en de Beleidsbegroting 2014 laten zien dat de BghU jaarlijks circa € 2,5 mln. op de maatschappelijke kosten van belastingheffing en inning bespaart. Blijkens voorliggende begroting en de daaraan ten grondslag liggende onderzoeksrapportages zal deze besparing de komende jaren gaan oplopen tot ca. € 6,4 mln. op jaarbasis. Met de aansluiting van Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist wordt 69% van de in juli 2013 becijferde omzet gerealiseerd, hetgeen inhoudt dat nog meerdere miljoenen op maatschappelijke kosten kunnen worden bespaard indien alle inliggende gemeenten in het stroomgebied van het Hoogheemraadschap zich bij de BghU zouden willen aansluiten. Omdat Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist in het kader van de belastingsamenwerking naar verwachting versneld overstappen op het meten van oppervlakten in plaats van inhoud heeft de BghU besloten m.i.v. 2015 de oppervlaktemeting BAG in het basispakket op te nemen en niet langer in het pluspakket. Door de versnelde overstap naar oppervlaktemeting zullen de betrokken gemeenten ook eerder de meetwerkzaamheden in het kader van hun eigen BAG-administratie kunnen elimineren. Om het maximaal mogelijke maatschappelijke rendement te realiseren blijft de BghU streven naar aansluiting van alle inliggende gemeenten in het stroomgebied van het Hoogheemraadschap.

Op verzoek van Lopik onderzoekt de BghU in het tweede kwartaal van 2014 de mogelijkheden om in

het pluspakket ook de administratie van de BAG op te nemen.

6.3. Kostenverdeelsleutel De taken binnen het basispakket worden uitgevoerd voor gemene rekening. Op basis van een verdeelsleutel worden de kosten in rekening gebracht bij de deelnemers. De taken van het pluspakket worden op basis van kostprijs aan de betreffende deelnemer doorbelast. Het uitgangspunt voor de verdeling van de kosten is de werklast per deelnemer met in achtneming van de afspraak tussen de oprichters van de BghU dat bij uitbreiding van de BghU hun bijdrage in ieder geval niet zal toenemen. In het komen tot een keuze in de bij te dragen kosten per deelnemer heeft de eerder toegepaste correctiefactor op de werklast voor HDSR ook hier weging gevonden. Dit is aangevuld met de bereidheid vanuit de gemeente Utrecht om (eenmalig) extra bij te dragen in de voorziene incidentele kosten welke de toetredende gemeenten menen te moeten maken. Op deze wijze kon voor BghU als geheel en voor iedere afzonderlijke kandidaat deelnemer een voldoende verdedigbaar financieel voordeel worden geborgd in relatie tot het in eerdere rapportages vastgelegde geboden financieel perspectief.

7 Op basis van het prijspeil 2014, en overig gelijkblijvende omstandigheden.

Pagina 35 van 49


6.4. Bijdrage deelnemers vanaf 2015 en in meerjarenperspectief (2016-2018)

Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Totaal

1. Bunnik € 222 -€ 41 € 181 € 212 -€ 27 € 185 € 213 -€ 14 € 199 € 202 € 202

2. Houten € 666 -€ 103 € 563 € 639 -€ 68 € 571 € 644 -€ 34 € 610 € 613 € 613

3. Lopik € 162 -€ 31 € 131 € 156 -€ 21 € 135 € 157 -€ 10 € 147 € 149 € 149

4. Nieuwegein € 938 -€ 115 € 823 € 900 -€ 77 € 823 € 907 -€ 39 € 868 € 864 € 864

5. Zeist € 1.293 -€ 222 € 1.071 € 1.242 -€ 148 € 1.094 € 1.250 -€ 74 € 1.176 € 1.192 € 1.192

Sub-totaal kandidaten € 3.281 -€ 512 € 2.769 € 3.149 -€ 341 € 2.808 € 3.171 -€ 171 € 3.000 € 3.020 € 3.020

6. Utrecht € 6.856 € 633 € 458 € 7.947 € 6.552 € 633 € 305 € 7.490 € 6.610 € 633 € 153 € 7.396 € 6.292 € 633 € 6.925

7. De Bilt € 808 € 54 € 862 € 776 € 36 € 812 € 781 € 18 € 799 € 745 € 745

8. HDSR € 2.451 € 0 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451

Sub-totaal oprichters € 10.115 € 633 € 512 € 11.260 € 9.779 € 633 € 341 € 10.753 € 9.842 € 633 € 171 € 10.646 € 9.488 € 633 € 10.121

Totaal

Bedragen x € 1.000,- (prijspeil 2014)

€ 14.029 € 13.561 € 13.646 € 13.141

Benodigde deelnemersbijdragen

2015 2016 2017 2018

Pagina 36 van 49


7. Bestuurlijke aspecten

7.1. Herijking van een bestaand gemeenschappelijk openbaar lichaam. De vijf gemeenten treden toe tot een bestaand gemeenschappelijk openbaar lichaam die in de zin

van artikel 1 lid 1 t/m 3 van de Wet gemeenschappelijk regelingen (Wgr) is vormgegeven.

De BghU heeft de rechtsvorm van Gemeenschappelijk Regeling (hierna GR) , waarin thans

deelnemen HDSR en de gemeenten Utrecht en De Bilt.

De juridisch uitgangspunten van de gemeenten De Bilt en Utrecht en HDSR zijn uitgewerkt in de GR

en een hierover op 12 november 2013 genomen wijzigingsbesluit. Beiden zijn als bijlagen 4a en 4b

bij dit toetredingsrapport opgenomen.

De navolgende wijzigingen worden in verband met de toetreding van vijf gemeenten in de GR

voorzien/voorbereid, te weten:

1. uitbreiding van het aantal deelnemers door toevoeging van de namen van de gemeenten die

toetreden (artikel 1)

2. een aanpassing op het totaal aan belastingsoorten welke door BghU namens haar

deelnemers wordt uitgevoerd (artikel 36);

3. verandering in de stemverhoudingen binnen het algemeen bestuur (artikel 14.3 en verder);

Tenslotte geldt nog de volgende ontwikkeling welke van belang is voor BghU:

4. aankondiging van de wens tot overgang van de huidige gemeenschappelijke regeling naar

een bedrijfsvoeringorganisatie welke als nieuwe samenwerkingsvorm binnen de wet op de

gemeenschappelijke regelingen na verwachting vanaf medio dit jaar mogelijk wordt.

Punt 3 wordt in de hoofdstuk nader uitgewerkt.

Punt 1 en 2 vormen een rechtstreeks gevolg en vormen daarmee de meer plichtmatig door te voeren

wijzigingen. De ontwikkeling met betrekking tot punt 4 komt later dit jaar aan de orde. Ter

toelichting hierop het volgende: Het wetsvoorstel voor wijziging van de Wet gemeenschappelijke

regelingen dat nu in de Tweede Kamer aanhangig is, biedt colleges van B&W de mogelijkheid een

bedrijfsvoeringsorganisatie in te stellen. Deze organisatie kent alleen een algemeen bestuur en geen

dagelijks bestuur. Gemeenten kunnen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie taken opdragen op het

gebied van bedrijfsvoering (PIOFACH) en uitvoeringstaken op gebied van bijvoorbeeld ook de

belastingen. De gedachte hierbij is dat taken op het gebied van bedrijfsvoering naar hun aard,

“vanwege hun beleidsneutrale karakter” niet vragen om een dergelijke zware bestuurlijke aansturing.

De belangrijkste verandering is daarmee enkel de introductie van een enkelvoudig bestuur.

De BghU staat voor om wanneer dat wettelijk mogelijk wordt de huidige gemeenschappelijke

regeling om te zetten naar een bedrijfvoeringsorganisatie.

Met betrekking tot punt 3, de stemverhoudingen, is binnen BghU allereerst intern gesproken. Vanuit

die gesprekken zijn voor in dit geval Utrecht, De Bilt en HDSR twee belangrijke uitgangspunten

benoemt en vertaald naar een voorstel. Deze uitgangspunten waren dat de nieuwe

Pagina 37 van 49


stemverhoudingen worden gebaseerd op de financiële inbreng van partijen en dat een deelnemer

niet meer dan 50% van de stemmen mag hebben.

Dit voorstel (variant 1 in bijlage 5) is uitgewerkt en vervolgens in bespreking gebracht bij de

kandidaat deelnemers.

De kandidaat deelnemer konden zich in dit voorstel om de navolgende redenen niet goed vinden op

grond waarvan zij een alternatief voorstel hebben ontwikkelt (variant 2 in bijlage 5)

de stemverhouding is complex;

de methode tot vaststelling van de stemverhouding is eveneens complex en

onderhoudsintensief. Zodra wijzigingen in de bijdrage van de deelnemers optreedt, vraagt dit

om aanpassing van de GR;

de kleine gemeenten hebben feitelijk niets in te brengen;

de gemeente Utrecht heeft weliswaar geen absolute meerderheid maar heeft maar 1

medestander nodig om de meerderheid van stemmen te krijgen. Dat doet geen recht aan het

feit dat er 8 samenwerkingspartners zijn.

bij andere samenwerkingsverbanden (VRU / GGD) wordt ook gebruik gemaakt van gewogen

stemmen, maar dan gestaffeld waardoor het aan eenvoud wint. Ook kan hierin de inbreng

van kleinere gemeenten meer gewaardeerd worden.

Vanuit de inhoud van deze twee voorstellen is een derde voorstel ontwikkelt, weke als een

alternatief voor voorstel 1 en 2 kan worden beschouwd.

Dit derde voorstel komt in meer of minder mate tegemoet aan de opvattingen van de bestaande en

mogelijke toekomstige deelnemers aan BghU en is als alternatief voorgelegd in een overleg tussen de

secretarissen van de huidige deelnemers van BghU en die van de kandidaat deelnemers.

Vanuit dit overleg wordt het hieronder beschreven voorstel door alle secretarissen acceptabel

gevonden en daarmee bestuurlijk ter besluitvorming aangeboden:

Voorstel: Als uitgangspunt is genomen het voorstel zoals door BghU is gedaan (variant 1 in bijlage 5) maar met de volgende uitbreiding/aanpassingen:

a) De stemverhoudingen zijn op grond van de in deze rapportage opgenomen financiële bijdrage per deelnemer8 als volgt:

Totaal aantal stemmen: 200.

8 Bijdrage gemeente Utrecht exclusief pluspakket

2015 Utrecht HDSR Zeist Nieuwegein De Bilt Houten Bunnik Lopik

Totaal bijdragen per deelnemer € 7.314.000 € 2.451.000 € 1.071.000 € 823.000 € 862.000 € 563.000 € 181.000 € 131.000

stemverhouding 100 40 18 14 14 9 3 2

Pagina 38 van 49


b) De unanimiteit bij de in de GR genoemde vier besluiten te handhaven, te weten:

a. besluit over de van toepassing zijnde bijdrageverordening;

b. besluit over de toetreding van nieuwe deelnemers;

c. besluit over wijzigingen in de bestaande gemeenschappelijke regeling

d. besluit met betrekking tot opheffen/liquideren van de gemeenschappelijke

regeling.

En deze vier besluiten uit te breiden met:

e. besluit over de vaststelling of wijziging van de begroting. In het geval geen

unaniem besluit mogelijk blijkt kan de vaststelling of wijziging van de begroting

plaatsvinden op basis van een gekwalificeerder meerderheid van ¾ van de

stemmen.

Indien de verschillende besturen dit voorstel overnemen dan zal dit voorstel in de GR worden verwerkt.

Pagina 39 van 49


8. De personele en organisatorische aspecten

8.1. Personele aspecten Belangrijke uitgangspunten BghU heeft de vijf kandidaat deelnemers beloofd om de medewerkers werkzaam in het primaire proces een baangarantie te bieden. BghU kan dit doen omdat ze de toetredende gemeenten heeft beloofd om gedurende het besluitvormingsproces alle aanwezige vacatureruimte (bijna 30 fte) open te houden. Als gevolg van de taakoverdracht vanuit de gemeenten neemt deze vacatureruimte zelfs toe tot circa 45 fte. De vijf gemeenten dragen in totaal 32 medewerkers over met een totale formatieomvang van bijna 30 fte. Deze omvang aan formatieoverdracht geeft in relatie tot de beschikbare vacatureruimte aan dat de geboden baangarantie aan de medewerkers ook in de praktijk verantwoord kan worden ingelost. De huidige medewerkers van BghU hebben net een plaatsingsprocedure achter de rug. Hun functie en de daarmee verbonden rechtspositie blijft als gevolg van de toetreding van vijf gemeenten ongewijzigd. Daarmee treden er voor de huidige medewerkers van BghU geen personele gevolgen op grond waarvan hiervoor ook geen specifieke maatregelen behoeven te worden getroffen. Tenslotte geldt als uitgangspunt dat wanneer medewerkers mochten worden geplaatst in een functie met een lagere inschaling (maximaal 1 schaalverschil) dat zij hiervoor structureel worden gecompenseerd in de vorm van een bruto salarisgarantie. Dit inclusief een eventueel bij de huidige organisatie geldend en geboden salarisperspectief, mits dit ook schriftelijk kan worden aangetoond en wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan op grond waarvan dit perspectief is geboden. De kosten verbonden aan deze eventueel noodzakelijke salarisgarantie wordt gedragen door BgHU. Bestaande sociaal statuten als vertrekpunt Met het besluit om toe te treden tot BghU besluiten de kandidaat deelnemers tot zogenaamde publiekrechtelijke taakoverheveling. Alle vijf gemeenten hebben een sociaal statuut vastgesteld waarin (onder meer) afspraken staan opgenomen over hoe in het geval van publiekrechtelijke taakoverheveling te handelen en waarmee in dat geval rekening moet worden gehouden. Voor het in kaart brengen van de personele gevolgen hebben deze sociaal statuten als basis gediend. Vanuit deze basis kunnen voor de plaatsing van de medewerkers vanuit de toetredende gemeenten de navolgende stappen worden doorlopen:

Pagina 40 van 49


BghU biedt een

werkgelegenheidsgarantie

Is plaatsing van alle medewerkers

mogelijk in een ongewijzigde functie

bij BghU?

Is sprake van een ongewijzigde

rechtspositie en van ongewijzigde

arbeidsvoorwaarden

Ja

Start plaatsingsprocedure /

formuelren Plaatsingsvoorstel

Aanstellingsbrief BghU

Ontslagbrief huidige werkgever

Ja

Opstellen sociaal plan /

plaatstngsprocedure

(overeenstemming lokaal

GO)

Nee

Akkoord op sociaal plan

Ja

Ne

e

start

Nee

A

B

A:

Beantwoorden op basis van het vaststellen van de voorlopige functieconversie door middel

van afstemming met HRM adviseur en management van de betrokken gemeente en met inzet

van een gangbare definitie voor het begrip ongewijzigde functie;

B:

Vaststellen van een plaatsingsprocedure om te komen tot een plaatsingsvoorstel wat

uitmondt in een aanstellingsbesluit bij BgHU en een ontslagbesluit bij de latende organisatie Vanuit de analyse van deze statuten zijn voor een zorgvuldige inpassing , naast de geboden werkgelegenheids-en salarisgarantie bij BghU, de volgende drie thema’s van belang:

f. De functieconversie: Welke functie(s) binnen BghU is of zijn vanuit het te hanteren beginsel ‘mens volgt werk’ van toepassing voor de medewerker welke overgaat naar BghU. Dit gegeven zijn huidige functie en/of specifieke takenpakket. Gegeven de baangarantie welke BghU geeft zal er geen sprake zijn van bovenformativiteit. Functie inpassing is tenslotte alleen mogelijk wanneer op de betreffende functie ook voldoende formatieruimte aanwezig is.

g. De plaatsingsprocedure: Op welke wijze kan de plaatsing van medewerkers in een functie binnen de BghU zorgvuldig worden vorm gegeven, mede gegeven het resultaat zoals bij de functieconversie wordt verkregen.

Pagina 41 van 49


h. Mogelijke arbeidsvoorwaardenverschillen: De BghU heeft de Utrechtse rechtpositie (ARU/URU) als cao vastgesteld. De gemeenten hanteren de CAR/UWO als cao, veelal nog aangevuld met enkele lokale regelingen. De BghU heeft geen aanvullende lokale regelingen. In het geval er verschillen zijn in arbeidsvoorwaarden dan dienen er in de regel afspraken te worden gemaakt hoe met deze verschillen zal worden omgegaan. Dergelijke afspraken worden vastgelegd in een op te stellen sociaal plan welke dient te worden overeengekomen met het Georganiseerd Overleg (hierna GO) van de betreffende gemeente. In casus bestaat de mogelijkheid dat iedere gemeente een dergelijk sociaal plan dient op te stellen. Bij geen of enkel positieve verschillen behoeft in de regel geen sociaal plan te worden opgesteld, maar die bevestiging dient dan wel te worden verkregen in het overleg met het GO.

In dit hoofdstuk wordt op de drie hiervoor benoemde onderdelen ingegaan. De uitkomsten hiervan vormen gelijktijdig de basis voor de adviesaanvraag naar de betrokken zes ondernemingsraden in het kader van de definitieve besluitvorming. Na besluitvorming zal in overleg met het lokale GO worden bepaald of het opstellen van een sociaal plan voor de medewerkers in een betreffende gemeenten noodzakelijk is , en zo ja met welke specifieke inhoud.

Kosten voortvloeiend uit een op te stellen sociaal plan zijn, anders dan de mogelijk te bieden

salarisgarantie, zijn voor rekening van de gemeente waarop dat sociaal plan van toepassing is.

Deze kosten maken dan onderdeel uit van de zogenaamde frictiekosten per toetredende gemeente.

8.1.1. Functieconversie

Op basis van het bestaande functieboek en formatieplan van BghU kan in combinatie met de functie

en/of taakomschrijving van de medewerker bij zijn huidige organisatie worden vastgesteld welke

functie binnen BghU het meest voldoet aan het principe ‘mens volgt werk’.

Deze koppeling wordt de functieconversie genoemd. Bij voorkeur komen alle taken ongewijzigd

terug in de nieuwe functie op grond waarvan sprake is van een ongewijzigde functie. Wanneer dit

enkel op onderdelen het geval is dan wel wanneer de functie binnen BghU meer taakelementen

bevat is kan sprake zijn van een passende of mogelijk geschikte functie. Of dat zo is zal uit de

plaatsingsprocedure moeten blijken en kan daarmee niet op voorhand op deze wijze worden

gelabeld. Met betrekking tot de functieconversie staat dat om die reden dan ook alleen aangegeven

of sprake is van een ongewijzigde of gewijzigde functie.

In de plaatsingsprocedure wordt gedefinieerd wanneer sprake is van een ongewijzigde, passende of

geschikte functie.

De functieconversie staat als resultaat opgenomen in bijlage 6.

Dit resultaat is tot stand gekomen na zorgvuldig overleg met zowel de HRM vertegenwoordigers als

het management van de over te plaatsen medewerkers van de vijf betrokken gemeenten. Daar

waar in enkel geval geen gemeenschappelijk beeld kon worden verkregen i s om toch een concept

functieconversie te kunnen doen een keuze gemaakt door de directeur van BgHU.

Pagina 42 van 49


De doorgevoerde functieconversie laat zien dat er een kans bestaat dat medewerkers op een functie bij BghU zullen worden geplaatst waarvoor een lagere functieschaal (maximaal 1 schaalverschil) geldt dan welke zij nu hebben. Een eventuele salarisgarantie welke in de bestaande sociale statuten van de deelnemers wel wordt benoemd in het geval sprake is van publiekrechtelijke taakoverheveling wordt vanwege dat BghU deze kosten voor haar rekening neemt geborgd. Spreekt vanzelf dat in voorkomende gevallen BghU en de betreffende medewerker dan voor de opgave staan om op zo kort mogelijke termijn weer balans te vinden tussen de inhoud van de functie enerzijds en de daarbij horende inschaling anderzijds. De bevestiging op wel/geen noodzaak van een (lokaal) sociaal plan zal met inzet van het resultaat uit dit onderzoek moeten plaatsvinden in overleg met de lokale GO’s van de betreffende gemeenten.

De functieconversie heeft tenslotte als doelstelling de plaatsingsprocedure te faciliteren en is op

grond daarvan niet bindend. Medewerkers kunnen voorafgaand aan de plaatsing dan ook aan de

functieconversie geen rechten ontlenen.

8.1.2. De plaatsingsprocedure

De volledige plaatsingsprocedure en het samengevatte stappenplan staat opgenomen in bijlage 6a

en 6b. Met deze procedure bestaat de overtuiging dat een zorgvuldig plaatsingsproces kan worden

vorm gegeven en waarmee met inzet van de gehanteerde definities de functieconversie verantwoord

kan worden doorgevoerd. Verantwoord in die zin dat hiermee kan worden aangegeven of sprake is

van een (on) gewijzigde functie.

Gegeven dat de functieprofielen bij de kandidaat deelnemers op inhoud veelal verschillend zijn met

die welke binnen BghU worden gehanteerd is het aantal gewijzigde functies zoals blijkt uit bijlage 5

groot. Op grond daarvan zal in afstemming met de betrokken medezeggenschapsorganen van de vijf

gemeenten overeenstemming moeten worden bereikt over de te volgen plaatsingsprocedure. Deze

procedure zal daarmee integraal onderdeel uitmaken van de adviesaanvraag naar de

ondernemingsraden, welke mogelijk dan wel of niet samen een BOR hebben gevormd.

Belangrijk is immers in deze dat de betrokken medezeggenschapsorganen zich kunnen vinden in de

procedure zoals deze wordt voorgestaan.

8.1.3. Verschilanalyse arbeidsvoorwaardenregelingen

In bijlage 8a t/m 8e staat per kandidaat deelnemende gemeenten een verschilanalyse opgenomen tussen de arbeidsvoorwaardenregelingen zoals deze van toepassing zijn bij de betreffende toetredende gemeenten en binnen BghU. Op basis van deze verschilanalyse is de conclusie gerechtvaardigd dat er bij geen enkele gemeente noemenswaardige verschillen zijn, anders dan dat de arbeidsvoorwaarden binnen BghU eerder overall gezien iets beter zijn. In die zin gaan medewerkers er op basis van hun arbeidsvoorwaarden niet op achteruit op grond waarvan geen specifiek voor dit doel op te stellen sociaal plan noodzakelijk is. Bevestiging van deze stellingname zal echter met inzet van dit resultaat (eveneens) moeten plaatsvinden in overleg met het lokale GO.

Pagina 43 van 49


8.1.4. Open stellen vacatures na plaatsing

Indien er na de plaatsingsprocedure functies onvervuld blijven dan bepaald BghU of deze functies worden opengesteld. Deze functies zullen allereerst via interne werving en selectie binnen BghU worden opengesteld. Op deze wijze kunnen zowel de nieuwe als de al bestaande medewerkers hun belangstelling voor een alternatieve functie kenbaar maken waarmee zo mogelijk invulling kan worden gegeven aan bestaande loopbaanwensen. Mochten na deze stap nog functies onvervuld blijven dan zullen deze bij de deelnemers van BghU worden uitgezet. In het geval ook dan nog onvoldoende geschikte kandidaten worden geworven zal extern worden gezocht naar (een) geschikte kandida(a)t(en). Desgewenst kan de externe werving ook gelijktijdig worden uitgevoerd met de werving bij de deelnemers van BgHU. Bij gelijke geschiktheid geniet de medewerker afkomstig van een van de deelnemers van BghU in voorkomend geval voorrang. Schematisch kan deze werkwijze als volgt worden weergegeven:

BghU stelt na plaatsing vast welke nog

openstaande formatieruimte moet worden

ingevuld à Vacatures

Vacatures worden intern opengesteld aan

alle medewerkers van BghU.

De invulling geschied op basis van

geschiktheid

De niet ingevulde vacatures worden

aangeboden aan het personeel van de

deelnemers van BghU en desgewenst

gelijktijdig extern.

Bij gelijke geschiktheid gaat personeel

afkomstig bij de deelnemers voor.

8.2. Organisatorische aspecten De organisatieinrichting van BghU blijft ongewijzigd. Het functiehuis blijft intact maar de formatie per functie zal op onderdelen als gevolg van de taakoverdracht vanuit de vijf gemeenten naar BghU naar boven worden bijgesteld. Voor het vaststellen van de noodzakelijke formatie per 01 januari 2015 zijn twee invalshoeken gehanteerd: a) Rekenkundig: De hoofdproducten van de BghU (waarderen, gegevensbeheer & heffen, innen en klantcontact) worden vervaardigd in een geïntegreerde procesgang. De organisatie is ingericht op basis van deze vier onderscheiden hoofdproducten met een directie en staf voor de sturing en ondersteuning van het primaire proces. De toegestane formatie telt met inbegrip van de

Pagina 44 van 49


zogenaamde flexpool9: bijna 140 fte. Op grond van toegenomen werklast geldt per hoofdproces de volgende formatieverdeling: 1. Modelmatige waardebepaling: 34,15 fte 2. Gegevensbeheer en heffen: 26,90 fte 3. Innen: 26,95 fte 4. Klantcontact: 32,87 fte 5. Directie & Staf 18,73 fte (incl. functioneel applicatiebeheer en juridische ondersteuning) b) Op grond van het resultaat van a) zal nog vanuit kennis en ervaring gekeken worden naar de aldus verkregen formatiecijfers en zijn deze op grond daarvan naar beneden of boven bijgesteld zonder de toegestane formatie van bijna 140 fte te overschrijden. OPM: De vanuit bezuinigingsmaatregelen te realiseren formatiereductie van 9 fte is hierin al verwerkt. Ondersteunende diensten De ondersteuning op het gebied van HRM, facilitaire zaken, alsook de financiële en personele administratie wordt per 1 januari 2014 op basis van een driejarige overeenkomst geleverd door Interne Bedrijven van de gemeente Utrecht. De prijsstelling is daarbij gebaseerd op normbedragen overeenkomend met de gemiddelde facilitaire kosten van Nederlandse gemeenten. De ondersteuning op het gebied van het technisch beheer van de applicaties is voor de duur van de planperiode uitbesteed aan een marktpartij. Deze keuze blijft vooralsnog ongewijzigd als gevolg van de toetreding van de vijf gemeenten.

9 De flexpool telt thans 8 fte. De formatie voor de flexpool wordt geleverd door de producteigenaren.

Klantcontact levert 4 fte, Gegevensbeheer en heffen 3 fte en Innen 1 fte. De medewerkers van de flexpool worden door de directie naar behoefte ingezet in het primaire proces.

Pagina 45 van 49


9. Eenduidige besluitvorming

Het is van groot belang dat de (kandidaat) deelnemers een eenduidig besluit nemen in alle gremia die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Als er geen eenduidig besluit wordt genomen bestaat de kans dat sommige deelnemers opnieuw een besluit moeten nemen of dit moeten vragen aan de gemeenteraad en of het algemeen bestuur (AB), met alle vertraging van dien.

In de besluitvorming over de toetreding en het vervolgproces spelen verschillende besturen een rol.

Daarnaast zijn er verschillende fasen in het besluitvormingsproces te onderscheiden.

Fase 1:

BghU

Het DB en AB van BghU wordt voorgesteld een positief besluit te nemen over de inhoud van de

toetredingsrapportage. Hiermee geeft BghU aan de potentiële toetreders te kennen dat sprake is van een inhoudelijk akkoord op de condities van toetreding en de daaraan verbonden gevolgen. De adviesaanvraag naar de OR van BghU gaat vervolgens uit.

Fase 2a

Toetredende gemeenten:

de colleges van de vijf gemeenten die wensen toe te treden behandelen ieder afzonderlijk de aangeboden besluitvormingsdocumenten en nemen op basis daarvan een voorgenomen besluit.

afhankelijk van de lokale besluitvormingscultuur gaat voltijdelijk of parallel de adviesaanvraag uit naar de ondernemingsraden van de vijf gemeenten.

Fase 2b

Toetredende gemeenten:

de colleges van de vijf gemeenten spreken zich ieder afzonderlijk, gehoord het advies van hun ondernemingsraad, uit voor toetreding tot BghU en stellen het toestemmingsverzoek inzake toetreding tot BghU zoals dat zal worden gedaan aan de gemeenteraad vast.

de raadscommissie behandelt het toestemmingsverzoek van het college

de gemeenteraad behandelt het voorstel en geeft het college wel/geen toestemming tot toetreding tot de GR van BgHU;

in het geval van toestemming van de gemeenteraad neemt het college een definitief besluit tot toetreding en dient hiertoe een verzoek in bij BghU.

BghU

het dagelijks bestuur van BghU beoordeelt het toetredingsverzoek en stelt gehoord het advies van de OR een advies op voor besluitvorming in het algemeen bestuur.

Fase 2c Huidige deelnemers BghU Gemeente Utrecht /de Bilt

het college neemt op basis van de besluitvormingsdocumenten en het advies van het DB van BghU opgesteld in fase 2b een principebesluit wat ziet op instemming met toetreding van de vijf gemeenten tot BghU en het voorstel tot wijziging van de GR.

Pagina 46 van 49


het college vraagt toestemming aan de gemeenteraad om de vijf gemeenten toe te laten treden en in dat kader de GR BghU te wijzigen.

in het geval van toestemming van de gemeenteraad neemt het college een definitief instemmingsbesluit over toetreding van de gemeenten tot BghU en wijziging van de GR.

HDSR

het dagelijks bestuur neemt op basis van de besluitvormingsdocumenten en het besluit van BghU genomen in fase 1 een principebesluit wat er op toe ziet om de toetreding van de vijf gemeenten mogelijk te maken.

het dagelijks bestuur vraagt toestemming aan het algemeen bestuur om de vijf gemeenten toe te laten treden en in dat kader de GR BghU te wijzigen.

in het geval van toestemming van het algemeen bestuur neemt het dagelijks bestuur een definitief besluit over het mogelijke maken van de toetreding van de gemeenten tot BghU en wijziging van de GR.

Fase 3: Het algemeen bestuur van BghU behandelt de binnen gekomen verzoeken tot toetreding van de vijf gemeenten, in en neemt gehoord het advies van hun dagelijks bestuur BghU (fase 2b) een besluit over de toetreding en wijziging van de GR. Toetreding en wijziging van de GR kan slechts plaatsvinden indien het AB daartoe unaniem besluit.

Pagina 47 van 49


10. De balans opgemaakt

In dit hoofdstuk wordt de balans opgemaakt door de uitwerkingen van hoofdstuk 4 t/m 9 te toetsen

aan de strategische doelen, positionering en randvoorwaarden zoals die geformuleerd zijn in

hoofdstuk 3. Doel hiervan is de vraag te beantwoorden of de voorstellen die in hoofdstuk 4 t/m 9

opgenomen zijn, bijdragen aan realisatie van de gestelde doelen en ook praktisch uitvoerbaar zijn.

Financiële afweging BghU is vanuit bedrijfseconomisch perspectief gezien gebaat bij uitbreiding van het volume aan belastingtaken dat wordt uitgevoerd. Toetreding van de gemeenten Nieuwegein, Houten, Zeist, Lopik en Bunnik is voor BghU interessant, omdat dit leidt tot een forse toename van de doelmatigheid van de organisatie als geheel. Bovendien levert de schaalsprong alle deelnemende organisaties een structureel besparingsvoordeel op in de komende jaren van in totaal bijna € 6.4 mln. op jaarbasis. Daarnaast nemen de projectkosten in 2014 met circa € 0,65 mln. toe; deze zijn echter incidenteel van aard. Met deze incidentele kosten worden echter ook toekomstige investeringen in wettelijke verbeteringen voorkomen , zoals bijvoorbeeld de aansluiting LV WOZ, en de implementatie van de digitale WOZ-kaart.

Realisatiekans

De vraag naar de realisatiekans van de samenwerking kan vanuit verschillende invalshoeken bekeken

worden, maar de meest voor de hand liggende insteek is die van de betrokken actoren. Dat levert

het volgende beeld op.

Vanuit bestuurlijke optiek beoordeeld

Deze toetredingsrapportage is het gevolg van het principebesluit zoals dat door de kandidaat

deelnemers eind vorig jaar genomen is. De voor BghU eerder gemaakte keuzes ten aanzien van

organisatieinrichting en de daarbinnen aanwezige werkprocessen en faciliterende ICT omgeving

blijven in stand waarbinnen de doorontwikkeling van BghU ongestoord doorgang kan blijven vinden.

Het governancemodel dat de BghU heeft gekozen zorgt ervoor dat bij toetreding van nieuwe

gemeenten niet alleen het eigenaarschap goed is belegd, door onder meer het secretarissenoverleg,

de participatie in het algemeen en in het dagelijks bestuur, maar dat ook het opdrachtgeverschap

adequaat kan worden ingevuld.

Met de aanpassingen van de stemverhoudingen in de GR wordt op inhoud maar ook op gevoel recht

gedaan aan samenwerking en gelijkwaardigheid tussen de deelnemers. Het bereiken van consensus

in de besluitvorming blijft het streven en uitgangspunt voor alle partijen. Maar mocht dan een keer

niet lukken dan is er een goede afspraak geborgd om toch tot besluitvorming te komen.

De realistische schets van de structurele bijdrage per deelnemer vanaf 2015, de door de kandidaat

deelnemers naar eigen inzicht in te vullen raming van de incidentele kosten met inzet van

afzonderlijke impactrapportages en de aanpak voor de feitelijke implementatie in overzichtelijke

stappen mitigeren tenslotte bestuurlijke risico’s.

Onzekere factor blijft vooralsnog het kunnen handhaven van het gewenste kwaliteitsniveau in met

name het eerste jaar na toetreding. Verder vormen de kosten die mogelijk voortvloeien uit een op

Pagina 48 van 49


te stellen sociaal plan een onzekere factor, hoewel de inzet op basis van de verkregen resultaten

naar de lokale GO’s voldoende zou moeten zijn om tot overeenstemming te komen dat voor deze

personele transitie geen sociaal plan nodig is.

Vanuit managementoptiek beoordeeld Het management BghU en de toetredende gemeenten is nauw betrokken geweest bij het uitwerken van hetgeen in deze toetredingsrapportage staat verwoord. Een gezonde opdrachtgever - opdrachtnemer relatie kan worden geborgd. De directeur BghU krijgt de ruimte binnen de bestuurlijk gestelde kaders naar eigen inzicht de belastingorganisatie te runnen en het management van de deelnemende organisaties houdt grip op de dienstverlening van BgHU door middel van een voor iedere deelnemer op maat op te stellen uitvoeringsprotocol. Voor het borgen, evalueren en van daaruit door ontwikkelen van de gemaakte afspraken verdient het aanbeveling hiervoor een(regie) functionaris per deelnemende organisatie aan te wijzen. Het geheel overziend

Al met al is de conclusie, dat de voorliggende toetredingsrapportage voldoet aan de strategische

doelstellingen en blijft binnen de kaders en randvoorwaarden die door het bestuur van BghU en de

toetredende gemeenten gesteld zijn dan wel in geval van verandering vanuit de resultaten uit dit

onderzoek geaccepteerd zijn. De implementatie per 01 januari 2015 is ook goed uitvoerbaar, omdat

het op inhoud de juiste verwachtingen schept, er al waar dat kan samengewerkt wordt, en er een

reële begroting is gepresenteerd.

De risico’s die er zijn zitten vooral in het mogelijke kwaliteitsverlies in het eerste jaar van de transitie.

Hier zal nog de nodige effort in gestoken moeten worden om dit risico zoveel als mogelijk te

beperken.

-o-o-o-o-

Toetredingsrapport - Bunnik · 2015-07-18 · 5.3. Randvoorwaarden ICT 29 5.4. Op weg naar één...

Documents

Transcript of Toetredingsrapport - Bunnik · 2015-07-18 · 5.3. Randvoorwaarden ICT 29 5.4. Op weg naar één...